PENDAHULUAN
1. Manual mutu ini disusun untuk menjelaskan secara garis besar sistem manajemen mutu
yang diterapkan di Puskesmas Rajabasa Indah kepada seluruh staf.
2. Semua ketentuan yang tertuang dalam manual ini merupakan acuan untuk menjalankan
kegiatan puskesmas sehari-hari.
3. Penjelasan yang diberikan manual ini mencangkup mengenai ruang lingkup penerapan
sistem manajemen mutu, proses-proses manajemen mutu berikut dengan interaksi
antara proses dan referensi tujuan ke berbagai dokumen terkait.
4. Penerapan sistem manajeman mutu dimaksudkan untuk memastikan puskesmas dapat
menghasilkan produk sesuai dengan persyaratan yang telah ditetapkan sehingga dapat
menjamin kepuasan pelanggan.
5. Manual ini disiapkan oleh timmanajemen mutu Puskesmas Rajabasa Indah dan telah
disahkan oleh Kepala UPT Puskesmas Rajabasa Indah.
6. Kepala UPT Puskesmas telah menunjuk Wakil Manajemen Mutu (WMM) untuk
bertanggung jawab dan menjamin manual ini dapat dipahami dan dilaksanakan oleh
seluruh staf.
7. Manual ini akan ditinjau ulang setahun sekali untuk penyesuaian/perbaikan.
A. Latar Belakang
1. Profil Organisasi
1.1 Gambaran Umum Puskesmas Rajabasa Indah
Berdasarkan data sasaran di bidang kesehatan untuk tahun 2016 tercatat jumlah
penduduk diwilayah kerja puskesmas Rajabasa Indah sebesar 48.941 jiwa.
Dengan kepadatan penduduk 36 jiwa per hektar.Dengan luas wilayah 1302 Km2
dan jumlah KK 11.652.
Penduduk diwilayah kerja Puskesmas Rajabasa Indah terdiri dari dua kelompok
besar, yaitu penduduk asli dan penduduk pendatang yang berasal dari Jawa,
Sumtera Selatan, Sumatera Barat dan lain–lain yang menurut perkiraan 20%
penduduk asli dan 80% penduduk pendatang.
1
1.2 Visi Misi dan Tata Nilai Puskesmas Rajabasa Indah
VISI
MISI
Wakil Manajemen
Mutu
SEKRETARIS
Siti Nurhidayati
2
1. Wakil manajemen mutu (WMM) : drg. Dwi Fiena SY
- Heni Deswari
- RahayuDiah
- Imronah
- Indah Dwi
- Suyatno
- Linda
2. Wewenang WMM
3. Tugas WMM
3
f. Melaporkan hasil pelaksanaan audit
g. Melaksanakan tugas lain yang dtetapkan oleh kepala puskesmas yang berkaitan
dengan penjaminan mutu
h. Mengkoordinir pelaksanaan mutu di Puskesmas Rajabasa Indah
i. Memantau kegiatan peningkatan mutu dan kinerja Puskesmas
j. Membudayakan perbaikan kinerja yang berkesinambungan secara konsisten
dengan tatanilai, visi, misi dan tujuanPuskesmas
k. Memastikan semua kebijakan mutu dilaksanakan dalam setiap aktivitas pelayanan
4. Tugas Sekretaris
a. Menegendalikan catatan mutu untuk penyimpanan, perlindungan, pengambilan
masa simpan dan pemusnahan catatan mutu.
b. Pengendalian dokumen Eksternal dan Internal
4
1.3.1 Motto dan Tata Nilai Puskesmas Rajabasa Indah
Profesional
Tanggap
Peduli
Jujur
2. Kebijakan Mutu
“Seluruh karyawan/i berkomitmen untuk menyelenggarakan pelayanan yang
berfokus pada pelanggan, memperhatikan keselamatan pelanggan, dan
melakukan penyempurnaan yang berkelanjutan”.
Kebijakan mutu adalah pernyataan resmi seluruh karyawan Puskesmas
Rajabasa Indah.
Isi kebijakan mutu sejalan dengan visi, misi dan tujuan Puskesmas Rajabasa
Indah
3. Proses Pelayanan
3.1 Penyelenggaraan Upaya Kesehatan Masyarakat (UKM).
Penyelenggaraan upaya Kesehatan Masyarakat (UKM) adalah setiap kegiatan
untuk memelihara dan meningkatkan kesehatan serta mencegah dan
menanggulangi timbulnya masalah kesehatan dengan sasaran keluarga,
kelompok, dan masyarakat. Jenis pelayanan UKM dibedakan menjadi 2 (dua)
kelompok yaitu UKM essensial dan UKM Pengembangan. UKM essensial
merupakan yang wajib dilaksanakan terdiri dari pelayanan promosi kesehatan
termasuk UKS dan UKGS, pelayanan kesehatan lingkungan pelayanan
kesehatan ibu dan anak dan keluarga berencana, (yang bersifat UKM)
pelayanan gizi (yang bersifat UKM) dan pelayanan pencegahan dan
pengendalian penyakit.
Pengobatan
Pelayanan KIA-KB yang bersifat UKP
Pelayanan kesehatan lingkungan yang bersifat UKP
Pelayanan gizi yang bersifat UKP
Pelayanan laboratorium
Pelayanan kefarmasian
B. Ruang Lingkup
Lingkup pedoman mutu ini disusun berdasarkan persyaratan akreditasi puskesmas yang
meliputi persyaratan umum, sistem manajemen mutu, tanggung jawab manajemen,
manajemen sumber daya,dan proses pelayanan yang terdiri dari penyelenggaraan
Pelayanan Kesehatan Masyarakat dan penyelenggaraan Pelayanan Kesehatan
Perorangan, yang dalam penyelenggaraannya memperhatikan keselamatan
sasaran/pasien dengan menerapkan manajemen resiko.
C. Tujuan
Pedoman mutu ini disusun sebagai acuan bagi puskesmas Rajabasa Indah dalam
membangun sistem manajemen mutu baik untuk penyelenggaraan Pelayanan
Kesehatan Masyarakat (UKM) maupun penyelenggaraan Pelayanan Kesehatan
Perorangan.
Acuan yang digunakan dalam penyusunan pedoman mutu ini adalah standar akreditasi
puskesmas.
6
E. Istilah Dan Definisi
a. Pelanggan
Pelanggan adalah pihak ketiga diluar sistem organisasi yang karena sebab tertentu
membeli barang atau jasa organisasi.
b. Kepuasan Pelanggan
Kepuasan pelanggan adalah istilah yang menggambarkan tingkat kepuasan yang
dialami pelanggan ketiika mengkonsumsi/menggunakan produk/jasa yang
dikeluarkan oleh produsen.
c. Kebutuhan Pelanggan
Kebijakan resmi dan tertulis dari manajemen perusahaan tentang komitmen dalam
memperhatikan dan mempertimbangkan aspek – aspek mutu dalam aktifitas
kesehatan organisasi.
d. Pasien
Pasien adalah seseorang yang menerima perawatan medis
e. Dokumen/manual
Segala benda yang berbentuk barang, gambar ataupun tulisan sebagai bukti dan
dapat memberikan keterangan yang penting dan absah.
f. Rekaman
Rekaman adalah suatu dokumen yang menyatakan bahwa sesuatu hasil telah
dicapai atau suatu bukti kegiatan telah dilaksanakan.
g. Efektifitas
Keaktifan, daya guna, adanya kesesuaian dalam suatu kegiatan orang yang
melaksanakan tugas dengan sasaran yang dituju
h. Efisiensi
Ukuran tingkat penggunaan sumber daya dalam suatu proses
i. Kebijakan mutu
Kebijakan resmi dan tertulis dari pimpinan tentang komitmen organisasi dalam
memperhatikan dan mempertimbangkan aspek–aspek mutu dalam aktivitas
keseharian organisasi
j. Koreksi
Pembetulan atau perbaikan atau pemeriksaan
k. Kredensial
Proses evaluasi terhadap suatu sumber daya manusia untuk menentukan kelayakan
pemberian kewenangan
l. Pedoman mutu
Sebuah dokumen yang berisi pernyataan dan komitmen organisasi tentang
penerapan mutu pelayanan
m. Perencanaan mutu
Aktivitas pengembangan produk dan proses yang dibutuhkan untuk memenuhi
kebutuhan pelanggan
n. Proses
Aplikasi pengetahuan keterampilan, peralatan, teknik serta sistem untuk
mendefinisikan, mengukur, mengontrol, mengumpulka dan memperbaiki dengan
tujuan meningkatkan keuntungan
o. Sasaran mutu
Goal atau target dari organisasi dalam melakukan suatu proses yang ingin dicapai
dalam jangka waktu tertentu
p. Tindakan korektif
Tindakan yang dilakukan setelah terjadi tingkah laku yang menyimpang untuk
mencegah terulangnya ketidaksesuaian
q. Tindakan preventif
Tindakan yang diambil untuk mengurangi atau menghilangkan kemungkinan
terjadinya suatu kejadian yang tidak diinginkan terjadi dimasa depan.
r. Sarana
Sarana adalah segala sesuatu yang dapat dipakai sebagai alat mencapai maksud
dan tujuan.
s. Prasarana
Prasarana adalah segala sesuatu yang merupakan penunjang utama
terselenggaraannya suatu proses.
7
II. SISTEM MANAJEMEN MUTU DAN SISTEM PENYELENGGARAAN PELAYANAN
A. Persyaratan Umum
Puskesmas Rajabasa Indah menetapkan, mendokumentasikan, memelihara
Sistem Manajemen Mutu sesuai dengan standar akreditasi puskesmas. Sistem ini
disusun untuk memastikan telah diterapkannya persyaratan pengendalian
terhadap proses-proses penyelenggaraan pelayanan kepada masyarakat, baik
penyelenggaraan Pelayanan Kesehatan Masyarakat (UKM) maupun
penyelenggaraan Pelayanan Kesehatan Perorangan (UKP), yang meliputi
kejelasan proses pelayanan dan interaksi proses dalam penyelenggaraan
pelayanan itu sendiri, mulai dari perencanaan yang berdasarkan dari kebutuhan
masyarakat/pelanggan, verifikasi terhadap rencana yang disusun, pelaksanaan
pelayanan dan verifikasi terhadap proses pelayanan dan hasil-hasil yang dicapai,
monitoring dan evaluasi serta upaya penyempurnaan yang berkesinambungan.
B. Pengendalian Dokumen
Secara umum dokumen-dokumen dalam sistem manajemen mutu yang disusun,
meliputi; Dokumen level 1; kebijakan, dokumen level 2; pedoman/manual,
dokumen level 3; StandarOperasional Prosedur, dokumen level 4; rekaman-
rekaman sebagai catatan sebagai akibat pelaksanaan kebijakan, pedoman dan
prosedur.
8
c. Catatan/rekaman adalah jenis khusus dari dokumen dan dikendalikan dalam
artian harus diberi nomor agar mudah untuk pengelolaanya.
Penyimpanan Dokumen/arsip
a. Semua dokumen mutu/akreditasi aktif/terkendali, memiliki masa berlaku selama
3 (tiga) tahun, setelah itu perlu dilakukan evaluasi (direvisi, diganti, atau tidak
terkendali).
9
b. Dokumen rekam medik yang tidak aktif wajib disimpan sekurang-kurangnya
selama 3 (tiga) tahun, setelah itu dilakukan evaluasi (direvisi, diganti, atau tidak
terkendali).
c. Sistem penyimpanan resep yang telah dilayani di puskesmas harus dipelihara
dan disimpan minimal 2 (dua) tahun.
d. Penyimpanan dokumen/arsip perkantoran sesuai dengan sistem penyimpanan
dokumen/arsip pemerintah daerah Kota Bandar Lampung.
e. Penyimpanan dokumen mutu/akreditasi disimpan dimasing-masing kelompok
pelayanan, sedangkan di sekretariat tim mutu/administrasi dan manajemen
menyimpan master dokumen semua kelompok pelayanan dan program.
f. Untuk prosedur kerja yang masih terkendali (belum lebih dari 3 tahun) dan
memakai istilah prosedur tetap (protap) masih biasa digunakan. Selanjutnya
apabila protap tersebut sudah lebih dari 3 tahun, direvisi dengan format baru
(Standar Operasional Prosedur /SOP).
Sistem Penomoran:
a. Cara penomoran :KODE/BAB/JENIS DOKUMEN/NO URUT DOKUMEN
/BULAN/TAHUN BERLAKU.
Contoh :
A/III/SPO/005/06/2013 ( A: kode pelayanan admen, III : BAB III, SOP, 005 :
nomor urut SOP,06 : bulan 6, 2013 : tahun 2013)
A/II/SPO/025/07/2016 (A: kode pelayanan admen, II : BAB II, SPO, 025 :
nomor urut SOP,07 : bulan 7, 2016 : tahun 2016)
c. Surat masuk dan surat keluar sesuai dengan aturan pemerintah Kota Bandar
Lampung
C. Penataan Dokumen
a. Untuk memudahkan dalam pencarian dokumen mutu/akreditasi puskesmas
dikelompokkan masing-masing bab/kelompok pelayanan dengan diurutkan
setiap urutan kriteria dan elemen penilaian dan diberikan daftar secara
berurutan.
10
b. Penataan dengan menggunakan file dan otner yang sudah disepakati(kuning:
admen, hijau: UKM, merah: UKP)
c. Setiap dokumen tim mutu diberi label sesuai urutan Kriteria dalam instrument
d. Penyimpanan dokumen ada pada setiap UKM/UKP dan semua master
dokumen disimpan di sekretariat yang dikelola oleh masing-masing
penanggung jawab.
e. Dokumen SOP/SK yang dibuat oleh masing-masing pelaksana/upaya dibuat
rangkap 3 (tiga) (untuk master, untuk tim admen, dan untuk pelaksana/upaya
f. Penyimpanan dokumen ada disetiap UKM/UKP dan untuk dokumen mutu
disimpan di sekretariat (admen, UKP/UKM) dan dikelola oleh masing-masing
penanggung jawab.
g. Dokumen SOP/SK yang dibuat oleh masing-masing pelaksana/upaya dibuat
rangkap 3 (tiga); untuk master (asli, telah dicap puskes dan ditandatangani),
untuk admen, dan untuk pelaksanan/upaya (foto kopi dari master yang dicap
terkendali).
D. Pengendalian rekaman
Pengendalian rekaman menyesuaikan dengan pengendalian dokumen.
Pengendalian rekam implementasi pelaksanaan kegiatan disimpan oleh
pelaksana kegiatan dan penanggungjawab program. Dokumen juga berupa
rekaman, dokumen hasil audit dan upaya perbaikan kesemua dokumen ini harus
terkendali.
Pengendalian rekaman :
a. Pengertian dokumen adalah; semua dokumen yang harus disiapkan
puskesmas/fasilitas pelayanan kesehatan primer, dan untuk memenuhi
instrumen akreditasi. Jenis dan macam dokumen mengacu kepada standar
dan kriteria, definisi operasional, serta cara pembuktian dan telusur dokumen
yang ada dalam instrumen akreditasi puskesmas/fasilitas pelayanan
kesehatan primer.
b. Rekaman adalah; dokumen yang memberi bukti obyektif dari kegiatan yang
dilakukan atau hasil yang dicapai dalam kegiatan
puskesmas/fasilitaspelayanan kesehatan primer untuk peningkatan mutu.
c. Pengendalian rekaman adalah; sistem penomoran dan sistem penyimpanan
dokumen yang dibutuhkan oleh sistem manajemen mutu akreditasi
puskesmas. Catatan/rekaman adalah jenis khusus dari dokumen dan
dikendalikan dalam artian harus diberi nomor agar mudah untuk
pengelolaanya. Catatan/rekaman yang diterapkan untuk memberikan bukti
kesesuaian terhadap pesyaratan dan bukti operasional yang efektif dari
sistem manajemen mutu harus dikendalikan.organisasi harus menetapkan
SOP terdokumentasi untuk menefinisikan pengendalian yang diperlukan
untuk identifikasi penyimpanan, perlindungan, pengambilan, lama simpan
dan pemusnahan. Catatan/rekaman harus dapat terbaca, segera dapat
teridentifikasi dan dapat di akses kembali.
11
III. TANGGUNG JAWAB MANAJEMEN
A. Komitmen manajemen
Kepala puskesmas, penanggung jawab manajemen mutu, penanggung jawab UKM,
penanggung jawab UKP, dan seluruh karyawan/i puskesmas bertanggung jawab untuk
menerapkan seluruh persyaratan yang ada pada manual mutu ini.
Memiliki bukti komitmen bersama seluruh jajaran puskesmas untuk meningkatkan
mutu dan kinerja (pernyataan tertulis, foto)
Kepala Puskesmas dan masing-masing penanggung jawab pelayanan wajib;
memahami konsep sistem manajemen mutu dan menjalankan dengan konsisten,
mengkomunikasikan dengan semua karyawan tentang pentingnya mutu dan
kepuasan pelanggan, mensosialisasikan kebijakan-kebijakan mutu dan sasaran
yang ingin dicapai,melakukan evaluasi, memastikan tersedianya sumber daya untuk
mendukung mutu pelayanan, dan melakukan perbaikan terus menerus disemua
aspek kegiatan.
C. Kebijakan Mutu
“Seluruh karyawan/i berkomitmen untuk meningkatkan perbaikan pelayanan secara
terus menerus dan konsisten “ .
Kebijakan mutu adalah pernyataan resmi seluruh karyawan Puskesmas Rajabasa
Indah.
Isi kebijakan mutu sejalan dengan visi, misi dan tujuan Puskesmas Rajabasa Indah
Mutu dari perspektif manajemen, adalah bila ada kemampuan dalam perencanaan (P1),
penggerakan dan pelaksanakan (P2), serta pengawasan, pengendalian, penilaian (P3)
Sasaran mutu ditetapkan berdasarkan standar kinerja/ standar Pelayanan Minimal
(SPM) yang meliputi indikator-indikator pelayanan UKP dan UKM.Perencanaan
disusun dengan memperhatikan kebutuhan dan harapan pelanggan, hak dan
kewajiban pelanggan serta upaya untuk mencapai sasaran kinerja yang
ditetapkan.Perencanaan mutu puskesmas dan keselamatan pasien berisi program-
program kegiatan peningkatan mutu, yang meliputi :
12
Penilaian dan peningkatan kinerja UKP dan UKM
Upaya pencapaian sasaran keselamatan pasien
Penerapan manajemen resiko pada area prioritas
Penilaian kontrak/kerjasama dengan pihak ke tiga
Pelaporan dan tindak lanjut insiden keselamatan pasien
Peningkatan mutu laboratorium
Peningkatan mutu pelayanan obat
Pendidikan dan pelatihan karyawan tentang mutu dan keselamatan pasien
Dokumen terkait :`
1. RSB
2. RBA
3. RUK
4. RPK
Dokumen terkait :
Tugas pokok dan fungsi
Struktur organisasi
13
Melaporkan kepada kepala puskesmas menejemen kinerja dari sistem manajemen
mutu dan kinerja pelayanan
Memastikan kesadaran seluruh karyawan terhadap kebutuhan dan harapan
sasaran/ pasien.
Menjamin sistem manajemen mutu diperbaiki terus menerus
Membina hubungan dengan pihak-pihak eksternal untuk hal-hal yang berkaitan
dengan manajemen mutu.
Mengkoordinasikan kegiatan audit internal.
Dokumen terkait : uraian tugas dan tanggung jawab wakil manajemen mutu dan
prosedur tinjauan manajemen
G. Komunikasi Internal
Komunikasi internal dilakukan dengan cara mini lokakarya, pertemuan, diskusi, email,
sms, memo, brefing pagi dan media lain yang tepat untuk melakukan komunikasi.
Kepala Puskesmas Rajabasa Indah mengupayakan agar komunikasi dengan
karyawannya berjalan lancar.
Komunikasi diarahkan utnuk meningkatkan pemahaman karyawan tentang sistem
manajemen mutu.
Komunikasi diarahkan agar karyawan memahami tentang target-target yang akan
dicapai.
Komunikasi diarahkan agar persyaratan yang telah ditetapkan dipenuhi
Komunikasi internal diatur secara sistematis dan terdokumentasi
Mengadakan pertemuan rutin dengan seluruh karyawan satu kali dalam sebulan
dan pertemuan khusus bila diperlukan.
Ada tindak lanjut yang nyata terhadap rekomendasi hasil komunikasi internal.
Dokumen terkait : prosedur komunikasi internal.
14
IV. TINJAUAN MANAJEMEN
Umum
15
i. Rencana perbaikan /perubahan yang perlu dilakukan baik pada sistem
manajemen mutu maupun sistem pelayanan (UKP dan UKM)
j. Rekomendasi perbaikan
k. Penutup.
Dokumen terkait;
SOP tinjauan manajemen
Luaran Tinjauan
Hasil yang diharap dari tinjauan manajemen adalah keputusan dan tindakan yang
berhubungan dengan ;
1. Peningkatan efektifitas sistem manajemen mutu dan sistem pelayanan
2. Peningkatan pelayanan terkait dengan persyaratan pelanggan
3. Identifikasi perubahan perubahan yang diperlukan baik pada sistem manajemen mutu
maupun sistem pelayanan.
4. Penyediaan sumber daya yang perlu dilakukan agar sistem manajemen mutu dan
sistem pelayanan efektif.
Hasil tinjauan manajemen dibagikan kepada pihak-pihak yang berkepentingan
Hasil tinjauan manajemen memuat keputusan-keputusan/ kesimpulan mengenai
tindakan yang perlu diambil
Tatalaksana tinjauan manajemen diuraikan dalam prosedur tinjauan manajemen.
Dokumen terkait : SOP tinjauan manajemen mutu.
16
V. MANAJEMEN SUMBER DAYA
17
B. Manajemen Sumberdaya Manusia (SDM)
1. Perencanaan
Perencanaan kebutuhan dilakukan dengan melakukan analisis kebutuhan
berdasarkan analisis jabatan dan beban kerja, sehingga muncul pola ketenagaan
yang ada dan kebutuhan tenaga baik secara kuantitatif maupun kualitatif (jenis
pendidikan dan kompetensi).
2. Proses Pemenuhan Kebutuhan
Pengadaan sumber daya manusia meliputi :
• Proses rekrutmen
Proses rekrutmen tidak dilakukan sendiri oleh puskesmas kecuali untuk Tenaga
Kerja Sukarela (TKS). Kebutuhan tenaga tersebut diusulkan ke Dinas Kesehatan
Kota untuk pemenuhannya, termasuk proses kredensialnya menjadi kewenangan
Dinas Kesehatan Kota.Proses pemenuhan yang menjadi kewenangan Dinas
Kesehatan Kota meliputi rekrutmen, kredensial, dan pelatihan atau peningkatan
kompetensi yang seharusnya.
• Proses kredensial
• Peningkatan kompetensi/pengembangan kapasitas.
- Perancangan dan perencanaan kegiatan-kegiatan untuk meningkatkan
kompetensi karyawan seperti pelatihan, seminar, kaji banding, diskusi,
refresing dan capacity buiding.
- Memiliki dokumen bukti kompetensi dan hasil pengembangan pengelola dan
pela ksana pelayanan, berupa sertifikat, kerangka acuan kaji banding,
instrument kaji banding
- RTL dan evaluasi penerapan hasil pelatihan terhadap pengelola dan
pelaksana pelayanan
- Memiliki kebijakan kepala puskesmas tentang kewajiban mengikuti program
orientasi bagi Kepala Puskesmas, Penanggungjawab program dan pelaksana
kegiatan yang baru
- Memiliki kerangka acuan program orientasi, dan dokumentasi bukti
pelaksanaan kegiatan orientasi
3. Pengorganisasian.
Pengorganisasian dilakukan dengan menetapkan tugas pokok dan fungsi masing
masing pegawai dengan Surat Keputusan Kepala Puskesmas seperti yang tertuang
dalam struktur organisasi puskesmas yang telah ditetapkan.
4. Pengarahan dan pengendalian
Pengarahan dan pengendalian petugas dilakukan melalui kegiatan monitoring dan
evaluasi secara secara berkala terhadap pelaksanaan tugas masing masing pegawai
dalam kegiatan lokakarya mini dll.Hal ini dilakukan juga dalam rangka meningkatkan
koordinasi dan pengintegrasian kegiatan antar petugas maupun antar unit
kerja/pelayanan.
Dokumen terkait :
1. Persyaratan kompetensi
2. Hasil analisis kompetensi pegawai
3. Prosedur penilaian kinerja
18
4. Prosedur pelatihan dan kaji banding
5. Prosedur pengendalian rekaman
6. Uraian tugas karyawan
7. Data karyawan
C. Manajemen Keuangan
1. Kebutuhan dana.
a. Sumber dana
b. Pengalokasian dana
Pemanfaatan dana secara efisien
a. Pembiayaan pegawai
b. Belanja barang/jasa
c. Biaya modal
2. Pengelolaan Dana
a. Menetapkan Petugas Pengelola Keuangan terdiri dari bendahara pengeluaran,
bendahara penerimaan, bendahara bantu dan kasir.
b. Ada uraian tugas dan tanggung jawab pengelola keuangan.
c. Adanya aturan tentang tatacara perencanaan, penyelenggaraan dan evaluasi
berupa ; kebijakan pengelolaan keuangan, SOP (menerimaan dana, pengeluaran
dana, pengklaiman, pengelolaan kas kecil) dan pembuatan laporan keuangan
setiap 3 (tiga) bulan.
d. Pengelolaan dana sesuai aturan BLUD, standar prosedur operasional dan aturan-
aturan yang berlaku.
e. Pemanfaatan dana sesuai dengan yang telah dianggarkan dalam RBA (Rencana
Bisnis Anggaran)
3. Proses pembelian
Puskesmas Rajabasa Indah menjamin bahwa setiap barang yang dibeli sesuai dengan
persyaratan yang berlaku. Untuk pengadaan yang menggunakan dana APBN/APBD
mengacu pada perpres No 70 tahun 2012 merupakan perubahan ke dua dari perpres
No 54 Tahun 2010 tentang peraturan Pengadaan Barang dan Jasa Pemerintah.
Sedangkan untuk pengadaan yang menggunakan jasa layanan mengacu kepada
Peraturan Walikota tentang sistem prosedur pengadaan barang dan jasa pada UPT
Puskesmas BLUD.
Kepala Puskesmas Rajabasa Indah menetapkan SOP pengadaan barang di
puskesmas
Tim pengadaan terdiri dari 1 (satu) orang ketua dan 2 (dua) orang anggota
menentukan pengadaan barang yang sesuai dan memenuhi kebutuhan yang
diperlukan
Perencanaan pengadaan barang/jasa harus terlebih dahulu dibuat sebelum
pelaksanaan.
Sebelum pelaksanaan pengadaan barang/ jasa semua persyaratan produk harus
dibahas secara jelas
Komunikasi pada setiap tahap pelaksanaan harus terdokumentasi.
19
Unit terkait ; Kepala puskesmas, petugas penerima hasil pekerjaan dan bendahara
barang.
Dokumen terkait : prosedur pengadaan barang dan jasa puskesmas
Informasi pembelian
Tim pengadaan barang/ jasa menjamin persyaratan yang tepat sebelum
dikomunikasikan ke rekanan.
Informasi memasukkan persyaratan pembelian untuk persetujuan pembelian barang
menurut kriteria, meliputi : spesifikasi barang, harga, pembayaran, pengiriman, dan
pelayanan purna jual.
D. Infrastruktur
Yang termasuk fasilitas fisik infrastruktur di Puskesmas Rajabasa Indah adalah sistem
penyediaan air bersih, sistem manajemen air limbah, fasilitas manajemen limbah
padat, sistem kelistrikan, fasilitas drainase, prasarana parkir dan sistem
telekomunikasi.
Sistem air bersih
Penanggung jawab program Kesehatan Lingkungan (Kesling) melakukan
pengawasan sarana dan mutu air, perbaikan sarana dankualitas air dan
memastikan air bersih yang digunakan mencukupi dari segi kuantitas.
20
Mempertimbangkan penempatan Tempat Penampungan Sementara (TPS);
memisahkan antara limbah medis dan limbah non medis (organik dan non
organik);besarnya TPS disesuaikan dengan volume limbah
Sistemkelistrikan
Lahan parkir
Perancangan dan perencanaan disusun dengan memperhatikan kebutuhan dan
harapan pelanggan, kondisi lokasi dan social masyarakat sekitar.
Sistem komunikasi
E. Lingkungan kerja
Memastikan lingkungan kerja yang nyaman, bersih dan aman.
Menunjuk penanggung jawab pengelola kebersihan lingkungan puskesmas dan
penanggung jawab keamanan puskesmas.
Ada uraian tugas dan tanggung jawab pengelola
Adanya aturan tentang tatacara perencanaan, penyelenggaraan dan evaluasi
Kenyamanan lingkungan juga berkaitan dengan sistem penghawaan dan
pencahayaan.
21
VI. PENYELENGGARAAN PELAYANAN
i. Upaya Kesehatan Masyarakat Puskesmas
Perencanaan UKM :
a. Berdasarkan pencapaian indikator kinerja UKM tahun sebelumnya, umpan balik
masyarakat/sasaran, analisis kebutuhan masyarakat, peluang
pengembangan/inovasi dan kebijakan daerah.
b. Seluruh data/informasi tersebut dibahas bersama anatara penanggungjawab UKM
dan pelaksana upaya untuk menyusun usulan kegiatan UKM.
c. Usulan kegiatan UKM disusun dalam format RUK UKM yang memuat 5 W1H
(what, who, why, when, where, How)
d. Usulan tersebut sebagai bahan pembahasan perencanaan tingkat puskesmas
oleh tim PTP.
e. Untuk perencanaan Tahun berjalan setelah diketahui persetujuan anggaran
dilakukan bersama antara penanggung jawab UKM dan pelaksana dengan skala
prioritas yang digunakan untuk penentuan/pemilihan kegiatan.
f. Kegiatan terpilih disusun dalam bentuk RPK UKM.
Akses UKM
a. Rencana kegiatan yang telah tertuang dalam RPK disosialisasikan/komunikasikan
ke masyarakat sasaran melalui pertemuan lokakaryamini, lintas sektor, pertemuan
lintas sektor tingkat kecamatan, atau melalui surat, media brosur/leaflet/papan
pengumuman.
b. Kepastian pelaksanaan kegiatan sesuai jadwal yang ditetapkan, dan
menginformasikan bila terjadi perubahan jadwal kegiatan.
c. Informasi umpan balikdiperoleh melalui sms, kotak saran, SMD/MMD, survey
kepuasan, atau wawancara langsung setelah pelaksanaan kegiatan.
Dokumen terkait :
1. Rekaman kebutuhan masyarakat
2. RSB
3. RUK
4. RPK
5. RBA
22
b. Kebutuhan dan harapan masyarakat maupun sasaran dari Upaya Puskesmas
dapat diidentifikasi melalui survey, kotak saran, maupun temu muka dengan tokoh
masyarakat.
Tinjauan terhadap persyaratan sasaran
a. Kepala Puskesmas dan Penanggungjawab Program/Upaya Puskesmas menyusun
kerangka acuan untuk memperoleh umpan balik dari masyarakat dan sasaran
program tentang pelaksanaan kegiatan program.
b. Menetapkan persyaratan pelanggan yang terkait dengan pelayanan yang meliputi ;
persyaratan untuk menerima pelayanan dan proses pelayanan dan persyaratan
lain untuk pelanggan tertentu
Penyelenggaraan UKM
a. Pengendalian proses penyelenggaraan upaya.
Puskesmas Rajabasa Indah menentukan pengendalian pelayanan dan proses
pelayanan ruang lingkup puskesmas melalui :
- Ketersediaan informasi pelayanan
- Menetapkan SOP pelayanan yang dibutuhkan
- Menggunakan dan memelihara peralatan yang sesuai dengan pelayanan
- Menetapkan aktivitas pengukuran dan pemantauan.
23
e. Pemeliharaan barang milik pelanggan
Puskesmas merawat dan menjaga dari kerusakan dan kehilangan barang milik
pelanggan selama masih dibawah kendali puskesmas.
Barang tersebut harus diidentifikasi, diverifikasi, dilindungi dan dijaga.
Bila barang milik pelanggan rusak tidak sesuai atau hilang maka akan
dilakukan tindakan penanganan
g. Umum
Setiap unit melakukan pengukuran dan pemantauan terhadap setiap
kegiatannya.
Pemantauan dan pengukuran direncanakan sebelum pelaksanaannya
Data kegiatan dikumpulkan untuk dianalisa
Hasil pengukuran/pemantauan/ analisa dipakai untuk memastikan kesesuaian
manajemen mutu, melakukan perbaikan terus menerus.
Metode pemantauan/ pengukuran/ analisa/ perbaikan dipastikan sesuai dengan
tujuan
Dokumen terkait : prosedur pengendalian hasil pelayanan yang tidak sesuai.
Apabila dapat diterapkan maka alat tersebut harus; dikalibrasi dan disesuaikan
satu tahun sekali; dijaga dari penyesuaian-penyesuaian yang dapat
mengakibatkan kalibrasi tidak sahih; dijaga dari kerusakan dan penurunan
keandalan selama penggunaan, penyimpanan dan pemeliharaan;
pendokumentasian hasil kalibrasi.
Dokumen terkait : prosedur pengendalian kalibrasi, daftar invetaris barang,
prosedur pemeliharaan barang.
24
2. Audit internal
- Tujuan audit adalah untuk memastikan sistem manajemen mutu
diimplementasikan secara efektif sesuai dengan yang direncanakan.
- Tim audit internal dibentuk oleh wakil/penanggung jawab manajemen mutu
dan disahkan oleh kepala puskesmas, dan diberikan pelatihan sebelum
melakukan audit
- Program audit direncanakan oleh ketua tim audit dengan mempertimbangkan
tingkat kepentingan dan kekritisan unit yang akan diaudit
- Audit harus dilakukan secara sistematis, objektif, dan terencana dan
terdokumentasi dengan mengedepankan integritas dan independensi.
- Auditor harus memperhatikan hasil audit terdahulu untuk mengevaluasi
efektifitas.
- Kriteria audit, lingkup, dan frekuensi dipastikan ditentukan pada prosedur audit
internal
- Penanggung jawab pelayanan yang diaudit bertanggung jawab untuk
menindak lanjuti temuan audi pada unitnya
- Tindakan koreksi dilakukan segera mungkin untuk mengeliminasi
ketidaksesuainya yang ditemukan
- Tindak lanjut audit harus mencakup verifikasi terhadap tindakan-tindakan yang
akan diambil
- Ketua tim audit bertanggung jawab dan melapor kepada wakil/penanggung
jawab manajemen mutu.
- Dokumen terkait : prosedur audit internal, prosedur tindakan koreksi
/pencegahan
25
Pengendalian, tanggung jawab dan wewenang untuk menangani yang tidak
sesuai harus ditetapkan dengan prosedur
Bila pelayanan/program yang tidak sesuai tidak dikonsesi maka harus ditangani
secara tuntas dan efektif dengan salah satu cara berikut :
- Diperbaiki untuk menghilangkan ketidak sesuaian
- Mengubah kegunaan
- Mengizinkan penggunaan/pengiriman atas persetujuan
- Diproses ulang
Ketidaksesuaian harus dicatat
Bilamana pelayanan/program diperbaiki maka dilakukan verifikasi ulang
Bilamana pelayanan/program ketidaksesuaian telah terlanjur diterima
pelanggan maka puskesmas mengambil langkah-langkah yang sesuai untuk
menangani akibat/ potensi akibat.
j. Analisis data
Data-data proses atau implementasi manajemen mutu harus dikelola dengan
baik
Analisa data dengan teknik yang sesuai, contoh dengan statistik
Analisa data dilakukan oleh setiap koordinator program, kegiatannya untuk
mengetahui tingkat kinerja dengan melihat kesenjangan dan miss opportunity
sehingga dapat dilakukan tindakan perbaikan
Analisa data dibuat oleh wakil/penanggung jawab mutu dan menjadi acuan
untuk semua
Analisa data mengarah kepada identifikasi ketidaksesuaian, ketidakefektifan
dan tindakan perbaikan yang diperlukan.
Data dianalisa antara lain untuk memantau :
- Kepuasan pelanggan
- Kesesuaian terhadap persyaratan pelayanan/orogram puskesmas
- Karakteristik dan kecenderungan proses pelayanan puskesmas
- Sebagai dasar untuk mengambil langkah-langkah berikutnya.
k. Peningkatan berkelanjutan
Seluruh karyawan dan penanggung jawab program wajib melakukan perbaikan
secara terus menerus terhadap efektifitas manajemen mutu sesuai tugas,
tanggung jawab dan wewenang.
Semua perbaikan mengacu kepada komitmen yang tertuang dalam kebijakan
mutu, sasaran mutu, hasil audit, analisa data tindakan koreksi dan prevensi
serta tinjauan manajemen
Dokumen terkait : prosedur tindakan koreksi dan pencegahan.
26
Upaya tindakan koreksi dan prevensi dipastikan sesuai dengan skala dampak
yang dapat ditimbulkan dari masalah tersebut
Agar tindakan koreksi berjalan lancar dan efektif, dipastikan prosedur tindakan
koreksi mencakup :
- Meninjau ketidaksesuaian termasuk keluhan pelanggan
- Menentukan penyebab-penyebab masalah
- Merencanakan dan melaksanakan tindakan koreksi
- Menyimpan rekaman mutu tindakan koreksi
3. Pembelian
Sama seperti pembelian di UKM
Untuk pembelian obat menunjuk tim pengadaan dari dinas kesehatan kota Bandar
lampung
Untuk pembelian obat pada waktu khusus (diperlukan tetapi persediaan di gudang
nihil) sesuai prosedur, dengan syarat pembelian dengan jumlah kecil.
27
b. Validasi proses penyelenggaraan upaya
1. Prosedur peninjauan ulang dan ada kriteria persetujuan dari proses-proses.
2. Persetujuan peralatan
3. Penggunaan prosedur dan metode spesifik
4. Validasi ulang
28
PENUTUP
Demikian pedoman manajemen mutu ini dibuat dan telah disahkan oleh Kepala Puskesmas
Rajabasa Indah untuk dijadikan acuan dalam bertindak dan mengambil keputusan dalam
rangka menjalankan sistem manajemen serta tugas, tanggung jawab masing-masing sesuai
dengan kapasitas dan wewenang yang telah diberikan.
29