Bisnis yang sibuk dan profesional lain membaca laporan secara selektif, yang berarti

mereka pergi ke bagian yang paling menarik bagi mereka atau yang relevan dengan
departemen atau fungsi mereka. Karena itu, konten harus dapat diakses oleh pemirsa
kami yang berbeda. Kita dapat membuat dokumen mudah dibaca dengan memformat
dan dengan hati-hati menggunakan judul dan daftar berpoin atau bernomor. Kami
ingin menggunakan judul yang bermakna (digerakkan oleh pesan) dan menghindari
paragraf panjang. Kami ingin pembaca kami dapat membaca dokumen kami dengan
mudah, melihat pesan utama kami, dan menemukan apa yang ingin mereka baca.
Pernyataan kebijakan dalam Tampilan 5.11 menggambarkan betapa sulitnya
membaca sekilas atau bahkan membaca paragraf panjang yang tidak terorganisir
dengan baik tanpa judul. Logikanya tidak jelas, dan pernyataan itu membosankan
untuk sedikitnya. Bahkan, kita mungkin akan menghindari membacanya jika sampai
di meja kami.

Exhibit 5.11

Kebijakan Divisi Pelatihan # 4503.11

Kebijakan ini berlaku untuk semua karyawan kecuali karyawan Divisi Produksi di
bawah pangkat pengawas dan karyawan klerikal di bawah pangkat Asisten
Administratif Junior. Dalam rangka mendorong personel untuk mengembangkan
kompetensi profesional yang lebih besar di bidangnya masing-masing dan untuk
mempersiapkan kemajuan profesional, personel yang mendaftar dalam kursus kredit
di tingkat perguruan tinggi atau pascasarjana di lembaga pendidikan tinggi yang
terakreditasi negara akan diganti untuk biaya kuliah langsung, biaya pendaftaran, dan
buku pelajaran kursus yang diperlukan dan bahan-bahan lainnya setelah berhasil
menyelesaikan instruksi tersebut. Sertifikasi yang akan disumbangkan kursus
perkuliahan terhadap pertumbuhan profesional karyawan akan diberikan oleh atasan
langsung karyawan dan ditandatangani oleh atasan langsung atasan kecuali jika
atasannya berada pada pangkat wakil presiden atau lebih tinggi. Penyelesaian yang
berhasil didefinisikan sebagai penyelesaian dengan nilai C atau lebih tinggi (atau
setara). Biaya perjalanan dan biaya bahan-bahan yang tidak dibutuhkan seperti kertas
dan bantuan administrasi tidak akan diganti. Pengajuan kepada Divisi Pelatihan tanda
terima untuk semua biaya, persetujuan atasan langsung bahwa kursus memenuhi
persyaratan kebijakan ini, dan dokumentasi penyelesaian yang berhasil diperlukan
sebelum penggantian melalui anggaran Divisi Pelatihan. Pengawas didorong untuk
memberikan waktu yang dilepaskan bagi personel untuk mendaftar dalam kursus
kredit perguruan tinggi untuk pengembangan profesional ketika jadwal departemen
atau divisi mengizinkan. Waktu pelepasan didorong hanya ketika pertemuan yang
dijadwalkan untuk kursus kredit perguruan tinggi terjadi selama jam kerja reguler.
Jika mungkin dan perlu, personel mungkin diminta untuk membuat waktu kerja di
luar jam kerja normal. Jika kursus kredit perguruan tinggi dapat diambil di luar jam
kerja normal individu, tidak ada waktu yang dikeluarkan yang harus diberikan. Untuk
menerima penggantian, personel harus menyerahkan Formulir Divisi Pelatihan 4503B
ke Divisi Pelatihan sesuai dengan instruksi pada formulir itu

Jelas, mengatur ulang dan memformat ulang pernyataan kebijakan membuatnya lebih
mudah dibaca (Tampilan 5.12). Pernyataan kebijakan ini, seperti halnya sebagian
besar pernyataan atau prosedur kebijakan, disusun dengan lebih baik menggunakan
pertanyaan wartawan tentang siapa, apa, kapan, di mana, dan bagaimana sebagai
panduan. Pembaca sekarang dapat memindai dengan cepat dan menemukan apa yang
perlu mereka ketahui.Bisnis yang sibuk dan profesional lain membaca laporan secara
selektif, yang berarti mereka pergi ke bagian yang paling menarik bagi mereka atau
yang relevan dengan departemen atau fungsi mereka. Karena itu, konten harus dapat
diakses oleh pemirsa kami yang berbeda. Kita dapat membuat dokumen mudah dibaca
dengan memformat dan dengan hati-hati menggunakan judul dan daftar berpoin atau
bernomor. Kami ingin menggunakan judul yang bermakna (digerakkan oleh pesan)
dan menghindari paragraf panjang. Kami ingin pembaca kami dapat membaca
dokumen kami dengan mudah, melihat pesan utama kami, dan menemukan apa yang
ingin mereka baca.

EXHIBIT 5.12

Kebijakan ABMC tentang Pengembalian Kebijakan Divisi Pelatihan Biaya

Pendidikan 14503.11

Tujuan Kebijakan ABMC tentang Penggantian Pendidikan Biaya adalah untuk

mendorong karyawannya untuk mengembangkan keterampilan profesional mereka
dan mempersiapkan diri untuk kemajuan melalui penyelesaian kursus tingkat
perguruan tinggi. Berikut ini menguraikan siapa yang memenuhi syarat, apa yang
dicakup, dan bagaimana cara mengajukan.

Siapa yang Memenuhi Syarat

Semua karyawan divisi produk di atas level penyelia dan karyawan klerikal di atas
level asisten administrasi junior berhak atas penggantian.
Apa yang Terlindungi

Berikut ini adalah pengeluaran yang ditanggung berdasarkan kebijakan ini:

1. Biaya kuliah langsung
2. Biaya pendaftaran
3. Buku yang dibutuhkan dan bahan lainnya yang diperlukan

Biaya perjalanan dan biaya perlengkapan sekolah umum, seperti kertas dan pena,
tidak dapat diganti.

Cara Mengajukan

Untuk mengajukan penggantian, lakukan langkah-langkah berikut:

1. Dapatkan sertifikasi bahwa kursus tersebut akan berkontribusi pada pertumbuhan
profesional Anda dari atasan langsung Anda, yang ditandatangani oleh atasannya
(jika atasan Anda adalah wakil presiden, tanda tangan yang berlawanan tidak
diperlukan).
2. Mendaftar untuk kursus di lembaga pendidikan tinggi terakreditasi negara.
3. Menyelesaikan mata kuliah dengan baik (nilai minimum "C +" atau setara).
4. Kirimkan yang berikut ini ke Sam Gates, Kantor Divisi Pelatihan, Gedung C,
Ruang 209:
• Formulir Divisi Pelatihan 4503B
• Bukti keberhasilan penyelesaian kursus
• Sertifikasi dari penyelia
• Tanda terima untuk semua pengeluaran

Perhatikan bahwa kelas harus diambil di luar jam kerja. Jika kelas hanya ditawarkan
selama jam kerja, waktu rilis dapat diizinkan karena jadwal divisi memungkinkan;
namun, Anda mungkin diharuskan untuk mengganti waktu yang terlewat.

Jika Anda memiliki pertanyaan atau butuh bantuan, hubungi Sam Gates (Ext. 9933).
Contoh ini menggambarkan nilai struktur logis dengan judul untuk memperjelas
logika itu. Sekali lagi, tujuan dengan semua dokumen dengan panjang apa pun harus
dapat diakses sehingga audiens kami didorong untuk membaca apa yang telah kami
tulis dan dapat melakukannya dengan mudah. Memformat jelas membantu
aksesibilitas, tetapi juga penting dalam menciptakan penampilan profesional.
Penampilan mengatakan sesuatu tentang kita dan organisasi kita dan dapat menambah
etos kita dan kemampuan kita untuk membujuk audiens kita. Karena kekhawatiran
dengan penampilan dokumen dalam pengaturan profesional, banyak organisasi
memiliki panduan gaya dan mengharapkan karyawan mereka untuk mengikuti mereka.
Jika kita tidak memiliki panduan gaya untuk diikuti dalam organisasi kita, maka
dokumen kita harus sesuai dengan standar penulisan bisnis berikut.

Tata Letak (Layout)

Format laporan harus sesuai untuk metode pengiriman ke audiens. Misalnya, jika
ingin diikat, kita harus meninggalkan margin kiri yang lebih besar. Dengan semua
korespondensi dan laporan bisnis, kami harus menyediakan banyak ruang putih untuk
kemudahan membaca dan penampilan yang lebih menarik.

Spasi dan Alignment

Seperti korespondensi, dokumen dan laporan profesional yang lebih panjang harus
memiliki spasi tunggal dengan spasi ganda antara paragraf, dan tidak ada lekukan
pada baris pertama paragraf. Namun, sebagian besar tulisan akademis dan dokumen
yang diserahkan untuk publikasi, diberi spasi ganda dengan baris pertama paragraf di
indentasi. Untuk dokumen-dokumen semacam itu, khususnya publikasi, penerbit
memberikan panduan tentang gaya yang mereka sukai. Ini harus diikuti dengan tepat.
Teks biasanya sepenuhnya sejajar di sebelah kiri tetapi tidak di sebelah kanan.Sekali
lagi, jarak di akhir kalimat dan awal kalimat lain tergantung pada gaya yang kita ikuti;
konsistenlah dalam memberikan satu atau dua ruang setelah tanda akhir sepanjang
laporan.

Jenis dan Ukuran Font

Untuk keterbacaan dan kemudahan membaca dalam dokumen tertulis, kita perlu
menggunakan salah satu font serif tradisional (ekor pada huruf), seperti Times New
Roman. Serif membuat halaman teks lebih mudah dibaca. Ukuran font 11 atau 12
poin terbaik untuk laporan.
Bagian Atas (Heading)
Sebagaimana dibahas dalam Bab 4, Heading penting di semua kecuali yang tersingkat
dari dokumen formal. Pemformatan judul harus sesuai dengan harapan standar yang
mengatur penanganan judul dalam disiplin apa pun yang kita tulis, tetapi setiap saat,
kita harus mengusahakan judul yang, memperkuat aturan utama logika, konsistensi,
dan aksesibilitas. Karena tujuan pos dalam laporan adalah untuk memudahkan
audiens untuk menemukan informasi yang relevan secara langsung dengan mereka,
kami perlu memastikan semua pos menyarankan konten yang mengikutinya. Dengan
tajuk, kita perlu mengingat pembaca dan memikirkan tajuk yang akan membantu
mereka dalam mendapatkan informasi yang kita ingin memastikan mereka
melihatnya.

Headers and Footers

Dokumen lebih dari satu halaman harus berisi header atau footer yang berisi informasi
identitas, seperti subjek atau nama penulis ditambah nomor halaman. Laporan yang
lebih panjang sering kali memiliki tajuk dan catatan kaki. Biasanya, satu membawa
nama seluruh dokumen dan yang lainnya judul bagian dan nomor halaman, dan
kadang-kadang tanggal. Sekali lagi, kita perlu mengikuti pedoman standar disiplin
kita atau panduan gaya organisasi kita. Contoh halaman dari laporan berikut adalah
tipikal dari tata letak yang akan Anda temukan di banyak organisasi.
Laporan dari semua jenis merupakan bagian integral dari komunikasi kepemimpinan.
Bab ini telah memberikan pedoman untuk membantu para pemimpin menjadi lebih
cakap dan lebih efektif dalam menciptakan jenis-jenis laporan yang paling umum.