IMPLEMENTASI BUSINESS PROCESS REENGINEERING UNTUK

MENINGKATKAN KINERJA PELAYANAN PENGURUSAN IMB

Febri Nova Lenti

ABSTRAK

Saat ini penggunaan Teknologi Informasi (TI) merupakan suatu keharusan karena begitu
banyak manfaat yang diperoleh. Namun penggunaan TI yang tidak tepat akan gagal
mendapatkan potensi TI yang sesungguhnya. Satu diantara sekian banyak alasan mengapa TI
gagal memberikan potensinya adalah bahwa TI diterapkan pada cara-cara lama dalam
melakukan sesuatu. Bukannya memusatkan perhatian pada bagaimana seharusnya pekerjaan
dilakukan, dan kemudian mempertimbangkan bagaimana peran TI untuk mendukungnya,
sebagian organisasi malah hanya berusaha untuk mengotomatisasikan tugas-tugas yang ada
untuk mendapatkan penghematan efisiensi. Oleh sebab itu pada penelitian ini akan dibahas
bagaimana cara meningkatkan efisiensi throughput pelayanan pengurusan IMB dalam rangka
memperbaiki, meningkatkan dan mengoptimalkan kinerja pelayanan umum pemerintah daerah
untuk memuaskan masyarakat.
Business Process Reengineering adalah metode manajemen perubahan yang berfokus pada
proses dengan cara meminimisasi kandungan proses yang tidak bernilai tambah. BPR pada
penel;itian ini diterapkan untuk merekayasa ulang proses-proses pelayanan umum pada
pemerintahan kota dengan tujuan meningkatkan kinerjanya. Kinerja proses diukur berdasarkan
efisiensi throughput-nya.
Hasil akhir dari BPR berupa rancangan proses-proses yang telah direkayasa ulang beserta
teknologi informasi yang dapat mendukungnya dengan efisiensi throughput yang meningkat
radikal dari 13,25 % menjadi 86 %. Dengan demikian rancangan proses proses yang sudah
efisien dan efektif tadi siap untuk diotomatisasi dengan menggunakan teknologi informasi.

Kata Kunci : BPR, proses strategis, proses bernilai tambah, pelayanan IMB,
pemerintahan kota, efisiensi throughput, teknologi informasi.

1. PENDAHULUAN

Dalam rangka memuaskan kepentingan masyarakat sebagai pelanggan, sudah saatnya

pemerintah meninggalkan pola lama dalam memberikan pelayanan kepada masyarakat. Oleh

sebab itu pemerintah daerah harus melakukan serangkaian perubahan. Meskipun perubahan

membawa potensi keuntungan, kebanyakan orang tidak suka berubah. Fakta menunjukkan,

satu-satunya saat orang menyukai perubahan adalah bila orang lain berubah, atau jika keadaan

di luar berubah dan menguntungkan bagi si individu.

 Saat ini penggunaan Teknologi Informasi (TI) merupakan suatu keharusan karena begitu

banyak manfaat yang diperoleh. Namun penggunaan TI yang tidak tepat akan gagal

mendapatkan potensi TI yang sesungguhnya. Satu diantara sekian banyak alasan mengapa TI

gagal memberikan potensinya adalah bahwa TI diterapkan pada cara-cara lama dalam

melakukan sesuatu. Bukannya memusatkan perhatian pada bagaimana seharusnya pekerjaan

dilakukan, dan kemudian mempertimbangkan bagaimana peran TI untuk mendukungnya,

sebagian organisasi malah hanya berusaha untuk mengotomatisasikan tugas-tugas yang ada

untuk mendapatkan penghematan efisiensi. Dalam melakukan layanan pelanggan, otomatisasi

kadangkala menimbulkan masalah pula. Otomatisasi terhadap tugas-tugas yang tidak perlu

seringkali dilakukan dengan memasukkan tugas-tugas tersebut ke dalam proses. Kini tugas-

tugas itu harus dikerjakan sebagaimana yang dituntut oleh komputer, bukan yang dituntut oleh

pelanggan. Pemerintah sebagai penyedia jasa pelayanan, terutama jasa pelayanan umum perlu

pula mengembangkan manajemen yang sesuai dengan karakteristik jasa yang diberikannya.

Salah satu jasa pelayanan yang diberikan oleh pemerintah adalah layanan pengurusan Izin

Mendirikan Bangunan (IMB).

Oleh sebab itu pada penelitian ini akan diimplementasikan metode Bussiness Process

Reengineering pada layanan pengurusan Izin Mendirikan Bangunan (IMB) agar proses layanan

IMB benar benar sudah merupakan proses yang memaksimumkan nilai tambahnya dan

meminimumkan proses yang tak bernilai tambah sebelum dilakukan otomatisasi.

2. LANDASAN TEORI

2.1 Konsep dan Metode Pemberian Pelayanan Umum yang Berkualitas

2.1.1. Pengertian Pelayanan Umum

Tjosvold [Wasisto] mengatakan bahwa bagi organisasi, melayani konsumen merupakan

“saat yang menentukan “ (moment of thruts), peluang bagi organisasi untuk menunjukkan
kredibilitas dan kapabilitasnya. Berkaitan dengan saat-saat yang menentukan, Carlzon

[Wasisto] mengemukakan perlunya mengembangkan strategi baru untuk ekonomi yang

mengutamakan pelanggan. Bahkan Carlzon menamakan abad sekarang sebagai “Abad

Pelanggan”, abad dimana para pengguna jasa diposisikan pada tempat yang sangat terhormat.

Pemerintah sebagai penyedia jasa pelayanan, terutama jasa pelayanan umum perlu pula

mengembangkan manajemen yang sesuai dengan karakteristik jasa yang diberikannya.

Pelayanan umum adalah pemberian jasa baik oleh pemerintah, pihak swasta atas nama

pemerintah ataupun pihak swasta kepada masyarakat, dengan atau tanpa pembayaran guna

memenuhi kebutuhan dan atau kepentingan masyarakat.

Pelayanan umum kepada masyarakat dapat diberikan secara cuma-cuma ataupun disertai

dengan pembayaran. Pemberian pelayanan umum yang diberikan cuma-cuma sebenarnya

merupakan kompensasi dari pajak yang telah dibayar oleh masyarakat itu sendiri. Sedangkan

pemberian pelayanan umum yang disertai dengan penarikan bayaran, penentuan tarifnya

didasarkan pada harga pasar ataupun didasarkan menurut harga yang paling terjangkau. Dalam

rangka memuaskan kepentingan masyarakat sebagai pelanggan, sudah saatnya pemerintah

meninggalkan pola lama dalam memberikan pelayanan kepada masyarakat.

2.1.2. Kriteria Pelayanan Umum Berkualitas

Berkaitan dengan adanya berbagai kesenjangan dalam pemberian pelayanan, Macaulay

dan Cook [Wasisto] memberikan kiat meningkatkan pelayanan kepada pelanggan yaitu sebagai

berikut:

a. Menciptakan kepemimpinan yang berorientasikan pelanggan.

b. Menciptakan citra positif di mata pelanggan.

c. Bersikap tegas tetapi ramah terhadap pelanggan.

d. Mengelola proses pemecahan masalah

e. Pengembangan budaya persuasi positif dan negoisasi

f. Mengatasi situasi sulit yang dihadapi pelanggan.

Untuk dapat mencapai sasaran pemberian pelayanan secara tepat, Maculay dan Cook

menyarankan menggunakan pendekatan S-M-A-R-T, atau :

a. Specifik (spesifik)

b. Measurable (terukur)

c. Achievable (dapat dicapai)

d. Relevant (relevan)

e. Time-bound (ketertarikan dengan waktu)

2.2.3. Pengukuran Kinerja Pelayanan

Semua organisasi berusaha agar dapat efektif, misalnya memuaskan dan menyenangkan

para pelanggannya, efisien, misalnya melakukan hal tersebut dengan biaya minimum; dan

adaptif, misalnya menjamin bahwa organisasi dapat efektif dan efisien dalam merespon

kebutuhan yang berubah-ubah. Apabila efektivitas didefenisikan sebagai ‘melakukan sesuatu

yang benar’ (to do right something) dan efisiensi sebagai ‘melakukan sesuatu dengan benar’ (to

do something right), maka idealnya suatu organisasi harus ‘melakukan sesuatu yang benar

dengan benar’ (to do right something right).

Ukuran yang bermanfaat untuk diterapkan dalam merancang suatu proses guna memantau

kinerja adalah efisiensi throughput yang didefinisikan sebagai berikut :

Waktu isi pekerjaan ( work content time)

Efisiensi throughput  x 100 %
Total waktu dalam sistem

2.3. Business Process Reengineering (BPR)

Sesuai dengan namanya, Business Process Engineering (BPR) ditujukan untuk rekayasa

proses yang bersifat bisnis atau keuntungan, sehingga studi pustaka mengenai BPR semua

diambil dari literatur-literatur yang memang ditujukan untuk kepentingan organisasi yang

bersifat bisnis, dan tidak ada yang ditujukan untuk kepentingan organisasi sosial dan pelayanan
masyarakat. Analisis kesesuaian BPR dengan tujuan kepentingan organisasi nirlaba, dalam hal

ini pemerintah daerah akan dibahas di pembahasan.

2.3.1. Definisi BPR

Menurut Raymond L. Manganelli dan Mark M. Klein

a. Re-engineering adalah desain ulang secara radikal dan cepat proses bisnis yang bersifat

strategis dan bernilai tambah serta sistem, kebijakan dan struktur organisasi yang

mendukung proses tersebut, untuk mengoptimalkan aliran kerja (work flow) dan

produktivitas organisasi.

b. Proses adalah serangkaian aktifitas-aktifitas yang saling berkaitan satu sama lain yang

mengkonversikan masukan-masukan (input) bisnis menjadi suatu keluaran (output) bisnis.

Proses dibagi menjadi 3 macam aktifitas pokok yaitu : aktifitas-aktifitas yang bernilai

tambah (aktifitas-aktifitas yang penting yang diinginkan dan dibutuhkan pelanggan),

aktifitas-aktifitas hand-off (aktifitas-aktifitas yang aliran kerjanya bergerak melalui batas-

batas yang terutama bersifat fungsional, departemental, ataupun organisasional), aktifitas-

aktifitas kendali (aktifitas yang diadakan untuk mengendalikan aktifitas hand-off melalui

batas-batas yang disebutkan di atas).

Dalam BPR, tidak hanya dilihat proses-proses yang strategis dan bernilai tambah tetapi juga

dilihat keseluruhan sistem, kebijakan dan struktur organisasi yang mendukung proses-proses

tersebut. Sistem mendukung aktifitas-aktifitas proses berkisar pada pemrosesan data dan

sistem informasi manajemen disatu sisi dan sistem sosial budaya di sisi lain.

2.3.3. Metodologi BPR

Peppard & Rowland [PEP97] mengklasifikasikan pendekatan-pendekatan yang berbeda

terhadap BPR menjadi dua kategori umum:

1 Perancangan ulang secara sistematis

 Mengidentifikasi dan memahami proses-proses yang ada dan kemudian mengolah proses

tersebut secara sistematis untuk menciptakan proses-proses baru guna memberikan hasil

yang diinginkan

2 Pendekatan kertas bersih (clean sheet approach)

Secara fundamental memikirkan kembali cara menyampaikan produk atau jasa dan

merancang proses-proses baru dari permulaan. Pilihan di antara kedua pendekatan tersebut

tergantung mana yang lebih cocok bagi organisasi , dan juga skala waktunya.

Pendekatan ini mempunyai keunggulan, yaitu perubahan dapat dibuat secara inkremental,

sehingga lebih cepat, dalam bagian-bagian kecil untuk mengurangi gangguan dan resiko.

Kelemahannya yaitu basisnya adalah proses yang ada saat ini dan pendekatan baru yang

inovatif cenderung lebih sulit muncul dibandingkan dengan pendekatan kertas bersih, walaupun

inovasi tersebut bisa saja muncul. Pendekatan inkremental ini menghasilkan perubahan yang

signifikan dalam kinerja jika diterapkan pada skala besar.

Saat merancang ulang proses yang sudah ada, penekanannya adalah pada eliminasi semua

kegiatan yang tidak bernilai tambah dan merampingkan kegiatan yang bernilai tambah.

Peraturan dalam melakukan ini dapat diringkas sebagai ESIA:

1. Mengeliminasi (Eliminate)

2. Menyederhanakan (Simplify)

3. Mengintegrasikan (Integrate)

4. Mengotomatisasi (Automate)

Tabel 2.1. Bidang perhatian dalam perancangan ulang secara sistematis

Mengeliminasi Menyederhanakan Mengintegrasikan Mengotomatisasi

Produksi Formulir Pekerjaan Kotor

berlebihan
Waktu tunggu Prosedur Tim Sukar
Transportasi Komunikasi Pelanggan Berbahaya
Pemrosesan Teknologi Pemasok Membosankan
Persediaan Bidang masalah Pengumpulan

data
Cacat / Aliran Transfer data

kerusakan
Duplikasi Proses Analisis data
Mereformasi
Inspeksi
Merekonsiliasi

2.3.4. Memahami proses yang ada

Salah satu cara yang paling efektif untuk memahami proses yang ada adalah dengan

membuat bagan proses pada sebuah peta. Peta proses ditujukan untuk menampilkan proses

sedemikian rupa sehingga lebih mudah dibaca dan dipahami. Ada beberapa standar pemetaan

yang dapat dipakai antara lain :

1. Standar ANSI (American National Standard Institute)

2. Standar IDEF0

Standar ini dikembangkan oleh departemen pertahanan Amerika Serikat dan merupakan

singkatan dari International DEFenition.

3. Standar ASME

Untuk pemetaan proses yang lebih detail, digunakan standar yang dipakai secara luas

dalam perusahaan manufaktur dan mulai juga digunakan di lingkungan kantor dan jasa, yaitu

standar ASME (American Society of Mechanical Engineers)

Metode ini memiliki suatu keunggulan khusus yaitu penilaian apakah suatu tahap

memberikan nilai tambah. Pada Gambar 2.3 memperlihatkan hanya satu dari kolom tersebut

yang mengandung tahap yang bersifat menambah nilai dan karenanya kegiatan yang tidak

bernilai tambah terlihat jelas.

 Operation Indicates the main steps in a process –
we use 2 types; one for value-adding
V
and one for non value-adding steps
Inspection Indicates a Steps Time Comment
V
check on
quality or Steps A
Transport quantity
Indicates Steps B
movement of Steps C
people, Steps D
materials,
Indicates
paper, a Steps E
Delay temporary
information, Steps F
storage,
etc delay
Steps G
or hold-up
Storage Indicates
between
a controlled
consecutive
storage, such a filing, which
is notoperations
a delay
Gambar 2.3. Standar pemetaan ASME
3. PEMBAHASAN

ANALISIS TEKNIK BPR

Dari dua pendekatan teknik BPR, penelitian ini akan menggunakan pendekatan pertama

yaitu perancangan ulang secara sistematis. Pendekatan ini menggunakan aturan ESIA

(Eliminate, Simplify, Integrate, Automate).

3.1.1. Memahami proses layanan

Untuk memahami proses layanan secara efektif, maka proses tersebut harus dipetakan.

Untuk itu digunakan 2 alat yaitu; secara umum proses layanan dapat dipetakan menggunakan

bagan alir (flow chart) sederhana (standar ANSI) dan secara detail proses tersebut dirincikan

menggunakan tabel proses standar ASME. Dengan menggunakan 2 alat ini diharapkan ada

pemahaman yang cukup tinggi terhadap proses sebelum dilakukan tahap berikutnya yaitu

mengaplikasikan teknik/metodologi BPR.

3.1.2. Mengaplikasikan teknik/metodologi BPR

3.1.2.1. Mengeliminasi (Eliminate)

Beberapa kegiatan yang dapat dieliminasi dari proses layanan pemda:

a. Waktu tunggu layanan

Dalam mendapatkan layanan pemda, banyak sekali terdapat waktu tunggu. Jarang sekali

proses layanan, terutama untuk perijinan, yang dapat selesai dalam satu hari dan satu kali

datang. Alasan yang diberikan oleh pihak pemda berkaitan dengan waktu tunggu tersebut,

biasanya adalah karena diperlukan kegiatan pengecekan dan legalitas. Pengecekan lokasi,

tanda tangan dari ketua RT, kelurahan hingga kecamatan.

b. Transportasi, perpindahan dan gerakan

Setiap kali orang, material, dan kertas berpindah, itu membutuhkan biaya. Sesuatu atau

seseorang harus memindahkan material dan kertas, dan waktu yang dihabiskannya adalah

waktu yang dapat digunakan untuk menambah nilainya.

c. Pemrosesan

Jika ada suatu rangkaian proses yang tidak mempunyai nilai tambah (dalam artian

masyarakat tidak mempunyai kepentingan dalam rangkaian proses tersebut) dan pemda juga

tidak mendapatkan nilai yang signifikan, mengapa harus dipertahankan?

d. Paperwork dan formulir

Mengapa paperwork dan formulir dibutuhkan? Apakah benar-benar diperlukan? Mungkin

paperwork dibutuhkan untuk pemenuhan bagian lain dari tugas pelayanan, misalkan

persyaratan legal untuk ditandatangani. Tetapi paperwork dan formulir yang semu akan

menambah birokrasi, dan hanya memberikan kontribusi sedikit bagi layanan yang secara

aktual diterima masyarakat.

e. Kesalahan prosedur layanan dan pengerjaan ulang

Sasaran pemda seharusnya adalah melakukan segala sesuatu secara benar sejak awal dan

menghindari biaya tenaga kerja, material, gangguan, dan biaya kesempatan yang

dibutuhkan untuk meralat atau mengatasi berbagai masalah.

f. Duplikasi pekerjaan
 Masyarakat biasanya diminta untuk mengisi data ke dalam suatu formulir dengan

menggunakan pena, yang kadang kadang dibutuhkan dalam rangkap 2 atau lebih kemudian

petugas layanan kembali memasukkan data tersebut ke dalam komputer untuk disimpan

(sebagai dokumentasi elektronis). Hal ini berarti ada duplikasi pekerjaan, dimana pekerjaan

yang sama (memasukkan data) dilakukan beberapa kali .

g. Format ulang atau transfer informasi

Ini merupakan bentuk lain dari duplikasi. Cukup sering data ditransfer dari satu bentuk ke

bentuk lain, atau dicetak dari suatu sistem komputer untuk diinput kembali secara manual

ke sistem yang lain.

h. Inspeksi, pemantauan dan pengendalian

Seringkali pemantauan dan pengendalian dilakukan apabila batasan departemental /

organisasional dilalui, misalnya untuk IMB, antara pihak kelurahan, kecamatan dan Dinas

Pekerjaan umum, Perhubungan dan Pertambangan. Kelurahan dan kecamatan

berkepentingan terhadap legalitas tanah yang akan didirikan untuk bangunan, apakah tidak

bermasalah. Sedangkan Dinas Pekerjaan umum, Perhubungan dan Pertambangan

berkepentingan terhadap bangunan yang akan didirikan, apakah sesuai dengan RUTR

(Rencana Umum Tata Ruang), konstruksi bangunan, kekuatan tanah, sanitasi, sumur

peresapan dan lain-lain. Dengan BPR, akan dilakukan analisa kembali rangkaian proses

tersebut apakah memang penting dan perlu, atau dihilangkan.

i. Rekonsiliasi / Pencocokan data

Meskipun perlu memastikan bahwa segala sesuatunya cocok / sesuai, tetapi jangan

sampai menggangggu realisasi terhadap proses secara keseluruhan.

3.1.2.2. Menyederhanakan

Beberapa kegiatan yang dapat disederhanakan dari proses layanan pemda:

a. Formulir
 b. Prosedur layanan

c. Komunikasi dengan masyarakat

d. Teknologi

e. Proses layanan

f. Bidang masalah

3.1.2.3. Mengintegrasikan

Beberapa kegiatan yang dapat diintegrasikan dari proses layanan pemda:

a. Pekerjaan

Dimungkinkan untuk menggabungkan beberapa pekerjaan layanan menjadi satu.

Contoh yang aktual adalah sekarang ini ada beberapa pemda kabupaten atau kota yang

memiliki Unit Pelayanan Terpadu Satu Atap (UPTSA). Unit ini berfungsi sebagai sentra

pelayanan masyarakat terutama dalam hal akte dan perijinan.

b. Tim

b. Masyarakat

Integrasi masyarakat terhadap proses layanan bisa merupakan pemecahan permasalahan

lain seperti misalnya duplikasi pekerjaan memasukkan data. Dengan melibatkan

langsung masyarakat untuk memasukkan data ke komputer dalam suatu jaringan

komputer (network), berarti selain mengeliminasi duplikasi pekerjaan, juga

mengeliminasi kebutuhan akan formulir.

3.1.2.4. Mengotomatisasikan

Beberapa kegiatan yang dapat diotomatisasikan dari proses layanan pemda:

a. Sulit

b. Membosankan

c. Pengumpulan data

d. Transfer data
 e. Analisis data

3.1.3. Studi Kasus Analisis Proses :

Tabel 3.1. memperlihatkan pemetaan proses secara detail yang didasarkan pada beberapa

asumsi dan bukti keterangan yang didapat di UPTSA dan DTKB. Tahap nomor 1 sampai 6 ,dan

blanko kendali DTKB yang dapat dilihat pada lampiran A. Adanya waktu tunda dalam tahapan

Tabel 3.1. Proses detail IMBB

No Tahap-tahap proses V Wkt Pemilik

1 Mendatangi UPTSA 60 Pemohon
2 Mendapatkan formulir 5 Pemohon
3 Mengisi formulir 15 Pemohon
Mendapatkan persetujuan
4 (RT, RW, Tetangga, 280 Pemohon
Kelurahan dan Kecamatan
5 Melengkapi persyaratan 360 Pemohon
Menyerahkan berkas ke
6 60 Pemohon
UPTSA
Mengecek kelengkapan SUO
7 15
berkas UPTSA
Memberikan surat tanda
SUO
8 terima dan menentukan jadual 5
UPTSA
cek lokasi
Memasukkan data pemohon SUO
9 15
ke computer UPTSA
Menyerahkan berkas ke SUO
10 20
DTKB UPTSA
Mengecek administrasi dan PL.
11 15
mencatat Perijinan
Menunggu aktivitas
12 230
berikutnya
Mengecek lokasi dan PL.
13 membuat GS masuk peta blok 180 Penguku-
ran
Menunggu aktivitas
14 900
berikutnya
Mengecek GS dan peta blok, Koord.
15 kemudian memberi saran 15 Pengukur-
tindak lanjut an
16 Menunggu aktivitas 345
 berikutnya
Melakukan koreksi/ Ka. Sie
17 penyempurnaan, arahan dan 30 Pengukur-
pemecahan masalah an
Menunggu aktivitas
18 330
berikutnya
Membuat konsep SK dan PL.
19 30
perhitungan Retribusi Perijinan
Menunggu aktivitas
20 690
berikutnya
Tabel 5.1 (lanjutan)
Tahap-tahap proses Pemilik
No V Wku
Proses
Mengecek SK dan Retribusi,
Koord.
21 memberi saran & tindak 15
Perijinan
lanjut
Menunggu aktivitas
22 345
berikutnya
Melakukan koreksi/
Ka. Sie.
23 penyempurnaan, arahan dan 30
Perijinan
pemecahan masalah
Menunggu aktivitas
24 690
berikutnya
Mencermati aturan Tata Ka. Sie.
25 Ruang dan memberikan saran 30
tindak lanjut PPDTRK

Menunggu aktivitas
26 690
berikutnya
Melakukan koreksi/ Kasubdin
27 penyempurnaan, arahan dan 30
pemecahan masalah Tata Ruang

Menunggu aktivitas
28 330
berikutnya
Mencermati struktur dan Ka. Sie.
29 memberikan saran tindak 30 Teknis
lanjut
Bangunan
Menunggu aktivitas
30 690
berikutnya
Mencermati semua
Ka. Sie
31 koreksi/saran, arahan dan 30
Perijinan
pemecahan masalah
Menunggu aktivitas
32 690
berikutnya
33 Memutuskan berkas disetujui 30 Kasubdin
 Perijinan
Menunggu aktivitas
34 690
berikutnya
Memberikan blanko kendali
masuk; mencatat dalam buku
Sub Bagian
35 pemberitahu-an; membuat 30
Umum
surat pemberitahuan kepada
pemohon
Menunggu aktivitas
36 330
berikutnya
Melakukan koreksi dan
menandatangani surat
37 20 Ka. Dinas
pemberitahuan retribusi dan
lampiran-lampirannya
Menunggu aktivitas
38 700
berikutnya
Mengirimkan surat
pemberitahuan retribusi ke Sub Bagian
39 60
pemohon; mengirimkan Umum
konsep SK ke UPTSA
Menunggu aktivitas
40 660
berikutnya
Membayar retribusi di Pemohon
41 UPTSA 60 dan SUK
UPTSA
Membuat SK Asli SUO
42 15
UPTSA
Mengirimkan SK Asli ke SUO
43 20
DTKB UPTSA
44 Menandatangi SK Asli IMBB 5 Ka. Dinas
Memberikan stempel dan
tanggal pada SK dan Bagian Tata
45 lampiran-lampirannya, 10
Usaha

Melakukan pengarsipan di Bagian Tata

46 60
delapan (8) buah buku besar. Usaha
Mengirim SK Asli yang
Bagian Tata
47 sudah ditandatangani ke 20
Usaha
UPTSA
Menunggu aktivitas
48 2330
berikutnya
Pemohon mengambil SK
49 60 Pemohon
IMBB di UPTSA
Jumlah Tahap 3 7 13 8 16 2
 Waktu proses bukan tunda
Efisiensi throughput  x 100 %
Total waktu dalam sistem

Total Waktu 78 30 1064

30 470 75 12300
0 5 0
Keterangan:
SUO = Sub Unit Operasional
SUK = Sub Unit Keuangan
PPDTRK = Penyusunan Program Detail Tata Ruang Kota

proses didasarkan pada keterangan bahwa satu tahap atau beberapa tahap proses

diselesaikan dalam satu atau beberapa hari kerja (dengan asumsi 1 hari kerja pelayanan sama

dengan 6 jam).

Jika aktivitas diselesaikan dalam satu hari kerja, maka cara menghitung waktu tunda tersebut

adalah waktu 1 hari kerja (360 menit) dikurangi dengan jumlah waktu yang dibutuhkan untuk

melakukan seluruh aktivitas proses tersebut pada hari itu.

3.1.3.2. Analisis Proses

Aktivitas/tahap yang bernilai tambah adalah aktivitas yang penting bagi pemohon, oleh

karena itu secara sederhana adalah aktivitas yang berkaitan dengan SK IMBB yang

merupakan tujuan utama dari pemohon (pembuatan, penandatanganan serta pemberian stempel

dan tanggal). Dari tabel 5.1. terlihat hanya 3 proses (9%) yang bernilai tambah dari total 33

proses (tidak termasuk 16 proses tunda). Untuk mengukur kinerja pelayanan secara keseluruhan

digunakan efisiensi throughput dengan rumus :

Maka untuk proses pelayanan IMBB didapat efisiensi throughput:

1630
Efisiensi Throughput  x 100 %
1630  10640
1630
 x 100 %
12300
 13, 25%

Angka ini cukup kecil dan bisa dikatakan bahwa 86,75 % waktu untuk pengurusan IMBB

dalam sistem tidak bekerja

 Pemahaman terhadap proses juga dapat dilihat dari aliran proses yang melintasi struktur

organisasi seperti diperlihatkan pada gambar 3.1. Dari gambar tersebut dapat dilihat bahwa

prosesnya cukup berbelit-belit dan ada beberapa bagian yang dilewati beberapa kali

19
Koord. UPTSA Kepala DTKB
17

Bagian Tata Usaha 12

18
1
Sub Unit
Masuk Operasional 16 Subag
15 Umum
Sub Unit 11 Keluar
14
Keuangan 10
13
Sub Dinas Sub Dinas
Tata Ruang
Perijinan
9 6
Seksi Sie. Penyusunan Program
Detail Tata Ruang Kota
Pengukuran
2
3 4
Sie. Perizinan Seksi Rencana Tata
Bangunan Bangunan
5
8
Sie. Perencanaan dan
Sie. Teknis Pembinaan Pemanfaatan
Bangunan Ruang Kota

Gambar 3.1. Aliran proses pelayanan IMBB

 Dari beberapa analisis di atas dapat diambil kesimpulan bahwa proses pelayanan

IMBB di pemerintah kota Yogyakarta patut untuk dilakukan BPR dengan beberapa

pertimbangan:

1. Rasio aktivitas yang tidak bernilai tambah dominan dibandingkan dengan aktivitas

yang bernilai tambah, yaitu 3:30 Hanya ada 3 aktivitas yang bernilai tambah

yaitu : membuat SK asli, menandatangani SK asli, serta memberikan stempel dan

tanggal pada SK dan lampiran-lampirannya.

2. Waktu yang tidak mempunyai kontribusi terhadap proses tinggi (86,75%). Ini

diperoleh dari efisiensi Throughput sebesar 13,25%.

3. Aliran kerja yang melewati struktur organisasi tidak efisien dan efektif, dimana

proses mengalir melewati unit-unit organisasi secara berulang-ulang dan berkelok-

kelok, sehingga banyak batas-batas yang dilalui proses. Setiap batas akan

membuat sebuah aktifitas hand-off dan waktu tunggu.

3.2 IMPLEMENTASI BPR

Pada sub bab 3.1 telah dilakukan analisis proses terhadap studi kasus yaitu

analisis proses pelayanan IMBB yang bertujuan untuk memahami proses yang ada.

Langkah berikutnya adalah melakukan implementasi teknik BPR terhadap proses

tersebut. Teknik BPR yang dipakai adalah Mengeliminasi (Eliminate),

Menyederhanakan (Simplify), Mengintegrasikan (Integrate) dan Mengotomasikan

(Auotomate).

3.2.1. Mengeliminasi (Eliminate)

Beberapa kegiatan yang dapat dieliminasi dari proses pelayanan IMBB adalah:

a. Waktu tunggu / tunda layanan

Dari tabel 5.1. didapat bahwa 86,75% dari total waktu proses merupakan

waktu tunda (tahap-tahap proses nomor 12, 14, 16, 18, 20, 22, 24, 26, 28, 30,

48
 32, 34, 36, 38, 40, dan 48), maka dengan mengeliminasi waktu tunda tersebut

dapat meningkatkan sekitar 700% kecepatan proses.

b. Transportasi, perpindahan dan gerakan

Beberapa solusi yang ditawarkan antara lain adalah, pertama, menggunakan

sistem on-line sehingga frekuensi kedatangan pemohon ke UPTSA dapat

dikurangi, kedua, pemberdayaan UPTSA menjadi sentra pelayanan yang tidak

hanya sekedar front office, namun juga sebagai back office, sehingga

pergerakan manusia maupun berkas dapat dikurangi (solusi ini akan

diperdalam pada langkah terakhir yaitu mengintegrasikan).

c. Pemrosesan

Tidak ada pemrosesan yang bisa dieliminasi, karena walaupun proses tersebut

tidak bernilai tambah, tapi tetap penting antara lain untuk legalitas (tahap

proses nomor 4), pengumpulan data (nomor 3, 5 dan 8), pengendalian proses

(nomor 35), dan pemasukan kas negara (nomor 19 dan 41)

d. Paperwork dan formulir

Memanfaatkan sistem teknologi informasi akan berakibat pada berkurangnya

paperwork dan formulir yang digunakan.

e. Duplikasi pekerjaan

Pemohon diminta untuk mengisi data ke dalam suatu formulir dengan

menggunakan pena kemudian petugas layanan kembali memasukkan data

tersebut ke dalam komputer untuk disimpan (Tahap proses nomor 3 dan 9).

Hal ini berarti ada duplikasi pekerjaan, dimana pekerjaan yang sama

(memasukkan data) dilakukan 2 kali. Jika ini dieliminasi, maka akan lebih

menyederhanakan proses tanpa harus kehilangan kendali dan juga sumber

masalah tambahan, yaitu kesalahan dan ketidaksesuaian antara data yang di

49
 formulir dengan data di komputer. Solusi yang diberikan adalah dengan

menyediakan pengisian formulir secara on-line, baik pada jaringan lokal

(intranet), ataupun melalui jaringan internet. Jika dibutuhkan hardcopy maka

bisa dicetak dengan printer.

f. Inspeksi, pemantauan dan pengendalian

Beberapa aktivitas di DTKB berupa pengecekan, pengkoreksian, pencermatan

terhadap berkas dalam satu seksi terjadi berulang-ulang (walaupun melibatkan

orang yang berbeda). Jika ada 2 atau lebih aktivitas tersebut berfungsi sama

maka salah satu bisa dieliminasi. Oleh karena (lihat tabel 4.1.) tahap proses

nomor 7 dan 11 berfungsi sama, maka salah satu bisa ditiadakan. Tahap proses

lainnya yang sama adalah nomor 15 dan 17, nomor 21 dan 23, nomor 25 dan

27, dan nomor 29 dan 31.

g. Rekonsiliasi / Pencocokan data

Aktivitas ini sangat penting untuk memvalidasi suatu dokumen. Agar tidak

menyita waktu proses perlu diberikan suatu solusi tepat yaitu sistem on-line

yang menghubungkan semua instansi yang terkait dalam proses pelayanan

IMBB, seperti UPTSA, DTKB, Badan Pertanahan Nasional (BPN), Dinas

Ekonomi, Dinas Kesehatan, BAPPEDA dan lain-lain.

IV.2.2. Menyederhanakan

Tidak ada proses pelayanan IMBB yang dapat disederhanakan.

IV.2.3. Mengintegrasikan

Beberapa kegiatan yang dapat diintegrasikan dari proses layanan pemda:

a. Pekerjaan

Aktivitas yang dapat digabungkan menjadi satu adalah aktivitas-aktivitas yang

berhubungan dengan inspeksi, pemantauan dan pengendalian. Dengan

50
 melakukan pendelegasian dan pemberdayaan seseorang maka secara

keseluruhan proses menjadi lebih cepat.

b. Tim

Solusi yang ditawarkan adalah pembentukan suatu tim yang menangani

sebagian besar aktivitas-aktivitas yang ada pada proses pelayanan IMBB. Tim

ini ditempatkan di UPTSA, sehingga UPTSA tidak hanya berfungsi sebagai

front office namun sekaligus back office. DTKB hanya akan melakukan

aktivitas inspeksi, pemantauan dan pengendalian tingkat akhir sekaligus

penandatanganan sertifikat IMBB asli. Hal ini juga dapat menghindari

aktivitas pergerakan dokumen antara UPTSA dan DTKB. Hal ini tentunya

berdampak pada perlunya reorganisasi dari UPTSA.

c. Masyarakat

Dengan menerapkan sistem on-line, maka masyarakat dilibatkan untuk

melakukan beberapa aktivitas antara lain pemasukan data, pemantauan proses

yang berlangsung, dan pembayaran retribusi melalui bank yang ditunjuk

(tanpa harus ke UPTSA).

3.2.4. Mengotomatisasikan

Beberapa kegiatan yang dapat diotomatisasikan dari proses layanan pemda:

a. Pengumpulan data

Sistem on-line yang dirancang akan memberikan otomasi dalam pengumpulan

data, baik dari pemohon maupun dari instansi-instansi terkait.

b. Analisis data

Data yang dikumpulkan dari pemohon dapat dijadikan suatu informasi yang

berarti bagi siapa saja yang membutuhkan, misalnya berapa rerata pemohon

dalam setiap bulannya berdasarkan jenis IMBB, berapa rerata lama

51
 penyelesaian IMBB, berapa pemasukan kas negara dari pelayanan IMBB dan

lain-lain. Informasi ini secara otomatis akan ditampilkan oleh komputer

melalui analisis data-data yang masuk dari proses pelayanan IMBB.

3.3 Perancangan Proses Pelayanan IMBB

Seperti yang sudah disebut sebelumnya, untuk mendukung proses baru

dibutuhkan reorganisasi UPTSA. UPTSA tidak lagi menjadi sekedar front office, tapi

sekaligus menjadi back office. Untuk itu langkah pertama yang harus dilakukan

adalah reorganisasi UPTSA, kemudian dilanjutkan langkah berikutnya perancangan

proses pelayanan IMBB.

3.3.1. Reorganisasi UPTSA

Ide ini berangkat dari hasil salah satu metode BPR, yaitu mengintegrasikan

aktivitas-aktivitas pelayanan ke dalam suatu tim terpadu yang terdiri dari orang-orang

yang berasal dari bagian-bagian terkait dalam proses. Tim ini berada di Unit

Operasional UPTSA. Bagan organisasi UPTSA setelah direorganisasi diperlihatkan

pada gambar 5.6.

Jumlah anggota dari setiap tim tergantung dari jenis pelayanan yang diberikan.

Untuk pelayanan IMBB, jumlah anggota tim tergantung dari banyak dan jenis

aktivitas yang dikerjakan. Dari analisis proses di atas, maka jumlah anggota tim

pelayanan IMBB yang cukup memadai adalah sebanyak 6 orang dengan perincian:

a. 1 orang bertugas melakukan pekerjaan administrasi (tahap-tahap proses nomor 7,

8, 11, 33, 37, 40, 41, 43, 44, 45, dan 47 dari tabel 4.1)

b. 1 orang bertugas melakukan aktivitas yang ada di Sub Dinas Tata Ruang pada

Seksi PDDTRK yaitu tahap proses nomor 25 dan 27 dari tabel 5.1.

c. Angota-anggota tim, walaupun mempunyai tugas-tugas tersendiri, tidak berarti

bekerja secara sendiri-sendiri, namun berkoordinasi dan bekerja sama

52
 menyelesaikan tiap berkas yang menjadi tanggung jawab tim tersebut. Bahkan

tahap-tahap proses yang pada analisis proses terlihat sekuensial dapat dilakukan

secara paralel, sehingga 1 anggota tim tidak perlu menunggu selesainya pekerjaan

anggota tim yang lain, untuk melakukan tugasnya. Jumlah tim di tiap jenis

pelayanan tidak mesti cuma 1 tim saja, tapi bisa terdiri dari banyak tim

(tergantung jumlah sumber daya manusianya). Untuk itu diperlukan satu orang

koordinator sekaligus supervisor yang bertugas mengawasi dan mensupervisi tim-

tim tersebut. Koordinator tidak berhak mencampuri hal teknis dari proses, sifatnya

hanya pengawasan terhadap berjalannya proses agar sesuai dengan limit waktu

yang ditentukan. Koordinator berhak menegur, mengevaluasi dan menginvestigasi

kerja tim, jika terjadi keterlambatan atau masalah di dalam proses.

V.3.2. Proses Pelayanan IMBB

Diagram alir proses pelayanan IMBB setelah tahapan ESIA dilakukan secara

umum diperlihatkan pada gambar 5.7. dan gambar 5.8. Kendali proses antara anggota

tim pelayanan IMBB maupun dengan personalia di DTKB (KaSie Perijinan, Kasubdin

Perijinan, Kasubdin Tata Ruang dan Kadinas DTKB) dilakukan secara on-line

sehingga tidak ada perpindahan orang dan berkas. Setiap pemilik proses memiliki

akses ke sistem kendali proses sesuai dengan kewenangannya, sehingga setiap orang

yang terlibat dapat memantau apakah proses yang berlangsung menjadi

tanggungjawabnya atau masih milik orang lain.

Aktivitas trasnportasi, perpindahan dan gerakan orang maupun berkas

diminimalisir dengan sistem on-line. Pemohon minimal pergi ke UPTSA dua kali,

yaitu pertama, menyerahkan formulir dan persyaratannya dan kedua, mengambil

53
 MULAI Pemohon mendatangi UPTSA

UPTSA memberikan formulir

Pemohon
menggunakan
Internet? Tidak Formulir diisi oleh pemohon

Ya
e-Formulir diisi dan diprint oleh
Sub-sub proses di Tim
pemohon
Pelayanan IMBB

Mendapatkan persetujuan: Pengecekan akhir di DTKB

1. RT
2. RW
2. Tetangga disekitar lokasi Pemberitahuan ke pemohon
3. Kelurahan untuk membayar retribusi
4. Kecamatan

Pemohon membayar retribusi

Melengkapi persyaratan

UPTSA membuat SK Asli dan

Formulir dan persyaratan kirimkan ke DTKB
diserahkan ke UPTSA

Ka Dinas DTKB menandatangi

UPTSA mengecek kelengkapan SK Asli IMBB
berkas

SK Asli dikirim ke UPTSA

UPTSA memberikan surat tanda
terima dan menentukan jadual
pengecekan lokasi UPTSA memberikan stempel
dan tanggal pada SK dan
lampiran-lampirannya;
Data Ya
sudah ada di
komputer? Pemohon mengambil SK IMBB
di UPTSA
Tidak
Memasukkan data pemohon ke
dalam komputer SELESAI

Gambar 5.7. Diagram AlirProses Pelayanan IMBB setelah Dilakukan Tahapan ESIA

SK Asli IMBB. Pembayaran retribusi dapat dilakukan melalui rekening UPTSA di

bank yang ditentukan (bahkan ada beberapa bank yang dapat melayani transfer

rekening secara on-line), sehingga pemohon tidak perlu ke UPTSA.

Perpindahan berkas antara UPTSA dan DTKB terjadi juga hanya 2 kali yaitu pertama,

mengirim SK Asli untuk ditandatangani dan kedua, mengirimnya kembali ke UPTSA.

54
 Pemberitahuan UPTSA kepada pemohon (untuk membayar retribusi dan

informasi selesainya SK Asli IMBB) dapat dilakukan melalui e-mail, pemohon secara

aktif melakukan pengecekan proses melalui situs yang disediakan atau lewat telepon.

Pada tabel 5.2. diperlihatkan proses secara detail dengan menggunakan tabel ASME.

Tabel ini dibuat dengan asumsi bahwa pemohon mendapatkan formulir secara on-line

melalui jasa internet. Ada 4 tahap proses yang dilakukan secara paralel yaitu tahap

proses nomor 10, 11, 12 dan 13 dari tabel 5.2. dengan asumsi bahwa tahap proses

terlama memakan waktu selama 45 menit. Pada tabel 5.2. terlihat bahwa waktu tunda

yang ada pada proses sebelumnya sudah dieliminasi sehingga hanya ada 2 waktu

tunda yaitu waktu yang tersisa dalam pergantian hari kerja dan menunggu jadwal cek

lokasi, menyebabkan efisiensi troughput proses menjadi 1350/1615 *100 % = 83,6

%. Jika tidak jatuh pada hari Minggu dan atau hari libur cek lokasi dijadwal hanya 1

hari sesudahnya, berdasarkan pertimbangan tingkat kepadatan dari jumlah pemohon

IMBB yang dapat dilihat pada lampiran A.

Tabel 5.2. juga memperlihatkan bahwa total waktu yang dibutuhkan proses

pelayanan IMBB adalah selama 1615 menit. Jika diasumsikan 1 hari kerja sama

dengan 360 menit, maka proses hanya membutuhkan waktu selama kurang lebih 4,5

hari (bandingkan dengan proses sebelumnya yang memakan waktu selama 12300

menit atau sama dengan 34 hari kerja). Berarti ada peningkatan kecepatan proses

sebesar 34/4,5 =7,5 kali.

Aliran proses pelayanan IMBB yang melewati struktur organisasi diperlihatkan

gambar 5.9 Dibandingkan dengan gambar 5.5, aliran proses ini tampak jauh lebih

sederhana dan tidak banyak terjadi perpindahan berkas maupun orang. Hampir semua

aktivitas terpusat di UPTSA, terutama di Sub Unit Operasional. Dengan demikian

UPTSA tidak lagi sekedar menjadi front office tapi juga back office.

55
 Koordinator UPTSA Kepala DTKB

Sub Unit Bagian Tata

Operasional Usaha 10

Koordinator/ 9
11 Subag
Umum
Supervisor
Keluar

Tim Pelayanan 8 12

IMBB
5 Kasubdin 4 Kasubdin
1 2 Perijinan Tata
7 6
Masuk Ruang

KaSie 3
BANK
Perijinan

Gambar 5.9 Aliran proses melewati struktur organisasi

Tabel 3.2 Proses secara detil

no Tahap-tahap proses V Wk Pemilik

t
1 Mengisi formulir dan mecetaknya V 30 Pemohon
Mendapatkan persetujuan (RT, RW,
2 330 Pemohon
Tetangga, Kelurahan dan Kecamatan
3 Melengkapi persyaratan 360 Pemohon
4 Menyerahkan berkas ke UPTSA 60 Pemohon
Petugas
5 Mengecek kelengkapan berkas 15
adminis-trasi
Memberikan surat tanda terima dan Petugas
6 5
menentukan jadual cek lokasi adminis-trasi
Memasukkan data-data (teks dan gambar) Petugas
7 30
ke computer adminis-trasi
8 Menunggu aktivitas selanjutnya 250
Mengecek lokasi dan membuat GS masuk Petugas
9 180
peta blok Penguku-ran
Mengecek GS dan peta blok, melakukan 45
Koord.
10 koreksi / penyempurnaan, arahan dan
Penguku-ran
pemecahan masalah

11

56
 Membuat konsep SK dan perhitungan Petugas
Retribusi Perijinan

Mencermati struktur dan memberikan saran Petugas

12 tindak lanjut
Teknis
Bangunan
Mencermati aturan Tata Ruang dan Petugas
13 memberikan saran tindak lanjut
PPDTRK
Mengecek SK dan Retribusi, melakukan
14 koreksi/ penyempurnaan, arahan dan 45 Kasie Perijinan
pemecahan masalah
Melakukan koreksi/ penyempurnaan, arahan Kasubdin
15 dan pemecahan masalah 30
Tata Ruang
Memutuskan berkas disetujui Kasubdin
16 30
Perijinan
Mengirim e-mail pemberitahuan kepada Petugas
17 15
pemohon untuk membayar retribusi adminis-trasi
18 Menunggu aktivitas selanjutnya 15
19 Membayar retribusi 30 Pemohon
Petugas
20 Membuat SK Asli 15
adminis-trasi

Tabel 5.2 Proses secara detil (lanjutan)

no Tahap tahap proses Wkt Pemilik
Mengirim e-mail pemberitahuan kepada Petugas
21 15
pemohon untuk membayar retribusi adminis-trasi
22 Menunggu aktivitas selanjutnya 15
23 Membayar retribusi 30 Pemohon
Petugas
24 Membuat SK Asli 15
adminis-trasi
Petugas
25 Mengirimkan SK Asli ke DTKB 20
adminis-trasi
26 Menandatangi SK Asli IMBB 5 Ka. Dinas
Sub Bagian
27 Mengirimkan SK Asli ke UPTSA 20
Umum
Memberikan stempel dan tanggal pada SK Petugas
28 10
dan lampiran-lampirannya administrasi
Mengirim e-mail pemberitahuan kepada Petugas
29 15
pemohon untuk mengambil SK IMBB administrasi
30 Pemohon mengambil SK IMBB di UPTSA 60 Pemohon
Jumlah Tahap 3 3 6 7 2 2
Total Waktu 30 395 345 520 265 60 1615

57
4. PENUTUP

Metode Bussiness Process Reeengineering yang telah diterapkan telah cukup

memberikan hasil yang baik, dalam arti rancangan proses baru yang dihasilkannya

mengalami perubahan yang cukup “radikal”, yaitu :

a. meningkatkan efisiensi throughput dari 13,25

% pada proses sebelum direkayasa menjadi 86 % pada proses setelah

dilakukan BPR.

b. aliran kerja yang melewati struktur organisasi

pada proses menjadi lebih sederhana dibanding proses sebelumnya.

c. Hasil rekayasa ulang proses proses pada

layanan pengurusan IMB ini siap untuk diotomatisasi ke dalam suatu

perangkat lunak aplikasi

DAFTAR PUSTAKA

[1] Hariyanto,Bambang, Rekayasa Sistem Berorientasi Objek, Informatika

Bandung,Bandung, 2004.
[2] Febri Nova Lenti,,Penerapan OOA dan OOD Coad And Yourdan Untuk Analisis
Dan Perancangan Sistem Informasi Wartel, STMIK AKAKOM, Yogyakarta,
2002.
[3] Febri Nova Lenti, Forward Engineering Pada UML Dengan Menggunakan
Rational Rose Studi Kasus Sistem Informasi Wartel, STMIK
AKAKOM,Yogyakarta, 2006.
[4] Sholiq, Pemodelan Sistem Informasi Berorientasi Objek dengan UML, Graha
Ilmu,Yogyakarta, 2006.
[5] Suhendar,A,dan Hariman Gunadi, Visual Modelling Menggunakan UML dan
Rational Rose,Informatika Bandung,Bandung, 2002.

58