RESUME BUKU

“ Komunikasi Bisnis Bab 3-5”

(Komunikasi Bisnis- Djoko Purwanto,M.B.A. edisi ketiga)

Disusun oleh:
JENNI TIFANI
140502043

DEPARTEMEN MANAJEMEN
FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
2016
BAB 3
 KOMUNIKASI DALAM ORGANISASI

A. HUBUNGAN KOMUNIKASI
Organisasi adalah sekelompok masyarakat yang saling kerjasama untuk mencapai
tujuan tertentu. Dan komunikasi adalah perekat yang memungkinkan kelompok masyarakat
tersebut secara bersama sama melakukan fungsinya dengan baik.
Hubungan komunikasi yang terjalin baik antara manajer yg satu dengan yang lain,antara
manajer dan karyawan, atau karyawan dengan karyawan, merupakan salah satu kunci
keberhasilan manajer dalam mencapai tujuan organisasi yang telah ditetapkan.
1. Peran Manajerial
Manajer pada semua level dalam suatu organisasi memiliki peran strategis bagi
pembangunan organisasi ke depan. Menurut mintzberg terdapat 3 peran yang dapat
diterapkan seorang manajer dalam suatu organisasi yaitu : Peran antar pribadi (interpersonal
roles) , peran informasional (informasional roles), dan peran keputusan (decisional roles).
a. Peran Antarpribadi
Peran antarpribadi menunjukan bahwa sesorang manajer harus mampu memerankan
dirinya sebagai seorang tokoh figur (figurehead role), manajer (leader role), dan penhubung
(liason role).
b. Peran Informasional
Peran informasional mencakup peran pemantauan (monitor role), peran penyebar
informasi (disseminator role), dan peran pembicara (spokesperson role). Pemantauan peran
yang harus dilakukan manajer, selanjutnya peran penyebar informasi adalah peran manajer
untuk menyampaikan informasi secara ,menyeluruh kepada karyawan dan peran juru bicara
sebagai seorang yang dapat menempatkan dirinya menjadi pembicara yang baik.
c. Peran Keputusan
Peran keputusan mencakup tiga peran penting yaitu: peran wirausaha, peran pemecah
masalah dan peran pengalokasian sumber daya.
2. Kegiatan Pertukaran Informasi
Pencapaian tujiuan suatu organisasi memerlukan proses komunikasi. Proses komunikasi
memungkinkan anggota organisasi bertukar informasi dengan menggunakan suatu bahasa
atau simbol-simbol yang biasa digunakan. Secara umum komunikasi mempunyai dua fungsi
penting dalam organisasi: (1) Komunikasi memungkinkan orang orang untuk saling bertukar
informasi; (2) Komunikasi membantu menghubungkan sekelompok anggota dalam organisasi
yang terpisah dengan organisasi lainnya. Pada umumnya organisasi sangat bergantung pada
komunikasi untuk mencapai tujuannya. Kegiatan-kegiatan organisasi yang berkaitan dengan
pertukaran informasi :
a. Menetapkan tujuan
b. Membuat dan melaksanakan tujuan
c. Mengukur prestasi kerja
d. Merekrut dan mengembangkan staf
e. Pelayanan pelanggan
f. Negoisasi dengan pemasok
g. Memproduksi produk
h. Berinteraksi dengan peraturan yang ada.

B. POLA KOMUNIKASI
Meskipun semua organisasi harus melakukan komunikasi dengan berbagai pihak dalam
mencapai tujuannya, perlu diketahui bahwa pendekatan yang dipakai antara satu organisasi
dengan organisasi lainnya dapat berbreda dan bervariasi.
Secara umum pola komunikasi dapat dibedakan menjadi saluran komunikasi formal (formal
communication channel), dan saluran komunikasi non formal (informal communications
channel).
1. Saluran Komunikasi Formal
a. Komunikasi dari atas kebawah
Secara sederhana, transformasi informasi dari manajer dalam semua level ke bawahan
merupakan komunikasi dari atas ke bawah (top-down atau downward communications).Jalur
komunikasi yang berasal dari atas (manajer) ke bawah (karyawan) merupakan penyampaian
pesan yang dapat bentuk perintah,instruksi, maupun prosedur untuk dijalankan sebaik
baiknya, untuk mencapai tujuan yang dikehendaki.
Menurut Katz dan Khan ,komunikasi kebawah mempunyai lima tujuan pokok yaitu:
a. Memberikan pengarahan atau instruksi kerja tertentu.
b. Memberikan informasi mengapa suatu pekerjaan harus dilaksanakan
c. Memberikan informasi tentang prosedurdan praktik organisasional
d. Memberikan umpan balik pelaksanaan kerja kepada para karyawan
e. Menyajikan informasi mengenai aspek ideologi dalam membantu organisasi
menanamkan pengertian tentang tujuan yang ingin dicapai.
b. Komunikasi dari bawah keatas
 Dalam struktur organisasi komunikasi dari bawah keatas (bottom-up atau upward
communications) berarti alur pesan yang diampaikan berasal dari bawah (karyawan) menuju
keatas (manajer).
c. Komunikasi horizontal
Komunikasi horizontal atau sering disebut juga komunikasi lateral adalah komunikasi
yang terjadi antara bagian bagian yang memiliki posisi sejajar atau sederajat dalam suatu
organisasi. Tujuan komunikasi horizontal antara lain untuk melakukan persuasi,
mempengaruhi dan memberikan informasi kepada bagian atau departemen yang memiliki
kedudukan sejajar.
d. Komunikasi diagonal
Komunikasi diagonal melibatkan komunikasi antara dua tingkat organisasi yang
berbeda, Contohnya adalah komunikasi formal antara manajer pemasaran dengan bagian
pabrik, antara manajer produksi dengan bagian promosi dll. Keuntungan komunikasi diagonal
ialah penyebaran informasi lebih cepat dibandingkan bentuk komunikasi tradisional,
Memungkinkan individu dari berbagai bagian atau departemen ikut membantu
menyelesaikan masalah dalam organisasi. Kelemahan komunikasi diagonal adalah
komunikasi diagonal dapat mengganggu jalur komunikasi yang rutin dan telah berjalan
normal
e. Keterbatasan komunikasi formal
Komunikasi formal cenderung birokratis dan ketat sehingga proses pengambilan
keputusan menjadi lamban. Struktur organisasi yang mendatar (flat) dengan tingkatan
organisasi yang lebih sedikit , dan lebih banyak rentang kendalinya (span of control) akan
dapat membantu mengurangi terjadinya distorsi. Saluran komunikasi nonformal Komuikasi
informal cenderung fleksibel dan tidak ketat.

2. Saluran Komunikasi Informal

Dalam jaringan komunikasi infomal, orang-orang yang ada dalam suatu orgnisasi,
tanpa mempedulikn jenjang hierarkhi, pangkat dan kedudukan/jabatan, dapat berkomunikasi
secara luas. Meskipun hal-hal yang diperbincangkan biasanya bersifat umum, seperti
mengobrol tentang humor yang baru didengar, kely]uarga, anak-anak, musik dll.

C. CARA MENGELOLA KOMUNIKASI

 Ada dua cara mengelola komunikasi, anatar lain:
1. Penanganan Pesan-Pesan Rutin
Penanganan pesan pesan rutin Dalam organisasi besar pada umumnya volume pesan
tertulis lebih banyak dibanding organisasi kecil,tetapi semua perusahaan memusatkan
perhatiannya bagaimana memaksimumkan benefit dan meminimumkan biaya dari kegiatan
komunikasi, untuk dapat memaksimumkan manfat dan meminimkan biaya. Penanganan
pesan-pesan rutin pada ummumnya seperti: a. Mengurangi jumlah pesan, b. Intruksi yang
jelas, c. Mendelegasikan tanggung jawab, d. Melatih petugas.
2. Penanganan Krisi Komunikasi
Dalam situasi krisi komunikasi ,ada beberapa hal yang dapat dilakukan antara lain :
1. Siapkan tim yang terampil/cekatan dalam penanganan kritis
2. Usahakan agar manajemen puncak segera bertindak pada saat krisis terjadi
3. Ciptakan sebuah pusat informasi sebagai representasi perusahaan yang dilengkapi dengan
berbagai peralatan elektronik komunikasi.
4. Ceritakan suatu kejadian secara menyeluruh ,terbuka dan jujur.jika ada yang salah segera
mohon maaf
5. Tunjukan keseriusan perusahaan,bukan saja dalam pernyataan tetapi juga dalam tindakan
nyata.

D. MENINGKATKAN KETRAMPILAN KOMUNIKASI

Komunikasi merupakan suatu keterkaitan antara individu-individu dengan organisasi.
Kemampuan anda untuk memahami apa yang sedang terjadi sangat tergantung pada
kepekaan anda sebagai komunikator. Disamping itu, keterampilan komunikasi, kemampuan
membaca, menulis, mendengar dan berbicara adalah sangatb penting dan diutamakan oleh
para manajer.
Beberapa ketrampilan khusus yang diperlukan dalam komunikasi bisnis adalah:
a. Membaca
b. Mendengarkan
c. Membuat percakapannya menarik
d. Melakukan wawancara
e. Berdiskusi dengan kelompok-kelompok kecil
f. Berpidato dan presentasi
g. Menulis surat,memo dan laporan.
 BAB 4
KOMUNIKASI BISNIS LINTAS BUDAYA.

A. PENGERTIAN KOMUNIKASI BISNIS LINTAS BUDAYA

Komunikasi bisnis lintas budaya adalah komunikasi yang digunakan dalam dunia bisnis
baik komunikasi verbal maupun nonverbal dengan memperhatikan faktor budaya di suatu
daerah, wilayah, atau negara. Pengertian lintas dalam hal ini bukanlah semata-mata budaya
asing (internasional), tetapi juga budaya yang tumbuh dan berkembang di berbagai daieah
dalam wilayah suatu negara. Indonesia sebagai salah satu negara yang sangat kaya dengan
aneka macam budaya merupakan salah satu contoh yang sangat berharga bagi para pelaku
bisnis dalam menerapkan komunikasi bisnis lintas budaya.
Sebagaimana diketahui, setiap daerah yang ada di Indonesia ini memiliki kekhasan
budaya yang tidak dimiliki oleh daerah lainnya, seperti bagaimana seseorang berkomunikasi
dengan orang lain, bagaimana seseorang menghargai orang lain, bagaimana mereka
memanfaatkan waktu yang ada, bagaimana mereka bekerja, bagaimana mereka meyakini atau
mempercayai sesuatu yang sudah turun-temurun dari nenek moyang mereka, bagaimana
mereka berpakaian, dan bagaimana mereka memperlakukan suatu produk.

B. PENTINGNYA KOMUNIKASI BISNIS LINTAS BUDAYA

Mengapa komunikasi bisnis lintas budaya ini sangat penting?
Dalam menyikapi era perdagangan bebas dan globalisasi, perusahaan-perusahaan besar
mencoba melakukan bisnis secara global. Dengan melihat perkembangan atau trend yang ada
saat ini, komunikasi bisnis lintas budaya menjadi sangat penting artinya bagi terjalinnya
harmonisasi bisnis di antara mereka. Semakin banyaknya pola kerja sama maupun
kesepakatan ekonomi di berbagai kawasan dunia saat ini akan menjadikan komunikasi bisnis
lintas budaya semakin penting. Semakin terbukanya peluang perusahaan multinasional masuk
ke wilayah suatu negara dan didorong dengan semakin pesatnya perkembangan teknologi
komunikasi dan informasi, maka pada saat itulah kebutuhan akan komunikasi bisnis lintas
budaya menjadi sangat penting artinya.

C. MEMAHAMI BUDAYA DAN PERBEDAANNYA

1. Definisi Budaya
Berikut ini adalah definisi tentang budaya :
a. Menurut Lehman, Himstreet dan Baty, budaya diartikan sebagai sekumpulan pengalaman
hidup yang ada dalam masyarakat mereka sendiri.
b. Menurut Hofstede, budaya diartikan sebagai pemrograman kolektif atas pemikiran yang
membedakan anggota-anggota suatu kategori orang dari kategori lainnya.
c. Menurut Bovee dan Thill, budaya adalah system sharing atas simbol-simbol, kepercayaan,
sikap, nilai-nilai, harapan, dan norma-norma untuk berperilaku.
d. Menurut Murphy dan Hildebrandt, budaya diartikan sebagai tipikal karakteristik perilaku
dalam suatu kelompok.
Berdasarkan beberapa pengertian budaya tersebut, ada beberapa hal penting yang perlu
diperhatikan, antara lain bahwa budaya mencakup sekumpulan pengalaman hidup,
pemrograman kolektif, system sharing, dan tipikal karakteristik perilaku setiap individu yang
ada dalan suatu masyarakat, termasuk di dalamnya tentang bagaimana sistem nilai, norma,
simbol-simbol, dan kepercayaan atau keyakinan mereka masing-masing.
2. Komponen Budaya
Budaya mencakup berbagai aspek kehidupan manusia, terutama yang berkatian dengan
dimensi hubungan antarmanusia. Menurut Cateora, budaya memiliki beberapa elemen, yaitu
budaya material, lembaga sosial, sistem kepercayaan, estetika, dan bahasa
Budaya Material dibedakan kedalam dua bagian, yaitu teknologi dan ekonomi.
Teknologi mencakup teknik atau cara yang digunakan untuk mengubah atau
membentuk material menjadi suatu produk yang dapat berguna bagi masyarakat pada
umumnya. Ekonomi dalam hal ini dimaksudkan sebagai suatu cara orang
menggunakan segala kemampuannya untuk menghasilkan sesuatu yang bermanfaat
bagi dirinya maupun orang lain.
Organisasi Sosial dan pendidikan adalah suatu lembaga yang berkaitan dengan cara
bagaimana seseorang berhubungna dengan orang lain, mengorganisasikan kegiatan
mereka untuk dapat hidup secara harmonis dengan yang lain, dan mengajar perilaku
yang dapat diterima oleh generasi berikutnya.
Sistem Kepercayaan atau keyakinan yang dianut oleh suatu masyarakat akan
berpengaruh terhadap sistem nilai yang ada di masyarakat tersebut. Keyakinan yang
dianut oleh suatu masyarakat juga akan mempengaruhi kebiasaan-kebiasaan mereka.
Estetika berkatian dengan seni, dongeng, hikayat, musik, drama dan tari-tarian. Nilai-
nilai estetika yang ditunjukkan mesyarakat dalam berbagai peran tentunya perlu
dipahami secara benar, agar pesan yang disampaikan mencapai sasaran secara efektif.
3. Tingkatan Budaya
Menurut Murphy dan Hildebrandt, dalam dunia praktis terdapat tiga tingkatan budaya,
yaitu : formal, informal dan teknis
a. Formal
Budaya pada tingkatan formal merupakan sebuah tradisi atau kebiasaan yang
dilakukan oleh suatu masyarakat yang turun-temurun dari satu generasi ke generasi
berikutnya dan hal itu bersifat formal/resmi.
b. Informal
Pada tingkatan ini, budaya lebih banyak diteruskan oleh suatu masyarakat dari
generasi ke generasi berikutnya melalui apa yang didengar, dilihat, dipakai
(digunakan) dan dilakukan, tanpa diketahui alasannya mengapa hal itu dilakukan.
c. Teknis
Pada tingkatan ini, bukti-bukti dan aturan-aturan merupakan hal yang terpenting.
Terdapat suatu penjelasan yang logis mengapa sesuatu harus dilakukan dan yang lain
tidak boleh dilakukan. Pembelajaran secara teknis memiliki ketergantungan sangat
tinggi pada orang yang mampu memberikan alasan-alasan yang logis bagi suatu
tindakan tertentu.
4. Mengenal Perbedaan Budaya
Dalam kehidupan sehari-hari orang akan selalu berhubungan dengan orang lain yang
memiliki latar belakang budaya dan bahasa yang berbeda.Perbedaan budaya dapat dilihat dari
nilai sosial, peran dan status, kebiasaan mengambil keputusan, sikap terhadap waktu,
penggunaan ruang/jarak, konteks budaya, bahasa tubuh, hukum perilaku etis, dan perbedaan
budaya perusahaan.
a. Nilai-Nilai Sosial
Nilai nilai sosial yang tumbuh dan berkembang si suatu negara bisa jadi berbeda
dengan negara lain.
b. Peran dan Status
Budaya menuntun peran yang akan dimainkan seseorang, termasuk siapa
berkomunikasi dengan siapa, apa yang mereka komunikasikan, dan dengan cara
bagaimana mereka berkomunikasi. Begitu pula dalam konsep status, yang cara
pandangnya berbeda antara negara satu dengan negara yang lain.
c. Pengambilan Keputusan
 Proses pengambilan keputusan yang dilakukan oleh para manajemen puncan antara
negara yang satu dengan negara yang lain berbeda, ada yang cepat tetapi ada juga
yang lambat.
d. Konsep Waktu
Sebagaian besar penduduk negara maju sudah menyadari adanya naha waktu sangat
berharga. Penilaian terhadap waktu antara negara yang satu dengan negara yang lain
juga berbeda, ada yang ketat tetapi ada juga yang longgar.
e. Konsep Jarak
Komunikasi Sebagaimana masalah waktu, menjaga jarak komunikasi juga berbeda
untuk budaya yang berbeda.
f. Konteks Budaya
Salah satu dari berbagai macam cara orang menyampaikan pesannya kepada orang
lain sangat ditentukan konteks budaya.
g. Bahasa Tubuh
Perbedaan bahasa tubuh sering kali menjadi sumber kesalahpahaman berkomunikasi
lintas budaya. Sering kali orang perlu mewaspadai antara kata yang diucapkan dengan
gerakan-gerakan tubuhnya agar dapat diketahui apa maksud yang sebenarnya. Bentuk
bahasa tubuh lainnya adalah kontak mata. Mata adalah salah satu bagian tubuh yang
sangat ekspresif.
h. Perilaku Sosial
Apa yang dianggap sopan di suatu negara bisa jadi dianggap kurang sopan di negara
lain. Selain itu, perilaku sosial antara negara satu dengan yang lain juga bisa menjadi
penghampat berkomunikasi.
i. Perilaku Etis
Perilaku yang etis dan tidak etis antarnegara pun bisa berbeda. Di beberapa negara
perusahaan diharapkan membayar sejumlah uang secara resmi untuk persetujuan
kontrak pemerintah. Pembayaran tersebut dianggap sebagai hal yang rutin.
j. Perbedaan Budaya
Perbedaan Budaya organisasi adalah cara perusahaan dalam melaksanakan sesuatu.
Dengan kata lain, budaya organisasi mempengaruhi cara orang bereaksi dengan orang
lain.
D. KOMUNIKASI DENGAN ORANG BERBUDAYA ASING
1. Belajar Tentang Budaya
Ketika merencanakan untuk melakukan bisnis dengan orang yang memiliki budaya
berbeda, seseorang akan dapat berkomunikasi secara efektif bila ia telah mempelajari
budayanya. Disamping itu, ketika tinggal di negara lain alangkah baiknya orang tersebut juga
sedikit banyak mengenal budaya maupun adat istiadat yang berlaku di negara tersebut. seperti
contoh komunikasi lintas budaya ketika melakukan perjalanan ke suatu negara : Di Spanyol,
orang berjabat tangan paling lama antara lima sampai dengan tujuh ayunan; melepas jabat
tangan segera dapat diartikan sebagai suatu bentuk penolakan. Di Perancis, orang berjabat
tangan cukup denagn hanya sekali ayunan atau gerakan. Jangan memberi hadiah minuman-
minuman beralkohol di negara-negara Arab. Di Pakistan atau negara-negara yang
berpenduduk mayoritas Muslim, jangan heran kalau di tengah-tengah suatu pertemuan bisnis
mereka minta izin keluar untuk menunaikan ibadah sholat karena setiap Muslim wajib sholat
lama kali sehari. Anda dianggap manghina tuan rumah jika Anda menolak tawaran makanan,
minuman atau setiap bentuk kebaikan di negara-negara Arab. Namun, Anda juga jangan
cepat-cepat menerima segala bentuk tawaran tersebut. Kalau mau menolak suatu tawaran,
tolaklah dengan cara yang sopan. Tekankan usia perusahaan Anda ketika berhubungan bisnis
dengan pengusaha di Jerman, Belanda, dan Swiss.
2. Mengembangkan Ketrampilan Komunikasi Lintas Budaya
Mempelajari apa yang dapat dilakukan oleh seseorang tentang budaya tertentu
sebenarnya merupakan suatu cara yang baik untuk menemukan bagaimana mengirim dan
menerima pesan-pesan lintas budaya secara efektif. Mempelajari ketrampilan komunikasi
lintas budaya pada umumnya akan membantu seseorang beradaptasi dalam setiap budaya,
khususnya jika seseorang berhubungan dengan orang lain yang memiliki budaya berbeda.
Negosiasi Lintas Budaya Orang yang berasal dari budaya yang berbeda sering kali
mempunyai pendekatan negosiasi yang juga berbeda. Tingkat toleransi untuk suatu
ketidaksetujuan pun bervariasi. Negosiator dari budaya yan gberbeda mungkin menggunakan
teknik pemecahan masalah dan metode pengambilan keputusan yang berbeda.
 BAB 5
PERENCANAAN PESAN-PESAN BISNIS

A. PEMAHAMAN PROSES KOMPOSISI

Proses komposisi (composition process) penyusunan pesan-pesan bisnis dapat
dianalogikan dengan proses penciptaan lagu seperti yang dilakukan oleh seorang komposer.
Begitu halnya dengan proses komposisi untuk pesan-pesan bisnis. Penyusunan pesan-pesan
bisnis meliputi tiga tahap :
1. Perencanaan
Dalam fase perencanaan (planning phase), dipikirkan hal-hal yang cukup mendasar,
seperti maksud/tujuan komunikasi, audiens yang akan menerima pesan, ide pokok (main
idea) pesan-pesan yang akan disampaikan, dan saluran atau media yang akan digunakan
untuk menyampaikan pesan.
2. Pengorganisasian
Organisasi dan komposisi erat kaitannya dengan penyususnan atau pengaturan kata-
kata, kalimat, dan paragraf dan memilih ilustrasi yang diperlukan unutuk mendukung ide
pokok bahsanya. Oleh karena itu perlu diperhatikan bagaimana menggunakan kata-kata,
kalimat, dan paragraf yang sederhana, mudah dipahami, dimengerti dan dilaksanakan oleh si
penerima pesan.
3. Revisi
Setelah ide-ide dituangkan dalam kata-kata, kaliamat , maupun paragraf perhatikan
apakah kata-kata, kalimat, dan paragraf tersebut telah diekspresikan dengan benar. Kalau
ternyata belum sesuai, perlu dilakukan pengecekan sekaligus revisi/perbaikan-perbaikan
seperlunya, sehingga apa yang telah direncanakan sebelumnya dapat dicapai seefektif
mungkin.

B. PENETUAN TUJUAN
Tahap pertama dalam merencanakan suatu pesan bisnis adlah memikirkn maksud dan
tujuan komunikasi. Seorang komunikator tentunya ingin mejaga nama baik dihadapan adiens.
Pesan bisnis dapat menciptakan nilai tambah bagi perusahaan. Pesan-pesan yang di
sampaikan kepada pihak lain hendaknya mampu menjaga dan meningkatkan citra
perusahaan. Untuk dapat menciptakan good will, setiap pesan bisnis hendaknya memiliki
tujuan yang jelas, dapat di ukur, dan tidak bertentangan dengan tujuan organisasi. Ada tiga
tujuan unum komunikasi bisnis, yaitu :
1. Mengapa tujuan harus jelas.
Tujuan pertama dalam komunikasi bisnis adalah memberikan informasi yang berkaitan
dengan dunia bisnis kepada pihak lain. Sebagai contoh, seorang pemimpin suatu perusahaan
membutuhkan bebebrapa pegawai baru yang akan di tempatkan sebagai staf adminitrasi di
kantor-kantor cabang yang ada.
2. Tujuan komunikasi bisnis
memberikan persuasi kepada pihak lain agar apa yang disampaikan dapat dipahami dengan
baik dan bener. Hal ini sering dilakukan, terutama yang berkaitan dengan negosiasi antara
seseorang dengan orang lain dalam bisnis. Melakulakan kerjasama atau kolaborasi
(kolaborating) Tujuan ketiga dalam komunikasi bisnis adalah melakukan kolaborasi atau
kerjasama bisnis antara seseorang dengan orang lain. Malalui jalinan komunikasi bisnis
tersebut seseorang dapat dengan mudah melakukan kerjasama bisnis, baik dengan perusahaan
domestik maupun perusahaan asing.

C. ANALISIS AUDIENS
Bila suatu komunikasi telah memiliki maksud dan tujuan yang jelas, langkah
berikutnya adalah memperhatikan audiems yang akan dihadapi. Analisis terhadap audiens
sangat perlu dilakukan, audiens dalam studi komunikasi bisa individu ataupun organisasi.
Demikian juga, reaksi atas pesan yang dikrim kepada orang yang sudah dikenal pada
umumnya bisa diperkirakan. Mengenali penerima primer Apabila penerima terdiri dari
beberapa orang, perlu dikenali orang-orang terpenting yang berpengaruh atau bertindak
sebagai pengambil keputusan. Menetapkan jumlah dan komposisi audiens Jumlah penerima
juga memengaruhi pesan bisnis. Menulis pesan bisnis yang ditujukan hanya kepada satu
orang akan berbeda dengan pesan bisnis yang ditujukan kepada banyak orang. Mengukur
Tingkat Pemahaman Audiens Apabila penerima memiliki latar belakang yang sama pengirim
,maka pada umumnya mereka dianggap memiliki pemahaman yang relatif sama terhadap
suatu pesan.
1. Cara menegembangkan profil audiens
Mengembangkan suatu profil audiens bisa dikatakan gampang-gampang susah.
Gampang jika lawan komunikasi bisnis adalah seseorang yang sudah dikenal dengan baik.
Penentuan profil audiens adalah orang-orang yang sudah dikenaldengan baik. Akan tetapi,
semuanya aan menjadi sulit jika yang menjadi audiens adalah orang yang sama sekali belum
dikenal.
2. cara mamuaskan audiens akan kebutuhan informasi.
Kunci komunikasi yang efektif adalah dengan menentukan kebutuhan informasi
audiens, dan selanjutnya berusaha memenuhi kebutuhan tersebut. ada lima tahap yang
diperlukan untuk memenuhi kebutuhan audiens, yaitu: - temukan apa yang diinginkan oleh
audiens, antisipasi pertanyaan yang tidak diungkapkan, berikan semua informasi yag
diperlukan, pastikan bawha informasinya akurat dan tekankan ide-ide yang paling menarik
bagi audiens.
3. cara memuaskan kebutuhan motivasional audienas
Beberapa pesan bertujuan untuk memotivasi audiens untuk mau mengubah berperilaku
mereka. Akan tetapi pemberian motivasi ini sering kali mengalami hambatan/kendala.
Bagaimana mengatasi kendala itu? Salah satunya caranya adlah dengan mengatur pesan-
pesan sedemikian rupa sehimgga informasi yang diberikan kepada konsumen dapat diterima
dengan mudah.

D. PENENTUAN IDE POKOK

Setiap pesan-pesan bisnis akan bermuara pada satu tema atau topic, pokok yaitu ide
pokok (main idea). Hal-hal lain selain ide pokok hanyalah ,merupakam ide-ide pendukung
(supporting idea).Topic dan ide pokok merupakan dua hal yang berbeda. Topic adalah subjek
pesan yang lebih luas, sedangakan ide pokok adalah pernyataan tentang suatu topic, yang
menjelaskan isi dan tujuan dari topic tersebut, sehingga dapat diterima oleh audiens. Sebelum
dapat menentukan ide pokok ada beberapa hal penting yang harus diidentifikasikan yaitu:
1. Teknik Curah Pendapat
a. storry teller”s yaitu hidupkan recorder dan telaah pesan-pasan yang telah
disampaikan.dengarkan dengan teliti dan berlatihlah.
b. Random List dengan pendekatan ini dapat menemukan ide pokok yang mau anda tulis
dalam pikiran anda selanjutnya hubungkan ide pokok itu dengan ide pokok yang lain.
c. CFR conclusion, findings, recommendations)worksheet.
d. Journalistic Approach
e. Question and Answer chain

E. SELEKSI SALURAN DAN MEDIA

Pesan-pesan bisnis harus sesuai dengan situasi yang ada. Ide-ide dapat disampaikan
melalui dua saluran, yaitu saluran lisan dan tertuis. Pilihan mendasar antara berbicara atau
menulis tergantung pada tujuan atau maksud pesan, audiens dan karakteristik dari kedua
saluran komunikasi tersebut. Saluran komunikasi lisan Komunikasi lisan merupakan saluran
yang palinhg banyak di gunakan dalam bisnis, komunikasi itu antara lain, percakapan antara
dua orang secara langsung (tatap muka), melalui telpon, wawancara, pidato, seminar,
pelatihan, dan presentasi bisnis. Saluran itu di sukai karna sederhana, spontan, nyaman,
praktis, ekonomis dan memiliki kemampuan yang lebih tinggi dalam memberikan umpan
balik (feed back).

Saluran komunikasi tertulis Pesan-pesan tertulis dalam bisnis di buat dalam berbagai bentuk,
misalnya surat, memo, proposal, dan laporan. Pilihan kata dalam pesan tertulis duilakukan
dengan hati-hati untuk mempertahankan nada sopan dan bersahabat, kekurangannya adalah
umpan balik secara langsung yang tidak bias di peroleh dengan waktu cepat.
1. Komunikasi Lisan
Komunikasi lisan adalah kemampuannnya memberikan umpan balik dan segera. Saluran ini
digunankan bila pesan sederhana.
2. komunikasi tertulis
Pesan-pesan tertulis juga memiliki berbagai macam bentuk, seperti proposal dan laporan.
Salah satu kelebihan komunikasi tertulis adalah bahwa penulis mempunyai kesempatan untuk
merencanakan dan mengendalikan pesan-pesan mereka.