Membuat Aplikasi Perpustakaan

dengan MS Access
Membuat Aplikasi Perpustakaan
dengan MS Access

Jubilee Enterprise

PENERBIT PT ELEX MEDIA KOMPUTINDO

Membuat Aplikasi Perpustakaan dengan MS Access

Jubilee Enterprise
2017, PT Elex Media Komputindo, Jakarta
Hak cipta dilindungi undang-undang
Diterbitkan pertama kali oleh
Penerbit PT Elex Media Komputindo
Kelompok Gramedia, Anggota IKAPI, Jakarta 2017
anindita@elexmedia.id

ID: 717051744
ISBN: 978-602-04-4789-6

Dilarang keras menerjemahkan, memfotokopi, atau memperbanyak sebagian

atau seluruh isi buku ini tanpa izin tertulis dari penerbit.

Dicetak oleh Percetakan PT Gramedia, Jakarta

Isi di luar tanggung jawab percetakan
 Daftar Isi

Kata Pengantar ........................................................................... v

Daftar Isi ................................................................................... vi

Bab 1 Memulai MS Access .............................................. 1

Meluncurkan MS Access .................................................. 1
Membuat Database Baru dari Nol .................................... 2
Menutup Database .......................................................... 3
Membuka File Database .................................................. 4

Bab 2 Membuat Tabel .................................................... 5

Membuat Tabel Menggunakan Datasheet View .................. 5
Menyimpan Tabel ........................................................... 7
Membuat Tabel Menggunakan Design View ...................... 8
Menutup Tabel ............................................................. 10
Membuka Tabel dalam Mode Design View ...................... 11
Jika Tabel Sudah Di-Close ................................................ 11
Jika Tabel Belum Di-Close................................................. 11
Mengatur Ulang Susunan Field ....................................... 12
Menambah Field Baru ................................................... 13
Menghapus Field .......................................................... 14
Membatalkan Penghapusan ............................................. 14
Mengenal Data Types ................................................... 15

vi
 Mengubah Data Type pada Field ................................... 16
Mengenal Primary Key dan Composite Key ..................... 17
Membuat Primary Key ..................................................... 17
Menonaktifkan Primary Key .............................................. 18
Membuat Composite Key ................................................. 19
Mengubah Nama Tabel ................................................ 20
Menghapus Tabel ......................................................... 21
Mengopi Tabel ............................................................. 21

Bab 3 Mengelola Field ................................................. 23

Mengenal Field Properties.............................................. 23
Field Size ..................................................................... 24
Field Caption ............................................................... 25
Format ......................................................................... 26
Default Value................................................................ 27
Required ...................................................................... 29
Index ........................................................................... 30
Text Align .................................................................... 30
Input Mask ................................................................... 31
Validasi ....................................................................... 32
Record Level Validation ................................................... 34

Bab 4 Memasukkan Data ............................................ 37

Menambah Data........................................................... 37
Memasukkan Data Menggunakan Form ............................. 38
Navigasi Data .............................................................. 41
Mengedit Data ............................................................. 41
Attach File .................................................................... 42
Membuka, Menyimpan, dan Menghapus Attachment........ 44

vii
 Mengurutkan Data ........................................................ 45
Pengurutan Menggunakan Lebih dari Satu Field ................. 46

Bab 5 Mengenal Relasi Antartabel ............................... 49

Mengenal Relasi Antartabel ........................................... 49
Common Fields ............................................................... 49
Primary Key dan Foreign Key ........................................... 50
Membuat Relasi Antartabel ............................................ 51
Membuat Query Sederhana ............................................. 53
Mengedit Relasi ............................................................ 56
Menghapus Relasi......................................................... 57
Mengenal Lebih Dekat Primary Key dan Foreign Key ........ 58
Membuat Relasi Primary Key-Foreign Key .......................... 59
Enforce Referential Integrity .............................................. 61
Cascade Update Related Fields ........................................ 61
Cascade Delete Related Records ....................................... 62
Mencetak Relationship ................................................... 62
Bekerja dengan Lookups ................................................ 63
Membuat Tabel untuk Lookup ........................................... 63
Memanfaatkan Lookup dari Tabel ..................................... 65
Meng-update Data .......................................................... 69
Membuat List untuk Lookup ............................................... 70
Meng-update List ............................................................. 72
Memanfaatkan Multiple Values ......................................... 74

Bab 6 Aplikasi Perpustakaan ....................................... 75

Rancangan Tabel-Tabel ................................................. 76
Tabel Golongan .............................................................. 76
Tabel Jenis ..................................................................... 76
Tabel Buku ..................................................................... 77

viii
 Tabel Member ................................................................ 77
Tabel Sewa .................................................................... 78
Pembuatan File Database MS Access .............................. 78
Membuat Tabel Golongan ............................................. 79
Membuat Tabel Jenis ..................................................... 81
Membuat Tabel Buku ..................................................... 82
Mengatur Field IDGol ...................................................... 83
Mengatur Field IDJenis ..................................................... 85
Membuat Tabel Member................................................ 87
Membuat Tabel Sewa.................................................... 88
Setting Field NM ............................................................. 89
Setting Field Kode ........................................................... 91
Membuat Relasi Tabel ................................................... 94
Membuat Query Database ............................................. 98
Query Buku .................................................................... 99
Query Sewa ................................................................. 101
Pembuatan Form ......................................................... 103
Form Data Buku ............................................................ 103
Mendesain Form Data Buku ........................................... 104
Menambahkan Kontrol pada Form .................................. 110
Membuat Form Member .............................................. 113
Menambahkan Kontrol .................................................. 117
Membuat Form Sewa .................................................. 117
Membuat Form Golongan dan Jenis .............................. 119
Membuat Report ......................................................... 125
Membuat Laporan Data Buku ......................................... 125
Membuat Laporan Data Member .................................... 127
Membuat Laporan Penyewaan Buku ................................ 129

ix
 Membuat Menu .......................................................... 130
Membuat Startup .......................................................... 135
Menggunakan Aplikasi Perpustakaan............................ 137

Tentang Penulis ...................................................................... 141

x
Memulai MS Access

MS Access merupakan aplikasi yang digunakan untuk pembuatan

database. MS Access dimanfaatkan secara luas oleh berbagai kalangan.
Sebagai contoh, sekolah-sekolah menggunakan MS Access untuk
membuat aplikasi praktis, misalnya aplikasi perpustakaan.
Buku ini menjelaskan cara membuat aplikasi perpustakaan berbasis
database MS Access yang dapat merekam data buku, peminjaman,
member, dan sebagainya. Bagi Anda yang baru mengenal MS Access,
beberapa bab awal buku ini akan berisi penjelasan singkat cara
mengoperasikan MS Access.

Meluncurkan MS Access
Pastikan Anda sudah menginstal MS Access. Tidak semua MS Office
mengikutsertakan MS Access, sehingga Anda perlu mengeceknya ter-
lebih dahulu.
Langkah meluncurkan MS Access berbeda bergantung pada operating
system yang Anda miliki. Di bawah ini tersaji langkah-langkah
meluncurkan MS Access menggunakan MS Windows 7 dan 10:
1. Tekan tombol Start.
2. Klik ikon All Apps. Jika menggunakan Windows 7, maka klik All
Programs.

1
3. Klik folder Microsoft Office dan pilih Access.

Tunggulah sampai jendela MS Access terlihat di layar monitor. Di dalam

buku ini, MS Access yang digunakan adalah versi 2016.

Membuat Database Baru dari Nol

Cara tercepat untuk mengenal MS Access adalah dengan membuat
database baru dari nol. Database baru yang dibuat dari nol hanya
mengandung satu buah tabel yang kosong dan tidak mengandung objek
database lain, seperti query, form, atau report. Dengan demikian, Anda
bisa membuat objek-objek tersebut setelah pembuatan database selesai
dilakukan.
Berikut langkah-langkah pembuatan database MS Access dari awal:
1. Jika Anda belum melihat jendela seperti gambar di bawah ini, klik
tab File. Selanjutnya, pilih New.
2. Klik Blank desktop database.

Memilih opsi Blank desktop database

3. Tulis nama file database yang ingin dibuat pada textbox File Name.
4. Sesudah itu, tekan tombol Create.

2
 Buat database baru dengan menulis nama file yang diinginkan

Database baru dengan satu buah tabel yang masih kosong akan muncul
di layar monitor.

Database baru dengan hanya satu tabel terlihat di dalam jendela

MS Access

Menutup Database
Ketika Anda sudah selesai bekerja dengan database, maka tutup file
tersebut. Saat menutup sebuah database, MS Access akan melakukan
pengecekan apakah ada data-data atau objek yang belum disimpan
sebelumnya. Jika ya, maka akan muncul kotak dialog untuk membantu
Anda menyimpan pembaruan tersebut.
1. Klik tab File.

3
2. Pilihlah Close.

Jika muncul kotak dialog untuk menyimpan database tersebut, klik

tombol Yes.

Membuka File Database

Jika Anda pernah membuat file database, maka kapan pun diinginkan,
Anda bisa membukanya kembali. Umumnya, file database tersimpan di
dalam hard drive. Namun, tidak menutup kemungkinan file tersebut ada
di dalam layanan cloud seperti SkyDrive.
1. Klik tab File.
2. Pilihlah Open.
3. Klik Computer dan tekan tombol Browse. Jika menggunakan MS
Access 2016, klik This PC atau langsung pilih Browse.

Pilih file database yang diinginkan

4. Pilih file database yang ingin dibuka dan tekan tombol Open.

File database tersebut akan dibuka dan selanjutnya bisa diolah kembali.

4
 Tentang Penulis

Jubilee Enterprise, telah dipercaya oleh penerbit dan pembaca buku

tanah air dalam satu dasawarsa ini. Hingga sekarang, tulisan-
tulisannya yang diterbitkan dalam bentuk buku telah mencapai hampir
400 judul, sebagian besar bertema teknologi informasi dan kemudian
disusul dengan tema psikologi & parenting, manajemen, fotografi,
anak-anak, dan tema umum lainnya. Salah satu imprint Jubilee
Enterprise adalah Jubilee Authors Companion yang merupakan
sahabat bagi para penulis-penulis profesional yang ingin tetap
berkarya.
Anda dapat memperoleh informasi lebih lanjut tentang Jubilee
Enterprise lewat situs: www.thinkjubilee.com.

Catatan:
Untuk melakukan pemesanan buku, hubungi
Layanan Langsung PT Elex Media Komputindo:

Gramedia Direct
Jl. Palmerah Barat No. 29-37, Jakarta 10270
• Telemarketing/CS: 021-53650110/111
ext: 3901/3902/3292

141