SIKLUS PENDAPATAN DAN E-COMMERCE

Disusun Kelompok 5, beranggota:

Muhammad Zainudin

Benizi Agusmas Bour

Muhammad Sofyan Hadi

Ahmad Rifqi Umar

Muhammad Azmi Akbar

Universitas Gadjah Mada

Yogyakarta

2019
a. Identifikasi kelemahan dan gambarkan potensi masalah yang disebabkannya.

b. Rekomendasikan kontrol atau perubahan dalam sistem untuk memperbaiki setiap kelemahan.

c. persiapkan diagram aliran data level-nol dari prosedur pemasaran, pengiriman, dan penagihan.
Perlakukan departemen penerima sebagai eksternal.

Jawaban

a. Ideintifikasi kelemahan dan potensi masalah yang di sebabkannya

- Didapartemen pemasaran terdiri dari 4 tenaga penjualan yang dimana jika salah satu dari pegawai
tersebut yang menerima pemesanan harus menyiapkan 2 salinan pesanan sacara manual yang satu
berdasarkan tanggal pemesanan dan yang satunya lagi di kirimkan ke dapartemen pengiriman sehingga
pada saat pemesanan meningkat para pegawai kewalahan dalam menanganinya sehingga mereka juga
tidak punya waktu untuk memeriksa draf/daftar kredit karena semua penjualan dilakukan secara kredit.
Sehingga karena mereka (pegawai) tidak memeriksa daftar penjualan (kredit) maka ada yang terlewatkan
dan tidak tertagih. Akibat dari kejadian ini perusahaan mengalami kerugian 15% dari penjualan.

- Didapartemen pengiriman biasanya barang dikirim dalam waktu dua hari semejak diterimanya
pesanan pelanggan, namun sekarang yang terjadi adalah pengiriman rata-rata enam hari setelah
menerima pesanan. Salah satu penyebabnya ialah bahwa ada dua pegawai bagian pengiriman yang
mengikuti pelatihan sehingga kinerja dari pegawai bagian pengiriman kurang efektif. Karena kejadian ini
maka dibantu oleh dua pegawai dari bagian dapartemen penerima. Menurut kelompok kami kejadian ini
akan menyebabkan menurunnya kepercayaan terhadap perusahaan dari para konsumen dan bisa saja
konsumen berpindah mencari perusahaaan lain sabagai supplier karena waktu pengiriman yang begitu
lama (enam hari) sedangkan konsumen sangat membutuhkannya.

- Didapartemen penagihan faktur penjualan disiapkan dua bagian yaitu faktur penjualan disiapkan
hanya setelah menerima pesanan penjualan dari departemen pengiriman sehingga pelanggan akan
ditagih hanya untuk barang yang dikirim, bukan untuk pesanan kembali. dan bagian tagihan mengirimkan
kembali salinan faktur pelanggan ke pengiriman. Salinan faktur pelanggan berfungsi sebagai salinan
tagihan, dan pengiriman memasukkannya ke dalam amplop khusus pada paket untuk menghemat ongkos
kirim. Menurut kelompok kami mengirim kembali faktur pelanggan untuk salinan tagihan ke bagian
pengiriman merupakan aktivitas yang bisa tidak harus dilakukan karena bagian pengiriman bisa
melakukannya atau membuat faktur pelanggan sendiridan langsung di kirim tanpa harus menununggu
dari dapartemen penagihan dan daparteman pangihan hanya bertugas menagih sesuai faktur yang dibuat
oleh dapartemen pengiriman tadi.

b. Rekomendasi kontrol atau perubahan dalam sistem untuk memperbaiki setiap kelemahan:
1. Departemen pemasaran :
 Penerimaan pesanan dilakukan secara digital yang secara otomatis terkoneksi dengan
departemen pengiriman sehingga kalau terjadi lonjakan penjualan dapat teratasi
dengan baik.
 Menggunakan kredit limit agar membatasi seberapa besar pelanggan dapat membeli
secara kredit
  Melakukan otorisasi khusus untuk pelanggan baru atau penjualan yang melebihi
batas kredit
2. Departemen Pengiriman :
 Membatasi pegawai yang melakukan pelatihan
 Rekonsiliasi dokumen pengiriman dengan pesanan penjualan, daftar pengambilan,
dan pengepakan slip
 Gunakan sistem RFID untuk mengidentifikasi penundaan
 Entri data melalui pemindai kode dan RFID
 Konfigurasi sistem ERP untuk mencegah pengiriman rangkap
3. Departemen penagihan :
 Mengkoneksikan departemen billing dan departemen shipping
 Kontrol enty data
 Rekonsiliasi dokumen pengiriman (mengambil tiket, tagihan
daftar muatan, dan pengepakan) untuk pesanan penjualan
 Mengirim salinan tagihan pelanggan lewat email
c.

Pemesanan Pemasaran

Konsumen
Faktur
Pemesanan
Invoice

Pengiriman Penagihan
Barang

Barang

Data
Barang
Penerimaan Gudang

Data Flow Diagram Level 0

System Informasi Penjualan O’Brien