08/07/2019

BUSINESS
• Cover: https://www.pexels.com/photo/architecture-buildings-business-city-290595/

Training & Workshop

BIMBINGAN TEKNIS KELOMPOK BUDAYA KINERJA
PEMERINTAH KOTA PASURUAN

Pasuruan, 22 Juli 2019

WHY

WHAT
HOW

PRINCIPLES

1
 08/07/2019

Why#1

“If the rate of change

on the outside exceeds
the rate of change
on the inside,
the end is near.”
-Jack Welch-

RATE OF CHANGE: A CONTEXTUAL VIEW OF INNOVATION

If the rate of change on the outside exceeds the rate of change on the inside, the end is near. Jack Welch

Source: Rewriting The Rules For The Digital Age, 2017

2
 08/07/2019

Why#2

VUCA
VOLATILITY UNCERTAINTY COMPLEXITY AMBIGUITY

Is Already Here!

REGULATION COMPETITION TECHNOLOGY STAKEHOLDERS

3
 08/07/2019

WHY

WHAT
HOW

PRINCIPLES

CONTRIBUTION LEVEL OF INNOVATION

Continual Improvement & Innovation

Speed Improvement & Innovation

Values, Impacts & Returns

Continuous Improvement

Occasional Improvement

Doing the same

source: https://www.agric.wa.gov.au Years

4
 08/07/2019

STRATEGIC CHALLENGES

Productivity
Continuity
Agility

WHY

WHAT
HOW

PRINCIPLES

5
 08/07/2019

“WE CANNOT SOLVE OUR PROBLEMS

WITH THE SAME THINKING WE USED
WHEN WE CREATED THEM”

- Albert Einstein -

PRODUCTIVITY
is not just about doing more, it is about

CREATING
More impact with less work

6
 08/07/2019

INNOVATION
METHODOLOGY

METODOLOGI RISALAH BUDAYA KINERJA (KBK)

PROBLEM SOLVING

Menetapkan Rencana
Perbaikan Selanjutnya 8 1 Menetapkan
Sasaran Perbaikan

2 Menganalisa Faktor
Penyebab Masalah

Standarisasi
Hasil Perbaikan 7 3 Menetapkan
Penyebab Dominan
ACTION PLAN
4 Merencanakan
Perbaikan
CHECK DO

Mengevaluasi Hasil
Perbaikan 6 5 Melaksanakan
Perbaikan

7
 08/07/2019

8 LANGKAH PENYUSUNAN RISALAH BUDAYA KINERJA

CARI DATA BARU & TETAPKAN
8 TEMA PERBAIKAN BARU

TETAPKAN TEMA, JUDUL &

1 TARGET PERBAIKAN
STANDARISASI &
7 TINDAKAN PENCEGAHAN
ANALISA
2 PENYEBAB MASALAH YA

UJI & TETAPKAN TIDAK

3 PENYEBAB DOMINAN
PERIKSA TERCAPAI?

RENCANAKAN
4 PERBAIKAN 6 EVALUASI
HASIL PERBAIKAN

LAKSANAKAN
5 PERBAIKAN

PERSIAPAN
PROBLEM SOLVING
2019

8
 08/07/2019

IDENTIFIKASI PERMASALAHAN

SASARAN/ TARGET
KUALITAS
Apa saja masalah yang:
Problem  PERNAH terjadi?
INSTRUKSI Based
MANAJEMEN  SEDANG terjadi?
 SERING terjadi?
KELUHAN
PELANGGAN/ MASYARAKAT Apa saja yang berpotensi:
Potential  Menjadi MASALAH?
Based  Timbulnya RISIKO?
PROSES/HASIL TIDAK SESUAI  Terjadi UNSAFE CONDITION?
STANDAR

PERBAIKAN YANG BELUM Apa saja yang:

OPTIMAL Expectation
 Perlu DITINGKATKAN?
Based
 Perlu DIKEMBANGKAN?
PELUANG PERBAIKAN/  Perlu DICIPTAKAN?
PENINGKATAN
PROBLEM

TEKNIK IDENTIFIKASI PERMASALAHAN

IDENTIFIKASI FAKTA & DATA

BRAINSTORMING
MASALAH

9
 08/07/2019

PERENCANAAN
PROBLEM SOLVING
2019

Langkah 1
ALUR PROSES PENETAPAN TEMA

FENOMENA PROBLEM

 Deviasi Proses/hasil  Quality Objective

 Peluang improvement di  Customer Complain
masa mendatang
ANALISA
 Perbaikan yang
 Instruksi Manajemen belum optimal

Memilih Prioritas Analisa Situasi

( PRIORITY )
ANALISA Pengumpulan &
PARETO Pengolahan
Data

Penetapan TEMA Mengungkap Fakta

10
 08/07/2019

Langkah 1
INTERELASI PROSES PENETAPAN TEMA & JUDUL
TEMA
Yang Telah Ditentukan

STRATIFIKASI
Permasalahan Utama
Analisa Situasi

Pengumpulan &
ANALISA Memilih
Pengolahan
PARETO PRIORITAS
Data

Mengungkap Fakta
Penetapan
JUDUL

INITIAL GOAL
Hasil & Waktu

Langkah 1
CONTOH TEMA & JUDUL

Tema :
Menurunkan keluhan pelanggan Internet

Judul :
Mengurangi kegagalan sambungan
komunikasi Pelanggan Internet, sebesar
100% dalam waktu 2 bulan

11
 08/07/2019

Langkah 2
ANALISA PENYEBAB MASALAH Dengan
menggunakan
azas sebab
akibat
Menggali faktor-faktor yang diduga
dapat menjadi penyebab timbulnya
persoalan

Ishikawa Relation
Diagram Diagram
NOMINAL
GROUP TECHNIQUE (NGT)

Hipotesis Penyebab
Dominan

tentative
VOTING

Langkah 3
SCATTER DIAGRAM

Diagram yang mengambarkan beberapa pasangan data numerik

untuk menunjukkan HUBUNGAN (KORELASI) di antara 2 faktor dan
TINGKATANNYA (kuat lemahnya hubungan tersebut)

12
 08/07/2019

Langkah 3
TEKNIK MENETAPKAN PENYEBAB DOMINAN
Hipotesis
PENYEBAB
DOMINAN

Checksheet :
• Periode Mengumpulkan
Olah data
• Lokasi DATA BARU
• SDM

Scatter diagram ANALISA DATA

Pie chart
KESIMPULAN
(Penyebab Dominan)

Langkah 4
MERENCANAKAN PERBAIKAN

TABEL ALTERNATIF SOLUSI

NO PENYEBAB ALTERNATIF SOLUSI

TABEL PENETAPAN SOLUSI FINAL

PEMBOBOTAN KRITERIA
NO ALTERNATIF SOLUSI
BIAYA SKILL WAKTU RISIKO ...

13
 08/07/2019

Langkah 4
MERENCANAKAN PERBAIKAN

Apa bentuk Berapa lama waktu Bagaimana cara

Penyebab dominan perbaikanya? memperbaiki?
perbaikan?
Wujud perbaikan Waktu pelaksanaan Detail perbaikan
perbaikan

HOW
CAUSES WHY WHAT WHERE WHEN WHO HOW
MUCH

Mengapa faktor Dimana Siapa saja yang Intermediate

itu diperbaiki? mau dicoba? bertanggung jawab? Target
Alasan Perbaikan Lokasi uji coba Penanggung jawab Estimasi Biaya

Langkah 4
PROTOTYPE PRODUK INOVASI

14
 08/07/2019

Langkah 4
ANALISA RISIKO

TINGKAT
NO POTENSI RISIKO MITIGASI RISIKO
RISIKO
1
2
3
4
5
6
7
8

PELAKSANAAN
PROBLEM SOLVING
2019

15
 08/07/2019

Langkah 5
MELAKSANAKAN PERBAIKAN

Penyebab Detail Solusi Waktu pelaksanaan Data monitoring

dominan Perbaikan perbaikan pelaksanaan
perbaikan

CAUSES HOW WHERE WHEN WHO MONEVA JUDGE

Lokasi pelaksanaan Penanggung jawab Kesimpulan hasil

perbaikan kegiatan perbaikan

INTERELASI
PENYEBAB DOMINAN - RENCANA - PELAKSANAAN PERBAIKAN
L-3 MENETAPKAN PENYEBAB DOMINAN
KESIMPULAN
PENYEBAB DOMINAN
L-4 TABEL PENETAPAN SOLUSI FINAL

L-4 TABEL ALTERNATIF SOLUSI

1

Deskripsi Detail Perbaikan

dari Solusi Terpilih
L-4 TABEL 5W2H 2 3
HOW
CAUSES WHY WHAT WHERE WHEN WHO HOW
MUCH

4
CAUSES HOW WHERE WHEN WHO MONEVA JUDGE
L-5 TABEL PELAKSANAAN PERBAIKAN

16
 08/07/2019

Langkah 5
ANALISA KOMPARASI PERBAIKAN

NO SEBELUM PERBAIKAN PROSES PERBAIKAN HASIL PERBAIKAN

*dokumentasi/foto *dokumentasi/foto *dokumentasi/foto

*keterangan singkat *keterangan singkat *keterangan singkat

2

*dokumentasi/foto *dokumentasi/foto *dokumentasi/foto

*keterangan singkat *keterangan singkat *keterangan singkat

Langkah 5
ALUR PROSES MERENCANAKAN & MELAKSANAKAN PERBAIKAN

PENYEBAB RENCANA
5W2H
DOMINAN PERBAIKAN

INTERMEDIATE
TARGET
No
PROSES PERBAIKAN
Stabil?
(UJI COBA)
No
Yes
Berhasil? MONITORING

Yes
MAINTAIN HASIL

17
 08/07/2019

PENGUJIAN
PROBLEM SOLVING
2019

Langkah 6
MENELITI HASIL PERBAIKAN

1 Proses meneliti hasil dilakukan dengan cara membuat

1
perbandingan antara :
• Hasil perbaikan dengan intermediate target dan initial goal
• Hasil perbaikan dengan tema dan judul
Dokumentasikan dampak positif & dampak negatif dari
2
perbaikan yang dilakukan. Beri solusi bila dalam perbaikan
tersebut menimbulkan dampak negatif

Catatan:
Bila hasil perbaikan tidak tercapai dengan intermediate target,
maka perlu mengulang ke langkah 4 guna memperbaiki proses
perencanaan dan pelaksanaan perbaikan yang dilakukan

18
 08/07/2019

Langkah 6
ANALISA NILAI PRODUK INOVASI

NILAI YANG PENINGKATAN

NO SEBELUM SESUDAH
DITINGKATKAN NILAI
1 Waktu/Durasi Kerja 3 hari 1 hari 2 hari
2 Jumlah Tenaga Kerja 4 org 1 org 1 org
dst..

Langkah 6
ANALISA BIAYA & BENEFIT INOVASI
NO ITEM BIAYA/BENEFIT JUMLAH
I. ANALISA BIAYA
1
2
Total Biaya yang diperlukan
II. ANALISA BENEFIT FINANSIAL
1
2
Total Benefit Finansial
III. ANALISA BENEFIT NON FINANSIAL
1
2
Total Benefit Non Finansial
TOTAL BENEFIT YANG DIHASILKAN

19
 08/07/2019

INTERELASI
ANALISA BIAYA & BENEFIT INOVASI

L-4 TABEL 5W2H

1
L-6 ANALISA NILAI PRODUK IMPROVEMENT

L-6 TABEL ANALISA BIAYA & BENEFIT

2
1

Langkah 6
ALUR PROSES MENELITI HASIL

Pengumpulan & Kondisi

Pengolahan Hasil sebelum
data hasil perbaikan perbaikan
perbaikan

Analisa
Ulangi pembanding
Langkah 5 Pareto Diagram
Histogram
Control Chart
Analisa Grafik
Dampak No Achieve
Target

Yes
Positif Negatif
Lanjutkan Monitoring
Proses Hasil
Dokumentasi Eliminasi Kerja Baru

20
 08/07/2019

STANDARISASI
PROBLEM SOLVING
2019

Langkah 7
ALUR PROSES MEMBUAT STANDAR BARU

Hasil Monitoring
Proses Kerja Baru

Dokumentasi Mengacu
Dampak Positif Langkah 1,4,5

Memformulasikan
STANDAR BARU

Proses
Persetujuan
Manajemen
Dokumentasi &
Acuan Kerja

21
 08/07/2019

KEBERLANJUTAN
PROBLEM SOLVING
2019

Langkah 8
ALUR PROSES MENGUMPULKAN DATA BARU &
MEMBUAT RENCANA BERIKUTNYA

Evaluasi
Pelaksanaan
standar baru

Persoalan Mutu berhasil Tidak Persoalan Mutu

BARU berhasil LAMA

Penentuan
Tema

Approval
Fasilitator

22
 08/07/2019

WHY

WHAT
HOW

PRINCIPLES

INNOVATE OR DIE
The story of innovation has not changed. It has always been a small team of people
who have a new idea, typically not understood by people around them and their
executives.

-Eric Schmidt, Chairman, Alphabet

23
 08/07/2019

THANK YOU
For Your Attention

Prepared by
Mochamad Kharis, ST., M.MT.
0811 3424 244
kharishae@gmail

24