1.buku Mengenal Accounting

Power Pro Solution
Mengenal Accounting Hotel & Restaurant
www.ppsolution.com
Power Pro Solution – Mengenal Accounting Hotel & Restaurant 1

1. Mengenal Accounting
Pengantar
Buku ini ditulis dengan maksud penulis dapat berbagi pengalaman selama lebih dari 10 tahun
melakukan implementasi software sistim akuntansi di berbagai hotel.
Harus diakui bahwa para petugas administrasi akunting di hotel tidak memiliki latar belakang
pendidikan akuntansi walaupun demikian tetap dapat melakukan pengolahan data dengan
baik. Buku ini berusaha memberikan gambaran sekilas bagaimana proses akuntansi di hotel
secara menyeluruh sehingga dapat memberikan wawasan yang lebih luas.
Komputer beserta kelengkapannya sudah menjadi bagian dari proses akutansi di hotel, penulis
memberikan gambaran yang sederhana bagaimana komputer dapat membantu jika dipilih
yang tepat dan sesuai dengan kebutuhan. Gambar yang ada pada buku ini adalah software
yang benar-benar telah digunakan dan di-implementasikan oleh penulis di dunia nyata. Banyak
manfaat yang dirasakan oleh pemakai, jika benar-benar mempelajari akan dapat meningkatkan
wawasan para penggunanya.
Jujur penulis katakan buku ini tidak sempurna, tapi dengan niat yang tulus ini penulis berharap
para pembaca mendapatkan manfaat dan gambaran yang dapat mengungkap permasahan
akuntansi khususnya diperhotelan dan restaurant. Dengan penuh harap penulis menunggu
sumbang saran dari para pembaca. Sumbang saran dapat dikirim ke jayanto@ppsolution.com
atau jayanto@yahoo.com.
Semoga buku ini bisa memberikan manfaat bagi pembaca dan kemajuan kita semua.
Salam penulis,
Jayanto

2. Neraca Keuangan dan Laba/Rugi
(Empat Kotak Ajaib)
Mari kita memulai sebuah perhitungan akutansi, sebagai contoh kita membuka sebuah warung kecil
seperti contoh di bawah ini.
Contoh:
Untuk berdagang kita harus memiliki modal usaha, lalu menyediakan barang untuk dijual. Dalam proses
jual beli dibutuhkan biaya misalkan ongkos kirim. Dengan angka dapat kita tulis seperti di bawah ini.
1. Modal yang digunakan 10.000,-
2. Dengan uang dibelikan barang 2 buah X dengan harga satu buah 2.500,- total 5,000.-
3. Selanjutnya 1 buah barang X dijual dengan seharga 3,500,-
4. Biaya ongkos kirim 100,-
Berapa keuntungan kita ?

Tentu dengan mudah kita bisa menjawab bahwa keuntungan kita adalah 900,-.
Berapa harta kita sekarang ?

Tentu harus dipikir dan dihitung dulu.
Untuk itu diciptakanlah cara perhitungan yang akan mempermudah pembuatan laporan dengan
transaksi yang jelas dan mudah dimengerti oleh semua orang. Sehingga semua orang dapat membuat
sendiri, jika mengetahui persyaratannya.
2.1. Empat kotak Ajaib

Ada 4 kotak dari laporan Keuangan, keempat kotak ini merupakan tempat kita meletakkan Transaksi
yang terjadi. Seperti gambar di bawah ini :
Balance Sheet Profit & Loss

Activa Pasiva Income/Revenue
Harta Modal/Kewajiban Pendapatan/Penjualan
Cost/Expenses
Harga Pokok/Biaya
Gambar 2.1. Empat kotak
Kotak-kotak tersebut tempat kita meletakkan Transaksi yang terjadi, tetapi harus berdasarkan syarat-
syarat yang jelas. Syarat yang berlaku ini juga harus dipahami oleh masyarakat secara luas. Untuk itu
didefinisikan syarat tersebut, seperti di bawah ini :

Kotak Activa dan Pasiva selalu memiliki total yang sama, jika tidak sama berarti ada Kesalahan. Karena
selalu sama, maka ketika dilaporan pasangan kedua kotak ini disebut sebagai Laporan Balance Sheet
(Neraca Keuangan). Balance artinya berimbang.
Sedangkan kotak Income/Revenue dan Cost/Expenses Menampilkan nilai Penjualan dan biaya, yang
selisih darinya menggambarkan keuntungan atau kerugian, maka ketika dilaporkan pasangan kedua
kotak ini disebut Profit & Loss atau Laba/Rugi.
Dalam Activa terdiri atas asset atau harta. Asset secara umum dibagi menjadi 2 yaitu :
1. Current Asset (Harta Lancar)
2. Fixed Asset (Harta Tetap)
2.2. Asset - Current Asset (Harta Lancar)

Aktiva lancar terdiri dari uang tunai dan kekayaan yang lain atau sumber-sumber yang diharapkan
dapat direalisir menjadi uang tunai, dijual atau dikonsumsi:
• dalam operasi perubahan yang biasa, umumnya satu tahun, atau
• selama siklus operasi perusahaan yang normal, mungkin lebih dari satu tahun
Jangka waktu siklus operasi perusahaan meliputi jangka waktu yang diperlukan perusahaan industri
untuk mengolah bahan mentah menjadi barang jadi sampai produk itu ditukarkan dengan uang. Siklus
operasi perusahaan gula, tembakau, penyulingan, dan perusahaan kayu pada umumnya lebih dari satu
tahun.
Aktiva lancar terdiri dari:
2.2.1. Asset – Cash (Uang Tunai)

Terdiri dari uang logam, uang kertas, check, wesel-wesel bank, money order dan lain-lain yang oleh
bank dapat diterima sebagai deposit pada bank.
2.2.2. Asset - Investasi Jangka Pendek

Obligasi pemerintah, obligasi perusahaan-perusahaan industri, dan surat-surat hutang semacam dan
saham perusahaan lain yang dibeli untuk dijual kembali, dikenal sebagai investasi sementara. Surat-
surat hutang yang dibeli sebagai investasi sementara dari pada dana-dana yang sementara belum
digunakan, dan bila surat-surat hutang tersebut dapat segera dijual, maka surat-surat hutang tadi dapat
dianggap sebagai aktiva lancar.
Surat-surat berharga itu dimiliki untuk jangka pendek, dengan maksud diperjualbelikan.
2.2.3. Asset - Pihutang (Account Receivable)

Meliputi keseluruhan semua tagihan atas langganan perseorangan yang timbul karena penjualan
barang dagangan atas jasa secara kredit. Di hotel memiliki 2 jenis pihutang
• Guest Ledger: pihutang tamu saat tamu masih menginap
• City Ledger: pihutang tamu setelah tamu check out tetapi pelunasan akan ditagihkan pada
perusahaan atau badan yang memanggung.
• Credit Card: pihutang yang timbul jika tamu membayar pihutang menggunakan Credit Card,
selanjutnya bank penjamin akan melunasi.
2.2.4. Asset - Wesel Tagih / Promes Tagih

Promes tagih adalah promes yang ditandatangani untuk membayar sejumlah uang tertentu dalam
waktu tertentu atau dalam waktu yang akan datang kepada seorang yang namanya tercantum dalam
surat itu atau orang yang memengang surat tersebut.

2.2.5. Asset - Persediaan Barang (Inventory)
Barang yang dibeli untuk dijual kembali, barang yang masih ada di tangan pada saat penyusunan
neraca. Umumnya Persediaan barang dicatat menjadi,
• Food Inventory
• Beverage Inventory
• Material Inventory
• Others Inventory
2.2.6. Asset - Biaya Dibayar di Muka

Bahan-bahan dan jasa yang telah dibayar tetapi belum dipergunakan sampai saat penyusunan neraca,
dikenal dengan biaya dibayar di muka. Ada beberapa neraca dimana “biaya dibayar di muka”
dicantumkan pada seksi yang terpisah, sesudah aktiva lancar.
Sebagai contoh yang dimaksud dengan biaya dibayar di muka adalah :

• Asuransi dibayar di muka : premi asuransi yang belum menjadi biaya pada saat penyusutan
neraca.
• Sewa dibayar di muka : sewa atas suatu fasilitas yang dibayar lebih dahulu dan belum menjadi
biaya pada saat penyusutan neraca.
2.2.7. Asset - Pihutang yang Masih ditagih

Penghasilan yang telah didapatkan di priode sekarang, tetapi belum diterima pembayarannya.
Contoh: pihutang sewa, pihutang bunga, pihutang royalti, dan sebagainya.
2.2.8. Asset - Investasi Jangka Panjang

Investasi jangka panjang meliputi obligasi pemerintah, saham dan obligasi dari perusahaan lain, real
estate, dan macam-macam kekayaan lain yang tidak dipergunakan dalam operasi perusahaan pada
saat neraca disusun.
Umumnya investasi jangka panjang dimaksudkan untuk tujuan memperoleh penghasilan atau untuk
menguasai perusahaan lain. Diklasifikasikan sebagai investasi jangka panjang, oleh karena surat-surat
berharga tersebut tidak dimaksudkan untuk diperjualbelikan dalam jangka pendek.
2.3. Fixed Asset

Aktiva tetap meliputi bentuk kekayaan yang dipergunakan dalam operasi perusahaan yang biasa
secara permanent atau untuk jangka panjang. Aktiva tersebut dimiliki dan untuk tidak dijual kembali.
Misalnya:
• Kendaraan : semua alat / kendaraan yang dipergunakan untuk pengiriman barang-barang

kepada langganan, seperti sepeda motor, truck dan lain-lain.
• Furniture & Fixture: kursi, meja dan bangku, mesin-mesin kantor seperti mesin hitung,
komputer, mesin ketik yang diperlukan dalam operasi umum perusahaan. Peralatan ini secara
tidak langsung dipergunakan dalam rangka penjualan barang.
• Cutleries, Chinaware : peralatan makan dan barang pecah belah.
• Computer : komputer, printer
• Electronic : Televisi, Lemari pendingin, sound system
• Gedung & Bangunan: Bangunan yang dimiliki dan dipergunakan dalam operasi perusahaan.
Perusahaan hanya dapat memiliki satu gedung untuk berbagai macam aktifitas, dapat pula
memiliki beberapa bangunan yang terpisah misalnya gedung untuk produksi, gedung untuk

penjualan, gedung untuk administrasi umum. Bangunan yang dimiliki tetapi tidak dipergunakan
dalam operasi perusahaan akan diklasifikasikan sebagai investasi jangka panjang.
• Tanah : Tanah yang dimiliki dan dipergunakan perusahaan. Bangunan dan tanah dicantumkan
secara terpisah, karena bangunan mempunyai umur penggunaan yang terbatas, sedangkan
tanah dipergunakan secara tak terbatas.
Di samping Aktiva berwujud seperti tersebut di atas, ada pula yang disebut Aktiva tidak terwujud, yakni
Aktiva tidak lancar yang berupa hak-hak yang dimiliki perusahaan seperti hak cipta, hak paten, merek
dagang, goodwill dan lain-lain.
2.4. Pasiva
Seperti disebutkan bahwa dalam kotak Pasiva terdiri atas :
2.4.1. Pasiva - Hutang / Kewajiban

Hutang atau kewajiban dalam bahasa Inggris disebut sebagai Liability. Hutang dikelompokan
berdasarkan asal pinjaman itu diperoleh atau berdasarkan jangka waktu pengembaliannya. Umumnya
pengelompokan hutang terdiri dari hutang jangka pendek dan hutang jangka panjang.
2.4.1.1. Pasiva - Hutang Jangka Pendek

Hutang jangka pendek atau hutang lancar meliputi pinjaman-pinjaman yang jangka waktu
pengembaliannya diharapkan dalam satu tahun atau dalam jangka operasi perusahaan yang normal
2.4.1.2. Pasiva - Hutang Dagang

Semua pinjaman yang timbul karena pembelian barang-barang dagang atau barang lain secara kredit.
Pinjaman tersebut akan dikembalikan dalam jangka operasi perusahaan yang normal.
2.4.1.3. Pasiva - Wesel Bayar / Promes Bayar

Adalah promes tertulis dari perusahaan untuk membayar sejumlah uang atas perintah pihak lain, pada
tanggal tertentu yang akan datang yang telah ditetapkan. Promes dapat diberikan pada bank ketika
perusahaan meminjam uang kepada kreditur untuk pembelian barang dagangan, atau kepada
perusahaan lain untuk pembelian Aktiva lainnya selain barang dagangan. Yang dimaksudkan dalam
hutang jangka pendek hanya promes dengan hari jatuh temponya satu tahun atau kurang.
2.4.1.4. Pasiva - Pendapatan yang belum menjadi hak perusahaan :

Pendapatan baru direalisir bila jasa-jasa telah terpenuhi atau transaksi penjualan telah selesai.
Pendapatan yang diterima lebih dahulu, adalah pendapatan yang sebenarnya belum menjadi hak
perusahaan. Jika suatu perusahaan menyewakan suatu Aktiva kepada pihak lain dan pihak lain
tersebut telah membayar uang sewanya terlebih dahulu, maka uang tersebut belum merupakan
pendapatan yang riil bila perusahaan sudah menyerahkan jasa-jasa atau produknya kepada pihak yang
menyerahkan uang tersebut terlebih dahulu.
Contoh: Sewa yang diterima terlebih dahulu, uang langganan majalah yang diterima di muka, bunga
yang diterima terlebih dahulu, premi asuransi yang diterima di muka dan lain-lain.
2.4.1.5. Pasiva - Kewajiban yang masih harus dipenuhi

Adalah kewajiban yang timbul karena jasa-jasa telah diberikan kepada perusahaan selama jangka
waktu tertentu tetapi pembayarannya belum dilakukan. Contoh: Hutang upah, hutang bunga, hutang
pajak dan lain sebagainya.
2.4.2. Pasiva - Hutang Jangka Panjang

Hutang jangka panjang meliputi pinjaman-pinjaman yang jangka waktu pengembaliannya lebih dari satu
tahun atau melebihi jangka waktu operasi perusahaan normal.
2.4.2.1. Pasiva - Wesel Bayar Jangka Panjang

Surat promes di mana jangka waktu pembayarannya tidak dalam jangka satu tahun atau tidak dalam
jangka operasi normal, diklasifikasikan sebagai hutang jangka panjang.
2.4.2.2. Pasiva - Hutang Obligasi

Surat promes yang dikeluarkan di bawah cap segel yang berisi kesanggupan membayar pokok
pinjaman pada tanggal jatuh temponya dan membayar bunganya secara teratur pada interval waktu
tertentu yang telah disepakati.
2.4.2.3. Pasiva -Hutang Hipotik

Surat promes dengan jangka lebih panjang dari satu tahun, di mana pembayarannya dijamin dengan
Aktiva tertentu misalnya bangunan, tanah atau perabot.
2.4.3. Pasiva - Modal (Capital)

Modal yang digunakan pertama kali hotel dijalankan. Dalam laporan seharusnya disebutkan siapa
pemilik modal.
2.4.4. Pasiva - Laba/Rugi

Setelah hotel berjalan beberapa lama maka terjadi keuntungan atau kerugian dalam satu tahun,
keuntungan/kerugian ini disebut sebagai Laba tahun berjalan (Current Earning). Dengan adanya
keuntungan maka modal akan bertambah, sebaliknya jika terjadi kerugian mengakibatkan modal
berkurang.
Selanjutnya pada tahun berikut keuntungan/kerugian tahun lalu diakumulasikan dengan tahun-tahun
sebelumnya. Akumulasi ini dianggap sebagai Laba/Kerugian ditahan (Retained Earning).
2.5. Income/Revenue
Income berada pada laporan Laba/Rugi atau Profit & Lost. Yang dimaksud pendapatan adalah:
a. Pendapatan dari penjualan jasa yang diberikan oleh hotel pada tamu seperti sewa kamar, jasa
business center.
b. Pendapatan dari penjualan barang yang dihasilkan oleh hotel seperti penjualan makanan dan
minuman (Food & Beverage)
c. Penjualan selain kedua di atas seperti pendapatan dari bunga, pendapatan atas sewa ruangan
yang ada di hotel.
2.6. Cost/Expenses
2.6.1. Harga Pokok

Harga pokok adalah harga beli dari barang dagangan yang telah dijual selama periode akutansi. Harga
pokok ini tidak termasuk biaya penjualan yang terjadi akibat penjualan barang itu.
Dalam hotel yang dijadikan harga pokok adalah :

a. Harga pokok dari makanan yang terjual (Food Cost).
b. Harga pokok dari minuman yang terjual (Beverage Cost)
c. Harga pokok dari telpon yang dipakai oleh tamu
Hal-hal yang perlu diperhatikan bahwa:

a. Ongkos kirim dari barang termasuk harga pokok

b. Pajak Pertambahan Nilai (PPN) dari barang termasuk harga pokok, karena hotel merupakan
pengguna terakhir dari barang tersebut (tidak dapat menjual dengan mengenakan PPN pada
tamu)
c. Jika ada pembelian barang mendapat hadiah barang tambahan (membeli 10 lusin, mendapat
1 lusin), maka akan mengurangi harga pokok.
Sangatlah penting untung mengawasi Food Cost dan Beverage Cost. Setiap bulan petugas Cost
Controller harus mengeluarkan laporan yang menggambarkan seberapa besar Food Cost & Beverage
Cost terhadap penjualan yang ada (Percentage of Cost). Secara khusus akan dijelaskan di bab-bab
selanjutnya.
2.6.2. Expenses
Expenses atau biaya terdiri atas semua pengeluaran yang digunakan untuk melakukan operasi hotel
dalam melayani tamu. Yang termasuk dari biaya adalah gaji, listrik, air, telpon (yang digunakan oleh
hotel), asuransi, gas, bahan bakar, pajak, alat tulis kantor, kertas, ongkos, credit card fee, management
fee dan sebagainya.
Untuk memudahkan pengawasan dalam laporan hotel mengelompokan berdasarkan jenis pengeluaran
yang sama, sehingga memudahkan pengawasannya. Jika ada biaya yang berada di luar dari biaya
yang telah dikelompokan maka dianggap sebagai biaya lain-lain.
Terdapat juga angka yang merupakan penyusutan dari aset yang hotel. Asset milik hotel, nilainya akan
berkurang selama asset tersebut dimiliki (baik digunakan atau tidak). Pengurangan ini disebut sebagai
Depresiasi (Depreciation). Sehingga dengan berjalannya waktu aset hotel akan berkurang,
pengurangan ini merupakan biaya (Expenses).
Di bagian bawah laporan Profit and Loss ini terdapat satu angka yang dengan perhitungan
Income/Revenue dikurangi dengan Cost & Expenses. Angka ini disebut Laba bulan berjalan (Current
Earning), jika positif berarti hotel untung. Jika negatif berarti hotel merugi untuk bulan tersebut.
Angka Laba/Rugi ini selanjutnya diletakkan juga di kotak Pasiva (seperti disebutkan sebelumnya).
Dengan melihat angka ini maka untuk membuat laporan keuangan lengkap, maka laporan Profit & Loss
harus dibuat terlebih dahulu.

3. Siklus Perhitungan
(Suatu Contoh)
Dengan penjelasan ke empat kotak di atas, maka dapatlah kita melakukan pencatatan sederhana
dengan contoh yang diberikan sebelumnya, yaitu :
3.1. Contoh
Untuk berdagang kita harus memiliki modal usaha, lalu menyediakan barang untuk dijual. Dalam proses
jual beli dibutuhkan biaya misalkan ongkos kirim. Dengan angka dapat kita tulis seperti di bawah ini.
3. Selanjutnya 1 buah barang X dijual dengan seharga 3,500,-
Sehingga contoh di atas tadi dapat digambar sebagai berikut


Cash 10,000.- Modal 10,000.-
Cost/Expenses
Total 10,000,- Total 10,000,- Selisih 0,-
Gambar 3.1. Empat Kotak - Modal
Total Activa 10.000,-

Total Pasiva 10.000,-
Tidak ada mutasi di kotak Income.
2. Dengan uang dibelikan barang 2 buah dikali dengan harga satu buah 2.500,-

Activa Pasiva Income/Revenue 0,-
Cash 5.000.- Modal 10.000.-
Inventory 5.000,-
Cost/Expenses 0,-
Gambar 3.2. Empat Kotak - Inventory

Tidak ada mutasi di kotak Income
3. Selanjutnya 1 buah barang dikali dijual seluruhnya dengan seharga 3,500,-

Karena ada Penjualan maka terjadi mutasi di kotak Income/Revenue dan Cost/Expenses seperti
gambar di bawah ini :

Cash 8.500.- Modal 10.000.- Sales 3.500.-
Inventory 2.500,-
Cost/Expenses
Cost (2.500.-)
Total 11.000,- Total 10.000,- Total 1.000,-
Gambar 3.3. Empat Kotak – Harga Pokok
Mutasi Cash : 5.000,- + Sales 3.500,- menjadi 8.500,-

Total Activa 11.000,- Total Pasiva 10.000,-
Selisih 1.000,-
Jelas terjadi selisih, tentu ini suatu Kesalahan. Tapi mari kita lihat Transaksi di kotak sebelah
Sales 3.500,-
Cost / Expenses (2. 500,-)
Keuntungan 1.000,-
Keuntungan 1.000,- sama dengan perbedaan yang terjadi di kotak Balance Sheet, untuk itu keuntungan
harus dimasukkan di kotak Pasiva sehingga menjadi seperti gambar di bawah ini :

Cash 8.500.- Modal 10.000.- Sales 3,500.-
Inventory 2.500,- Current Earning 1.000,-
Cost/Expenses
Cost ( 2,500.-)
Total 11,000,- Total 11,000,- Selisih 1.000,-
Gambar 3.4. Empat Kotak - Keuntungan
Akhirnya kotak Balance Sheet menjadi sama kembali (balanced)

Total Activa 11.000,- Total Pasiva 11.000,-

Di sini perlu dicatat bahwa 2.500,- (nilai barang yang terjual) disebut sebagai cost (harga Pokok). Dalam
Hotel Cost terjadi pada harga Pokok dari makanan atau minuman yang terjual. Sehingga disebut
sebagai Food Cost atau Beverage Cost.

Transaksi ini tidak ada hubungannya dengan harga barang yang dibeli, tapi merupakan bagian dari
beban yang harus dibayar. Transaksi ini disebut sebagai Biaya (Expenses). Dalam Transaksi di hotel
Gaji merupakan biaya (Expenses), Pemakaian kertas, biaya Pemakaian Telpon itu Contoh jelas dari
Biaya (Expenses).
Sehingga kotak ajaib kita menjadi :

Cash 8,400,- Modal 10,000.- Sales 3,500.-
Inventory 2.500,- Earning 1.000,-
Cost/Expenses
Cost (2,500.-)
Expenses ( 100,-)
Gambar 3.5. Empat Kotak - Biaya
Mutasi Cash : 8.500,- (-) Expenses 100,- menjadi 8.400,-

Selisih Minus 100,-
Jika positif maka disebut sebagai keuntungan, sebaliknya negative disebut sebagai kerugian,
selisih tetap dimasukkan ke dalam kotak Balance Sheet. Sehingga kotak ajaib kita menjadi.

Cash 8.400,- Modal 10,000.- Sales 3,500.-
Inventory 2.500,- Earning 900,-
Cost/Expenses
Cost (2,500.-)
Expenses ( 100,-)
Gambar 3.6. Empat Kotak – Laporan Akhir

3.2. Journal Entry
Untuk memudahkan transaksi yang di atas digambarkan seperti di bawah ini.

Modal yang diserahkan disimpan dalam Kas, sehingga transaksi menjadi seperti di bawah ini.
Debit Credit
Cash 10.000,- Modal 10.000,-
Pada saat membeli barang, uang yang ada di Kas berkurang sehingga pencatatan transaksi menjadi
seperti di bawah ini.
Debit Credit
Inventory 5.000,- Cash 5.000,-
3. Selanjutnya 1 buah barang X dijual seluruhnya dengan seharga 3,500,-

Saat Barang dijual, maka Cash akan bertambah dan Sales juga bertambah. Tetapi Inventory berkurang.
Kalau Inventory berkurang pada apa lawannya ?. Lawan dari pengurangan Inventory tersebut
dimasukkan sebagai harga pokok (Cost), sehingga menjadi
Debit Credit
Cash 3.500,- Sales 3.500,-
Debit Credit
Cost 2.500,- Inventory 2.500,-

Ongkos kirim dikeluarkan dari Cash, sehingga dapat disimpulkan seperti di bawah ini
Debit Credit
Expenses 100,- Cash 100,-

3.3. Ledger
Jika pencatatan secara manual cara di atas sulit untuk dibaca, sehingga dibuatlah sebuah daftar
khusus untuk setiap account yang disebut sebagai Ledger. Sehingga semua transaksi di atas menjadi
seperti di bawah ini.
Modal
Description Reference Debit Credit Balance

Modal 1 10.000 10.000
Cash

Modal 1 10.000 10.000
Pembelian Barang 2 5.000 5.000
Penjualan 3 3.500 8.500
Ongkos Kirim 4 100 8.400
Inventory

Pembelian Barang 2 5,000 5.000
Harga Pokok 3 2,500 2.500
Sales

Penjualan 3 3.500 8.500
Harga Pokok

Harga Pokok 3 2.500 2.500
Ongkos Kirim

Harga Pokok 4 100 100
Computer Transaction Entry

Jika menggunakan komputer pencatatan tidak seperti pada Transaction Entry, data dimasukkan
berdasakan Account Number dan nilai Debit atau Kreditnya. Selain data tersebut beberapa informasi
lainnya juga di masukkan seperti Document Number, Transaction Date, Reference dan lainnya. Seperti
pada gambar di bawah ini :

Gambar 3.7. General ledger data entry
Selanjutnya komputer akan menyusun sendiri Ledger sesuai dengan yang telah dientry.

4. Chart of Account
Untuk memudahkan proses pencatatan, maka setiap jenis transaksi diberi nama panggilan atau kode
(nomor perkiraan). Kode ini disebut sebagai Account atau Nomor Perkiraan. Daftar dari Account-
account tersebut disebut sebagai Chart of Account.
Sehingga selanjutnya dalam pencatatan komputer tidak menggunakan nama tetapi menggunakan
Account Code ini, sehingga akan memudahkan.
Account Number mewakili sekelompok jenis transaksi tertentu. Sehingga sangatlah penting untuk
mendefinisikan Account Number ini dengan jelas dan dimengerti oleh semua bagian di dalam badan
usaha yang bersangkutan.
Kesalahan penggunaan Account Code akan mengakibatkan kesalahan pada laporan keuangan. Tentu
saja mengakibatkan kekacauan di dalam laporan yang dihasilkan.
Dengan Chart of Account yang tersusun rapih maka akan memudahkan kita dalam mencatat transaksi
(Journal Entry), menyusun laporan dan membaca laporan. Untuk itu sebelum Chart of Account
digunakan sebaiknya dipertimbangkan hal-hal sebagai berikut:
• Apakah Account yang ada sudah dapat mencatat semua transaksi keuangan yang ada ?
• Bagaimana jika ada penambahan Account yang baru ?
• Apakah dengan Chart of Account yang ada memudahkan pembuatan laporan keuangan ?
• Bagaimana kalau mencetak laporan dengan klasifikasi account tertentu, misalkan untuk mencetak
laporan Department tertentu, Cost Center tertentu ?
• Bagaimana kalau Account tersebut sudah tidak aktif lagi ?
Tentu masih banyak kriteria lain yang harus dipertanyakan, sesuai dengan kebutuhan yang ada atau
sesuai dengan bidang usaha.

5. Accounting Department
Untuk melakukan kerja dengan baik, maka proses pencatatan di hotel dibagi menjadi beberapa bagian
yang sering disebut sebagai departmen. Secara umum departemen dibagi menjadi :
Front Office Cashier & Night Auditor

Income Audit
General Cashier
Credit Department
Purchasing Department
Receiving Department
Storekeeper
Cost Controller
Account Payable
Bookkeeper

6. Transaksi Front Office
Berbagai transaksi yang terjadi di Front Office dapat dipastikan berhubungan dengan tamu. Seperti
Room Charge, Tax, Pemakaian Telpon, Pembayaran, Paid Out, Advance Payment, Deposit dan
sebagainya.
Ketika tamu menginap dan menggunakan fasilitas hotel, sebenarnya yang terjadi adalah tamu hutang
pada hotel, sehingga semua transaksi penggunaan fasilitas merupakan Piutang Hotel pada tamu.
Hutang tamu pada Hotel disebut sebagai Guest Ledger.
Guest Ledger harus diperhatikan setiap hari dan dicatat perubahan seperti di bawah ini :
Keterangan Amount
Yesterday Balance 5.000
Today Charges 1.500
Today Payments (3.000)
Today Balance 3.500
Mutasi Guest Ledger ini berguna untuk memeriksa transaksi :

• Today Guest Charges mewakili total transaksi penjualan yang selama satu hari.
• Today Payments mewakili pembayaran yang telah dilakukan oleh tamu.
• Total Piutang tamu sama dengan Today Balance
6.1. Sales & Charges

Tamu menggunakan fasilitas kamar maka tamu akan berhutang pada hotel sebesar harga sewa kamar
ditambah dengan pajak dan service. Seperti contoh di bawah ini :
Keterangan Amount
Room Rate 100
Service 10% 10
Subtotal 110
Pajak PB1 10% 11
Total Charge 121
• Room Rate merupakan penjualan kamar bagi hotel, sehingga diletakkan pada kotak
Income/Revenue.
• Service bukanlah pendapatan bagi hotel tetapi merupakan hak karyawan, jika hotel menerima
uang dari tamu sudah menjadi kewajiban bagi hotel untuk mengembalikan pada yang berhak,
dalam hal ini karyawan. sehingga dicatat di kotak Liability (Kewajiban) yang berada pada kotak
Pasiva.
• Pajak PB1 juga bukanlah hak hotel, hotel hanya membantu mengumpulkan Pajak
Pembangunan (PB1) tersebut dan jika telah tiba waktunya akan diserahkan pada Pemerintah
Daerah setempat. Sehingga menjadi kewajiban bagi hotel untuk menyerahkan pada
Pemerintah Daerah, sehingga dicatat di kotak Liability (Kewajiban) yang berada pada kotak
Pasiva.
• Ketiga transaksi di atas berhubungan dengan piutang tamu pada hotel. Sehingga Journal
Entry yang terjadi adalah.
Description Kotak Debit Credit

Guest Ledger Activa 121
Room Charge Income/Revenue 100
Service Charge Liability (Pasiva) 10
Pajak PB1 Liability (Pasiva) 11
Total 121 121
Dengan asumsi yang sama maka transaksi penjualan fasilitas hotel lainnya akan sama seperti Room
Charge seperti :
• Phone Call Charge
• Business Center Charge (Fax, Telex, Photocopy, Computer Rental)
• Food Sales
• Beverage Sales
• Paid Out
• Taxi
• dan berbagai transaksi penjualan lainnya.
6.2. Cash Payment

Setelah tamu menggunakan fasilitas hotel, suatu saat ia akan menyelesaikan hutangnya pada hotel.
Hanya saja cara penyelesaian kewajibannya bisa bermacam-macam. Seperti dengan ;
• Uang tunai (Cash) atau ia membayar di muka (Cash Advance)
• Credit Card/Debit Card
• City Ledger (Voucher)
Jika tamu membayar dengan uang tunai (cash), maka terjadi transaksi Cash pada Guest Ledger
seperti di bawah ini :

Cash Activa 121
Total 121 121
Sama halnya jika tamu membayar dahulu sebelum menggunakan fasilitas hotel (yang umum disebut
sebagai Cash Deposit/Advance Payment) sehingga transaksinya sama dengan transaksi Cash
Payment hanya saja terjadi sebelum tamu menggunakan fasilitas hotel.
6.3. Credit Card

Jika tamu membayar transaksi dengan Credit Card, sebenarnya yang terjadi adalah perpindahan
piutang dari Piutang Tamu pada Hotel, menjadi piutang Bank pada Hotel. Karena hak kita akan dibayar
oleh Bank penjamin Credit Card tersebut. Bank akan mengenakan semacam biaya administrasi atas
transaksi ini yang disebut sebagai Credit Card (Credit Card Fee). Credit Card Fee merupakan pos-pos
biaya bagi hotel.
Transaksi ketika tamu Check Out dari hotel menggunakan Credit Card menjadi,

Credit Card Activa 121
Total 121 121
Ketika Bank melunasi pembayaran transaksi Credit Card tersebut pada beberapa hari selanjutnya akan
muncul transaksi baru seperti di bawah ini. Tetapi transaksi ini terjadi bukan pada Front Office tetapi
pada Account Receivable Department (sering disebut sebagai Credit Department).

Cash Activa 121
Credit Card Fee Expenses 2
Total 121 121
Jika tamu membayar menggunakan Debit Card, maka Credit Card Fee tidak ada. Jika transaksi
dilakukan secara on-line, maka sebenarnya tidak terjadi perpindahan dari piutang tamu pada hotel ke
piutang bank pada hotel. Karena Bank sudah secara otomatis melakukan transfer ke rekening bank
hotel.
Walaupun demikian, di beberapa hotel pencatatan tetap dilakukan seperti Credit Card, untuk
memudahkan pengawasan.
6.4. City Ledger

Jika hutang tamu pada hotel akan diselesaikan oleh Perusahaan penjaminnya (dijamin dengan
Guarantee Later) atau Travel Agent Voucher (dijamin dengan sebuah voucher yang dikeluarkan oleh
Travel Agent bersangkutan) dengan maka transaksi tersebut sama seperti pembayaran Credit Card,
terjadi perpindahan Piutang tamu Pada Hotel menjadi Piutang Perusahaan pada hotel. Seperti di bawah
ini :

Company X / Travel Agent X Receivable Activa 121
Total 121 121
Ketika Perusahaan X melunasi hutangnya selanjutnya akan muncul transaksi baru seperti di bawah ini.
Tetapi transaksi ini terjadi bukan pada Front Office tetapi pada Account Receivable Department (sering
disebut sebagai Credit Department).

Cash/Bank Activa 121
Total 121 121
Pada transaksi ini tidak ada tambahan biaya sama sekali.
6.5. Pencatatan Transaksi

Semua transaksi di Front Office baik yang dicatat di Front Office (Room Charge, Service Charge, Tax
dan lainnya), dicatat dari Point of Sales (Food, Beverage, Laundry dan lainnya) dan semua transaksi
lainnya harus memperhatikan :
• Transaksi jelas pengelompokkannya, dengan menggunakan kode transaksi yang jelas. Hal ini
sangat membantu pada saat proses Income Audit.
• Mengelompokan transaksi berdasarkan sumber transaksi dicatat, contoh: transaksi Room
Charge, Transaksi Pembayaran dan lainnya.
• Walaupun Transaksi sudah dikelompokkan, sebaiknya data Keterangan dan Nomor Bukti
transaksi harus tetap dilengkapi.
• Tidak boleh menggambungkan transaksi yang pengelompokkannya berbeda, seperti
mengabungkan (merge) Room Charge + Service Charge + Tax, menjadi satu buah transaksi
saja. Contoh lain transaksi Point of Sales: Food Sales + Service Charge + Tax, menjadi satu
buah transaksi. Sehingga pada saat proses audit oleh Income Audit data tersebut harus

dipisahkan kembali sesuai dengan transaksi asalnya, karena transaksi tersebut tidak dapat
dibukukan di General Ledger.
Ketiga catatan tadi harus menjadi perhatian khusus jika hotel ingin membeli software untuk digunakan
di hotel. Jika hal tersebut tidak dapat dipenuhi, maka ketika digunakan Income Audit harus bekerja extra
keras untuk mendapatkan laporan yang dapat digunakan untuk dibukukan dalam laporan keuangan.
Sehingga pada akhirnya Income Audit lebih banyak bekerja untuk memasukkan ulang (re-entry) data
yang ada atau lebih tepat kalau disebut sebagai Income Clerk, karena ia tidak melakukan proses
pengawasan (Audit).
Jika Front Office menggunakan komputer, maka transaksi yang ada diberi kode agar memudahkan
dalam pencatatan. Kode tersebut sering disebut sebagai Transaction Category Code atau Transaction
Department Code. Transaksi tamu ditampilkan seperti di gambar di bawah ini :
Gambar 6.1. Front Office Cashier

7. Income Audit
Transaksi yang terjadi di Front Office, tidak secara langsung dijadikan laporan keuangan. Tetapi
diperiksa pada malam harinya oleh Night Auditor dan pada keesokan harinya baru diproses oleh
Income Audit untuk dijadikan laporan penjualan hotel (Daily Sales Report).
Selanjutnya dari laporan tersebut dibuat suatu journal yang selanjutnya akan dijadikan laporan
keuangan.
Income Auditor tidak membukukan transaksi baru, tetapi ia memiliki tugas yang penting yaitu:
• Melakukan Audit pada transaksi Front Office
• Melakukan Audit pada transaksi Point Of Sales
• Melakukan Audit pada transaksi Sales yang lainnya
• Membuat laporan penjualan harian termasuk akumulasi selama periode berjalan
• Membuat laporan operasi lainnya, seperti laporan Room Statistic
• Membuat journal untuk dibukukan sebagai penjualan dari laporan penjualan yang ada
Laporan penjualan harian (Daily Sales Report atau Manager Report) merupakan summary dari semua
transaksi yang terjadi antara Hotel dengan tamu. Jika transaksi hotel yang cukup besar dihitung secara
manual untuk dijadikan laporan ini tentu akan memakan waktu yang cukup banyak. Hal semacam ini
masih terjadi sampai saat ini, walaupun hotel sudah menggunakan software di Front Office, tetapi
laporan Daily Sales Report tetap dibuat secara manual (dengan re-entry) menggunakan spreadsheet.
Hal ini tentu ada alasan yang klasik, yaitu

• Software yang ada tidak dapat memenuhi kebutuhan hotel untuk mendapat bentuk laporan
yang diinginkan.
• Software tidak bisa memisahkan Room Charge sesuai dengan komponen yang ada di
dalamnya. Di beberapa hotel Room Charge sering sudah termasuk meal (seperti sarapan
pagi, makan siang) atau transaksi lainnya. Sehingga Income Auditor harus menghitung ulang
dan memasukkan secara manual.
Cara ini mengakibatkan pekerjaan utama Income Audit bukan lagi memeriksa transaksi yang tercatat di
Front Office, tetapi dibebani dengan menghitung ulang dan memasukkan ulang data yang ada. Yang
berakibat :
• Fungsi audit dari Income Audit menjadi kurang
• Membutuhkan waktu dan tenaga yang lebih besar
• Jika terjadi koreksi, antara data Front Office dengan Income Audit menjadi tidak konsisten
• Memungkinkan menurunnya kepercayaan pada laporan yang dihasilkan
• Laporan yang dihasilkan tidak dapat ditelusuri
Sering terjadi karena terjadi kesalahan, maka angka yang terjadi di Front Office harus diperbaiki
(koreksi). Proses ini dilakukan oleh Income Audit agar mendapatkan laporan penjualan (Daily Sales
Report) yang benar (setelah ada perbaikan). Akibat dari proses ini maka angka yang tercatat di Front
Office tidak akan sama dengan angka yang tercatat di Income Audit (dalam hal ini Daily Sales Report).
Demikian juga semua laporan Statistic yang ada di Front Office menjadi tidak sama. Untuk itu haruslah
disadari sebaiknya jika terjadi koreksi, usahakan jangan dilakukan di Income Audit, lakukan di Front
Office.
Gambar di bawah ini adalah contoh software yang secara otomatis menghasilkan sebuah spreadsheet
tanpa harus di-entry oleh Income Audit. Semua transaksi yang terjadi di Front Office telah
dikelompokan, jika ada transaksi yang termasuk dalam Room Rate, transaksi tersebut telah dipisahkan
secara otomatis, tanpa dihitung atau entry ulang.

Fungsi audit dapat dilakukan dengan menelusuri transaksi yang ada sampai ke sumber transaksi,
sehingga dapat diketahui siapa yang memasukkan data, jam berapa, pernahkan transaksi tersebut
dipindahkan dan semua data yang ada. (penelusuran ini disebut sebagai data mining).
Dari spreadsheet ini data dapat langsung di-export ke General Ledger tanpa harus di-entry ulang.
Gambar 7.1. Income Audit Screen
Secara umum bentuk laporan Daily Sales Report memiliki kolom sebagai berikut :
• Description, keterangan
• Today, penjualan hari ini
• Month To Date, penjualan sampai dengan hari ini dihitung dari awal bulan
• Month To Date Budget, budget untuk sampai dengan hari ini dihitung dari awal bulan
• Month To Date Variance, selisih antara budget dengan actual
• Year to Date, penjualan sampai hari ini dihitung dari awal tahun
• Year To Date Budget, budget untuk sampai dengan hari ini dihitung dari awal tahun
• Year To Date Variance, selisih antara budget dengan actual
Dari Daily Sales Report dibuatlah suatu journal transaksi untuk dicatat sebagai transaksi penjualan atau
lainnya di laporan keuangan. Pencatatan ini seperti dijelaskan pada Transaksi Front Office.
Income Audit juga harus mencatat perubahan Guest Ledger (di laporan Daily Sales Report), dalam
buku terpisah. Jika hotel menggunakan komputer, maka data ini dapat digunakan untuk mengawasi
keakuratan data yang ada di Front Office.

8. Account Receivable
Seperti dijelaskan pada Front Office Transaksi bahwa hutang tamu pada Hotel disebut sebagai Guest
Ledger. Jika piutang tersebut tidak dibayar pada saat tamu check out maka piutang tersebut
dipindahkan ke Back Office sebagai transaksi City Ledger.
Selanjutnya transaksi yang terjadi di Account Receivable adalah:

• Transaksi pelunasan Piutang (Account Receivable) oleh perusahaan atau travel Agent
• Transaksi pelunasan Credit Card oleh Bank
• Transaksi koreksi karena terjadi kesalahan pada pencatatan penjualan di Front Office
Gambar 8.1. Aging Drill Down
8.1. Pelunasan oleh perusahaan atau travel agent

Transaksi pelunasan terjadi setelah perusahaan bersangkutan ditagih. Sehingga waktu pelunasan bisa
terjadi beberapa hari setelah tanggal Check Out tamu bahkan bisa beberapa bulan.
Journal Transaksi pelunasan oleh perusahaan seperti di bawah ini.

Cash/Bank Activa 121
Total 121 121
8.2. Pelunasan Credit Card

Transaksi pelunasan Credit Card tidak dihitung per transaksi Credit Card tetapi secara berkelompok
atau dalam satu batch yang sama. Karena transaksi yang masuk ke Account Receivable satu demi
satu, maka transaksi tersebut harus dikelompokkan berdasarkan batch yang sama.
Sebuah batch transaksi berhubungan dengan satu bank provider, sehingga bisa saja satu bank
menanggung beberapa Credit Card. Misalnya Bank A akan menanggung semua pembayaran Visa

Card dan Master Card. Dengan demikian semua transaksi Visa Card dan Master Card pada waktu
dalam kurun waktu yang sama akan memiliki batch transaksi yang sama.
Setelah diketahui bahwa bank yang bersangkutan telah melunasi transaksi Credit Card tersebut maka
transaksi Credit Card tersebut dianggap lunas. Bank melunasi pembayaran Credit Card berdasarkan
Nomor Batch yang telah dijelaskan sebelumnya.
Total pembayaran yang dilakukan oleh bank tersebut tidak seluruh transaksi tetapi dikenakan biaya
(Credit Card Fee). Sehingga journal transaksi tersebut menjadi seperti di bawah ini.

Cash Activa 121
Credit Card Fee Expenses 2
Total 121 121
8.3. Laporan
Pada akhir bulan petugas Account Receivable akan membuat beberapa laporan yang dapat
menjelaskan kondisi dari Piutang. Laporan-laporan yang harus dibuat adalah
8.3.1. Aging Report (Umur Piutang)

Laporan ini menjelaskan umur piutang setiap perusahaan. Secara umum untuk memudahkan umur
piutang dikelompokkan
1. Current (less than 30)
2. Less 60 days
3. Less than 90 days
4. More than 90 days
Dari laporan ini maka dapat dilihat dengan jelas piutang mana saja yang harus diperhatikan sehingga
pelunasannya dapat segera dilakukan.
Berdasarkan Laporan ini pula dibuatlah surat kepada perusahaan bersangkutan seperti
• Remainder Letter 1, jika ada piutang yang umumnya lebih besar dari 30 hari
• Remainder Letter 2, jika ada piutang yang umumnya lebih besar dari 60
• Dan seterusnya
8.3.2. Mutation Report (Mutasi Piutang)

Laporan ini menggambarkan perubahan posisi piutang pada bulan bersangkutan. Sehingga kolom
laporan menjadi seperti di bawah ini
1. Company Code/Name
2. Opening Balance
3. New Invoice
4. Cash Receipt
5. Deposit & Adjustment
6. Ending Balance
Laporan ini sangat berguna untuk menyocokkan dengan laporan yang ada pada Laporan Keuangan
(yang dikerjakan oleh Bookkeeper).
Dari laporan ini pula dapat dihitung umur Piutang masing-masing perusahaan.

Software yang dirancang dengan baik dapat dengan cepat menampilkan laporan-laporan tersebut
seperti pada gambar di bawah ini.
Dalam keseharian sering terjadi transaksi yang sudah tercatat di Account Receivable dari Front Office
harus ditelusuri dari mana transaksi tersebut berasal, siapa nama tamunya, berapa room rate yang
diberikan dan sebagainya.
Dengan menggunakan teknologi data mining, maka data ada dapat ditelusuri sampai ke sumbernya
seperti pada gambar di bawah ini.

9. Inventory
Pada Inventory terjadi banyak sekali transaksi, mulai dari
• Penerimaan Barang
• Return
• Transfer
• Issuing
• Transfer
• Spoilage and Breackage
• Physical Adjustment
Semua transaksi yang terjadi pada inventory tentu bersentuhan dengan Inventory. Sebenarnya
kesulitan terjadi karena kurangnya pengetahuan atas pengelompokan barang berdasarkan Account
Number yang ada. Sehingga pada akhirnya akan menyulitkan semua pihak.
Untuk itu seluruh bagian yang berhubungan dengan Inventory harus secara mendalam mengerti:
1. Pengelompokan barang berdasarkan jenisnya, seperti Food, Beverage, Cigarette, Material,
Asset dan sebagainya.
2. Pengelompokan barang berdasarkan pemakaiannya, department mana saja yang paling
sering menggunakan barang tersebut,
3. Unit of Measurement (Full Unit, Loose Unit, Recipe Unit, Unit Conversion)
4. Pada bagian penerimaan dan storekeeper, harus tahun setiap barang dan dapat
membedakan kwalitas barang.
5. Memiliki standard yang sama dalam pembuatan kode barang (Part Number), sering terjadi
barang yang sama diberi kode yang berbeda karena tidak adanya kesamaan dalam pemberian
kode.
6. Memiliki standard yang sama dalam pemberian nama, sering terjadi barang yang sama diberi
nama yang berbeda.
9.1. Cost / Expenses Allocation

Account yang digunakan pada transaksi inventory (persediaan), selain account persediaan, account
biaya atau harga pokok ketika persediaan tersebut digunakan. Dalam hotel alokasi biaya dan harga
pokok harus mengingat hal-hal di bawah ini:
• Hotel memiliki banyak department, Room Department, Food & Beverage Department,
Administration & General Department dan sebagainya.
• Pemakaian barang yang sama bisa sebagai biaya bisa sebagai harga pokok, sehingga harus
diketahui alokasi Account yang bersangkutan pada saat barang tersebut digunakan. Contoh:
pensil jika digunakan diletakkan di kamar oleh housekeeping untuk tamu berbeda jika pensil
digunakan oleh staff accounting.
• Barang yang sama digunakan oleh department yang sama bisa teralokasi di Account yang
berbeda. Contoh: pensil jika digunakan diletakkan di kamar untuk tamu oleh housekeeping
berbeda jika pensil digunakan oleh staff housekeeping.
Dengan keadaan demikian maka Cost Controller harus jeli menentukan account mana yang digunakan
untuk setiap penggunaan barang. Jika secara manual setiap dokumen transaksi pemakaian barang
(Issuing) diisi account yang digunakan. Pada akhir hari semua transaksi dijumlahkan dan dibukukan
sebagai biaya atau harga pokok.
1. Untuk mengatasi hal ini dapat barang-barang yang ada harus dikelompokan dengan kriteria:
Barang harus dibedakan berdasarkan jenis barang, yaitu: Food, Beverage, Cigarette, Material
dan lainnya. Pengelompokan ini sesuai dengan Account Inventory yang akan dibukukan.
2. Walaupun barang yang sama pada saat pemakaian memiliki alokasi yang berbeda. Untuk itu
pengelompokan lebih lanjut juga berdasarkan kesamaan alokasi pemakaian. Misalnya: semua

persediaan untuk daging ayam dikelompokan menjadi poultry product. Pengelompokan ini
sesuai dengan alokasi biaya/harga pokok pemakaian barang.
9.2. Receiving (Penerimaan Pesanan)

Receiving (Penerimaan Pesanan) dari barang yang telah dipesan oleh Hotel bisa berbentuk
• Barang
• Jasa
9.2.1. Penerimaan Pesanan dalam bentuk barang

Penerimaan pesanan seperti ini seperti sayur-mayur, daging, alat-alat listrik dan sebagainya. Ketika
hotel menerima barang, maka timbulah kewajiban (liability) hotel untuk membayar. Kewajiban ini untuk
membayar disebut Hutang (Account Payable).
Transaksi yang terjadi adalah:

Inventory Activa 50
Account Payable (Liability) Pasiva 50
Total 50 50
Barang yang diterima dan dimasukkan ke dalam persediaan tergantung pada jenis barang tersebut.
Dengan diketahuinya jenis barang maka dengan cepat telah diketahui Account Code yang akan
digunakan.
Bisa terjadi bahwa barang yang dibeli bukan dianggap sebagai Inventory (Persediaan) tetapi dianggap
sebagai Asset. Misalnya pembelian Komputer, maka transaksi yang terjadi adalah:

Asset Activa 50
Total 50 50
Asset yang diterima dicatatkan pada Account yang sesuai.
9.2.2. Penerimaan Pesanan dalam bentuk Jasa

Penerimaan jenis ini tentu tidak dapat dilihat langsung tetapi dapat dirasakan manfaatnya. Ketika telah
mendapatkan manfaat dari jasa tersebut, maka hotel memiliki kewajiban (liability) untuk membayar atas
jasa tersebut. Karena jasa bukanlah barang yang dapat disimpan maka nilai tersebut dapat dianggap
sebagai biaya (Expenses).
Transaksi menjadi,

Biaya Cost/Expenses 50
Total 50 50
Jika ternyata jasa yang dibayar itu cukup besar dan manfaatnya dapat dirasakan dalam waktu yang
lama, maka biaya jasa tersebut dapat ditangguhkan dianggap sebagai harta dan akan dikurangi setiap
bulan. Hal semacam ini disebut sebagai biaya dibayar di muka.
Penentuan Account biaya harus ditentukan sesuai dengan asas manfaat yang diterima oleh
Department yang menggunakan.

9.2.3. Direct Use (Pemakaian Langsung)
Barang yang dibeli oleh hotel bisa saja tidak dianggap sebagai Inventory, karena langsung digunakan.
Seperti pembelian sayur untuk makan karyawan (employee meal), maka barang tersebut dianggap
sebagai biaya. Sama seperti jasa maka transaksi seperti di bawah ini :

Employee Meal Expenses 50
Total 50 50
Sedangkan jika barang yang dibeli dianggap langsung digunakan di dapur untuk membuat makanan
(seperti sayur kubis setiap hari dibeli dan dianggap langsung digunakan) transaksi ini dianggap sebagai
Harga Pokok Penjualan (HPP) atau Cost. Mirip dengan transaksi di atas.

Food Cost Cost 50
Total 50 50
Khusus untuk Direct Use (baik penerimaan barang dianggap sebagai biaya atau harga pokok), Account
Number harus dicatat sesuai dengan pengguna barang tersebut.
Jika saja barang yang dipesan adalah alat-alat kantor (stationary), maka pencatatan harus dengan teliti
sebab setiap department memiliki Account untuk mencatat biaya stationary. Sehingga selanjutnya
transaksi sudah jelas masuk ke Account yang sesuai.
Penentuan ini tentu sering menimbulkan masalah jika dari awal tidak ditentukan dengan jelas klasifikasi
barang dan alokasi biaya yang seharusnya dilakukan.
Sebagai catatan kesalahan juga sering terjadi karena satuan yang digunakan tidak sama, antara
pemesanan dan penerimaan. Untuk itu harus ada kesepakatan antara petugas Purchasing, petugas
Receiving dan Storekeeper.
Jika menggunakan komputer maka alokasi transaksi seharusnya sudah dapat diketahui begitu barang
diterima, seperti pada gambar di bawah ini :
Gambar 9.1. Receiving Entry

Gambar 9.2. Receiving dengan Account Number
9.3. Return (Pengembalian Barang)

Bisa terjadi barang yang diterima tidak sesuai dengan yang dipesan, bisa juga barang rusak atau
berbagai alasan lainnya, sehingga barang dikembalikan kepada pemasok (supplier). Jika terjadi hal
demikian maka terjadi pula perubahan hutang hotel pada pemasok, untuk itu akan terjadi transaksi
yang mirip dengan Receiving (Penerimaan Barang) hanya saja terbalik, seperti di bawah ini :

Inventory Activa 50
Total 50 50
Dengan demikian terjadi pengurangan hutang hotel pada pemasok.
9.4. Transfer
Dalam hotel tempat penyimpanan barang (gudang) umumnya lebih dari satu buah. Sehingga pasti
terjadi perpindahan barang dari satu gudang ke gudang lainnya.
Secara fisik transfer adalah memindahkan suatu barang dari satu tempat ke tempat lainnya dalam
hotel. Pemindahan barang ini tidak akan berubah jenis barang, yang berubah hanyalah tempatnya.
Sehingga tidak perlu dicatat secara accounting.
9.5. Issuing (pemakaian barang)

Issuing adalah pengeluaran barang dari persediaan untuk digunakan dari satu gudang (store). Issuing
dimulai dengan adanya Store Requisitions (Permintaan barang pada gudang) oleh department yang
bersangkutan. Transaksi yang terjadi penggunaan barang untuk bahan penjualan atau penggunaan
barang untuk operasi. Sehingga terjadi dua Memungkinkan penggunaan barang sebagai berikut:
• Cost (harga pokok penjualan), digunakan menjadi bahan pembuatan makanan. Missal bears
untuk nasi goreng yang disantap tamu.
• Expenses (biaya), digunakan untuk operasi hotel. Misal bahan pembersih lantai.
Transaksi yang terjadi adalah,

Cost/Expenses Cost/Expenses 50
Inventory Activa 50
Total 50 50
Account untuk Inventory sudah jelas, berdasarkan jenis barang yang ada di persediaan. Untuk
menentukan Account untuk Cost (harga pokok penjualan) atau Expenses (biaya) harus dipastikan
department mana yang menggunakan barang tersebut sehingga dapat dipastikan nomor perkiraan
yang ada.
Sebagai contoh: pensil yang merupakan salah satu dari stationary jika digunakan oleh Housekeeping
untuk diletakkan di kamar akan menjadi Guest Supply, tapi jika pensil digunakan oleh Accounting
Department maka menjadi Stationary Expenses. Dengan demikian perlu dipastikan Account Code
masing-masing department yang menggunakan barang yang sama.
Dulu untuk menentukan alokasi biaya menggunakan manual, sehingga harus ada seseorang yang
menentukan Account Code setiap kali ada transaksi Issuing. Jika menggunakan komputer dengan
software (piranti lunak) yang telah dirancang dengan teliti, maka hal ini akan dilakukan oleh software
yang bersangkutan seperti pada gambar di bawah ini.
Jika alokasi biaya atau harga pokok tidak diketahui maka dapat dipastikan perhitungan harga pokok
dan biaya hotel tidak dapat dilakukan dengan teliti. Hal inilah yang akhirnya menimbulkan kekacauan
dalam pencatatan.
9.6. Spoilage / Breackage / Waste

Jika persediaan menjadi rusak seperti membusuk atau pecah atau alasan lainnya sehingga persediaan
tersebut tidak dapat digunakan lagi maka dicatatlah sebuah transaksi yang disebut sebagai Spoilage
(busuk) atau Breakage (rusak/pecah). Atau bisa terjadi makanan yang telah dimasak tapi karena
berbagai alasan makanan tersebut dibuang (waste), hal demikian tetap dicatat.
Pembukuan sama dengan pemakaian barang (Issuing). Ada beberapa hotel membedakan berdasarkan
jenis persediaan. Pencatatan tergantung siapa yang bertanggung jawab atas kejadian tersebut.
Jika persediaan adalah Food dan Beverage maka dianggap sebagai harga pokok, tapi tidak semua
hotel menganut pendapat demikian.
9.7. Physical Adjustment

Jumlah persediaan barang yang ada di gudang belum tentu sama dengan apa yang dicatat dalam buku
(nilai buku), maka diadakanlah suatu pemeriksaan agar jumlah persediaan yang ada di gudang sama
dengan jumlah yang dibukukan. Proses ini disebut sebagai Physical Adjustment atau Stok Opname.
Proses pencatatan ini dapat dilakukan setiap hari, misalkan dilakukan pada restaurant cepat saji (Fast
Food Restaurant), pada Bar. Hal ini dimaksudkan untuk mempermudah pengawasan tetapi
membutuhkan waktu dan tenaga yang besar, sehingga sering physical Adjustment ini hanya untuk
barang-barang tertentu saja (yang harganya cukup mahal atau pemakaian dalam jumlah banyak).
Dapat juga dilakukan setiap minggu sekali, tetapi secara umum hotel melakukan setiap bulan sekali dan
dilakukan pada tanggal terakhir bulan tersebut.
Jika tidak terjadi selisih antara nilai buku dan nilai yang ada di gudang maka tidak perlu dibukukan.
Tetapi jika terjadi selisih maka harus dibukukan, selisih bisa positif bisa negatif.
Pembukuan sama dengan pemakaian barang (Issuing). Ada beberapa hotel membedakan berdasarkan
jenis persediaan, bisa juga pencatatan tergantung siapa yang bertanggung jawab atas kejadian
tersebut. Jika persediaan adalah Food dan Beverage maka dianggap sebagai harga pokok. Sebaliknya

untuk bahan selain Food & Beverage pencatatan tergantung pada siapa yang paling sering
menggunakan barang tersebut.
Jika nilai buku lebih besar dari nilai sebenarnya maka dicatat sebagai berikut :

Inventory Pasiva 50
Total 50 50
Sebaliknya jika nilai buku lebih kecil dari nilai sebenarnya maka dicatat sebagai berikut :

Inventory Pasiva 50
Total 50 50
Jika menggunakan komputer maka transaksi tersebut akan secara otomatis mencatat sesuai dengan
kondisi yang dijelaskan di atas.
9.8. Credit to Cost

Jika penerimaan (Receiving) langsung dianggap sebagai biaya/harga pokok (Direct Use), maka barang
tersebut tidak dicatat lagi sebagai persediaan barang. Dalam kata lain jumlah barang yang ada di
gudang adalah NOL. Tetapi bisa terjadi ternyata barang tersebut tidak digunakan, lalu ada department
lain yang memakai barang tersebut.
Tentu pencatatan biaya/harga pokok tersebut menjadi salah, untuk itu pembukuan tersebut harus
diperbaiki agar sesuai. Proses ini disebut Credit To Cost secara sederhana dapat dikatakan bahwa
mengurangi Cost yang telah dicatat ke department yang lain. Berarti transaksi yang terjadi adalah
antara Cost/Expenses pada Cost/Expenses, seperti di bawah ini :

Cost/Expenses Department A Cost/Expenses 50
Cost/Expenses Department B Cost/Expenses 50
Total 50 50
Terlihat bahwa terjadi pemindahan harga pokok/biaya department B menjadi harga pokok/biaya
department A.
9.9. Officer Check/House Use

Contoh transaksi lain yang dicatat dengan cara ini adalah jika karyawan menyantap makan di
restaurant (yang seharusnya dijual untuk tamu). Fasilitas yang dimiliki oleh karyawan tersebut sering
disebut sebagai House Use, Office Check, Employee meal dan berbagai macam lainnya tetapi dengan
maksud yang sama.
Tentu saja harga pokok yang dijual tidaklah sesuai, karena ada bahan yang seharusnya menjadi dijual
digunakan sendiri untuk maksud yang berbeda. Maka harga pokok makan harus dikurangi oleh harga
pokok makanan yang disantap karyawan tersebut menjadi biaya department yang bersangkutan.
Karena sulit menemukan harga pokok (yang akan menjadi biaya) dari makanan yang dimakan oleh
karyawan tersebut, maka sering pencatatan hanya dilakukan dengan mengalikan dengan rata-rata Cost

Percentage dari periode sebelumnya. Dalam sistim komputer yang lengkap pencatatan bisa secara
otomatis berdasarkan resep makan tersebut, sehingga angka yang dihasilkan menjadi lebih akurat.
9.10. Consumption
Berbicara tentang persediaan ada tiga hal yang merupakan kunci dari proses persediaan tersebut yaitu
• Berapa persediaan yang dibeli
• Berapa persedaan yang dipakai (Consume)
• Berapa sisa persediaan yang ada
Ketiga hal tersebut merupakah hasil akhir dari proses pencatatan persediaan. Pembelian barang sudah
jelas dicatat di bagian pembelian. Sisa barang sudah jelas dapat diperiksa langsun ke gudang.
Sebaliknya berapa persediaan yang dipakai menjadi satu hal yang perlu diperhatikan, karena
pemakaian persediaaan dicatat dari berbagai proses. Dari Issuing, Spoilage, Direct Use (Direct
Purchase) dan sebagainya.
Kesulitan ini tentu akan menjadi beban tersendiri jika proses pencatatan secara manual. Software yang
dirancang khusus untuk hotel dapat menelusuri pemakaian seperti di bawah ini :
Gambar 9.3. Daily Consumption Browser
9.10.1. Food & Beverage Reconciliation Report

Laporan ini dibuat untuk memberikan gambaran bagaimana konsisi harga pokok makanan dan
minuman yang di jual di hotel.
Laporan yang digambarkan seperti pada Gambar 4, sudah sejak lama digunakan. Laporan tersebut
sangat mudah dibuat secara manual, karena proses perhitungannya sederhana dan dapat dicerna
dengan cepat.

Food Reconciliation Report
No Description Forumula Amount

1 Sales S1 1,300
2 House Use & Compliment S2 200
Total S=S1+S2 1,500
3 Opening Inventory A 1,000

4 Purchase B 250
5 Direct Purchase C 50
6 Available Inventory D=A+B+C 1,300
7 Eding Inventory E 750
8 Consumption F=D-E 550
Transfer
9 Beverage for Cooking (from bar) G 5
10 Food for Mixing (to bar) H (10)
11 Total Transfer I=G+H (5)
Credit to Cost
12 Welcome Drink J1 10
13 Employee Meal J2 30
14 Others Department J3 5
Total Credit To Cost J=J1+J2+J3 45
15 Cost K=F+I-G 500

16 Percentage L=K/S 33.33%
17 Less House Use & Compliment M=S2*I 66.67
18 Cost of Good Sold (COGS) N=K-M 433.33
19 Percetage of Cost Q=N/S1 33.33%
Proses pencatatan data dilakukan sebagai berikut :

1. Sales: penjualan food atau beverage sebelum dikurangi discount
2. House Use & Compliment: Food atau Beverage yang dinikmati oleh staff hotel atau diberikan
pada pihak tertentu tetapi tidak dianggap sebagai penjualan. Karena tidak diketahui berapa
harga pokok makanan/minuman tersebut maka yang dicatat adalah nilai jual dari
makanan/minuman tersebut.
3. Opening Inventory: Nilai persediaan pada awal periode akutansi.
4. Purchase: Penambahan persediaan melalui proses Purchase
5. Direct Purchase: Pembelian dengan tunai
6. Available Inventory: Persediaan yang tersedia
7. Ending Inventory: Dicatat dari data fisik yang ada di persediaan
8. Consumption: total pemakaian
9. Beverage for Cooking: harga pokok ditambah jika makanan menggunakan bahan dari
minuman, (seperti: arak/anggur yang digunakan untuk memasak).
10. Food For Mixing: harga pokok akan berkurang jika bahan makanan dikirim ke bar untuk
dijadikan minuman (seperti: tomat untuk juice dan sebagainya)
11. Total Transfer: total transfer

12. Welcome Drink: Harga pokok dikurangi jika makanan digunakan untuk departement lain
seperti Welcome Drink.
13. Employee Meal: harga pokok dikurangi jika digunakan untuk makanan karyawan.
14. Other Department: harga pokok dikurangi jika bahan digunakan oleh departement lainnya
15. Cost: harga pokok makanan setelah dikurangi dengan penggunakan yang bukan untuk
penjualan.
16. Percentage of Cost: persentase dari harga pokok
17. Less House Use & Compliment: harga pokok yang disebutkan di atas bukanlah harga pokok
penjulan karena masih ada bahan yang diproses dan disajikan tapi bukan untuk dijual tetapi
untuk dinikmati oleh karyawan (House Use) atau compliment. Untuk menghitung harga pokok
House dan Compliment adalah Harga Jual dikalikan dengan persentase dari harga pokok yang
tadi.
18. Cost of Goods Sold: Harga pokok makanan yang dijual
19. Percetage of Food Cost: Percetage of Food Cost
Jika diperhatikan proses perhitungan harga pokok di atas dapat digambarkan sebagai berikut :
Semua pembelian persediaan Food dianggap sebagai harga pokok
• Jika persediaan Food digunakan oleh bagian lain maka harga pokok dikurangi sejumlah yang
digunakan oleh departement lain (Credit To Cost)
• Baru sisa dari persediaan tersebut dianggap sebagai harga pokok.
Proses ini sangat sederhana untuk hotel yang hanya memiliki satu atau dua gerai (outlet). Jika outlet
sudah banyak maka proses perhitungan akan menjadi lebih rumit.
Penjelasan berikut ini akan lebih sederhana :
• Ketika barang diterima sudah diketahui pelakuan barang tersebut, sebagai persediaan atau
sebagai biaya atau harga pokok (direct purchase). Jelas disini sudah dapat dihitung berapa
harga pokok atau biaya yang akan terjadi.
• Jika barang masuk persediaan, ketika barang dikeluarkan atau digunakan maka telah
diketahui untuk apa barang tersebut digunakan, sebagai harga pokok atau sebagai biaya.
Sederhana sekali perhitungannya, tetapi cara terakhir ini jika dilakukan dengan cara manual akan sulit
dilakukan. Sehingga tidak pernah digunakan, tetapi jika perhitungan menggunakan komputer,
perhitungan ini dapat dilakukan dengan cepat dan akurat. Sehingga bentuk laporan di atas berubah
menjadi :

Food Reconciliation Report
No Description Forumula Amount

1 Sales S1 1,300
2 House Use & Compliment S2 200
Total S=S1+S2 1,500
3 Opening Inventory A 1,000

4 Purchase B 250
5 Direct Purchase C 50
6 Available Inventory D=A+B+C 1,300
7 Eding Inventory E 750
8 Consumption F=D-E 550
Expenses
9 Welcome Drink G1 15
10 Employee Meal G2 30
11 Others Department G3 5
12 Total Expenses G=G1+G2+G3 50
Cost of Production
13 Food H1 495
14 Beverage for Cooking H2 5
16 Total Cost of Production H=H1+H2 500
17 Percentage I=H/S 33.33%
18 Less House Use & Compliment J=S2*I 66.67
19 Cost of Good Sold (COGS) K=I-J 433.33
20 Percetage of Cost Q=K/S1 33.33%
Proses pencatatan data dari nomor 1 sampai nomor 8 sama seperti perhitungan di atas. Tetapi
selanjutnya perhitunga sangat berbeda.
• Welcome Drink, Employee Meal, Others Department : dicatat pada sistem komputer sesuai
dengan departement yang menggunakan. Karena memang sudah diketahui pada saat
pemakaian dilakukan.
• Cost of Production (Food dan Beverage for Cooking) : dicatat sebagai harga pokok karena
telah diketahui dengan pasti pada saat digunakan.
• Selanjutnya perhitunga percentage sama seperti perhitungan sebelumnya.
Less House Use & Compliment sebenarnya tidak perlu lagi dihitung jika sistem komputer telah
menggunakan rumus resep makanan (recipe) yang ada. Sehingga makanan yang disantap tidak bukan
untuk penjualan dapat dihitung harga pokoknya seseuai dengan resep yang telah dibuat sebelumnya.
Dengan proses perhitungan demikian maka perhitungan harga pokok menjadi sangat jelas dan dapat
ditelusuri sesuai dengan data yang ada.

10. Hutang Dagang
(Account Payable)
Pada saat hotel menerima atau akan menerima barang atau jasa dari pihak ke dua (pemasok atau
supplier), maka hotel secara langsung memiliki kewajiban untuk membayar senilai barang atau jasa
tersebut. Kewajiban untuk melunasi ini disebut sebagai hutang (Payable).
Transaksi yang akan menimbulkan hutang adalah :

• Pembelian barang
• Kontrak pemeliharaan peralatan (Contract Maintenance)
• Biaya perbaikan (Repairing & Fixing)
• Konsultasi
• Biaya telpon, listrik, air
• Pajak yang diterima dari tamu dan harus dibayar, Pajak Pembangunan 1.
Jika transaksi di atas terjadi maka akan dicatat sebagai berikut

Inventory Activa 50
Total 50 50
Transaksi ini telah dijelaskan pada bab Persediaan (Inventory)
Bisa terjadi barang yang telah diterima dikembalikan karena berbagai alasan (Return) atau sering
disebut sebagai Retur. Jika hal ini terjadi maka kewajiban hotel pada pemasok akan berkurang,
sehingga sering disebut sebagai Credit Note. Transaksi yang akan dicatat adalah :

Inventory Activa 50
Total 50 50
Transaksi ini telah dijelaskan pada bab Persediaan (Inventory).
Jika hotel menggunakan sistim komputer, maka kedua transaksi tersebut secara otomatis akan dibuat
pada saat transaksi Penerimaan atau Pengembalian Barang di-entry di komputer. Sedangkan transaksi
bukan dari penerimaan barang, seperti tagihan telpon, listrik, air dan sebagainya maka data harus di-
entry dibagian hutang.
10.1. Proses Pelunasan

Secara umum proses pelunasan hutang di hotel yang ada di Indonesia berlaku seperti di bawah ini:
1. Pemasok menyampaikan tagihan disertai dengan berkas pendukung (supported documents).
Hotel memberikan bukti bahwa tagihan telah diterima dicantumkan juga kapan pembayaran
dapat diambil kembali.
2. Tagihan diperiksa kelengkapan berkasnya, jika semua berkas telah lengkap selanjutnya
dibuatlah bilyet giro atau chek untuk melunasi tagihan tersebut.
3. Pemasok mengambil bilyet giro atau cek.
4. Bilyet giro atau cek diketahui telah cair dari laporan bank (rekening koran).

Ada 2 proses di atas yang harus dibukukan, yaitu
10.1.1. Pemasok mengambil bilyet giro atau cek

Ketika pemasok telah mengambil maka hutang hotel dianggap telah lunas, walaupun sebenarnya
pelunasan belum terjadi sampai dana yang ada di bank benar-benar telah berpindah ke pemasok.
Maka pencatatan pelunasan bukan pada bank tetapi pada Bilyet Giro/Cek belum cair, sehingga
transaksi menjadi :
10.1.2. Bilyet Giro/Cek telah cair

Dari laporan transaksi bank (Rekening Koran) diketahui bahwa dana telah dicairkan dan pindah ke
pemasok. Sehingg transaksi dicatat sebagai berikut :

Bilyet Giro/Check belum cair Pasiva 50
Bank Activa 50
Total 50 50
Dengan proses pencatan seperti ini maka pada akhir bulan semua transaksi benar-benar telah tercatat
dengan baik, tidak ada lagi catatan khusus pada laporan keuangan yang menyatakan tagihan mana
yang belum dicairkan.
Jika hotel tidak menggunakan sistim komputer maka pencatatan yang terjadi adalah :

Bank Activa 50
Total 50 50
Pada akhir periode, perbedaan antara transaksi yang dibukukan dengan bank akan menjadi catatan
pada laporan keuangan.
10.2. Laporan
Pada akhir periode maka dibuat laporan untuk menganalisa hutang hotel, laporan yang harus
dikeluarkan adalah
• Laporan Umur Hutang (Account Payable Aging Report)
• Laporan Perputaran Hutang (Account Payable Mutation Report)
Kedua laporan ini sudah menjadi kewajiban untuk dicetak dan dilampirkan pada laporan keuangan
pada akhir bulan.
Aging Report mengambarkan umur hutang hotel pada pemasok, sehingga dapat diketahui dengan jelas
pemasok mana yang harus segera dilunasi. Mutation Report mengambarkan perputaran hutang pada
periode tersebut. Laporan ini akan sangat membantu untuk memeriksa apakah ada kesalahan
pencatatan yang ada di Account Payable dengan General Ledger (Buku Besar).
10.3. Data Mining

Dengan kemajuan teknologi, maka sistem komputer yang ada sekarang dapat menelusuri transaksi
sampai ke sumber transaksi. Seperti contoh tahapan penelusuran transaksi:
1. Account Payable - Aging Report
2. Supplier – Voucher List, daftar hutang pada pemasok untuk yang umurnya tertentu (misal,
lebih besar dari 30 hari)
3. Detail Voucher, transaksi detail Payable Voucher tersebut
4. Receiving Detail, bukti penerimaan barang yang menjadi sumber dari Payable Voucher
tersebut. Seperti gambar di bawah ini.

Gambar 10.1. Drill Down – Account Payable : Aging, Voucher List, Detail Voucher, Receiving Entry
Tidak hanya hal tersebut, semua transaksi yang ada di Account Payable, sistem komputer harus dapat
membuktikan dari mana sumber transaksi tersebut untuk membuktikan kecanggihan dari sistem
tersebut.
Dengan proses ini maka semua data hutang dapat dengan mudah ditelusuri dengan cepat, yang pada
akhirnya sangat membantu baik petugas administrasi hutang maupun hotel.
Sebagai catatan bahwa untuk Sistem komputer yang dirancang dengan baik dapat mencetak Aging
Report dan Mutation Report untuk periode yang telah lalu dan tentunya dapat mendukung Data Mining
seperti yang telah disebutkan di atas.

1.buku Mengenal Accounting

Diunggah oleh

Informasi Dokumen

Judul Asli

Hak Cipta

Format Tersedia

Bagikan dokumen Ini

Bagikan atau Tanam Dokumen

Opsi Berbagi

Apakah menurut Anda dokumen ini bermanfaat?

Apakah konten ini tidak pantas?

Hak Cipta:

Format Tersedia

1.buku Mengenal Accounting

Diunggah oleh

Hak Cipta:

Format Tersedia

Power Pro Solution

Mengenal Accounting Hotel & Restaurant

Power Pro Solution – Mengenal Accounting Hotel & Restaurant 1

Power Pro Solution – Mengenal Accounting Hotel & Restaurant 2

Berapa keuntungan kita ?

Berapa harta kita sekarang ?

2.1. Empat kotak Ajaib

Balance Sheet Profit & Loss

Gambar 2.1. Empat kotak

Power Pro Solution – Mengenal Accounting Hotel & Restaurant 3

2.2. Asset - Current Asset (Harta Lancar)

Aktiva lancar terdiri dari:

2.2.1. Asset – Cash (Uang Tunai)

2.2.2. Asset - Investasi Jangka Pendek

2.2.3. Asset - Pihutang (Account Receivable)

2.2.4. Asset - Wesel Tagih / Promes Tagih

Power Pro Solution – Mengenal Accounting Hotel & Restaurant 4

2.2.6. Asset - Biaya Dibayar di Muka

Sebagai contoh yang dimaksud dengan biaya dibayar di muka adalah :

2.2.7. Asset - Pihutang yang Masih ditagih

2.2.8. Asset - Investasi Jangka Panjang

2.3. Fixed Asset

• Kendaraan : semua alat / kendaraan yang dipergunakan untuk pengiriman barang-barang

• Cutleries, Chinaware : peralatan makan dan barang pecah belah.

• Computer : komputer, printer

• Electronic : Televisi, Lemari pendingin, sound system

Power Pro Solution – Mengenal Accounting Hotel & Restaurant 5

2.4.1. Pasiva - Hutang / Kewajiban

2.4.1.1. Pasiva - Hutang Jangka Pendek

2.4.1.2. Pasiva - Hutang Dagang

2.4.1.3. Pasiva - Wesel Bayar / Promes Bayar

2.4.1.4. Pasiva - Pendapatan yang belum menjadi hak perusahaan :

2.4.1.5. Pasiva - Kewajiban yang masih harus dipenuhi

2.4.2. Pasiva - Hutang Jangka Panjang

2.4.2.1. Pasiva - Wesel Bayar Jangka Panjang

Power Pro Solution – Mengenal Accounting Hotel & Restaurant 6

2.4.2.2. Pasiva - Hutang Obligasi

2.4.2.3. Pasiva -Hutang Hipotik

2.4.3. Pasiva - Modal (Capital)

2.4.4. Pasiva - Laba/Rugi

2.6.1. Harga Pokok

Dalam hotel yang dijadikan harga pokok adalah :

Hal-hal yang perlu diperhatikan bahwa:

Power Pro Solution – Mengenal Accounting Hotel & Restaurant 7

Power Pro Solution – Mengenal Accounting Hotel & Restaurant 8

Sehingga contoh di atas tadi dapat digambar sebagai berikut

Balance Sheet Profit & Loss

Total 10,000,- Total 10,000,- Selisih 0,-

Gambar 3.1. Empat Kotak - Modal

Total Activa 10.000,-

Balance Sheet Profit & Loss

Total 10,000,- Total 10,000,- Selisih 0,-

Gambar 3.2. Empat Kotak - Inventory

Power Pro Solution – Mengenal Accounting Hotel & Restaurant 9

3. Selanjutnya 1 buah barang dikali dijual seluruhnya dengan seharga 3,500,-

Balance Sheet Profit & Loss

Total 11.000,- Total 10.000,- Total 1.000,-

Gambar 3.3. Empat Kotak – Harga Pokok

Mutasi Cash : 5.000,- + Sales 3.500,- menjadi 8.500,-

Balance Sheet Profit & Loss

Total 11,000,- Total 11,000,- Selisih 1.000,-

Gambar 3.4. Empat Kotak - Keuntungan

Akhirnya kotak Balance Sheet menjadi sama kembali (balanced)