Kasus

Keputusan Membuat atau Membeli-Untuk Baxter Manufacturing Company, Inc

Latar Belakang Baxter Manufacturing Company

Baxter Manufacturing Company (BMC) terletak di kota kecil Midwestern, yang merupakan
produsen terkemuka dari cetakan deep-drawn, terutama untuk perumahan motor listrik. BMC
adalah perusahaan dipegang erat, dengan keluarga pendiri sebagai pemegang sebagian besar
saham. Pelanggan utama BMC mencakup Ford, General Motors, Honda Amerika, General
Electric, Whirlpool, Amana, dan Maytag. Kekuatan BMC terletak pada kemampuannya untuk
menghasilkan cetakan kompleks berkualitas tinggi yang efisien dalam jumlah besar. Ini mungkin
memakan waktu 6 sampai 8 jam untuk menginstal cetakan dan mendirikan pencetak cetakan
besar untuk menjalankan produksi, sehingga BMC tidak bias efisien menghasilkan produksi
singkat dan oleh karena itu tidak melayani pasar pengganti dengan baik.
Pertumbuhan pesat telah menyebabkan masalah. Misalkan, pada tahun 1990 penjualan
hampir setara dengan kapasitas produksi BMC yang, bahkan ketika menjalankan produksi 24
jam sehari 7 hari seminggu, menjadi hampir mustahil untuk memenuhi jadwal pengiriman yang
dijanjikan. Menurut Sue Barkley pada tahun 1991 kami harus menolak bisnis dari pelanggan
yang ada yang ingin memberikan kita komponen baru untuk membuat. Selama hampir satu tahun
kami tidak menerima bisnis baru. Itu adalah hal paling sulit yang pernah kita lakukan karena
kami takut bahwa pelanggan yang pergi ke pesaing kami mungkin tidak pernah kembali. Kami
mengatakan kepada pelanggan kami bahwa kita benci untuk menolak bisnis mereka,tetapi kami
harus karena jika kita mengambil lebih banyak bisnis kita tidak bisa mengatasinya - kita akan
terlambat dan tidak bisa memberikan tingkat layanan yang kita komitmen untuk sediakan.
Pada tahun 1992 BMC telah membuat investasi besar yang diperlukan untuk meningkatkan
kapasitas secara signifikan dan kembali pada jalur pertumbuhan historisnya. Pada akhir 1980-an
pelanggan otomotif BMC mulai untuk menggunakan filosofi just-in-time (JIT) dimana mereka
membawa persediaan minimal bahan baku dan komponen. Daripada mengirimkan pesanan untuk
bagian satu bulan pada waktu seperti yang terjadi di masa lalu, pelanggan mulai mengatakan
pada BMC suatu hari nanti apa yang harus dikirim berikutnya. BMC dilengkapi dengan urutan
pesanan untuk perencanaan, tetapi pelanggan berhak untuk mengubah jumlah pada menit
terakhir.
 Sekitar lima tahun yang lalu pelanggan otomotif mulai menekan BMC untuk mengkonversi
menggunakan pertukaran data elektronik (EDI), di mana semua dokumen kertas yang mengalir
antara nasabah dan pemasok digantikan oleh arus elektronik langsung antara komputer
pelanggan dan komputer BMC. Jadi BMC menerima semua pesanan pembelian dan jadwal
pengiriman elektronik dan mengirim pemberitahuan pengiriman elektronik dan tagihan. EDI
memiliki potensi untuk menjadi lebih cepat dan lebih efisien bagi kedua belah pihak, namun
sistem komputer pabrik BMC tidak lengkap dan terfragmentasi. Salah satu alasan untuk
keterlambatan ini adalah bahwa pelanggan automobile mereka menggunakan satu standar EDI
ketika alat pelanggan mereka menggunakan lain, dan masing-masing pelanggan memiliki variasi
sendiri pada standar yang digunakannya.

Sistem Informasi di BMC

Manajer BMC telah sangat menerima pengenalan teknologi baru. Mereka pengadopsi awal
CAD / CAM, dan berada di garis depan teknologi cetak. Namun, mereka memiliki sedikit
pengalaman dengan penggunaan komputer dalam aplikasi bisnis dan memiliki pemahaman yang
terbatas tentang apa yang teknologi dapat lakukan untuk mereka. BMC mendapat PC pertamanya
pada tahun 1987, dan beberapa manajer mulai bereksperimen dengan spreadsheet Lotus. Salah
satu aplikasi pertama yang mereka set adalah sebuah spreadsheet untuk menghasilkan saran
pelanggan dengan menghitung harga apa yang dikenakan untuk bagian didasarkan pada
perkiraan biaya bahan baku, biaya perkakas, biaya cetak, dan kuantitas yang diharapkan akan
diproduksi. Penggunaan awal PC yang lain adalah spreadsheet terjadwal yang dikembangkan
oleh presiden perusahaan, Kyle Baxter, saat menjabat sebagai wakil presiden untuk manufaktur.
Spreadsheet ini, yang masih digunakan saat ini, berisi data untuk setiap bagian, termasuk mesin
yang digunakan, nomor yang dihasilkan per jam, dan waktu set-up. Kuantitas dibutuhkan dan
tanggal pengiriman dimasukkan, dan spreadsheet menentukan ketika setiap bagian harus dimulai
dalam produksi dan menghasilkan jadwal apa yang harus dijalankan ketika pada setiap kelompok
mesin. Jika jadwal tidak layak (misalnya, beberapa bagian harus dimulai minggu lalu), scheduler
dapat membuat penyesuaian manual di tanggal jatuh tempo, kuantitas yang dibutuhkan, lembur,
dan faktor lainnya untuk menghasilkan jadwal yang mungkin.
Menyadari bahwa mereka membutuhkan seseorang untuk memimpin dan mendidik mereka
dalam penggunaan komputer, pada tahun 1989 BMC manajemen mendirikan sebuah departemen
MIS dan mempekerjakan seorang manajer MIS, Nancy Shaw. BMC memasang sebuah komputer
mini General Data MV, dan aplikasi pertama adalah e-mail antar kantor. Ini adalah cara yang
bagus untuk memulai karena menunjukkan seberapa membantunya komputer bisa dalam berbagi
informasi. Menurut Sue Barkley, email merupakan sistem yang sangat penting bagi BMC, karena
dengan email karyawan perusahaan tidak perlu menghabiskan banyak waktu untuk menuju
seseorang hanya untuk meletakkan catatan kecil di meja mereka.
Selama dua tahun ke depan Shaw memimpin pembelian dan instalasi sukses dari paket
aplikasi keuangan, termasuk gaji, hutang dan piutang, dan buku besar. Juga, pada tahun 1989
BMC mulai mengalami masalah dalam produksi karena masalah kapasitas yang berkembang
dan pelanggan beralih menjadi JIT. Ketika pelanggan berubah kebutuhan mereka, produksi
jadwal harus diubah, yang memaksa perubahan dalam jadwal bagian lain, dan orang-orang
produksi tampaknya akan menghabiskan banyak waktu mereka untuk menjadwal ulang.
Karena permintaan begitu dekat dengan kapasitas, sulit untuk memastikan semua pesanan
dilakukan tepat waktu, dan ada banyak percepatan yang terjadi, yang lagi-lagi menyebabkan
kebutuhan untuk menjadwal ulang. Manajemen BMC memutuskan bahwa jika penjadwalan
bisa dipercepat, namun konsekuensinya perusahaan harus membeli paket perangkat lunak
untuk penjadwalan.
Manajer MIS kami, Nancy Shaw, melakukan riset dan memilih empat paket dari yang kita
coba untuk pilih yang terbaik. Setiap vendor mengklaim bahwa perangkat lunak itu dapat
melakukan apa pun yang anda ingin lakukan. Vendor menawarkan semua paket terintegrasi
yang termasuk penjadwalan produksi, tetapi Anda juga mendapat penjualan, persediaan,
pembelian, pengiriman, dll. Kami membuat pilihan dan membayar sekitar $ 120.000 untuk
sistem, termasuk perangkat keras dan perangkat lunak, yang merupakan pengeluaran besar
bagi kami pada saat itu. Kemudian kami mulai memuat data dan mengimplementasikan paket
penjadwalan. Pelatihan yang vendor disediakan sangat buruk, manualnya penuh kesalahan,
dan dukungan dari vendor sangat minim. Kami bekerja dan bekerja, dan akhirnya menjadi
begitu frustrasi oleh ketidakmampuan kita untuk mendapatkan sistem untuk melakukan apa
yang perusahaan inginkan.
Seperti disebutkan sebelumnya, pada tahun 1991 masalah dalam jadwal pengiriman
pertemuan sudah begitu buruk sehingga BMC mulai harus menolak bisnis baru. Manajemen
kembali memutuskan bahwa mereka harus melakukan sesuatu tentang mesin penjadwalan,
sehingga sekali lagi mereka memutuskan untuk membeli sebuah paket penjadwalan. Kali ini
semuanya berjalan baik. Nancy Shaw dan aku mendapat lebih banyak orang yang terlibat dalam
pengambilan keputusan pada paket apa yang akan dibeli. Vendor ini menyediakan beberapa
pelatihan mendalam untuk orang-orang kami, dan orang vendor datang kesini selama 2 minggu
untuk membantu kami memuat data dan mendapatkan modul penjadwalan produksi bekerja.
Sekali lagi, kami menemukan bahwa pengguna itu penuh kesalahan dan bahwa orang-orang
vendor tidak sepenuhnya mengerti logika yang sistem itu gunakan. Tapi kami punya sistem dan
bekerja dan mengajar orang-orang penjadwal produksi bagaimana untuk menggunakannya.
Masalah utama dari penerapan sistem baru ini adalah perusahaan perlu melakukan
pembaharuan jadwal setiap 2 jam sekali, sedangkan perusahaan juga harus menanggapi pesanan
dari konsumen dengan cepat. Setelah berjalan satu bulan, perusahaan menyadari bahwa sistem
tersebut tidak memberikan solusi dari permasalahan jadwal yang dihadapi BMC. Akhirnya
perusahaan memutuskan untuk kembali menggunakan sistem Lotus spreadsheet yang lama, dan
dana yang mereka keluarkan sebesar $ 150,000 menjadi sia-sia.

Departemen MIS Masa Depan

Pada tahun 1994 Shaw keluar dan BMC menyewa Don Collins untuk menggantikan sebagai
manajer MIS. Collins memiliki 20 tahun pengalaman sebagai seorang pemimpin analis sistem
dengan produksi besar dan pengalaman luas terhadap sistem manufaktur. Pada tahun 1996,
Collins memiliki empat staf pemrograman. Anggaran modal 1996 untuk hardware, software, dan
teknologi informasi lainnya adalah sekitar $ 200.000. Anggaran beban MIS atas gaji, persediaan,
dan pendidikan adalah sekitar $ 350.000. Departemen MIS menggunakan alat pengembangan
yang disebut Cyber Query Cyber Screen (CQCS) dari Cyber Sains, tapi Collins memberikan
beberapa pemikiran untuk tentang bagaimana pengembangan lingkungan masa depan BMC
seharusnya. Komputer Data General MV menjadi usang dan mencapai kapasitasnya, sehingga
BMC harus mendapatkan tambahan kapasitas segera.
Dalam rangka untuk merencanakan jadwal produksi anda perlu tahu apa yang ada dalam
persediaan, sehingga MIS group menciptakan sistem untuk melacak persediaan bahan baku,
dalam proses, dan persediaan barang jadi. MIS juga telah mengembangkan sebuah sistim
komputer mini yang menggunakan pesanan EDI dari pelanggan dan memungkinkan kelompok
layanan pelanggan untuk membuat jadwal pengiriman pada komputer. Collins berpendapat
bahwa dalam 2 tahun lagi MIS group dapat membangun dan menginstal satu set sistem
manufaktur yang akan memenuhi kebutuhan dasar BMC dan menyediakan layanan EDI yang
cukup memuaskan kepada pelanggan.
Keberhasilan dalam membangun sistem baru ini membuka mata manajer-manajer BMC
terhadap kemungkinan menggunakan komputer, dan mereka telah mendapatkan begitu banyak
permintaan untuk sistem baru yang dibentuk steering committee MIS untuk menyetujui proyek
dan menetapkan prioritas pengembangan sistem. Para anggota steering committee MIS adalah
Presiden Kyle Baxter, Pengawas Lou Wilcox, Sue Barkley, dan Don Collins.

Proposal Baru
Pada akhir tahun 1996 Lucas Moore, wakil presiden manufaktur, menyarankan bahwa BMC
membeli dan menginstal paket perangkat lunak manufaktur terintegrasi yang dijual oleh
Effective Manajement Systems, Inc (EMS). Moore bekerja sebagai seorang insinyur di
perusahaan selama 7 tahun dan kemudian cuti selama 2 tahun untuk mendapatkan gelar MBA.
Wakil presiden manufaktur pensiun setelah Moore kembali, dan Moore dipromosikan ke posisi
manajemen.
Moore mendukung usulan bahwa BMC menginstal paket EMS Time Critical Manufacturing
yang terdiri dari delapan modul: shop floor control, integrasi EDI, manajemen persediaan,
pengumpulan data pabrik, routing baku, penyerapan tenaga kerja, penyusun produk tehnik, dan
buku besar. Harga pembelian paket perangkat lunak ini $ 220.000, termasuk dokumentasi,
pelatihan oleh EMS, dan bantuan konsultasi selama instalasi perangkat lunak. Biaya kontrak
pemeliharaan perangkat lunak $ 55.000 per tahun, dan EMS akan membuat perubahan yang
terbatas yang diminta oleh BMC dengan biaya $ 60 per jam.
Perangkat lunak EMS akan berjalan pada beberapa komputer mini, termasuk Data General
MV BMC. Namun, tambahan kapasitas komputer akan dibutuhkan apakah dengan BMC
membeli paket EMS atau membangun manufaktur sendiri sistem mereka.

Pandangan Moore
Moore relatif baru menangani masalah manufaktur, mengambil alih hal itu sekitar setahun
yang lalu, dan tidak terlibat dalam upaya terakhir untuk membeli perangkat lunak penjadwalan.
Moore menjelaskan kepada Baxter bahwa BMC harus membeli Paket EMS untuk alasan berikut:
 Kami masih memalsukan EDI kami dan masih menjadwal dengan Lotus spreadsheet.
Seluruh industri melewati kami dengan dalam penggunaan komputer di bidang manufaktur
dan kita berada dalam bahaya kehilangan reputasi kami sebagai produsen komponen kelas
dunia. Kedua gelar MBA saya dan pengalaman kami dengan sistem persediaan baru yang Don
telah instal meyakinkan saya bahwa sistem komputer secara signifikan dapat meningkatkan
efisiensi dan meningkatkan layanan kami untuk pelanggan kami, tapi kita tidak bisa
menunggu 2 tahun untuk melengkapi sistem manufaktur home-grown kami yang masih perlu
ditingkatkan sebelum mereka benar-benar menjadi kelas satu.
Saya telah melakukan diskusi ekstensif dengan spesialis manufaktur EMS, membaca
literatur mereka, dan melihat usulan sistem yang ditunjukkan, dan saya yakin bahwa sistem
yang diusulkan akan melakukan segalanya yang kita ingin lakukan. EMS telah meyakinkan
saya bahwa tidak akan ada masalah dalam mengintegrasikan modul manufaktur dengan sistem
keuangan yang ada dan kita bisa bangun dan jalankan dengan seluruh sistem dalam 6 bulan.
"Mengingat bahwa kelompok MIS kami melakukan pekerjaan yang baik dalam
mengembangkan sistem baru, "kata Baxter," mengapa kita harus membeli paket EMS daripada
membangun sistem manufaktur sendiri?" jawaban Moore adalah:
Perbedaan waktu dan biaya antara membeli dan membangun terlalu signifikan untuk
diabaikan: 6 bulan untuk menginstal sistem canggih ini dibandingkan 2 tahun untuk
membangun sistem dasar kita sendiri, dan perusahaan membutuhkan $ 220.000 untuk
membeli sistem ini dibandingkan lebih dari $ 400,000 untuk membangun milik kita sendiri.
Biaya ini tidak termasuk perangkat keras baru, tapi kita perlu meningkatkan kapasitas kita
apakah kita membeli atau membangun sistem baru kami.
Selanjutnya, kita akan mendapatkan sistem state-of-the-art berkualitas tinggi bukan sistem
percobaan yang sederhana. EMS telah menjual sistem ini untuk ratusan produsen, dan dengan
demikian telah mampu menghabiskan lebih banyak waktu dan uang mengembangkan itu
daripada yang kita mampu. EMS memiliki sejumlah besar staf programmer yang lebih kreatif
dan canggih dari yang kita bisa dapatkan, dan EMS telah melewati beberapa siklus perbaikan
sistem ini berdasarkan pengalaman ratusan pengguna dari versi sebelumnya sistem ini.
Memang benar bahwa sistem EMS tidak akan selalu melakukan hal-hal seperti yang kita
ingin lakukan. Tetapi apakah cara kita melakukannya lebih baik daripada cara yang didasarkan
pada pengalaman ratusan produsen? Kami selalu membuat perubahan dalam bagaimana kita
melakukan sesuatu, sehingga itu tidak akan sulit bagi kita untuk membuat beberapa perubahan
sesuai dengan software baru ini, dan saya berharap bahwa perubahan ini akan meningkatkan
operasi kami.
"Kami belum berhasil dalam dua percobaan untuk menggunakan paket perangkat lunak
yang dibeli di area manufaktur, " Baxter memberi catatan. "Apa yang membuatmu berpikir
bahwa kita akan berhasil kali ini? ", jawaban Moore:
Ada beberapa perbedaan penting saat ini Pertama, di masa lalu ada sedikit kepemilikan
sistem baru oleh orang-orang pabrik, tapi kali ini saya juaranya dari sistem baru dan orang-
orang saya akan membuatnya bekerja. Kedua, di masa lalu konversi Strategi itu cacat. BMC
mencoba untuk menginstal penjadwalan tanpa data inventarisasi dibawah kontrol, namun kali
ini kita akan mengerjakan modul itu pada suatu waktu dalam urutan yang EMS telah sangat
sukses dengan di banyak instalasi sebelumnya. Ketiga, selama sebelumnya kami mencoba
mendorong kapasitas dan tidak ada sistem penjadwalan yang akan bekerja ketika kami harus
mempercepat segalanya, tapi kapasitas saat ini bukan masalah besar dan semua hal menjadi
cukup tenang di pabrik kami sehingga kami dapat mencurahkan energi kita untuk membuat
sistem baru yang sukses.

Pandangan Collins
Baxter juga berbicara dengan Collins, yang berpendapat bahwa BMC harus melanjutkan
prosesnya membangun sistem manufaktur yang dibutuhkan. Ia memperkirakan bahwa sistem
yang dibutuhkan dapat diselesaikan dalam waktu sekitar dua tahun dengan biaya sekitar $
420.000, $ 220.000 untuk bantuan dari luar (termasuk melatih orang-orang di alat pengembangan
baru) dan $ 200.000 untuk biaya internal.
Ketika Baxter meminta Collins mengapa BMC seharusnya tidak membeli perangkat lunak
EMS, Collins menjawab:
Pertama, perangkat lunak EMS jauh lebih rumit daripada yang kita butuhkan. Bagi
kebanyakan produsen umum setiap bagian mungkin memerlukan enam operasi pada enam
jenis mesin, dan setiap bagian memiliki routing yang berbeda dari bagian lain. Kemudian
beberapa bagian mungkin dirakit menjadi subbagian, sehingga Anda memiliki dua atau tiga
tingkat tagihan material. Kami biasanya mengambil kumparan baja, mencetak bagian tersebut,
membersihkannya, mengemasnya, dan mengirimnya, sehingga kedua routing dan tagihan
bahan kita sangat sederhana, seperti proses produksi kita. Sistem EMS dirancang untuk
produksi yang jauh lebih kompleks.
Kedua, kami telah memiliki sedikit atau tidak berpengalaman dengan sistem produksi
terkomputerisasi. Apakah ini masuk akal bagi kita untuk mencoba untuk melompat ke sangat
kompleks dan sistem yang canggih seperti usulan EMS? Lucas memiliki pemahaman yang
sangat dangkal mengenai paket perangkat lunak ini, dan dia tidak tahu rincian tentang
bagaimana itu akan bekerja. Oleh karena itu, dia tidak tahu kesulitan-kesulitan yang orang-
orangnya akan jalani dalam beradaptasi dengan paket kompleks ini. Bukankah lebih baik
untuk membangun sendiri sistem yang sesuai dengan di mana kita berada di kurva dan
perencanaan pembelajaran untuk meng-upgrade mereka seperti yang kita proses dalam
pemahaman kita tentang sistem yang kita membutuhkan?
Ketiga, ada kemungkinan bahwa sistem tidak cocok dengan cara kita menjalankan bisnis.
Apakah kita ubah sistem atau kita mengubah cara kita menjalankan bisnis kita? Kita mungkin
tidak bisa mengubah sistem yang dibeli, jadi kita harus mengubah cara kita menjalankan
bisnis.
Keempat, kita terus merubah fasilitas dan proses manufaktur kita, dan mungkin unik
untuk bisnis kita. Jika anda membeli paket, anda tunduk pada vendor untuk membuat
perubahan di dalamnya. Dia mungkin mau atau mungkin tidak membuat perubahan yang anda
inginkan, dan bahkan ia dapat membuat beberapa perubahan yang anda tidak inginkan. Jika
anda tidak mengharapkan sistem untuk berubah dan itu adalah sistem umum, Anda mungkin
harus membeli. Misalnya, satu sistem buku besar umum adalah seperti yang lain, dan mereka
tidak berubah dalam 20 tahun, sehingga Anda harus membeli aplikasi ini. Tapi kita terus
mengubah hal-hal di toko, dan jika kita membangun sistem kita sendiri, kita dapat mengubah
mereka ketika kita perlu.
Akhirnya, kita telah menunjukkan bahwa kita dapat membangun dan berhasil menginstal
sistem kita sendiri, tetapi catatan kami dengan membeli dan memasang sistem manufaktur
suram. Usulan EMS mungkin memenuhi kebutuhan kita, tapi sekali lagi itu mungkin tidak.
Kita gagal dua kali di masa lalu karena sistem kita membeli tidak sesuai dengan kebutuhan
kita. Mengapa mengambil kesempatan itu lagi?
 "Kau tampak sangat prihatin bahwa sistem EMS mungkin tidak sesuai dengan kebutuhan
kita atau bahwa kebutuhan kita mungkin berubah, " Baxter menjawab. "Bisakah kita
memodifikasi sistem ini jika tidak sesuai dengan kebutuhan kami ?, " Collins berkata :
Karena kita tidak akan memiliki versi kode sumber dari perangkat lunak ini, tidak akan
layak untuk programmer kami untuk mengubah fungsi dari sistem ini.
Ketika Baxter mencatat perbedaan biaya dan waktu antara pembelian dan membangun
sistem seperti yang diperkirakan oleh Moore, Collins menjawab:
Angka yang dikutip Lucas sangat menyesatkan. Harga pembelian hanyalah bagian dari
total biaya pembelian, menginstal, dan memelihara perangkat lunak. Untuk menjadi
memastikan anda memilih software yang benar-benar memenuhi kebutuhan anda, anda harus
berupaya besar dalam mendefinisikan kebutuhan dan mengevaluasi setiap calon paket
terhadap kebutuhan tersebut. Salah satu kelemahan utama usulan ini adalah bahwa proses ini
mendefinisikan kebutuhan dan mengevaluasi paket yang mungkin telah benar-benar
diabaikan. Menurut pendapat saya kita harus melalui dulu proses ini sebelum membeli paket
perangkat lunak manapun dan ini akan mempengaruhi baik biaya yang diusulkan dan berapa
lama waktu yang dibutuhkan untuk menginstal sistem.
Biaya lain pembelian sistem adalah biaya memodifikasi sistem yang ada sehingga mereka
dapat memasukkan data ke atau menerima data dari paket yang dibeli. Jika sistem yang harus
dihubungkan dengan sistem yang dibeli juga merupakan sistem yang dibeli yang tidak dapat
anda memodifikasi, Anda mungkin harus membuat sistem tambahan untuk menerjemahkan
dari satu paket sistem ke paket sistem lainnya. Sebagai tambahan akan ada biaya pelatihan
pengguna, konversi data, dan pergantian ke sistem baru. Aturan yang baik untuk total biaya
menginstal paket yang dibeli akan menjadi dua kali harga pembelian perangkat lunak, yang
dalam hal ini akan menjadi $ 440.000. Saya ragu bahwa kita bisa melakukannya untuk setiap
kekurangan, dan membandingkan dengan sekitar $ 420.000 untuk membangun sistem sendiri,
yang mencakup semua biaya yang terlibat, seperti pelatihan, konversi, dan mendefinisikan
kebutuhan orang produksi kami.
Ini akan memakan waktu setidaknya satu tahun untuk mengevaluasi dan menginstal
sistem yang dibeli. Ini dapat kurang dari 2 tahun diperlukan untuk melengkapi sistem kita
sendiri, tapi kita akan menginstal dan menggunakan komponen sistem baru seperti saat kita
menyelesaikannya, sehingga waktu yang dimanfaatkan tidak sebanyak itu.
 Ketika ditanya apa yang diperlukan untuk melakukan evaluasi yang lebih lengkap dari
proposal untuk membeli sistem EMS, Collins menjawab:
Kita akan perlu menghabiskan sekitar 6 bulan belajar wilayah produksi kita untuk
menentukan apa yang kita lakukan sekarang dan apa sistem baru harus dilakukan. Kemudian
kita akan butuh beberapa waktu untuk mencari beberapa paket yang tersedia, dan memisahkan
mereka menjadi tiga atau empat yang paling sesuai. Kemudian kita akan mengundang vendor
yang dipilih untuk menyerahkan proposal sehingga kami bisa belajar dan mengevaluasi
masing-masing proposal ini secara rinci dan memilih satu yang terbaik. Sementara itu, kami
akan mempersiapkan proposal untuk membangun sistem baru yang akan menggambarkan
sistem yang diusulkan secara rinci dan termasuk rencana untuk perkembangannya termasuk
jadwal dari kedua waktu dan uang yang diperlukan. Akhirnya, kita akan membandingkan
usulan yang terbaik dengan rencana untuk membangun sistem kita sendiri dan memutuskan
mana yang dapat dilakukan. itu akan mengambil setidaknya satu tahun dan biaya antara $
50.000 dan $ 90.000.

Saat Pengambilan Keputusan

Setelah diskusi dengan Moore dan Collins, Baxter duduk dengan adiknya, Sue Barkley,
untuk membahas tentang apa yang harus dilakukan terhadap proposal Moore. "Sue," Baxter
mengawali. "Kau bisa mendapatkan sistem perangkat lunak manufaktur bekas yang kita beli dan
jalankan, namun kondisi di toko begitu kacau sehingga kita tinggalkan dan tidak mencoba untuk
menggunakannya. Mengapa kita tidak mencobanya lagi?”. “Baru-baru ini kami
mempertimbangkan penggunaan kembali sistem ini, tetapi komputer khusus yang kami beli
untuk menjalankan program ini mati dan vendor dari perangkat lunak ini keluar dari bisnis jadi
sepertinya kali ini kami kurang beruntung.” Jawab Sue. "Lucas mengklaim bahwa BMC
kehilangan reputasinya sebagai produsen suku cadang kelas dunia karena sistem yang tidak
memadai dan karena itu BMC harus membeli sistem tanpa ditunda-tunda lagi", kata Baxter.
"Apakah Anda yakin pentingnya kita harus mendapatkan sistem yang baru dengan segera?". Sue
berpikir sejenak sebelum menjawab, “Saya pikir pelanggan kami tidak peduli pada sistem
asalkan kami menyediakan produk berkualitas tinggi dengan harga sesuai dan kami dapat
memberikan pada mereka ketika mereka membutuhkannya. Dari perspektif mereka, kita sudah
berinteraksi dengan mereka melalui EDI, sehingga hal tersebut merupakan masalah bagi kami
bukan pada mereka. Akan sangat bagus apabila memiliki sistem yang telah diusulkan sesegera
mungkin, tapi kita telah hidup tanpa mereka dalam waktu yang lama. "Baiklah, Sue," Baxter
berkata, "Aku masih tidak tahu apa yang harus kita lakukan. Bagaimana menurut Anda?".

Analisis dan Pembahasan Kasus

Baxter merupakan perusahaan penyedia suku cadang untuk kendaraan bermotor yang yang
cukup terkemuka. Pelanggan utama BMC mencakup Ford, General Motors, Honda Amerika,
General Electric, Whirlpool, Amana, dan Maytag. Para konsumen dari Baxter mengetahui bahwa
BMC memiliki kualitas produk yang baik, sehingga dari tahun-ke tahun jumlah pelanggan dari
Baxter semakin bertambah. Puncaknya pada tahun 1990, Baxter Manufacturing Company
(BMC) tidak mampu untuk memenuhi permintaan produk dari konsumen yang terlalu banyak.
Bahkan karena terlalu banyaknya permintaan dari konsumen, BMC sampai harus menolak
permintaan konsumen tersebut. Selain itu, adanya perubahan situasi dimana pelanggan BMC
beralih ke filosofi Just In Time (JIT) juga mendorong perusahaan untuk lebih fleksibel dalam
memenuhi kebutuhan pelanggannya. Permasalahan utama yang dihadapi Baxter Manufacturing
Company (BMC) adalah masalah penjadwalan terkait dengan produksi produk.
Untuk mengatasi permasalahan ini, pada tahun 1987 Baxter Manufacturing Company
(BMC) menerapkan sistem teknologi informasi spreadsheet Lotus. Untuk mengaplikasikan
sistem ini, BMC mempekerjakan karyawan bernama Nancy Shaw untuk memimpin proyek ini
sebagai bagian dari departemen MIS. Namun penerapan spreadsheet Lotus ini belum mampu
untuk mengatasi permasalahan dalam produksi karena masalah kapasitas yang berkembang dan
pelanggan beralih menjadi JIT. Ketika pelanggan berubah kebutuhan mereka, produksi jadwal
harus diubah, yang memaksa perubahan dalam jadwal bagian lain, dan orang-orang produksi
tampaknya akan menghabiskan banyak waktu mereka untuk menjadwal ulang. Karena
permintaan begitu dekat dengan kapasitas, sulit untuk memastikan semua pesanan dilakukan
tepat waktu, dan ada banyak percepatan yang terjadi, yang lagi-lagi menyebabkan kebutuhan
untuk menjadwal ulang. Manajemen BMC memutuskan bahwa jika penjadwalan bisa dipercepat,
namun konsekuensinya perusahaan harus membeli paket perangkat lunak untuk penjadwalan.
Langkah pertama yang diambil oleh BMC adalah dengan menerapkan metode alternative
dengan membeli sistem seharga $ 120.000, termasuk perangkat keras dan perangkat lunak.
Namun, dalam penerapan sistem ini BMC mengalami banyak kendala yakni pelatihan yang
disediakan vendor sangat buruk, sistem manual yang penuh kesalahan, dan dukungan dari vendor
sangat minim, serta seluruh bagian perusahaan tidak mengetahui cara mengoperasikan sistem ini.
Kondisi ini menyebabkan perusahaan mengalami kerugian sebesar $ 120,000 karena sistem yang
dibeli tidak dapat digunakan secara optimal.
Karena masalah penjadwalan yang dihadapi oleh BMC masih belum teratasi, maka
perusahaan memutuskan untuk membeli kembali sistem baru seharga $ 150,000. Perusahaan
vendor selaku penjual sistem ini memberikan pelatihan yang cukup memadai kepada seluruh
staff dan karyawan BMC. Namun, masalah utama yang dihadapi dalam penerapan sistem ini
adalahperusahaan perlu melakukan pembaharuan jadwal setiap 2 jam sekali, sedangkan
perusahaan juga harus menanggapi pesanan dari konsumen dengan cepat. Setelah berjalan satu
bulan, perusahaan menyadari bahwa sistem tersebut tidak memberikan solusi dari permasalahan
jadwal yang dihadapi BMC.
Pada tahun 1994 Shaw keluar dan BMC menyewa Don Collins untuk menggantikan sebagai
manajer MIS. Don Collins menyadari bahwa perusahaan perlu untuk menciptakan sistem sendiri.
Collins berpendapat bahwa dalam 2 tahun lagi MIS group dapat membangun dan menginstal satu
set sistem manufaktur yang akan memenuhi kebutuhan dasar BMC dan menyediakan layanan
yang memuaskan kepada pelanggan. Namun disisi lain, wakil presiden manufaktur yaitu Lucas
Moore, menyarankan bahwa BMC membeli dan menginstal paket perangkat lunak manufaktur
terintegrasi yang dijual oleh Effective Manajement Systems, Inc (EMS). Baxter Manufacturing
Company (BMC) harus memutuskan akan menerapkan metode konvensional dengan
menciptakan sistem sendiri (Collins) ataukah akan menerapkan sistem alternative dengan
membeli sistem (Lucas Moore).

Pembahasan
Baxter Manufacturing Company (BMC) sebagai perusahaan penyedia suku cadang
kendaraan bermotor harus menentukan pilihan apakah akan menciptakan sistem sendiri atau
akan membeli sistem. Menurut pendapat kelompok kami, tindakan tepat yang harus dipilih oleh
Baxter Manufacturing Company (BMC) adalah dengan menerapkan metode konvesional
(menciptakan sistem sendiri). Keputusan ini dipilih mengacu pada beberapa pertimbangan,
yakni:
1. Perusahaan telah mengalami dua kali kerugian dalam hal pembelian sistem. Pada
pembelian pertama, BMC mengalami kerugian sebesar $ 120,000, dan pada pembelian
kedua perusahaan merugi sebesar $ 150,000.
2. Staff dan karyawan dari Baxter Manufacturing Company (BMC) tidak memiliki
pengalaman dan pengetahuan dalam hal sistem produksi terkomputerisasi. Hal ini juga
diduga menjadi penyebab perusahaan mengalami kegagalan sebanyak dua kali dalam
mengaplikasikan sistem yang pernah dibeli.
3. Perangkat lunak EMS yang akan dibeli jauh lebih rumit dan lebih kompleks dari yang
dibutuhkan perusahaan.
4. Adanya kemungkinan ketidakcocokan antara kegiatan bisnis dan sistem yang diterapkan.
Sehingga perusahaan harus memutuskan untuk merubah kegiatan bisnis agar sesuai
dengan sistem yang telah dibeli. Perubahan kegiatan bisnis kemungkinan akan
mempengaruhi tingkat kepuasan dan jumlah konsumen BMC.
5. Keputusan untuk membeli sistem hanya digunakan jika sistem tersebut mengatur
kegiatan yang perubahannya tidak terlalu intensif. Sedangkan untuk kasus Baxter,
perusahaan harus terus merubah fasilitas dan proses manufakturnya.
6. Dengan menciptakan sistem sendiri (metode konvensional), Baxter Manufacturing
Company (BMC) dapat menyesuaikan sistem tersebut agar sesuai dengan kebutuhan
perusahaan.
7. Dari segi biaya dan waktu, pemilihan metode konvensional melalui penciptaan sistem
sendiri tergolong lebih efisien dibandingkan dengan membeli sistem. Walaupun secara
sekilas biaya dan waktu untuk menciptakan sistem terlihat lebih besar dibandingkan
dengan membeli sistem, tetapi ada biaya dan waktu tambahan yang harus dikeluarkan
perusahaan jika membeli sistem, yang menyebabkan biaya yang dikeluarkan menjadi
lebih besar dibandingkan dengan menciptakan sistem sendiri.
Dengan menciptakan sistem sendiri, biaya yang dikeluarkan adalah sebesar $ 420,000
dan waktu yang dihabiskan adalah selama 2 tahun. Sedangkan apabila perusahaan
memilih untuk membeli sistem, biaya yang dikeluarkan adalah sebesar $ 220,000 dan
waktu yang dihabiskan adalah selama 6 bulan. Namun dengan membeli sistem, BMC
harus mengeluarkan biaya tambahan berupa biaya memodifikasi sistem yang ada
sehingga mereka dapat memasukkan data ke atau menerima data dari paket yang dibeli.
 Tambahan biaya lain yang akan muncul adalah biaya pelatihan pengguna, konversi data,
dan pergantian ke sistem baru. Total biaya menginstal paket yang dibeli akan menjadi dua
kali harga pembelian perangkat lunak, yang dalam hal ini akan menjadi $ 440.000.
Begitupun dari sisi waktu, sekalipun terlihat lebih singkat namun itu belum termasuk
waktu untuk mengevaluasi paket aplikasi yang ditawarkan dari vendor dan waktu untuk
menginstall-nya.
Berdasarkan seluruh kondisi di atas, semua kondisi mengarah kepada penerapan metode
konvensional melalui pengembangan sistem sendiri oleh BMC sesuai dengan yang dianjurkan
oleh Collins. Keuntungan dari penerapan metode konvensional lebih banyak dibandingkan
dengan keuntungan penerapan metode alternative.