KEBIJAKAN TEKNOLOGI INFORMASI

“RESUME THE E-POLICY HANDBOOK PART 5

( CHAPTER 11&12) ”

OLEH

I KETUT WAHYU ARIPRASASMITA 1504505088

I MADE ARIS SATIA WIDIATMIKA 1504505090

ILHAM ANGGIT HADI PRADANA 1504505102

I PUTU GEDE OKA WIBAWA 1504505103

TEKNOLOGI INFORMASI

FAKULTAS TEKNIK

UNIVERSITAS UDAYANA

2016
Aturan Pesan Instan
Chapter 11
IM is Turbocharged EMail
Semua Resiko, Aturan, dan Peraturan Yang Diterapkan
Saat populer dalam lingkungan remaja dan mahasiswa, 84 persen di antara
mereka menggunakan IM setiap hari, IM sekarang ini juga mendapatkan pijakan
yang kuat di tempat kerja. Lebih dari sepertiga (35 persen) dari pekerja dilaporkan
menggunakan IM di tempat kerja pada tahun 2006, menurut penelitian American
Management Association dan ePolicy Institute. Kita dapat berasumsi jumlah
tersebut akan terus bertambah karena lebih banyak organisasi mengadopsi IM
untuk komunikasi internal dan eksternal.

 Business Struggles to Define Instant Messaging

Karena IM mulai banyak digunakan di tempat kerja, pengusaha,

pengacara, petugas kepolisian, dan profesional TI bergelut untuk mendefinisikan
dan mengelola segudang bisnis, hukum, dan masalah regulasi.
IM sebagai kombinasi dari telepon, yang memfasilitasi percakapan dengan
beberapa orang secara real time, dan e-mail, yang menggabungkan kecepatan
komunikasi online dengan catatan tertulis dari percakapan Anda.
Sifat hibrida IM telah menciptakan kebingungan di antara organisasi-
organisasi yang tidak bisa memutuskan apakah akan menginterpretasikan lalu
lintas IM sebagai e-mail atau telepon chat. Sebagian (tidak benar) memikirkan IM
chatting sebagai perpanjangan dari panggilan telepon kasual percakapan yang
berakhir ketika semua pihak menutup. Lainnya (benar) mendefinisikan I'M lebih
formal sebagai jenis e-mail komunikasi elektronik yang menghasilkan catatan
tertulis yang mungkin ditemukan dalam perjalanan audit peraturan atau gugatan.
Ketika NASD pada tahun 2003 bergabung dengan SEC dan NYSE dalam
mengumumkan peraturan penyimpanan IM baru, definisi IM diklarifikasi untuk
dealer broker, bankir investasi, dan mereka yang memilih untuk mengikuti jejak
industri jasa keuangan menggunakan teknologi IM. Industri dan regulator
pemerintah membantu industri jasa keuangan memperjelas fakta bahwa, dari
sudut pandang konten dan penyimpanan, IM merupakan bentuk korespondensi
tertulis yang menciptakan catatan bisnis elektronik, seperti e-mail.
Definisi yang dikemukakan pada tahun 2006 ketika pengadilan federal AS
sistem mengumumkan diubahnya FRCP, menjelaskan fakta bahwa semua
informasi yang disimpan Secara elektronik termasuk IM chat ditemukan dan
dapat digunakan sebagai bukti dalam litigasi.
  Instant Messenger Creates Written Business Records

IM tidak lebih dari email turbocharged. Seperti e-mail, IM menciptakan

catatan bisnis, yang pengusaha diwajibkan untuk mempertahankan, arsip, dan
menghasilkan dalam hal litigasi atau penyelidikan peraturan. Kegagalan
mengelola IM di tempat kerja juga dapat mengakibatkan denda peraturan, sanksi
pengadilan, dan hukuman penjara.

e-Kebijakan Peraturan 25:

IM tidak lebih dari email turbocharged.
Seperti e-mail, tertulis korespondensi yang menciptakan catatan bisnis elektronik.

 Don’t Get Left Behind by Tech-Savvy Employees

Pesan untuk pengusaha sudah jelas. Anda tidak bisa membiarkan karyawan
menggunakan IM chat. Penggunaan IM harus diatur oleh aturan, kebijakan, dan
prosedur, seperti penggunaan e-mail.
Sayangnya, di banyak kantor, manajemen strategis IM tertinggal jauh di
belakang penggunaan sebenarnya. Hanya 31 persen dari organisasi ada di tempat
kebijakan yang mengatur penggunaan IM dan konten, dibandingkan 76 persen
yang telah menerapkan kebijakan e-mail formal, menurut penelitian American
Management Association dan ePolicy Institute.

 Instant Messaging Is Being Used—With or Without Your Knowledge

Dari 35 persen karyawan IM di dalam pekerjaannya, setengah dari

karyawan perusahaan perusahaan menggunkan IM. 50 persen lainnya telah men-
download software IM gratis dari internet, fakta bahwa 53 persen dari pengusaha
yang tidak menggunakan IM, ada 2006 dari Tempat Kerja E-Mail, Instan Pesan &
Blog Survey dari Asosiasi Manajemen Amerika dan ePolicy Institute.
Di setiap kantor yang diberikan, setengah dari semua karyawan yang
menangani instant messaging melakukannya tanpa sepengetahuan manajemen,
tanpa aturan dan kebijakan tertulis untuk membimbing penggunaan, dan tanpa
disetujuinya IT teknologi untuk membantu mencegah pelanggaran keamanan,
mempertahankan catatan bisnis, dan mengendalikan risiko secara keseluruhan.
 e-Kebijakan Peraturan 26:
Asumsikan bahwa karyawan anda sudah
menggunakan pesan-tanpa instan pengetahuan, otorisasi, aturan, atau kebijakan
anda.

Di seluruh negeri, di kantor-kantor besar dan kecil, karyawan men-

download gratis konsumen kelas perangkat lunak IM dari para pemain jaringan
publik terkemuka AOL Instan Messenger, Yahoo! Messenger, dan MSN
Messenger Service langsung ke komputer desktop mereka. Instant messenger
yang paling rajin men-download setiap produk IM yang tersedia, atau '' klien, ''
sehingga mereka dapat berkomunikasi secara internal dan eksternal dengan
pengguna lain IM, dikurangi kompatibilitas perangkat lunak keprihatinan. dalam
industri memperkirakan bahwa ada 66 persen pengguna IM aktif memiliki lebih
dari satu klien IM diinstal dan digunakan pada komputer desktop mereka.

 Management Is Oblivious to Rogue IM Use

karyawan nakal menghabiskan hari kerja terlibat dalam perilaku online berisiko
tanpa teknologi untuk mencegah pelanggaran keamanan, memantau konten, atau
mempertahankan dan catatan bisnis IM arsip. Menyadari perilaku dan keluar dari
sentuhan dengan teknologi, beberapa pengusaha hanya memungkinkan berisiko
tinggi IM terjadi, tidak ada aturan dan kebijakan untuk mengatur perilaku
karyawan dan melindungi organisasi dari risiko tertulis.

 Security Concerns: Instant Messaging Tops the List of IT Risks

Menghadapi tantangan keamanan pesan instan berasal dari fakta bahwa setengah
dari semua penggunaan perusahaan berlangsung di jaringan publik, 7 yang kurang
built-in perlindungan terhadap trojan horse, worm, virus, dan penyusup yang
merusak lainnya. Tidak seperti sistem e-mail perusahaan, yang biasanya
menggunakan jaringan dan server yang dikendalikan oleh organisasi, konsumen
kelas IM bergerak di luar firewall organisasi, di jaringan publik, dan melalui
server yang dikendalikan oleh AOL, Yahoo!, atau Microsoft. Yang membuat
informasi bisnis sensitif rentan terhadap hacker jahat, pencuri data, dan penyadap.
Hal ini juga membuka pintu untuk virus dan spam IM, yang dikenal sebagai ''
spim. ''
Pengusaha yang memungkinkan penggunaan IM harus yakin mereka
memiliki solusi IM aman. Konsumen produk IM yang sebagian besar karyawan
telah mengadopsi secara ad hoc hanya sesuai untuk penggunaan bisnis jika anda
berinvestasi dalam teknologi manajemen. Untuk mengintegrasikan jaringan IM
publik ke dalam sistem pribadi anda dan mengelola IM sebagai aset bisnis,
memasang teknologi manajemen yang menjaga pelanggaran keamanan,
memonitor komunikasi internal dan eksternal, pembersihan konten yang
melanggar kebijakan, blok lampiran, dan pesan catatan arsip bisnis.

 Software Compatibility Issues: Instant Messagers Can’t Chat

Universally

Kompatibilitas perangkat lunak tidak menjadi perhatian bagi pengguna e-

mail. Satu e-mail pengguna dapat berkomunikasi dengan pengguna e-mail lain
mana pun di dunia, terlepas dari perangkat lunak yang digunakan oleh salah satu
pihak.
IM, di sisi lain, menimbulkan tantangan kompatibilitas signifikan. Karena
setiap produk IM menggunakan teknologi milik sendiri, instant messenger dapat
berkomunikasi hanya dengan mereka yang menggunakan klien IM yang sama
atau sistem. Dengan kata lain, jika Anda menggunakan AOL Instan Messenger
(AIM), satu-satunya orang yang dapat chatting dengan pengguna AIM lainnya.
IM juga tidak memungkinkan untuk enkripsi pesan rahasia kecuali
pengirim dan penerima keduanya menggunakan alat IM yang sama.
Perangkat lunak yang tidak cocok hanya menimbulkan permasalahan bagi
pengguna bisnis yang berusaha untuk melakukan instant message kepada
sejumlah klien, kolega, dan teman-teman-yang semuanya dapat menggunakan alat
IM yang berbeda. Untuk mengatasi masalah kompatibilitas, beberapa karyawan
hanya men-download beberapa alat IM dengan atau tanpa sepengetahuan
manajemen. Meluasnya penggunaan beberapa klien IM menciptakan tantangan
bagi pengusaha bersemangat untuk mengelola semua aspek penggunaan IM.
Pengusaha yang memungkinkan penggunaan IM harus membuat keputusan
strategis tentang jenis sistem IM mereka mengadopsi, dan kemudian melakukan
investasi di produk teknologi yang dirancang untuk membantu mengelola sistem
sebagai aset bisnis.

 Retention and Archiving Challenges: IM Must Be Retained as a

Business Record

Konsumen klien IM kebanyakan adalah pekerja yang menggunakan tetapi

tidak menyediakan built-in alat untuk pemerintahan pusat dan kontrol. Seperti e-
mail dan paling alat komunikasi elektronik lainnya, IN menciptakan dokumen
tertulis yang harus dikelola sebagai catatan bisnis sesuai dengan aturan bisnis
yang jelas. Tanpa pengelolaan yang baik dari catatan bisnis IM untuk tujuan
hukum dan peraturan, organisasi menghadapi risiko yang sangat besar.
Menurut 2006 E-Mail, Instant Messaging & Blog Survey dari Asosiasi
Manajemen Amerika dan ePolicy Institute, hanya 13 persen dari organisasi
mempertahankan dan catatan bisnis IM arsip. Bahwa 98 Aturan Instant Messaging
meninggalkan 87 persen dari bisnis rentan terhadap tuduhan bahwa mereka telah
benar, mungkin secara ilegal, menghancurkan bukti.

 Content Challenges: Instant Messagers Tend to Play It Fast and Loose

Karena sifatnya sesaat, banyak pengguna berpikir IM adalah media

lembaran yang memungkinkan santai dari konten membelenggu. Penggunaan
tanpa pengawasan dari IM, ditambah dengan kurangnya aturan bahasa dan
pelatihan, dapat menyebabkan jenis konten yang tidak pantas yang memicu
tuntutan hukum, mempermalukan karyawan, dan menghantui pengusaha sebagai
bukti mungkin kesalahan.

 Confidentiality Breaches: You Can Lose Intellectual Property in an

Instant

Instant messaging memperparah risiko pelanggaran kerahasiaan, yang

mungkin dipicu ketika karyawan menggunakan IM untuk chatting tentang hal-hal
kepemilikan atau pribadi yang akan lebih aman dibahas di telepon, secara pribadi,
atau melalui teknologi VaporStream Rahasia Messaging, seperti dibahas dalam
Bab 7.
Yang memungkinkan karyawan untuk mengakses jaringan IM publik
membuka organisasi kepada risiko keamanan besar. informasi rahasia dan
kekayaan intelektual dapat mengalir keluar dalam sekejap, dan selalu ada risiko
intersepsi.
Jika organisasi anda memungkinkan IM, anda harus mengatasi masalah
kerahasiaan dan aturan dalam kebijakan anda. Secara khusus, berat diatur IM
publik Apakah Turbocharged EMail 99 perusahaan harus memegang karyawan
bertanggung jawab untuk percakapan yang dilakukan melalui IM.

 Productivity Problems: Are Your Employees Chatting the Day Away?

Delapan puluh enam persen karyawan terlibat dalam e-mail pribadi di

tempat kerja, dan 10 persen lainnya dari karyawan menghabiskan lebih dari
setengah hari kerja (empat jamlebih) membaca, menulis, dan membalas e-mail,
menurut Asosiasi dan Manajemen Amerika penelitian ePolicy Institute. 10
kritikus berpendapat bahwa email pada produktivitas kerja akan dikerdilkan oleh
pesan instan. pengguna IM cenderung sering chatting, pengaturan tugas-tugas
bisnis menyisihkan legitimasi dalam proses. Tidak seperti panggilan telepon
dengan mudah mendengar, pengawas benar-benar tidak bisa mengatakan apa yang
terjadi dengan IM kecuali mereka berdiri di layar komputer karyawan.
Beberapa karyawan mungkin merasa sulit berkonsentrasi ketika pesan
yang terus bermunculan di layar. Beberapa manajer dapat menggunakan IM untuk
melakukan brainstorming ide-ide dan membuat keputusan sementara di semua
jam. Karyawan yang takut ditinggalkan mungkin merasa terdorong untuk tetap
terpaku layar komputer mereka di kantor dan di rumah. Pengusaha yang
memungkinkan kerja penggunaan IM harus mengembangkan dan menegakkan
aturan tertulis dan kebijakan untuk pertempuran tantangan produktivitas.
Menggunakan kebijakan anda di mana organisasi memberikan IM untuk
meningkatkan produktivitas bisnis, bukan sebagai pengalihan dari pekerjaan.

Rekap & e-POLICY ACTION PLAN

1. Menurut pemikiran IM sebagai turbocharged penulisan email komunikasi,

harus bisa dikelola sebagai catatan bisnis.
2. Cara mengendalikan IM dalam tempat kerja dengan mendirikan aturan dan
kebijakan tertulis, melakukan pelatihan karyawan mengikuti persyaratan
peraturan dan hukum, dan mengelola penggunaan IM dengan alat-alat
teknologi yang dikendalikan oleh departemen IT.
 Manajemen Instan Messaging dan Aturannya
CHAPTER 12

Pesan instan (Instant messaging) atau IM adalah suatu sistem pengiriman pesan
dengan cepat melalui perantara jaringan internet dari satu komputer ke komputer
yang lain.

Konsep yang digunakan oleh teknologi ini muncul pada awal-awal

pengembangan sistem operasi UNIX dan jaringan Internet. Para pengguna yang
sudah login dapat mengirimkan perintah berupa talk, write, dan, finger untuk
melihat siapa saja yang sudah login dan akhirnya mengirimkan pesan singkat
kepada mereka.

Istilah pesan instan (instant messaging) saat ini pada umumnya mengacu kepada
sebuah teknologi yang dipopulerkan oleh America Online (AOL), yang kemudian
diikuti oleh Yahoo! (Yahoo! Messenger), Google, dan Microsoft (Windows Live
Messenger) dan perusahaan-perusahaan lainnya.

Dalam perkembangannya, perusahaan tidak bisa mengabaikan IM. Mereka

memiliki kewajiban untuk mengetahui apakah ada atau tidak karyawan
menggunakan IM, dalam keadaan apa mereka gunakan, dengan siapa mereka
mengobrol, dan apa jenis konten yang mereka akses. Risiko dalam penggunaan
IM ini nanti akan diatur oleh hukum yang mendasarinya agar dapat digunakan
lebih baik.

 Go High-Tech to Uncover Employees’ Unauthorized IM Use

Untuk membantu mendapatkan kuasa pada penggunaan IM yang tidak sah,

kita dapat mengambil keuntungan dari teknologi. Sejumlah vendor
termasuk AKonix dan FaceTime menyediakan alat-alat yang
memungkinkan pengusaha untuk menguji jaringan mereka untuk
kehadiran konsumen IM. Produk ini mengungkapkan apa yang karyawan
 sedang gunakan, dan apakah mereka menggunakan atau tidak IM untuk
mentransfer file.

Jangan berhenti dengan pengecekan satu waktu pada sistem anda. Temuan
anda akan membantu anda mengembangkan rencana strategis yang
komperhensif untuk manajemen IM yang efektif.

 Lakukan Audit Internal untuk tentukan seberapa luas IM di gunakan.

Selain menggunakan teknologi untuk mendeteksi keberadaan IM pribadi,

Anda mungkin ingin melakukan survei IM internal di antara karyawan.
survei anda akan mengungkapkan berapa banyak karyawan yang
mengakses jaringan IM publik, dan akan membantu anda merancang
kebijakan dan pelatihan IM untuk memenuhi kebutuhan spesifik dari staf,
organisasi, dan industri Anda. Untuk memaksimalkan partisipasi karyawan
dalam survei internal dan memastikan respon yang jujur, jaminan
anonimitas.

 Apa Cara Terbaik untuk Mengelola Penggunaan IM?

Setelah anda mengecek sistem komputer dan survei staf untuk menentukan
tingkat penggunaan IM karyawan, saatnya untuk memutuskan bagaimana
mengelola semua kegiatan IM. Dalam manajemen IM, ada tiga pilihan :

1. Melarang penggunaan tempat kerja secara serentak (bersamaan).

2. Atasi permasalahan dengan menginstal in-house enterprise-grade
untuk menggantikan software IM pribadi.

Namun perlu diingat juga, jangan terburu-buru untuk melarang Instant

Messaging

Setelah eksekutif dan manajer TI menemukan bahwa penggunaan IM tidak

sah terjadi, reaksi umum adalah untuk melarang itu sepenuhnya. Meskipun
melarang IM mungkin tampak sebagai solusi sederhana dan efektif untuk
risiko IM, hal itu mungkin tidak begitu mudah untuk dilakukan.
 Tips untuk Menegakkan sebuah larangan Instan Messaging
1. Gunakan kebijakan IM tertulis anda dengan jelas yang melarang
semua penggunaan karyawan.
2. Konfigurasi komputer desktop sehingga karyawan tidak dapat men-
download software IM gratis.
3. Jangan memasang teknologi IM pada komputer karyawan Anda.
4. Konfigurasi firewall dan jaringan untuk memblokir pesan instan.
5. Gunakan IM software manajemen untuk mengotomatisasi kebijakan
IM Anda.
6. Batasi penggunaan telepon pribadi, Smartphone, dan perangkat lain
yang menawarkan kemampuan IM.
7. Melakukan scan secara berkala dari sistem anda untuk mendeteksi
keberadaan software IM pribadi.