DIKLAT

APLIKASI PERKANTORAN

OLEH
ARSENAL BRADYS SINULINGGA, M.T
DAVID BRONSON SIANIPAR, M.T
MATERI :

1. Pengenalan Windows
2. Pengolah kata (Ms. Word)
3. Pengolah Data (Ms. Excel)
4. Presentasi (Powerpoint)
 PENGENALAN WINDOWS
I. Sistem Operasi
Sistem operasi adalah sebuah system yang diperlukan untuk dapat menjalankan
program/software yang ada di computer.

Macam-macam Sistem Operasi Windows

Sistem operasi windows dibuat oleh perusahaan Microsoft yang berada di Amerika dan
dipimpin oleh Bill Gate. System operasi Windows bermula dari :
1. Akhir tahun 1980 (awal 1990-1994) dikenal dengan system operasi Windows 3.0
2. Sistem operasi Windows 3.1.1 dikenal dengan generasi Windows 3.x
3. Sistem operasi Windows 95
4. Sistem operasi Windows 98
5. Sistem operasi Windows 2000
6. Sistem operasi Windows ME (Millenium Edition)
7. Sistem operasi Windows XP
8. Sistem operasi Windows Vista
9. Sistem operasi Windows 7
10. Sistem operasi Windows 8
11. Sistem operasi Windows 10

Program Aplikasi Windows

1. Microsoft Word
2. Microsoft Excel
3. Microsoft PowerPoint
4. Microsoft Access
5. Microsoft Visio
6. Microsoft Project
7. Microsoft Publisher
8. Microsoft OneNote
9. Microsoft Outlook
10. OneDrive for Business
11. Skype for Business
II. Mengelola file melalui windows explorer

Semua dokumen, gambar, dan data di komputer disimpan dalam bentuk file. Setiap file
mempunyai nama ekstensi yang menunjukkan tipe file tersebut. Sebagai contoh,
dokumen yang dibuat di Word mempunyai ekstensi .docx, dan dokumen yang dibuat
Excel mempunyai ekstensi .xlsx, sedangkan file gambar mempunyai bebera jenis
ekstensi, yaitu .png, .bmp, jpg, atau .gif. ekstensi file ditambahkan secara otomatis oleh
program dibelakang nama file yang diberikan.

Windows Explorer adalah program yang terdapat di windows yang digunakan untuk
mengeksplorsi harddisk. Windows explorer digunakan untuk melihat folder dan file apa
saja yang tersimpan di harddisk dan juga untuk melakukan manajemen file.

1. Membuka Windows Explorer

Klik Windows Explorer yang berada di Menu Task Bar atau Klik kanan Start lalu pilih
windows Explorer

2. Mencari File
Secara default windows akan berada pada folder Libraries. Untuk mencari file
yang tersimpan pada Folder “D”, pertama-tama kita harus meng klik folder
tersebut.
Kemudian arahkan kursor ke sudut kanan atas, dimana disana terdapat kotak
Search local disk (D:)

Ketik nama file yang ingin dicari. Tidak perlu di ENTER windows akan segera mencari
file tersebut diseluruh FOLDER D. Sangat membantu.

3. Membuat Folder Baru

Klik “Windows Explorer” didalam taskbar.

Klik “New Folder” pada toolbar atau klik kanan mouse pilih “New Folder”.
Ketikan nama lalu Enter.
Gambar bisa anda lihat dibawah ini :

4. Memindahkan File atau Folder

Kita dapat memindahkan file atau folder dari satu folder ke folder lain. Hal ini dapat
dilakukan dengan dua cara, yaitu antara lain:
a. Cut and Paste
b. Drag and Drop

5. Mengcopi File atau Folder

Untuk mengcopi file atau folder dapat dilakukan dengan langkah-langkah sebagai berikut:

Tampilkan file atau folder yang akan di copy kan, lalu Klik kanan file atau folder yang ingin
di copy kan, atau klik Ctrl+C di Keyboard, Buka folder yang ingin diletakkan copian
tersebut dan kemudian Klik kanan, pilih menu Paste, atau dengan cara klik Ctrl+V di
Keyboard.

6. Mengopy File atau Folder Ke Flash disk

Klik kanan file atau folder yang ingin di copikan lalu klik tulisan Send To dan cari nama
flashdisk yang ingin di paste-kan.

7. Mengganti Nama File atau Folder

Untuk mengganti nama file atau folder dapat dilakukan dengan langkah-langkah berikut:
Klik kanan di file/folder yang akan diganti namanya, Pada menu, klik rename, kemudian
Hapus nama yang lama, klik nama yang baru, Lalu klik enter tanda setuju.

8. Menghapus File atau Folder

Kita dapat menghapus file atau folder dengan cara memilih file atau folder yang akan
dihapus, kemudian mengklik kanan di file atau folder tersebut dan pada menu pop-up
yang muncul, klik perintah delete.
 MICROSOFT WORD

I. Mengenal Microsoft Word

Title Bar
Menu Bar

Vertical Scroll Lock

Work Area

Status Bar

Horizontal Scroll Lock

Keterangan :

Title Bar
merupakan baris judul yang menunjukan lembar kerja yang sedang aktif
Menu Bar
Merupakan menu-menu yang ada pada microsoft word yang dapat digunakan untuk
melakukan perintah tertentu. Yang termasuk menu bar file , home , insert , page
layout , references , mailings , review, view.
Status Bar
Menunjukan baris menu yang sedang aktif.
Work Area
Merupakan lembar kerja yang ada di microsoft word.
Horizontal Scroll Lock
Digunakan untuk menggeser/menggulung layar ke kiri dan ke kanan
Vertical Scroll Lock
Digunakan untuk menggeser/menggulung layar ke atas dan ke bawah
Hotkey / shortcut
Berupa kombinasi beberapa tombol tertentu pada keyboard yang menyebabkan
program aplikasi yang sedang berjalan untuk melakukan suatu proses tertentu
Toolbar (pada Mic. Word 2010 disebut ribbon)
Pada Microsoft Word 2007, perintah-perintah sudah ditampilkan dalam grup-grup
terpisah

Ruler margin (Indent)

Digunakan untuk mengatur batas kiri dan kanan dari suatu halaman

Right Indent
First Line Indent
Hanging Indent
Left Indent

First Line Indent

Digunakan untuk mengatur posisi huruf pertama pada setiap awal
paragraf
Hanging Indent
Digunakan untuk mengatur posisi huruf setelah baris pertama pada
suatu paragraf
Left Indent
Digunakan untuk mengatur batas kiri untuk semua teks
Right Indent
Digunakan untuk mengatur batas kanan untuk semua teks

II. Mengoperasikan Microsoft Word

A. Membuka Microsoft Word
Untuk membuka Microsoft Word ada 2 cara, yaitu :
1. Double Click icon Microsoft Word pada Desktop
 2. Click Start All Programs  Microsoft Office  Microsoft Word 2010

B. Membuat Dokumen Baru

Jika kita baru memulai mengoperasikan Microsoft Word, biasanya akan

langsung ditampilkan dokumen kosong yang siap untuk ditulisi. Namun, jika
komputer tidak secara otomatis menyediakan dokumen kosong, ada 3 cara
yang dapat menjadi alternatif dalam membuat dokumen baru.

1. Click icon pada Quick acces Toolbar

2. Click file atau tekan Alt+F  New  Blank Document
3. Tekan Ctrl+N pada keyboard
C. Membuka File yang sudah Tersimpan
Ada beberapa cara untuk membuka file yang telah tersimpan dalam folder
komputer kalian, antara lain :

1. Click icon pada Quick acces Toolbar

2. Click file atau tekan Alt+F  Open , atau
3. Tekan Ctrl+O pada keyboard
Dari ketiga cara di atas, akan menghasilkan tampilan kotak dialog Open File,
pilih file yang ingin dibuka dengan menentukan letak foldernya terlebih dahulu.
Click tombol Open, maka file yang dipilih akan dibuka oleh Microsoft Word.

D. Menyimpan Dokumen
Segera setelah memulai penulisan sebuah dokumen sedapat mungkin
dilakukan penyimpanan. Hal ini bertujuan untu menghindari dari hilangnya
dokumen.
Ada beberapa cara untuk menyimpan file dalam folder komputer kalian, antara
lain:
1. Click file atau tekan Alt+F  Save
2. Klik icon Save pada Quick acces Toolbar
3. Tekan Ctrl+S pada keyboard
Kemudian akan ditampilkan kotak Dialog Save As. Ketikkan nama file dokumen
anda, dan Click Save.
 E. Menutup Jendela Ms. Word
Pada saat menutup jendela Microsoft word, anda pastikan terlebih dahulu
bahwa dokumen telah tersimpan dengan benar.

1. Click file atau tekan Alt+F  Close

2. Klik icon
3. Tekan Ctrl+W pada keyboard

III. Mengedit Teks

Jika anda membuat kesalahan selama penulisan teks, Anda dapat
memperbaikinya dengan :
1. Tekan tombol BackSpace pada keyboard untuk menghapus satu karakter di
kiri titik sisip.
2. Tekan tombol Delete pada keyboard untuk menghapus karakter di kanan titik
sisip.
3. Tekan Ctrl+Y pada keyboard, untuk melakukan pengulangan teks (repeat).
4. Tekan Ctrl+Z pada keyboard atau klik icon Undo pada Costumize Quick
Acces Toolbar, untuk mengembalikan perintah yang baru saja dilakukan.
5. Untuk pindah ke baris baru tanpa menyisipkan sebuah tanda paragraf, tekan
tombol Shift+Enter.

A. Mengcopy Teks
Untuk meng-copy teks yang anda pilih ke lokasi lain, lakukan :
1. Block teks yang akan anda copy
2. Click icon copy
3. Click icon paste
Selain cara copy-paste di atas, ada juga cara lain dengan menggunakan
keyboard. Untuk mengcopy gunakan Ctrl+C sedangkan untuk paste gunakan
Ctrl+V.

B. Memformat Teks
Anda dapat mengatur format teks dengan menggunakan salah satu cara
berikut ini :
1. Block teks yang akan anda format, kemudian atur formatnya sesuai
yang anda inginkan.
2. Tempatkan kursor pada posisi awal kemudian mengatur formatnya.
Dengan cara ini, semua teks yang Anda ketik mulai dari posisi awal akan
mengikuti format yang Anda pilih sampai Anda melakukan perubahan
kembali atau memindahkan posisi kursor ke bagian lain dari dokumen.
 Untuk mengatur teks anda dapat menggunakan grup Font yang ada pada
ribbon.
Mengubah Mengubah Mewarnai font
jenis huruf ukuran huruf

Mengatur style Menambahkan efek

pada font

Atau dapat juga diatur dengan menggunakan kotak dialog Font dengan hotkey
Ctrl+D atau Ctrl+Shift+F

IV. Mengatur Paragraf

Untuk mengatur paragraph anda dapat menggunakan grup Paragraph pada
ribbon. Bullets dan
Numbering

Indent

Border

Mengatur Mengatur jarak

perataan teks spasi baris
 A. Mengatur Perataan Teks Paragraf
Perataan teks dalam paragraf dapat dilakukan dengan posisi rata sisi kiri (left-
align), rata sisi kanan (right-align), ditengah (center) dan rata sisi kiri dan kanan
(justify).
B. Mengatur Indentasi
Anda dapat mengatur indentasi paragraf terhadap margin kiri, margin kanan
atau keduanya. Anda juga dapat membuat indentasi hanya pada baris
pertama.
C. Mengatur Jarak Spasi Baris
Apabila diperlukan, Anda dapat mengatur jarak spasi dari baris agar masing-
masing baris mempunyai jarak yang cukup dan sesuai dengan kebutuhan.
D. Bullet & Numbering
Sangat membantu dalam penulisan suatu karya ilmiah yang terstruktur. Dapat
diatur dengan mengunakan ribbon Paragraph
Langkah-lagkah membuat bullets sebagai berikut:
1. Klik menu Home
2. Klik panah Bullet
3. Klik bentuk Bullet yang diinginkan.
Tambahan : Klik Define New Bullet, untuk pengaturan Bullet lebih jauh.

V. Styles

Word menyediakan fungsi style untuk mempermudah penulisan karya ilmiah dan
laporan. Berikut ini adalah cara untuk membuat style baru:
1. Klik panah ke bawah pada ribbon styles
2. Klik pada tombol new style ( )
 3. Akan muncul kotak dialog sebagai berikut:

4. Atur style yang diinginkan, Klik OK

VI. Breaks

Kadang dalam menulis naskah ada suatu halaman atau kolom yang belum terisi
sementara kita harus berpindah ke halaman lain. Hal ini dapat dilakukan dengan
mudah tanpa harus menekan tombol enter berulang kali. Caranya dengan
menggunakan ribbon Insert  page break atau page layout  breaks  page
atau cukup dengan menggunakan hotkey Ctrl+Enter

VII. Membuat Kolom

Langkah – Langkah untuk membuat kolom :

1. Click menu tab Page Layout
2. Pilih Columns yang terletak pada ribbon Page Setup
3. Pilih banyak pembagian kolom yang anda inginkan

VIII. Membuat Table

Untuk membuat table biasanya kita lebih mudah dengan menggunakan Microsoft
Excel. Akan tetapi Microsoft Word juga menyediakan fasilitas untuk membuat
sebuah table. Dimana dalam pembuatan table-nya terhitung lebih mudah daripada
dengan menggunakan Word 2003.
Langkah – Langkah pembuatan table :
1. Klik menu Insert pada ribbon
 2. Pilih icon table , kemudian Insert Table

Dalam pembuatan sebuah table disediakan beberapa menu tambahan, antara lain
:
1. Insert
Dengan menu Insert kita dapat menambahkan kolom, baris, dan cell pada
saat pembuatan table.
Langkah-Langkah : Klik kanan pada table  Insert  Insert …… (sesuai yg
anda inginkan)
2. Merge
Dengan Merge kita dapat menggabungkan beberapa kolom/baris menjadi
satu.
Langkah-Langkah :
a. Block baris atau kolom yg anda inginkan terlebih dahulu
b. Klik kanan  Merge Cells
3. Table properties
Digunakan untuk mengatur tampilan table.
Langkah-Langkah :
a. Block tabel terlebih dahulu
b. Klik kanan  Table Properties

IX. Membuat Wordart

Wordart merupakan fasilitas yang ada pada Ms. Word yang dapat digunakan untuk
membuat teks lebih artistic.
Langkah – langkah membuat Wordart :
1. Click menu insert
2. Pilih Wordart pilih salah satu yang diinginkan

Contoh. Pembuatan wordart

X. Membuat Drop Cap

Pernahkah kamu melihat tulisan baik itu di majalah , koran , buletin , buku dan
lainnya yang huruf pertamanya berbeda atau hurufnya besar sendiri. nah itu
merupakan fasilitas yang ada di Ms.Word yaitu menggunakan drop cap. mari kita
membuat drop cap .
Langkah-langkah nya :
1. Block satu huruf diawal paragraf yang akan dijadikan Drop Cap
 2. Pilih menu Insert
3. Pilih Drop Cap kemudian pilih salahsatu tife dari drop cap yang
diinginkan.

Contoh. Pembuatan Drop Cap

XI. Menyisipkan Gambar Pada Microsoft Word 2010

Banyak cara yang bisa dilakukan untuk menyisipkan objek/gambar pada microsoft
word. Mari kita bahas satu persatu ..
Cara pertama :
1. Click menu Insert  pilih Clip Art maka akan mucul
Tampilan berikut

2. Setelah muncul tampilan diatas selanjutnya anda tinggal mengetik computer

pada kotak Search for lalu klik Go. Dan muncul gambar-gambar tinggal
double klik ataupun drag gambar yang anda inginkan.
 3. Bisa juga dengan Click menu Insert  pilih Picture, kemudian pilih foto.

XII. Mail Merge

Microsoft Word memiliki fasilitas untuk membuat surat massal secara cepat dan
mudah, yaitu dengan Mail Merge Wizard. Mail Merge Wizard membantu Anda
mengorganisir data surat, menggabungkan data ke dalam dokumen utama surat,
serta mencetak hasil gabungannya. Dokumen hasil gabungan surat dengan sumber
datanya biasa disebut Mail Merge. Mail merge juga dapat digunakan untuk membuat
sertifikat, label, dan amplop.
Berikut akan diberikan contoh penggunaan Mail Merge Wizard untuk membuat surat
massal berupa surat panggilan wawancara rekrutmen pegawai baru. Ikuti langkah-
langkah berikut ini:
1. Klik menu File > New, kemudian klik New Blank Document pada Task Pane.
2. Klik menu Tools > Letters and Mailings > Mail Merge Wizard.
Task pane Mail Merge akan tampil seperti berikut ini.

3. Pada bagian Select document type pilih Letters, lalu klik Next: Starting document.
4. Pilih Use the Current Documents, lalu klik Next: Select recipients.
5. Pada bagian Select recipients, pilihlah Type a new list. Lalu klik Create pada bagian
Type a new list.

6. Pada kotak dialog New Address List, klik tombol Customize.

7. Pilih field di daftar Field Names lalu klik Delete. Saat konfirmasi penghapusan field
tampil, klik Yes. Ulangi langkah ini hingga seluruh field bawaan terhapus.

8. Klik tombol Add. Pada kotak dialog Add Field, ketikkan

nama field No pada kotak teks Type a name for your
field, lalu klik OK.
9. Ulangi langkah 8 untuk mendaftarkan field Nama, Alamat, Kota, Usia, Pdk, dan IPK.

10. Klik OK.

11. Ketikkan record baru ke dalam kotak teks No, Nama, Alamat, Kota, Usia, Pdk, dan
IPK yang terletak di bagian Enter Address informations.

Untuk menambahkan record baru, klik tombol New Entry kemudian ketikkan datanya.
Cobalah inputkan semua data dari tabel berikut:
No Nama Alamat Kota Usia Pdk IPK
1 Agus Setiawan Jl. Mataram No. 11 Semarang 24 S1 2.67
2 Endang Kurniati Jl. Buntu No. 2 Cilacap 25 S1 2.9
3 Fardan Nugroho Jl. Bayusari 205 Kendal 26 S1 2.81
4 Haryono Gg. Tengiri No. 12C Semarang 26 D3 2.89
5 Budi Santoso Jl. Margoyoso No. 25 Pati 27 D3 3.2
6 Dewi Fortuna Jl.Menoreh Tengah 26 Batang 27 S1 2.8
7 Joni Susanto Jl. Penguripan No.3A Wonosobo 29 D3 2.63
8 Cahyaningsih Jl. Setia Budi 145 Semarang 32 S1 3.2
9 Gugun Paryadi Jl. Merbabu 10 Semarang 36 S1 2.94
10 Carwoto Jl. Kemiri No. 104 Subah 27 S1 3
12. Klik tombol Close. Cari folder tempat file data tersebut akan disimpan. Pada kotak
teks File name, ketik “Data Pelamar”. Klik Save.

13. Klik OK untuk menutup kotak dialog Mail Merge Recipients.

14. Pada task pane, klik Next: Write Your Letter. Tampilan task pane menjadi seperti
gambar di bawah ini.

15. Ketik dokumen surat yang akan dijadikan dokumen utama Surat Massal, misalnya
seperti surat berikut.
Malang, 3 Desember 2018
Nomor : 03/SP/CBT/XII/2018
Perihal : Panggilan

Kepada:
Yth. Sdr/i.

Dengan hormat,
Sehubungan dengan surat lamaran Saudara yang telah kami terima, kami mohon
kesediaan Saudara untuk mengikuti wawancara yang akan diadakan pada:

Hari/Tanggal : Rabu, 10 Desember 2018

Pukul : 09.30 – selesai
Ruang : R. Meeting
Tempat : CBT-College
Ruko Taman Indah Blok A No.1 Kota Malang.

Apabila Saudara berhalangan hadir, harap dapat memberitahukan kami terlebih dahulu.
Atas perhatian Saudara, kami ucapkan terima kasih.

Hormat kami,

Andisah Zubaidah, S.E.

Kabag. Personalia
16. Klik di sebelah kanan teks Yth. Sdr/i. lalu klik More Items di task pane.

17. Pilih radio button Database Fields pada bagian Insert, kemudian pilih nama field
yang akan disisipkan dari kotak daftar Fields. Klik tombol Insert, lalu klik Close.

18. Lakukan langkah 16 dan 17 untuk menyisipkan field Alamat dan Kota di dua baris
selanjutnya setelah baris field Nama.

19. Pada tampilan task pane Mail Merge Step 4 of 6, klik Next: Preview your letter.

20. Lihat hasil surat gabungan dengan mengklik < atau . >
< <
21. Pada task pane Mail merge Step 5 of 6, klik Next: Complete the merge.
Tampilan task pane menjadi seperti berikut ini:

22. Klik di task pane.

Gambar 13

23. Pilih All, lalu klik OK.

 Microsoft Excel

Tampilan Lembar Kerja Microsoft Office Excel:

Keterangan:
1. Office Buton: tombol yang kegunaannya sama dengan menu bar file pada ms
excel 2003, tombol ini dapat digunakan untuk menyimpan file, mencetak file dan
lain-lain.
2. Tabs Menu / Menu Bar: menu-menu yang disediakan oleh ms excel 2007 untuk
menjalankan suatu perintah.
3. Category / Icon Bar: bagian dari tabs menu yang berisi icon-icon perintah.
4. Function / Formula Bar: tempat yang menampilkan data dari sebuah cell ataupun
range.
5. Column / Kolom: deretan cells yang terbentang vertical, kolom pada ms excel
2007 ada dari A hingga XFD.
6. Row / Baris: deretan cells yang terbentang horizontal, baris pada ms excel 2007
jumlahnya adalah 1.048.576.
7. Cell: perpotongan antara baris dan kolom.
8. Worksheet: lembar kerja yang dapat digunakan dalam ms excel 2007.
 9. Zoom level: fasilitas yang digunakan untukmemperbesar atau memperkecil
tampilan worksheet.
10. Layout / Tampilan Lembar Kerja: fasilitas untuk mengubah tampilan worksheet.
11. Active Cell / Pointer: cells yang sudah terklik dan sedang aktif.
12. Name Box: kotak yang menampilkan nama cells atau range yang sedang aktif.

Dalam Microsoft Excel terdapat 4 komponen utama yaitu :

1. Row Heading
Row Heading (Kepala garis), adalah penunjuk lokasi baris pada lembar kerja
yang aktif. Row Heading juga berfungsi sebagai salah satu bagian dari penunjuk sel
(akan dibahas setelah ini). Jumlah baris yang disediakan oleh Microsoft Excel adalah
65.536 baris.

2. Column Heading
Column Heading (Kepala kolom), adalah penunjuk lokasi kolom pada lembar kerja
yang aktif. Sama halnya dengan Row Heading, Column Heading juga berfungsi sebagai
salah satu bagian dari penunjuk sel (akan dibahas setelah ini). Kolom di simbol dengan
abjad A – Z dan gabungannya. Setelah kolom Z, kita akan menjumpai kolom AA, AB s/d
AZ lalu kolom BA, BB s/d BZ begitu seterus sampai kolom terakhir yaitu IV (berjumlah
256 kolom). Sungguh suatu lembar kerja yang sangat besar, bukan. (65.536 baris dengan
256 kolom).

3. Cell Pointer
Cell Pointer (penunjuk sel), adalah penunjuk sel yang aktif. Sel adalah
perpotongan antara kolom dengan baris. Sel diberi nama menurut posisi kolom dan baris.
Contoh. Sel A1 berarti perpotongan antara kolom A dengan baris 1.
4. Formula Bar
Formula Bar, adalah tempat kita untuk mengetikkan rumus-rumus yang akan kita
gunakan nantinya. Dalam Microsoft Excel pengetikkan rumus harus diawali dengan tanda
‘=’ . Misalnya kita ingin menjumlahkan nilai yang terdapat pada sel A1 dengan B1, maka
pada formula bar dapat diketikkan =A1+B1 .

Tab Ribbon
1. Home
Digunakan untuk mengatur data cell seperti Font, Perataan (Alligment), jenis data,
menyisipkan / menghapus cell/baris/kolom, mengurutkan data, dll.
2. Insert
Digunakan untuk menyisipkan gambar, grafik, hyperlink, wordart, dll.

3. Page Layout
Digunakan untuk mengatur kertas sebelum dilakukan pencetakan dokumen.

4. Formulas
Digunakan untuk menulis rumus / fungsi.

5. Data
Digunakan untuk mengatur data pada excel

6. Review
Digunakan untuk menambahkan comment pada suatu cell dan untuk memproteksi
lembar kerja.

7. View
Digunakan untuk mengubah pengaturan tampilan lembar kerja dilayar monitor.
Workbook dan Jenis Data
Workbook dalam Excel adalah kumpulan satu atau lebih (maksimum hingga 255)
sheet atau workshett yang tersimpan dalam satu file. Sedangkan sheet atau worksheet
merupakan kumpulan sel (yang terdiri atas maksimal 1.048.576 baris dan hingga kolom
ke XFD) tempat data, objek gambar, dll.
 Membuat workbook baru : Ctrl + N
 Menyimpan Workbook : Ctrl + S
Save : digunakan untuk menyimpan workbook baru dan selanjutnya dengan
nama dan tempat yang sama.
Save As: digunakan untuk menyimpan workbook dengan nama dan tempat yang
berbeda.
 Menutup Workbook : Ctrl + F4
 Membuka Projec t yang pernah disimpan: Ctrl + O

WORKSHEET
 Menambah Worksheet
Klik kanan Tab Worksheet > Insert Worksheet

 Menghapus Woorksheet
Klik kanan Tab Worksheet > delete
 Mengganti nama Worksheet
Klik kanan Tab Worksheet > rename
 Memberi warna Tab Worksheet
Klik kanan Tab Worksheet > tab color
Format Worksheets
A. Memformat Kolom dan Baris
Tampilan dari aplikasi Spreadsheet pada dasarnya berupa susunan kolom dan
baris sehingga akan otomatis membentuk table . di dalam table terdapat
perpotongan atau titik temu antara kolom dan baris. Inilah yang disebut dengan
Cells. Dengan kata lain, table terdiri dari susunan banyak sel.
1. Mengatur Lebar Kolom
Untuk mengatur lebar kolom dapat dilakukan dengan langkah sebagai berikut:
1) Pilih kolom yang akan diatur
2) Klik menu Home > Cells > Format > Column Width

3) Tentukan ukuran kolom pada kotak Column Width

4) Klik OK
2. Mengatur Tinggi Baris
Untuk mengatur tinggi baris dapat dilakukan dengan langkah sebagai berikut:
1) Pilih baris yang akan diatur
2) Klik menu Home> Cells > Format > Row Height

3) Tentukan ukuran baris pada kotak Row Height

4) Klik OK
Selain menggunakan cara diatas, untuk melebarkan kolom dan meninggikan
baris bias dengan menggunakan pengaturan secara manual yaitu dengan mouse.
Langkah pengaturan ukuran lebar kolom dan tinggi baris secara manual adalah:
1) Arahkan pointer mouse ke batas heading kolom atau baris
2) Klik dan drag kolom kearah kanan untuk melebarkan, klik dan drag ke kiri
untuk memperkecil kolom. Sedangkan untuk baris, klik dan drag ke bawah
 untuk memperlebar (meninggikan) dan keatas untuk mempersempit
(memperkecil) baris.

Column Row
3. Menggabungkan cell
Istilah menggabungkan sel sering disebut dengan Merge Cells.
Penggabungan tersebut dapat dilakukan secara horizontal (sel pada baris
tertentu), vertical (sel pada kolom tertentu), maupun gabungan keduanya.
Langkah-langkah untuk menggabungkan sel adalah sebagai berikut:
1) Blok beberapa sel yang akan digabung, missal sel B2 sampai D2

2) Klik menu Home > Alignment > Merge Cells > Merge and Center Cells

3) Secara otomatis sel yang diblok yaitu B2 sampai D2 akan berubah menjadi
satu sel tanpa garis pembatas antar kolom.
4. Menyisipkan kolom dan baris
Dalam memasukkan data ke lembar kerja memungkinkan terjadinya
kekurangan data yang dimasukkan. Untuk itu perlu ditambahkan kolom atau baris
pada lembar kerja dengan langkah sebagai :
1) Pilih kolom atau baris yang akan disisipkan datanya. Misalnya akan
menyisipkan kolom C atau baris ke 3 seperti gambar berikut:

2) Klik kanan > pada pull down menu klik Insert atau klik menu home > cells >
insert > kemudian pilih:
a. Insert Sheet Rows
b. Insert Sheet Column

3) Jika yang disisipkan adalah kolom,maka akan muncul di sebelah kiri kolom
yang terseleksi. Sedangkan yang disisipkan adalah baris, maka akan muncul
disebelah atas baris yang terseleksi.
5. Menghapus kolom dan baris
Langkah menghapus kolom atau baris jika terjadi penumpukan data atau data
yang rangkap.
1) Klik kanan kolom atau baris yang akan dihapus
2) Pada pull down menu klik:
a. Delete Columns, jika akan menghapus kolom
b. Delete Rows, jika akan menghapus baris
3) Jika benar, maka kolom atau baris yang terseleksi akan terhapus otomatis

6. Menyembunyikan kolom dan baris

a. Menyembunyikan kolom
Langkah untuk menyembunyikan kolom adalah sebagai berikut:
1) Pilih satu atau lebih kolom yang akan disembunyikan, misal kolom C

2) Klik menu Home > cells > format > hide & unhide > hide columns

3) Kemudian data yang terseleksi akan disembunyikan sehingga yang

nampak akan langsung kolom D setelah kolom B
 b. Menyembunyikan baris
Langkah menyembunyikan baris:
1) Pilih salah satu atau lebih baris yang akan disembunyikan
2) Klik menu Home > cells > format > hide & unhide > hide rows
3) Kemudian data baris yang dipilih disembunyikan

B. Memformat sel dengan tipe data yang sesuai (Format Data)

Microsoft Excel menyediakan 6 (enam) page tab dalam format cell yaitu:
a. Number d. Border
b. Alignment e. Fill
c. Font f. Protection

Format Data Angka (Numbers)

Format cell numer berfungsi untuk memformat data angka untuk ditampilkan
dengan variasi tampilan angka misalnya seperti angka 2500 tampak sebagai 2,500 atau
2,500.00 atau Rp. 2,500. Angka persen seperti 0.1 menjadi 10% atau 10.00% dsb.
Selain contoh diatas format cell mencakup data dates, times, konversi angka menjadi
teks, format data negative, dll. Langkah-langkah format cell number adalah:
 Pilih cell atau range data yang akan diubah format datanya
 Pilih submenu Format Cells seperti gambar diatas, atau gunakan kombinasi tombol
[Ctrl]+[1] untuk menampilkan kotak dialog format cells
 Kotak dialog Format Cells dapat pula ditampilkan menggunakan Quick Menu yaitu
klik kanan dan pilih Format Cells
 Pilih Tabs Number maka akan tampil dialog spt berikut ini:

Format Cell Alignment

Format sel alignment berfungsi untuk
mengatur tata letak data pada cell. Perhatikan
tampilan data cell berikut:

Untuk mengatur tampilan data seperti diatas lakukan langkah-langkah berikut ini:
 Pilih cell atau range yang akan diubah format datanya
 Klik kanan kemudian pilih Format Cells
 Pilih pada tab Alignment
 Maka akan tampak dialog Alignment seperti dibawah ini:
 Dari Tab Alignment yang dipilih, terdapat beberapa bagian yan digunakan untuk
mengatur perataan teks pada sebuah sel, antara lain:
1) Text Alignment Horizontal: menentukan perataan data secara horizontal, dimana
secara standar akan tertulis di dalam kotak dialognya adalah Default, tapi bias
diubah dengan memilih list yang ada, yaiutu Left (rata kiri), Center (rata tengah),
Right (rata kanan), Justified (rata kiri dan kanan) dan Filled (data teks atau
angka akan diulang penulisannya sehingga memenuhi lebar sel)
2) Text Alignment Vertikal: menentukan perataan text data secara vertical
a. Top, data dalam sel akan diletakkan diatas atau rata atas terhadap tinggi
baris
b. Middle, data akan diletakan rata tengah terhadap tinggi baris
c. Bottom, data akan diletakan dibawah atau rata bawah terhadap tinggi baris
3) Text Orientation, menentukan arah penulisan text (secara mendatar horizontal,
vertical stacked, reference edge)
4) Text Control, mengatur data pada sel.
a. Warp Text Automatically, melipat teks ke baris baru atau data akan
ditampilkan ke bawah jika lebar sel tidak mencukupi untuk menampung
panjang teks yang ditulis.
b. Shrink to fit cell size, menyesuaikan ukuran huruf suatu teks yang cukup
panjang terhadap lebar kolom.
c. Merge Cells, untuk mengabungkan  Style and Formatting: digunakan untuk
beberapa cell menjadi satu. menentukan style dan format dalam
Format Data teks (Cell Font) penulisan data pada lembar kerja
Format cell font berfungsi untuk mengatur
 Font Name: digunakan untuk
bentuk huruf dari data seperti size, garis bawah,
menentukan jenis huruf yang digunakan
cetak miring, tebal, warna huruf, pangkat, dll. Untuk
dalam penulisan
membuat format font lakukan langkah-langkah
berikut ini:  Font Size: digunakan untuk mengganti
 Pilih cell atau range yang akan diubah format besar kecilnya ukuran huruf
datanya
 Typeface: digunakan untuk mengubah
 Click kanan pada cell yang dipilih tersebut pilih
tampilan karakter dalam suatu sel
Format Cells
apakah akan ditampilkan dalam bentuk
 Click pada tab (submenu) Font
tebal, miring atau garis bawah
 Maka akan tampil dialog berikut ini:
 Character Position: digunakan untuk
mengubah posisi suatu karakter dalam
sel apakah akan rata kiri, rata tengah,
rata kanan atau justify. Ada juga ikon
untuk merge cells untuk
menggabungkan beberapa cells atau
lebih menjadi satu.
  Aturlah bentuk font sesuai dengan kebutuhan dan
keinginan
Format Cell Border
Border, digunakan untuk menampilkan dan juga digunakan untuk
menyembunyikan garis pada keempat sisi cell, salah satu atau lebih cell, maupun
secara outline. Langkah-langkah membuat Border pada Excel:
 Blok area yang akan di border (bentuk range)
 Pada kotak dioalog Format Cells pilih sub menu Border seperti tampak dibawah
ini:

 Click garis yang akan dijadikan border, dapat dibedakan border untuk Outline
dan border untuk bagian dalam range. Bila dibedakan maka click garis untuk
 border outline kemudian click tombol Outline. Untuk border di dalamnya, click
garis untuk border di dalam, kemudian click tombol Inside.
 Click Ok untuk keluar dari dialog Border dan kembali ke lembar kerja
Microsoft Excel 2007 menyediakan pula style border yang dapat langsung kita
gunakan. Untuk menggunakannya klik tombol CELL STYLES pada tab home :

Format Cell Patterns

Patterns, untuk menentukan warna dan asiran latar belakang dari suatu range.
Langkah-langkah membuat asiran adalah:
 Blok range yang diarsir
 Dari menu kotak dialog Format Cell, click Tab Patern
 Click warna asiran
 Ok
Bekerja Dengan Rumus (Formula)
Rumus merupakan bagian terpenting dari Program Microsoft Excel , karena setiap tabel
dan dokumen yang kita ketik akan selalu berhubungan dengan rumus dan fungsi.
Operator matematika yang akan sering digunakan dalam rumus adalah
Lambang Fungsi
= Memulai penulisan fungsi
+ Penjumlahan
- Pengurangan
 * Perkalian
/ Pembagian
^ Perpangkatan
, atau ; Pembatasan antar rumus
( dan ) Mengawali dan mengakhiri
penulisan kelompok rumus
< ,>, <=, >=, <> Operasi perbandingan
% Persentase

Proses perhitungan akan dilakukan sesuai dengan derajat urutan dari operator ini,
dimulai dari pangkat (^), kali (*), atau bagi (/), tambah (+) atau kurang (-).
Untuk rumus atau formula dalam tanda kurung () akan dieksekusi atau dihitung terlebih
dahulu oleh komputer.

Menggunakan Fungsi
Fungsi sebenarnya adalah rumus yang sudah disediakan oleh Microsoft Excel,
yang akan membantu dalam proses perhitungan. kita tinggal memanfaatkan sesuai
dengan kebutuhan. Pada umumnya penulisan fungsi harus dilengkapi dengan argumen,
baik berupa angka, label, rumus, alamat sel atau range. Argumen ini harus ditulis dengan
diapit tanda kurung ().
Format fungsi:
Equal sign (if the function is at the beginning of a formula
Function name
Argument

= SUM (2, 13, 50, 37)

A comma separates each argument
Parentheses endose argument

a. Setiap penulisan fungsi harus dimulai dengan lambang “=”

b. Nama fungsi harus disertakan setelah lambang “=”
c. Satu (atau lebih) argumennya berada dalam tanda kurung “(argumen)”
d. Bila terdapat beberapa argument, digunakan notasi “,” sebagai pemisah antara
argument
e. Argument adalah suatu nilai data yang disertakan dalam fungsi untuk membentuk
suatu operasi. Argumen dapat berupa bilangan, alamat acuan, teks, nilai logika,
dll. Selain itu, argument dapat berupa fungsi, konstanta atau rumus lain (fungsi di
dalam rumus)
A. Fungsi Statistika
Fungsi Bentuk Penulisan Kegunaan
SUM =SUM(range) Untuk menjumlahkan seluruh data dalam
satu baris atau satu kolom
MAX =MAX(range) Untuk mencari nilai tertinggi pada suatu
data dalam satu baris atau kolom
MIN =MIN(range) Untuk mencari nilai terendah pada suatu
data dalam satu baris atau kolom
AVERAGE =AVERAGE(range) Untuk menghitung rata-rata pada suatu
data dalam satu kolom atau satu baris
COUNT =COUNT(range) Untuk menghitung jumlah data dalam satu
range atau satu kolom maupun satu baris

Menerapkan formula fungsi statistika:

1. Fungsi SUM(…)
Bentuk umum penulisan fungsi ini adalah =SUM(number1,number2,…).
Dimana number1, number2 dan seterusnya adalah range data yang akan
dijumlahkan. Contoh cara mengerjakannya:
 Klik pada sel C9
 Ketik =
 Ketik Sum(
 Klik kiri pada sel C4 jangan dilepas
 Geser mouse kebawah hingga sel C8)
 =Sum(C4:C8)
 Enter (Hasil 87500)
2. Fungsi AVERAGE(…)
Bentuk umum penulisannya adalah =AVERAGE(number1,number2,…),
dimana number1, number2, dan seterusnya adalah range data yang akan dicari
nilai rata-ratanya. Cara mengerjakannya:
 Klik pada sel C9
 Ketik =
 Ketik Average(
 Klik kiri pada sel C4 jangan dilepas
 Geser mouse kebawah hingga sel C8)
 =Average(C4:C8)
 Enter (Hasil 17500)
3. Fungsi MAX(…)
Bentuk umum penulisannya adalah =MAX(number1,number2,…), dimana
number1, number2, dan seterusnya adalah range data (numerik) yang akan dicari
nilai tertingginya. Cara mengerjakannya:
  Klik pada sel C9
 Ketik =
 Ketik Max(
 Klik kiri pada sel C4 jangan dilepas
 Geser mouse kebawah hingga C8)
 =Max(C4:C8)
 Enter (hasil 30000)

4. Fungsi MIN(…)
Bentuk umum penulisannya adalah =MIN(number1,number2,…), dimana
number1, number2, dan seterusnya adalah range data (numerik) yang akan dicari
nilai terendahnya. Cara mengerjakannya:
 Klik pada sel C9
 Ketik =
 Ketik Min(
 Klik kiri pada sel C4 jangan dilepas
 Geser mouse kebawah hingga C8)
 =Min(C4:C8)
 Enter (Hasil 10000)

5. Fungsi COUNT(…)
Menghitung banyak data yang digunakan sebagai sebagai sample. Cara
mengerjakannya:
 Klik pada sel C9
 Ketik =
 Ketik Count(
 Klik kiri pada sel C4 jangan dilepas
 Geser mouse kebawah hingga C8)
 =Count(C4:C8)
 Enter (Hasil 5)

B. Fungsi Matematika
Banyak sekali fungsi matematika yang dapat digunakan pada Ms. Excel, untuk
mengetahui apa saja yang termasuk fungsi matematika aktifkan Function dengan
mengklik toolbar formulas pilih Math & Trig.
1. EXP
Fungsi ini adalah untuk mencari nilai eksponen, kebalikan
dari fungsi EXP adalah LN.
Format Umum:
 =EXP(number)

2. ROUND
Fungsi ini akan membulatkan sebuah nilai atau bilangan ke dalam beberapa
decimal.
Format Umum:
=ROUND(number;count)
Keterangan: Number yang akan di bulatkan. Maksimal count yang di berikan
adalah 2, jika lebih dari 2, maka pembulatan decimal tetap 2 dibelakang koma.

Pada sel B3 ketik =28/3

Pada sel B4 ketik =29/3
Isi kolom round(n:1) dengan rumus formula
Pada sel C3 ketik =round(B3;1), sel C4 ketik =round(B4;1)
Isi kolom round(n:2) dengan rumus formula
Pada sel D3 ketik =round(B3;2), sel B4 ketik =round(B4;2)

3. SQRT
Funsinya untuk mencari akar bilangan.
Format umum:
=SQRT(A2)
Salinlah rumus tersebut dibaris berikutnya.

4. MOD
Fungsinya untuk mengetahui sisa nilai atau bilangan
dalam bentuk decimal.
Format umum:
=MOD(number;count)
=MOD(B4;1)

5. PRODUCT
Fungsi ini akan mengalikan bilangan secara tepat.
 Format umum:
=PRODUCT(Number1;Number2;….)

C. Fungsi Teks
Salah satu fungsi yang terdapat pada Ms. Excel 2007 adalah Fungsi Teks,
banyak fungsi yang terdapat pada fungsi teks. Untuk mengetahui apa saja yang
termasuk dalam kategori fungsi teks, caranya adalah sebagai berikut:
 Pilih Tab Ribbon Insert
 Pilih Category Text
 Terdapat banyak pilihan fungsi teks di dalamnya
Untuk memahami penggunaan fungsi teks, kita akan menggunakan beberapa fungsi
yang nantinya dapat digunakan bersamaan dengan fungsi lainnya.
Fungsi Text
Fungsi Bentuk penulisan Kegunaan
LEFT =LEFT(sel;jumlah karakter) Untuk mengambil beberapa
karakter dari sebelah kiri
RIGHT = RIGHT(sel;jumlah karakter Untuk mengambil beberapa
karakter dari sebelah kanan
MID =MID(sel; kedudukan mulai; jumlah Untuk mengambil beberapa
karakter) karakter tengah
UPPER =UPPER(sel) Untuk mengubah Teks menjadi
huruf besar
LOWER =LOWER(sel) Untuk mengubah Teks menjadi
huruf kecil

Contoh:
D. Fungsi Logika
Fungsi-fungsi yang tersedia pada kategori ini berisi rumus untuk menampilkan hasil
evaluasi suatu kondisi. Rumus:
=IF(Kondisi,X,Y)
Mengevaluasi argument Kondisi: jika benar akan dilaksanakan X, jika salah akan
dilaksanakan Y.
Atau
=IF(Logical_test;Value_if_true;Value_if_false)
Keterangan:
 Logical test: nilai yang dipakai untuk mengevaluasi benar atau salah
 Value_if_true: nilai yang dihasilkan jika evaluasi benar
 Value_if_false: nilai yang dihasilkan jika evaluasi salah
Contoh:
Pada cell C2 diisi formula =IF(B2>=60,”Lulus”,”Gagal”)
Pada cell C2 akan ditampilkan Gagal sebab cell B2 berisi nilai 58. Selanjutnya copy-kan
isi cell C2 ke cell C3:C5, maka pada cell C3,C4,C5 akan ditampilkan lulus, sebab
semua cell B3, B4, B5 berisi nilai lebih besar dari 60.

Formulasi dari fungsi IF

 Pada D2 diisi:
=IF(B2>=85,”A”,IF(B2>=75,”B”,IF(B2>=65,”
C”,”D”)))

MENGGUNAKAN FUNGSI LOOKUP

Fungsi Lookup
Digunakan untuk membaca sebuah table. Fungsi Lookup ada 2 macam yaitu:
1. Vlookup
Digunakan untuk membaca table yang disimpan secara vertical
Bentuk rumus Vlookup:
=Vlookup(Lookup_Value;Table_Array,Indeks_Num)
 Lookup_Value: nilai yang dicari
 Table_Array: table yang dibaca
 Indeks_Num: nomor kolom table yang dibaca

2. Hlookup
Digunakan untuk membaca table yang disimpan secara horizontal
Bentuk rumus Hlookup:
=Vlookup(Lookup_Value;Table_Array,Indeks_Num)
 Lookup_Value: nilai yang dicari
 Table_Array: table yang dibaca
 Indeks_Num: nomor kolom table yang dibaca
Contoh:

Menggunakan Fasilitas Grafik

Grafik adalah salah satu fasilitas yang disediakan oleh Ms. Excel 2007 untuk
membaca data dalam bentuk gambar agar dapat dibaca dengan mudah oleh orang lain.
Penggunaan grafik ini merupakan perwakilan dari data - data dalam tabel
Langkah – langkah membuat grafik:

Blok range data > insert > Chart > Type Chart yang diinginkan
Tampilan Grafik pada sheet yang sama
Jika ingin meletakan grafik pada sheet baru dan tidak tergabung dengan tabelnya,maka
fasilitas Move Chart.

Jika ingin mengubah warna grafik langkah-langkahnya adalah:

1. Klik bagian grafik yang akan diwarnai
2. Klik kanan pilih Format Data Point
3. Pilih Fill
4. Ganti warna grafik sesuai dengan yang diinginkan
Jika ingin memunculkan judul grafik langkah-langkahnya adalah:
1. Klik grafik
2. Pilih tabs “design”
3. Pilih layout 1
4. Ganti tulisan Chart Title dengan judul yang diperlukan