NOTULEN RAPAT

MANAJEMEN RISIKO

Rapat diaadakan : Senin, 15 Desember 2015

Pukul : Jam 08:30- 10:00
Tempat : Ruang Akreditasi UGD lantai 4
Pimpinan rapat : Prof. Dr. dr. Iskandar Japardi, Sp.BS (K)
Lampiran : 1 (satu ) set
Acara :
1. Analisis proses
2. Verifikasi lapangan

Rapat dimulai dengan persentasi tim manajemen risiko mengenai proses FMEA,
penyusunan jadwal dan materi kegiatan selanjutnya.

Prof. Dr. dr Iskandar Japardi SP.BS

Kepada instalasi rawat jalan diharapkan mempresentasikan alur pelayaan
front office

Misrah Panjaitan, S.Kep Ners

Pada dasarnya front office terdiri dari bagian pendaftaran, skrining,
admisi, dan rekam medis. Proses yang terjadi
1. Pasien datang ke IRJ
2. Pasien kontak dengan customer service
3. Registrasi pasien
4. Pengambilan rekam medis
5. Pasien menuju poli klinik.

Dr Mendle
Bagaimana alur ini sama untuk pasien askes, BPJS, asuransi suasta atau
mandiri?

Dr. Fajri nor Sp.P

Pada dasarnya alur masuknya sama ketiga kelompok sama, tetapi yang
membedakan nanti, adalah saat pembayaran. Perlu didiskusikan apakah billing
termasuk dalam front office.

Dr. Mardianto, Sp.PD

Menurut saya Billing termasuk bagian front office.

Prof. Iskandar
Saya kurang setuju kalau billing termasuk ke dalam Front office.
Bukankah pasien kontak dengan billing setelah semua pelayanan selesai? Kalau
kita memasukkan ke dalam alur, menurut saya issue akan melebar. Lebih baik
kita membatasi konteks front office pada pelayanan sebelum pasien bertemu
dengan DPJP.

Misrah, S.Kep
Saya lebih setuju dengan Prof. Iskandar. Dari presentasi Prof Iskandar yang saya
tangkap, seharusnya FMEA membahas mengenai 1 titik, bukan sistem seperti
yang kita lakukan. Kalau kita membahas sampai pasien membayar, bukankah
pembahasan kita akan semakin melebar?

Dr. Michael
Baik setuju, Sebaiknya FMEA front office hanya terdiri dari proses
pendaftaran, admisi, rekam medis, dan skrining. Mari kita buat alur proses front
office yang dijalani oleh pasien.

Misrah, S.Kep
Berikut alur rawat jalan yang di jalani pasien:
1. Pasien masuk gedung poli rawat jalan
2. Pasien masuk mengambil nomer antri dan menjalani skrining, yang
dilakukan oleh perawat.
3. Lalu pasien mengantri loket pendaftaran pasien rawat jalan
4. Dilakukan verivikasi dokumen rekam medis pasien oleh rekam medis dan
ASKES.
5. Pasien menunggu di ruang tunggu sampai status rekam medis pasien
disatukan dengan SEP
6. Pasien menuju poli rawat jalan.

Selanjutnya ada baiknya kita langsung lihat di lokasi bagaimana proses yang
terjadi di poli rawat jalan saat ini.

Prof Iskandar
Saya setuju, agar kita lebih terbayang mengenai proses yang terjadi, mari
kita lihat studi lapangan.

Bu Misrah, Skep memimpin tim menejemen risiko untuk melihat langsung

bagaimana alur dari proses pasien rawat jalan.
Kesimpulan:

Berdasarkan hasil rapat dan studi lapangan, FMEA Front office terdiri dari
bagian : pendaftaran, admisi, rekam medis, dan skrining. Dengan alur proses
sebagi berikut : Pasien masuk gedung poli rawat jalan
1. Pasien masuk mengambil nomer antri dan menjalani skrining, yang
dilakukan oleh perawat.
2. Lalu pasien mengantri loket pendaftaran pasien rawat jalan
3. Dilakukan verivikasi dokumen rekam medis pasien oleh rekam medis dan
ASKES.
4. Pasien menunggu di ruang tunggu sampai status rekam medis pasien
disatukan dengan SEP
5. Pasien menuju poli rawat jalan.

Mengetahui, Notulene
Ketua Tim Manajemen Risiko

Prof. Dr. Iskandar J Sp.BS(K) Dr. Andre Marolop

Lampiran Notulene Rapat Manajemen Risiko; Senin, 15 Desember 2015
 NOTULEN RAPAT
MANAJEMEN RISIKO

Rapat diaadakan : Jumat, 16 Januari 2015

Pukul : Jam 08:30- 10:00
Tempat : Ruang Akreditasi UGD lantai 4
Pimpinan rapat : Prof. Dr. dr. Iskandar Japardi, Sp.BS (K)
Lampiran : 1 (satu ) set
Acara :
1. Menyusun action plan, menentukan design baru proses.

Rapat dimulai dengan persentasi tim manajemen risiko mengenai proses FMEA,
yakni penyusunan desain baru proses.

Prof. Dr Iskandar
Setelah selesai melakukan brainstorming failure mode, pengisian work
sheet, serta menentukan PIS pada rapat sebelumnya. Hari ini kita akan
membahas action plan/ renacana tindakan yang dapat dilakukan untuk
menanggulangi risiko yang terjadi, berdasarkan analisa fishbone.
Mari kita lakukan brainstorming rencana tindakan apa saja yang dapat
kita tambahkan untuk hal tersebut. Tentunya kita dapat menimbang aspek
“pareto” dalam memilih tindakan yang dipilih agar efektif dapat berpengaruh
terhadap sebanyak-banyaknya terhadap analisa penyebab fish bone.

Aswin, ST
Apabila kita melihat analisa fish bone, ada baiknya kita melakukan desain
baru ruangan yang ada, dengan mengefektifkan serta mengatur ulang front
office kita. Berikut yang menurut saya perlu dilakukan, penambahan pintu
masuk, perubahan lokasi customer service, penambahan tempat skrining,
Pemisahan pasien rawat inap, dan rawat jalan, penambahan loket pendaftaran,
perluasan ruang tunggu, perbaikan sirkulasi udara.

Prof Iskandar
Menurut saya juga kita perlu melakuan pebaikan SDM pada bagian
skrining kita yakni petugas skrining adalah dokter umum.

Ratno
Kalo begitu sebaiknya juga perlu kita melakukan percepatan proses
rekam medis, bagaimana kalau kita mengunakan sistem barcode untuk
penyatuan SEP dengan rekam medis agar lebih cepat.

Dr. Ida
Saya usul juga Prof, bagaimana klo kita juga menambahkan alur pasien
khusus untuk pasien dengan kebutuhan khusus. Untuk mengurangi risiko
panjangnya antrian dan mengurangi stress pasien dengan kebutuhna khusus.
Dr. Cherry
Bagaimana dengan rencana tindakan kita untuk mengurangi risiko infeksi
penyakit. Apa ada baiknya kita memberikan APD pada pasien dengan kecurigaan
TB atau infeksi menular lainnya

Prof Iskandar
Bagus sekali usul yang diberikan. Lalu bagaimana dengan rencana
tindakan kita untuk meningkatkan komunikasi efektif pada front office kita?

Rosmawati
Bagaimana kalau kita mengadakan pelatihan komunikasi efektif, secara
rutin, setiap hari rabu? Bagaimana Prof.

Prof Iskandar
Bagus sangat baik usulnya. Baik terimakasih atas perhatiannya , samapi
jumpa di rapat selanjutnya.

Mengetahui, Notulene
Ketua Tim Manajemen Risiko

Prof. Dr. Iskandar J Sp.BS(K) Dr. Michael Lumintang

Lampiran Notulene Rapat Manajemen Risiko, Jumat, 16 Januari 2015

Hasil Analisis Fish Bone

Rincian Action Plan dan PIC yang Bertanggungjawab

Action Plan Target PIC

Penambahan pintu masuk menjadi dua Aswin
Perubahan lokasi customer service Aswin
Penambahan tempat screening Aswin, Deni
Disain ruangan baru Pemisahan lokasi pendaftaran rawat inap dan rawat jalan Mei 2015 Aswin, Deni
Penambahan loket pendaftaran menjadi 12 Aswin
Optimalisasi ruangan untuk memperluas ruang tunggu. Aswin, dr. Mendhel
Perbaikan sirkulasi udara dengan memodifikasi jendela yang sudah Aswin
ada
Yang melakukan skrining adalah dokter umum yang terlatih Febbi
Sistem skrining April 2015
Misrah
Rekam Medis Penggunaan sistem barcode; bridging SEP dengan rekam medis Maret 2015 Ratno/Rima/Jongar
Jalur cepat diberikan pada pasien dengan populasi khusus dr. Ida
Jalur cepat Juni 2015 Deni
Pemberian APD (masker) pada penderita TB paru, baik masih dalam dr. Cherry
Pencegahan infeksi kecurigaan atau saat diagnosis sudah ditegakkan. Desember 2014 Betty

Pelatihan komunikasi Pelatihan komunikasi efektif pada seluruh pejabat, struktural, dan staf Rosmawati
medis. Maret 2015
efektif
 NOTULEN RAPAT
MANAJEMEN RISIKO

Rapat diaadakan : Jumat, 6 Maret 2015

Pukul : Jam 08:30- 10:00
Tempat : Ruang Akreditasi UGD lantai 4
Pimpinan rapat : Prof. Dr. dr. Iskandar Japardi, Sp.BS (K)
Acara :
1. Monitoring

Rapat dimulai dengan persentasi tim manajemen risiko dengan evaluasi

kemajuan penyusunan FMEA.

Prof Iskandar
Terimakasih atas kedatangan saudara sekalian. Pada hari ini kita sama-
sama akan melihat kemajuan dari masing masing PIC.

Aswin
Sudah kami selesaikan rancang bangun dari ruang rawat inap yang baru.
Adapun perubahananya adalah Ruang poli klinik gigi dan mulut akan kami
pindahkan, dan ruangan poliklinik gigi dan mulut di jebol dan diperluas menjadi
tempat pengaduan masyarakat dan admisi. Lalu diefektivitas luas ruang tunggu.
Adanya penambahan dua pintu akses masuk, Jadi adanya pemisahan jalur pasien
masuk, pasien lama dan pasien baru.

Misrah
Kami mengusulkan untuk petugas skrining dilakukan oleh dokter umum.

Ratno
Kami sdh mulai mengunakan sistem barcode dalam penyatuan SEP dan
rekam medis. Jadi ada perbaiakan dari kecepatan proses rekam medis. Berikut
kami lampiran alur baru proses rekam medis.

Rosmawati
Sudah dilakukan pelatihan komunikasi efektif terhadap pejabat,
struktural dan staf medis. Dari hasil tersebut didapati minat yang meningkat atas
pelatihan tersebut.

Prof Iskandar
Terimakasih atas laporan dari saudara sekalian. Selanjutnya perlu kita
pikirkan adalah bagaimana monitor terhadap rencana tindakan yang akan kita
lakukan.

Misrah
Saat ini yang dapat kita dapat lakukan survey adalah waktu yang
dibutuhkan pasien mulai dari waktu pendaftaran sampai rekam medis pasien
medis sampai di poliklinik.
Prof Iskandar
Menurut saya itu bisa dilakukan, namun ada baiknya kita menilai RPN
(Risk Priority Numbers) setelah rencana tindakan baru yang kita lakukan.

Mengetahui, Notulene
Ketua Tim Manajemen Risiko

Prof. Dr. Iskandar J Sp.BS(K) Dr. Michael Lumintang

Lampiran Notulene Rapat Manajemen Risiko; Jumat, 6 Maret 2015

KANTOR
KA. IRJ

REKAM MEDIS

REKAM MEDIS

POLI METHADONE
PUSAT PENERIMAAN PASIEN

PUSAT PENERIMAAN
POLI OBGYN

RUANG
POLI GIGI & MULUT
POLI VERIF. TUNGGU

PASIEN
PSIKIATRI ASKES PASEIN
CUST. SERVICE
PENG. MASYA-
RAKAT

POLI
KECANTIKAN

PINTU MASUK PASIEN

Desain Front Office Lama

POLI PSIKIATRI

REKAM MEDIS
POLI METHADON

RUANGTUNGGU
REKAM MEDIS
PASIEN
ADMISI & PENGADUAN BPJS
RUANGTRANSIT MASYARAKAT VERIFIKATOR POLI OBGYN
ASKES PENDAFTARANPASIENRAWATJALAN

Alur pasien lama

Alur pasien baru
MESIN
ANTREAN
CUST.
SERVICE+
SATPAM
RUANGTUNGGU PASIEN RUANGTUNGGU PASIEN
POLI KECANTIKAN

PINTU MASUK PINTU MASUK

PASIEN PASIEN

Desain Front Office Baru

Perubahan Alur Proses Rekam Medis

Evaluasi RPN Setelah Perbaikan