DAFTAR ISI

HALAMAN JUDUL …………………………………………………………………… i

KATA PENGANTAR …………………………………………………………………. ii
DAFTAR ISI …………………………………………………………………………… iii
HALAMAN PENGESAHAN …………………………………………………………. iv
BAB I : PENDAHULUAN ……………………………………………………... 1
A. Latar Belakang Masalah …………………………………………. 1
B. Tugas Pokok dan Fungsi Satuan Kerja ……………………….. 3
C. Identifikasi Masalah ……………………………………………… 4
D. Rumusan Masalah ……………………………………………….. 4
E. Pokok Masalah …………………………………………………… 5
F. Kerangka Berfikir ………………………………………………… 5
G. Sistematika Penulisan ………………………………………….. 6
BAB II : FAKTA DAN MASALAH …………………………………………….. 8
A. Keadaan Sekarang ………………………………………………. 8
B. Keadaan yang di inginkan ………………………………………. 16
BAB III : PEMBAHASAN ………………………………………………………. 18
A. Analisa …………………………………………………………….. 18
B. Pemecahan Masalah ……………………………………………. 19
BAB IV : PENUTUP …………………………………………………………….. 22
A. Kesimpulan ……………………………………………………….. 22
B. Saran ………………………………………………………………. 23
C. Implikasi …………………………………………………………… 23
DAFTAR PUSTAKA

iii
HALAMAN PENGESAHAN

Karya tulis dengan judul “ Rencana Kerja Peningkatan Pelaksanaan Tugas Pegawai
Administrasi Pada Madrasah Tsanawiyah Negeri Kalibaru Kab. Banyuwangi “ telah disetujui dan
disyahkan sebagai salah satu syarat menempuh Ujian Penyesuaian Kenaikan Pangkat (UPKP)
Tingkat III di Lingkungan Kementerian Agama Kabupaten Banyuwangi.

Disahkan
Hari : ……………………………………
Tanggal: ……………………………………

Yang Mengesahkan

(……………………………………) (……………………………………)
NIP. NIP.

Mengetahui
Kepala Kantor Kementerian Agama
Kabupaten Banyuwangi

BAB I
PENDAHULUAN

A. Latar Belakang Masalah

 Perkembangan informasi dan kemajuan tekhnologi komunikasi berpengaruh
signifikan pada tahap tatanan peradaban kemajuan dunia. Hal tersebut tidak dapat
dipisahkan dengan suatu manajemen tertentu, salah satunya yang berkaitan dengan sebuah
birokrasi. Pemerintahan, Dalam hal ini ditekankan pada masalah pelayanannya. Pelayanan
administrasi dan penyampaian informasi yang kurang memuaskan dan cenderung berbelit-
belit. Banyak dirasa dan banyak dikeluhkan oleh sebagian masyarakat umum. Dimana, bagi
kalangan birokrat hal tersebut seharusnya tidak bias dianggap sesuatu yang kurang penting
sehingga mau atau tidak, masyarakat akan dihadapkan pada persoalan pelayanan yang
kurang memuaskan. Namun dalam hal tulisan ini kami akan mencoba mengulas tentang
pelayanan administrasi pada dunia birokrasi khususnya yang terjadi di Madrasah
Tsanawiyah Negeri Kalibaru Kab. Banyuwangi.
Karya tulis ini di susun berdasarkan pengamatan yang telah dilaksanakan selama
bertugas di Madrasah Tsanawiyah Negeri Kalibaru Kab. Banyuwangi. Berdasarkan
pengamatan yang dilakukan ternyata pelayanan administrasi dan tata kearsipan di
lingkungan Madrasah Tsanawiyah Negeri Kalibaru masih di anggap kurang. Hal ini bisa di
lihat dari pelaksanaan administrasi dan tata kearsipan yang kurang terorganisir dengan rapi
dan cenderung asal tercukupi, sehingga mengakibatkan aktivitas pelayanan administrasi
terkesan seenaknya.
Rendahnya tingkat pelayanan administrasi yang kurang disebabkan adanya beberapa
faktor, beberapa faktor diantaranya kurangnya sarana dan prasarana yang sangat menunjang
pelaksanaan kegiatan pelayanan administrasi, penataan tempat dan pengaturan fasilitas
administrasi. Dalam hal ini misalnya buku-buku administrasi yang tidak teratur
menyebabkan pelayanan semakin sulit. Sedangkan pada tata kearsipan, masih lemahnya
kesadaran para tenaga administrasi dalam mengarsip setiap dokumen yang masuk atau yang
keluar. Dan jumlah sumber daya manusia yang kurang, juga menjadi penyebab lemahnya
tata kearsipan.
1
Aktifitas pelayanan administrasi di Madrasah Tsanawiyah Negeri Kalibaru, selama
ini ada kesan hanya sebatas menjalankan roda birokrasi saja, tidak memandang keakuratan
dan kepentingan yang lebih, jadi hanya diberikan sebagai pelengkap saja atau asal ada
pembukuannya. Oleh karena itu di dalam karya tulis ini saya mencoba mengulas lebih detail
tentang segala aktifitas pengadministrasian dan faktor yang menyebabkan kurangnya
kualitas pelayanan administrasi di Madrasah Tsanawiyah Negeri Kalibaru dan nantinya saya
juga akan mencoba untuk memberikan solusi terbaik demi meningkatnya mutu pelayanan
administrasi pendidikan di Madrasah Tsanawiyah Negeri Kalibaru, baik itu dalam hal
administrasi pembukuan, administrasi keuangan dan tata kearsipan.

2
B. Tugas Pokok dan Fungsi Satuan Kerja
a. Mengurus Administrasi Umum
b. Mengurus Administrasi Keuangan
c. Mengurus Administrasi Kepegawaian
d. Mengurus Administrasi Kerumahtanggaan
e. Mengurus Administrasi Surat Menyurat
f. Mengurus Administrasi Kesiswaan
di lingkungan Madrasah Tsanawiyah Negeri Kalibaru Kab. Banyuwangi.

C. Identifikasi Masalah
Guna memudahkan didalam langkah-langkah pemecahan masalah mulai dari
tujuan,masalah yang dihadapi, sebab-sebab masalah maka penulis kemukakan bebrapa
identifikasi masalah sebagai berikut :
a. Upaya apa sajakah yang sebaiknya dilakukan agar mutu pelayanan administrasi
menjadi lebih baik.
b. Bagaimana menciptakan tata kearsipan yang dinamis dan baik.
D. Rumusan Masalah
Berangkat dari uraian diatas, penulis mencoba merumuskan permasalahan,
diantaranya sebagai berikut :
a. Bagaimana kondisi riil pelayanan administrasi / ketata usahaan secara umum di
Madrasah Tsanawiyah Negeri Kalibaru Kab. Banyuwangi.
b. Bagaimana mengupayakan peningkatan pelayanan keadministrasian / ketata usahaan
Madarasah Tsanawiyah Negeri Kalibaru dengan baik, rapi, cepat dan tepat.
c. Bagaimana menata kearsipan surat menyurat anatara lain :
 File Kepegawaian
 Administrasi Kesiswaan
 Administrasi Keuangan
 Administrasi lain – lain dan
 Data penting lainnya sebagai penunjang kelancaran tugas dan kinerja Madrasah
Tsanawiyah Negeri Kalibaru lebih baik dan rapi.
3
E. Pokok Masalah
Permasalahan yang mengemuka dan perlu penanganan dengan seksama adalah masih perlu
peningkatan kualitas Sumber Daya Manusia tentang keadministrasian Madrasah Tsanawiyah
Negeri Kalibaru Kab. Banyuwangi sehingga dasar pelayanan pada guru dan siswa yang terkesan
sekedar hanya menyelesaikan pekerjaan atau asal – asalan. Kedua, tata kearsipan surat menyurat,
kurang mendapat perhatian yang serius dan penataan yang rapi dan tertib.

F. Kerangka Berfikir
Untuk lebih mengetahui sejauh mana permasalahan maka, penulis akan memberikan tujuan
dikemukakannya pelayanan administrasi pendidikan sebagai berikut :
 Untuk mengetahui kondisi riil pelayanan administrasi MTs Negeri Kalibaru
 Untuk mengetahui sejauh mana peningkatan pelayanan administrasi
 Untuk mengenal sampai dimana tingkat penataan dan kerapian arsipnya

G. Sistematika Penulisan
Dalam penyusunan karya tulis ini perlu kiranya diberikan gambaran tenteng persoalan-
persoalan yang akan dibahas dalam bab-bab dengan sistematika penulisan sebagai berikut :

BAB I Pendahuluan
Dalam hal ini dikemukakan hal-hal yang melatar belakangi tentang sebabnya judul ini
dibahas serta tugas pokok dan fungsi satuan kerja, identifikasi masalah, pokok masalah, tahap-
tahap berfikir dan sistematika dalam penulisan karya tulis.

Bab II Fakta dan Permasalahan

Pada bab ini menggambarkan tentang kondisi lingkunganan manajemen administrasi kantor
pada waktu sekarang serta kondisi yang di inginkan agar lebih baik agar dapat meningkatkan
kinerja serta kwalitas pelayanan yang memuaskan dimasa yang akan datang.
Bab III Pembahasan
Dalam bab ini memuat penganalisaan dan pemecahan masalah agar dapat bermanfaat
khususnya bagi lingkungan kami bekerja dan Madrasah Tsanawiyah Negeri pada umumnya.

4
Bab IV Penutup
Bab terakhir ini dikemukakan sebagai penyusunan karya tulis ini berakhir, berikut
kesimpulan, saran dan sumber yang digunakan penulis dalam menyusun karya tulis.
Demikian sistematika penulisan yang penulis buat dalam menguraikan masalah tentang
upaya peningkatan pelayanan administrasi pendidikan.
 5
BAB II
FAKTA DAN MASALAH

A. Keadaan Sekarang
1. Letak Geografis
Madrasah Tsanawiyah Negeri Kalibaru berada di desa Kalibaru Wetan, tepatnya di
jalan Jember No. 124 Kecamatan Kalibaru Kabupaten Banyuwangi Provinsi Jawa Timur.
Lokasi Madrasah Tsanawiyah Negeri Kalibaru berada di lokasi yang strategis, selain
mudah dijangkau oleh siswa, lokasinya tidak bising dari lalu lalang kendaraan karena
lokasinya agak ke dalam. Di samping itu mudah dijangkau dengan transportasi
kendaraan umum.
Adapun batas-batas lokasi MTs Negeri Kalibaru yaitu :
Sebelah Utara : Perumahan
Sebelah Timur : Jalan / SMK Negeri Kalibaru
Sebelah Barat : Perumahan
Sebelah Selatan : Persawahan
Madrasah Tsanawiyah Negeri Kalibaru berdiri di atas tanah seluas 4.860 M², yang telah
bersertifikat.
2. Sejarah Singkat Berdiri dan perkembangan MTs Negeri Kalibaru Kab. Banyuwangi.
Sebelum berdiri Madrasah Tsanawiyah Negeri Kalibaru pada tahun 1984 telah
berdiri Madrasah Tsanawiyah swasta “NURUL FATAH’ yang didirikan oleh tokoh –
tokoh masyarakat Kalibaru yang sekaligus merangkap sebagai pengurus madrasah yang
diketuai oleh Haji Sulaiman. Sebagai Kepala Madrasah adalah Kyai Musa;i Bahri,
setelah mengikuti perkembangan selama lima tahun. Dengan dasar beberapa
pertimbangan pengurus, Kepala Madrasah dan semua guru demi prospek pendidikan
yang akan datang, maka mereka sepakat untuk mengajukan permohonan Ke Kantor
Departemen Agama Kabupaten Banyuwangi agar Madrasah Tsanawiyah Nurul Fatah
menjadi Madrasah Tsanawiyah Negeri Filial.

Terhitung sejak Januari 1986, Pemerintah melalui Departemen Agama RI dalam

Surat Keputusannya No: 02/E/1986 Tanggal 06 Januari 1986 Madrasah Tsanawiyah

6
 Nurul Fatah Kalibaru ditetapkan sebagai Madrasah Tsanawiyah Negeri Kalibaru
Filial dengan Induk Madrasah Tsanawiyah Negeri Banyuwangi II. Selang beberapa
tahun dengan semakin banyaknya antusias masyarakat terhadap perkembangan
Madrasah Tsanawiyah dan dengan bantuan pihak terkait beserta keluarga besar
Madrasah Tsanawiyah mengusulkan untuk menjadi Madrasah Tsanawiyah Negeri.
Alhamdulillah permohonan yang diusulkan di setujui, maka pada tanggal 25 Nopember
1995 di terbitkan SK Menteri Agama RI Nomor 5154 Tahun 1995 tentang Pembukaan
dan Penegerian Beberapa Madrasah termasuk Madrasah Tsanawiyah Negeri Kalibaru.
Dengan status Negeri tersebut, maka perkembangan MTs Negeri Kalibaru semakin lama
semakin baik.

3. Keadaan Fisik dan Non Fisik

Madrasah Tsanawiyah Negeri Kalibaru mempunyai sarana dan prasarana yang cukup
memadai, sehingga dapat memperlancar proses belajar mengajar. Adapun sarana
prasarana pendidikan yang dimiliki Madrasah Tsanawiyah Negeri Kalibaru adalah
sebagai berikut :

A. Kondisi Siswa
Pada tahun pelajaran 2011 / 2012

Siswa
Tingkat kelas Keterangan
Laki-laki Perempuan Jumlah

VII 113 75 188

VIII 77 86 163

IX 71 88 159

Jumlah 261 249 510

7
B. Guru dan Pegawai

JENIS KELAMIN
No. STATUS JUMLAH KETERANGAN
L P

1. Guru Tetap ( GT ) 8 6 14

2. Guru Tidak Tetap ( GTT ) 5 3 8

3. Pegawai Tetap 1 2 2

4. Pegawai Tidak Tetap 5 1 6

C. Keadaan Guru dan Pegawai

D. SARANA / PRASARANA
NO Jenis Ruang Jumlah Kondisi

1. Ruang Kelas 13 Baik

2. Ruang Kepala Madrasah 1 Baik

3. Ruang Tata Usaha 1 Baik

4. Ruang Guru 1 Baik

5. Ruang Laboratorium IPA 1 Baik

6. Ruang Laboratorium Komputer 1 Baik

7. Ruang Perpustakaan 1 Baik

8. Musholla 1 Baik

B. Keadaan Yang Di inginkan

Kondisi ideal yang di inginkan Madrasah Tsanawiyah Negeri Kalibaru Kab. Banyuwangi
adalah terwujud dan meningkatnya pelayanan administrasi bagi masyarakat yang tepat, cepat dan
professional. Diharapkan pula peningkatan pelayanan administrasi ini dapat terus meningkat,
maju dan berkembang dari dalam komponen yang ada dalam struktur pelayanan tenaga
administrasi ( Kepala Madrasah, Kepala Urusan Tata Usaha dan Staf Tata Usaha ) secara
permanent. Keadaan tersebut harus ada juga pada komponen yang bersifat eksternal ( Kantor
Kementerian Agama Kabupaten ) agar aktif mengadakan supervise rutin ataupun pembinaan.
Kondisi ideal selanjutnya yang di inginkan adalah seluruh komponen Madrasah Tsanawiyah
Negeri Kalibaru kepala dan Staf Tata Usaha harus aktif melakukan aktifitas yang menujang
peningkatan pelayanan administrasi perkantoran dengan sebaik-baiknya, baik secara formal

9
( prakteknya ) maupun non formal ( penataan kearsipan ). Diharapkan keadministrasian yang
ada dapat berjalan dengan efektif dan efisien.
Konsekwensi dari penyelenggara administrasi sendiri harus menyediakan sarana penunjang guna
kelancaran segala aktifitas pelayanan administrasi dengan baik, rapi, cepat dan tepat.
 10
BAB III
PEMBAHASAN

A. Analisis
Pada dasarnya mutu pelayanan administrasi itu lebih dominan, berangkat dari faktor intern
pada tenaga administrator (pelaku administrasi) dan penataan administrasi / ketata usahaannya
( kegiatan / sesuatu yang ditangani ). Bila kita mencoba untuk memuali manganalisa lebih dalam
dan mengapa keadaan yang telah disampaikan di awal yaitu, keadaan keadministrasian yang
demikian, hal ini dikarenakan adanya asumsi pada sebagian tenaga tata usaha bahwa pelayanan
administrasi adalah sesuatu hal ringan dan pekerjaan yang mudah sifatnya, padahal jika kita
lebih memahami lagi bahwa manfaat dari pelayanan dan pengeloalaan administrasi yang baik
dan rapi sangat besar manfaat dan kebutuhannya. Bisa dikatakan suatu instansi di bilang baik
jika pelayanan yang diberikan sangat memuaskan, apalagi dalam kalangan birokrasi sekarang
ini, meski terlihat sepele namun sangat urgen untuk diperhatikan dan dilaksanakan.
Adapun beberapa faktor penyebab belum optimalnya mekanisme pelayanan dan baik
kecepatan dan akurasi data administrasi, di Madrasah Tsanawiyah Negeri Kalibaru Kab.
Banyuwangi adalah sebagai berikut :
1. Minimnya pembinaan masalah keadministrasian khususnya pada tata administrasi atau
ketata usahaan perkantoran dari Kementerian Agama.
2. Minimnya pembinaan bagi tenaga keadministrasianatau ketata usahaan, dari Kementerian
Agama yang bertujuan agar menyegarkan kembali kinerja, serta menambah pengetahuan.
3. Kurangnya pengawasan dari hasil kerja terhadap pengadministrasian baik yang berhubung
dengan administrasi, surat menyurat dan lainnya. Dimana permasalahan ini bersinggungan
langsung dengan kinerja pada birokrasi kantor.
4. Pengaturan atau manajemen administrasi dan tata usaha yang belum sesuai pada diskripsi
pekerjaannya sehingga ada kesan job overlap (tindakan saling tindih pekerjaan ).

B. Pemecahan Masalah
Peningkatan mutu pelayanan administrasi / ketata usahaan dalam perkantoran / birokrasi
adalah suatu upaya peningkatan dari sisi managerial yang bersinggungan langsung dengan segala
aktifitas administrasi / ketata usahaan dan prosedur kerja yang nantinya akan mengubah kondisi
kantor sehingga menjadi lebih baik dan berkwalitas dari pada sebelumnya.
Beberapa hal yang perlu untuk mendapat perhatian yang kiranya bias dilaksanakan dan untuk
menambah nilai mutu pelayanan administrasi pada Madrasah Tsanawiyah Negeri Kalibaru dapat
11
lebih baik, cepat dan tepat serta professional antara lain dengan melakukan berbagai
pembenahan yang bersentuhan langsung dengan tenaga administrasinya dan sesuatu yang akan
di tanganinya dalam hal ini peran serta dorongan dari kepala Urusan Tata Usaha mutlak
diperlukan. Disamping itu dengan melakukan berbagai macam pembenahan diantaranya :
1. Melaksanakan pengawasan administrasi dalam hal ini adalah Kementerian Agama, dengan
mengadakan pembinaan, pelatihan atau sejenisnya tentang manajemen maupun pelayanan
administrasi / ketata usahaan yang baik, yang lebih intensif dan terpadu.
2. Pelaksanaan pengawasan / supervisi langsung atau tidak langsung dari kementerian agama
atau Kepala Tata Usaha kepada stafnya terjadwal secara kontinyu agar instansi yang dibina /
diawasi lebih terprogram dan terarah dalam menjalankan roda birokrasi khususnya dalam
pelayanan administrasi / ketatausahaan.
3. Perlunya untuk diterbitkan dalam pengerjaan administrasi dengan cara setiap hari
mengadakan kegiatan pengadministrasian yang baku sesuai dengan mekanisme atau
diskripsi pekerjaannya sehingga akan memudahkan dan meringankan pekerjaan dan tindakan
akan nada tumpang tindih penanganan keadministrasian / ketata usahaan.
4. Perlunya kerja sama yang baik pada seluruh komponen pegawai kantor dalam hal ini antara
kepala Madrasah, Kepala Tata Usaha, staf Tata Usaha sebagai subyek dan Kementerian
Agama selaku atasan langsung masyarakat, guru, pegawai dan siswa sebagai obyek yang
membutuhkan pelayanan secara langsung.
5. Pemberian sarana dan prasarana yang lebih dan menunjang bagi kegiatan pelayanan
administrasi atau pelayanan lainnya supaya dapat berjalan dengan baik, rapi, cepat dan tepat.
 12
BAB IV
PENUTUP

A. Kesimpulan
Dari keseluruhan uraian pembahasan yang telah kemukakan, dapat penulis simpulkan
sebagai berikut :
1. Memaksimalkan upaya peningkatan pelayanan administrasi di Madrasah Tsanawiyah Negeri
Kalibaru Kabupaten Banyuwangi agar mendapat dukungan penuh dari semua komponen
baik internal ( Kepala, tenaga administrasi ) maupun fihak eksternal yang membutuhkan
pelayanan ( masyarakat ).
2. Agar pelayanan administrasi semakin profesional dan penataan semakin mengalami
peningkatan perlu di upayakan kondusifitas kerja dan keadaan di kantor (tempat kerja) yang
selama ini sudah baik agar lebih diperhatikan dan dipertahankan, terutama dari segi
kebersamaan dan profesionalisme kerja.
3. Sarana dan prasarana yang baik dan memadai sangat menunjang peningkatan pelayanan
administrasi.
4. Intensitas kerjasama dan dukungan dari berbagai pihak baik intern maupun ekstern kantor
sangatlah penting, guna membangun situasi dan kondisi di lingkungan kerja lebih nyaman
dan hermonis.
B. Saran
Saran –saran yang dapat penulis kemukakan adalah :
1. Kepala Madrasah, Kepala Tata Usaha, sebagai unsur pemimpin dikantor hendaknya lebih
aktif dalam mengkoordinasi dan menggerakkan serta mengevaluasi pekerjaan bagi para
tenaga administrasi, dengan tujuan agar semua program dan tujuan yang sudah dicanangkan
dapat terwujud / tercapai sesuai dengan rencana dengan jadwal yang tepat.
2. Bagi tenaga administrasi agar lebih bisa meningkatkan kerjasama, kebersamaan dan
harmonisasi pada situasi dan kondisi pekerjaan yang lebih baik agar tujuan bisa cepat
tercipta atau terlaksana.
3. Ketelitian untuk tenaga administrasi supaya lebih ditingkatkan dan diperhatikan dalam
melaksanakan pekerjaan dan tugasnya.
 4. Disiplin administrasi, dimana pada setiap ada kegiatan pengadministrasian segera dilakukan
tanpa menunggu waktu atau menundanya, agar dapat mempermudah, cepat dalam
memberikan pelayanan serta akurat dalam pekerjaan selanjutnya.
13
C. Implikasi
Kinerja dalam birokrasi pemerintahan khususnya kantor bila memperhatikan mengacu pada
petunjuk pelaksanaan prosedur pekerjaan yang telah di programkan dan mengcu pada pentunjuk
teknis operasional kerja, maka bukan satu hal yang mustahil bila tercipta sebuah tatanan kerja
yang tertib, professional dan disiplin tinggi. Kedua, kebersamaan dan harmonisasi
hubunganantara pegawai dan kepala harus tetap terjaga, karena hal ini dapat berimplikasi
peningkatan produktifitas pelayanan pada masyarakat dan terciptanya hubungan secara vertical
tetap kondusif.ketiga, optimalisasi pegawai dan kepala dalam meletakkan peran dan fungsi kerja
sesuai dengan job description di barengi dengan sikap toleransi, bukan sesuatu yang mustahil
tentu akan berimplikasi pada output kerja yang maksimal dan baik. Ke empat, evaluasi dan
pengawasan / supervisi dari institusi vertikal diatasnya harus tetap terjadwal dan terprogram
sesuai dngan rencana kerja. Bila persoalan ini kurang mendapat perhatian, maka akan
berimplikasi pada tingkat kedisiplinan kerja, profesionalisme, dan tingkat akurasi data akan
menjadi lemah dan cenderung pada rendahnya semangat dan etos kerja pegawai.
 14
DAFTAR PUSAKA

1. Moekijat, Drs, 1974, prinsip-prinsip Administrasi Manajemen Kepemimpinan, Bandung,

Penerbit Alumni.
2. Dep. Agama RI Dirjen Bimas Islam dan Gara Haji, 2004, Pedoman Pejabat Urusan Agama
Islam Edisi 2004
3. Dep. Agama RI Dirjen Bimas Islam dan Gara Haji, 2003, Pedoman Pegawai Pencatat Nikah.
4. Staf Dosen BPA UGM, 1977, Ensiklopedia Administrasi, Jakarta, Penerbit Gunung Agung.
5. Ulfarida, 1986, Makalah “ Pengaruh Pendidikan Agama Islam Dalam Kehidupan
Masyarakat “.
15