BAB III

GAMBARAN UMUM OBJEK PENELITIAN

DAN PERANCANGAN SISTEM

3.1 Gambaran umum Lembaga

3.1.1. Sejarah Singkat Lembaga

SD Negeri Warungkawung adalah lembaga dalam bidang pendidikan

yang berada di wilayah kecamatan nagrak, kabupaten sukabumi, provinsi

jawa barat. Sekolah ini berdiri pada tahun 1973 dengan nama SD Negeri

Inpres Warungkawung. Sekolah melalui program inpres membangun SD

Negeri warungkawung di samping SMP Negeri 1 Nagrak.

Pada saat ini SDN Warungkawung berusaha menjadi lembaga

pendidikan yang terdepan dan memberikan pelayanan prima kepada

masyarakat di desa cisarua dan sekitarnya.

SD Negeri Warungkawung sudah mencetak beberapa prestasi dari

anak didiknya banyak sekali siswa yang mendapat juara dari berbagai

prestasi yang diadakan oleh dinas pendidikan setempat.

3.1.2. Visi Dan Misi Lembaga

 Visi

Terwujudnya siswa yang unggul dan berprestasi dilandasi iman dan taqwa.
 Misi

1) Menumbuhkan semangat keuunggulan kepada seluruh warga sekolah.

41
 43

2) Mendorong siswa untuk mengenali potensi dirinya sehingga dapat

dikembangkan secara optimal

3) Menerapkan manjemen partisipatif dengan melibatkan seluruh warga

sekolah dan kelompok kepentingan yang terkait.

4) Melaksanakan pembelajaran yang efektif, inovatif, kreatif dan

menyenangkan.

5) Menumbuhkan rasa cinta tanah air dan semangat mencari ilmu.

3.1.3 Struktur Organisasi

Untuk melaksanakan tugas beban pekerjaan dan kewajiban, sekolah telah

menentukan struktur organisasi di setiap tahun pelajaran adapun tugas dan

kewajibannya, sebagai berikut :

a. Kepala Sekolah

Tugas : memimpin dan memastikan setiap kegiatan berjalan dengan tepat,

mengelola keuangan sekolah dengan dengan akuntabel dan efisien, membuat

perencanaan menyusun target kerja yang harus dicapai oleh seluruh perangkat

sekolah.

b. Bendahara

Tugas : melakukan pengelolaan terhadap dana BOS ( bantuan operasional sekolah

) secara efisien, membuat laporan pertanggungjawaban pengeluaran sekolah

dengan jujur dan transparan.

 44

c. Sekertaris

Tugas : melakukan pengumpulan, pengolahan dana BOS, membantu bendahara

membuat laporan pertanggung jawaban penggunaan dana BOS kepada

pemerindah/dinas setempat.

d. Kesiswaan

Tugas : melakukan pengawasan, mengatur program terlaksana dengan baik

menyusun dan membuat kurikulum sekolah.

e. Operator

Tugas : melakukan pengumpulan, pengolahan, analisis, evaluasi, dan pelaporan

statistik distribusi.

f. Tenaga Pendidik

Tugas : mengajar peserta didik dengan baik, menjadikan peserta didik menjadi

siswa yang berprestasi.

Gambar 3.1 : Struktur organisasi SD Negeri Warungkawung

(Sumber: struktur organisasi sekolah)

 45

3.2. Perancangan Sistem

3.2.1. Analisa Sistem yang sedang berjalan

1. Analisa Dokumen

Gambar 3.21 : Diagram alur dokumen yang berjalan

1. Dokumen
Laporan Barang Masuk
Deskripsi
Semua jenis ATK yang masuk ke sekolah
Fungsi Digunakan untuk pembuatan laporan barang
masuk kepada Dinas pendidikan
Sumber
Operator, Kepala sekolah
Atribut Id barang, nama barang, kategori barang,
kuantitas, harga, total
Output
Laporan barang masuk sekolah
 46

2. Dokumen
Laporan Barang Keluar
Deskripsi
Semua jenis ATK yang keluar dari sekolah
Fungsi Digunakan untuk pembuatan laporan barang
persediaan kepada Dinas pendidikan
Sumber
Operator, Kepala sekolah
Atribut Id barang, nama barang, kategori barang,
kuantitas, harga, total
Output
Laporan persediaan barang keluar sekolah

Gambar 3.22 : Analisis Dokumen

Deskripsi :

a. Barang masuk

Barang masuk adalah semua barang alat tulis kantor yang dibeli untuk

keperluan sekolah

b. Laporan barang masuk

Laporan barang masuk adalah laporan barang apa saja yang sudah dibeli

oleh pihak sekolah

c. Laporan barang keluar

Laporan barang keluar adalah laporang barang apa saja yang sudah di

gunakan oleh pihak sekolah

2. Flowmap system yang berjalan

1. Use case yang sedang berjalan

Use Case merupakan sebuah teknik yang digunakan dalam

pengembangan sebuah software atau sistem informasi untuk menangkap

 47

kebutuhan fungsional dari sistem yang bersangkutan, Use Case

menjelaskan interaksi yang terjadi antara ‘aktor’ inisiator dari interaksi

sistem itu sendiri dengan sistem yang ada, sebuah Use Case

direpresentasikan dengan urutan langkah yang sederhana.

Gambar 3.23 usecase Diagram yang berjalan

2. Sekenario usecase Diagram

Nama usecase : Penerimaan Barang Masuk

Actor : Sekolah, Operator

Type : Primary

Tujuan : Menginput data penerimaan barang

Deskripsi :

3. Table 3.1 Deskripsi Use Case

Sekolah Operator
1. Memberikan barang kepada
operator
 48

2. Menginput data barang masuk

Nama usecase : Cetak Data Barang

Actor : Operator , Kepala Sekolah

Type : Primary

Tujuan : Mencetak data persediaan barang

Deskripsi :

4. Table 3.1 Deskripsi Use Case

Operator Kepala Sekolah

1. Membuat laporan barang masuk

2. Mencetak data persediaan barang

3. Memberikan laporan kepada

kepala sekolah

Nama usecase : Penandatanganan Barang Masuk

Actor : Kepala Sekolah , Operator

Type : Primary

Tujuan : Menerima dan mengesahkan data persediaan

barang
Deskripsi :

5. Table 3.1 Deskripsi Use Case

Operator Kepala Sekolah
1. Memberikan Laporan data
persediaan barang

2. Menerima dan menandatangani

laporan barang dari operator
 49

3. Menerima hasil laporan yang

sudah sah

Nama usecase : Penyerahan Laporan

Actor : Operator , Dinas Pendidikan

Type : Primary

Tujuan : Mengantarkan dan mengumpulkan laporan kepada

dinas pendidikan
Deskripsi :

6. Table 3.1 Deskripsi Use Case

Operator Dinas Pendidikan
1. Memberikan Laporan data
persediaan barang kepada dinas

2. Menerima laporan barang dari

operator

3. Activity diagram
Activity diagram menggambarkan bagaimana setiap aktivitas dari

administrator berdasarkan use case diagram, untuk activity diagram dapat dilihat

pada di bawah ini.

 50

Gambar 3.24 Activity Diagram penerimaan barang yang berjalan

Gambar 3.25 Activity Diagram penyerahan dan pengesahan laporan yang

berjalan
 51

Gambar 3.26 Activity Diagram penyerahan laporan yang berjalan

3. Evaluasi sistem yang sedang berjalan

a. Evaluasi Sistem

Evaluasi sistem yang sedang berjalan dimaksudkan untuk mengetahui

seberapa kompleks permasalahan dan kekurangan yang terjadi di dalam instansi

adapun beberapa hal yang sudah di dapatkan dari hasil pengamati dan evalusi

menggunakan analisa sistem dan hasil wawancara yang sudah dilakukan terhadap

beberapa narasumber maka didapatkan kesimpulan sebagai berikut :

Dengan sistem pengolahan data persediaan barang yang ditulis dalam buku

besar dan belum menggunakan komputerisasi membuat petugas sering melakukan

kesalahan dan kesulitan dalam membuat laporan sering terjadi kesulitan ketika

data sedang dibutuhkan sering terjadi kesalahan pengerjaan juga menghambat

dalam proses pelaporan.

 52

b. Pemecahan Masalah

Terlihat dari beberapa masalah yang dihadapi tersebut, maka diusulkan

pemecahan masalah sebagai berikut:

1. Sekolah seharusnya meminimalisir terhadap sistem terkomputerisasi

untuk mengelola data persediaan barang keluar dengan baik.

2. Menyediakan sistem yang terhubung ke database untuk menyimpan

semua data sehingga dapat mudah diakses ketika data dibutuhkan

kembali.

3.2.2. Analisa dan Perancangan sistem yang di usulkan

1. Gambaran umum Sistem yang di usulkan

Aplikasi yang diusulkan untuk Aplikasi persediaan barang ini memiliki

lebih banyak keuntungan dan kemudahan dibanding dengan system yang saat ini

digunakan sekarang ini, seperti dalam hal penyimpanan data, dalam hal

pengerjaannya pun menjadi lebih efisien dan tepat waktu dalam pelaporan,

instansi tidak akan khawatir ada data yang berceceran mencari data menjadi

sangat mudah dan tidak memakan waktu yang sangat lama , sekolah memiliki

data yang pasti dan dalam hal pelaporan pun tidak akan terlambat.
 53

Gambar 3.27 : Flow map yang di usulkan

1. Dokumen
Laporan Barang Masuk
Deskripsi
Semua jenis ATK yang masuk ke sekolah
Fungsi Digunakan untuk pembuatan laporan barang
masuk kepada Dinas pendidikan
Sumber
Operator, Kepala sekolah
Atribut Id barang, nama barang, kategori barang,
kuantitas, harga, total
Output
Laporan barang masuk sekolah
2. Dokumen
Laporan Barang Keluar
Deskripsi
Semua jenis ATK yang keluar dari sekolah
Fungsi Digunakan untuk pembuatan laporan barang
persediaan kepada Dinas pendidikan
Sumber
Operator, Kepala sekolah
Atribut Id barang, nama barang, kategori barang,
kuantitas, harga, total
 54

Output
Laporan persediaan barang keluar sekolah
3. Dokumen
Laporan Akun Pengguna
Deskripsi
Semua akun pengguna baru jika diperlukan
Fungsi Digunakan untuk login pengguna yang
ditugaskan untuk mengelola data
Sumber
Operator, Pengguna
Atribut Id user, username, kata sandi, nama, alamat,
level
Output Cetak data pengguna baru

Gambar 3.28 : Analisis Dokumen

2. Rancangan prosedur

Perancangan ini mencakup usecase diagram, activity diagram, class

diagram, sequence diagram, scenario usecase. Proses yang dirancang diuraikan

menjadi beberapa bagian yang dapat membentuk sistem tersebut menjadi satu

kesatuan komponen.

Prosedur Aplikasi Persediaan Barang adalah seperti berikut :

a. Prosedur Input Data Barang yang di usulkan

Bagian Operator yang menerima barang dari pihak sekolah yang

ditugaskan akan menginput barang sesuai jenis barang yang masuk. Sehingga

untuk pelaporan akan lebih efisien. Input barang meliputi, Id barang, nama

barang, kategori barang, kuantitas, harga dan total.

b. Prosedur Pelaporan barang yang di usulkan

Operator di damping oleh kepala sekolah melakukan pembuatan laporan

dengan mencetak barang masuk dan keluar persediaan yang sudah dikerjakan oleh
 55

operator sebelumnya , Setelah di lakukan percetakan seseorang yang ditugaskan

mengantarkan laporan mengumpulkan kepada dinas pendidikan terkait.

3. Usecase diagram

Gambar 3.29 Use Case Diagram aplikasi persediaan barang

4. Skenario usecase

a. Login

Nama usecase : Login

Actor : Operator, pegawai
Type : Primary
Tujuan : Pengguna wajib login oleh admin agar bias mengakses
fitur aplikasi
Deskripsi :
 56

Table 3.8 Deskripsi Use Case Login

Operator Sistem
1. Membuka aplikasi persediaan
barang
2. Meminta pengguna untuk
memasukkan username dan
password admin
3. Memasukkan username dan
…password
4. Jika login berhasil menampilkan
halaman utama. Jika gagal
pengguna diminta memasukkan
username dan password kembali.

b. Mengelola data pengguna

Nama use case : Mengelola data pengguna

Actor : Operator
Type : Primary
Tujuan : Agar pengguna bisa login dan mengelola data
Deskripsi :

Table 3.9 Deskripsi Use Case mengelola data pengguna

Admin Sistem
1. Membuka form data pengguna
2. menampilkan form data pengguna
3. melakukan menambah
pengguna baru, memperbarui,
atau menghapus data pengguna
4. Jika menambahkan pegawai baru
…maka sistem akan menyimpan dan
…jika merubah atas memperbaharui
data pengguna maka …akan di
 57

update datanya. dan apabila

…pegawai tersebut sudah tidak ada
…maka akan di hapus data pengguna

c. Mengelola data barang

Nama use case : Mengelola data barang

Actor : Operator
Type : Primary
Tujuan : Agar operator bisa mengelola data barang
Deskripsi :

Table 3.10 Deskripsi Use Case mengelola data barang

Operator Sistem
1. Membuka form data persediaan
2. menampilkan form data persediaan
3. menginput data barang,
menambahkan barang baru,
memperbarui, atau menghapus
data barang
4. Jika menambahkan barang
pesediaan baru maka sistem akan
menyimpan dan jika pemperbaharui
data barang maka akan di update
datanya. dan apabila barang
tersebut sudah tidak di pakai atau
hilang maka akan di hapus oleh
operator.
 58

c. Mengelola data laporan barang

Nama use cas : Mengelola data laporan barang

Actor : Operator
Type : Primary
Tujuan : Agar operator bisa mengelola data persediaan barang
Table 3.11 Deskripsi Use Case mengelola data persediaan
barang
Operator Sistem
1. Masuk dengan user masing
masing
2. Jika berhasil login menampilkan
halaman utama, jika tidak operator
diminta kembali memasukan user
untuk login
3. memilih form laporan
4. membuka dan menampilkan data
laporan barang persediaan

5.Memilih fitur cetak pada

aplikasi
6.Mencetak data yang ada pada
database persediaan barang

d. Mencetak data pengguna

Nama use case : Cetak data pengguna

Actor : Operator, Pengguna
Type : Primary
Tujuan : Agar para pengguna tahu user masing masing untuk login
Deskripsi :
 59

Table 3.13 Deskripsi Use Case cetak data pengguna

Operator Sistem
1. Membuka form data pengguna
2. menampilkan form data pengguna
3. mencetak data pengguna
4. memunculkan report untuk
memastikan data yang akan di print

4. Activity Diagram

bentuk visual dari alur kerja yang berisi aktivitas dan tindakan,

yang juga dapat berisi pilihan, atau pengulangan. Dalam Unified Modeling

Language(UML), diagram aktivitas dibuat untuk menjelaskan aktivitas

komputer maupun alur aktivitas dalam organisasi.

 60

Gambar 3.30 Activity Diagram login yang di usulkan

Gambar 3.31 Activity Diagram input data barang di usulkan

 61

Gambar 3.32 Activity Diagram laporan di usulkan

5. Sequence Diagram

suatu diagram yang menggambarkan interaksi antar obyek dan

mengindikasikan komunikasi diantara obyek-obyek tersebut. Diagram ini juga

menunjukkan serangkaian pesan yang dipertukarkan oleh obyek – obyek yang

melakukan suatu tugas atau aksi tertentu. Berikut adalah sequance diagram dari

Aplikasi persediaan barang di SD Negeri Warungkawung:

 62

Gambar 3.33 Sequence Diagram login yang diusulkan

Gambar 3.34 Sequence Diagram input data pengguna yang diusulkan

 63

Gambar 3.35 Sequence Diagram cetak laporan yang diusulkan

6. Class Diagram

Class diagram merupakan salah satu diagram utama dari UML untuk

menggambarkan class atau blueprint object pada sebuah sistem.

 64

Gambar 3.36 Class Diagram Yang Diusulkan

3.2.3. Perancangan Basis Data

1. Normalisasi

Gambar 3.37 Normalisasi Yang Diusulkan

 65

2. Diagram ER (ERD)

Gambar 3.38 ERD Yang Diusulkan