CENTRE OF HUMAN RESOURCES DEVELOPMENT

P E N DA H U LU A N PEMBENTUKAN
K E LOM P OK K E R JA
DINAMIS

A PA YA N G MEMBANGUN
DIHADAPI OLEH K E LOM P OK K E R JA
K E LOM P OK K E R JA DINAMIS

PRINSIP SINERGI KEBAIKAN KEBURUKAN

K E LOM P OK K E LOM P OK K E LOM P OK

PENGGUNAAN P E N D AYA G U N A A N
K E LOM P OK KO N F L I K D A L A M
K E R J A E F E KT I F K E LOM P OK

Halaman 169
 CENTRE OF HUMAN RESOURCES DEVELOPMENT

DINAMIKA KELOMPOK

I. PENDAHULUAN

Kelompok adalah 2 orang atau lebih yang saling berinteraksi dan

mempengaruhi satu sama lain. Bentuk kelompok formal atau informal
sering dipergunakan dalam semua bentuk usaha dan organisasi, baik
yang bersifat sosial, keagamaan, politis maupun dunia usaha
perdagangan ( business ).
Sebagian besar kegiatan dalam lembaga Pendidikan juga berlangsung
dalam kelompok formal yang disebut KOMITE. Bentuk Komite yang paling
menonjol dalam lembaga usaha / perusahaan besar, lazim disebut “
Board of Director “, atau Badan tertinggi dalam manajemen suatu
perusahaan.

Kelompok dapat menyelesaikan tugas problem / masalah yang tampak

tidak mungkin diselesaikan karena keikut sertaan yang lebih partisipatif
dan persetujuan-persetujuan dari pihak-pihak yang terlibat di dalamnya.
Quality Circle juga merupakan suatu bentuk penampilan partisipasi
kelompok di dalam perusahaan. Quality Circle sering dimanfaatkan untuk
mewujudkan tujuan organisasi.

Seorang Supervisor sebagai pimpinan dalam unit kerja harus dapat

melibatkan anggota unit kerjanya dalam menyelesaikan masalah yang
dihadapi. Membina kerjasama anggota kelompok, mengatasi
masalah atau keluhan karyawan juga merupakan tugas dari
seorang Supervisor. Agar kerjasama tim dapat
berhasil dengan baik, maka para anggotanya perlu
memiliki kemampuan berinteraksi dan mengadakan
hubungan antar pribadi yang baik. Interaksi kelompok
biasanya berlangsung melalui proses tertentu, yaitu
pembentukan, perpecahan, penyesuaian, perubahan
dan kembali kepada pembentukan dan seterusnya.

II. PENTINGNYA PEMBENTUKAN KELOMPOK KERJA YANG DINAMIS

A. KELOMPOK KERJA SEBAGAI ORGANISASI KECIL
Dalam setiap organisasi semestinya terdapat kelompok-kelompok
kerja. Setiap kelompok kerja terdiri dari 2 orang atau lebih yang
bekerjasama untuk mencapai suatu tujuan.
Kelompok kerja merupakan bagian dari organisasi dengan kata lain
kelompok kerja adalah organisasi kecil dari suatu organisasi yang

Halaman 170
 CENTRE OF HUMAN RESOURCES DEVELOPMENT

lebih besar. Suatu organisasi mempunyai tujuan tertentu yang

dalam proses pencapaiannya tidak dilakukan oleh 1 orang saja,
akan tetapi dicapai oleh beberapa atau banyak orang.

Pada kenyataannya yang sering terjadi adalah dalam pencapaian

tujuan, kelompok kerja tidak banyak terbentuk sehingga beberapa
orang bekerja secara individualistis dan tidak merupakan suatu
kesatuan kelompok.

B. KELOMPOK KERJA UNTUK MENCAPAI TUJUAN SECARA EFEKTIF

Suatu tujuan yang hendak dicapai, selalu menimbulkan jenis

pekerjaan tertentu yang berangkai dan berkaitan satu sama lain.
Besar kecilnya rangkaian dan kaitan tergantung dari besar kecilnya
tujuan yang akan dicapai atau tergantung dari besar kecilnya
kompleksitas yang timbul / akan timbul.

Jenis pekerjaan tertentu memerlukan kelompok kerja tertentu pula.

Inilah yang menyebabkan adanya bermacam-macam kelompok
kerja dalam suatu organisasi.
Dengan demikian macam-macam kelompok kerja dalam organisasi
dibutuhkan untuk mencapai tujuan organisasi sesuai dengan jenis
kemampuan yang dibutuhkan.

Pembentukan kelompok kerja yang dinamis akan merupakan usaha

untuk mencapai tujuan yang sesuai dengan situasi dan kondisi. Oleh
karena situasi dan kondisi setiap saat dapat berubah, maka
kelompok kerja yang dibentuk harus dinamis pula. Dinamika
Kelompok kerja merupakan syarat untuk memperoleh efektivitas
kelompok kerja sesuai dengan perkembangan yang terjadi.

III. APA YANG DIHADAPI OLEH KELOMPOK KERJA

Dalam mencapai tujuan yang telah ditetapkan, perlu ditentukan

apakah setiap anggota kelompok itu telah mengetahui tujuan yang
hendak dicapai. Anggota yang tidak mengetahui tujuan
kelompoknya, akan kurang dapat berkontribusi dalam proses
pencapain tujuan. Bahkan kemungkinan akan terjadi tujuan yang
direalisir bukanlah tujuan yang dikehendaki. Oleh karena itu sudah
merupakan suatu keharusan bahwa tujuan kelompok harus dikenali
oleh setiap anggotanya.
Selain itu, anggota kelompok harus mengetahui bagaimana
mencapainya, sehingga memungkinkan terjadinya interaksi yang baik
antar anggota.

Halaman 171
 CENTRE OF HUMAN RESOURCES DEVELOPMENT

Untuk mencapai tujuan kelompok, setiap anggota membutuhkan

informasi yang relevan. Kenyataannya informasi yang dimiliki terbatas
jumlahnya dan itupun kadang-kadang kurang relevan dengan tujuan
yang dicapai.

Apabila hal tersebut terjadi, maka anggota kelompok dapat

mengalami kesulitan dalam proses pencapaian tujuan.
Jelas bahwa informasi seperti ini tidak diinginkan, masalah yang akan
timbul adalah apakah anggota mampu untuk melaksanakan tugas
masing-masing dengan keterbatasan informasi tersebut.
Keberhasilannya akan sangat tergantung pada kemampuan masing-
masing anggota untuk mencari jalan keluar yang sesuai.

Informasi harus dilengkapi dan kalau telah dipandang cukup alternatif

yang hendak ditempuh juga dapat beraneka ragam. Hal ini dapat
menimbulkan masalah lain.

Pemecahan masalah menjadi hal yang wajar harus mendapat

perhatian. Masalah tersebut mungkin sebelumnya dapat diduga,
tetapi mungkin juga dapat baru diketahui setelah proses pencapaian
tujuan yang menjadikan situasi dan kondisi para anggota mencekam.

Ada situasi mencekam yang bersifat sementara, tetapi juga ada yang
seterusnya (tetap) mencekam. Situasi yang mencekam sementara
akan dapat diatasi pada waktu sekarang karena ada jalan pintas.
Namun ada juga yang sulit diatasi, karena terdapat jalan buntu.

Bagaimanapun kelompok kerja tidak cukup hanya mengeluh, apalagi

menyerah tanpa syarat.

IV. BAGAIMANA MEMBANGUN KELOMPOK YANG DINAMIS

Memperhatikan apa yang dihadapi oleh kelompok kerja, maka

kelompok kerja dapat dibangun atau dibentuk secara praktis sebagai
berikut :

a. Laksanakan Komunikasi Efektif antar anggota sehingga :

1. Tujuan harus diketahui oleh seluruh anggota

2. Masalah yang timbul segera diketahui untuk segera dipecahkan
3. Perubahan-perubahan / perkembangan yang timbul / terjadi ,
diketahui oleh para anggota untuk penyesuaian yang diperlukan.
4. Informasi yang terbatas dapat dilipat gandakan menjadi
informasi yang lengkap.
5. Kemampuan masing-masing anggota dapat ditingkatkan.

Halaman 172
 CENTRE OF HUMAN RESOURCES DEVELOPMENT

b. Tingkatkan Interaksi anggota yang meliputi :

1. Peningkatan kerjasama anggota

2. Peningkatan daya saing anggota ( kompetisi positif ) yang saling
berlomba men capai hasil yang terbaik.
3. Mendayagunakan konflik yang timbul untuk tujuan positif
(manajemen konflik).
4. Peningkatan Koordinasi, Integrasi dan Sinkronisasi tugas
anggota secara harmonis.

c. Peningkatan Keterbukan dan Konsistensi sehingga :

1. Memperkecil masalah pribadi yang berpengaruh pada masalah

organisasi, misalnya tidak sanggup mengerjakan karena belum
tahu caranya.
2. Mempermudah menentukan alternatif yang penting dan
memilih yang terbaik untuk dilaksanakan.

d. Mengenali Masalah dan Mampu Mengambil Keputusan,

sehingga :

1. Masalah yang timbul selalu dihubungkan dengan fakta yang

relevan.
2. Keputusan yang diambil lebih tepat karena berdasarkan fakta.
3. Masalah yang timbul dapat segera dipecahkan.

e. Tingkatkan Kualitas Anggota, sehingga :

1. Selalu timbul ide baru yang memberikan semangat kerja.

2. Alternatif yang timbul lebih dekat dengan pemecahan masalah
yang akan dilaksanakan.
3. Jalan buntu yang dihadapi dapat segera dicarikan jalan
keluarnya yang dapat mempermudah pelaksanaan.

V. PRINSIP SINERGI DALAM KELOMPOK

Prinsip Sinergi adalah prinsip alamiah yang dapat kita rasakan sehari-
hari. Prinsip ini menyalahi prinsip matematika. Dalam matematika 1 +
1 = 2 , tetapi dalam synergy 1 + 1 = lebih besar dari 2. Artinya
kekuatan 2 orang membentuk kelompok (team) adalah lebih
besar dari pada kekuatan 2 orang yang kerja sendiri-sendiri.
Prinsip ini tercermin misalnya dalam kekompakan dalam kesebelasan
sepak-bola, yang lebih kompak biasanya akan menang. Demikian pula
misalnya di pabrik, bila satu orang karyawan dapat menyelesaikan 1

Halaman 173
 CENTRE OF HUMAN RESOURCES DEVELOPMENT

mobil dari proses Body, Paint dan Assy selama 20-25 hari (+ 200 man
hour ). Dengan menerapkan kerja kelompok dapat diselesaikan 1 mobil
hanya 60 man hour.

Prinsip Sinergi ini menekankan mengenai pentingnya usaha kelompok

yang kompak akan lebih berhasil daripada usaha sendiri-sendiri. Ingat
pepatah lama “BERSATU KITA TEGUH, BERCERAI KITA RUNTUH”.

VI. KEBAIKAN KELOMPOK

Suatu alasan penting untuk membentuk kelompok ialah mendapatkan

wadah/tempat menghimpun berbagai macam pengetahuan dan penilaian
(pertimbangan) yang diarahkan pada pemecahan masalah. Berbagai
macam masalah membutuhkan usaha-usaha yang terkoordinir dari
sekelompok orang dengan latar belakang yang berbeda-beda. Demikian
pula halnya jika suatu problem yang sifatnya kompleks dapat
diselesaikan melalui suatu diskusi kelompok yang terarah, maka
keputusan yang lebih baik oleh karena mencerminkan keinginan serta
keputusan kelompok sehingga pelaksanaannya akan lebih mudah dan
lancar. Dengan demikian dapat memantapkan usaha dan memantapkan
gerak dalam mencapai sasaran.

Kegiatan kelompok mengutamakan pentingya kerja-sama (team work)

hal ini akan lebih baik daripada kompetisi antar seseorang dengan orang
lain, kegiatan kelompok mendorong pencapaian hasil kerja melalui team.
Mereka yang bekerja dalam kelompok unit kerja sadar bahwa semua
orang dari kelompok harus bekerja bersama-sama untuk menyelesaikan
masalah. Mereka akan mengkritik gagasan, tetapi bukan mengkritik
orang yang melontarkan gagasan.

Dalam kegiatan kelompok memungkinkan partisipasi yang lebih luas dari

anggota kelompok. Anggota-anggotanya boleh juga mengambil bagian
dalam proses pengambilan keputusan, hal ini memberikan rasa “Sense of
Belonging” pada mereka, rasa aman dan aktualisasi diri.

Karena tiap anggota berpartisipasi dalam pengambilan keputusan,

penerapan dan pelaksanaan keputusan itu tidak saja menjadi lancar
tetapi hampir semua anggota menjadi lebih bergairah dalam kegiatan-
kegiatan follow-upnya. Bila mana kemudian timbul kesulitan atau
masalah, anggota bersama-sama akan mencari jalan keluarnya.

Kegiatan kelompok juga membantu dalam meneruskan atau memperoleh

informasi, mereka mendapat kesempatan untuk bicara secara langsung
yang merupakan bentuk komunikasi terbaik untuk membantu

Halaman 174
 CENTRE OF HUMAN RESOURCES DEVELOPMENT

menghilangkan salah pengertian dan mencegah ketidak-pastian yang

acap-kali timbul dalam berkomunikasi.

Hal ini juga memberikan kesempatan untuk mengekspresikan dirinya dan

bukan hanya sekedar menukar gagasan.

Kegiatan kelompok unit kerja dapat menjadi sarana latihan

kepemimpinan para supervisor/foreman.

VII. KEBURUKAN KELOMPOK

Kegiatan kelompok mempunyai keterbatasan tetapi kita perlu mengenali

keterbatasan ini dan berhati-hati dalam menerapkan sistim kerja
kelompok.
Bila permasalahan yang dihadapi sifatnya sederhana dan pemecahannya
bersifat langsung, kelompok dapat bekerja dengan baik tanpa adanya
pertentangan yang cukup berarti, tetapi bila masalah yang dihadapi itu
kompleks, mungkin ada anggota yang menentang tentang usul-usul atau
langkah-langkah kegiatan yang diambil oleh kelompok. Karenanya perlu
sekali untuk mendiskusikan berbagai macam pemecahan dan usahakan
untuk mendapatkan penyelesaian yang terbaik.

Bila anggota kelompok tidak mencapai kata sepakat, dan bila

berlangsung berlarut-larut, sedangkan langkah-langkah musyawarah
tidak berhasil, supervisor sebagai seorang pimpinan kelompok unit kerja
harus dapat mengambil sikap yang bijaksana dengan memperhatikan
berbagai pertimbangan. Kadang-kala sistim voting juga dapat dipakai,
tetapi perlu diingat bahwa penyelesaian atas dasar mayoritas tidak selalu
berarti keputusan yang terbaik dan kegiatan team-work mungkin gagal.
Oleh karena itu diperlukan system monitoring yang cermat dan perhatian
yang cukup menerapkannya sampai berhasil.

Kelemahan-kelemahan lain yang ada pada kelompok antara lain

:
a. Bila terlalu banyak anggota, sukar mengambil keputusan /
lama.
b. Bila para anggota tidak mempunyai keseragaman pendapat
karena interest pribadi
c. Bila tidak mempunyai sasaran yang jelas.
d. Bila anggota kurang berpartisipasi bersifat statis.

VIII. PENGGUNAAN KELOMPOK SECARA EFEKTIF

Dalam keadaan tertentu kelompok dapat bekerja dengan efektif dan

memberi manfaat besar dalam organisasi.

Halaman 175
 CENTRE OF HUMAN RESOURCES DEVELOPMENT

Untuk mencegah kekaburan dan untuk menunjang efektifitas kelompok,

fungsi, scope dan maksud kegiatan kelompok, haruslah dirumuskan
dengan jelas. Cara itu juga menambah kejelasan bagi anggota-anggota
baru dan kelompok-kelompok baru tentang maksud dan tujuan
kegiatannya.

Kerja kelompok dapat menjadi tidak efisien jika mengikut sertakan terlalu
banyak atau sedikit anggota. Kadang-kadang telah banyak yang
menciptakan masalah manajemen sehingga menimbulkan kebingungan
dan suasana kerja yang tidak dapat memecahkan persoalan atau bekerja
sama, jika yang menjadi anggota-anggotanya tidak saling mengenal.

Terlalu banyak anggotapun membuat kerja kelompok menjadi sulit

karena berkurangnya interaksi. Dalam kelompok-kelompok kecil,
sebaliknya terlalu sedikit pengalaman atau pengetahuan, dan sedikit
anggota untuk melaksanakan tugasnya.

Penting sekali untuk mengetahui ukuran yang panas bagi suatu

kelompok, tetapi sebenarnya tidak ada batas yang optimum untuk
jumlah kelompok. Ukuran yang aktual haruslah ditetapkan berdasarkan
pada kesanggupan anggota untuk dapat melaksanakan berbagai macam
tugas dan kemauannya untuk bekerja sama.

Pimpinan kelompok harus dapat membagi tugas dan mengusahakan agar

semua anggota berpartisipasi dalam memecahkan masalah. Pimpinan
kelompok harus pula membuat catatan-catatan dan secara berkala
membicarakan dalam kelompok sehingga dapat dijamin follow-up nya.
Dalam pekerjaan sehari-hari kegiatan kelompok harus secara terus-
menerus dimulai sehingga keputusan dapat dibuat berdasarkan pada
keefektifan dan kegunaannya, bersamaan dengan itu, bimbingan dan
pengarahan dapat diberikan kepada kelompok-kelompok yang tidak
berfungsi dengan memuaskan.
Hindarkan pemaksaan terhadap suatu pokok permasalahan, yang
mungkin akan membawa efek-efek buruk atas kerja kelompok,
hendaknya dibiarkan bekerja dengan bebas, tetapi harus pula diawasi
hasil kerjanya agar waktu dan tenaga tidak terbuang sia-sia.

Mudah sekali untuk melihat bahwa kelompok dapat mempunyai nilai

guna, oleh karena interaksi kelompok dan masalah-masalah tingkah laku
manusia yang muncul dalam kerja kelompok. Oleh karena itu sangatlah
penting untuk memonitor kerja kelompok secermat-cermatnya.

Suatu kelompok yang efektif, interaksinya tercermin dari :

a. Adanya solidaritas antar anggota

Halaman 176
 CENTRE OF HUMAN RESOURCES DEVELOPMENT

b. Saling membantu dan mengisi, anggota berpartisipasi.

c. Memperlihatkan kepuasan
d. Kebanyakan keputusan dicapai dengan suatu konsesus dimana
menjadi jelas bahwa setiap anggota dapat menerima dan
menyetujui dan mau ikut serta.
e. Saling mendengarkan dan ada keterbukaan (tidak banyak sikap,
main sembunyi atau malu)
f. Kritik sering terjadi, terus terang dan enak, sedikit tanda serangan
pribadi baik secara terbuka maupun tersembunyi, (Kritik bersifat
konstruktif).

Kelompok yang tidak efektif, mempunyai ciri-ciri sebagai berikut :

a. Saling tidak menyetujui, sehingga suasana menjadi tegang dan
kaku.
b. Adanya penolakan-penolakan yang berkepanjangan.
c. Tidak mau membantu diantara sesama anggota.
d. Menarik diri, sehingga anggota menjadi pasif dan statis.
e. Menjatuhkan kawan sendiri, karena ingin menonjol sendiri.
f. Sikap berjaga-jaga dan saling mencurigai (berprasangka buruk ).

IX. PENDAYAGUNAAN KONFLIK DALAM KELOMPOK

Konflik dalam kelompok adalah suatu perselisihan pendapat diantara

anggota kelompok

Dua macam penyebab perselisihan :

a. Praduga / Prasangka :
Persepsi tidak seragam, seringdibayangi oleh interest pribadi anggota
masing-masing, biasanya disebabkan hubungan antar anggota yang
kurang baik.
Misalnya : - Saling menyalahkan (gengsi, ego, dll )
- Mencari-cari kesalahan orang lain

Konflik ini tidak perlu terjadi, harus dihindarkan caranya dengan

penyeragaman pengertian melalui komunikasi yang baik. Perlu
diketahui konflik semacam ini yang paling sering terjadi dan biasanya
menjadi biang keladi dari hambatan pertumbuhan kelompok.
b. Keterbatasan sumber daya untuk bermacam-macam
kepentingan:
Konflik ini wajar terjadi dalam kelompok, bahkan bersifat positif.
Konflik ini dapat dimanfaatkan untuk mempertajam pengkajian
(analisa) serta memperhalus suatu keputusan dan rencana tindakan.

Halaman 177
 CENTRE OF HUMAN RESOURCES DEVELOPMENT

Misalnya : - Saling memperbaiki pandangan-pandangan yang salah

dengan memberikan penjelasan-penjelasan.
- Saling mempertahankan segi-segi pendapat yang dianggap
benar,dll

Dengan konflik ini semakin banyak segi-segi yang dikaji, semakin

terbuka pandangan kelompok dan semakin mantap pula sasaran
yang dicapai.

Halaman 178