Penentuan Area Prioritas Dalam Fasilitas Kesehatan (Puskesmas)

Penentuan area prioritas (upaya perbaikan mutu layanan klinis yang perlu diprioritaskan) diperlukan karena
adanya keterbatasan sumber daya yang ada di puskesmas. Oleh karena itu tenaga dengan pengelolah
puskesmas menetapkan prioritas fungsi dan proses pelayanan yang perlu disempurnakan.

Penetapan prioritas dilakukan dengan kriteria misalnya (3H + 1P): high risk, high volume, high cost dan
kecenderungan terjadi masalah/problem, atau didasarkan atas penyakit, kelompok sasaran, program
prioritas.

Cara menentukan area prioritas di Puskesmas :

 Melakukan pertemuan yang melibatkan petugas pemberi layanan klinis

 Menyusun semua unit pelayanan yang terdapat di puskesmas
 Melakukan identifikasi fungsi dan proses pelayanan yang diprioritas untuk diperbaiki dengan kriteria
yang ditetapkan menggunakan kriteria 3H + 1P (high risk, high volume, high cost & prioritas
masalah/problem)
 Memberi skor 1-10 untuk setiap unit layanan berdasarkan kriteria yang ditetapkan dengan (skor
paling tinggi diberikan kepada unit layanan yang memiliki kecenderungan tertinggi terhadap kriteria
yang ditetapkan)
 Misalnya untuk unit pelayanan yang memiliki kriteria high risk (resiko tinggi). Laboratorium
termasuk unit layanan dengan tingkat resiko yang tertinggi (penyebaran infeksi yang cukup tinggi,
sample yang tertukar dll) maka dalam penentuan kriteria high risk (resiko tinggi) laboratorium
memiliki skor tertinggi yaitu 10, baru kemudian unit layanan lain mengikuti dengan skor dibawah 10
 Setelah semua unit layanan diberi skor sesuai dengan kriteria yang ditetapkan 3H + 1 P, dihitung
nilai akumulasi dari stiap unit layanan tersebut
 Unit layanan yang memiliki skor/nilai akumulatif paling tinggi dipilih & ditetapkan sebagai area
prioritas (unit layanan yang perlu diperbaiki lebih dahulu), salah satunya dilakukan FMEA untuk
SOP unit layanan tersebut.

Berikut contoh penetapan area prioritas di puskesmas

 Jadi berdasarkan tabel pemilihan dan penentuan area prioritas diatas didapatkan 3 area prioritas yang perlu
diperbaiki lebih dahulu yaitu : Laboratorium, Ruang farmasi serta Ruang pendaftaran/Rekam medis.

FAILURE MODE & EFFECT ANALYSIS (FMEA) RUANG KESEHATAN GIGI &
MULUT (Contoh FMEA)

I. Gambar Alur Proses (SOP) Yang Akan di Analisis :

II. Identifikasi Failure Modes :

No Tahapan Kegiatan Pada Alur Proses Failure Modes

1. Pra pelayanan :
1. Pasien datang 1. Salah identifikasi
2. Pasien tidak dengar saat dipanggil
2. Pemanggilan pasien 3. Salah ruang pemeriksaan
 2. Pelayanan :
3. Anamnesa, pemeriksaan tinggi badan, berat badan, 4. Resiko kegagalan anamnesa
tekanan darah, suhu 5. Resiko salah pemeriksaan
4. Pemeriksaan dokter

3. Paska peracikan obat :

5. Penyerahan surat rujukan 6. Surat rujukan pasien belum distempel
6. Pemberian stempel Puskesmas Puskesmas
7. Resep dari dokter belum ditukar obat di
apotek Puskesmas

III. Tujuan Melakukan Analisis FMEA :

1. Meminimalkan resiko dari pelayanan pemeriksaan di ruang kesehatan gigi dan mulut di Puskesmas
2. Mengetahui penyebab terjadinya insiden yang kemungkinan bisa terjadi
3. Merumuskan kemungkinan – kemungkinan yang bisa menjadi penyebab terjadinya insiden
keselamatan pasien
4. Merumuskan pemecahan – pemecahan atau solusi dan rencana tindak lanjut terhadap insiden keselamatan
pasien yang kemungkinan bisa terjadi (bisa berpotensial menimbulkan cidera).
V. Menetapkan Cut Off Point

Modus RPN Kumulatif Presentase Keterangan

kegagalan/ Kumulatif
kesalahan
Salah identitas 256 256 29 %
Salah pemeriksaan 162 418 47,3 %
Kegagalan anamnesa 144 562 63,6 %
dan pemeriksaan vital
sign
Salah ruang 125 687 77,7 % Cut off point
pemeriksaan
Pasien tidak dengar 81 768 86,8 %
saat dipanggil
Rujukan pasien 80 848 96 %
belum di stempel
Resep obat belum 36 884 100 %
ditukar di apotek
Puskesmas

Berdasarkan perhitungan RPN dan perhitungan dalam menentukan cut off point, didapatkan 4 modus
kegagalan yang harus ditindak lanjuti dengan solusi yaitu :
1. Salah identitas
2. Salah pemeriksaan
3. Kegagalan anamnesa dan pemeriksaan vital sign
4. Salah ruang pemeriksaan

VI. PELAKSANAAN

1. Dilakukan perbaikan SOP alur pelayanan ruang kesehatan gigi & mulut
2. Dilakukan sosialisasi SOP alur pelayanan ruang kesehatan gigi & mulut yang baru
3. Pembinaan dan peningkatan kapasitas petugas (Dokter dan perawat)
4. Dilakukan kalibrasi alat secara berkala
RAPAT TINJAUAN MANAJEMEN (RTM) PUSKESMAS

Rapat Tinjauan Manajemen Puskesmas

Pertemuan yang dilakukan oleh manajemen Puskesmas secara periodik untuk meninjau kinerja sistem
manajemen mutu, dan kinerja pelayanan atau upaya Puskesmas guna memastikan kelanjutan, kesesuaian,
kecukupan, dan efektifitas sistem manajemen mutu dan sistem pelayanan Puskesmas.

Fokus Tinjauan Manajemen

 Menilai apakah sistem manajemen efektif dan efisien : dilihat dari capaian kinerja
 Menilai apakah sistem manajemen (Puskesmas, dan sistem manajemen mutu berjalan sesuai dengan
pedoman-pedoman yang ada dalam standar akreditasi dan efektif dalam menyelesaikan
permasalahan pelayanan)
 Menilai efektifitas perbaikan yang dilakukan
 Menindak lanjuti dalam perbaikan terhadap sistem manajemen mutu, dan sistem penyelenggaraan
pelayanan

Efektivitas Dari Sistem Manajemen Dilihat Dari

 Capaian kinerja organisasi (efektivitas organisasi, dan efisiensi penggunaan sumber daya), yang
dilihat dari :
o Hasil capaian kinerja : outcome, process
o Hasil audit kinerja (outcome, process) oleh auditor internal
o Kejadian/insiden yang tidak diharapkan
 Efektivitas upaya perbaikan yang dilakukan :
o Tindak lanjut hasil audit
o Tindak lanjut capaian kinerja yang rendah
o Tindak lanjut terhadap keluhan pelanggan
 Ketersediaan sumber daya untuk penyelenggaraan pelayanan
 Pelaksanaan dan efektifitas dari regulasi internal yang ada (kebijakan, pedoman/panduan, SOP)

Pelaksanaan Rapat Tinjauan Manajemen Mutu (RTM)

Rapat Tinjauan Manajemen (RTM) dipimpin oleh penanggung jawab Manajemen Mutu. Yang harus
diundang atau harus ada saat rapat tinjauan manajemen yaitu kepala puskesmas, penanggung jawab mutu,
audit internal (ketua & anggota), auditee (terutama yang belum sempat diaudit), penanggung jawab usaha
(administrasi manajemen/ADMEN, usaha kesehatan masyarakat/UKM, usaha kesehatan perorangan/UKP),
pengendalian & pencegahan infeksi (PPI), manajemen resiko dan kepuasan/komplain pelanggan.

Agenda Rapat Tinjauan Manajemen

 Pembukaan oleh penanggung jawab manajemen mutu

 Arahan dari kepala Puskesmas
 Pembahasan hasil pertemuan tinjauan manajemen mutu yang lalu
 Pembahasan hasil audit internal
 Pembahasan umpan balik/keluhan pelanggan
 Hasil penilaian kepuasan pelanggan
 Hasil penilaian kinerja
 Masalah - masalah operasional yang terkait dengan penerapan sistem manajemen mutu,
penyelanggaraan pelayanan (klinis dan UKM)
  Rencana perbaikan/perubahan yang perlu dilakukan baik pada sistem manajemen mutu maupun
sistem pelayanan (klinis & UKM)
 Rekomendasi untuk perbaikan
 Penutup

Langkah - Langkah Pertemuan Tinjauan Manajemen

 Penanggung jawab manajemen mutu bersama kepala Puskesmas mempersiapkan pertemuan tinjauan
manajemen : rencana waktu, tempat, agenda, dan siapa saja yang akan diundang
 Penanggung jawab manajemen mutu mengundang peserta pertemuan
 Penangggung manajemen mutu memimpin pertemuan/rapat tinjauan manajemen : melaksanakan
sesuai agenda, memimpin proses paparan/diskusi selama pertemuan berlangsung
 Penanggung jawab manajemen mutu memberikan umpan balik/simpulan rapat tinjauan manajemen
 Penanggung jawab manajemen mutu melakukan pemantauan perbaikan sesudah pertemuan/rapat
tinjauan manajemen

Karakteristik Rapat Tinjauan Manajemen

 Berkala
 Direncanakan dengan baik
 Didokumentasikan dengan baik
 Mengevaluasi efektivitas penerapan sistem manajemen mutu & dampaknya pada mutu dan kinerja
 Membahas perubahan yang perlu dilakukan
 Hasil pertemuan ditindak lanjuti
 Tindak lanjut dipantau pelaksanaannya
 Pihak manajemen dan pelaksana yang terkait diundang dalam rapat
 Pertemuan diawali dengan pembahasan hasil dan tindak lanjut pertemuan tinjauan manajemen
sebelumnya
 Dilaksanakan dengan agenda yang jelas
 Menghasilkan luaran :
o Rencana perbaikan
o Rencana peningkatan kepuasan pelanggan
o Rencana pemenuhan sumber daya yang diperlukan
o Rencana perubahan-perubahan untuk mengakomodasi persyaratan produk/layanan/pelanggan

Input Tinjauan Manajemen

 Hasil audit internal, melakukan pemaparan hasil audit baik yang sudah dilakukan maupun yang
belum diselesaikan.
 Umpan balik pelanggan
 Kinerja proses
 Pencapaian sasaran-sasaran mutu maupun indikator-indikator kinerja
 Status tindakan koreksi dan pencegahan yang dilakukan
 Tindak lanjut terhadap hasil tinjauan manajemen yang lalu
 Kebijakan mutu dan kebijakan pelayanan/upaya puskesmas
 Perubahan yang perlu dilakukan terhadap sistem manajemen mutu dan sistem
pelayanan/penyelenggaraan upaya Puskesmas

Output Tinjauan
 Keputusan dan tindakan yang berhubungan dengan :
o Peningkatan efektivitas sistem manajemen mutu dan sistem pelayanan
o Peningkatan pelayanan terkait dengan persyaratan pelanggan
o Identifikasi perubahan-perubahan yang diperlukan baik pada sistem manajemen mutu
maupun sistem pelayanan
o Penyediaan sumber daya yang perlu dilakukan agar sistem manajemen mutu dan sistem
pelayanan efektif