Sistem Pemrosesan

System Pemrosesan Berbasis-Kertas

Secara virtual, semua system berbasis-kertas pengolahan atau pemrosesan transaksi biasanya
berorientasi batch. Dalam system pemrosesan berorientasi-batch, transaksi direkam ke dalam
computer secara per kelompok. Batch ini diproses secara periodic. Contoh pemrosesan secara
batch mencakup pemrosesan laporan waktu kerja mingguan untuk membuat cek gaji, pemrosesan
sekelompok cek untuk memperbarui master file utang dagang dan pemrosesan faktur untuk
memperbarui master file piutang dagang.

Pemrosesan Batch dengan Memperbarui File Berurutan

Banyak system yang berorientasi batch dan berbasis kertas yang menggunakan pemrosesan file
berurutan untuk memperbarui master file. Pemrosesan di dalam system seperti ini biasanya
mencaku beberapa tahap:

 Mempersiapkan file transaksi.

Pertama, melakukan editing data dan validasi. Kemudian record di dalam file transaksi
diurutkan sesuai urutan di dalam master file.
 Memperbarui master file.
Record di dalam file transaksi dan master file dibaca satu demi satu dicocokkan dan
dituliskan ke satu master file baru untuk mencerminkan pembaruan sesuai dengan yang
diinginkan.
 Memperbarui buku besar.
Buku besar diperbarui untuk mencerminkan perubahan di dalam master file.
 Membuat laporan buku besar.
Membuat neraca saldo dan laporan-laporan lain-lain

Pemrosesan Batch dengan Memperbarui File Akses-Acak

Pemrosesan batch dapat juga dilakukan dengan pembaruan akses-acak. Pada banyak system
khususnya akuntansi berorientasi system manajemen database dan bukannya system akuntansi
yang berorientasi file-indeks dibuat untuk file buku pembantu maupun file pembantu buku besar.
Indeks memungkinkan pengguna mengakses suatu rekening dengan cepat. Sebagai contoh
program query interaktif menggunakan file indeks untuk membantu pengguna akhir menemuka
dengan cepat lokasi rekening pelanggan. Indeks tersebut juga bias digunakan untuk memperbarui
file.

Ilustrasi Pemrosesan Batch dengan Memperbarui File Akses-Acak

Bagian ini mengilustrasikan aplikasi penerimaan kas online. sekelompok bukti pembayaran dari
pelanggan dimasukkan melalui terminal data dan diposting dengan pembaruan file akses-acak
langsung ke dalam file piutang dagang.

Aplikasi faktur baru

Aplikasi ini menyimpan file piutang dagang. Faktur baru diposting secara periodic ke dalam file
piutang dagang. File pengendalian diperbarui untuk dapat mereflesikan adanya tambahan faktur
baru ke dalam file piutang dagang. Prosedur ini memastikan bahwa setelah penambahan data
tagoihan yang baru file piutang dagang sesuai dengan file pengendalian.

Pemrosesan Bukti Penerimaan Kas

Pembayaran pelanggan diterima di dalam satu kotak pos khusus. Pendekatan ini memisahkan
penerimaan cek dari surat-surat yang lain dan meminimalkan jumlah karyawan yang harus
menangani cek pada saat cek tersebut diterima. Pada saat cek dibawa dari Kantor Pos, cek
diserahkan ke bagian pengendalian. Karyawan dibagian tersebut memberi cap pada cek tersebut
untuk mencegah terjadinya penyetoran cek ke rekening bank yang illegal.

System Pemrosesan Tanpa Kertas

Pemrosesan batch maupun real- time dapat digunakan dalam system pemrosesan tanpa kertas.
Pada pemrosesan real-team, kadang kala disebut pemrosesan real-team online, transaksi diproses
pada saat transaksi itu diinputkan ke dalam system.

Pemrosesan Batch dalam Sistem Pemrosesan Tanpa Kertas

Pemrosesan batch dalam system tanpa kertas serupa dengan pemrosesan batch dalam system
berbasis kertas. Perbedaan utama adalah ayat jurnal diganti dengan ekuivalen elektroniknya dan
buku besar diperbarui secara otomatis pada saat program batch dijalankan dengan prodik.

Pemrosesan Real-time dalam Sistem Pemrosesan Tanpa Kertas

Pemrosesan utama system tanpa kertas adalah memungkinkan pemrosesan dijalankan real-time .
Sistem real-time online (OLRS) memproses transaksi langsung setelah transaksi diinputkan
kedalam system dan dapat langsung menghasilksn output untuk pengguna.

Sistem Penjualan Real-time

Sistem penjualan real-time, menggunakan teknologi informasi kontemporer untuk
memaksimalkan kinerja system. Dalam system penjualan real-time, order pembelian atas item
persediaan dibuat atas tarikan permintaan, bukan atas dorongan untuk mengisi level persediaan
secara berkala dalam interval waktu tertentu (seperti bulanan atau mingguan) . Barang baru dating
pada saat barang tersebut dibutuhkan, dengan kata lain, just in time (JIT). Order ke pemasok
didasarkan atas pejualan actual untuk mengisi kembali item persediaan yang terjual.

Komponen Real-Time Sistem Penjualan

Sistem POC UPC (uniform product code) bercode yang di-scan oleh teknologi POS (point-of-
sales) dikounter checkout suatu toko eceran merupakan titik awal dari serangkaian kejadian yang
akan berakhir pada saat item yang tepat dengan cepat kembali dimaskkan kedalam persediaan
sehingga persediaan baru tersebut dapat dijual kembali.

Sistem Pesanan EDI : EDI merupakan pertukaran dokumen bisnis langsung dari computer ke
computer melalui jaringan komunikasi. Hubungan EDI dengan system computer pengecer dan
system computer pemasok memungkinkan terjadinya pembuatan dan pemrosesan order pembelian
secara instan sehingga memfasilitasi pengiriman barang yang cepat.

Pemrosesan Transaksi pada system Penjualan Real-Time

Urutan peristiwa yang pasti akan bervariasi dari satu ke system yang lain, namun pemrosesan
pemesanan biasanya akan mencakup tujuh langkah :

1. Mengirimkan Katalog Elektronik ke pelanggan

2. Memperkirakan Pesanan Penjualan Pelanggan
3. Menerima Pesanan dan Menerjemahkan Pesanan yang Diterima
4. Mengirim surat pemberitahuan bahwa pesanan yang telah diterima
5. Mengirim informasi pesanan ke gudang atau ke proses produksi
6. Membuat dan mengirim pemberitahuan nahwa barang tlah dikirim
 7. Mengirim barang

Pertimbangan Khusus Pengendalian Internal

Ada pengendalian internal tertentu yang terkait dengan system penjualan real-time. Pertama, order
pelanggan dapat diproses tanpa campur tangan dan otorisasi manusia. Akibatnya, pelanggan dapat
membuat sendiri order pemjualan karena order penjualan dihasilkan secara otomatis pada saat
order pembelian EDI yang valid diterima oleh system.