Dokumen : SOP - PRB

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR Terbitan : Pertama

Perbaikan : II - 10/06/2013

Pelaksanaan Respon Bencana Halaman : hal 1 dari 6

Diberlakukan :

1.0 TUJUAN

Prosedur ini menjelaskan proses pelaksanaan respon bencana untuk memastikan bahwa
dalam melakukan respon bencana sudah sesuai dengan sistem yang telah ditentukan.

2.0 RUANG LINGKUP

Prosedur ini berlaku mulai dari proses penerimaan informasi (media, warga masyarakat) atas
terjadinya bencana pelaksanaan kegiatan respon sampai dengan pelaporan aksi respon.

3.0 REFERENSI

4.0 CATATAN

1. Direktur bertanggungjawab terhadap semua kegiatan program yang meliputi pelaksanaan

SOP Program Respon dan memberikan rekomendasi akhir berdasarkan hasil evaluasi
program respon yang dilaksanakan.

2. Manager Respon bertanggungjawab terhadap semua kegiatan Respon yang meliputi :

penilaian skala bencana, penugasan personil respon, memberikan arahan umum,
monitoring kegiatan, dan menyampaikan laporan perkembangan respon atau situation
report (sitrip) dibuat minimal 1x sehari, perkembangan pekanan dan laporan akhir yang
disampaikan kepada Direktur, Dompet Dhuafa dan pihak lain yang membutuhkan

3. Supervisor Respon bertanggungjawab atas semua kegiatan respon meliputi : penyiapan

personil respon, perlengkapan, pengendalian tugas personil dan memberikan pelaporan
perkembangan respon 2x sehari kepada Manager Respon

4. Komandan Regu bertanggungjawab memastikan kesiapan personil yang ditunjuk dan

memantau aktivitas personil yang ditugaskan agar menjalankan keseluruhan proses
sesuai dengan yang direncanakan

DMC_QMS_SOP Respon Bencana_2013 hal 1

 Dokumen : SOP - PRB
STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR Terbitan : Pertama
Perbaikan : II - 10/06/2013

Pelaksanaan Respon Bencana Halaman : hal 2 dari 6

Diberlakukan :

5.0 BAGAN ALIR

Informasi Kejadian Bencana

Penentuan Skala Bencana

Penugasan Personil

Pengarahan Umum

Pelaksanaan
Kegiatan Respon

Koordinasi dengan Assesment Program Kedaruratan

Pihak Terkait di Lokasi Dapur Umum, Posko Pengungsi,
(Pemda, Dinas, Lembaga Lokal, Layanan Kesehatan, Sekolah Ceria,
Bersama masyarakat lokal
NGO dan lainnya) Masjid/Sekolah/Pasar Darurat

Laporan Laporan
Laporan Harian Monitoring Penggunaan
(Situation Report)
Program Dana

Evaluasi Program

Laporan Akhir Program

Dan Rekomendasi
Diberikan ke Dompet Dhuafa

DMC_QMS_SOP Respon Bencana_2013 Program Recovery hal 2

Dompet Dhuafa

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR
Pelaksanaan Respon Bencana
Penjelasan Bagan Alir
Uraian
Informasi Kejadian Bencana
Tim yang bertugas piket mendapatkan
informasi melalui media elektronik, internet
dan informasi masyarakat
Penilaian Skala Bencana
Dari informasi bencana yang diperoleh Tim
merumuskan penilaian skala bencana sesuai
dengan SOP.
Penugasan Personil
Manager Respon menunjuk Personil yang
akan ditugaskan.
Diharapkan juga berkoordinasi dengan
Kepala Cabang, mitra kerja atau relawan
DMC yang ada di lokasi terdekat.
Pengarahan Umum
Manager Respon / Supervisor Respon/
Komandan Regu memberikan arahan umum
sebagai pembekalan dan penentuan
indicator penugasan kepada Personil yang
ditunjuk.
Pengarahan meliputi :
- Penentuan lokasi respon
- Koordinasi dengan pihak terkait di lokasi
(Pimpinan Cabang DD,Pemda, Dinas,
BPBD, dll)
- Alternatif program kegiatan yang
direncanakan
DMC_QMS_SOP Respon Bencana_2013
Dokumen : SOP - PRB
Terbitan : Pertama
Perbaikan : II - 10/06/2013
Halaman : hal 3 dari 6
Diberlakukan :
Dokumen Terkait
Media : Printout berita pilihan dari sumber
terpercaya (nama sumber berita/media,
penulis berita, waktu pengambilan berita)
Via telphon ; Nama pemberi informasi, no.
kontak, dan waktu memberikan informasi
Petugas piket / yang menerima informasi
Form Hasil Penilaian Skala Bencana
- SOP Penentuan Skala Bencana
- SOP Tabel Skala Bencana
Yang ditandatangani petugas piket, dan
diketahui Komandan Regu serta disetujui
Manager Respon
Form Surat Tugas (HRD), masukan dalam
map khusus agar tetap terjaga, untuk
diserahkan/diperlihatkan ke Instansi Terkait di
lokasi. Form Surat Tugas yang asli harus
ditandatangani pihak terkait di lokasi untuk
dikembalikan ke Manager Respon saat
selesai tugas.
Form Perlengkapan yang akan dibawa (GA)
Form PPD (Keuangan)
Form Assesment
hal 3
 Dokumen : SOP - PRB
STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR Terbitan : Pertama
Perbaikan : II - 10/06/2013

Pelaksanaan Respon Bencana Halaman : hal 4 dari 6

Diberlakukan :

Pelaksanaan Program

1. Koordinasi dengan pihak terkait Form Surat Tugas (yang dibawa personil)
Sitrip - Situation Report / Laporan Harian

2. Assesment Form Assesment

Bersama masyarakat melakukan kajian Sitrip - Situation Report / Laporan Harian
kebutuhan para penyintas Form PPD
3. Program yang dijalankan sesuai hasil Sitrip - Situation Report / Laporan Harian
assessment yang dilakukan dan telah
disetujui Manager Respon antara lain:
3.1. Pos Hangat
3.2. Posko Pengungsian
3.3. Dapur Umum
3.4. Layanan Kesehatan
3.5. Sekolah Ceria / Trauma Healing
3.6. Membangun sarana umum;
sekolah, masjid, pasar “darurat”

Monitoring
Semua program yang sedang dijalankan Form Monitoring Program
tersebut dilakukan monitoring oleh Form Aksi Kemanuaisaan
Managemen DMC (Komandan Form LPD
Regu/Supervisor/Manager Respon/Direktur
dan lainnya) agar sesuai dengan indikator
pencapaian yang ditetapkan.

Evaluasi
Pada saat selesai program Management Laporan Akhir Program Respon Bencana
DMC melalukan evaluasi menyeluruh akan (kegiatan dan keuangan) diserahkan ke
semua kegiatan yang dilakukan . Hasil Dompet Dhuafa
evaluasi tersebut akan memberikan
rekomendasi pada Managemen Dompet
Dhuafa untuk melanjutkan tahap selanjutnya
recovery .

6.0 DEFINISI DAN ISTILAH

6.1 DMC : Disaster Managemen Center

6.2 DD : Dompet Dhuafa

DMC_QMS_SOP Respon Bencana_2013 hal 4

 Dokumen : SOP - PRB
STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR Terbitan : Pertama
Perbaikan : II - 10/06/2013

Pelaksanaan Respon Bencana Halaman : hal 5 dari 6

Diberlakukan :

6.3 Bencana

Bencana adalah peristiwa atau rangkaian peristiwa yang mengancam dn mengganggu

kehidupan dan penghidupan masyarakat yang disebabkan baik oleh factor alam dan /
atau factor non alam maupun f aktor manusia sehingga mengakibatkan timbulnya korban
jiwa manusia kerusakan lingkungan, kerugian harta benda dan dampak psikologis.
(Undang-undang Nomor 24 Tahun 2007 Tentang Penanggulangan Bencana)

6.4 Penentuan skala bencana

Sebuah alat ukur yang ditetapkan managemen DMC untuk memastikan ukuran kejadian
bencana yang memberikan rekomendasi akan pelaksanaan respon bencana.

6.5 Sitrip - Situation Resport

Laporan yang disampaikan Divisi Respon kepada Managemen DMC, Dompet Dhuafa
dan masyarakat luas akan perkembangan aksi respon yang dilakukan. Laporan
disampaikan minimal 1 x sehari

6.6 Assesment
Aktivitas penelusuran kebutuhan para penyintas bencana. Aktivitas ini dilakukan
bersama masyarakat para penyintas itu sendiri dan berkoordinasi dengan pihak terkait
(aparat pemerintah, tokoh masyarakat, dinas terkait, lembaga lokal, NGO dan lain-lain)

6.7 Form PPD : Form Permohonan Pengeluaran Dana

6.8 Monitoring
Aktivitas pemantauan terhadap proses kegiatan yang sedang berjalan yang dilakukan
agar pelaksanaan kegiatan sesuai dengan yang ditargetkan.

6.9 Program Kedaruratan

Adalah program bantuan yang diberikan kepada masyarakat yang terdampak bencana
berdasarkan hasil assessment yang telah dilakukan. Program ini diberikan hanya bersifat
sementara waktu sesuai dengan yang ditetapkan.

6.10 Evaluasi
Kegiatan yang dilakukan untuk mengetahui apakah program yang telah dijalankan sesuai
dengan tujuan yang hendak dicapai, apakah pelaksanaan program sesuai rencana, dan
dampak apa yang terjadi setelah program dilaksanakan. Hasil dari evaluasi tersebut
dapat memberikan rekomendasi yang akan dipergunakan bagi para pengambil
keputusan di DMC dan Dompet Dhuafa.

6.11 Form LPD : Form Laporan Penggunaan Dana

DMC_QMS_SOP Respon Bencana_2013 hal 5

 Dokumen : SOP - PRB
STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR Terbitan : Pertama
Perbaikan : II - 10/06/2013

Pelaksanaan Respon Bencana Halaman : hal 6 dari 6

Diberlakukan :

7.0 DOKUMEN PENDUKUNG

No. Nomor Dokumen Judul Dokumen
Surat Tugas
Form PPD
Form LPD
Tabel Penentuan Skala Bencana
Form Assesmen
Form Monitoring Program
Form Laporan Pelaksanaan Respon Bencana

8.0 CATATAN PERUBAHAN

No. Revisi Perubahan Tanggal Efektif

DMC_QMS_SOP Respon Bencana_2013 hal 6

 Dokumen : SOP - PRB
STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR Terbitan : Pertama
Perbaikan : II - 10/06/2013

Pelaksanaan Respon Bencana Halaman : hal 7 dari 6

Diberlakukan :

Disiapkan Oleh Direview Disetujui

Jabatan Manager QMS Manager Respon Direktur
Tandatangan

Nama Wasi’ah R. Mahary Asep Beny Asmoro Hadiyanto

Tanggal 10 Juni 2013

DMC_QMS_SOP Respon Bencana_2013 hal 7