RANCANGAN BERKAS REKAM MEDIS DI KLINIK PRATAMA RUMAH BERSALIN GRATIS (RBG RZ)

YOGYAKARTA 1
DITA RATNA SARI
Universitas Gadjah Mada, 2016 | Diunduh dari http://etd.repository.ugm.ac.id/

BAB I
PENDAHULUAN

A. Latar Belakang
Menurut Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia No. 9 tahun
2014 tentang Klinik, klinik merupakan fasilitas pelayanan kesehatan yang
menyelenggarakan pelayanan kesehatan medis dasar dan/ atau spesialistik
untuk pelayanan kesehatan perorangan. Jenis pelayanan klinik dibagi menjadi
klinik pratama dan klinik utama. Klinik pratama merupakan klinik yang
menyelenggarakan pelayanan medis dasar baik umum maupun khusus. Klinik
utama merupakan klinik yang menyelenggarakan pelayanan medis
spesialistik atau pelayanan medis dasar dan spesialistik. Kedua jenis
pelayanan klinik tersebut dapat mengkhususkan pelayanan pada suatu
bidang tertentu berdasarkan disiplin ilmu atau sistem organ. Klinik dapat
dimiliki baik oleh pemerintah, pemerintah daerah, maupun masyarakat.
Penyelengaraan pelayanan kesehatan pada klinik mencakup pelayanan
kepada perorangan yang bersifat promotif, preventif, kuratif, dan rehabilitatif.
Pelayanan kesehatan tersebut dilaksanakan dalam bentuk pelayanan rawat
jalan, rawat inap, pelayanan satu hari (one day care), dan home care.
Menurut pasal 5 Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia No.
269 tahun 2008 tentang Rekam Medis menyatakan bahwa setiap dokter atau
dokter gigi dalam menjalankan praktik kedokteran wajib membuat rekam
medis yang harus segera dibuat secara lengkap setelah pasien mendapatkan
pelayanan kesehatan. Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia No.
9 tahun 2014 tentang Klinik pasal 35 menyatakan bahwa klinik mempunyai
beberapa kewajiban salah satunya yaitu menyelenggarakan rekam medis.
Menurut pasal 6 Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia No.
9 tahun 2014 tentang Klinik menyatakan bahwa bangunan klinik harus
memperhatikan fungsi, keamanan, kenyamanan dan kemudahan dalam
pemberian pelayanan dan keselamatan kesehatan bagi semua orang
termasuk penyandang cacat, anak-anak, dan lanjut usia.
Rekam medis baik manual maupun otomatik adalah tempat
penyimpanan informasi medis yang memuat segala aspek yang berhubungan
dengan pasien (Huffman, 1994). Rekam medis merupakan sarana yang
RANCANGAN BERKAS REKAM MEDIS DI KLINIK PRATAMA RUMAH BERSALIN GRATIS (RBG RZ)
YOGYAKARTA 2
DITA RATNA SARI
Universitas Gadjah Mada, 2016 | Diunduh dari http://etd.repository.ugm.ac.id/

digunakan untuk mendokumentasikan data atau informasi utama pada sarana

pelayanan kesehatan. Kedua format baik manual maupun elektronik juga
merupakan alat komunikasi dan penyimpanan informasi kesehatan
(Hatta,2013). Menurut Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia No.
269 tahun 2008 tentang Rekam Medis menyatakan bahwa dokter, dokter gigi
dan tenaga kesehatan yang lain memiliki tanggung jawab atas catatan yang
dibuat pada rekam medis.
Berdasarkan studi pendahuluan yang dilakukan pada tanggal 4 Januari
2016, Klinik Pratama RBG RZ Yogyakarta merupakan klinik pratama yang
menyelenggarakan pelayanan rawat jalan dan rawat inap. Pelayanan rawat
jalan terdiri dari pelayanan medis umum, kesehatan ibu dan anak, dan
pemberdayaan kesehatan lansia yang dikelompokkan menjadi dua poliklinik
yaitu poliklinik umum dan poliklinik KIA. Pelayanan rawat inap terdiri dari
pelayanan bersalin gratis.
Berkas rekam medis di Klinik Pratama RBG RZ Yogyakarta terdiri dari
formulir rawat jalan, formulir rawat inap dan map rekam medis. Formulir rawat
jalan hanya terdiri dari satu lembar formulir. Formulir tersebut merupakan
formulir dasar rekam medis yang bisa diterima oleh semua staf medis yang
ada di masing-masing poliklinik dan digunakan untuk lembar pemeriksaan
baik pasien umum, lansia maupun ibu hamil. Data identifikasi pasien dan
pemeriksaan pasien menggunakan satu lembar formulir tersebut. Bagi
poliklinik umum, data pada formulir tersebut sudah cukup memenuhi
kebutuhan pencatatan pelayanan medis umum, namun data identifikasi
pasien belum lengkap. Pencatatan hasil pemeriksaan lansia juga belum
spesifik jika hanya menggunakan formulir dasar tersebut. Bagi poliklinik KIA
formulir tersebut belum memenuhi dalam pengumpulan data kesehatan ibu
hamil. Selama ini pencatatan pemeriksaan kesehatan ibu hamil belum
terstruktur dan tidak konsisten. Hasil pemeriksaan kesehatan ibu hamil
menjadi satu dengan pencatatan pelayanan medis umum sehingga petugas
merasa kesulitan saat ingin melihat riwayat pasien sebelumnya.
Map rekam medis terbuat dari kertas manila berwarna biru muda. Map
tersebut sudah dapat melindungi formulir yang ada di dalamnya, namun masih
banyak ditemukan map yang robek akibat seringnya digunakan. Petugas juga
 RANCANGAN BERKAS REKAM MEDIS DI KLINIK PRATAMA RUMAH BERSALIN GRATIS (RBG RZ)
YOGYAKARTA 3
DITA RATNA SARI
Universitas Gadjah Mada, 2016 | Diunduh dari http://etd.repository.ugm.ac.id/

merasa kesulitan saat pengambilan berkas rekam medis karena nomor rekam
medis sulit terlihat saat berada dalam rak penyimpanan.
Berdasarkan hal tersebut, maka perancang tertarik untuk merancang
map dan formulir rawat jalan di Klinik Pratama RBG RZ Yogyakarta. Formulir
tersebut terdiri dari lembar identifikasi, formulir poliklinik umum, formulir rawat
jalan poliklinik KIA, dan formulir khusus lansia. Rancangan berkas rekam
medis dirancang berdasarkan tiga aspek desain yaitu aspek fisik, aspek isi
dan aspek anatomi dengan menekankan kebutuhan pengguna.

B. Rumusan Ide Rancangan

Berdasarkan latar belakang di atas maka perancang mendapat ide
untuk merancang berkas rekam medis yang meliputi lembar identifikasi,
formulir poliklinik umum, formulir rawat jalan poliklinik KIA, formulir khusus
lansia, dan map rekam medis. Perancangan dilakukan dengan
mempertimbangkan aspek desain, pertimbangan khusus kontruksi formulir
kertas dan kebutuhan yang sesuai keadaan di Klinik Pratama RBG RZ
Yogyakarta.

C. Batasan Perancangan
Rancangan yang dibuat oleh perancang yaitu map dan formulir rawat
jalan untuk klinik. Perancang merancang formulir rawat jalan yang meliputi
lembar identifikasi, formulir poliklinik umum, formulir rawat jalan poliklinik KIA,
dan formulir khusus lansia.

D. Tujuan Rancangan
1. Tujuan Umum
Merancang map dan formulir dasar di Klinik Pratama RBG RZ Yogyakarta
agar lebih spesifik sesuai kebutuhan pengguna dengan memperhatikan
teori yang ada sehingga memudahkan dalam pengisian, pencarian,
penyimpanan, penyediaan berkas rekam medis, dan pengumpulan data
yang konsisten.
2. Tujuan Khusus
a. Mengetahui desain berkas rekam medis berdasarkan tiga aspek yaitu
aspek anatomi, aspek fisik dan aspek isi.
 RANCANGAN BERKAS REKAM MEDIS DI KLINIK PRATAMA RUMAH BERSALIN GRATIS (RBG RZ)
YOGYAKARTA 4
DITA RATNA SARI
Universitas Gadjah Mada, 2016 | Diunduh dari http://etd.repository.ugm.ac.id/

b. Merancang map dan formulir rekam medis rawat jalan agar lebih
spesifik yaitu lembar identifikasi, formulir poliklinik umum, formulir
rawat jalan poliklinik KIA, dan formulir khusus lansia.
c. Mengetahui hasil perancangan terpilih berdasarkan perbaikan dari
pengguna.

E. Manfaat Rancangan
1. Manfaat Praktis
a. Bagi institusi kesehatan
1) Rancangan ini dapat digunakan sebagai masukan bagi Klinik
Pratama RBG RZ Yogyakarta dalam meningkatkan mutu
pelayanan khususnya dalam penggunaan berkas rekam medis
untuk pendokumentasian yang berkesinambungan.
2) Membangun hubungan baik antara Klinik Pratama RBG RZ
Yogyakarta dengan akademi kampus untuk saling bertukar ilmu.
b. Bagi perancang
1) Menambah pengetahuan dan pengalaman bagi perancang dalam
dunia kerja rekam medis.
2) Menerapkan teori yang telah diperoleh selama di bangku
perkuliahan ke dalam praktek sesungguhnya.
2. Manfaat Teoritis
a. Bagi institusi pendidikan
1) Menambah referensi pengetahuan, dengan adanya masalah yang
dapat dibandingkan dengan teori yang ada.
2) Masukan dan perbandingan bagi perancangan selanjutnya.
b. Bagi perancang lain
1) Rancangan ini sebagai dasar, acuan, dan referensi untuk
perancangan selanjutnya yang sejenis.

F. Keaslian
Sepengetahuan perancang, Rancangan Berkas Rekam Medis di Klinik
Pratama RBG RZ Yogyakarta belum pernah dibuat sebelumnya. Namun,
terdapat perancangan yang sejenis yang sudah pernah dibuat, antara lain:
RANCANGAN BERKAS REKAM MEDIS DI KLINIK PRATAMA RUMAH BERSALIN GRATIS (RBG RZ)
YOGYAKARTA 5
DITA RATNA SARI
Universitas Gadjah Mada, 2016 | Diunduh dari http://etd.repository.ugm.ac.id/

1. Rancangan Cornelia (2015) “ Rancangan Formulir dan Map Rekam Medis

di Klinik Yezio Medisa Yogyakarta”.
Tujuan perancang Cornelia (2015) : memperbaiki formulir dasar agar lebih
spesifik lagi sesuai dengan kebutuhan tiap klinik dan membuat map rekam
medis dengan memperhatikan pertimbangan khusus desain formulir
kertas, pertimbangan konstruksi formulir kertas, dan pertimbangan konten
isi setiap formulir sehingga memudahkan pengisian, pencarian data,
penyimpanan berkas, dan pengambilan berkas kembali.
Perbedaan perancangan Cornelia (2015) dengan perancangan ini adalah
rancangan yang dihasilkan Cornelia (2015) meliputi map rekam medis,
lembar identifikasi, formulir klinik umum, formulir skincare, dan formulir
klinik gigi sedangkan perancangan ini menghasilkan lembar identifikasi,
formulir poliklinik umum, formulir rawat jalan poliklinik KIA, formulir khusus
lansia, dan map rekam medis.
Persamaan dengan perancangan Cornelia (2015) adalah sama-sama
merancang map dan formulir rekam medis.
2. Rancangan Budiman (2015) “Redesain Formulir Rekam Medis Obstetrik
Pelayanan Rawat Inap di Klinik & Rumah Bersalin Harapan Ibu Bogor”.
Tujuan perancang Budiman (2015) : merancang ulang formulir obstetrik
yang digunakan sebagai sumber informasi yang lengkap dengan
menekankan pada aspek isi, fisik serta anatomi sehingga dapat digunakan
sebagai media pengumpulan data yang lengkap dan dapat digunakan bagi
pihak-pihak yang berkepentingan.
Perbedaan perancangan Budiman (2015) dengan perancangan ini adalah
rancangan yang dihasilkan Budiman (2015) yaitu formulir rekam medis
obstetrik sedangkan perancangan ini menghasilkan lembar identifikasi,
formulir poliklinik umum, formulir rawat jalan poliklinik KIA, formulir khusus
lansia, dan map rekam medis.
Persamaan dengan perancangan Budiman (2015) adalah sama-sama
merancang formulir KIA.
3. Rancangan Arso (2015) “Rancangan Berkas Rekam Medis di Puskesmas
Trucuk II”.
Tujuan perancang Arso (2015) : memperbaiki formulir dasar di Puskesmas
Trucuk II agar lebih spesifik sesuai dengan kebutuhan setiap klinik dan
 RANCANGAN BERKAS REKAM MEDIS DI KLINIK PRATAMA RUMAH BERSALIN GRATIS (RBG RZ)
YOGYAKARTA 6
DITA RATNA SARI
Universitas Gadjah Mada, 2016 | Diunduh dari http://etd.repository.ugm.ac.id/

membuat map rekam medis dengan memperhatikan pertimbangan khusus

desain formulir kertas, pertimbangan khusus konstruksi formulir kertas, dan
pertimbangan konten isi setiap formulir sehingga memudahkan pengisian,
pencarian data, penyimpanan berkas, dan pengambilan berkas kembali.
Perbedaan perancangan Arso (2015) dengan perancangan ini adalah
rancangan yang dihasilkan Arso (2015) yaitu formulir umum, formulir rekam
medis gigi dan map berkas rekam medis sedangkan perancangan ini
menghasilkan lembar identifikasi, formulir poliklinik umum, formulir rawat
jalan poliklinik KIA, formulir khusus lansia, dan map rekam medis.
Persamaan dengan perancangan Arso (2015) adalah sama-sama
merancang map dan formulir berkas rekam medis.
4. Rancangan Nastiti (2010) “Rancangan Rekam Medis Lansia pada Praktik
Dokter Keluarga Wilayah Kota Yogyakarta”
Tujuan perancang Nastiti (2010): merancang rekam medis lansia pada
praktik dokter keluarga untuk mendukung prinsip dasar pelayanan dokter
keluarga dan wewenang dokter dengan menekankan pada aspek isi dan
disesuaikan dengan kebutuhan pelayanan pasien lanjut usia.
Perbedaan perancangan Nastiti (2010) dengan perancangan ini adalah
rancangan yang dihasilkan Nastiti (2010) yaitu formulir rekam medis lansia
sedangkan perancangan ini menghasilkan lembar identifikasi, formulir
poliklinik umum, formulir rawat jalan poliklinik KIA, formulir khusus lansia,
dan map rekam medis.
Persamaan dengan perancngan Nastiti (2010) adalah sama-sama
merancang formulir lansia.

G. Gambaran Umum Klinik Pratama RBG RZ Yogyakarta

1. Sejarah Klinik Pratama RBG RZ Yogyakarta
Rumah Bersalin Gratis Rumah Zakat memiliki 7 cabang di seluruh
Indonesia. Salah satunya yaitu cabang Yogyakarta yang berdiri sejak
tanggal 27 Juli 2007 berlokasi di Jalan Parangtritis KM 0 No. 7 Yogyakarta.
Sejak bulan Juli 2013, lokasi rumah bersalin ini berpindah ke Jalan
Parangtritis KM 10 Timbulharjo, Sewon, Bantul, Yogyakarta. Rumah
Bersalin Gratis Rumah Zakat sudah mempunyai izin gangguan dari Dinas
Perizinan Kota Yogyakarta dan izin penyelenggaraan Rumah Bersalin dari
RANCANGAN BERKAS REKAM MEDIS DI KLINIK PRATAMA RUMAH BERSALIN GRATIS (RBG RZ)
YOGYAKARTA 7
DITA RATNA SARI
Universitas Gadjah Mada, 2016 | Diunduh dari http://etd.repository.ugm.ac.id/

Dinas Kesehatan Pemerintah Kota Yogyakarta. Klinik Pratama RBG RZ

Yogyakarta selain melakukan upaya pelayanan kesehatan, juga membina
daerah binaan Rumah Zakat yang meliputi pembinaan dengan
pendampingan Perilaku Hidup Bersih dan Sehat warga binaannya.
2. Visi dan Misi
a. Visi
Masyarakat indonesia yang sehat secara paripurna, sehingga mampu
untuk produktif dan bermanfaat bagi seluruh dunia.
b. Misi
1) Membentuk paradigma dan gaya hidup sehat
2) Mendukung terciptanya lingkungan yang nyaman untuk hidup sehat
3) Mengakomodasi akses layanan kesehatan yang berkualitas
4) Melakukan perubahan positif yang berkesinambungan
3. Pelayanan
Pelayanan di Klinik Pratama RBG RZ Yogyakarta yaitu hari Senin
sampai Sabtu. Pelayanan dimulai dari pukul 08.00 WIB sampai 16.00 WIB.
Adapun pelayanan yang dilakukan yaitu pelayanan rawat jalan dan rawat
inap. Pelayanan rawat jalan terdiri dari pelayanan medis umum dan
pelayanan KIA. Pelayanan medis umum meliputi pelayanan untuk anak-
anak, dewasa dan lansia. Pelayanan rawat inap hanya dikhususkan untuk
pelayanan persalinan. Pelayanan lain yang diberikan oleh Klinik Patama
RBG RZ Yogyakarta yaitu pelayanan ambulance gratis dan mobil klinik
siaga sehat.