Thursday, June 26, 2014

DRAF PROPOSAL PROYEK PERUBAHAN perbaikan ke-4

01. IDENTITAS PROYEK

Judul EFEKTIFITAS PENERBITAN REKOMENDASI PERIZINAN
KLINIK DAN RUMAH SAKIT DI KOTA DEPOK
Deskripsi Proposal proyek perubahan dengan judul EFEKTIFITAS
PENERBITAN REKOMENDASI PERIZINAN KLINIK DAN
RUMAH SAKIT DI KOTA DEPOK dimaksudkan agar
penerbitan rekomendasi perizinan Klinik dan Rumah Sakit di
Kota Depok, lebih efektif yaitu tidak melebihi 14 hari kerja.
Kegiatan ini bertujuan agar tersedia layanan informasi, berupa
prosedur dan persyaratan pengurusan rekomendasi perizinan
Klinik dan Rumah Sakit di Kota Depok sesuai peraturan
perundangan yang berlaku dalam bentuk cetak dan on line. Dan
untuk jangka waktu 1-2 tahun tersedia layanan penerbitan
rekomendasi perizinan Klinik dan Rumah Sakit yang efektif
melalui layanan perizinan on line. Ruang lingkup kegiatan ini
meliputi penyusunan SOP penerbitan rekomendasi perizinan
Klinik dan RS, menyediakan layanan informasi tentang
pengurusan rekomendasi perizinan Klinik dan Rumah Sakit di
Kota Depok dan melaksanakan penerbitan rekomendasi
perizinan Klinik dan Rumah Sakit di Kota Depok secara on line
dan terintegrasi dengan instansi terkait. Untuk melaksanakan
kegiatan ini dalam jangka pendek perlu persiapan berupa
menyempurnakan proposal proyek perubahan, dan pelaksanaan
berupa membuat komitmen dengan tim, membuat komitmen
dengan stakeholder, finalisasi SOP penerbitan rekomendasi
perizinan klinik dan RS, menyediakan layanan informasi tentang
persyaratan rekomendasi perizinan Klinik dan rumah Sakit dalam
bentuk cetak dan on line. Dalam jangka menengah menyusun
jejaring untuk membentuk layanan penerbitan rekomendasi
perizinan Klinik dan RS secara on line dan menyelenggarakan
penerbitan rekomendasi perizinan Klinik dan RS secara on line
dan terintegrasi dengan instansi terkait.
Sponsor Refliyanto, ST
Project Leader Dr. Yuliani
Sumber Daya tim Tim Sekretariat - Mengurus administrasi
surat keluar/masuk seksi
Regulasi
- Memasukkan data dalam
web site Dinas Kesehatan
- Mengatur tampilan web
site Dinas Kesehatan
- Legalitas belum dibuat
Tim Teknis DinKes - Menyelesaikan SOP

1
Thursday, June 26, 2014

rekomendasi perizinan
- Memberi informasi data
untuk ditampilkan dalam
web site
- Memeriksa kelengkapan
berkas pemohon
- Memeriksa langsung di
lokasi pemohon dan
membuat BAP
- Menyusun draf
rekomendasi perizinan
Klinik/Rumah Sakit
sampai selesai
ditandatangani Kepala
Dinas kesehatan.
- Legalitas SK Kepala Dinas
Kesehatan :
Tim Perizinan BPMP2T - Memeriksa berkas
pemohon
- Menyerahkan berkas yang
sudah lengkap ke tim
teknis
- Menerbitkan surat
keterangan sedang
mengurus IPR, IMB, HO
- Mengeluarkan perizinan
Klinik dan Rumah Sakit
- Legalitas SK Walikota :
02. LATAR BELAKANG (BURNING PLATFORM)
Berdasarkan Visi Misi Kota Depok dan Visi Misi Dinas Kesehatan serta Tupoksi Seksi Regulasi
di mana seksi regulasi sebagai pelaksana kegiatan penyelenggaraan pemberian rekomendasi
perizinan fasilitas pelayanan kesehatan, dituntut memberikan pelayanan sesuai peraturan
perundangan, prosedur mudah, waktunya terukur dan akuntabel. Pemohon dalam hal ini juga
menginginkan pelayanan yang mudah, transparan, tidak berbelit-belit dan biaya yang terjangkau.
Tetapi dalam pelaksanaannya, pemohon masih mengeluhkan adanya hambatan-hambatan dalam
pengurusan rekomendasi perizinan Klinik dan Rumah Sakit yang disampaikan saat pertemuan
sosialisasi peraturan Klinik. Hambatan-hambatan tersebut sebagian besar dalam memenuhi
kelengkapan persyaratan rekomendasi perizinan Klinik dan Rumah Sakit seperti : IPR, IMB,
HO, UKL/UPL, rekomendasi organisasi profesi sebagai salah satu persyaratan pengurusan
SIP/SIK, yang sebenarnya hal tsb. bukan wilayah seksi Regulasi.

Permasalahan IMB muncul setelah adanya PerDa Depok No 5/2011 tentang Perizinan dan
sertifikasi bidang Kesehatan yang menyebutkan bahwa untuk pelayanan kesehatan, fungsi
bangunan harus fungsi sosial budaya, sedangkan pemohon kebanyakan menyewa bangunan
yang sudah jadi dan IMB dengan fungsi usaha bukan fungsi sisial budaya. Sehingga pemohon
diharapkan mengurus IMB lagi dengan IMB fungsi sosial budaya apabila bangunan tsb akan

2
Thursday, June 26, 2014

dipergunakan sebagai Klinik/RS.

Untuk mengurus IMB persyaratannya antara lain IPR, SPPL/UKL/UPL/AMDAL, izin lokasi,
rekomendasi teknis, dokumen lingkungan. Untuk mengurus HO persyaratannya antara lain IMB,
keterangan tidak keberatan dari tetangga yang bersebelahan minimal 10 orang dalam radius 200
meter lengkap dengan fotocopi KTP dan diketahui RT/RW, keterangan domisili usaha dari
Lurah diketahui Camat. Rekomendasi dokumen lingkungan memerlukan dokumen AMDAL,
UKL/UPL atau SPPL, IPR dan persetujuan tetangga. Fotocopi IPR, IMB dan HO sebagai bagian
dari aspek legalitas yang harus dipenuhi dan dicantumkan dalam BAP saat visitasi Tim Teknis
DinKes. Apabila masalah IMB sesuai dari awalnya, pengurusan rekomendasi perizinan Klinik
dan Rumah Sakit akan lebih mudah dan lancar.

Saat visitasi juga sering timbul masalah tenaga kesehatan yang tidak sesuai dengan berkas yang
diajukan, sehingga Klinik/RS tsb harus mengajukan lagi tenaga kesehatannya dan mengurus
SIP/SIK di mana untuk mengurus SIP/SIK membutuhkan rekomendasi dari organisasi profesi
masing-masing tenaga kesehatan tsb. Hal tsb. turut memperlambat penerbitan rekomendasi
Perizinan Klinik/RS.

Saat ini waktu penyelesaian penerbitan rekomendasi perizinan klinik, dihitung sejak berkas yang
diterima dari Tim Perizinan BPMP2T lengkap. Apabila masih ada berkas yang kurang lengkap
akan dikembalikan ke Tim Perizinan BPMP2T untuk dilengkapi pemohon. Waktu penyelesaian
penerbitan rekomendasi Klinik sesuai peraturan perundangan adalah 14 hari kerja. Tetapi
penerbitan rekomendasi sering lebih dari 14 hari kerja, tergantung seberapa cepat pemohon bisa
melengkapi dan mengembalikan berkas yang diperlukan.

Dalam tahun 2013 ada….pemohon yang mengajukan rekomendasi perizinan Klinik, …..
rekomendasi perizinan selesai dalam 14 hari dan …selesai lebih dari 14 hari kerja. Untuk Rumah
Sakit 2013 ada….pemohon yang mengajukan rekomendasi perizinan, …. selesai dalam 14 hari,
dan….selesai lebih dari 14 hari kerja. Dalam kegiatan ini, penulis menginginkan pengurusan
rekomendasi perizinan Klinik dan Rumah Sakit bisa selesai tidak lebih dari14 hari kerja.

Hasil benchmarking dari UPTSA Surabaya Timur semakin menguatkan tekad peulis untuk
menerapkan proses penerbitan rekomendasi perizinan dengan system on line. Dengan system on
line telah membuktikan pelayanan lebih efektif. Sebelum menerapkan SSW melayani pemohon
35908 dan setelah menerapkan SSW bisa melayani 45476.

Dari UPTSA Surabaya Timur diperoleh informasi bahwa adanya komitmen dan dukungan pucuk
pimpinan yang berupa memonitor dan menegur langsung bila ada penyimpangan membuat
pelaksana di lapangan terpacu untuk bekerja dan melayani dengan sebaik-baiknya.

Penyediaan system on line oleh Diskominfo dan pemeliharaannya sangat membantu UPTSA
dalam melaksanakan tugasnya. Dicontohkan dipenuhinya permintaan pemberian tanda pada
berkas yang seharusnya sudah selesai tapi belum selesai, dan tanda tersebut bisa dimonitor oleh
pucuk pimpinan. Tentu saja hal ini membuat dinas terkait terus waspada. Dukungan sarana dan
prasarana seperti scanner terbaru/tercanggih sehingga bisa memenuhi tuntutan pelayanan.
Manajemen ISO membuat pegawai UPTSA bekerja profesioanal, dan terpacu untuk terus

3
Thursday, June 26, 2014

memenuhi sasaran mutu..Komitmen pegawai dalam melaksanakan pekerjaan dibuktikan dengan

laporan kinerja yang bisa menghasilkan nilai tambah untuk kesejahteraannya.
03. TUJUAN
• Jangka pendek :
- Tersusunnya SOP penerbitan rekomendasi perizinan klinik dan RS
- Tersedia layanan informasi tertulis tentang persyaratan rekomedasi perizinan
klinik/RS dan layanan informasi on line tentang peraturan perundangan tata cara
perizinan fasilitas kesehatan, perizinan tenaga kesehatan, persyaratan
rekomendasi perizinan Klinik dan RS, daftar Klinik dan Rumah Sakit di Kota
Depok yang sudah berizin, ruang saran/konsultasi dan Daftar pertanyaan yang
sering muncul dan jawabannya.
• Jangka menengah :
- tersedia layanan rekomendasi perizinan Klinik dan RS di Kota Depok secara on
line dan terintegrasi dengan instansi terkait
- penerbitan rekomendasi perizinan Klinik dan Rumah Sakit secara on line
04. MANFAAT
Dengan adanya SOP penerbitan ekomendasi perizinan Klinik dan Rumah Sakit, layanan
informasi dan layanan pengurusan rekomendasi perizinan klinik dan RS on line akan mendorong
transparansi, kemudahan, independensi, netralitas dan meningkatkan kualitas pelayanan publik.
05. RUANG LINGKUP
Dalam kegiatan ini akan dilakukan penyusunan SOP untuk penerbitan rekomendasi perizinan
Klinik dan Rumah Sakit di Kota Depok, dan penyediaan layanan informasi persyaratan
rekomendasi perizinan Klinik dan Rumah Sakit di Kota Depok, baik cetak maupun on line.,
penyediaan layanan pengurusan rekomendasi perizinan Klinik dan Rumah sakit di Kota Depok
secara on line dan penerbitan rekomendasi perizinan Klinik dan RS secara on line.
06. OUTPUT KUNCI (KEY PROJECT DELIVERABLES)
Nama Deskripsi
Output antara :
• Proposal Proyek Perubahan • Proposal proyek perubahan dengan
11 langkah dari identitas proyek
perubahan sampai persetujuan
• Terbentuk tim sekretariat • Tim yang mendukung
terlaksananya penyediaan layanan
informasi persyaratan rekomendasi
perizinan Klinik dan Rumah Sakit
secara on line.
• Komitmen tim • Komitmen tim secara tertulis untuk
melaksanakan proyek perubahan
• Komitmen stakeholder • Komitmen stakeholder untuk
mendukung proyek perubahan
• Tersedia layanan informasi persyaratan • Berupa pamphlet dan informasi
rekomendasi perizinan Klinik dan RS secara on line
dalam bentuk cetak dan on line
Output akhir :
• Tersedia layanan rekomendasi perizinan • Layanan yang bisa memproses
klinik dan RS secara on line rekomendasi perizinan Klinik dan

4
Thursday, June 26, 2014

RS secara on line yang terintegrasi

dengan tim perizinan dan tim teknis
perizinan terkait.
• Rekomendasi perizinan Klinik dan RS • Hasil akhir rekomendasi perizinan
secara on line Klinik dan RS yang diproses secara
on line.
07. PENTAHAPAN (MILESTONES)
No TAHAPAN UTAMA WAKTU
1. Jangka Pendek • Persiapan
Melengkapi proposal proyek perubahan 1 minggu
Sampai proposal pelaksanaan proyek
perubahan 15 langkah
• Pelaksanaan
- Membuat komitmen dengan tim 2 minggu
- Finalisasi SOP penerbitan rekomendasi
perizinan klinik/RS 2 minggu
- Membuat komitmen dengan stake
holder 2 minggu
2. Jangka Menengah - Menyediakan layanan informasi cetak 5 minggu
dan on line
• Melaksanakan layanan rekomendasi 1 tahun
perizinan Klinik dan RS secara on line
• Menyelenggarakan penerbitan
rekomendasi perizinan Klinik dan RS 1 tahun
secara on line
08. TATA KELOLA PROYEK
STRUKTUR

Sponsor Refliyanto, ST

Coach Hj. Hartatiningsih, SKM, MM Project Leader dr. Yuliani

Tim Perizinan Tim Teknis Tim sekretariat

5
Thursday, June 26, 2014

Deskripsi
Sponsor/Mentor: melakukan bimbingan langsung kepada peserta Diklat di tempat kerja.
a. Memberikan otorisasi dan masukan kepada siswa untuk menyusun rencana proyek
perubahan.
b. Mempelajari dan mendalami rencana proyek perubahan siswa Diklat
c. Memberi masukan penyempurnaan terhadap rencana proyek perubahan siswa Diklat
d. Memastikan rencana proyek perubahan tersebut membantu peningkatan kinerja
organisasi
e. Menjadi sumber inspirasi bagi siswa Diklat dalam membuat rencana proyek perubahan.
f. Memonitor progress pelaksanaan tahap Taking Ownership dan tahap lab. Kepemimpinan.
g. Melakukan intervensi bila siswa mengalami permasalahan dalam melaksanakan kegiatan-
kegiatan selama tahap Taking Ownership.
h. Menyetujui rencana proyek perubahan.
Coach : melakukan pembimbingan kepada siswa Diklat yang menjadi tanggungjawabnya secara
jarak jauh dengan menggunakan teknologi informasi (mailing list, telepon, sms, facebook,
whatsapp dll)
a. Memperkenalkan diri kepada siswa Diklat sebagai coach/pembimbing
b. Memastikan kemampuan peserta Diklat dalam mengaplikasikan esensi setiap mata Diklat
pada tahap Identifikasi Perubahan Organisasi.
c. Memastikan siswa telah menetapkan area perubahan yang akan menjadi proyek
perubahan dan memfinalkan rancangan proyek perubahan
d. Melakukan monitoring terhadap siswa dalam mengkomunikasikan rencana proyek
perubahannya kepada atasan langsungnya
e. Melakukan monitoring terhadap siswa dalam mengkomunikasikan rencana proyek
perubahannya kepada stakeholder lainnya
f. Melakukan monitoring terhadap siswa dalam mengkomunikasikan rencana proyek
perubahannya kepada bawahannya
g. Melakukan komunikasi dengan mentor/atasan langsung peserta mengenai kegiatan
peserta Diklat selama tahap taking ownership
h. Melakukan komunikasi dengan mentor/atasan langsung peserta mengenai progress
penerimaan rencana proyek perubahan
i. Melakukan intervensi bila siswa mengalami permasalahan dalam melaksanakan kegiatan-
kegiatan selama tahap Taking Ownership.
Project Leader/Siswa Diklat : tugas utama adalah menentukan area perubahan. Detail tugas sbb
a. Menetapkan area perubahan pada unit organisasi yang dipimpinnya
b. Berkonsultasi pada coach tentang area perubahan
c. Berkonsultasi pada mentor tentang area perubahan
d. Mempengaruhi atasan langsung untuk menerima area perubahan
e. Mempengaruhi stakeholder langsung untuk menerima area perubahan.
f. Mempengaruhi bawahan untuk menerima area perubahan.
Tim Sekretariat : tim yang mengurus administrasi di seksi regulasi tentang surat masuk/keluar,
menyiapkan data-data yang akan di up load dan meng up load dalam web site Dinkes Kota
Depok, termasuk membuat dan memelihara web site tsb. Anggota tim terdiri dari pelaksana seksi
regulasi, pelaksana kesekretariatan DinKes, pelaksana Diskominfo.
Tim Teknis DinKes : tim yang memeriksa secara langsung ke lokasi pemohon Klinik dan RS,
memeriksa kelengkapan berkas sampai BAP dan draf rekomendasi perizinan yang

6
Thursday, June 26, 2014

ditandatangani kaDinKes. Anggota tim terdiri dari kepala seksi regulasi, pelaksana seksi
regulasi, pelaksana seksi POM.
Tim Perizinan : tim yang mengurus dan mengeluarkan Perizinan, terkait dengan tim teknis
DinKes dalam perizinan fasilitas kesehatan Klinik Dan RS, anggota tim dari BPMP2T
09. ANGGARAN
JUMLAH Deskripsi
Operasional website
Perjalanan dinas
Biaya cetak dan ATK
Rapat koordinasi antar
instansi
10. IDENTIFIKASI STAKEHOLDER
1. Kepala Dinas 1. Stakeholder internal, mendukung proyek perubahan dan
Kesehatan berpengaruh dan berkepentingan
Kota Depok
2. Sekretaris 2. Stakeholder internal, mendukung dan berpengaruh,
Dinas berkepentingan
Kesehatan
Kota Depok
3. KaBid. PSDK 3. Stakeholder internal, mendukung, berpengaruh dan sangat
DinKes Kota berkepentingan
Depok
4. Pelaksana 4. Stakeholder internal, mendukung, berpengaruh,
kesekretariatan berkepentingan.
DinKes Kota
Depok
5. Pelaksana 5. Stakeholder internal, mendukung, berpengaruh,
seksi regulasi berkepentingan
6. Pelaksana 6. Stakeholder internal, mendukung, berpengaruh,
seksi POM berkepentingan
7. Pemohon 7. Stakeholder eksternal, berpengaruh, berkepentingan.
(Klinik dan Membina hubungan baik dan meyakinkan bahwa hasil
RS) se Kota proyek perubahan bermanfaat.
Depok
8. Kepala Dinas 8. Stakeholder eksternal, berpengaruh, kurang berkepentingan.
KomInfo
KotaDepok
9. Pelaksana 9. Stakeholder eksternal, berpengaruh, kurang berkepentingan
DisKomInfo
10. Kepala 10. Stakeholder eksternal, berpengaruh, berkepentingan
BPMP2T Kota
Depok
11. Pelaksana 11. Stakeholder eksternal, berpengaruh, berkepentingan
BPMP2T
12. Organisasi 12. Stakeholder eksternal berpengaruh, tidak berkepentingan
Profesi

7
Thursday, June 26, 2014

13. Perangkat 13. Stakeholder eksternal, berpengaruh, tidak berkepentingan.

daerah dari Menyarankan kepada pemohon dengan pendekatan informal
ketua RT, yang menjelaskan pengaruh positif keberadaan Klinik dan
ketua RW, RS terhadap peningkatan ekonomi penduduk sekitarnya.
Lurah dan
Camat se kota Pemetakan stakeholders
Depok Pengaruh
KaDinKes
+
Sek DinKes

KaDis KomInfo KaBid PSDK DinKes

Pelaksana KomInfo Ka BPMP2T

Pelaksana

Pemohon
+ kepentingan

Masyarakat/RT/RW

Lurah

Camat

Organisasi Profesi

11.PERSETUJUAN

Depok, 22-6-2014
Project Sponsor

Refliyanto, ST
NIP. 19690718199703 1 003