Proses Manajemen Proyek

TIPS

CEP - CCIT
Fakultas Teknik Universitas Indonesia

Dudy Fathan Ali, S.Kom (DFA)

2016

SPM – TIPS Dudy Fathan Ali S.Kom

Proses Manajemen Proyek
Proses-proses manajemen proyek

Proses pada proyek secara umum dibagi menjadi dua kategori:

1. Project Management Processes
• Terkait dengan aktivitas pengelolaan sejumlah pekerjaan di dalam
proyek.
2. Product Oriented Processes
• Terkait dengan aktivitas penciptaan produk tertentu di dalam
proyek.

Catatan :
Proses itu sendiri adalah kumpulan dari tindakan dan kegiatan yang saling berhubungan
untuk mencapai produk, hasil atau jasa yang telah ditentukan sebelumnya. Setiap proses
memiliki masukan (input), alat kebutuhan dan teknik penggunaannya, serta hasil keluaran
(output).

SPM – TIPS Dudy Fathan Ali S.Kom

Proses Manajemen Proyek
Proses-proses manajemen proyek

5 (lima) proses utama dalam manajemen proyek:

1. Proses Inisiasi
o Persetujuan pengerjaan proyek.
o Identifikasi masalah.
o Aktifitas persiapan pelaksanaan proyek (alokasi sumber daya yang
diperlukan)
2. Proses Perencanaan
o Penentuan ruang lingkup proyek
o Dokumentasi terperinci untuk panduan bagi tim selama proyek
berlangsung
o Perkiraan durasi, biaya, kualitas, dan parameter lain yang diperlukan

SPM – TIPS Dudy Fathan Ali S.Kom

Proses Manajemen Proyek
Proses-proses manajemen proyek

5 (lima) proses utama dalam manajemen proyek (contd.):

3. Proses Pelaksanaan Proyek
o Deliverables (tujuan proyek) akan dibangun
o Pengeksekusian project plan
o Koordinasi orang dan sumber daya yang ada
4. Proses Pemantauan dan Pengendalian
o Pemeriksaan, pengawasan, dan koreksi ulang selama pengerjaan
5. Proses Penutupan
o Penyerahan dokumentasi akhir dari proyek
o Pembubaran tim proyek
o Pembuatan persetujuan formal bahwa proyek telah berakhir
o Melakukan Post Implementation Review untuk mengetahui tingkat
keberhasilan proyek

SPM – TIPS Dudy Fathan Ali S.Kom

Proses Manajemen Proyek
Interaksi Antar Proses

Kelompok proses ini

memiliki keterkaitan yang
sangat erat dengan fase
di dalam siklus
manajemen proyek,
dimana pada setiap fase
dilakukan aktivitas grup
proses secara
overlapping.

SPM – TIPS Dudy Fathan Ali S.Kom

Proses Manajemen Proyek
Grup Proses dan Knowledge Area
Manajemen Integrasi
• Membuat Project Charter
• Pembangunan rencana proyek
• Pelaksanaan rencana proyek
• Pengendalian kerja proyek
• Pengendalian perubahan
terpadu
• Penutupan proyek
Manajemen Biaya
• Estimasi Biaya
• Anggaran Biaya
• Pengendalian Biaya
SPM – TIPS
Manajemen Ruang Lingkup
• Mengumpulkan persyaratan
• Definisi ruang lingkup
• Membuat WBS
• Verifikasi ruang lingkup
• Pengendalian ruang lingkup
Manajemen Kualitas
• Perencanaan Kualitas
• Penjaminan Kualitas
• Pengendalian Kualitas
Manajemen Waktu
• Definisi Kegiatan
• Pengurutan Kegiatan
• Estimasi Sumber Kegiatan
• Estimasi Durasi Kegiatan
• Pembuatan Jadwal
• Pengendalian Jadwal
Manajemen SDM
• Perencanaan Sumber Daya
• Pencarian Tim Proyek
• Penentuan Tim Proyek
• Pengaturan Tim Proyek
Dudy Fathan Ali S.Kom
Proses Manajemen Proyek
Grup Proses dan Knowledge Area
Manajemen Komunikasi
• Identifikasi Stakeholder
• Perencanaan Komunikasi
• Distribusi Informasi
• Pengendalian Ekspektasi
Stakeholder
• Laporan Kinerja
SPM – TIPS
Manajemen Resiko
• Perencanaan Manajemen Resiko
• Identifikasi Resiko
• Analisa Resiko Kualitatif
• Analisa Resiko Kuantitatif
• Perencanaan Penanggulangan
Resiko
• Pengawasan dan Pengendalian
Resiko
Manajemen Pengadaan
• Perencanaan Pengadaan
• Melakukan Pengadaan
• Mengelola Pengadaan
• Penutupan Pengadaan
Dudy Fathan Ali S.Kom
Tahap Inisiasi Proyek
Tahapan Inisiasi

Tahapan Inisiasi proyek adalah tahap awal suatu proyek yang akan dimulai. Pada tahap ini,
tim proyek akan mendefinisikan gambaran proyek secara global (Project Definition).
Gambaran global proyek ini meliputi : Ruang Lingkup Proyek, Tujuan Proyek, Waktu
Pengerjaan Proyek, Biaya Proyek dan Informasi umum lainnya.

Tujuan tahap inisiasi:

o Menentukan tujuan proyek secara rinci
o Jika gambaran global sudah ada, maka tim proyek bisa menentukan tujuan-tujuan kecil yang
harus dicapai untuk menunjang tujuan proyek secara keseluruhan.
o Mengidentifikasi faktor-faktor yang dapat menentukan keberhasilan suatu
proyek
o Menentukan ruang lingkup proyek, jadwal, kebutuhan sumber daya, asumsi proyek dan
batasan untuk dijadikan acuan dalam perencanaan manajemen proyek
o Menentukan kriteria keberhasilan proyek
o Persiapan dokumen Project Charter (Dokumen definisi proyek) dan dokumen Stakeholder.

SPM – TIPS Dudy Fathan Ali S.Kom

Tahap Inisiasi Proyek
Pembuatan Project Charter

Membuat dokumen formal yang sah tentang proyek dan dokumen yang berisikan
harapan dan keinginan-keinginan dari stakeholders. Pada multi-fase proyek, proses ini
digunakan untuk mengecek dan menyaring pilihan-pilihan yang muncul dari iterasi Project
Charter sebelumnya.

SPM – TIPS Dudy Fathan Ali S.Kom

Tahap Inisiasi Proyek
Identifikasi Stakeholder

Stakeholder adalah orang-orang yang terkait dalam aktivitas proyek dan setiap
stakeholder mempunyai komitmen untuk bekerja secara professional dan bertanggung
jawab dalam setiap manajemen proyek kerja. Stakeholder termasuk tim proyek, manajer
proyek, sponsor proyek, maupun user (pengguna).

SPM – TIPS Dudy Fathan Ali S.Kom

Tahapan Perencanaan Proyek
Perencanaan Proyek

Perencanaan proyek secara umum berisi:

o Scope Management
o Time Management
o Cost Management
o Quality Management
o Resource Management
o Risk Management
o Communication Management
o Procurement Management
o Integration Management

SPM – TIPS Dudy Fathan Ali S.Kom

Tahapan Perencanaan Proyek
Membuat Perencanaan Proyek

Tahap ini adalah proses untuk melakukan dokumentasi dari kegiatan yang akan
dikerjakan, termasuk menetapkan, mempersiapkan, memadukan dan mengkoordinasikan
rencana-rencana tambahan. Proses ini menjadi sumber utama informasi tentang
bagaimana proyek akan digambarkan, dijalankan, dipantau dan dikendalikan, serta
akhirnya ditutup.

SPM – TIPS Dudy Fathan Ali S.Kom

Tahapan Perencanaan Proyek
Mengumpulkan Persyaratan

Proses pengumpulan persyaratan yang dimaksud disini adalah menetapkan dan

mendokumentasikan seluruh kebutuhan stakeholder agar memenuhi tujuan proyek.

SPM – TIPS Dudy Fathan Ali S.Kom

Tahapan Perencanaan Proyek
Perencanaan Ruang Lingkup

Perencanaan ruang lingkup adalah proses membuat detail deskripsi dari proyek dan
produk.

SPM – TIPS Dudy Fathan Ali S.Kom

Tahapan Perencanaan Proyek
Membuat Work Breakdown Structure

Proses yang terjadi disini adalah mengelompokkan pengerjaan proyek menjadi komponen
yang lebih kecil, agar lebih mudah diatur.

SPM – TIPS Dudy Fathan Ali S.Kom

Tahapan Perencanaan Proyek
Mendefinisikan Kegiatan-Kegiatan

Pada tahap ini terjadi proses mencari tahu kegiatan yang akan dijalankan secara spesifik
untuk menyelesaikan proyek tepat waktu.

SPM – TIPS Dudy Fathan Ali S.Kom

Tahapan Perencanaan Proyek
Mendefinisikan Urutan Kegiatan

Pada tahap ini terjadi proses mencari tahu kegiatan yang akan dijalankan secara spesifik
untuk menyelesaikan proyek tepat waktu.

SPM – TIPS Dudy Fathan Ali S.Kom

Tahapan Perencanaan Proyek
Membuat Prakiraan Sumber Daya

Proses yang terjadi pada tahap ini adalah melakukan estimasi tipe dan jumlah dari
material, pekerja, peralatan, dan stok yang dibutuhkan pada setiap kegiatan.

SPM – TIPS Dudy Fathan Ali S.Kom

Tahapan Perencanaan Proyek
Membuat Prakiraan Durasi Kegiatan

Adalah proses memperkirakan jumlah pekerjaan yang harus diselesaikan dalam satu
kegiatan beserta estimasi sumber dayanya.

SPM – TIPS Dudy Fathan Ali S.Kom

Tahapan Perencanaan Proyek
Membuat Skema Jadwal

Adalah proses menganalisa urutan kegiatan, durasi penyelesaian, kebutuhan sumber

daya, dan pertimbangan kendala-kendala untuk dapat dibuat menjadi Jadwal Proyek.

SPM – TIPS Dudy Fathan Ali S.Kom

Tahapan Perencanaan Proyek
Membuat Prakiraan Biaya

Adalah proses melakukan perkiraan dari sumber daya yang berhubungan dengan uang
untuk menyelesaikan kegiatan dalam proyek.

SPM – TIPS Dudy Fathan Ali S.Kom

Tahapan Perencanaan Proyek
Membuat Anggaran

Adalah proses melakukan perkiraan dari sumber daya yang berhubungan dengan uang
untuk menyelesaikan kegiatan dalam proyek.

SPM – TIPS Dudy Fathan Ali S.Kom

Tahapan Perencanaan Proyek
Membuat Perencanaan Mutu

Adalah proses mengidentifikasi kebutuhan atau standarisasi kualitas yang diinginkan

untuk proyek atau produk, dan mendokumentasikan bagaimana proyek berhasil
memenuhi standar tersebut.

SPM – TIPS Dudy Fathan Ali S.Kom

Tahapan Perencanaan Proyek
Membangun Perencanaan SDM

Adalah proses identifikasi dan dokumentasi peran dari proyek, tanggung jawab, dan
keterampilan yang diperlukan, laporan relasi, dan membuat perencanaan manajemen
pegawai.

SPM – TIPS Dudy Fathan Ali S.Kom

Tahapan Perencanaan Proyek
Perencanaan Hubungan Kerja

Adalah proses menentukan informasi kebutuhan dari stakeholder dan menetapkan

metode pendekatan komunikasi nya.

SPM – TIPS Dudy Fathan Ali S.Kom

Tahapan Perencanaan Proyek
Perencanaan Manajemen Resiko

Adalah proses menetapkan bagaimana cara mengurus kegiatan manajemen resiko dari
sebuah proyek.

SPM – TIPS Dudy Fathan Ali S.Kom

Tahapan Perencanaan Proyek
Mengidentifikasi Resiko

Adalah proses mencari tahu mana resiko yang dapat mempengaruhi proyek dan
mendokumentasikan beserta ciri resiko tersebut.

SPM – TIPS Dudy Fathan Ali S.Kom

Tahapan Perencanaan Proyek
Menganalisa Resiko Kualitatif

Adalah proses memprioritaskan resiko untuk dianalisa lebih lanjut atau menilai dan
menggabungkan seluruh kemungkinan yang muncul beserta pengaruhnya.

SPM – TIPS Dudy Fathan Ali S.Kom

Tahapan Perencanaan Proyek
Menganalisa Resiko Kuantitatif

Adalah proses menganalisa dan mengurutkan dampak-dampak dari resiko yang

teridentifikasi di seluruh sasaran proyek.

SPM – TIPS Dudy Fathan Ali S.Kom

Tahapan Perencanaan Proyek
Perencanaan Penanggulangan Resiko

Adalah proses menganalisa dan mengurutkan dampak-dampak dari resiko yang

teridentifikasi di seluruh sasaran proyek.

SPM – TIPS Dudy Fathan Ali S.Kom

Tahapan Perencanaan Proyek
Perencanaan Pengadaan

Adalah proses mendokumentasikan pilihan pembelian, menentukan metode pendekatan

pembelian, dan mengidentifikasi penjual yang nantinya akan ditunjuk.

SPM – TIPS Dudy Fathan Ali S.Kom

Tahapan Pelaksanaan Proyek
Pelaksanaan Proyek

Pada tahap ini seorang manajer proyek dan orang-orang yang telah ditunjuk sebagai
penanggungjawab terhadap suatu aktifitas melakukan koordinasi pekerjaan bersama tim
proyek, mengoptimalkan kinerja tim proyek serta memanfaatkan sumber daya non-
personil secara efektif dan efisien.

Knowledge Area yang berkaitan dalam pelaksanaan proyek:

o Manajemen Integrasi
o Manajemen Kualitas
o Manajemen Sumber Daya
o Manajemen Komunikasi
o Manajemen Pengadaan

SPM – TIPS Dudy Fathan Ali S.Kom

Tahapan Pelaksanaan Proyek
Pelaksanaan Proyek

Pada tahap ini seorang manajer proyek dan orang-orang yang telah ditunjuk sebagai
penanggungjawab terhadap suatu aktifitas melakukan koordinasi pekerjaan bersama tim
proyek, mengoptimalkan kinerja tim proyek serta memanfaatkan sumber daya non-
personil secara efektif dan efisien.

Proses yang terjadi pada tahap ini:

1. Mengarahkan dan mengatur proses eksekusi
2. Menjamin kualitas
3. Memastikan Tim Proyek
4. Membentuk Tim Proyek
5. Mengatur Tim Proyek
6. Membagikan informasi proyek
7. Menampung ekspektasi stakeholder
8. Melakukan Pengadaan.

SPM – TIPS Dudy Fathan Ali S.Kom

Tahapan Pengontrolan Proyek
Pengawasan Proyek

Pada tahap ini juga sebuah perubahan perencanaan proyek yang telah disetujui
bersama stakeholder, akan dilaksanakan sesuai permintaan yang disepakati. Sebagai
catatan, setiap fase yang ada harus mendapat persetujuan (approval) dari pihak manajer
proyek dan pemilik proyek.

Knowledge Area yang berkaitan dalam pengontrolan proyek:

o Manajemen Integrasi
o Manajemen Ruang Lingkup
o Manajemen Waktu
o Manajemen Biaya
o Manajemen Kualitas
o Manajemen Komunikasi
o Manajemen Resiko

SPM – TIPS Dudy Fathan Ali S.Kom

Tahapan Pengontrolan Proyek
Pengawasan Proyek

Pada tahap ini juga sebuah perubahan perencanaan proyek yang telah disetujui
bersama stakeholder, akan dilaksanakan sesuai permintaan yang disepakati. Sebagai
catatan, setiap fase yang ada harus mendapat persetujuan (approval) dari pihak manajer
proyek dan pemilik proyek.

Proses yang terjadi pada tahap ini:

1. Memantau dan mengatur kerja proyek
2. Melakukan perubahan yang terintegrasi.
3. Memeriksa ruang lingkup.
4. Mengatur ruang lingkup.
5. Mengatur jadwal.
6. Mengatur biaya.
7. Pengendalian Kualitas.
8. Membuat Laporan Kinerja.
9. Memantau dan mengendalikan resiko.
10. Mengelola Pengadaan.

SPM – TIPS Dudy Fathan Ali S.Kom

Tahapan Penutupan Proyek
Penutupan Proyek

Pada aktivitas terakhir di dalam proyek ini, dua hal perlu diperhatikan, yaitu masing-
masing terkait dengan knowledge area yang akan berkaitan dalam penutupan proyek
sebagai berikut:

Knowledge Area yang berkaitan dalam penutupan proyek:

o Manajemen Pengadaan
o Manajemen Komunikasi

SPM – TIPS Dudy Fathan Ali S.Kom

Tahapan Penutupan Proyek
Penutupan Proyek

Berikut adalah proses yang biasa terjadi pada tahapan penutupan proyek:

Proses yang terjadi pada tahap ini:

1. Finalisasi seluruh kegiatan (mengakhiri secara formal)
2. Menutup pengadaan

SPM – TIPS Dudy Fathan Ali S.Kom

Tahapan Penutupan Proyek
Latihan Mandiri

Bambang adalah mahasiswa tingkat akhir di salah satu universitas di Indonesia.

Sebagai mahasiswa tingkat akhir, Bambang harus menyusun skripsi sebagai syarat
kelulusannya. Batas akhir dari penyelesaian tugas akhirnya adalah pada akhir bulan Mei.
Hari ini Bambang ditelepon oleh teman baiknya yang bernama Budi. Budi adalah
seorang pengusaha di bidang Laundry yang sekarang tinggal berbeda kota dengan
Bambang. Budi mengetahui bahwa Bambang memiliki keahlian di bidang pengembangan
sistem perangkat lunak. Budi meminta agar Bambang membuatkan suatu sistem perangkat
lunak untuk membantunya dalam menjalankan usaha Laundry. Terkait dengan biaya
tentunya tidak menjadi masalah untuk Budi selama biaya yang dibutuhkan masih dalam
nilai yang wajar. Budi meminta agar Bambang menyelesaikan dengan segera dan tidak lebih
dari 2 (dua) bulan masa pengerjaan sehingga usaha Laundry milik Budi dapat segera
mengaplikasikan sistemnya.
Tugas anda adalah membantu Bambang untuk memikirkan beberapa tahap
perencanaan diantaranya ruang lingkup sistem, waktu yang dibutuhkan, biaya
pengembangan sistem, sumber daya yang dibutuhkan, pengadaan suatu barang jika
dibutuhkan beserta anggaran yg direncanakan, dan resiko yang mungkin terjadi dalam
pengembangan sistem.

SPM – TIPS Dudy Fathan Ali S.Kom

 Terima Kasih
Dudy Fathan Ali S.Kom
dudy.fathan@eng.ui.ac.id

SPM – TIPS Dudy Fathan Ali S.Kom