Pengertian Administrasi Personalia

Personalia berasal dari kata personil, yaitu orang-orang yang menjadi anggota suatu
organisasi. Personalia sekolah dalam hal ini meliputi guru, murid, dan pegawai lainnya.

Tenaga kependidikan menurut PP nomor 38 tahun 1992 pasal 1 adalah anggota masyarakat
yang mengabdikan diri secara langsung dalam penyelenggaraan pendidikan. Lebih lanjut
dalam pasal 3 dinyatakan:

1. Tenaga kependidikan terdiri dari atas tenaga pendidik, pengelola satuan pendidikan,
penilik, pengawas, peneliti dan pengembangan di bidang pendidikan, pustakawan,
laboran, teknisi sumber belajar, dan pengajar.
2. Tenaga pendidik terdiri atas pembimbing, pengajar, dan pelatih.
3. Oengelola satuan pendidikan terdiri atas kepala sekolah, direktur, ketua, rector dan
pimpinan satuan pendidikan luar sekolah.
4. Perencanaan Personalia

Perencanaan personil adalah penentuan jumlah dan spesifikasi (kuantitas dan kualitas) orang-
orang yang dibutuhkan untuk melaksanakan tugas-tugas organisasi dalam rangka mencapai
tujuan yang telah ditetapkan secara efektif dan efisien. Langkah-langkah dalam perencanaan
personil adalah sebagai berikut:

Analisis pekerjaan

Analisis pekerjaan menurut Simamora (1999) adalah proses pengumpulan dan pemeriksaan
dan pengorganisasian semua aktivitas-aktivitas kerja pokok di dalam suatu organisasi beserta
kualifikasi (pengetahuan, kemampuan, serta sifat-sifat individu) yang diperlukan untuk
melaksanakan aktivitas tersebut. Hasil dari analisis pekerjaan berupa deskripsi pekerjaan dan
spesifikasi pekerjaan.

Penentuan formasi

Formasi adalah jumlah dan susunan pangkat pegawai yang diperlukan dalam suatu
organisasi untuk mampu melaksanakan tugas pokoknya dalam jangka waktu tertentu.
Formasi pegawai negeri sipil menurut PP 97 pasal 1 tahun 2000 adalah jumlah dan susunan
pangkat pegawai negeri sipil yang diperlukan dalam suatu satuan organisasi Negara untuk
mampu melaksanakan tugas pokoknya dalam jangka waktu tertentu.

Penentuan kebutuhan

Penentuan kebutuhan dimulai dari kegiatan inventarisasi personil yaitu pencatatan dan
pendataan ulang personil yang sudah ada. Inventarisasi ini meliputi jumlah, kualifikasi, masa
kerja, pengetahuan dan keterampilan, serta bakat yang masih perlu dikembangkan.

Faktor penyebab adanya formasi yang kosong dalam suatu organisasi biasanya adalah:

1. Pegawai pensiun
2. Pegawai berhenti dengan hormat
3. Pegawai yang berhenti dengan tidak hormat
4. Pegawai yang meninggal
 5. Sisa formasi yang belum terisi
6. Perluasan formasi
7. Modernisasi dan perubahan alat baru

Pengadaan Personil

Perencanaan pengadaaan personil

Perencanaan pengadaan pegawai negeri adalah penjadwalan kegiatan yang dimulai dari
inventarisasi lowongan yang telah ditetapkan dalam formasi beserta syarat jabatannya,
pengumuman, pelamaran, penyaringan, pengangkatan menjadi calon pegawai negeri sipil
sampai dengan pengangkatan menjadi pegawai negeri sipil.

Pengumuman

Pengumuman adalah pemberitauan adanya formasi yang kosong dalam rangka untuk
mendapatkan calon-calon/ pelamar yang kompeten. Dalam pengumuman ini dicantumkan:

1. Jumlah dan jenis jabatan yang lowong

2. Syarat yang harus dipenuhi oleh setiap pelamar
3. Alamat dan tempat lamaran ditunjukkan, dan
4. Batas waktu pengajuan lamaran
5. Syarat-syarat yang harus dipenuhi oleh pelamar/ calon pegawai negeri sipil adalah:
1. WNI.
2. Berusia serendah-rendahnya 18 tahun dan setinggi-tingginya 35 tahun.
3. Tidak pernah dihukum penjara atau kurungan berdasarkan keputusan
pengadilan yang sudah mempunyai kekuatan hukum yang tetap, karena
melakukan suatu tindak pidana kejahatan.
4. Tidak pernah diberhentikan dengan hormat tidak atas permintaan sendiri atau
tidak dengan hormat sebagai pegawai negeri sipil atau diberhentikan dengan
tidak hormat sebagai pegawai swasta.
5. Tidak berkedudukan sebagai calon/ pegawai negeri.
6. Mempunyai pendidikan, keahlian, kecakapan dan keterampilan yang
diperlukan.
7. Berkelakuan baik.
8. Bersedia ditempatkan di seluruh wilayah Negara Republik Indonesia atau
Negara lain yang ditentukan oleh pemerintah.
9. Syarat-syarat lain yang ditentukan dalam persyaratan jabatan.

Lamaran

Surat lamaran harus dilengkapi dengan lampiran seperti:

1. Daftar riwayat hidup

2. Fotocopy ijazah/ STTB dan surat-surat lain yang biasanya disebutkan dalam
pengumuman penerimaan pegawai.
Penyaringan/ seleksi

Seleksi adalah proses kegiatan untuk memutuskan pelamar mana yang akan diterima dan
mana yang ditolak. Seleksi ini dapat dilakukan mulai dari bahan-bahan lamaran atau seleksi
administrative dan dengan melakukan tes. Tes yang dilaksanakan dalam bentuk tes
kompetensi dan psiko tes. Materi tes disesuaikan dengan kebutuhan persyaratan jabatan.
Setelah dilakukan seleksi dan diputuskan pelamar mana yang diterima dan ditolak, maka
panitia/ pejabat yang berwenang mengumumkan pelamar yang dinyatakan lulus seleksi.

Pengangkatan sebagai calon PNS

Golongan ruang untuk pengangkatan sebagai calon pegawai negeri sipil disesuaikan dengan
ijazahnya. Ketentuan ini memuat PP nomor 98 tahun 2000 pasal 1 adalah:

1. Golongan ruang I/a bagi yang berijazah SD/ setingkat

2. Golongan ruang I/c bagi yang berijazah SLTP/ setingkat
3. Golongan ruang II/a bagi yang berijazah SLTA/ Diploma I/ setingkat
4. Golongan ruang II/b bagi yang berijazah SGPLB/ Diploma II/ setingkat
5. Golongan ruang II/c Bgi berijazah Sarjana Muda, Akademi atau Diploma III
6. Golongan ruang III/a bagi yang berijazah Sarjana (S1) atau Diploma IV
7. Golongan ruang III/b bagi yang berijazah Dokter, Apoteker, dan ijazah spesialis I
8. Golongan ruang III/c bagi yang berijazah Dokter (S3) atau ijazah Spesialis II
9. Pengangkatan menjadi PNS

PNS yang akan diangkat harus memenuhi syarat berikut:

1. Setiap unsure penilaian prestasi kerja sekurang-kurangnya bernilai baik

2. Telah memenuhi syarat kesehatan jasmani dan rohani untuk diangkat menjadi PNS
3. Telah lulus pendidikan dan pelatihan prajabatan

Susunan pangkat PNS:

1. Juru muda untuk golongan ruang I/a

2. Juru Tk.I untuk golongan ruang I/b
3. Juru untuk golongan ruang I/c
4. Juru Tk.I untuk golongan ruang I/d
5. Pengatur muda untuk golongan ruang II/a
6. Pengatur muda Tk.I untuk golongan ruang II/b
7. Pengatur untuk golongan ruang II/c
8. Pengatur Tk.I untuk golongan ruang II/d
9. Penata muda untuk golongan ruang III/a

10. Penata muda Tk.I untuk golongan ruang III/b

11. Penata untuk golongan ruang III/c

12. Penata Tk.I untuk golongan ruang III/d

13. Pembina untuk golongan ruang IV/a

14. Pembina Tk.I untuk golongan ruang IV/b

15. Pembina utama muda untuk golongan ruang IV/c

16. Pembina utama madya untuk golongan ruang IV/d

17. Pembina utama untuk golongan ruang IV/e

Jabatan guru dari yang rendah sampai yang tertinggi dengan golongan ruang yang sesuai
adalah sebagai berikut:

1. Guru pratama, golongan ruang II/a

2. Guru pratama Tk.I, golongan ruang II/b
3. Guru muda, golongan ruang II/c
4. Guru muda Tk.I, golongan ruang II/d
5. Guru madya, golongan ruang III/a
6. Guru madya Tk.I, golongan ruang III/b
7. Guru dewasa, golongan ruang III/c
8. Guru dewasa Tk.I, golongan ruang III/d
9. Guru Pembina, golongan ruang IV/a

10. Guru Pembina Tk.I, golongan ruang IV/b

11. Guru utama muda, golongan ruang IV/c

12. Guru utama muda Tk.I, golongan ruang IV/d

13. Guru utama, golongan ruang IV/e

Pemanfaatan, Pengembangan, dan Pembinaan Personil

Pemanfaatan personil merupakan upaya pelibatan secara aktif para personil dalam kegiatan
penyelenggaraan kerja untuk mencapai tujuan lembaga.

Pengembangan personil adalah upaya untuk meningkatkan kemampuan personil dalam

melaksanakan tugasnya dalam mencapai tujuan lembaga.

Kegiatan;kegiatan administrasi personalia yang dilakukan dalam upaya pendayagunaan

personil adalah:

Orientasi Personil

Merupakan kegiatan yang dimaksudkan untuk memperkenalkan kepada individu/ personil

baru tentang keadaan organisasi, supaya mereka dapat berfungsi secara efektif dan
menyenangkan pada pekerjaan barunya.

Pendidikan dan Latihan

Sebagai upaya pengembangan personil menurut PP 1010 tentang pendidikan pelatihan

pegawai negeri sipil pasal 1 adalah proses penyelenggaraan belajar mengajar dalam rangka
meningkatkan kemampuan PNS. Pendidikan dan latihan PNS terdiri dari: 1) pendidikan dan
latihan pra jabatan, 2) pendidikan dan latihan dalam jabatan

Penggajian personil

Penggajian PNS diatur dalam peraturan pemerintah nomor 6 tahun 1997. Besarnya gaji
pokok seorang PNS ditentukan oleh golongan ruang, pangkat, dan massa kerjanya. Gaji yang
diberikan kepada PNS di samping gaji pokok juga ada tunjangan-tunjangan, di antaranya
adalah:

1. Tunjangan keluarga. Tunjangan ini terdiri atas tunjangan istri/ suami sebesar 10% gaji
pokok dan tunjangan anak sebesar 2% dari gaji pokok untuk masing-masing anak
(sebanyak-banyaknya 2 anak).
2. Tunjangan pangan. Diberikan seharga 10 kg beras untuk setiap anggota untuk
sebanyak 4 orang dan bagi yang suami/ istrinya juga PNS, maka hanya diberi satu
tunjangan.
3. Tunjangan jabatan. Diberikan kepada PNS yang memangku jabatan tertentu.
Tunjangan ini dapat berbentuk tunjangan jabatan structural dan tunjangan jabatan
fungsional.
4. Tunjangan lain-lain. Diberikan sesuai dengan peraturan pemerintah. PNS termasuk
guru diberi kenaikan gaji pokok, kenaikan gaji berkala, kenaikan gaji istimewa.

Kenaikan pangkat personil

Kemaikan pangkat adalah penghargaan yang diberikan atas prestasi kerja dan pengabdian
PNS terhadap Negara. Meurut PP nomor 99 tahun 2000 jenis kenaikan pangkat PNS adalah
sebagai berikut:

Kenaikan pangkat regular

Kenaikan pangkat pilihan, diberikan kepada PNS yang:

Menduduki jabatan structural atau jabatan fungsional tertentu

Menduduki jabatan tertentu yang pengangkatannya ditetapkan dengan keputusan Presiden

Menunjukkan prestasi kerja luar biasa baiknya

Menemukan penemuan baru yang bermanfaat bagi Negara

Diangkat menjadi pejabat Negara

Melaksanakan tugas belajar dan sebelumnya menduduki jabatan structural atau fungsional

Telah selesai mengikuti dan lulus tugas belajar

Dipekerjakan atau diperbantukan secara penuh di luar instansi induknya yang diangkat dalam
jabatan pimpinan atau jabatan fungsional tertentu.
Kenaikan pangkat anumerta

Kenaikan pangkat pengabdian

Secara garis besarnya bidang kegiatan guru itu terdiri dari:

1. Pendidikan, meliputi mengikuti dan memperoleh ijazah pendidikan formal

2. Proses belajar mengajar atau bimbingan dan penyuluhan
3. Pengembangan profesi yang meliputi melakukan kegiatan karya tulis/ karya ilmiah di
bidang pendidikan
4. Penunjang proses belajar mengajar atau bimbingan dan penyuluhan yang meliputi
melaksanakan pengabdian pada masyarakat, melaksanakan kegiatan pendukung
pendidikan.

Jumlah angka kredit kumulatif minimal untuk pengangkatan dan kenaikan pangkat/ jabatan
guru sebagai berikut:

1. Guru pranata; 25 kredit

2. Guru pratama tingkat 1; 40 kredit
3. Guru muda; 60 kredit
4. Guru tingkat 1; 80 kredit
5. Guru madya; 100 kredit
6. Guru madya tingkat 1; 150 kredit
7. Guru dewasa; 200 kredit
8. Guru dewasa tingkat 1; 300 kredit
9. Guru Pembina; 400 kredit

10. Guru Pembina tingkat 1; 550 kredit

11. Guru Pembina utama madya; 850 kredit

12. Guru utama; 1000 kredit

Cuti personil

Cuti PNS menurut pasal 1 PP nomor 24/ 1976 adalah keadaan tidak masuk kerja yang
diijinkan dalam jangka waktu tertentu. Jenis cuti PNS menurut peraturan tersebut adalah:

1. Cuti tahunan
2. Cuti besar
3. Cuti sakit
4. Cuti bersalin
5. Cuti karena alas an penting
6. Cuti di luar tanggungan negara
7. Kesejahteraan pegawai

Selain beberapa hal yang telah disebutkan di atas, pemerintah juga mengusahakan beberapa
hal untuk kesejahteraan pegawai negeri sipil yaitu Taspen, Askes, dan Koperasi

Pemindahan
PNS dimungkinkan pindah dari satu tempat ke tempat lainnya karena alas an-alasan tertentu.
Pemindahan PNS dapat dibagi atas: pemindahan atas permintaan sendiri, pemindahan tidak
atas kemauan sendiri, dan pemindahan atas kepentingan dinas.

DP3

Daftar penilaian pelaksanaan pekerjaan (DP3) diatur dengan PP nomor 10 tahun 1979. DP3
merupakan suatu daftar yang memuat hasil penilaian pelaksanaan pekerjaan setiap pegawai
selama satu tahun (Januari sampai Desember) dibuat oleh pejabat penilai.

Unsur-unsur yang dinilai dalam DP3 ini adalah kesetiaan, prestasi kerja, tanggung jawab,
ketaatan, kejujuran, kerjasama, prakarsa dari kepemimpinan.

Nilai pelaksanaan pekerjaan dinyatakan dengan sebutan dan angka sebagai berikut:

1. Amat baik = 90-100

2. Baik = 76-90
3. Cukup = 61-75
4. Sedang = 51-60
5. Kurang = kurang dari 50
6. Pemberhentian

Pemberhentian PNS dapat terjadi karena permintaan sendiri, mencapai batas usia pensiun,
adanya penyederhanaan organisasi, melakukan pelanggaran/ tindak pidana penyelewengan,
tidak cakap jasmani/ rohani, meninggalkan tugas, meninggal dunia atau hilang, dan lain-lain.

Pensiun PNS

Hak pensiun PNS diatur dalam UU nomor 11 tahun 1969. Pensiun adalah jaminan hari tua
dan sebagai balas jasa terhadap pegawai/ pegawai negeri yang telah bertahun-tahun
mengabdikan dirinya pada Negara.

Menurut pasal 10 UU no. 1974 setiap pegawai negeri sipil yang telah memenuhi syarat yang
ditentukan berhak atas pensiun. Pegawai yang berhak atas pensiun adalah:

1. Pegawai yang diberhentikan dengan hormat sebagai PNS dan pada saat
pemberhentian tersebut:
1. Mencapai usia 50 tahun dan masa kerja sekurangkurangnya 20 tahun atau
2. Dinyatakan oleh pihak berwenang tidak dapat bekerja lagi dalam jabatan
apapun juga karena keadaan jassmani dan rohani yang disebabkan oleh dank
arena ia menjalankan kewajiban jabatannya.
3. Mempunyai masa kerja sekurang-kurangnya 4 (empat) tahun dan oleh pihak
berwenang dinyatakan tidak dapat bekerja lagi dalam jabatan apapun tidak
disebabkan oleh karena ia menjalankan kewajiban jawabannya.
2. PNS yang diberhentikan dengan hormat karena penyederhanaan organisasi,
perubahan susunan pegawai, penertiban aparatur Negara atau alas an dinas lainnya
yang pada saat pemberhentian telah mencapai usia sekurang-kurangnya 50 tahun dan
masa kerja sekurang-kurangnya 10 tahun.