MAKALAH PENGELOLAAN OBAT

MANAJEMEN PENGELOLAAN OBAT DI RUMAH SAKIT

DISUSUN OLEH:

KELOMPOK IV

ANNISA SURYANI (2015.01.00.02.006)

FEBBY RAHMADINI (2015.01.00.02.00)
FILMAWATI (2015.01.00.02.00)
FIA RIZKA (2015.01.00.02.00)
FITRI DAHLIA (2015.01.00.02.00)
GEMA ANANDA SURYA (2015.01.00.02.00)
HAFIZAH (2015.01.00.02.00)
LIDYA (2015.01.00.02.00)
REZI SANOLA (2015.01.00.02.031)

DOSEN PENGAMPU : NURASIAH WAHID M.FARM.,APT

PROGRAM STUDI FARMASI

UNIVERSITAS MOHAMMAD NATSIR

BUKITTINGGI

2019
 PENGELOLAAN PERBEKALAN FARMASI

Pengelolaan perbekalan farmasi atau sistem manajemen perbekalan farmasi merupakan

suatu siklus kegiatan yang dimulai dari perencanaan sampai evaluasi yang saling terkait antara
satu dengan yang lain. Pengelolaan perbekalan farmasi harus dikelola secara efektif karena
merupakan komponen terbesar dalam pengeluaran rumah sakit (±40-50%) dan dana kebutuhan
obat rumah sakit tidak selalu sesuai dengan kebutuhan. Pengelolaan perbekalan farmasi yang
efektif dan efisien akan mendukung mutu pelayanan kesehatan di rumah sakit. Keberhasilan
pengelolaan perbekalan farmasi tergantung pada kondisi, ketaatan, kebijakan, tugas pokok dan
fungsi.

Tugas pokok pengelolaan perbekalan farmasi :

1. Mengelola perbekalan farmasi yang efektif dan efisien

2. Menerapkan farmakoekonomi dalam pelayanan
3. Meningkatkan kompetensi/kemampuan tenaga farmasi
4. Mewujudkan sistem informasi manajemen berdayaguna dan tepatguna
5. Melaksanakan pengendalian mutu pelayanan

Fungsi pengelolaan perbekalan farmasi :

1. Memilih perbekalan farmasi sesuai kebutuhan pelayanan rumah sakit

2. Merencanakan kebutuhan perbekalan farmasi secara optimal
3. Mengadakan perbekalan berpedoman pada perencanaan yang telah dibuat sesuai ketentuan
yang berlaku
4. Memproduksi perbekalan farmasi untuk memenuhi kebutuhan pelayanan kesehatan rumah
sakit
5. Menerima perbekalan farmasi sesuai dengan spesifikasi dan ketentuan yang berlaku
6. Menyimpan perbekalan farmasi sesuai dengan spesifikasi dan persyaratan kefarmasian
7. Mendistribusikan perbekalan farmasi ke unit-unit pelayanan di rumahsakit
8. Melakukan pencatatan dan pelaporan persediaan farmasi di rumahsakit
9. Melakukan monitoring dan evaluasi terhadap persediaan perbekalan farmasi di rumah sakit
1. Perencanaan
Perencanaan adalah seluruh proses pemilihan dan penentuan secara matang tentang hal-
hal yang akan dikerjakan di masa yang akan dating dalam rangka pencapaian tujuan yang
telah ditetapkan sebelumnya. Tujuan perencanaan perbekalan farmasi adalah untuk
menetapkan jenis dan jumlah perbekalan farmasi sesuai dengan pola penyakit dan kebutuhan
pelayanan kesehatan di rumah sakit.

Tahapan perencanaan kebutuhan perbekalan farmasi meliputi:

1. Pemilihan
Fungsi pemilihan adalah untuk menentukan apakah perbekalan farmasi benar-benar
diperlukan sesuai dengan jumlah pasien atau kunjungan dan pola penyakit dirumah sakit.
Kriteria pemilihan kebutuhan obat yang baik meliputi :
 Jenis obat yang dipilih seminimal mungkin dengan menghindari kesamaan jenis
 Hindari penggunaan obat kombinasi kecuali obat kombinasi mempunyai efek
yang lebih baik dibanding obat tunggal
 Apabila jenis obat banyak, maka dipilih berdasarkan obat pilihan (drug of choice)
dari penyakit yang prevalensinya tinggi

Pemilihan obat-obatnya merujuk pada Daftar Obat Esensial Nasional (DOEN) sesuai
dengan kelas masing-masing rumah sakit, Formularium RS, Daftar Plafon Harga Obat
(DPHO) Askes dan Jaminan Sosial Tenaga Kerja (Jamsostek). Sedangkan untuk pemilihan
alat kesehatan dapat didasarkan pada data pemakaian, standar ISO, daftar harga alat, daftar
alat kesehatan yang dikeluarkan oleh Ditjen Binfar dan Alkes serta spesifikasi yang
ditetapkan oleh rumah sakit.

2. Kompilasi penggunaan
Kompilasi penggunaan perbekalan farmasi berfungsi untuk mengetahui penggunaan
bulanan masing-masing jenis perbekalan farmasi di unit pelayanan selama setahun dan
sebagai data pembanding bagi stok optimum.
Kompilasi penggunaan perbekalan farmasi, memberikan informasi bahwa :
 Jumlah penggunaan tiap jenis perbekalan farmasi pada masing-masing unit
pelayanan
  Presentase penggunaan tiap jenis perbekalan farmasi terhadap total penggunaan
setahun seluruh unit pelayanan
 Penggunaan rata-rata untuk setiap jenis perbekalan farmasi
3. Penghitungan kebutuhan
Penghitungan kebutuhan dapat dilakukan dengan beberapa metoda meliputi :
a. Metoda konsumsi
Metoda yang didasarkan pada data riil konsumsi perbekalan periode yang lalu dengan
berbagai penyesuaian dan koreksi.
Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam menghitung jumlah perbekalan farmasi yang
dibutuhkan adalah :
1. Pengumpulan dan pengolahan data
2. Analisa data untuk informasi dan evaluasi
3. Perhitungan perkiraan kebutuhan perbekalan farmasi
4. Penyesuaian jumlah kebutuhan perbekalan farmasi dan alokasi dana
Data yang diperlukan untuk menyusun perencanaan dengan metoda konsumsi adalah:
 Pemakaian tahun lalu
 Stok on hand
 Waktu tunggu
 Harga obat dan alat kesehatan
 Dana yang tersedia

Ada 9 langkah untuk menghitung perencanaan obat dengan metoda konsumsi yaitu :

1. Menghitung Pemakaian Nyata pertahun

adalah jumlah obat yang dikeluarkan untuk jangka waktu 1 tahun (datanya bisa
didapat dari laporan bulanan atau tahunan)
Rumus :
Pemakaian = (Stock awal tahun + penerimaan) – (sisa stock akhir tahun - jumlah obat yang
hilang/rusak/exp.date)
2. Menghitung Pemakaian Rata-rata perbulan
Rumus :
𝑷𝒆𝒎𝒂𝒌𝒂𝒊𝒏𝒏𝒚𝒂𝒕𝒂𝒑𝒆𝒓𝒕𝒂𝒉𝒖𝒏
Pemakaian rata-rata 1 bulan =𝑱𝒖𝒎𝒍𝒂𝒉𝒃𝒖𝒍𝒂𝒏𝒔𝒆𝒍𝒂𝒎𝒂𝒐𝒃𝒂𝒕𝒂𝒅𝒂
3. Menghitung Kekurangan Obat
merupakan jumlah obat yang diperlukan selama bulan yang kosong
Rumus :
Kekurangan obat = pemakaian rata-rata/bulan x jumlah bulan yang kosong
4. Menghitung Pemakaian Obat Sesungguhnya
Rumus :
Pemakaian obat sesungguhnya = Pemakaian nyata + kekurangan obat
5. Menghitung kebutuhan obat tahun yang akan datang
merupakan ramalan kebutuhan obat yang sudah mempertimbangkan peningkatan
jumlah pelanggan yang akan dilayani. Jumlah pelanggan dihitung dengan
persamaan regresi dari data peningkatan minimal dari 5 tahun sebelumnya.
Rumus :
Misalkan tren peningkatan kunjungan adalah A%, maka :
Kebutuhan obat yang akan datang=kebutuhan sesungguhnya+(kebutuhan sesungguhnya x A%)

6. Menghitung kebutuhan Lead Time (Waktu tunggu)

Lead time adalah jangka waktu mulai dari perencanaan diajukan sampai barang
diterima.
Rumus :
Kebutuhan lead time = Pemakaian rata-rata/bulan x waktu tunggu (bulan)
7. Menentukan buffer stock
Buffer stock ditentukan dengan 2 cara:
 Berdasarkan waktu tunggu
Waktu tunggu Stock Pengaman
1 bulan 2 minggu
2 bulan 4 minggu
3 bulan 5 minggu
4 bulan 6 minggu
6 bulan 8 minggu
8 bulan 9 minggu
12 bulan 12 minggu
  Berdasarkan sistem VEN
V : Vital / very essential => 20% stock kerja
(kelompok obat untuk memperpanjang hidup, untuk mengatasi penyebab
kematian ataupun pelayanan pokok kesehatan => stock tidak boleh
kosong)

E : Esensial => 10% stock kerja

(obat yang bekerja pada sumber penyakit, obat yang digunakan paling
banyak dalam pengobatan penyakit terbanyak => kekosongan dapat
ditolerir < 48 jam)

N : Non-Esensial => 0-5% stock kerja

(obat penunjang agar jadi lebih baik => kekosongan dapat ditolerir > 48
jam)

8. Menghitung jumlah obat yang diprogramkan tahun yang akan datang

Rumus :
Jumlah obat yang diprogramkan = Kebutuhan obat tahun yang akan datang + lead time + buffer stock

9. Menghitung jumlah obat yang akan dianggarkan

Rumus :
Jumlah obat yang dianggarkan = Jumlah obat yang diprogramkan – stock akhir tahun

b. Metoda morbiditas/epidemiologi
Untuk menyusun perencanaan dengan metoda epidemiologi selain membutuhkan data
dengan perhitungan metoda konsumsi juga dibutuhkan data-data berikut :
 Pola penyakit
 Standard terapi
 Jumlah kunjungan
 Perbandingan metoda konsumsi dan epidemiologi:

Konsumsi Morbiditas/Epidemiologi
 Pilihan pertama dalam  Lebih akurat dan mendekati
perencanaan dan pengadaan kebutuhan sebenarnya
 Lebih mudah dan cepat dalam  Pengobatan lebih rasional
perhitungan  Perhitungan lebih rumit
 Kurang tepat dalam  Tidak dapat digunakan untuk
penentuan jenis dan jumlah semua penyakit
 Mendukung ketidakrasionalan  Data yang diperlukan lebih
dalam penggunaan banyak (kunjungan pasien,
sepuluh besar pola penyakit,
persentase dewasa dan anak)

4. Evaluasi perencanaan
Jumlah kebutuhan yang telah diperoleh pada perhitungan idealnya diikuti dengan evaluasi.
Cara evaluasi yang dapat dilakukan antara lain :
 Analisa nilai ABC untuk evaluasi aspek ekonomi
 Pertimbangan kriteria VEN untuk menganalisa aspek medik/terapi
 Kombinasi ABC dan VEN
 Revisi daftar perbekalan farmasi

1) Analisa ABC
Alokasi anggaran ternyata didominasi hanya oleh sebagian kecil atau beberapa
jenis perbekalan farmasi saja. Suatu jenis perbekalan farmasi dapat memakan anggaran
besar karena penggunaannya banyak, atau harganya mahal. Dengan analisis ABC jenis-
jenis perbekalan farmasi dapat diidentifikasi, untuk kemudian dilakukan evaluasi lebih
lanjut. Evaluasi ini misalnya dengan mengoreksi kembali apakah penggunaannya
memang banyak atau apakah ada alternatif sediaan lain yang lebih efisiensi biaya (mis
merek dagang ain, bentuk sediaan lain, dsb).
 Evaluasi terhadap jenis-jenis perbekalan farmasi yang menyerap biaya terbanyak
juga lebih efektif dibandingkan evaluasi terhadap perbekalan farmasi yang relatif
memerlukan anggaran sedikit. ABC bukan singkatan melainkan suatu penamaan yang
menunjukkan peringkat/rangking dimana urutan dimulai dengan yang terbaik/terbanyak.

Prosedur:
Prinsip utama adalah dengan menempatkan jenis-jenis perbekalan farmasi ke
dalam suatu urutan, dimulai dengan jenis yang memakan anggaran/rupiah
terbanyak. Urutan langkah sbb:
a. Kumpulkan kebutuhan perbekalan farmasi yang diperoleh dari salah satu metode
perencanaan, daftar harga perbekalan farmasi, dan biaya yang diperlukan untuk tiap nama
dagang. Kelompokkan kedalam jenisjenis/ kategori, dan jumlahkan biaya per jenis
kategori perbekalan farmasi.
b. Jumlahkan anggaran total, jitung masing-masing prosentase jenis perbekalan farmasi
terhadap anggaran total.
c. Urutkan kembali jenis- jenis perbekalan farmasi diatas, mulai dengan jenis yang
memakan prosentase biaya terbanyak.
d. Hitung prosentase kumulatif, dimulai dengan urutan 1 dan seterusnya.
e. Identifikasi jenis perbekalan farmasi apa yang menyerap ±70% anggaran total
(biasanya didominasi oleh beberapa jenis perbekalan farmasi saja).
- Perbekalan Farmasi kategori A menyerap anggaran 70%
- Perbekalan Farmasi kategori B menyerap anggaran 20%
- Perbekalan Farmasi kategori C menyerap anggaran 10%

2) Analisa VEN
Berbeda dengan istilah ABC yang menunjukkan urutan, VEN adalah singkatan
dari V = vital, E = Esensial, N = Non-Esensial. Jadi melakukan analisis VEN artinya
menentukan prioritas kebutuhan suatu perbekalan farmasi. Dengan kata lain, menetukan
apakah suatu jenis perbekalan farmasi termasuk vital (harus tersedia), esensial (perlu
tersedia), atau non-esensial (tidak prioritas untuk disediakan).
 Kriteria VEN
Kriteria yang umum adalah perbekalan farmasi dikelompokkan sebagai berikut:
- Vital (V) bila perbekalan farmasi tersebut diperlukan untuk menyelamatkan kehidupan
(life saving drugs), dan bila tidak tersedia akan meningkatkan risiko kematian.
- Esensial (E) bila perbekalan farmasi tersebut terbukti efektif untuk menyembuhkan
penyakit, atau mengurangi penderitaan pasien.
- Non-esensial (N) meliputi aneka ragam perbekalan farmasi yang digunakan untuk
penyakit yang sembuh sendiri (self-limiting desease), perbekalan farmasi yang diragukan
manfaatnya, perbekalan farmasi yang mahal namun tidak mempunyai kelebihan manfaat
dibanding perbekalan farmasi sejenis lainnya, dll.

3) Analisis Kombinasi ABC dan VEN

Jenis perbekalan farmasi yang termasuk kategori A dari analisis ABC adalah
benar-benar jenis perbekalan farmasi yang diperlukan untuk penanggulangan penyakit
terbeanyak. Dengan kata lain, statusnya harus E dan sebagian V dati VEN. Sebaliknya,
jenis perbekalan farmasi dengan status N harusnya masuk kategori C. Digunakan untuk
menetapkan prioritas untuk pengadaan obat dimanaanggaran yang ada tidak sesuai
dengan kebutuhan.

2. Pengadaan
Pengadaan merupakan kegiatan untuk merealisasikan kebutuhan yang telah direncanakan
dan disetujui. Tujuan pengadaan adalah untuk mendapatkan perbekalan farmasi dengan
harga yang layak, dengan mutu yang baik, pengiriman barang terjamin dan tepat waktu,
proses berjalan lancar dan tidak memerlukan tenaga serta waktu berlebihan.
Proses pengadaan ada 3 elemen penting yang harus diperhatikan:
 Pengadaan yang dipilih, bila tidak teliti dapat menjadikan “biaya tinggi”
 Penyusunan dan persyaratan kontrak kerja sangat penting untuk menjaga agar
pelaksanaan pengadaan terjamin mutu (misalnya persyaratan masa kadaluarsa,
sertifikat analisa/standar mutu, harus mempunyai Material Safety Data Sheet
(MSDS), untuk bahan berbahaya, khusus untuk alat kesehatan harus mempunyai
certificate of origin, waktu dan kelancaran bagi semua pihak dan lain-lain.
  Order pemesanan agar barang dapat sesuai maca, waktu dan tempat.
Beberapa jenis obat, bahan aktif, yang mempunyai masa kadaluarsa relatif pendek harus
diperhatikan waktu pengadaannya. Untuk itu, harus dihinari pengadaan dalam jumlah besar.
Pengadaan perbekalan farmasi dapat dilakukan melalui beberapa cara yaitu :
1. Pembelian
Pembelian merupakan rangkaian proses pengadaan untuk mendapatkan perbekalan
farmasi. Ada 4 metoda pada proses pembelian :
 Tender terbuka
Tender terbuka berlaku untuk seluruh rekanan yang terdaftar dan sesuai dengan
kriteria yang telah ditentukan. Pada penentuan harga, metoda ini lebih
menguntungkan, tapi memerlukan staf yang kuat, waktu yang lama dan perhatian
penuh.
 Tender terbatas
Tender terbatas dikenal juga dengan lelang tertutup. Hanya dilakukan pada rekanan
tertentu yang sudah terdaftar dan mempunyai riwayat yang baik. Harga masih dapat
dikendalikan, tenaga dan beban kerja lebih ringan bila dibandingkan dengan tender
terbuka.
 Pembelian dengan tawar menawar
Pembelian tawar menawar dilakukan bila item tidak penting dan tidak banyak.
Biasanya dilakukan pendekatan langsung untuk item tertentu.
 Pembelian langsung
Pembelian langsung biasanya dilakukan untuk pembelian dalam jumlah kecil dan
perlu segera tersedia. Harga tertentu dan realtif lebih mahal.
2. Produksi/pembuatan sediaan farmasi
Produksi sediaan farmasi dirumah sakit merupakan kegiatan membuat, mengubah bentuk
dan pengemasan kembali sediaan farmasi steril atau non-steril untuk memenuhi
kebutuhan pelayanan kesehatan dirumah sakit.
Kriteria perbekalan farmasi yang diproduksi dirumah sakit adalah:
 Sediaan farmasi dengan formula khusus
 Sediaan farmasi dengan mutu sesuai standard dengan harga lebih murah
 Sediaan farmasi dengan kemasan yang lebih kecil
  Sediaan farmasi yang tidak tersedia dipasaran
 Sediaan farmasi untuk penelitian
 Sediaan nutrisi parenteral
 Rekonstruksi sediaan obat kanker
 Sediaan farmasi yang harus selalu dibuat baru

Jenis sediaan farmasi yang diproduksi :

a) Produksi steril

Kegiatan Sterilisasi alat kesehatan dan lainnya di RSSN, berada dibawah taggung
jawab instalasi farmasi. Di bagian ini lakukan sterilisasi terhadap alat kesehatan,
pembuatan aquadest, NaCI 0,9 % dengan mengunakan peralatan yang menunjang
pelaksanaannya. Untuk sterilisasi digunakan autoklaf, untuk pembuatan aquadest
digunakan alat destilasi, sedangkan pembuatan NaCl 0,9 % dibuat dengan
menggunakan larutan aquadest. Kegiatan produksi dilakukan untuk obat yang diracik
atau recentus parantus. Kegiatan farmasi digudang meliputi perencanaan, penerimaan
penyimpanan, pendistribusian, pelaporan. Gudang juga berada di bawah instalasi
farmasi yang dikepalai oleh seorang Apoteker.

Persyaratan teknis untuk produksi steril:

a. Ruangan aseptis
b. Peralatan: contohnya Laminar air flow, autoclave, oven, alat pelindung diri
c. SDM: petugas terlatih

Unit Instalasi Farmasi Rumah Sakit (IFRS) Stroke Nasional Bukittinggi memiliki
empat sub-unit yang masing-masingnya dikepalai oleh apoteker. Sub-unit yang
dimaksud adalah :

1. Sterilisasi, produksi dan apotek rawat inap.

2. Apotek rawat jalan, terdiri dari apotek rawat jalan umum dan apotek rawat jalan
askes.
3. Logistik (gudang farmasi).
 4. Farmasi klinis dan pendidikan yang menitikberatkan pada konseling, pendidikan
dan penyuluhan.
b) Produksi non-steril
 Pembuatan puyer
 Pembuatan sirup (contoh: OBH, OBP)
 Pengemasan kembali (contoh: alkohol, H2O2)
 Pengenceran (contoh: antiseptik, desinfektan)
Persyaratan teknis produksi nonsteril:
a. Ruangan khusus untuk pembuatan
b. Peralatan: peracikan, pengemasan
c. SDM: petugas terlatih.
3. Sumbangan/dropping/hibah
Pada prinsipnya pengelolaan perbekalan farmasi dari hibah mengikuti kaidah umum
pengelolaan perbekalan farmasi regular.

3. Penerimaan
Penerimaan adalah kegiatan untuk menerima perbekalan farmasi yang telah diadakan
sesuai dengan aturan kefarmasiaan, melalui pembelian langsung, tender, konsinyasi atau
sumbangan. Tujuan penerimaan adalah untuk menjamin perbekalan farmasi yang diterima
sesuai kontrak baik spesifikasi mutu, jumlah maupun waktu kedatangan. Semua perbekalan
farmasi yang diterima harus diperiksa dan disesuaikan dengan spesifikasi pada order
pembelian rumah sakit. Penerimaan perbekalan farmasi harus dilakukan oleh petugas yang
bertanggung jawab. Hal yang perlu diperhatikan dalam penerimaan:
 Harus mempunyai Material Safety Data Sheet (MSDS) untuk bahan berbahaya
 Khusus untuk alat kesehatan harus mempunyai certificate of origin
 Sertifikat Analisa Produk
4. Penyimpanan
Penyimpanan adalah suatu kegiatan menyimpan dan memelihara dengan cara
menempatkan perbekalan farmasi yang diterima pada tempat yang dinilai aman dari
pencurian serta gangguan fisik yang dapat merusak mutu obat. Tujuan penyimpanan adalah
memelihara mutu sediaan farmasi, menghindari penggunaan yang tidak bertanggungjawab,
menjaga ketersediaan dan memudahkan pencarian dan pengawasan.
Metode penyimpanan dapat dilakukan berdasarkan kelas terapi, menurut bentuk sediaan
dan alfabetis dengan menerapkan prinsip FEFO (First Expired First Out) dan FIFO (First In
First Out). Penyusunan obat-obatan hendaklah berdasarkan susunan alphabet.

Pertimbangkan hal berikut ketika merancang sebuah fasilitas penyimpanan:

Kapasitas / ruang: fasilitas penyimpanan harus memiliki kapasitas yang cukup untuk
penyimpanan dan penanganan. Idealnya, ruang harus merata dibagi antara keduanya. Inovasi
produk baru dan kemasan, serta peningkatan produk yang berhubungan dengan pencegahan
dan pengobatan penyakit seperti HIV / AIDS, malaria, TBC, dan hepatitis B, telah
meningkatkan volume produk dan bahan habis pakai medis yang mengalir melalui gudang.
Ini termasuk barang-barang seperti kelambu dan insektisida untuk mencegah malaria dan
lebih banyak obat-obatan untuk mengobati TB karena meningkatnya jumlah kasus TB
karena HIV / AIDS. Ketika merancang sebuah fasilitas baru, jangan meremehkan
persyaratan penyimpanan.

Rencanakan toko medis dengan pementasan daerah untuk mempersiapkan pengiriman

(mengeluarkan) dan mengisi pengiriman (menerima). Pisahkan daerah penerima dan
pengiriman untuk menghindari kebingungan dan untuk meningkatkan efisiensi dan
keamanan.

Jika fasilitas akan dilakukan pengemasan ulang produk, merencanakan area persiapan
terpisah yang bersih untuk melakukan pengemasan ulang. Cobalah untuk menemukan area
dekat dengan daerah yang ditetapkan.

Penyimpanan dingin: dalam fasilitas yang lebih besar lebih efisien untuk menggunakan
ruangan dingin dibandingkan lemari es atau freezer banyak (dimana dapat menghasilkan
panas). idealnya, fasilitas yang lebih besar harus memiliki satu ruangan dengan suhu negatif
untuk produk beku (-20 ° C) dan ruangan lain dengan suhu positif tetapi dingin (2 - 8 ° C)
untuk produk yang memerlukan pendinginan.
 Penyimpanan yang terjaga: Semua toko medis harus memiliki area penyimpanan yang
terjaga untuk produk yang kemungkinan akan mencuri atau disalahgunakan. Sebuah lemari
terkunci atau lemari mungkin cukup untuk beberapa fasilitas, sedangkan fasilitas lainnya,
mungkin memerlukan lemari besi atau pagar.

Ventilasi: lokasi dan desain harus memastikan sirkulasi udara yang maksimum untuk
menghindari konsentrasi uap atau gas dan untuk mencegah kondensasi uap lembab pada
produk atau dinding. Gunakan kipas ekstraktor untuk menghilangkan asap, gas, dan
kelembaban.

Atap: rancang atap miring untuk memungkinkan air turun ke bawah. Perpanjangan atap
di atas jendela untuk memberikan perlindungan ekstra dari hujan dan sinar matahari
langsung.

Langit-langit: memasang plafon ganda untuk memberikan isolasi dan memastikan

bahwa pasokan disimpan dingin.

Dinding dan lantai: dinding dan lantai toko medis harus bersifat permanen dan halus
untuk memudahkan pembersihan. Dinding sebaiknya harus untuk balok batu bata atau
beton. batu bata berlubang mungkin dapat digunakan untuk bagian atas dari dinding untuk
memungkinkan ventilasi, tetapi ini harus diskrining untuk mencegah masuknya tikus dan
hama lainnya. Membangun atau merawat lantai fasilitas yang lebih besar untuk memastikan
mereka dapat menahan gerakan sering produk berat dan peralatan. Hal ini harus dilakukan
dengan panduan seorang insinyur.

Pintu: pintu direncanakan cukup lebar untuk memungkinkan gerakan bebas dan mudah
dari persediaan dan penanganan peralatan. Fasilitas besar, seperti yang di tingkat pusat,
sering menggunakan forklift dan peralatan penanganan lainnya. Pastikan pintu yang kuat dan
diperkuat untuk memberikan keamanan yang memadai. Lengkapi pintu dengan dua kunci
yang kuat, dan menginstal grill logam untuk perlindungan ekstra.

Listrik: rencana gudang dengan sebanyak mungkin cahaya alami (sinar matahari) pada
hari mungkin untuk menghindari penggunaan baik pencahayaan lampu neon atau lampu
pijar. Lampu fluorescent memancarkan sinar ultraviolet, yang memiliki efek negatif pada
produk tertentu. Lampu pijar memancarkan panas. Pada saat yang sama, harus berhati-hati
untuk memastikan produk yang tidak terkena sinar matahari langsung.

Jendela: Rencana jendela yang tinggi dan lebar untuk memungkinkan ventilasi yang
memadai. Mereka harus cukup tinggi untuk tidak diblokir oleh rak, memiliki jaring kawat
untuk mencegah serangga, dan mengantisipasi pencuri.

Lemari: Menyediakan lemari untuk penyimpanan produk tertentu yang harus dijaga agar
bebas dari debu atau cahaya.

Pertolongan pertama: simpan perlengkapan pertolongan pertama yang lengkap untuk

karyawan atau pengunjung yang terluka di fasilitas anda. Tempatkan perlengkapan
pertolongan pertama di lokasi pusat yang mudah diakses untuk semua karyawan. Pastikan
itu jelas ditandai dan bahwa seluruh karyawan sadar akan lokasi dan isinya.

Rak: Atur rak dan rak di baris dengan jalan dengan lebar tidak kurang dari 90 cm.
Hindari menempatkan rak hanya sekitar tepi ruang, yang mensia-siakan banyak ruang.
Tempatkan rak 90 cm dari dinding gudang untuk memastikan mereka rak 90 cm dari dinding
gudang untuk memastikan mereka rak 90 cm dari dinding gudang untuk memastikan mereka
dapat diakses dari kedua sisi. Idealnya, gunakan penyesuaian yang dapat diakses dari kedua
sisi. Idealnya, gunakan rak yang dapat disesuaikan.

Penanganan Bahan Peralatan Dan Media Penyimpanan:

a. Rak dan lemari

Gunakan rak dan lemari untuk menyimpan produk yang lebih kecil. Rancang rak sesuai
kebutuhan untuk memungkinkan paket yang berbeda ukuran.

b. Tabel di area pengepakan

Sediakan meja besar di area pengemasan untuk staf untuk digunakan saat pemasangan
dan pengepakan kiriman. Jaga meja tetap bersih.
 c. Palet

Palet digunakan untuk menyimpan barang-barang besar dan karton yang lebih besar.
Mereka menjaga barang-barang dari lantai dan dapat menggunakan forklift atau dollys untuk
memindahkan kelompok barang yang lebih besar. Palet pada umumnya hanya dilakukan di
fasilitas yang lebih besar karena menyimpan dan memindahkan palet bisa mahal. Fasilitas
yang lebih kecil mungkin memiliki palet yang tersisa di tempat untuk memastikan sirkulasi
udara dan menjaga produk dari lantai.

Jika menggunakan fasilitas palet, ingatlah untuk:

• Selalu periksa palet sebelum memuat mereka dengan materi. Pastikan bahwa palet yang kuat
dan kokoh tanpa papan longgar atau pecah-pecah dan tidak ada paku menonjol. Palet yang rusak
dapat patah saat diangkat dan menyebabkan cedera serius dan kerusakan produk.

• Susun palet kosong dengan rapi dan di luar gang.

• Jika mungkin, menjaga palet dalam ruangan, jauh dari unsur-unsur yang secara bertahap dapat
memecah kayu.

Terlepas dari materi yang mereka terbuat dari, palet meningkatkan resiko kebakaran karena
mereka memberikan ruang terbuka untuk oksigen untuk bahan bakar api dan area permukaan
besar untuk api untuk membakar.

Rak, lemari, meja, dan palet dapat dibuat dari kayu, logam, dan plastik. Logam rak, lemari, dan
palet mungkin baja, stainless steel, atau aluminium. Ini cenderung lebih mahal, tetapi lebih kuat,
lebih tahan lama, dan kurang mudah terbakar dari plastik atau kayu. Juga, mereka tidak rentan
terhadap masalah serangga, hewan pengerat, atau jamur.

Untuk mendapatkan kemudahan dalam penyimpanan, penyusunan dan pencarian serta

pengawasan perbekalan farmasi, diperlukan pengaturan tata ruang gudang dengan baik. Faktor-
faktor yang diperlukan dalam merancang bangunan gudang adalah sebagai berikut :
 Kemudahan bergerak
 Sirkulasi udara yang baik
 Rak dan pallet
  Kondisi penyimpanan khusus
 Pencegahan kebakaran
 Perlindungan terhadap hama/tikus
 Pengaturan suhu dan temperatur
 Perlindungan terhadap sinar matahari dan panas
 Penyimpana produk-produk tertentu yang sensitif dalam refrigerator dan freezer:
o Disimpan dalam kondisi beku: beberapa produk seperti vaksin tertentu
disimpan pada suhu -20°C. penyimpana ini biasanya untuk penyimpanan
jangka panjang pada fasilitas dengan level yang lebih tinggi.
o Disimpan pada suhu 2-8°C: beberapa produk yang sangat sentitif terhadap
panas tapi tidak boleh dibekukan.
o Suhu dingin/sejuk: disimpan pada suhu 8-15°C.
o Pada suhu ruangan: disimpan pada suhu 15-25°C.

Penyusunan stok perbekalan farmasi:

Perbekalan farmasi disusun menurut bentuk sediaan dan alfabetis. Untuk memudahkan
pengendalian stok maka dilakukan langkah-langkah sebagai berikut:

1. Gunakan prinsip FEFO (First Expired First Out) dan FIFO (First In First Out).
2. Susun perbekalan farmasi dalam kemasan besar diatas pallet secara rapi dan teratur.
3. Gunakan lemari khusus untuk menyimpan narkotika.
4. Simpan perbekalan farmasi yang dapat dipengaruhi oleh temperatur, udara, cahaya,
sesuai.
5. Simpan perbekalan farmasi dalam rak dan berikan nomor kode, pisahkan perbekalan
farmasi dalam dengan perbekalan farmasi untuk penggunaan luar.
6. Cantumkan nama masing-masing perbekalan farmasi pada rak dengan rapi.
7. Apabila persediaan perbekalan farmasi cukup banyak, maka biarkan perbekalan farmasi
tetap dalam boks masing-masing.
8. Perbekalan farmasi yang mempunyai batas waktu penggunaan perlu dilakukan rotasi
stok agar perbekalan farmasi tersebut tidak selalu berada di belakang sehingga dapat
dimanfaatkan sebelum masa kadaluarsa habis.
 9. Item perbekalan farmasi yang sama ditempatkan pada satu lokasi walaupun dari sumber
anggaran yang berbeda.

5. Distribusi
Distribusi adalah kegiatan mendistribusikan perbekalan farmasi di rumah sakit, untuk
pelayanan individu dalam proses terapi bagi pasien rawat inap dan rawat jalan serta untuk
pelayanan medis. Tujuan pendistribusian adalah tersedianya perbekalan farmasi di unit –
unit pelayanan secara tepat waktu, tepat jenis, dan jumlah.
Ada beberapa metoda yang digunakan oleh IFRS dalam mendistribusikan perbekalan
farmasi di lingkungannya, seperti
1. IDD ( Induvidual Dose Dispensing)/ individual prescription
IDD adalah order atau resep yang dituliskan dokter untuk tiap pasien. Dalam sistem ini
perbekalan farmasi disiapkan dan didistribusikan oleh IFRS sesuai yang tertulis pada
resep.
Keuntungan resep perorangan yaitu:
a. Semua resep atau order dikaji langsung oleh apoteker yang kemudian memberikan
keterangan atau informasi kepada pasien secara langsung
b. Memberikan kesempatan interaksi professional antara apoteker, dokter, perawat, dan
pasien.
c. Memungkinkan pengendalian yang lebihdekat
d. Mempermudah penagihan biaya perbekalan farmasi bagi pasien

Kelemahan :
a. Memerlukan waktu yang lama
b. Pasien membayar obat yang kemungkinan tidak digunakan

2. Sistem floor stock lengkap

Yaitu suatu sitem distribusi dimana semua obat yang dibutuhkan pasien tersedia dalam
ruang penyimpanan obat di ruang tersebut, disiapkan oleh perawat dengan mengambil
dosis atau unit secara langsung dan diberikan kepada pasien di ruang tersebut.
 Keuntungan:
a. Pelayanan lebih cepat
b. Menghindari pengembalian perbekalan farmasi yang tidak terpakai ke IFRS
c. Mengurangi penyalinan order
Kelemahan:
a. Kesalahan perbekalan farmasi sangat meningkat karena order perbekalan farmasi
tidak dikaji oleh apoteker
b. Persedian perbekalan farmasi di unit pelayanan meningkat, dengan fasilitas ruangan
yang sangat terbatas.
c. Penambahan modal investasi, untuk menyediakan fasilitas penyimpanan perbekalan
farmasi yang sesuai disetiap ruangan perawatan pasien
d. Diperlukan waktu tambahan bagi perawat untuk menangani perbekalan farmasi
e. Meningkatnya kerugian dan bahaya karena kerusakan perbekalan farmasi
3. Sistem distribusi dosis unit (UDD)
Yaitu resep dokter yang disiapkan yang terdiri atas beberapa jenis obat yang masing-
masingnya dalam kemasan dosis unit tunggal dalam jumlah persediaan yang cukup untuk
satu waktu tertentu.
Keuntungan:
a. Pasien hanya membayar perbekalan farmasi yang dikonsumsi saja
b. Semua dosis yang diperlukan pada unit perawatan telah disiapkan oleh IFRS
c. Mengurangi kesalahan pemberian perbekalan farmasi
d. Menghindari duplikasi order perbekalan farmasi yang berlebihan
e. Meningkatkan pemberdayaan petugas professional dan nonprofessional yang lebih
efisien
f. Mengurangi resiko kehilangan dan pemborosan perbekalan farmasi
g. Memperluas cakupan dan pengendalian IFRS
h. System komunikasi pengorderan dan distribusi bertambah baik
i. Apoteker dapat dating ke unit perawatan, untuk melakukan konsultasi dan membantu
memberikan masukan pada tim
j. Peningkatan pengendalian dan pemantauan penggunaan perbekalan farmasi
menyeluruh
 k. Memberipeluanguntukprosedurkomputerisasi
Kelemahan:
a. Meningkatnya kebutuhan tenaga farmasi
b. Meningkatnya biaya operasional
4. Sistem distribusi kombinasi
Yaitu kombinasi resep perorangan dengan distribusi persediaan di ruangan (floor stock).
Keuntungan:
a. Semua resep atau order perorangan dikaji langsung oleh apoteker
b. Adanya kesempatan interaksi professional
c. Perbekalan farmasi yang dibutuhkan dapat segera tersedia

Permintaan dari unit Petugas gudang Menyerahkan barang

yang membutuhkan melayani sesuai
(ada buku bon) permintaan (bukti tanda terima)

Memberikan
Petugas menyalin
entry data mutasi informasi tertulis
permintaan barang
pada komputer apabila ada yg tak
pada buku mutasi
terlayani

Alur distribusi perbekalan

6. Pemberian Obat
 Melalui apotek rawat inap yang diserahkan ke perawat dan kemudian dibagikan
kepada pasien
 Melalui apotek rawat jalan yang menyerahkan langsung ke pasien.
7. Pengendalian
Salah satu pelayanan penunjang medik yang terpenting dalam proses pelayanan pasien
adalah pelayanan farmasi, yang merupakan salah satu komponen biaya operasional yang
besar dari seluruh biaya operasional rumahsakit, sehingga harus dikelola dengan efisien agar
rumah sakit tidak mengalami kerugian. Salah satu caranya adalah dengan melakukan
pengawasan dan pengendalian. Tujuan: supaya tidak terjadi kelebihan dan kekosongan
perbekalan farmasi di unit unit pelayanan. Kegiatan pengendalian yang dilakukan adalah:
1. Memperkirakan/menghitung pemakaian rata rata periode tertentu
2. Menentukan stok pengaman di gudang
3. Menentukan waktu pemesanan sampai obat diterima

Selain itu, beberapa pengendalian yang perlu diperhatikan dalam pelayanan kefarmasian
adalah sebagai berikut:

 Rekaman pemberian obat

o Rekaman/ catatan pemberian obat adalah formulir yang digunakan perawat untuk
menyiapkan obat sebelum pemberian. Dengan formulir ini perawat dapat
langsung merekam/ mencatat waktu pemberian dan aturan yang sebenarnya sesuai
petunjuk.
 Pengembalian obat yang tidak digunakan
 Pengendalian obat dalam ruang

8. Penghapusan

Merupakan kegiatan penyelesaian terhadap perbekalan farmasi yang tidak terpakai

karena kadaluarsa, rusak, mutu tidak memenuhi standar. Tujuannya adalah menjamin
perbekalan farmasi yang sudah tidak memenuhi syarat dikekola sesuai dengan standar yang
berlaku. Penghapusan akan mengurangi beban penyimpanan maupun mengurangi resiko
terjadinya penggunaan obat sub standar. Penghapusan perbekalan farmasi yang tidak terpakai
di RSUD Kota dilaksanakan di Instalasi Sanitasi dengan menggunakan alat insenerator
limbah medis sesuai prosedur yang berlaku, kemudian Dimintakan ijin penghapusan ke
Walikota dan dikeluarkan Surat Keputusan Penghapusan dan Tim Pelaksana Penghapusan
dari Walikota. Selanjutnya dibuat berita acara penghapusan perbekalan farmasi.
Metode Pemusnahan:

Penimbunan dan enkapsulasi tepat pada lokasi tanpa sumber air yang dangkal dan untuk
sampah dengan volume kecil.

a. Lubang penimbunan: dasar lubang seharusnya 1,5 m di atas permukaan air, dengan
kedalaman 3-5 m, dan dilapisi dengan substansi permebeabilitas rendah seperti: tanah
liat. Kelilingi permukaan lubang dengan gundukan untuk mencegah air memasuki
lubang, dan bangun pagar di sekitar area. Secara berkala, tutupi permukaan dengan 10-15
cm tanah.
b. Enkapsulasi: Lubang yang dilapisi semen atau penampung plastic densitas rendah atau
drum, diisi hingga 75% dari kapasitasnya dengan pembuangan yang memperhatikan
kesehatan. Pemampung kemudian diisi dengan plastik busa, pasir, semen, tanah liat untuk
menghentikan pergerakan sampah. Sampah yang dienkapsulasi kemudian dibuang pada
daerah pembuangan atau ditinggalkan di tempat dimana penampung itu dikonstruksikan
di tanah.
c. Insenerasi: Peralatan insenerasi temperatur medium dan tinggi memerlukan suatu modal
investasi dan suatu dana operasi pemeliharaan, Mereka beroperasi dengan bahan bakar,
kayu, atau material lain yang mudah terbakar dan memproduksi abu dan gas. Polutan
yang dihasilkan bervariasi. Abu bersifat toksik dan harus dikuburkan dalam lubang yang
dilindungi. Sampah mudah terbakar dapt menjadi sampah tidak mudah terbakar dengan
suatu penurunan volume. Suhu yang tinggi dapat membunuh mikroorganisme.
Insenerator temperature medium, pada umumnya mempunyai design dua ruang
atau insenerator pirolitik, bekerja pada proses pembakaran temperature medium (800-
1000°C). Sedangkan insenerator etemperatur tinggi, yang direkomendasikan oleh WHO,
diperlakukan dengan pembuangan yang memperhatikan kesehatan ada temperature >
1000°C.
Ketika dioperasikan oleh staf yang terlatih pada penggunaan dan pemeliharaan
yang tepat, insenerasi merupakan suatu peralatan yang dapat berguna sebagai:
- Menghancurkan secara sempurna jarum dan syringe.
- Membunuh mikroorganisme.
- Mengurangi volume sampah.
- Menghasilkan lebih sedikit polusi udara dibandingkan dengan pembakaran temperature
rendah.
d. Pembakaran temperature rendah: Alat pembakaran tidak lebih dari 400°C terdiri dari
tungku bata beruang satu, drum pembakaran, dan lubang pembakara. Mereka tidak
terbakar secara sempurna tidak menghancurkan sampah sepenuhnya. Mereka mungkin
tidak membunuh mikroorganisme. Pembakaran temperature rendah seharusnya
digunakan sebagai solusi jangka pendek.
e. Pembakaran dan penguburan: Lubang pembakaran memppunyai biaya rendah tapi
tidak efektif untuk memusnahkan sampah. Pagar seharusnya mengelilingi lubang untuk
mencegah anak-anak, binatang, dan yang lain untuk berkontak dengan sampah. Lokasi
lubang seharusnya menghindari jalan. Api, biasanya dimulai dengan bahan bakar
berdasarkan petroleum, harus disupervisi oleh staf dan dilokasikan pada dengan angin
yang rendah dari fasilitas dan area pemukiman. Api temperature rendah menghasilkan
polutan dan abu dan material yang tersisa harus ditutupi dengan 10-15 cm tanah.
f. Metode lain: Metode lain yang digunakan dalam beberapa peengaturan, seperti
penghapusan/penghancuran jarum, pelelehan syringe, sterilisasi uap (autoklaf dan
hidroklaf), dan microwave (dengan penggirisan).
Sampah yang tidak bisa diinsenerasi:
- Penampung yang diberi tekanan udara.
- Sejumlah besar sampah kimia reaktif.
- Garam perak dan sampah fotografik atau radiografik.
- Plastik terhalogenasi seperti polivinil klorida (PVC).
- Sampah dengan kandungan merkuri atau cadmium tinggi., seperti thermometer
rusak, baterai yang telah terpakai dan panel kayu berlapis timah.
- Ampul bersegel atau ampul ynag mengandung logam berat.

Pemusnahan yang tidak tepat dapat menyebabkan:

- Sumber air terkontaminasi.

- Disversi dan penjualan obat yang kadaluarsa ataui tidak aktif.
- Produk yang tidak terinsenerasi dengan tepat dapat melepaskan polutan yang toksik ke
udara.
Tabel berbagai kategori metode pemusnahan:
Kategori Metode Pemusnahan
Padat Daerah pembuangan
Semi solid Enkapsulasi sampah
Serbuk Pelembaman sampah
Insenerasi temperatur medium
dan tinggi
(insenerator berbahan semen)
Cairan Saluran pembuangan air
Insenerasi temperatur medium
dan tinggi
Ampul Hancurkan ampul dan siram
cairan yang telah diencerkan
ke dalam saluran pembuangan
air
Obat antiinfeksi Enkapsulasi sampah
Pelembaman sampah
Insenerasi temperatur medium
dan tinggi
(insenerator berbahan semen)
Antineoplastik Kembalikan kepada pabriknya
Enkapsulasi sampah
Pelembaman sampah
Insenerasi temperatur medium
dan tinggi
(insenerator berbahan semen)
(dekomposisi kimia)
Komentar
Tidak lebih dari 1% sampah
kota bisa dibuang tanpa
pengolahan di daerah
pembuangan.
Antineoplastik tidak boleh
dibuang di saluran
pembuangan air
Antineoplastik tidak boleh
dibuang di saluran
pembuangan air
Antibiotik cair dapat
diencerkan dengan air,
dibiarkan beberapa minggu
dan dialirkan ke saluran
pembuangan air
Tidak dibuang di derah
pembuangan kecuali
dienkapsulasi
Tidak dibuang di saluran air
Tidak diinsenerasi pada
temperature medium
 Obat yang diawasi Enkapsulasi sampah Tidak dibuang di daerah
Pelembaman sampah pembuangan kecuali
Insenerasi temperatur medium dienkapsulasi
dan tinggi
(insenerator berbahan semen)

Caniste aerosol Dibuang di daerah Tidak boleh dibakar: dapat

pembuangan meledak
Enkapsulasi sampah

Disinfektan Gunakan Jangan membuang disinfektan

Dibuang di saluran
pembuangan air atau aliran air
yang cepat: kuantitas kecil
dari disenfektan yang telah
diencerkan (maksimum 50
liter perhari dibawah
pengawasan)
yang belum dencerkan pada
saluran pembuangan air atau
aliran air.
Jangan membuang disinfektan
pada air yang mengalir lambat
atau tidak mengalir.

Plastik PVC, kaca Daerah pembuangan sampah Jangan dibakar pada

penampung yang terbuka

Kertas, kartu nama Daur ulang, bakar, dibuang di

daerah pembuangan sampah

Perhatian khusus harus diberikan untuk memusnahkan kategori farmaceutikal seperti:

- Bahan yang diawasi seperti obat narkotika dan psikotropik.

- Obat antiinfektif
- Antineoplastik
- Obat antikanker sitotoksik, obat toksik.
- Antiseptik dan disinfektan.
9. Pelaporan
a. Pencatatan
 Pencatatan bertujuan memonitor transaksi perbekalan farmasi yang masuk dan
keluar
 Pencatatan secara manual (buku & kartu Stok) dan komputerisasi
b. Pelaporan
Kumpulan catatan dan pendataan kegiatan administrasi perbekalan farmasi
Tujuannya adalah:
 Tersedianya data yang akurat untuk bahan evaluasi
 Tersedianya informasi yang akurat
 Tersedianya data yang lengkap untuk membuat perencanaan
Jenis laporan yang dibuat di gudang perbekalan farmasi
1. Laporan pembelian
2. Laporan mutasi
3. Laporan permintaan perbekalan farmasi tidak terlayani
4. Laporan perbekalan farmasi yang stagnan (jarang/tidak di tulis dokter)
5. Laporan perbekalan farmasi yang hampir kadaluarsa( maksimal 6 bulan sebelum
kadaluarsa) untuk di informasikan ke dokter penulis resep
6. Laporan perbekalan farmasi yang kadaluarsa
7. Laporan ketersediaan obat
8. Laporan stok opname

10. Evaluasi

Merupakan salah satu upaya untuk terus mempertahankan mutu pengelolaan perbekalan
farmasi dan sebagai masukan dalam penyusunan perencanaan dan pengambilan keputusan.
Tujuan: Meningkatkan produktivitas para pengelola perbekalan farmasi di rumah sakit agar
dapat ditingkatkan secara optimum.