Berikut ini, berturut-turut, dijabarkan format LPJ untuk program kerja nonproyek dan

program kerja proyek.

Untuk keseragaman, semua format yang ada (tulisan, paragraf, jarak antar baris,
tab, margin, dll.) harus diikuti dan tidak boleh diubah.

Format LPJ Program Kerja Nonproyek

 (Nama Program Kerja nonproyek)

o Tujuan
tujuan yang ingin dicapai dari program kerja ini
o Bentuk
bentuk kegiatan
o Sasaran
Kelompok warga yang menjadi sasaran/objek dari kegiatan ini
contoh: mahasiswa DTS angkatan 2003 s.d 2008
o Sifat
proyek/nonproyek
o Nilai dan Skill
Nilai: (sesuai GDP)
Skill: (sesuai GDP; hanya untuk proker Mabim; proker non-
Mabim tidak wajib disebutkan)
o Parameter Keberhasilan
parameter keberhasilan dari proker ini (jika lebih dari 1, ditulis
per poin)
 …
 …
o Alokasi Waktu
Kapan kegiatan ini dilangsungkan menurut time table dan pada
kondisi nyatanya
o Alokasi SDM
kelompok warga yang terlibat dalam persiapan dan
pelaksanaan (contoh: pengurus bidang
kemahasiswaan/mahasiswa departemen angkatan 2007/anggota
BPH lembaga IMS BEMFTUI/dll.)
o Alokasi Dana
Jumlah dana yang dialokasikan oleh IMS BEMFTUI 2011
untuk kegiatan ini
o Perencanaan
Menceritakan secara ringkas (bisa per poin) tentang bagaimana
kegiatan tersebut direncanakan (kondisi, situasi, dsb.), terlepas
dari apakah hal itu baik atau tidak (Baik atau tidak akan
 dituliskan dalam bagian evaluasi), termasuk kendala-kendala
yang dihadapi
o Pelaksanaan
Menceritakan secara ringkas (bisa per poin) tentang bagaimana
kegiatan tersebut dilaksanakan (kondisi, situasi, dsb.), terlepas
dari apakah hal itu baik atau tidak (Baik atau tidak akan
dituliskan dalam bagian evaluasi), termasuk kendala-kendala
yang dihadapi
o Evaluasi
 Menyebutkan bagaimana pencapaian nilai dan/atau skill
dari program kerja ini. Sebaiknya dalam bentuk persentase
 Menjelaskan hal-hal apa saja yang sudah baik dan yang
belum baik yang terjadi selama tahap perencanaan dan
pelaksanaan
o Saran
 Saran agar persiapan dan pelaksanaan proker ini lebih baik.
Baik secara umum, untuk semua jenis kegiatan, maupun
secara khusus, untuk kegiatan serupa (bila diadakan
kembali pada kepengurusan berikutnya)

CONTOH: LPJ Proker Nonproyek Rapat Kerja I

o Program Kerja
 Rapat Kerja I
o Tujuan
Menghasilkan rencana kerja untuk kepengurusan IMS BEM
FTUI 2011
o Bentuk
rapat dan penyusunan plot waktu
o Sasaran
Seluruh pengurus IMS BEM FTUI 2011
o Sifat
nonproyek
o Nilai dan Skill
Nilai: Kepemimpinan, interaksi, wawasan berpikir, dan
kepedulian
o Parameter Keberhasilan
rapat kerja selesai tepat waktu, barchart 100% fix, 50%
pengurus dari tiap bidang hadir
o Alokasi Waktu
Rapat kerja I: 29 Januari 2011 dan 30 Januari 2011
Rapat kerja II: seminggu sebelum raker eksekutif II
o Alokasi SDM
Pengurus bidang kesekretariatan IMS BEM FTUI 2011
o Alokasi Dana
 Rp 145.000,-
o Perencanaan
 Anggota BPH menentukan waktu dan tempat
dilangsungkannya rapat kerja I dalam rapat BPH: 29 dan
30 Januari 2011 di ruang kelas kampus FTUI
 Pengurus bidang kesekretariatan mengurus perizinan
kegiatan dan peminjaman ruang kelas kepada Dekanat
FTUI
 Setelah memperoleh izin, BPH menyosialisasikan rencana
rapat kerja pada semua pengurus IMS 2011, anggota MPM
Fraksi Sipil, dan warga
 Undangan kepada pengurus IMS 2011 disampaikan melalui
SMS; Undangan kepada warga DTS dan MPM Fraksi Sipil
disampaikan melalui surat undangan. Untuk warga,
undangan ditempel di mading IMS
 Penyusunan rundown
o Pelaksanaan
 Rapat kerja hari pertama dimulai sekitar pk. 08.45 WIB dan
berakhir sekitar pk. 17.45 WIB; Dihadiri oleh sekitar 69
pengurus, 2 warga DTS, dan 3 MPM Fraksi Sipil
 Pada hari pertama, bidang Humas, Kreasi Mahasiswa,
Kemahasiswaan, Kesekretariatan dan Sosma melakukan
presentasi
 Rapat kerja hari kedua dimulai sekitar pk. 08.30 dan
berakhir sekitar pk. 01.30 keesokan harinya. Dihadiri oleh
sekitar 39 pengurus, 2 warga DTS, dan 2 MPM Fraksi Sipil
 Pada hari kedua, Rosil, bidang Pendidikan, IPTEK, dan
Kebendaharaan menyampaikan presentasi. Agenda
pembahasan barchart belum sempat dilakukan
 Pembahasan bidang kebendaharaan belum selesai hingga
rapat kerja hari kedua. Untuk itu, diputuskan untuk
melanjutkannya pada hari Minggu, 1 Februari 2009 di
Ruang BEMFTUI
 Rapat kerja hari ketiga dimulai sekitar pk. 09.30 WIB dan
ditutup sekitar pk. 17.00 WIB. Dihadiri oleh sekitar …
pengurus
 Pada hari ketiga rapat kerja, dilanjutkan agenda tentang
kebendaharaan dan penyusunan plot waktu program kerja
 Di akhir rapat kerja, telah disahkan … program kerja (…
proyek dan … nonproyek) dan plot waktu pelaksanaan
program kerja
o Evaluasi
 Dari segi publikasi, terbilang cukup baik. Undangan telah
disampaikan sekitar H-2 kepada pengurus, H-1 kepada
 MPM dan perwakilan warga. Meski demikian, undangan
untuk warga secara keseluruhan baru dipublikasikan pada
hari kedua rapat kerja
 Dari segi ketepatan waktu, rapat kerja hari pertama cukup
baik, karena rapat kerja selesai lebih cepat dari jadwal,
meski terlambat sekitar 45 menit; hari kedua terbilang
buruk, karena rapat telat 30 menit dan target agenda tidak
terselesaikan semua dengan penambahan waktu sekitar 6
jam; hari ketiga terbilang cukup, karena semua agenda
terselesaikan, meski rapat terlambat sekitar 30 menit.
 Lamanya rapat kerja hari kedua disebabkan, karena
pembahasan SOP kebendaharaan dan penyusunan
pengeluaran yang bermasalah
 Dari segi kehadiran, hari pertama tergolong baik, karena
75% pengurus hadir; hari kedua tergolong cukup, karena
sekitar 42% pengurus hadir.
 Menjelaskan hal-hal apa saja yang sudah baik dan yang
belum baik yang terjadi selama tahap perencanaan dan
pelaksanaan
 Program kerja ini mencapai …% parameter keberhasilan
o Saran
 Publikasi kepada pengurus sebaiknya lewat SMS, karena
terbukti efektif
 Sebagai peninjau, seluruh warga berhak diundang. Untuk
itu, publikasi kepada warga harus ditujukan pada
seluruhnya, tidak hanya perwakilannya saja.
 Bila diadakan di kampus, rapat kerja akan lebih hemat dari
segi biaya. Akan tetapi, perlu diatur sedemikian rupa agar
tingkat kehadiran peserta rapat tetap tinggi
 Karena waktu pembahasan tiap bidang tidak tentu, maka
dalam rundown tidak perlu diatur waktu presentasi tiap
bidang, cukup diatur waktu istirahat dan waktu presentasi
secara umum. Urutan bidang untuk presentasi dibuat
terpisah
 Sebaiknya, kebendaharaan mendapat urutan terakhir
 Sebaiknya, kebendaharaan telah menetapkan batas atas
anggaran untuk tiap jenis proker (proyek & nonproyek)
dalam SOP, dan hal ini disampaikan selambat-lambatnya
seminggu sebelum raker berlangsung.
 Sebaiknya, kebendaharaan menyisihkan dana yang tersedia
untuk hal-hal yang di luar perencanaan (tak terduga) sekitar
30% dari anggaran
  Sebelum raker, kesekretariatan harus menyosialisasikan
hal-hal apa saja yang harus disampaikan dalam raker
kepada BPH tiap bidang dan BKK.

Format LPJ Program Kerja Proyek

 (Nama Program Kerja Proyek)

o Susunannya sama dengan LPJ Proker Nonproyek yang telah
dijabarkan di atas, namun ditambah dengan lampiran berikut
yang dibuat oleh panitia:
 Proposal sponsorship
 Tentang Kesekretariatan
 Struktur kepanitiaan
 Database panitia
 Notulensi dan absensi rapat
 Daftar/tabel surat masuk
 Daftar/tabel surat keluar
 Arsip Surat masuk (asli)
 Arsip Surat keluar (fotocopy surat yang telah lengkap
dengan cap dan tandatangan)
 Kebendaharaan
 Laporan Keuangan (wajib ada)
 Pelaksanaan Acara
 Petunjuk Teknik Acara (bila ada)
 Petunjuk Pelaksanaan (bila ada)
 Daftar Pengisi Acara (Bila tidak disebutkan dalam proposal
sponsorship)
 Publikasi

contoh poster, leaflet, dll.

 Bukti Keuangan
struk pembayaran, tiket masuk, dll. Asli yang ditempel di
kertas
 Dokumentasi
setidaknya menampilkan 5 foto yang menggambarkan
pelaksanaan acara
CONTOH: LPJ Proker Proyek PSB 2

a. Proposal Sponsorship

PROPOSAL PSB GANJIL 2009

I. PENDAHULUAN
Perguruan Tinggi memiliki peran serta dalam menciptakan manusia
yang memiliki kemampuan intelektual tinggi dan mampu mengabdikan diri
pada masyarakat sesuai dengan bekal ilmu yang dimiliki. Untuk
melaksanakan pembangunan nasional, maka sangatlah dibutuhkan tenaga-
tenaga ahli yang berkompeten di bidangnya. Dalam hal ini, diharapkan
Perguruan Tinggi dapat memenuhi kebutuhan tenaga-tenaga ahli tersebut.
Fakultas Teknik Universitas Indonesia tiap tahunnya telah
menghasilkan sarjana-sarjana S1 yang diharapkan dapat menerapkan ilmu
yang telah diperoleh selama masa perkuliahan secara bijaksana dan tepat guna
sesuai dengan perkembangan pembangunan dan kebutuhan masyarakat
selama ini.
Setelah melewati perjalanan yang panjang semasa kuliah dan skripsi.
Sampai pada akhirnya bagi mahasiswa tingkat akhir untuk menikmati
kelulusannya sebagai sarjana S1 dan siap untuk mengembangkan karier.
Melalui latar belakang tersebut kami selaku panitia bermaksud
mengadakan kegiatan Pelepasan Sarjana Baru Genap 2009 Departemen
Sipil Fakultas Teknik Universitas Indonesia. Kegiatan tersebut merupakan
salah satu wujud apresiasi kepada para sarjana baru pada khususnya dan
sebagai wadah silahturahmi antara seluruh warga Departemen Sipil Fakultas
Teknik Universitas Indonesia pada umumnya.

II. MAKSUD DAN TUJUAN

1. Sebagai wujud apresiasi kepada sarjana baru Departemen Teknik Sipil.
2. Sebagai wadah silaturahmi antar sesame warga Departemen Teknik Sipil
Universitas Indonesia.
3. Meningkatkan kebersamaan, kekeluargaan dan keakraban antar warga
Departemen Teknik Sipil.
4. Memberikan motivasi yang tinggi bagi mahasiswa Teknik Sipil FTUI.

III. NAMA KEGIATAN

Nama kegiatan ini adalah “Pelepasan Sarjana Baru Ganjil 2009”

IV. TEMA KEGIATAN

Tema kegiatan acara Pelepasan Sarjana Baru 2009 ini adalah
“Pelepasan Wisudawan”.

V. WAKTU DAN TEMPAT

Kegiatan ini akan dilaksanakan pada :
  PSB Hari I
Hari : Sabtu
Tanggal : 31 Januari 2009
Tempat : Lapangan Teknik menuju Balairung
Waktu : 11.00 WIB (Sebelum acara wisuda)
 PSB Hari II
Hari : Jumat
Tanggal : 13 Februari 2009
Tempat : Cafe Bondies di Jalan Ampera
Waktu : 18.00 WIB – Selesai

VI. BENTUK KEGIATAN

 PSB Hari I
Acara ini dilakukan pada hari Sabtu sebelum acara wisuda berlangsung.
Wisudawan/wati berkumpul pukul 11.00 WIB di departemen untuk
kemudian diarak dari parkiran Lapangan Teknik menuju Balairung UI.
Bentuk kegiatan :
Arak-arakan Wisudawan/wati Departemen Sipil FTUI dari Lapangan
Teknik UI menuju Balairung dan dilaksanakan sebelum acara Wisuda
berlangsung.
 PSB Hari II
Acara ini dilaksanakan di Cafe Bondies, dua minggu setelah acara Wisuda
diselenggarakan.
Bentuk kegiatan :
Acara ini berupa Malam Pelepasan para Wisusawan/wati yang
dilaksanakan secara informal.

VII. SUSUNAN PANITIA

SUSUNAN KEPANITIAAN
PELEPASAN SARJANA BARU SEMESTER GANJIL 2009

Pelindung : Prof. Dr. Ir. Irwan Katili

(Kepala Departemen Teknik Sipil)
Penanggung Jawab : Udayalaksmanakartyasa Halim
Ketua Panitia : Try Puji Santoso (S’07)
Wakil Ketua Panitia : Gregory F. Saragih (S’07)
Sekretaris Umum : Lea Pungky Rahayu (S’07)
Bendahara Umum : Siti Fatmawati & Dyah Okty (S’07)
Ka.Bidang Operasional : Dinya Amima Sara (S’07)
 PJ Acara : Dinya Amima Sara (S’07)
- Anggota : Irvan (S’08)
 PJ Dekorasi : Monika (S’07)
- Anggota : Fita Ariesta (S’07)
 Ka.Bidang Sarana : Dian Paramitarini K. (S’07)
 PJ Tempat : Mita Amalia (S’07)
 PJ Konsumsi : Galuh Rizma (S’07)
- Anggota : Bunga Fadliya (S’07)
 PJ Transportasi : Ardi Tiantoro (S’07)
 PJ Perlengkapan : Aep Riyadi (S’07)
- Anggota : Dimas (S’08)
: Asrovi (S’08)
: Fathur (S’08)
Ka.Bidang Humas : Muliadi (S’07)
 PJ Publikasi : Eva (S’08)
- Anggota : Mutia (TL’08)
: Amel (TL’08)
 PJ Dokumentasi : Made (TL’08)
- Anggota : Aya (TL’08)
Ka.Dana Usaha : M.Airlangga (S’07)
- Anggota : Inal (S’08)

VIII. RENCANA ANGGARAN

ANGGARAN BIAYA
PELEPASAN SARJANA BARU SEMESTER GANJIL 2009

 PEMASUKAN
1. IMS : Rp 300.000,00
2. Iuran 18 Wisudawan @ Rp 180.000 : Rp 3.240.000,00
3. Dana dan Usaha : Rp 1.062.000,00
4. Donatur : Rp 200.000,00
5. Tromol Tiap Angkatan : Rp 200.000,00 +
TOTAL PEMASUKAN : Rp 5.002.000,00
 PENGELUARAN
1. Bidang Humas
- Publikasi Arak-arakan : Rp 20.000,00
- Publikasi PSB : Rp 50.000,00
- Undangan : Rp 50.000,00
2. Dekorasi
- Arak-arakan : Rp 50.000,00
- PSB (Malam Pelepasan) : Rp 50.000,00
3. Sarana
- Kendaraan Arak-arakan (2 Mobil) : Rp 250.000,00
4. Tempat & Konsumsi
- Tempat (Cafe) untuk 40 orang : Rp 3.000.000,00
5. Dokumentasi
- CD 18 Buah @ Rp 2.500 : Rp 45.000,00
 - Tempat CD 18 Buah : Rp 45.000,00
6. Perlengkapan
- Petasan : Rp 40.000,00
- Souvenir : Rp 450.000,00
- Tas Kertas : Rp 49.000,00
7. Lain-lain : Rp 903.000,00 +
TOTAL PENGELUARAN : Rp 5.002.000,00

IX. PENUTUP
Demikian proposal kegiatan ini disusun sebagai informasi dan
petunjuk pelaksanaan kegiatan. Besar harapan kami atas dukungan dan
kerjasama seluruh pihak terkait. Atas perhatian dan partisipasi Anda, kami
mengucapkan terima kasih.
Depok, 30 Januari 2009
Ketua Pelaksana Sekretaris Umum

Try Puji Santoso Lea Pungky R

Mengetahui,
Ketua Ikatan Mahasiswa Sipil
Badan Eksekutif Mahasiswa FTUI

Ma’ruffi Kurnia

b. Kesekretariatan

- Data base Panitia

No Nama Jurusan & No. Telp (HP) Keterangan
Angkatan
1 Try S’07 08111104874 PO
2 Gregory S’07 08526258042 WaPO
3 Lea pungky S’07 96170218 Sekum
4 Mita Amalia S’07 085693203146 Pj. Tempat
5 Dian S’07 081511165963 Kibid.Sarana
6 Dinya S’07 02133599550 Kabid.Operasioanal
7 Siti S’07 02192451426 Bendum
8 Okty S’07 02193712718 Bendum
9 Irvan S’08 02498801630 Staf.Acara
10 Monika S’07 08561400427 Pj. Dekorasi
11 Fita S’07 081314817555 Staf.Dekorasi
12 Bunga S’07 08568752920 Staf.Konsumsi
13 Galuh S’07 085697718716 Pj. Konsumsi
14 Ardi S’07 08111881480 Pj.Transportasi
15 Aep S’07 02194672859 Pj.Perlengkapan
 16 Asrovi S’08 08998750082 Staf. Perlengkapan
17 Dimas S’08 Staf. Perlengkapan
18 Fathur S’08 Staf. Perlengkapan
19 Muli S’07 02198349481 Kabid.Humas
20 Inal S’08 085692769901 Staf. Danus
21 Amel TL’08 085697275891 Staf.Publikasi
22 Mutia TL’08 0811977412 Staf.Publikasi
23 Made TL’08 08998371018 Pj.Dokumentasi
24 Aya TL’08 08138348580 Staf.Dokumentasi
25 Angga S’07 085710155349 Kabid.Danus
26 Eva S’08 02198989651 Pj.Publikasi

- Notulensi dan Presensi rapat

Notulensi Rapat PSB 1 Tanggal 23 Januari 2009

Agenda:
1. Pembagian SDM untuk staf bidang
2. Penentuan konsep acara untuk arak-arakan
3. Penentuan Tanggal Malam pelepasan PSB 09
Pembahasan:
1. Pembagian SDM untuk Staf bidang:
 Staf acara : Irvan (S’07)
 Staf Dekorasi : Fita (S’07)
 Staf Konsumsi : Bunga (S’07)
 Staf Perlengkapan : Dimas (S’08), Asrovi (S’08), Fathur (S’08)
 Staf Publikasi : Amel (TL’08), Mutia(TL’08)
 Staf Dokumentasi : Aya (S’08)
 Staf Dana Usaha : Inal (S’08)
2. Penentuan konsep acara arak-arakan dan foto2 bareng wisudawan:
 Arak-arakan akan diadakan pada 31 jan 09
 Arak-arakan masih dipikirkan akan digunakan kendaraan apa.
Pilihan 1 : Mobil trantib + dihias
Pilihan 2 : Mobil Pick up + dihias
 Garadiresik wisuda pada tanggal 30 jan 09 sebelum itu akan ada
acara foto bareng di jembatan teksas dan area FT.
3. Malam pelepasan antara tanggal 13 Feb 09 atau 14 Feb 09,
Kendalanya adalah adanya wisudawan yang meminta untuk diadakan
malam pelepasan hari sabtu karena tanggal 13 feb(hari jumat) ada
wisudawan yang kerja. Jadi masih belum fix tanggal malam
pelepasan akan didiskusikan lagi pada saat ngobrol bareng
wisudawan.
4. Biaya untuk PSB berkisar antara 150rb-200rb.
Notulensi Rapat 2 PSB Ganjil Tanggal 27 Januari 09
1. Review:
 Arak2an Diadakan tanggal 31 Jan 09.
 PSB diadakan pada tanggal 13 Februari 2009 Jam 6 malam
 Dari FT kumpul jam 11 di kantek, jam 1 harus ada di balairung.
 Arak2an gak pake tema.
 Pilihan kendaraan arak2an :
PLAN A
Mobil trantib sewa 2 mobil (kendala jauh bawa kendaraannya,
kendaraan itu yang paling memungkinkan untuk dipilih masih
dalam pengurusan) tambahan kendaraan pinjem mobil pickup
Boli.
PLAN B
Menggunakan mobil pickup (2 mobil)
Kesimpulannya arak-arakan menggunakan mobil trantib (plan
A), karena sudah mendapatkan pinjaman dari walikota depok
biaya 250rb untuk bayar supirnya, hanya tinggal buat surat ijin
peminjaman ke kantor walikota.
2. Tema PSB: HEROES
Menggangap wisudawan seperti layaknya pahlawan yang pulang dari
medan perang.
3. Tempat:
 Bondies di Ampera
Makan+tempat : Rp 1.938.750++ charge Band (belum Konfirm
lagi charge band brp???)
Kelebihan(murah,luas,sudah tersedia alat band,tempat nyaman)
 Sambara di Cipete
Makan+tempat: Rp 2.359.500++ charge Band
Charge Band: Rp 300.000/1000watt
Kelebihan(tempat privat,fleksibel tempat alat band)
 Raja Rasa
Makan+Band: Rp 2.406.000++ charge Band (Minimal 50 orang.)
Tidak boleh bawa alat musik,cuma bayar Rp 1.500.000
Kelebihan(nuansa alam,
ALAT BAND : alat band yang disediain dari panitia lebih murah,
dibandingkan dari tempat psb nya kena charge Rp 1500.000,-
4. Tugas tiap-tiap bidang:
 Dekorasi : Tanggal 30 jan 09 – buat dekorasi untuk mobil trantib
 Sarana : PJ sarana urus mobil trantib ke kantor walikota
 Dana usaha : berjualan kipas pada tanggal 30 dan 31 jan 09 di
balairung
 Dokumentasi : Siapin kamera untuk foto wisudawan sebelum GR
wisuda jam 11 wisudawan sudah harus kumpul di dept .
 Publikasi : Buat liflet arak-arakan dan poster untu di madding dan
desai undangan PSB 09.
  Tempat&Konsumsi : tunggu follow up adari wisudawan untuk
pemilihan tempat malam PSB
 Bendahara: Buat anggaran PSB 09
 Sekum: Buat proposal PSB dan buat kantong tromol PSB
5. Persiapan Arak-arakan:
 Panitia datang jam 9 untuk pasang atribut dekorasi di mobil
trantib.
 Jam 10.30 semua persiapan arak-arakan udah beres semua.
 Wisudawan dan warga sipil kumpul di kantek jam 11, jam 11.30
berangkat.
 Arak-arakan akan berangkat dari Laptek ke balairung
menggunakan rute: Teknik-poltek-mipa-balairung dengan mobil
trantib
 Selesai arak-arakan foto bareng wisudawan
 Lalu panitia yang urus arak-arakan langsung membantu panitia
yang cari dana/berjualan di balairung
6. Run down Foto Wisudawan:
 Tanggal 29 Jan 09 – Panitia memberitahu wisudawan lewat sms
atau telepon sebelum GR dibalairung akan ada foto bareng
wisudawan jam 11 di area FT dan jembatan teksas.
 Tanggal 30 jan 09
- Jam 11.00 wib (wisudawan berkumpul)
- Jam 11.30 wib (wisudawan foto bersama di jembatan teksas
dan kapal beton depan dekanat)
- Jam 12.00 wib (foto wisudawan selesai dan wisudawan bias
langsung ke balairung untuk GR)

Notulensi Rapat 3 PSB Ganjil Tanggal 30 Januari 09

Agenda :
1. Follow up mobil trantib dari walikota depok
2. Run down arak-arakan
3. Persiapan Jualan
Pembahasan:
1. Mobil trantib bias dipinjam sejumlah 2 mobil, dengan harga
penyewaan sebesar Rp 250.000,-.
Surat-surat sudah diiurus, mobil akan datang jam 9 pagi tanggal 31
jan 09 untuk dihias oleh panitia. Setelah digunakan mobil harus bersih
seperti keadaan semula sebelum dihias.
2. Rundown Arak-arakan:
 Jam 11.00 - Wisudawan dan warga sipil berkumpul dikantek
dekat laptek.
 Jam 11.15 - Pemasangan Petasan Betawi & Wisudawan dan
warga sipil telah menaiki kendaraan arak-arakan.
  Jam 11.30 - Kendaraan arak-arakan berangkat dari teknik menuju
balairung.
(Rute:Laptek-Poltek-MIPA-FKM-Balirung)
 Jam 12.00 - Kandaraan arak-arakan sampai balairung & foto
bareng wisudawan sipil
 Acara arak-arakan selesai.
3. Persiapan berjualan tanggal 31 jan 09 adalah jualan minuman dan
jualan kipas
Bahan yang digunakan untuk berjualan minuman:
 Gelas plastik 2 lusin ( 24 buah)
 Sirup 2 botol rasa leci dan jeruk
 Es batu
 4 bungkus Jelly rasa jeruk
4. Pembagian SDM:
Arak-arakan: Try(PJ),Dian,Lea,Greg,Mita,Eva,Muli,Ardi,Aya, Mede
Jualan:Dinya(PJ),Inal,Mutia,Amel,Irvan,Galuh,Monik,Vita,Bunga

Notulensi Rapat 4 PSB Ganjil 2009 Tanggal 6 Feb 09

Agenda:
1. Evaluasi arak-arakan Per bidang
2. Persiapan Malam PSB 09
Pembahasan:
1. Dokumentasi : Gak ada masalah
Sarana: mobil trantib tepat waktu,gak da masalah
Humas: ok, gak ada masalah respon warga positif
Secara keseluruhan arak-arakan keren, berjalan dengan baik dan
lancar, warga yang datang juga lumayan banyak dan berantusias untuk
mengikuti jalannya arak-arakan.
2. Persiapan Malam PSB 09:
 Keputusan wisudawan PSB diadakan di Café Bondies jumat
tanggal 13 Jan 09 jam 18.00WIB-selesai. Dibutuhkan uang 700rb
untuk DP café tanggal 9 feb 09.
 Wisudawan setuju dengan biaya PSB 180rb asal rincian dana jelas.
 Sovenir keputusannya sendok semen yang dihias dan diukir nama
wisudawan
 Kasih tau wisudawan lewat sms atau telp tempat, waktu, biaya,
rincian uang PSB, confirm pembayaran& kedatangan wisudawan.
Laporan tiap bidang:
 Acara: MC PSB (Gaby & Asrovi), Minta confirm Band dari tiap
angkatan
 Humas: Undangan udah jadi tinggal cetak dan diberikan ke
wisudawa, buat poster dan liflet buat warga sipil.
  Sarana: Alat Band (gitar,bass,drum,amplifier,mix) confirm lagi ke
Pudia dan Boly, laptop pake laptop try, LCD keputusannya nyewa
25rb/jam
 Tempat : DP 700rb, konfirm ke café bondies buat DP
 Bendahara : Uang dari IMS (300rb), uang jualan (162rb), uang
tromol(136.500)
 Dokumentasi : Kumpulin foto-foto dan video wisudawan jadi 1
 Sekum : Proposal Selasa

Notulensi Rapat 5 PSB Ganjil 09 Tanggal 10 Feb 09

Agenda:
1. Konfirm kedatangan & uang pembayaran dari PSB
2. Persiapan Malam PSB 09
Pembahasan:
1. Semua wisudawan sudah dihubungi . 16 orang wisudawan bisa
datang malam PSB, sisanya belum ada kepastian. Tetapi 16 orang
tersebut belum ada yang bayar. Tetap terus hubungi wisudawan dan
Tanya kapan bayar PSB 09.
2. Persiapan PSB per bidang:
 Tempat : DP sudah dibayar tanggal 9 Feb 09 dari uang pemasukan
PSB dan pinjaman dari IMS 350rb. Pelunasan pada malam PSB
tanggal 13 feb 09.
 Perlengkapan: LCD (sewa), laptop(Try & dian), Alat Band: Bass,
gitar, amplifier,drum( Boly dan Pudia)
 Humas: Limflet (Udah disebar), Poster (Udah Dipasang),
Undangan (Udh dikasih ke semua wisudawan)
 Dokumentasi : Video untuk malam PSB udah disiapain.
 Danus: Pikirin cara nyari uang buat PSB
 Acara: Rundown Udah beres, MC( Asrovi&Gaby)
 Souvenir : hari rabu dibeli dan sekalian diukir,jumat beres.
 Bendahara: Kalau sampe jumat belum kekumpul uang pelunasan
Rp 2.200.000 akan dipinjamkan uang dari uday (bunga %) dan
uang dari panitia.
 Sekum : Proposal masih belum tau mau dikasih ke siapa.
 Semua panitia diwajibkan terus hubungi wisudawannya untuk
confirm kedtangan+pembayaran dan pemebritahuan info terbaru
PSB.
3. Rundown PSB Untuk Panitia
 Jam 17.30 – panitia sudah datang untuk persiapkan alat &
keperluan lainnya.
 Jam 18.00 – warga sipil dan wisudawan datang
 Jam 18.30 – acara dimulai
 Jam 21.30 – acara selesai
 - Surat Masuk (Tidak Ada surat masuk)
- Surat Keluar
Tabel Surat Keluar PSB Ganjil 09
*SURAT KELUAR
NO NOMOR SURAT TANGGAL KETERANGAN
008/EXT/SEKR/IMS-
1 28 Januari 2009 Surat Izin Arak-arakan
BEMFTUI/I/2009
009/EXT/SEKR/IMS-
2 28 Januari 2009 Surat Izin Arak-arakan
BEMFTUI/I/2009
c. Pelaksanaan Acara :
- Petunjuk teknis Acara (tidak ada)
- Petunjuk Pelaksanaan (tidak ada)
d. Daftar Pengisi Acara
Juknis Acara Plan C PSB Ganjil 2009

Waktu Acara Pengisi Keterangan Teknis

Salam, Introduce,
18.30 -
MC Pembukaan Gaby & Asrovi Pembacaan Rundown,
18.40
Start acara
18.40 - Ucapan utk wisudawan
Sambutan PO Try
18.45 & hadirin
18.45 -
MC Gaby & Asrovi
18.48 Pengantar next event
18.48 - Ucapan utk wisudawan
Sambutan IM Maruffi
18.53 & hadirin
18.53 -
MC Gaby & Asrovi
18.56 Pengantar next event
18.56 -
Band 08 Indra dkk
19.06 Akustik (2-3 lagu)
19.06 -
MC Gaby & Asrovi
19.09 Pengantar next event
Mengarahkan hadirin,
19.09 -
Makan malam Seksi Konsumsi memasang musik mp3
19.20
(sarana/perlengkapan)
19.20 -
Band 06 Pudia dkk
19.30 Main musik (2-3 lagu)
19.30 -
MC Gaby & Asrovi
19.33 Pengantar next event
19.33 - Pemutaran video dari
Video Gregory
19.43 gregory
19.43 -
MC Gaby & Asrovi
19.46 Pengantar next event
 Karaoke, sistem nilai,
peserta pertama
19.46 -
Games Gaby & Asrovi ditunjuk, 4 berikutnya
20.06
diundi. Pemenang
dapat hadiah.
20.06 -
MC Gaby & Asrovi
20.09 Pengantar next event
20.09 - Pemutaran video dari
Video Gaby & Asrovi
20.39 04
20.39 -
MC Gaby & Asrovi
20.42 Pengantar next event
20.42 -
Band 04 Regi dkk
20.52 Main musik (2-3 lagu)
20.52 -
MC Gaby & Asrovi
20.55 Pengantar next event
20.55 -
Band 07 Inca dkk
21.05 Main musik (2-3 lagu)
21.05 - Kesan pesan Perwakilan
21.10 wisudawan wisudawan Ucapan kesan & pesan
21.10 -
MC Gaby & Asrovi
21.13 Pengantar next event
Wisudawan baris,
panitia masing2 bawa
souvenir & ngasih ke
wisudawan, warga ikut
baris di belakang
21.13 - Pembagian
Gaby & Asrovi panitia untuk
21.23 souvenir
salam2an. Musik
ost.friends (the
rembrandts) &
graduation (vit c) oleh
sarana/perlengkapan
21.23 - Kata2 penutup &
MC Penutupan Gaby & Asrovi
21.25 salam
e. Publikasi

(SKETSA KASAR)
PSB GANJIL 09
Bertempat di Café Bondies Jalan Ampera
Jumat, 13 Februari 2009
Jam : 19.00 WIB – selesai

Cp : Muli S’07
Try S’07 (PO)
f. Laporan Keuangan

ANGGARAN BIAYA PSB 2009 (real)

PEMASUKAN
1. IMS Rp 200,000
2. Iuran 15 Wisudawan Rp 2,620,000
3.Dana dan Usaha Rp 1,062,000
4.Tromol Rp 259,500
5. Pinjaman Panitia Rp 1,148,000

TOTAL PEMASUKAN Rp 5,289,500

PENGELUARAN
1. Bidang Humas
- Undangan Rp 36,000
-Fotocopy Rp 21,800

2.Dekorasi
- Biaya Dekorasi Rp 43,000

3.Sarana&Tempat
- Mobil Trantib Rp 300,000
-Café Rp 2,941,800
- Band Rp 500,000

4.Souvenir
-Sendok Semen 18 buah (souvenir) Rp 99,000
-Tas Kertas 18 buah Rp 45,000
-Cat dan grafis Rp 388,000

5.Dokumentasi
-Tempat CD&CD 18 buah Rp 90,000

6.Perlengkapan
-Petasan Rp 40,000
-LCD &proyektor Rp 75,000

7.Acara
 -Hadiah games Rp 15,000

8.Modal jualan Rp 209,600

9. Pembayaran Pinjaman Panitia Rp 1,148,500

TOTAL PENGELUARAN Rp 5,952,700

Defisit Rp (664,200)

Pelaksanaan PSB Ganjil 2009 mengalami defisit sebesar

Rp 664.200,- . Hal tersebut diakibatkan peningkatan biaya
pengeluaran untuk Cafe yang melebihi anggaran PSB awal.
Selain itu juga karena tertundanya rencana awal pencarian dana
PSB dengan menonton di Indosiar karena belum dapat
konfirmasi lagi dari pihak Indosiar. Sehingga dibutuhkan biaya
tambahan untuk pembayaran Cafe dari Uang Pinjaman Kolektif
Dari Panitia sebesar Rp 1.148.000,- .
Setelah dilakukan perhitungan ulang pemasukan dan
pengeluaran diperoleh hasil defisit sebesar Rp 664.200,-.

g. Dokumentasi

Foto Wisudawan – Wisudawati Sipil Sebelum GR di Balairung

 Foto Arak-arakan Wisudawan Sipil ke Balairung

Foto Bareng Wisudawan Sipil dan warga Sesudah Arak-arakan

Foto Wisudawan di Malam Pelepasan Sarjana Baru 2009

 Foto Malam PSB Ganjil 2009

Foto Malam PSB 09 Di Cafe Bondies

h. Evaluasi dan Saran

o Evaluasi
Hal yang baik:
 Arak-arakan berlangsung dengan baik, lancar dan sesuai
dengan konsep acara yang telah dibuat panitia.
 Pencapai nilai dan skill dari proker ini telah
terlaksana/tercapai yaitu nilai komunikasi dan interaksi.
 Persentase wisudawan yang hadir melebihi target
parameter acara yaitu 83%. Dan persentase warga yang
 datang pun telah melebihi target parameter yaitu 28%
warga datang PSB.
 Acara malam PSB 09 berjalan dengan baik dan lancar
walaupun belum semua warga yang hadir berbaur, tapi
secara keseluruhan acara berjalan dengan sukses.
Hal yang belum baik:
 Hasil berjualan untuk danus kurang maksimal karena area
balairung pada saat wisuda sudah tidak boleh digunakan
untuk berjualan.
 Selama perencanaan, kendala yang dihadapi panitia yaitu
kesulitan dalam penyebarkan proposal karena tenggang
waktu yang singkat untuk persiapan PSB 09, sehingga
proposal belum sempat digunakan secara maksimal.
 Lamanya publikasi malam PSB karena terhambat
pemilihan tempat PSB sehingga penyebaran undangan ke
wisudawan pun baru 8 hari sebelum malam PSB
dilaksanakan.
 Dalam pelaksanaan uang yang digunakan melebihi
anggaran yang telah dibuat panitia karena bertambahnya
harga penyewaan Café yang digunakan untuk malam
PSB 09 (kurang koordinasi dengan manager Café).
o Saran
 Sebaiknya alokasi waktu persiapan PSB 1 bulan atau
lebih sehingga konsep pelaksanaan PSB bisa lebih
maksimal. Dan waktu untuk publikasi ke wisudawan
dan warga lebih lama.
 Diperlukan komitmen yang tinggi dari panitia sehingga
PSB terlaksana dengan baik dan sukses dan terbentuk
koordinasi yang baik antara tiap bidang.
 Untuk acara, games pada “malam pelepasan”
disarankan diperpanjang waktunya dan yang
diikutsertakan dalam permainan (games) jangan hanya
wisudawannya tetapi juga warga.
 Pencarian dana yang efektif dengan nonton acara live di
indosiar atau stasiun TV lainya dibandingkan dengan
berjualan atau proposal.