Scribd Logo
Unggah

Selamat datang di Scribd!

  • Surat Edaran Absensi

    Diunggah oleh

    Richard 2000
    1K tayangan9 halaman
    Absensi

    Hak Cipta

    © © All Rights Reserved

    Format Tersedia

    PDF atau baca online dari Scribd

    Apakah menurut Anda dokumen ini bermanfaat?

    Apakah konten ini tidak pantas?

    Laporkan Dokumen Ini
    Absensi

    Hak Cipta:

    © All Rights Reserved
    Unduh sebagai PDF atau baca online dari Scribd
    Tandai sebagai konten tidak pantas
    1K tayangan9 halaman

    Surat Edaran Absensi

    Diunggah oleh

    Richard 2000
    Absensi

    Hak Cipta:

    © All Rights Reserved
    Unduh sebagai PDF atau baca online dari Scribd
    Tandai sebagai konten tidak pantas
    dari 9
    PEMERINTAH KABUPATEN BELITUNG TIMUR SEKRETARIAT DAERAH KOMPLEK PERKANTORAN TERPADU MANGGARAWAN Jalan Raya Manggar = Gantung Desa Padang Manggar (33511) Telp./Fax. 0719-91001 Website : belitungtimurkab.go.1d Manggar, (t September 2019 Kepada Yth. Nomor — : 800/ 1299 /BKPSDM/II/2019 Kepala Organisasi Sifat : Penting Perangkat Daerah (OPD) di Lampiran : 8 (Delapan) Lembar lingkungan Pemerintah Perihal —_: Pedoman Kabupaten Belitung Timur Pelaksanaan Sistem di - Kehadiran Elektronik TEMPAT Dalam rangka meningkatkan Disiplin Kehadiran Pegawai di tingkungan Pemerintah Kabupaten Belitung Timur diperlukan suatu pedoman lebih lanjut dalam melaksanakan Sistem Kehadiran Elektronik yang ada saat ini. Pedoman ini dimaksudkan untuk dilaksanakan oleh pegawai tingkungan Kabupaten Belitung Timur yang menggunakan Mesin Presensi sebagai Media Pencatat Kehadiran Pegawai. Pedoman Pelaksanaan Sistem Kehadiran Elektronik terlampir dalam surat ini. Demikian disampaikan, atas perhatian dan kerjasamanya diucapkan terima kasih. Sekretaris Daerah Kabupaten Belitung Timur, Lampiran Surat Ederan Sehretats Daerah Kabupaten Belitung Timur Nomar 890/1399 /OKPSOM/I2019 TTanggel : Ub September 2019, PEDOMAN PELAKSANAAN SISTEM KEHADIRAN ELEKTRONIK, . PEDOMAN UMUM - Pegawai adalah Pegawai di lingkungan Kabupaten Belitung Timur yang terdiri dari Pegawai Negeri Sipil, Calon Pegawai Negeri Sipil, Pegawai Tidak ‘Tetap dan Pegawai Pemerintah dengan Perjanjian Kerja. . Daftar Hadir Elektronik adalah daftar hadir yang di dapatkan dari Pencatatan kehadiran oleh Pegawai pada jam masuk dan/atau pulang bekerja melalui Mesin Presensi. . Mesin Presensi adalah alat yang digunakan untuk mencatat data kehadiran pegawai. . Daftar Hadir Manual adalah daftar hadir yang didapatkan dari pengisian kehadiran oleh Pegawai pada jam masuk dan/atau pulang bekerja dengan menggunakan kertas/ buku. . Cutt adalah keadaan tidak masuk kerja yang diizinkan dalam jangka waktu tertentu. ‘Tanpa Keterangan adalah kondisi Pegawai yang tidak masuk bekerja tanpa memberikan alasan yang sah. . Alasan sah adalah alasan yang terdiri dari : a. Cuti Tahunan. Cuti Besar. Cuti Sakit. Cuti Melahirkan. Cuti karena alasan penting. Cuti di luar tanggungan Negara. Tugas Belajar. Perjalanan Dinas Luar Daerah. ‘Melaksanakan Tugas Kedinasan Dalam Daerah. Penugasan Lainnya. Fmmpang k. Izin Alasan Penting. 8. Penugasan Lainnya adalah Penugasan yang diberikan oleh Kepala OPD dengan Surat Tugas untuk melaksanakan Kegiatan lainnya yang tidak berkaitan langsung dengan tugas kedinasannya 9. Izin Alasan Penting adalah izin yang di berikan kepada pegawai kurang dari 1 hari karena alasan : |. anggota keluarga yang sakit atau meninggal dunia. II Melayat orang meninggal dunia. 10.Jam Kerja Lembur adalah Jam kerja yang melebihi dari ketentuan jam kerja yang ditetapkan dan berdasarkan surat penugasan untuk lembur. B. TATA KELOLA KEHADIRAN ELEKTRONIK 1. Badan Kepegawaian dan Pengembangan Sumber Daya Manusia (BKPSDM) Belitung Timur melaksanakan fungsi : |. Administrator pengetolaan aplikasi Kehadiran Elektronik Il, Registrasi, perekamanan dan pemuktahiran/peremajaan data pegawai pada Mesin Presensi di lingkungan Kabupaten Belitung Timur. Ill, Pengarsipan bukti ketidakhadiran pegawai berupa surat tugas, surat cuti, surat keterangan, dll sebagai dasar pembuatan Laporan Rekapitulasi Kehadiran Pegawai. IV. Verifikasi perubahan data kehadiran pegawai. V. Mencetak rekapitulasi kehadiran pegawai berdasarkan aplikasi Kehadiran Elektronik, Vi. Koordinasi ke Dinas Komunikasi dan Informasi Belitung Timur untuk melakukan pemasangan dan perbaikan Mesin Presensi yang rusak. 2. Dinas Komunikasi dan Informasi Kabupaten Belitung Timur melaksanakan fungsi : |. Penyediaan/ Pengadaan Mesin Presensi. lI, Pemasangan Unit Mesin Presensi. Il. Perawatan dan Perbaikan Mesin Presensi. IV. Memfasilitasi pelaksanaan sistem kehadiran elektronik. 3. Kepala Sub Bagian Kepegawaian atau Kepala Tata Usaha pada Organisasi Perangkat Daerah (OPD) dan Unit Pelaksana Teknis (UPT) melaksanakan fungsi : |. Penanggung jawab pengoperasian aplikasi kehadiran Elektronik pada OPD dan UPT masing - masing. ll, Memasukan keterangan tidak hadir pegawai melalui aplikasi Kehadiran Elektronik. Ill, Memasukan jadwal Shift pegawai melalui aplikasi_kehadiran Elektronik bagi OPD dan UPT yang menggunakan jadwal kerja Shift. IV. Pengarsipan bukti ketidakhadiran pegawai berupa surat tugas, surat cuti, surat keterangan, dil. V. Menyampaikan bukti ketidakhadiran pegawai berupa surat tugas, surat cuti, surat keterangan, dll ke BKPSDM Belitung Timur. VI. Menyiapkan Daftar Hadir Manual jika terjadi kerusakan Mesin Presensi. Vil. Koordinasi ke BKPSDM Belitung Timur untuk menyampaikan data/ informasi pegawai yang belum terdaftar di Mesin Presensi. C. HARI DAN JAM KERJA 1. Jam Kerja adalah jam bekerja pegawai dengan ketentuan sebagai berikut: a. Untuk 5 Hari Kerja |. Hari Senin sampai dengan Hari Kamis jam masuk kerja 07.30 s.d_jam pulang kerja 16.00 dan waktu istirahat jam 12.00 s.d 13.00. I. hari Jumat Jam masuk kerja 07.30 s.d_ jam pulang kerja 16.30 waktu istirahat Jam 11.30 - 13.00. b. Untuk 6 Hari Kerja |. Hari Senin sampai dengan hari Kamis jam masuk kerja 07.30 s.d jam pulang kerja 14.30. Il, Hari Jumat jam masuk kerja 07.30 s.d jam pulang kerja 11.30. I, Hari Sabtu jam masuk kerja 07.30 s.d jam pulang kerja 13.30. 2. Jam Kerja Sistem Shift adalah jam kerja yang disusun secara khusus karena Karena kebutuhan pelayanan dan sifat pekerjaan yang harus tersedia terus menerus selama 1 kali 24 jam. 3. Jenis Jabatan yang dapat melaksanakan jam kerja sistem Shift adalah a. Petugas Medis dan Non Medis yang bertugas di Unit Pelayanan 24 jam pada RSUD dan Puskesmas b. Polisi Pamong Praja yang melaksanakan tugas Jaga (piket) cc. Petugas Damkar yang melaksanakan tugas Jaga (piket) 4, Rencana Kerja Shift bersifat mengikat dan tidak bisa diatur ulang tanpa alasan yang sah pada saat pelaksanaannya. 5. Rencana kerja shift harus mempertimbangkan proporsional pegawai yang hadir untuk memberikan Standar Minimal Pelayanan Ke Masyarakat. dD. . Penyusunan Rencana Kerja Shift harus berpedoman dengan prinsip disiplin jam kerja pegawai, produktivitas kerja pegawai dan Peraturan tentang jam kerja pegawai. PENCATATAN KEHADIRAN + Setiap Pegawai wajib untuk melakukan pencatatan kehadiran elektronik baik datang dan pulang bekerja. Pegawai yang mencatat kehadiran elektronik wajib menuntaskan proses pengisian daftar tersebut sampai Mesin Presensi memherikan responsi bahwa data kehadiran telah di rekam/terima. |. Pegawai dapat mencatat kehadiran elektronik lebih dari 1 (satu) kali apabila pegawai merasa pengisian data sebelumnya tidak terekam dengan sempurna. Pegawai dapat menggunakan sidik jari sebagai media perekaman data kehadiran elektronik apabila penggunaan perekaman wajah mengalami kesulitan. Pencatatan kehadiran elektronik dapat dilakukan dengan batasan waktu sebagai berikut : a. 5 Hari kerja |. Hari Senin - Kamis pegawai dapat mencatat kehadiran masuk kerja pada jam 06.30 s.d jam 12.00 , pencatatan kehadiran pulang kerja dapat dilakukan jam 12.01 s.d jam 18.00. Il. Hari Jumat Pegawat dapat mencatat kehadiran masuk kerja pada jam 06.30 s.d jam 11.30, pencatatan kehadiran pulang kerja dapat dilakukan jam 11.31s.d jam 18.30. b. 6 Hari Kerja |. Hari Senin - Kamis pegawai dapat mencatat kehadiran masuk kerja pada jam 06.30 s.d jam 12.00, pencatatan kehadiran pulang kerja dapat dilakukan jam 12.01 s.d jam 16.30. ll, Hari Jumat Pegawai dapat mencatat kehadiran masuk kerja pada jam 06.30 s.d jam 10.30 , pencatatan kehadiran pulang kerja dapat dilakukan jam 10.31 s.d jam 13.30, Il, Hari Sabtu Pegawai dapat mencatat kehadiran masuk kerja pada jam 06.30 s.d jam 11.00 , pencatatan kehadiran pulang kerja dapat dilakukan jam 11.01 s.d jam 15.00. c. Shift/ Lainnya |. Pegawai dapat mencatat kehadiran masuk kerja 1 jam sebelum jam kerja mulal sampai dengan 4 jam dari jam kerja mulai, Pencatatan kehadiran pulang kerja dapat dilakukan setelah lebih 4 jam mulai kerja sampai dengan 2 jam setelah jam kerja berakhir, 6. Pegawai yang mencatat kehadiran kerja sebelum dan/atau setelah batas waktu yang di tentukan maka data kehadirannya tidak sah dan dinyatakan sebagat Tanpa Keterangan. 7. Pegawai yang hanya mencatat kehadiran masuk kerja dan tidak mencatat kehadiran pulang kerja dinyatakan sebagai Tanpa Keterangan. 8. Pegawal yang hanya mencatat kehadiran pulang kerja dan tidak mencatat kehadiran masuk kerja dinyatakan sebagai Tanpa Keterangan. 9. Pegawai yang mencatat kehadiran masuk kerja setelah jam masuk kerja yang telah ditetapkan dinyatakan sebagai terlambat masuk bekerja. 10.Pegawal yang mencatat kehadiran pulang kerja sebelum jam pulang kerja yang telah ditetapkan dinyatakan sebagai pulang cepat. 11. Keterlambatan masuk kerja dan pulang cepat akan di akumulasikan selama 1 (satu) bulan apabila ketertambatan masuk kerja dan pulang cepat tersebut mencapai 7,5 (Tujuh Koma Lima) jam maka pegawai tersebut dianggap 1 (satu) hari Tanpa Keterangan. 12. Pegawai yang melaksanakan Tugas Lembur setelah jam pulang kerja dan masih dalam batasan pencatalan jam pulang kerja harus mencatat kehadiran pulang kerja terlebth dahulu dan selanjutnya sekurang kurangnya 1’ menit dari pencatatan kehadiran pulang kerja baru dapat mencatat kehadiran masuk lembur dan mengakhirinya dengan mencatat kehadiran pulang lembur. 13.Pegawai yang melaksanakan Tugas Lembur setelah jam pulang kerja dan diluar batasan pencatatan jam pulang kerja dapat mencatat kehadiran masuk lembur sesuai dengan jam tugas lembur dan mengakhirinya dengan mencatat kehadiran pulang lembur. 14.Pegawai yang mencatat kehadiran pulang cepat karena alasan yang sah (sakit, cuti karena alasan penting, izin alasan penting) dan dalam batasan waktu pulang kerja maka pegawai tersebut dianggap hadir kerja. 15. Pegawai yang mencatat kehadiran datang terlambat karena alasan yang sah (sakit, cuti karena alasan penting, izin alasan penting) dan dalam batasan waktu masuk kerja maka pegawai tersebut dianggap hadir kerja. 16.Pegawai yang tidak mencatat kehadiran pulang atau mencatat kehadiran pulang cepat karena alasan sah (sakit, cuti karena alasan penting, izin alasan penting) diluar batasan waktu pulang kerja maka pegawai tersebut dianggap tidak hadir keria dengan keterangan menyesuaikan alasan (sakit, cuti karena alasan penting, cuti tahunan). 17.Pegawai yang tidak mencatat kehadiran datang atau mencatat kehadiran datang terlambat Karena alasan sah (sakit, cuti karena alasan penting, izin alasan penting) diluar batasan waktu masuk kerja maka pegawai tersebut dianggap tidak hadir kerja dengan keterangan menyesuaikan alasan (sakit, cuti karena alasan penting, cuti tahunan). 18.Pegawai yang pulang cepat atau tidak hadir bekerja karena alasan sakit maksimal 1 hari dapat menggunakan surat keterangan dari kepala OPD/ Unit Kerja sebagai dasar alasan sah tidak hadir kerja. 19. Pegawai yang tidak hadir kerja karena alasan sakit lebih dari 1 hari maka pegawai tersebut harus menggunakan surat keterangan sakit dari dokter sebagat dasar alasan sah tidak kerja. 20.Pegawai yang yang pulang cepat/ datang terlambat karena cuti alasan penting dan izin alasan penting lainnya harus didukung dengan surat keterangan dari kepala OPD/ UPT. 21.Pengecualian tidak mencatat kehadiran masuk dan/ atau pulang kerja karena melaksanakan tugas kedinasan dalam daerah harus berdasarkan waktu melaksanakan tugas yang tertera dalam surat tugas. 22. Pegawai yang bertugas berdasarkan jenis dan sifat pekerjaan harus berada diluar kantor atau tidak berada pada satu tempat diperkenankan untuk mencatat kehadiran masuk atau pulang kerja di area terdekat bertugas dengan OPD/ UPT yang mempunyai Mesin Presensi. 23.Pegawai yang mendapatkan tugas lainnya dari pejabat yang bukan berwenang harus dapat persetujuan secara tertulis dan/ atau surat tugas dari pejabat yang berwenang. PENGECUALIAN PENCATATAN KEHADIRAN ELEKTRONIK OPD/ UPT yang belum mempunyai Mesin Presensi. Cuti Tahunan. Cuti Besar. Cuti Sakit. Cuti Melahirkan. Cuti Karena Alasan Penting. Cutt diluar Tanggungan Negara. Perjalanan Dinas Luar Daerah. ‘Melaksanakan tugas kedinasan dan penugasan lainnya dalam daerah yang sesuai dengan waktu penugasannya. |. Tugas Belajar . Keadaan Kahar (Bencana Alam, Bencana Non Alam, Bencana Sosial, Kebakaran dan Gangguan yang menyebabkan pencatatan kehadiran Elektronik terganggu). PENANGANAN TERJADI KERUSAKAN/KEHILANGAN MESIN PRESENS! . Pegawai menggunakan daftar hadir manual yang disediakan oleh Sub Bagian Kepegawaian OPD/ UPT sejak Mesin Presensi rusak atau hilang. Kepala OPD/UPT menyampaikan keterangan secara tertulis ke BKPSDM Belitung Timur bahwa telah terjadi kerusakan/ kehilangan Mesin Presensi. Penyampaian keterangan paling lambat 2 (dua) kerja hari setelah terjadi kerusakan/ kehilangan apabila penyampaian keterangan melebihi 2 (dua) hari kerja maka hari setelahnya, seluruh pegawai akan dinyatakan tanpa keterangan (TK). Berdasarkan keterangan kerusakan/ kehilangan Mesin Presensi yang diterima dari kepala OPD/ UPT maka BKPSDM Belitung timur berkoordinasi dengan Dinas Komunikasi dan Informatika Belitung Timur akan melakukan pemeriksaan kerusakan/ kehilangan Mesin Presenst. . Apabila hasil pemeriksaan menunjukan kerusakan disebabkan Keadaan Kahar (Bencana alam, Bencana Non Alam Bencana Sosial, kebakaran, dll) perbaikan perangkat Mesin Presenst_ menjadi tanggungjawab Dinas Komunikasi dan Informatika kabupaten Belitung Timur. 6. Apabila hasil pemeriksaan menunjukan kerusakan disebabkan faktor kelalaian/kesengajaan maka Kepala OPD/UPT harus metakukan perbaikan terhadap Mesin Presensi yang rusak serta melaporkan kerusakan tersebut ke pihak berwajib. 7. Apabila terjadi kehilangan Mesin Presensi maka Kepala OPD/UPT harus melakukan penggantian Mesin Presensi yang hilang dan melaporkan kehilangan Mesin Presensi ke pihak berwajib. Demikiantah surat edaran ini disampaikan untuk dilaksanakan sebagaimana mestinya. Sekretaris Daerah Kabiipaten Belitung Timur,

    Anda mungkin juga menyukai