Struktur Organisasi

Baiklah berikut langkah-langkah cara membuat struktur organisasi menggunakan

PowerPoint

1. Menentukan Ukuran Struktur Organisasi

• Silakan buka PowerPoint di komputer anda

• Ganti Slide title and Subtitle yang muncul menjadi slide Blank dengan cara
klik menu Layout, kemudian pilih Blank
• Ganti ukuran slide menjadi ukuran kertas HVS F4 atau sesuai keinginan

Perlu diketahui ukuran slide pada PowerPoint bisa diubah maksimal menjadi
ukuran 142cm x 142cm, sementara ukuran default slide normal kalau tanpa diubah
itu hanya 33,87 cm x 19,05 cm untuk tampilan Widescreen 16:9 dan 25,4 cm x
19,05 cm untuk tampilan Standard 4:3.

Cara mengubah ukuran slide PowerPoint adalah sebagai berikut:

• Klik tab Design

• Klik menu Slide Size yang ada di toolbar sebelah kanan, kemudian pilih
Custom Slide Size, maka akan muncul kotak dialog seperti berikut

• Silakan masukkan ukuran yang diinginkan, misalnya kita akan membuat

struktur organisasi dalam ukuran kertas HVS Folio atau F4
 • Silakan ketikan pada bagian Width (lebar) angka 21,5 cm kemudian pada
Height ketikan angka 32 cm, lalu klik tombol OK
• Jika muncul kotak dialog seperti di bawah ini, klik saja pada bagian tombol
Ensure Fit, maka sekarang slide PowerPoint kita menjadi berukuran kertas
HVS Portrait

2. Membuat Judul Struktur Organisasi

Setiap sebuah organisasi baik sekala kecil maupun besar biasanya memiliki susunan
pengurus atau struktur kepengurusan yang disebut sebagai Struktur Organisasi.
Dalam tutorial ini misalnya kita akan membuat struktur organisasi di kelas pada
sebuah sekolah.

• Untuk membantu mempermudah penempatan objek dalam slide, aktifkan

garis Guides
• Cara menampilkan garis guides, klik tab View, kemudian beri tanda ceklist
pada menu Guides
• Silakan buat judul dan tempatkan di tengah-tengah bagian atas, seperti contoh
berikut ini:

Cara untuk membuat teks judul Struktur Organisasi dan sub judul yang lainnya
caranya sebagai berikut:
 • Klik tab Insert kemudian klik pada bagian menu Text Box
• Klik di tengah-tengah slide bagian atas
• Ketikan teks judul yang diinginkan
• Silakan atur ukuran, jenis dan warna font sesuai dengan keinginan

3. Membuat Komponen Struktur Organisasi untuk Jabatan dan Nama

Pada umumnya dalam susunan kepengurusan sebuah organisasi di bagian paling atas
ditempati oleh pimpinan tertinggi dari organisasi tersebut. Pada organisasi kelas di
sebuah sekolah posisi paling atas tentunya dimulai dari Kepala Sekolah kemudian
Wali Kelas terus Ketua Kelas dan seterusnya.

Kurang lebih contohnya seperti pada gambar yang ada di bawah, namun itu hanya
sekedar contoh, tentu saja di setiap sekolah dan organisasi akan berbeda-beda dalam
penempatan komponen-komponen dan jabatan kepengurusan tersebut sesuai
dengan kebijakan dari pimpinan organisasi yang bersangkutan.

Untuk membuat komponen jabatan pada struktur organisasi langkah-langkahnya

sebagai berikut:

• Klik tab Insert, kemudian klik pada menu Shapes, lalu pilih Rectangle atau
kotak persegi
• Drag mouse dan buatlah sebuah kotak persegi panjang
• Ubah ukurannya, dengan cara klik tab Format, kemudian pada toolbar Grup
Size yang ada di sisi kanan atas

• Ubah ukuran Height (tinggi) menjadi 0,7cm dan Width (lebar) menjadi 5cm
• Hilangkan garis pinggirnya dengan cara, klik tab Format, klik Shapes Outline
dan klik pada No Outline
 • Ganti warnanya dengan warna gradiasi, caranya klik kanan pada area slide
yang kosong
• Pada kotak dialog yang muncul, klik Format Background
• Di sisi kanan slide akan muncul jendela Format Background, silakan klik
pada menu Gradient Fill

• Pada bagian menu Type, pilih Linear

• Pada bagian menu Angle,pilih 90 derajat
• Pada bagian menu Gradient Stops, yang sisi sebelah kiri pilih warna biru tua
dan yang sisi sebelah kanan pilih warna biru muda atau sesuai dengan selera
anda
• Jika pada Gradient stops, tombol geser stopnya lebih dari dua, delete saja stop
yang ada di tengah

Sampai di sini kita sudah berhasil membuat sebuah kotak persegi panjang dengan
warna gradiasi untuk komponen jabatan pada struktur organisasi, supaya lebih indah
dan lebih menarik kotak persegi tersebut kita beri efek Bevel. Caranya sebagai
berikut:

• Seleksi atau klik kotak persegi tersebut, kemudian klik tab Format
• Klik menu tool Shape Effects yang ada di grup Shape Styles, maka akan
muncul deretan efek seperti gambar di bawah ini
 • Sorot pada bagian Bevel, pada deretan Bevel yang muncul di sebelah
kanannya, klik pada Convex atau yang lainnya sesuai pilihan anda
• Maka sekarang kotak persegi panjang tadi menjadi lebih artistik dan lebih
menarik seperti gambar di bawah ini

Jika anda menginginkan ukuran efek bevel-nya lebih kecil, agar area untuk
menempatkan teks di dalam kotak persegi tersebut lebih lebar, silakan efek Bevel-
nya dikurangi ukurannya.

Caranya adalah sebagai berikut:

• Seleksi atau klik kotak tersebut, kemudian pada jendela Format Shapes yang
ada di sisi kanan, klik pada bagian Effects yang bergambar segi lima, maka
akan muncul deretan menu efek seperti pada gambar berikut
 • Silakan klik pada menu 3-D Format
• Pada bagian Top Bevel silakan pada kotak Width dan Height kurangi angka
atau ganti menjadi menjadi 4,5 atau sesuai dengan selera anda
• Selanjutnya copy kotak persegi tersebut, dan hasil copy-nya simpan di
bawahnya dengan posisi sejajar rata kiri-kanan, seperti gambar berikut

• Untuk kotak persegi hasil copy yang ada di bawahnya silakan ganti warna
gradiasinya sesuai dengan selera anda

Langkah selanjutnya kita akan mengisi kotak persegi tersebut dengan teks. Untuk
kotak persegi yang ada di atas kita isi dengan jabatan, sedangkan kotak persegi di
bawahnya kita isi dengan nama orang yang memangku jabatan tersebut.

Caranya adalah sebagai berikut:

• Klik tab Insert kemudian klik pada bagian menu Text Box
 • Klik di luar area kedua kotak persegi tersebut, misalnya di bawah kotak
persegi ke dua
• Ketikan nama jabatan, misalnya KEPALA SEKOLAH
• Silakan atur ukuran font 14, jenis font Calibri dan warna font putih atau sesuai
dengan keinginan anda
• Drag atau geser teks tersebut ke dalam area kotak persegi yang di atas
• Buat lagi teks untuk mengisi nama orang pemangku jabatan tersebut pada
kotak persegi ke dua yang ada di bawahnya
• Gunakan jenis font Calibri, ukuran font 12 dan warna font biru tua atau
disesuaikan dengan kebutuhan
• Hasilnya kurang lebih seperti gambar berikut ini

4. Memasukkan Foto pada Struktur Organisasi

Agar struktur organisasi lebih hidup dan lebih informatif, maka kita akan
memasukkan foto orang yang memegang jabatan yang bersangkutan pada setiap
komponen jabatan tersebut. Sebelumnya siapkan dulu foto-foto dalam bentuk file
PNG atau JPEG dan akan lebih mudah jika ukuran foto-foto tersebut seragam,
misalnya 200 x 200 pixel atau 4 x 4 cm atau berapa pun ukurannya yang penting
tinggi dan lebarnya sama.

Sebelum memasukkan foto buat dulu kotak bujur sangkar dengan ukuran 1,5cm x
1,5cm untuk menempatkan foto tadi. Cara membuat bujur sangkar sama dengan
cara membuat kotak persegi panjang seperti di atas.

Tempatkan bujur sangkar tersebut di samping kiri dua kotak persegi panjang yang
telah kita buat sebelumnya. Sejajarkan antara sisi-sisi bujur sangkar tadi dengan sisi-
sisi dua kotak persegi panjang di sampingnya. Jadinya akan seperti gambar di bawah
ini:
 • Buat kembali sebuah bujur sangkar baru di atas bujur sangkar yang telah di
beri warna dan efek bevel
• Ubah ukuran bujur sangkar tersebut menjadi kira-kira 1,2cm x 1,2cm atau
disesuaikan
• Hilangkan garis pinggirnya
• Ganti fill (warna) bujur sangkar tersebut dengan foto, caranya klik pada
Picture or Texture Fill
• Klik tombol menu File yang muncul di bawahnya
• Silakan cari lokasi folder tempat menyimpan foto yang telah disiapkan
sebelumnya
• Jika sudah ketemu, klik foto yang akan dimasukkan, kemudian klik tombol
Open

Maka sekarang pada bujur sangkar yang baru kita buat sudah berisi foto seperti di
bawah ini.

Jika kebetulan foto yang anda masukkan tidak berukuran sama antara tinggi dan
lebarnya, biasanya foto yang ada di kotak bujur sangkar akan gepeng atau lonjong.
Untuk mengatur agar foto dalam kotak proporsional atau seimbang, silakan atur
pada bagian Tile Picture as Texture.
Kurangi angka-angka persen-nya yang ada di kotak Offset left, Offset Right, Offset
top dan Offset buttom, sampai foto benar-benar proporsional.

5. Cara Menambahkan Komponen Jabatan dalam Struktur Organisasi

Untuk menambahkan komponen jabatan yang lainnya seperti Wali Kelas, Ketua
Kelas, Sekretaris, Bendahara dan yang lainnya, caranya tinggal di-copy saja dari
komponen jabatan kepala sekolah sebanyak yang dibutuhkan, kemudian tempatkan
pada posisi sesuai dengan susunan struktur organisasi yang anda inginkan.

Langkah-langkah cara menambahkan komponen jabatan adalah sebagai berikut:

• Blok atau seleksi semua kotak berikut teks dan foto yang ada pada komponen
jabatan kepala sekolah tersebut
• Klik tab Format, kemudian klik pada menu Grup, kemudian klik pada bagian
sub menu Grup
 • Tekan dan tahan tombol CTRL pada keyboard, kemudian komponen
jabatan kepala sekolah yang telah menjadi satu grup tadi di drag
• Lakukan satu demi satu dan tempatkan pada posisi struktur organisasi yang
anda inginkan

Misalnya saja susunannya seperti gambar di bawah ini:

Gambar di atas hanya sekedar contoh saja, jadi mau seperti apa bentuk dan susunan
struktur organisasi, semuanya terserah kepada anda sesuai dengan kebutuhan
masing-masing.
6. Cara Menambahkan Background pada Struktur Organisasi
Pada struktur organisasi di atas terdiri dari dua bagian background, yaitu background
di bagian atas dan background di bagian bawah. Pada bagian atas menggunakan
nuansa warna biru dan bagian bawah menggunakan foto sekolah.

Cara untuk memberi background pada struktur organisasi di atas adalah sebagai
berikut:

• Buatlah sebuah kotak persegi yang ukuran lebarnya sama dengan lebar slide
sedangkan tingginya kira-kira 10 cm atau sepertiga dari tinggi slide
• Hilangkan garis pinggir kotak persegi tersebut
• Beri warna dengan warna gradient, misalnya untuk bagian atas warna biru dan
bagian bawah putih
• Posisikan kotak persegi untuk background tersebut berada di lapisan
belakang, caranya klik kotak perseginya, kemudian klik tab Format

• Klik pada menu Send Backward, kemudian klik pada Send to Back

Maka sekarang posisi kotak persegi warna background telah benar-benar menjadi
background.

Selanjutnya kita akan membuat background bagian bawah dengan foto, langkah-
langkahnya sedikit berbeda dengan cara memberi background di bagian atas.

Tahap pertama:
 • Buatlah sebuah kotak persegi yang ukuran lebarnya sama dengan lebar slide
sedangkan tingginya kira-kira 10 cm atau sepertiga dari tinggi slide
• Hilangkan garis pinggir kotak persegi tersebut
• Klik pada bagian menu Gradient Fill yang ada di Jendela Format Shapes atau
Format Background yang ada di sisi kanan

• Pada bagian Gradian Stops buatlah menjadi tiga tombol Stop

• Pada tombol Stop paling kiri gunakan warna putih
• Pada tombol Stop yang tengah gunakan warna biru muda
• Pada bagian Transparacy naikkan nilai transfarasi warna biru muda menjadi
50%
• Pada tombol Stop paling kanan gunakan warna biru
• Pada bagian Transparacy naikkan nilai transparasi warna biru menjadi 100%
• Posisikan kotak persegi untuk background tersebut berada di lapisan
belakang, caranya klik kotak perseginya, kemudian klik tab Format
• Klik pada menu Send Backward, kemudian klik pada Send to Back

Tahap Ke Dua:

• Buatlah sebuah kotak persegi yang ukuran lebar dan tingginya sama persis
dengan yang pada tahap pertama di atas
• Hilangkan garis pinggir kotak persegi tersebut
• Ganti fill (warna) kotak persegi tersebut dengan foto, caranya klik pada Picture
or Texture Fill
 • Klik tombol menu File yang muncul di bawahnya
• Silakan cari lokasi folder tempat menyimpan foto sekolah atau foto kantor
atau foto apa pun yang berhubungan dengan organisasi anda
• Jika sudah ketemu, klik foto yang akan dimasukkan, kemudian klik tombol
Open
• Posisikan kotak persegi background berfoto tersebut berada di lapisan paling
belakang, caranya klik kotak persegi foto tersebut, kemudian klik tab Format
• Klik pada menu Send Backward, kemudian klik pada Send to Back

Maka sekarang background foto tersebut seolah-olah menjadi gradiasi, pada bagian
bawahnya terlihat nyata sedangkan semakin ke atas semakin buram dan akhir ujung
atasnya hilang.

7. Cara Membuat Garis Komando dan Garis Kordinasi

Pada sebuah struktur organisasi biasanya terdapat garis penghubung antara
komponen jabatan yang satu dengan jabatan yang lainnya. Garis penghubung dalam
struktur organisasi biasa disebut dengan garis komando dan garis koordinasi. Jadi
agar struktur organisasi yang anda buat lebih informatif, silakan tambahkan garis
tersebut.

Cara untuk membuat garis adalah sebagai berikut:

• Klik tab Insert, kemudian klik pada menu Shapes, lalu pilih Line atau garis
• Drag mouse dan buatlah sebuah garis yang panjangnya disesuaikan dengan
kebutuhan
• Ubah ketebalan, warna, dan type garis tersebut dengan cara, klik garisnya,
kemudian klik tab Format
• Klik pada menu Shapes Outline
• Klik pada Widht untuk mengubah ketebalan
• Klik pada Dashes untuk mengubah jenis garis
• Klik pada Arrows untuk memberi tambahan bentuk di ujung garis