PANDUAN PENGENDALIAN DOKUMEN

KEBIJAKAN DAN SOP

BAB I
DEFINISI

Dokumen yang dimaksud dalam prosedur ini adalah semua dokumen yang terkait dengan sistem
manajemen mutu yang digunakan sebagai acuan dalam kegiatan pengendalian mutu.

1. Pengendalian Dokumen
Adalah kegiatan pengelolaan dan pengendalian dokumen-dokumen sistem manajemen mutu
yang mencakup pembuatan, distribusi, penggunaan, perubahan dengan mengikuti
ketentuan/metode yang diatur dalam prosedur ini.

2. Dokumen Dikendalikan
Dokumen dengan status DIKENDALIKAN adalah bahwa dokumen acuan kerja tersebut di-
up-date/diperbarui secara berkala sesuai perubahan-perubahan yang terjadi selama
pemakaiannya.

3. Dokumen Tidak Dikendalikan

Dokumen dengan status TIDAK DIKENDALIKAN adalah bahwa dokumen tersebut sejak
diterbitkan tidak di-up-date/diperbarui dan karenanya tidak diperuntukan sebagai acuan kerja.

4. Dokumen Tidak Berlaku

Dokumen dengan status KADALUARSA artinya adalah bahwa dokumen tersebut sudah
tidak berlaku lagi dan selanjutnya diperlakukan sebagai arsip.

5. Pedomanl Mutu
Manual Mutu adalah dokumen sistem manajemen mutu yang memuat ketentuanketentuan /
persyaratan-persyaratan / kebijakan-kebijakan yang digunakan sebagai acuan umum dalam
menjalankan semua kegiatan operasional organisasi.

6. Prosedur Kerja
Adalah dokumen sistem manajemen mutu yang mengatur/mengkoordinasikan
kegiatan/proses secara lintas fungsi agar dicapai sasaran dan persyaratan yang telah
ditetapkan.

7. Program Pendukung
Program pendukung termasuk dokumen sistem mutu dalam bentuk jadwal kegiatan yang
memuat rencana aktivitas untuk mendukung pelaksanaan sistem manajemen mutu.
BAB II
RUANG LINGKUP

BAB III
TATA LAKSANA

1. PENETAPAN JENIS DOKUMEN

Direktur Utama/Penanggung Jawab Klinik/MR/ Koordinator Pelayanan menetapkan jenis
dokumen terkendali, meliputi:

- Manual Mutu
- Prosedur Kerja/SOP
- Formulir

2. PEMBUATAN DOKUMEN

Prosedur Kerja dan Instruksi Kerja terdiri dari:

- Pengertian
- Tujuan
- Kebijakan
- Referensi
- Petugas
- Prosedur
- Diagram Alir (jika diperlukan)
- Unit Terkait

3. PENGESAHAN ISI DOKUMEN

Setiap dokumen terkendali harus mendapat bukti persetujuan dan pengesahan dari Direktur
Utama.

4. PEMBERIAN IDENTITAS DOKUMEN

Setiap dokumen terkendali memiliki bagian header yang merupakan identitas dokumen yang
berisi:

- Judul dokumen
- Nomor kode dokumen
- Terbitan ( dua digit )
- Revisi ( dua digit )
 - Tanggal mulai berlaku
- Halaman
- Penanggungjawab ( disiapkan, diperiksa, disahkan )

5. PENOMORAN DOKUMEN

Setelah disahkan, Administrasi Akreditasi memberi nomor dokumen yang terdiri dari 4
bagian:

a. Penomoran Manual mutu, prosedur kerja dan instruksi kerja

Bagian I
Menunjukkan jenis dokumen
MM untuk manual mutu
PK untuk prosedur kerja
FORM untuk Formulir yang digunakan

Bagian II
Menunjukkan unit yang membuat dokumen menunjukkan nomor urut penerbitan
dokumen, dengan 3 digit menunjukkan tahun penerbitan dengan 2 digit.
Contoh: penomoran dokumen: PK/ BPG/001/ 07
Artinya:
PK Jenis dokumen Prosedur Kerja
BPG BP Gigi
001 nomor urut dokumen
07 tahun

b. Penomoran formulir

Contoh : FORM /BPG/ 001/ 07

Form menunjukkan jenis dokumen

Artinya : Jenis dokumen Formulir

BPG BP Gigi
001 nomor urut dokumen
07 tahun

6. PENERBITAN DAN DISTRIBUSI DOKUMEN

a. Suatu dokumen dapat diterbitkan bila sudah mendapat persetujuan dan pengesahan dari
Kepala Puskesmas.
b. Dokumen diperbanyak dan didistribusikan oleh Sekretariat ISO dan MR kepada semua
pihak yang berkepentingan dengan mengisi Formulir Bukti Penerimaan Dokumen.
 c. Sekretariat bertanggung jawab menyimpan dokumen sah memelihara Daftar Induk
Prosedur Kerja, Instruksi Kerja dan Formulir yang ada pada Bagian,Sub Bag, Bidang
atau Seksi.
d. Untuk menunjukkan Salinan dokumen tersebut terkendali diberi cap TERKENDALI
dengan persetujuan MR.

7. REVISI DOKUMEN

Suatu dokumen dapat direvisi dengan tata cara:

a. Pemohon revisi mengisi formulir usulan revisi kepada Kepala Puskesmas.
b. Permintaan revisi disetujui pejabat yang berwenang.
c. Revisi dicatat dalam rekaman historis perubahan pada tiap dokumen.

8. PENERBITAN ULANG DOKUMEN

Suatu dokumen dapat diterbitkan ulang jika:

a. Terjadi perubahan sistem mutu.
b. Ada perubahan struktur organisasi yang mempengaruhi isi dokumen.
c. Instruksi kerja sudah tidak sesuai dengan urutan pelaksanaan tugas.
d. Bila terjadi penerbitan ulang, dokumen lama ditarik

9. PENARIKAN DAN PEMUSNAHAN DOKUMEN

MR menarik salinan dokumen yang sudah tidak berlaku dari peredaran dengan menggunakan
formulir bukti penarikan dokumen.

Salinan dokumen yang sudah ditarik, dimusnahkan dengan cara dibakar dan dicatat dalam
formulir berita acara pemusnahan dokumen.

Dokumen asli dari dokumen yang sudah ditarik diberi cap ‘ TAK TERKENDALI’ dan
disimpan MR sebagai arsip

Formulir berita acara pemusnahan dokumen disimpan oleh MR.

10. PENINJAUAN ULANG DOKUMEN

Setiap dokumen ditinjau ulang setiap satu tahun sekali.

11. PENGENDALIAN DOKUMEN EKSTERNAL

Koordinator Unit/Pemegang program mengidentifikasi dan mengendalikan distribusi

dokumen eksternal dengan formulir daftar dokumen eksternal.
Bila suatu dokumen eksternal sudah tidak digunakan, MR menarik dokumen eksternal
tersebut dan dicatat dalam formulir daftar dokumen eksternal.
BAB IV
DOKUMENTASI