PENDAHULUAN
A. LATAR BELAKANG
C. SASARAN
1. Terstempelainya kesamaan pengertian, bahasa, dan penafsiran dalam
penyelenggaraan Pengendalian Dokumen di Lingkungan Klinik Pratama Dunia
Medika.
2. Terwujudnya keterpaduan pengelolaan Dokumen dengan unsur lainnya dalam
lingkup administrasi umum.
Bentuk stempel :
A S L I
Bentuk stempel :
TIDAK TERKENDALI
Bentuk stempel :
KEDALUWARSA
9. Dokumen yang terkait dengan setiap kegiatan yang ada di dalam Klinik Dunia
Medika harus berada di tempat yang telah ditentukan serta terjamin keabsahannya.
Setiap pemegang dokumen bertanggung jawab untuk menjamin bahwa hanya
dokumen yang masih berlaku saja yang digunakan, sedangkan dokumen yang tidak
berlaku lagi harus segera disingkirkan.
10. Penyimpanan dokumen yang asli harus rapi, sesuai metode pengarsipan sehingga
mudah dicari kembali bila diperlukan.
11. Dokumen di unit kerja / ruang pelayanan harus diletakkan di tempat yang mudah
dilihat, mudah diambil, dan mudah dibaca oleh pelaksana.
2) Dokumen Internal yang dikendalikan oleh tim mutu dengan tidak menggunakan
tanggal berlaku adalah formulir dan daftar tilik, dikendalikan dengan
menggunakan judul.
3) Dokumen internal yang dikendalikan di tim mutu adalah :
a. Surat Keputusan Penanggungjawab
b. Surat-surat kedinasan, seperti : Surat Biasa, Surat Undangan, Surat perintah
Tugas, Surat Keterangan, Surat Pengantar, Lembar disposisi, Daftar Hadir
4) Dokumen internal yang dikendalikan di bagian Manajemen Mutu :
a. Manual Mutu
b. Perencanaan Tahunan
c. Rencana Lima Tahunan
d. Pedoman/Panduan Kerja
e. Standar Operasional Prosedur
f. Kerangka Acuan
g. Formulir-formulir
h. Daftar Tilik
5) Setiap perubahan atau penambahan terhadap dokumen merupakan tanggung
jawab masing-masing pengendali dokumen dimana dokumen tersebut
dikendalikan.
6) Koordinator Manajemen bertanggung jawab membuat dan memelihara Daftar
Induk dokumen Kebijakan serta menyimpan dokumen kebijakan asli dan arsip
surat-surat kedinasan baik yang masih berlaku maupun yang telah kadaluwarsa
untuk menghindari penggunaan dokumen yang tidak sah atau penggunaan
dokumen kadaluwarsa tanpa ijin.
3) Untuk dokumen dari unit kerja administrasi manajemen ditambahkan kode bagian :
BAGIAN KODE
Manajemen Klinik MK
Manajemen Mutu MT
4) Urutan penomoran dokumen dibuat terpusat. Surat Keputusan dibuat sesuai urutan
tanggal pengesahan, sedangkan urutan penomoran dokumen terkait pelayanan
2) Sistem penyimpanan resep yang telah dilayani di Klinik harus dipelihara dan
disimpan minimal 2 (dua) tahun dan pada setiap resep harus diberi tanda :
Rekaman adalah semua hasil atau bukti melaksanakan aktivitas sesuai dengan prosedur
kerja, instruksi kerja dan sesuai formulir yang telah ditetapkan. Pengendalian rekaman
adalah suatu proses terkendalinya kerahasiaan rekaman, proses perubahan, penerbitan,
distribusi dan sirkulasi rekaman. Masa simpan rekaman yaitu lamanya rekaman
(catatan) disimpan untuk memastikan sistem manajemen mutu berjalan secara efektif.
Masa simpan dapat ditentukan dapat ditentukan berdasarkan peraturan dari pemerintah
atau berdasarkan kesepakatan bersama.
1) Masa berlaku rekaman secara sesuai dengan masa simpan yakni selama
2 tahun.
PENUTUP
Badan Standarisasi Nasional.2008. Sistem Manajemen Mutu. Persyaratan SNI ISO 9001-
2008.