1

4.1.1 Perancangan Flowmap Yang Diusulkan

1. Prosedur Surat Masuk Yang Diusulkan

a. Datangnya surat masuk dari pengirim atau instansi lain.

b. Surat masuk di buka dan di baca oleh Bagian Administrasi.

c. Surat masuk yang sudah dibaca lalu di input pada Sistem Informasi

Surat Masuk dan Surat Keluar dan disimpan di dalam database

“DBSurat”, serta mencetak lembar disposisi yang akan ditujukan

kepada Kepala TU.

d. Surat masuk dan lembar disposisi disampaikan kepada Kepala

TU untuk ditindaklanjuti.

e. Surat masuk dan lembar disposisi di baca dan diberi disposisi oleh

Kepala TU.

f. Surat masuk yang sudah diberi disposisi dikembalikan kepada

Bagian Administrasi.

g. Surat masuk yang sudah diberi disposisi dan dikembalikan ke

Bagian Administrasi di input ke dalam Sistem Informasi Surat

Masuk dan Surat Keluar dan disimpan kedalam database

“DBSurat”, serta diklasifikasikan kebagian yang dituju berdasarkan

disposisi dari Kepala TU ataupun masuk kedalam arsip.

h. Setelah surat masuk dan lembar disposisi di input kedalam Sistem

Informasi Surat Masuk dan Surat Keluar, Bagian Administrasi

membuat laporan surat masuk berdasarkan data yang ada pada

buku database “DBSurat”.

 i. Laporan surat masuk dibuat dua rangkap, satu rangkap buat arsip

dan satu rangkap lagi ditujukan kepada Kepala TU.

Untuk lebih jelasnya dapat dilihat prosedur surat masuk yang

diusulkan pada gambar flowmap usulan dibawah ini :

Flowmap Usulan Surat Masuk

Pengirim Bagian Administrasi Kepala TU

Surat Masuk Surat Masuk

Buka dan Baca

Surat Masuk

Surat Masuk

Input data Surat

Masuk

Cetak Lembar
dbsurat Disposisi

Surat Masuk dan

Surat Masuk
Surat Masuk dan Lembar Disposisi
Surat Masuk
Lembar Disposisi

Membaca Surat
Masuk dan memberi
Disposisi

Surat Masuk yang Surat Masuk yang

Surat Masuk Surat Masuk
telah di Disposisi telah di Disposisi

Mengklasifika
Input Disposisi sikan Surat
Surat Masuk Masuk

Surat Masuk
terklasifikasi
Cetak Laporan Surat
Masuk

Laporan Surat Laporan Surat

Masuk Masuk

Gambar 4.1 Flowmap Usulan Surat Masuk

2. Prosedur Surat Keluar Yang Diusulkan

a. Adanya konsep surat keluar dari Sekretaris.

b. Surat keluar dari Sekretaris di sampaikan kepada Kepala TU untuk

diperiksa dan diberi Acc.

c. Apabila konsep surat keluar tidak di Acc konsep surat keluar

dikembalikan kepada Sekretaris untuk di perbaiki dan diserahkan

kembali kepada Kepala TU.

d. Apabila konsep surat keluar di Acc, maka surat keluar di

tandatangani dan surat keluar kembali di serahkan kepada

Sekretaris.

e. Surat keluar yang sudah ada pada Sekretaris diserhkan ke Bagian

Administrasi untuk di input kedalam Sistem Informasi Surat Masuk

dan Surat Keluar serta pemberian No dan Tanggal surat keluar.

f. Setelah surat keluar diberi No dan Tanggal surat, lalu surat keluar

di bubuhkan cap Perusahaan dan surat keluar pun siap dikirim

kepada instansi lain atau penerima surat.

g. Surat Keluar dibuat dua rangkap, satu untuk dikirim kepada

instansi lain/penerima yang satu lagi ditujukan untuk arsip surat

keluar.

h. Dari data yang ada pada database “DBSurat”, Bagian Administrasi

membuat laporan surat keluar sebanyak dua rangkap, dimana satu

rangkap ditujukan kepada Kepala TU dan satu rangkap lagi

untuk arsip.
 Untuk lebih jelasnya dapat dilihat prosedur surat keluar yang

diusulkan pada gambar flowmap usulan dibawah ini :

Gambar 4.2 Flowmap Usulan Surat Keluar

1. Perancangan Model Proses Sistem

Model proses sistem digambarkan dalam bentuk diagram konteks dan

Diagram Alir Data (DAD) atau Data Flow Diagram (DFD).

a. Diagram Konteks

Diagram Konteks digunakan untuk menggambarkan sistem

secara garis besar atau menyeluruh. Diagram konteks ini dirancang

dengan memperhatikan masukan yang dibutuhkan oleh sistem dan

keluaran yang dihasilkan oleh sistem itu sendiri.

Diagram konteks ini memperlihatkan antara lain, Kelompok pemakai

atau sistem lain dimana sistem melakukan komunikasi, data dimana

sistem menerima dari lingkungan tertentu dan diproses dengan cara

tertentu, data yang dihasilkan. Dapat digambarkan sebagai berikut :

Gambar 4.3 Diagram Konteks

b. Data Flow Diagram (DFD)

DFD menggambarkan jaringan kerja antar fungsi yang

berhubungan antara satu dengan yang lainnya dan menyimpan data

sebagai perangkat analisis, model ini hanya mampu memodelkan

sistem dari satu sudut pandang yaitu sudut pandang fungsi. Terdapat

empat komponen yaitu : Proses menunjukan transpormasi dari

masukan menjadi keluaran, sejumlah masukan dapat menjadi hanya

satu keluaran atau sebaliknya, Aliran komponen ini direpresentasikan

dengan menggunakan panah yang menuju ke atau dari proses,

Penyimpanan yang memodelkan kumpulan data, dan terminator yang

mewakili entiti luar dimana sistem berkomunikasi.

a) Data Flow Diagram Level 0

Gambar 4.4 DFD Level 0

b) Data Flow Diagram Level 1 Proses 1

Gambar 4.5 DFD Level 1 Proses 1

c). Data Flow Diagram Level 2 Proses 1

Gambar 4.6 DFD Level 2 Proses 1

d). Data Flow Diagram Level 3 Proses 1

Gambar 4.7 DFD Level 3 Proses 1

e). Data Flow Diagram Level 4 Proses 1

Gambar 4.8 DFD Level 4 Proses 1

 3. Kamus Data

Tabel 4.1 Kamus Form Pegawai

Nama Data Pegawai

Deskripsi Merupakan Data Pegawai
Struktur Data NIP, Nama, Pangkat, Golongan, Jabatan
NIP Integer
Nama Varchar
Pangkat Varchar
Golongan Varchar
Jabatan Varchar

Tabel 4.2 Kamus Form Surat Masuk

Nama Data Surat Masuk

Deskripsi Merupakan Data Surat Masuk
Struktur Data No.Agenda, Tgl.Terima, Asal_Surat, Sifat, No.Surat, Tgl.Surat,
Perihal, Bagian, NIP, Nama, Catatan
No.Agenda Integer
Tgl.Terima Date
Asal_Surat Varchar
Sifat Varchar
No.Surat Varchar
Tgl_Surat Date
Perihal Varchar
Bagian Varchar
NIP Varchar
Nama Varchar
Catatan Varchar

Tabel 4.3 Kamus Form Surat Keluar

Nama Data Surat Keluar

Deskripsi Merupakan Data Surat Keluar
Struktur Data No.Agenda, Tgl.Kirim, Tujuan_Surat, Sifat, No.Surat, Tgl.Surat,
Perihal
No.Agenda Integer
Tgl.Kirim Date/Time
Tujuan_Surat Varchar
Sifat Varchar
No.Surat Varchar
Tgl_Surat Date
Perihal Varchar
 1

4.2 Perancangan Model Data

Perancangan ini terdiri dari perancangan diagram ER dan Struktur Tabel.

1. ERD

Suatu prosedur yang memberikan gambaran interaksi yang terjadi

dalam sistem. ERD mendokumentasikan data pengolahan surat masuk dan

surat keluar. Hasil evaluasi dari identifikasi jenis entitas dan hubungannya.

ERD dari sistem ini dapat dilihat sebagai berikut :

Gambar 4.9 ER-Diagram

2. Struktur Tabel

Dalam merancang dan mengimplementasikan suatu sistem yang

baik, diperlukan suatu dasar atau basisdata yang handal. Semakin baiknya

rancangan basisdata yang dibuat maka akan semakin menjamin kehandalan

suatu sistem dalam memenuhi kebutuhan dan kemampuan sistem dalam

menghadapi perubahan sistem dimasa yang akan datang. Pada struktur tabel

ini diperlihatkan tabel-tabel yang terdapat dalam basisdata yang meliputi

nama field, jenis field, panjang dari field dan keterangan.

 1

Setelah Dilakukan Normalisasi Terhadap Basisdata Maka, Bentuk

dari struktur tabel dapat dilihat sebagai berikut :

Tabel 4.4 Tabel Pegawai

Nama Tabel : Pegawai

Primary Key : NIP

No Nama_Field Type Size Key Keterangan

1 NIP Integer 20 ü
2 Nama Varchar 50
3 Pangkat Varchar 20
4 Golongan Varchar 10
5 Jabatan Varchar 40

Tabel 4.5 Tabel Surat Masuk

Nama Tabel : Surat Masuk

Primary Key : No. Agenda

No Nama_Field Type Size Key Keterangan

1 No.Agenda Integer 5 ü
2 Tgl.Terima Date
3 Asal_Surat Varchar 50
4 Sifat Varchar 10
5 No.Surat Varchar 20
6 Tgl.Surat Date
7 Perihal Varchar 100
8 Bagian Varchar 20
9 NIP Varchar 20
10 Nama Varchar 50
11 Catatan Varchar 500
 1

Tabel 4.6 Tabel Surat Keluar

Nama Tabel : Surat Keluar

Primary Key : No. Agenda

No Nama_Field Type Size Key Keterangan

1 No.Agenda Integer 5 ü
2 Tgl.Terima Date
3 Asal_Surat Varchar 60
4 Sifat Varchar 10
5 No.Surat Varchar 20
6 Tgl.Surat Date
7 Perihal Varchar 100

3. Perancangan Struktur Menu

Struktur menu yang digunakan dalam perangkat lunak sistem

informasi surat masuk dan surat keluar Kantor Satuan Kerja Pengembangan

Kawasan Permukiman dan Perbatasan Kepulauan Riau, yaitu:

Gambar 4.10 Struktur Menu Utama

 1

4.3 Perancangan Antarmuka

4.3.1. Perancangan Input

Perancangan input ini biasanya dilakukan proses simpan, ubah, hapus,

cetak dan pencarian. Perancangan input ini dapat dilihat pada gambar

dibawah ini :

1. Format Input Data Pegawai

Gambar 4.11 Desain Input Data Pegawai

2. Format Input Data Surat Masuk

Gambar 4.12 Desain Input Data Surat Masuk

 1

3. Format Input Data Surat Keluar

Gambar 4.13 Desain Input Data Surat Keluar

4.3.2. Perancangan Output

1. Desain Lembar Disposisi

Gambar 4.14 Desain Lembar Disposisi

 1

2. Desain Laporan Surat Masuk

Gambar 4.15 Desain Laporan Surat Masuk

3. Desain Laporan Surat Keluar

Gambar 4.16 Desain Laporan Surat Keluar