Midsouth Chamber of Commerce: The Role of The Business Manager in

Information Systems

Deskripsi singkat kasus

Pada awal 1900-an, pembangunan ekonomi di daerah Midsouth sangat tergantung pada
sistem transportasi, sehingga mendorong sekelompok pengusaha yang berpengaruh
membentuk Midsouth Chamber of Commerce (MSCC) untuk melobi pemerintah negara
bagian pada isu-isu yang berkaitan dengan transportasi.
Pertengahan tahun 1980-an, di bawah kepemimpinan Jack Wallingford, MSCC menjadi
organisasi advokasi/pembela yang agresif untuk komunitas bisnis dan MSCC menjadi
organisasi yang besar dan mulai melakukan komputerisasi pada beberapa proses manual.
Akhir tahun 1980an, MSCC diperhitungkan untuk menjadi organisasi advokat bisnis yang
paling kuat di Midsouth dan salah satu yang paling inovatif dalam pendekatan dan teknik
mereka dengan masalah yg ada pada komunitas bisnis. Masalah terbesar yang dihadapi
MSCC saat itu adalah pertumbuhan berkelanjutan yang mungkin dibatasi karena tidak adanya
dana jangka panjang dalam anggaran operasi tahunan mereka.
Pertengahan tahun 1980an, Wallingford dihadapkan dengan dilemma yang serius. MSCC
mengalami penurunan proyek senilai $330.000 dalam tahun fiskal 1989. Sampai akhirnya
Leon Lassiter masuk ke MSCC pada bulan Desember 1988 dengan 8 tahun pengalaman
dalam manajemen penjualan dan pemasaran pada American Brands. Sebagai tambahannya,
walaupun MSCC telah membeli komputer pribadi untuk penjualan dan pemasaran, dan telah
diinstalkan beberapa software yang biasa digunakan di tahun 1986, namun sistem tersebut
memiliki kemampuan yang cukup terbatas.
Pada awal tahun 1986, Wilson mulai memperkenalkan MSCC pada dunia
mikrokomputer dan manajemen database. Sebagian besar staf merasa ragu-ragu pada sistem
otomatis tersebut dan enggan menerima pendekatan tersebut. Namun, dengan bantuan
konsultan sistem, Wilson memperoleh peralatan dan mempekerjakan seorang programmer
untuk membuat software di semua area fungsional. Tiga kelompok pengguna utama yang
diidentifikasikan antara lain: Divisi Pemasaran, Divisi Operasional, dan Divisi Sumber Daya
Manusia. Satu PC IBM dan printer dipesan untuk semua kelompok tersebut. Dari tahun 1987
hingga tahun 1992, penggunaan tiga sistem tersebut tumbuh terus menerus. Tahun 1992,
Wilson mempekerjakan lagi konsultan eksternal untuk memeriksa kebutuhan informasi
organisasi dan memilih penambahan hardware dan software yang sesuai.
 Pada tahun 1993 kedua orang tersebut berperan utama atas kesuksesan tersebut, Lassiter
dan Wilson mengalami pertentangan pendapat. Lassiter merasa banyak pekerjaan manajer
territorial dan aktivitas pendukung marketing yang harus diautomatisasikan untuk
mengurangi biaya tenaga kerja secara signifikan. Lassiter juga merasa MSCC harus
mempekerjakan seorang analis sistem secara fulltime untuk memenuhi kebutuhan MSCC.
Disisi lain, Wilson mengkhawatirkan biaya dari sistem informasi. Ia merasa, dengan tetap
bekerja sama dengan Vassici ia dapat tetap mengontrol pertumbuhan kemampuan computer
tanpa biaya tambahan.
Pada awal 1996, Lassiter dan Wilson bekerja sama untuk menciptakan konsep dimana
MSCC menyediakan program asuransi kesehatan bagi para anggotanya. Wilson pun segera
mempekerjakan seorang analis sistem untuk meningkatkan kemampuan MSCC. Simon
Kovecki, seorang sarjana ilmu computer muda tanpa pengalaman pada organisasi beranggota
seperti MSCC atau software akuntansi, bergabung dengan MSCC pada Juni 1996 dan
menghabiskan tiga bulan pertamanya untuk mempelajari organisasi tersebut dan sistem
informasinya. Ia menghabiskan banyak waktu karena ia kesulitan dalam memahami software
MSCC yang tidak memiliki dokumentasi.
Pada 1998, MSCC mencapai titik dimana perubahan harus terjadi. Wallingford, atas
desakan dewan direksi, menempatkan Lassiter pada berbagai area komunikasi tambahan, seni
grafis, dan operasi percetakan. Tugas pengendali diserahkan kepada Harry Taska, dan wakil
presiden keuangan umum yang baru, Jeff Hedges, bertanggung jawab atas operasi computer.
Wilson, yang sudah mendekati masa pensiun, tetap melakukan aktivitasnya di bagian
kepentingan umum dan diminta untuk focus pada proyek penting bagian tersebut.
Sesaat setelah pergantian staf terjadi, Kovecki menyampaikan kekecewaannya atas
pergantian staf tersebut pada Lassiter. Ia merasa seharusnya ia dinaikkan menjadi manajer
sistem informasi dan diberikan beberapa staf tambahan. Hedges, yang hanya memiliki sedikit
latar belakang tentang komputer juga diberikan wewenang dalam penelitian dan pengendalian
fungsi tersebut. Kovecki khawatir Hedges tidak memiliki cukup waktu untuk mengelola
pertumbuhan operasi komputer dengan memadai.
Meskipun pergantian staf tersebut terjadi pada awal 1998, Lassiter telah mengantisipasi
hal tersebut sejak akhir 1997. Kekhawatirannya atas kurangnya perhatian yang berkelanjutan
pada sistem informasi membuatnya meminta informasi ke berbagai perusahaan yang
menyediakan software untuk organisasi seperti MSCC. Pada Agustus 1998 Lassiter
menghadiri pertemuan asosiasi nasional dimana sebuah sesi tentang software manajemen
membawa Lassiter pada perusahaan kecil bernama UNITRAK. Lassiter yakin bahwa
software baru yang dikembangkan UNITRAK dapat memenuhi kebutuhan MSCC.
Pada Oktober 1998, Lassiter mengundang Greg Ginder, presiden perusahaan software
UNITRAK ke MSCC untuk mendemonstrasikan kemampuan sistemnya tersebut. Wilson
hanya menyaksikan selama 45 menit dari demonstrasi selama 3 jam tersebut, dan
menyerahkan dukungannya pada Lassiter. Hedges menyetujui sistem baru tersebut, namun
Kovecki tampak ragu. Lassiter memutuskan untuk bergerak cepat dengan segera mengajukan
proposal pada Wallingford dan dewan direksi. Lassiter mempresentasikan perhitungan yang
menunjukkan bahwa sistem baru tersebut dapat meningkatkan penjualan sebesar $150.000.
Tahu bahwa UNITRAK akan mengurangi biaya software, dan satu minggu sebelum rapat
komite eksekutif, Lassiter dan Ginder telah menyetujui harga software tersebut, dimana
MSCC membayar 30% lebih murah dari yang dibayarkan oleh Northern State.
Ginder, presiden UNITRAK, sangat senang dengan keputusan tersebut, dan menjanjikan
bantuan sebesar-besarnya tanpa perlu biaya untuk penginstalan sistem baru tersebut. Namun,
Kovecki terus menunjukkan kekhawatirannya. Ia tidak menyukai keinginan Lassiter untuk
melatih para staf untuk menggunakan sebanyak mungkin fitur pada sistem baru tersebut.
Kovecki merasa hal tersebut dapat membuat para staf dapat mengetahui hal yang seharusnya
tidak mereka ketahui.
Hingga Februari 1999, Lassiter belum memperoleh informasi apapun mengenai
pembelian sistem baru tersebut. Kovecki mengatakan bahwa tidak ada yang mengijinkan
pembelian tersebut. Lassiter pun mendatangi Hedges, yang mengatakan bahwa ia tidak tahu
menahu dan sedang sibuk dengan penelitian. Hedges meminta Lassiter untuk melakukan
pembelian itu sendiri. Meskipun pembelian tersebut bukan wewenangnya sebagaimanajer
bisnis, Lassiter merasa proyeknya tidak akan berjalan jika software barunya belum dibeli.
Setelah menandatangani order pembelian, Lassiter menyerahkan proyek pergantian sistem
tersebut kepada Kovecki dan Hedges yang bertanggung jawab atas sistem informasi MSCC.
Pada 30 Maret, Lassiter menanyakan perkembangan proyeknya pada Kovecki. Hardware
telah dikirim, namun Kovecki disibukkan oleh proyek Wilson dan tidak memiiki waktu untuk
software baru tersebut. Lassiter pun meminta keterangan pada Wilson untuk mengetahui
seberapa lama Kovecki akan bekerja pada proyeknya. Lassiter merasa kurang nyaman
menekan Kovecki dan Hedges, namun ia merasa bahwa ia harus menggunakan pengaruhnya
untuk membuat proyeknya berjalan. Lassiter mengumpulkan para staf dan memberitahu
bahwa pergantian sistem akan dilakukan. Para staf merasa marah karena mereka tidak
diberitahu terlebih dahulu mengenai hal tersebut. Para staf mengajukan banyak pertanyaan,
Lassiter meminta Kovecki yang telah mempelajari dokumentasinya untuk menjawab, namun
Kovecki tidak dapat mejawab pertanyaan-pertanyaan tersebut karena ia masih membutuhkan
waktu untuk mempelajari dokumentasi sistem baru tersebut.
Lassiter membuat perjanjian dengan UNITRAK untuk memberikan pelatihan pada
dirinya dan Kovecki. Pelatihan berjalan lancar, namun progres pergantian sistem tersebut
berjalan lambat. Lassiter menyatakan bahwa proyeknya akan selesai pada akhir Maret 1999,
namun baru sedikit hal yang dikerjakan. Lassiter menyatakan, “Ini sebagian kesalahan saya
karena saya tidak membentuk teamwork di depan, dan aku tidak membuat awal yang jelas
dalam proses tanggung jawab mereka yang ikut serta.”
Lassiter menyiapkan 2 hari pelatihan staf untuk minggu ketiga pada bulan Agustus 1999.
Pelatihan ini berjalan lancar dengan pengecualian dari segmen konferensi dan seminar
perangkat lunak. Pengguna memberikan keluhan signifikan bahwa perangkat lunak baru
melayani daerah ini tidak sefungsional dan seramah seperti yang ada dalam aturan tertulis PC
software. Meskipun Lassiter menduga bahwa sebagian besar dari masalah adalah bahwa
perangkat lunak yang baru tersebut berbeda, ia meminta UNITRAK untuk bekerja dengan
pengguna dalam mengadaptasi perangkat lunak UNITRAK untuk lebih memenuhi kebutuhan
mereka.
Pada hari terakhir pelatihan, Lassiter memberitahu Kovecki untuk memindahkan data
dalam sistem PC saat ini ke sistem baru. Kovecki Lassiter mengatakan bahwa dia mengalami
beberapa masalah dan akan melakukan pemindahan setelah bekerja, dan itu akan menjadi hal
pertama yang siap di pagi hari. Walaupun salah satu sistem divisi pemasaran itu telah di-
backup baru-baru ini, sisa dari PC MSCC pada dasarnya tidak bisa beroperasi. Permintaan
untuk daftar dan label untuk surat tidak dapat terpenuhi. Pengolahan Word, posting
pembayaran dan faktur, perubahan manajemen biaya, dan sebagainya tidak bisa dioperasikan.
Lassiter mengalami kesulitan dalam memperoleh informasi dari Kovecki mengenai
progress konversi sistem tersebut. Tampaknya Kovecki frustasi dengan masalah yang ia
miliki dan jengkel dengan staf yang datang kepadanya untuk meminta bantuan dan mencari
cara untuk menghindari staf. Meskipun Lassiter tahu bahwa staf merasa dia bertanggung
jawab untuk sistem yang baru, ia merasa frustasi bahwa tidak banyak yang bisa ia lakukan
dalam mengelola konversi. Hedges keluar dari proyek dan Kovecki tidak melaporkan kepada
Lassiter.
Pembahasan kasus
Awal mula terjadinya masalah yang berkaitan dengan gagalnya penerapan sistem baru
pada perusahaan MSCC disebabkan karena:
1. Staff yang ditempatkan dalam struktur organisasi MSCC tidak memiliki
kompetensi sesuai dengan tugasnya
Simon Kovecki yang bergabung dengan MSCC pada Juni 1996 merupakan seorang
sarjana ilmu komputer muda tanpa pengalaman pada organisasi beranggota seperti
MSCC atau software akuntansi, sehingga ia menghabiskan tiga bulan pertamanya untuk
mempelajrti organisasi tersebut dan sistem informasinya. Ia menghabiskan banyak waktu
karena ia kesulitan dalam memahami software MSCC yang tidak memiliki dokumentasi.
Jeff Hedges yang bertanggung jawab atas operasi computer diketahui hanya memiliki
sedikit latar belakang tentang komputer sehingga dikhawatirkan tidak memiliki cukup
waktu untuk mengelola pertumbuhan operasi komputer dengan memadai.
2. Keputusan untuk menggunakan sistem baru yang dilakukan oleh Lassiter terkesan
terburu-buru
Terjadinya kondisi penurunan nilai proyek sebesar $330.000 dari MSCC dalam tahun
fiskal 1989 mendorong Lassiter untuk mengambil suatu keputusan, dimana akhirnya
keputusan yang diambilnya adalah menerapkan sistem baru yang dikembangkan oleh
UNITRAK. Salah satu alasan Lassiter menggunakan software ini karena UNITRAK
menjualnya dengan harga murah sehingga dapat menekan biaya dari MSCC. Lassiter
juga mempresentasikan perhitungan yang menunjukkan bahwa sistem baru tersebut
dapat meningkatkan penjualan sebesar $150.000. Namun, Lassiter tidak
memperhitungkan apakah software tersebut cocok atau tidak untuk diterapkan pada
MSCC. Disamping itu, Lassiter juga tidak menginformasikan kepada seluruh
karyawannya bahwa ada penerapan sistem baru MSCC. Segera setelah pembelian sistem
baru tersebut dilakukan, Lassiter mengumpulkan para staf dan memberitahu mereka.
Para staf merasa marah karena mereka tidak diberitahu terlebih dahulu mengenai hal
tersebut. Para staf mengajukan banyak pertanyaan, Lassiter meminta Kovecki yang telah
mempelajari dokumentasinya untuk menjawab, namun Kovecki tidak dapat mejawab
pertanyaan-pertanyaan tersebut karena ia masih membutuhkan waktu untuk mempelajari
dokumentasi sistem baru tersebut.
3. Waktu pelatihan yang terlalu singkat, sehingga hasil yang diperoleh tidak optimal
Lassiter membuat perjanjian dengan UNITRAK untuk memberikan pelatihan pada
dirinya dan Kovecki. Pelatihan berjalan lancar, namun progres pergantian sistem tersebut
berjalan lambat. Lassiter hanya menyiapkan 2 hari pelatihan staf untuk minggu ketiga
pada bulan Agustus 1999. Pengguna memberikan keluhan signifikan bahwa perangkat
lunak baru melayani daerah ini tidak sefungsional dan seramah seperti yang ada dalam
aturan tertulis PC software.
4. Sistem baru yang diterapkan tidak cocok dengan MSCC
Dalam mengambil keputusan penerapan sistem baru, Lassiter seharusnya melakukan uji
coba sistem untuk mengetahui apakah sistem tersebut cocok untuk diterapkan MSCC.
Tanpa adanya uji coba, kemungkinan dapat terjadi ketidakcocokan sistem seperti yang
dihadapi MSCC, dimana Kovecki mengalami beberapa masalah ketika akan melakukan
pemindahan data (back-up) ke sistem yang baru. Walaupun data dari sistem divisi
pemasaran itu telah di-backup baru-baru ini, sisa dari PC MSCC pada dasarnya tidak bisa
beroperasi. Permintaan untuk daftar dan label untuk surat tidak dapat terpenuhi. Di
samping itu, pengolahan Word, posting pembayaran dan faktur, perubahan manajemen
biaya, dan sebagainya tidak bisa dioperasikan.
5. Ketidakjelasan pembagian tugas dan wewenang terhadap penerapan sistem baru
Lassiter tidak dengan jelas menugaskan orang yang bertanggung jawab terhadap
penerapan sistem baru tersebut. Hal itu bisa diketahui ketika sistem baru telah dikirim,
namun Kovecki disibukkan oleh proyek Wilson dan tidak memiiki waktu untuk software
baru tersebut. Para staf yang bingung dengan tata cara penerapan sistem baru ini pun
mengajukan banyak pertanyaan kepada Kovecki. Namun Kovecki tidak dapat mejawab
pertanyaan-pertanyaan tersebut karena ia masih membutuhkan waktu untuk mempelajari
dokumentasi sistem baru tersebut. Lassiter mengalami kesulitan dalam memperoleh
informasi dari Kovecki mengenai progress konversi sistem tersebut. Tampaknya Kovecki
frustasi dengan masalah yang ia miliki dan jengkel dengan staf yang datang kepadanya
untuk meminta bantuan dan mencari cara untuk menghindari staf.
Hal yang dapat dipelajari dari kasus di atas adalah dalam penerapan sistem baru disebuah
perusahaan, sangat penting untuk melakukan tahap uji coba sistem tersebut dan tidak terburu-
buru dalam pengambilan keputusan penerapan sistem. Kejelasan pembagian tugas dan
tanggungjawab, serta penyediaan tenaga kerja yang memiliki kompetensi sangat penting
untuk diperhatikan. Pada intinya perlu ada integrasi dan sinergi antara manusia selaku
pengguna sistem dengan software dan hardware baru yang akan diterapkan dalam suatu
perusahaan. Ketidaksesuaian antara salah satu dari ketiga komponen ini (manusia, hardware,
dan software) akan menyebabkan penerapan sistem baru menjadi tidak berguna.