SURAT KEPUTUSAN DIREKSI

RUMAH SAKIT UMUM CITRA BUNDA MEDICAL CENTER

NO : /SK.AKR.MFK////2017

TENTANG

PEDOMAN PENGELOLAAN ALAT MEDIS

RUMAH SAKIT UMUM CITRA BUNDA MEDICAL CENTER

Menimbang : a. bahwa dalam upaya meningkatkan mutu pelayanan Rumah Sakit Umum Citra
Bunda Medical Center, maka diperlukan pengelolaan Alat Medis rumah sakit
yang bermutu tinggi;
b. bahwa agar pengelolaan Alat Medis di Rumah Sakit Umum Citra Bunda
Medical Center dapat terlaksana dengan baik, perlu adanya pedoman Direktur
Rumah Sakit Umum Citra Bunda Medical Center sebagai landasan bagi
penyelenggaraan Alat Medis di Rumah Sakit Umum Citra Bunda Medical
Center;
c. bahwa berdasarkan pertimbangan sebagaimana dimaksud dalam a dan b, perlu
ditetapkan dengan Keputusan Direktur Rumah Sakit Umum Citra Bunda
Medical Center.

Mengingat : 1. Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 44 tahun 2009 tentang Rumah

Sakit
2. Peraturan Menteri Kesehatan Nomor 012/Menkes/Per/III/2012 tentang
Akreditasi Rumah Sakit
3. Keputusan Nomor 02/SK/DIR.PT.SSMH/VIII/2013 tentang Struktur
Organisasi

MEMUTUSKAN
Menetapkan
Kesatu : PERATURAN DIREKTUR RUMAH SAKIT UMUM CITRA BUNDA
MEDICAL CENTER TENTANG PEMBERLAKUAN PEDOMAN
PENGELOLAAN ALAT MEDIS RUMAH SAKIT UMUM CITRA BUNDA
MEDICAL CENTER
Kedua : Memberlakukan Pedoman Pengelolaan Alat Medis Rumah Sakit Umum Citra
Bunda Medical center sebagaimana tercantum dalam Lampiran Keputusan ini.
Ketiga : Dengan dikeluarkannya Peraturan Direktur ini, maka apabila terdapat
peraturan yang bertentangan dengan Peraturan Direktur ini maka peraturan-
peraturan yang terdahulu dinyatakan tidak berlaku.
Keempat : Apabila dikemudian hari terdapat kekurangan dan/atau kekeliruan dalam
Peraturan Direktur ini maka akan diadakan perubahan dan perbaikan
sebagaimana mestinya.

Ditetapkan : Di Padang
Pada tanggal : 2017
Rumah Sakit Umum Citra Bunda Medical Center
dr Helgawati, MM
Direktur

LAMPIRAN
PERATURAN DIREKTUR RUMAH SAKIT UMUM CITRA BUNDA MEDICAL CENTER
NOMOR : /SK.AKR.MFK////2017
TANGGAL : FEBRUARI 2017
TENTANG : PEDOMAN PENGELOLAAN ALAT MEDIS

1 PENDAHULUAN
Visi Rumah Sakit Umum Citra Bunda Medical Center adalah menjadi rumah sakit yang
berkualitas melalui layanan yang professional dan komprehensif. Sesuai dengan visinya Sahid
Rumah Sakit telah menetapkan dan menyediakan dukungan penuh dan berkelanjutan untuk
program pengelolaan peralatan medis di dalam perencanaan ini.

2 PERNYATAAN KEBIJAKAN
Rumah Sakit Umum Cita Bunda Medical Center harus memiliki perencanaan manajeman
peralatan medis.

3 CAKUPAN
Seluruh alat medis yang ada di Rumah Sakit Umum Citra Bunda Medical Center, baik itu yang
dimiliki sendiri, sewa, kerja sama operasi, maupun pinjaman tercakup dalam perencanaan ini.
Kompetensi staf yang bertanggung jawab untuk pemeliharaan alat medis juga tercakup dalam
perencanaan ini.

Rumah Sakit Umum Citra Bunda Medical Center

Nomor Surat Peraturan CEO: Tanggal Revisi: Tanggal Implementasi:
Ditinjau Kembali Pada: 2017 2017
Hal. 2 dari 6
4 TANGGUNG JAWAB
4.1 Direktur bertanggung jawab untuk membuat perencanaan pengadaan peralatan medis sesuai
kebutuhan yang ada dan perkembangan teknologi terkini, untuk mendukung upaya Rumah Sakit
Umum Citra Bunda Medical Center dalam memberikan pelayanan terbaik, aman, bermutu
tinggi dan inovatif, sesuai dengan visi dan misinya. Direktur mendelegasikan tanggung
jawabnya untuk pelaksanaan, pengawasan dan kepatuhan kepada Kepala Bagian Umum
4.2 Kepala Bagian Umum bertanggung jawab memastikan implementasi perencanaan pengelolaan
peralatan medis, menentukan sasaran Unitnya berkaitan dengan alat medis, menetapkan
kebijakan dan prosedur, serta prinsip-prinsip kendali mutu sesuai standar terkini.
4.3 Manager / kepala unit bertanggung jawab untuk memberikan orientasi kepada setiap staf baru
perihal peralatan medis yang akan digunakannya. Jika diminta dapat memberikan bantuan. Hal
yang sama juga berlaku untuk alat baru atau staf yang mendapat penugasan baru. Manager /
kepala unit juga bertanggung jawab secara harian dalam pemeliharaan alat dan wajib segera
melaporkan kepada Unit Building Maintenance jika ada masalah pada alat medis di area
kerjanya.
4.4 Setiap karyawan bertanggung jawab untuk mempelajari dan mengikuti prosedur kerja spesifik
agar dapat menoperasikan peralatan medis dengan aman.
5 SELEKSI DAN PENGADAAN ALAT MEDIS
Seluruh pihak yang terkait dengan alat medis yang akan dilibatkan secara aktif dalam
pemilihan pengadaan alat. Kegiatan untuk mengidentifikasi kebutuhan dan penggantian
peralatan direncanakan berdasarkan jadwal dan jangka waktu tertentu dalam bentuk
perencanaan anggaran fixed asset. Kegiatan yang dilakukan selama proses seleksi
mencakup, namun tidak terbatas pada, mengidentifikasi spesifikasi teknis, membuat
permintaan pengadaan barang, meninjau penawaran memverifikasi spesifikasi kinerja,
benchmarking dengan pesaing yang sejenis, melakukan kunjungan lapangan, dan
negosiasi dengan vendor. Keputusan pengadaan alat dilakukan oleh panitia pembelian
setelah mempertimbangkan berbagai faktor di atas

6 INVENTARISASI PERALATAN MEDIS

Inventarisasi seluruh peralatan medis di Rumah Sakit Umum Citra Bunda Medical
Center dikelola oleh Unit PP menggunakan sistim yang terkomputerisasi. Unit PP
melakukan pemasukan data seluruh alat medis ke dalam sistim tersebut menggunakan
nomor identifikasi khusus. Sistim tersebut berfungsi juga sebagai sistim pemeliharaan
alat dan menerbitkan serta mencatat seluruh aktifitas permintaan pekerjaan untuk setiap
alat. Permintaan pekerjaan itu mencakup inspeksi, pengujian, kalibrasi, dan
pemeliharaan preventif. Setiap alat memiliki nomor identifikasi khusus untuk
inventarisasi.

Rumah Sakit Umum Citra Bunda Medical Center

Nomor Surat Peraturan CEO: Tanggal Revisi: Tanggal Implementasi:
Ditinjau Kembali Pada: 2017 2017
Hal. 3 dari 6
7 INSPEKSI, PENGUJIAN, DAN PEMELIHARAAN PREVENTIF
7.1 Unit PP bertanggung jawab untuk mengelola keseluruhan pemeriksaan, pengujian, dan
proses pemeliharaan peralatan medis. Seluruh peralatan medis baru diperiksa oleh teknisi
Unit PP sebelum digunakan pada pasien. Pemeriksaan berikutnya dilakukan sesuai dengan
rekomendasi pabrik, pemakaian, dan periode waktu tertentu.
7.2 Peralatan medis yang bukan milik Rumah Sakit Umum Citra Bunda Medical Center tapi
digunakan di rumah sakit juga diperiksa sebelum penggunaan awal pada pasien. Contoh
peralatan yang tidak dimiliki oleh rumah sakit meliputi:
7.2.1 Alat medis kerja sama operasi (KSO)
7.2.2 Alat medis sewa
7.2.3 Alat medis pinjaman
7.2.4 Alat demonstrasi / trial, dll

7.3 Unit PP melakukan atau mengelola pemeliharaan preventif, pengujian, inspeksi dan
kalibrasi peralatan medis dengan terjadwal. Pekerjaan pemeliharaan dan perbaikan
diprioritaskan berdasarkan: alat bantuan hidup ( ventilator, mesin anestesi, defibrillator ),
alat diagnostik ( laboratorium, radiografi, imaging ), dan akhirnya "peralatan rutin"
(otoscopes, lampu periksa ).
7.4 Pekerjaan pemeriksaan, pengujian, dan pemeliharaan preventif dilakukan oleh staf Unit PP
yang berkompeten, staf teknisi vendor, atau staf outsource yang memenuhi syarat.
7.5 Staf PP tersedia 24 jam sehari, tujuh hari seminggu untuk mengantisipasi permasalahan
peralatan medis yang timbul.

8 DOKUMENTASI, PEMANTAUAN, EVALUASI, DAN PENINGKATAN

8.1 Alat utama dan sumberdaya untuk pengumpulan data/manajemen /pengelolaanadalah sebua
h system komputerisasi pengelolaan pemeliharaan. Sistem ini menggabungkan inventarisasi
peralatan, semua catatan riwayat servis ala dalam daftar inventaris, system permintaan
pekerjaan dan jadwal pemeliharaan preventif. Sistem ini digunakan sebagai alat
administrasi untuk menelusuri peralatan, memulai permintaan pekerjaan, mengukur
indicator kinerja menentukan tren kegagalan peralatan, mengidentifikasi kebutuhan
pelatihan, dan menghasilkan laporan pengelolaan untuk perencanaan perbaikan dan
peningkatan teknik pengelolaan selanjutnya.
8.2 Unit PP juga melakukan beberapa aktifitas peninjauan lain dalam rangka evaluasi. Misalnya :
8.2.1 Tinjauan perusahaan kontrak /sewa alat
8.2.2 Tinjauan perusahaan kontrak perbaikan alat
8.2.3 Tinjauan perusahaan kontrak kerja sama lain: pembuangan limbah medis, sampah, dan lain-
lain.

8.3 Hasil tinjauan tersebut digunakan untuk perencanaan perbaikan dan program peningkatan
selanjutnya.

Rumah Sakit Umum Citra Bunda Medical Center

Nomor Surat Peraturan CEO: Tanggal Revisi: Tanggal Implementasi:
Ditinjau Kembali Pada: 2017 2017
Hal. 4 dari 6
9 PENARIKAN ALAT DARI PEREDARAN
9.1 Unit Building Maintenance/Tekhnisi bertanggung jawab untuk mengelola peralatan medis
yang ditarik dari peredaran (recall).
9.2 Informasi mengenai produk yang ditarik dari peredaran diterima dari berbagai sumber
eksternal. Sumber eksternal berkorespondensi langsung ke manajer Unit PPuntuk
memberitahukan produk yang ditarik secara resmi disertai dengan keterangan lengkap
mengenai penyebab penarikannya. Ketika suatu peralatan yang ditarik dari peredaran
diidentifikasi, tindakan yang tepat diambil untuk mengatasi bahaya.
9.3 Unit PP melakukan proses tersebut menggunakan sistim inventarisasi peralatan medis untuk
mengetahui peralatan yang dimaksud. Jika keadaan memungkinkan, alat disingkirkan dari
unit pelayanan dan diganti dengan alat lain yang aman dan efektif. Dalam kasus yang tidak
biasa ketika tidak tersedia alat pengganti, staf Unit PP memberikan bantuan kepada
pengguna alat untuk memastikan bahwa bahaya yang teridentifikasi dapat diminimalkan
sampai hal itu dapat diperbaiki. Alat yang disingkirkan dari pelayanan dijaga oleh
departemen Unit PP sampai dapat dinyatakan aman untuk dipakai kembali.

10 PENDIDIKAN DAN PELATIHAN

10.1 Untuk Pengguna Peralatan:
10.1.1 Pengguna peralatan memerlukan orientasi untuk peralatan baik pada saat baru diterima
bekerja, setelah menerima tanggung jawab pekerjaan yang baru, setelah pengenalan
peralatan baru, atau saat penentuan kebutuhan individual.
10.1.2 Setelah diterima bekerja pertama kali atau menerima tanggung jawab pekerjaan baru, setiap
Unit bertanggung jawab untuk memberikan orientasi kepada karyawan agar memiliki
kemampuan yang dibutuhkan untuk dapat menggunakan peralatan dengan aman di
lingkungan kerja mereka. Masing-masing departemen bertanggung jawab untuk
mengembangkan rencana pendidikan dan pelatihan tersebut, yang dituangkan dalam
program program pendidikan dan pelatihan tahunan.

10.2 Untuk Pengelola Peralatan:

Pengelola peralatan memerlukan orientasi untuk peralatan baik pada saat baru diterima bekerja,
setelah menerima tanggung jawab pekerjaan baru, atau pada saat pengenalan peralatan baru.
10.3 Setelah diterima bekerja pertama kali atau menerima tanggung jawab pekerjaan baru, Head Unit
PP memberikan orientasi kepada karyawan untuk menyediakan mereka dengan kemampuan
yang dibutuhkan untuk memelihara dan / atau memperbaiki peralatan di lingkungan kerja
mereka.
10.4 Setelah pengenalan peralatan baru, Head PP menilai metodologi apa yang paling sesuai untuk
memperoleh keterampilan yang diperlukan untuk memelihara dan / atau memperbaiki peralatan
yang baru tersebut dan mencari pelatihan yang sesuai.

11 PEMANTAUAN DAN KEPATUHAN

Kinerja departemen dan karyawan dipantau pada saat ronde lingkungan dan audit. Kepatuhan
dengan kebijakan dan prosedur dinilai dan dilaporkan kepada Komite K3

Rumah Sakit Umum Citra Bunda Medical Center

Nomor Surat Peraturan CEO: Tanggal Revisi: Tanggal Implementasi:
Ditinjau Kembali Pada: 2017 2017
Hal. 5 dari 6
12 REFERENSI
12.1 The University of Michigan Hospital and Health Centers Equipment Management Plan 2010
12.2 Harborview Medical Center Medical Equipment Management Plan 2010
12.3 Pedoman Pengujian dan Kaliberasi Alat Kesehatan Dirjen Pelayanan Medik Jakarta 2001

Rumah Sakit Umum Citra Bunda Medical Center

Nomor Surat Peraturan CEO: Tanggal Revisi: Tanggal Implementasi:
Ditinjau Kembali Pada: 2017 2017
Hal. 6 dari 6