PROPOSAL PENAWARAN

SISTEM ANTREAN KUNJUNGAN LAPAS

BERBASIS WHATSAPP

lppmataram38@gmail.com
PROPOSAL PENAWARAN SISTEM ANTREAN KUNJUNGAN LAPAS BERBASIS
WHATSAPP

A. RUANG LINGKUP PROJECT

1. Latar Belakang
Pada saat ini, kegiatan operasional instansi tidak dapat dipisahkan lagi dari adanya teknologi
informasi (TI), di mana suatu instansi membutuhkan TI untuk meningkatkan kemampuan competitive
advantage serta menjawab kebutuhan pelayanan dalam memenuhi tuntutan aktifitas operasional instansi,
salah satunya adalah pelayanan kunjungan dari masyarakat ke dalam Lapas. Untuk itulah dibutuhkan suatu
sinergi yang kuat antara tupoksi dan teknologi, agar terjadi keselarasan dan dapat selalu berjalan
beriringan dalam meningkatkan pelayanan prima pada masyarakat. Salah satu sarana di bidang TI yang
dapat digunakan untuk menjawab kebutuhan kegiatan operasional instansi adalah teknologi berbasis web,
yaitu suatu teknologi yang memberikan berbagai macam kemudahan, karena dapat diakses secara realtime
dan mempunyai interface yang simple, yaitu berupa aplikasi yang dapat diakses melalui windows dan
android.
Kehadiran teknologi berbasis web telah banyak mengubah proses operasional instansi serta menjadi
katalisator dalam meningkatkan pertumbuhan dan memberikan nilai tambah, sehingga melahirkan suatu
ide strategis demi mewujudkan visi dan misi organisasi.

2. Konsep Kerja
Lembaga Pemasyarakatan atau Lapas adalah suatu instansi yang bergerak dalam bidang pelayanan
hokum dan pembinaan kepada masyarakat. Saat ini, Lapas belum menerapkan dan memanfaatkan
keberadaan teknologi informasi terintegrasi guna mendukung aktifitas kerja sehari-hari, sehingga sebagian
besar aktifitas operasional pelayanan masih dilakukan secara manual, baik aktifitas manajemen pelayanan
pembinaan, aktifitas manajemen keuangan, maupun pelayanan kunjungan dan pengaduan. Seiring dengan
perjalanan kegiatan operasional Lapas, dijumpai banyak sekali kendala yang menimbulkan permasalahan
yang mengganggu aktifitas sehari-hari. Karena sebagian aktifitas masih dilakukan secara manual, otomatis
mempersulit dan memperlambat petugas Lapas untuk melayani masyarakat, khususnya pengunjung.
Untuk mengatasi permasalahan tersebut, kami menawarkan solusi untuk mengatasi masalah di
atas. Solusi tersebut berupa Sistem Antrean Kunjungan Berbasis Whatsapp. Sistem ini dikembangkan
dengan harapan dapat membantu dalam proses pelayanan dan pengadministrasian aktifitas kunjungan
masyarakat ke dalam Lapas. Selain itu, system ini ditujukan untuk meningkatkan keamanan, yakni
mengurangi tingginya jumlah antrean secara manual di depan Lapas. Pemanfaatan teknologi informasi
juga dilakukan dalam rangka pembentukan kumpulan data secara terpusat yang terkoordinasi dengan
semua sub seksi Lapas guna meningkatkan kemampuan akses informasi dan manajemen kunjungan.

3. Tujuan Program
Tujuan utama dari system ini adalah meningkatkan efisiensi, efektivitas, dan kemampuan integrasi dalam
pelayanan kunjungan. Sistem pelayanan kunjungan ini berbasis whatsapp yang memberi kemudahan
kepada masyarakat untuk melakukan pendaftaran kunjungan yang dibutuhkan tanpa perlu mengantre
secara manual. Dengan adanya alur proses kegiatan yang otomatis dalam pemrosesan dan pengendalian
akses kunjungan, juga akan mempermudah Lapas melakukan monitoring terhadap pengunjung dan WBP
yang dikunjungi.

4. Kemampuan Program
Sistem Antrean Kunjungan Berbasis Whatsapp merupakan sistem pelayanan kunjungan dengan
memanfaatkan aplikasi social media yaitu Whatsapp. Dalam pelaksanaan tugas dan fungsinya, Lapas
memiliki system aplikasi manajemen terpusat, yaitu SDP. System ini melingkupi seluruh kegiatan di
dalam Lapas, termasuk layanan kunjungan. Tapi, seperti yang telah dijabarkan di atas, kendala yang
dihadapi di lapangan terkait kunjungan adalah tingginya jumlah antrean yang memenuhi halaman Lapas,
yang selain menimbulkan keluhan pengunjung, juga sangat beresiko dari segi keamanan. Karena itulah
diperlukan suatu system yang dapat digunakan untuk mengakomodir antrean pengunjung. Sistem antrean
kunjungan berbasis whatsapp ini maksudnya bukan merupakan system yang bekerjasama dengan pihak
Whatsapp, tapi system yang dibentuk ini hanya memanfaatkan fitur yang ada di whatsapp untuk
menjalankan fungsinya. Karena kami sadari, untuk dapat merancang dan membangun sebuah system
aplikasi khusus yang terintegrasi langsung dengan SDP, mungkin masih belum dapat dilakukan dan
membutuhkan waktu yang cukup lama, karena keterbatasan sarana dan SDM. Maka untuk sementara, kita
dapat memanfaatkan sarana yang ada namun tetap dapat menjalankan fungsi kita dengan baik.

B. SPESIFIKASI KEBUTUHAN SARANA

Sistem ini hanya membutuhkan satu unit computer/PC dan satu unit Smartphone Android sebagai sarana
kerjanya. Berikut ini spasifikasi hardware yang dibutuhkan untuk mendukung Sistem Antrean
Kunjungan Berbasis Whatsapp, yaitu:
Spesifikasi Komputer
 Processor Intel® Core i3 (2.33 GHz, FSB 1333, Cache 4MB)
 Chipset Intel® S3200 Server Chipset
 Memory 2 GB ECC DDR2-5300 SDRAM 667 MHz
 Video Type Integrated ATI ES1000 32 MB
 Hard Drive 500 GB Serial ATA-II/300, 7200 RPM, Cache 16MB, Hot-Plug, 3.5-inch
 Operating System Windows 7 or higher
 Networking Integrated Intel® PRO/1000XT Gigabit Server Connection
 Monitor LCD 14”

Spesifikasi Smartphone
 NETWORK Technology : GSM / UMTS / LTE
 SIM : Dual SIM (Nano-SIM, dual stand-by)
 DISPLAY Type : IPS LCD capacitive touchscreen, 16M colors
 PLATFORM OS: Android 7.1 (Nougat)
 Chipset : Mediatek MT6750
 CPU : Octa-core (4x1.5 GHz Cortex-A53 & 4x1.0 GHz Cortex-A53)
 GPU: Mali-T860MP2
 MEMORY : Card slot microSD, up to 256 GB (dedicated slot)
 Internal : 16 GB, 3 GB RAM
 CAMERA Primary : 13 MP, f/2.2, PDAF, LED flash
 Video : 1080p@30fps

Hardware Lainnya
 Printer Laser Canon G2000
 SIM Card

C. STRUKTUR PEMBAGIAN PEKERJAAN

Susunan Anggota:
 Penanggungjawab : Kepala Lapas
 Supervisi : Kasubsi Admisi Orientasi
 Koordinator : Lalu Budi Setiawan
 Media Designer : Lalu Ramadhan
 Perancang Skema : Arlin Yusmanita
 Editor : Nella Sekarweni
 Humas : Reni
 D. DIAGRAM PERTANGGUNGJAWABAN

Penanggungjawab

Supervisi

Koordinator

Operator Operator

E. PEMBAGIAN TUGAS
Susunan Anggota:
 Penanggungjawab : Kepala Lapas
 Supervisi : Kasubsi Admisi Orientasi
 Koordinator : Lalu Budi Setiawan
 Operator Registrasi dan Pendaftaran : Reni
 Operator Loket Kunjungan : Nella Sekarweni
 Petugas Penerima Kunjungan : Fedri

Uraian Tugas :
F. SKEMA LAYANAN KUNJUNGAN

1. ALUR REGISTRASI PELAYANAN KUNJUNGAN BERBASIS WHATSAPP

Calon pengunjung
mengirim pesan melalui
Aplikasi WhatsApp sesuai
format yang ditentukan

Operator memproses isi

chat dan validasi calon
pengunjung

Sesuai Tidak Sesuai/format salah

Calon pengunjung
Ditolak, tidak dapat
menerima balasan dari diminta menulis pesan
melanjutkan proses
Operator bahwa Data sesuai format
kunjungan
sesuai
2. ALUR PELAYANAN KUNJUNGAN BERBASIS WHATSAPP

Operator menerima
data calon
pengunjung pada hari
H

Operator mencetak
Kertas Kunjungan
sebelum Jam
Kunjungan

Kartu difoto dan Hardcopy/kertas

dikirim melalui kunjungan
Aplikasi WhatsApp ke diserahkan kepada
Calon Pengunjung P2U untuk validasi

Calon pengunjung
memasuki portir dan
menunjukkan Foto
kertas kunjungan ke
P2U

P2U akan
mencocokan data
difoto dengan kertas
kunjungan

Data Sesuai Data Tidak Sesuai

Pengunjung Masuk Kunjungan Ditolak

Penggeledahan dan
Penitipan Barang

Penomoran
kunjungan

Pemanggilan WBP

Masuk Aula
Kunjungan
3. TATA CARA REGISTRASI KUNJUNGAN
SYARAT PENDAFTARAN
 MEMILIKI SMARTPHONE BERBASIS ANDROID
 MEMILIKI APLIKASI DAN AKUN WHATSAPP
 DATA DIRI (KTP/SIM/Kartu Pelajar)
 MEMILIKI KARTU KUNJUNGAN BAGI NARAPIDANA/SURAT PENAHANAN BAGI
TAHANAN
 JIKA KELUARGA DISERTAKAN DENGAN KK (KARTU KELUARGA)

TATA CARA PENDAFTARAN KUNJUNGAN BERBASIS WHATSAPP

 PENDAFTARAN DILAKUKAN MINIMAL 1 HARI (H-1) SEBELUM HARI
KUNJUNGAN. TIDAK MENERIMA PENDAFTARAN UNTUK BERKUNJUNG PADA
HARI “H”.
 MENGIRIM PESAN MELALUI AKUN WHATSAPP DENGAN FORMAT SEBAGAI
BERIKUT:
 NAMA LENGKAP PENGUNJUNG#ALAMAT#NAMA
WBP#HUBUNGAN#JUMLAH PENGIKUT#HARI DAN TANGGAL RENCANA
BERKUNJUNG#
CONTOH : RODIYA#JALAN ANGGUR NO. 3 KEKALIK,
MATARAM#SURIAH#IBU KANDUNG#2 ORANG#RABU 25 MEI 2018#
 UPLOAD DOKUMEN YANG DIPERLUKAN:
 KTP
 KARTU KUNJUNGAN BAGI NARAPIDANA
 SURAT PENAHANAN BAGI TAHANAN
 KARTU KELUARGA JIKA MEMILIKI HUBUNGAN KELUARGA
 NAMA DAN ALAMAT PENGUNJUNG HARUS SESUAI DENGAN KTP
 JIKA DATA SUDAH SESUAI, DIHARAPKAN KEPADA CALON PENGUNJUNG
UNTUK BERKUNJUNG PADA HARI YANG SUDAH DIRENCANAKAN.

SELAMAT BERKUNJUNG 