Anda di halaman 1dari 15

BAB I

TINJAUAN PUSTAKA

1.1 Pengertian Value Stream Mapping


Value stream adalah seluruh kegiatan (baik yang value added maupun non-value
added) yang diperlukan untuk memproses sebuah produk melalui dua aliran utama,
yaitu: (1) aliran produksi dari bahan baku ke pelanggan dan (2) rancangan aliran
dari konsep ke implementasi. Value stream mapping sendiri adalah sebuah tool yang
sangat penting dalam penerapan lean manufacturing. VSM dapat menjadi awal yang
baik bagi perusahaan yang ingin menerapkansistem lean karena dapat menunjukan
aktivitas-aktivitas baik yang menambah nilai ataupun yang tidak menambah nilai
terhadap suatu produk yang menggunakan resource yang sama dalam suatu proses
yang sama dari mulai bahan baku sampai ke tangan konsumen.
Value Stream Mapping adalah suatu metode pemetaan untuk memetakan aliran
nilai (value stream) secara mendetail untuk mengidentifikasi adanya pemborosan
dan menemukan penyebab-penyebab terjadinya pemborosan serta memberikan cara
yang tepat untuk menghilangkannya atau paling tidak menguranginya. Fokus value
stream mapping adalah pada proses value added dan non-value added.
Ada beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam value stream mapping,
diantaranya adalah:
1. Menggunakan current state map hanya sebagai dasar bagi future state map.
Jangan sampai terjebak untuk memperbaiki masalah pada current state map
sehingga untuk mencapai pemecahan masalah tersebut yang dipetakan
hanyalah satu proses tertentu, karena value stream mapping digunakan untuk
memahami semua proses bukan hanya salah satu yang paling bermasalah.
2. Future map merupakan representasi dari apa yang ingin dicapai.
3. Tujuan dari pemetaan ini adalah untuk melaksanakan suatu tindakan.
Saat yang paling penting adalah pada saat ingin menjalankan apa yang telah
dipetakan dalam future state map.
4. Jangan memetakan sebelum waktunya.
Adalah lebih baik untuk memetakan satu jenis produk kemudian
mengimplementasikannya pada produk tersebut daripada memetakan seluruh
proses dalam pabrik tapi diikuti dengan sepotong-sepotong dan penerapan yang
tidak konsisten. Mulailah dengan satu peta kemudian implementasi, kemudian
pindah ke peta yang lain.
5. Seseorang dari manajemen harus memimpin.
Harus ada seseorang dari manajemen apakah itu manajer pabrik atau manajer
divisi yang mempunyai semangat untuk terus melakukan inovasi yang memimpin
pelaksanaan.
6. Jangan hanya merencanakan (plan) dan melaksanakan (do), tetapi juga
mengecek (check) dan bertindak (act).
Kegiatan lean tidak pernah berhenti, ketika kita selesai implementasi future state
map, pada saat itulah sebenarnya pekerjaan dimulai. Semua yang telahdirubah
akan kembali pada keadaan semula apabila tidak ditinjau kembali,ditingkatkan
lebih jauh. Setelah sebagian besar dari future VSM tercapai, maka future VSM
tersebut akan menjadi current VSM dan berlanjut kembalike pembuatan future
VSM selanjutnya.
Dengan menggunakan value stream mapping, membantu dalam
menghubungkan rantai dalam proses dan untuk memvisikan future lean valuestream
sekaligus memvisualkan integrasi dari semua proses beserta dengan aliran material
dan informasi.

1.2 Parameter Pengukuran dalam Value Stream Mapping


Beberapa parameter yang perlu diperhatikan dalam penyusunan Value Stream
Mapping (Rotherdan Shook. 2009) antara lain:
1. Inventory lead time: waktu suatu barang mengendap atau menunggu untuk
diproses dalam proses selanjutnya.
2. Resource: semua sumber daya yang digunakan pada suatu proses.
3. Cycle time: waktu siklus yang dibutuhkan untuk menyelesaikan produk satu
hingga produk ke dua terselesaikan.
4. Lead time: waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan suatu proses secara
keseluruhan dari awal kegiatan unloading material sampai loading produk jadi.
5. Waiting time: waktu yang terbuang untuk menunggu sebelum suatu aktivitas
dapat dilakukan.
6. Transportation time: waktu yang dibutuhkan dalam melakukan proses
perpindahan dari tempat satu ke tempat lainnya.

1.3 Langkah-langkah dalam Value Stream Mapping


1. Menggambar icons yang merepresentasikan konsumen, supplier dan production
control.
2. Menggambar kotak data dibawah icon konsumen dan masukkan kebutuhan
konsumen didalamnya termasuk jumlahnya dalam hari dan bulan.
3. Masukkan data pengiriman dan penerimaan, gambarkan media pengiriman
beserta dengan frekuensinya, gambarkan icon pengiriman dan arahnya dibawah
media pengiriman. Terakhir gambarkan media pengiriman di bawah supplier
beserta frekuensi dan arah.
4. Gambarkan operasi yang berlangsung dari supplier sampai ke konsumen.
5. Masukkan data proses seperti waktu siklus, uptime.
6. Gambarkan aliran informasi baik secara elektronik dan manual.
7. Gambarkan persediaan diantara proses termasuk barang dalam proses. Hitung
waktu untuk persediaan tersebut.
8. Gambarkan aliran push, pull atau gabungannya.

1.4 Simbol yang digunakan dalam Value Stream Mapping


Berikut ini adalah simbol-simbol yang umum digunakan dalam penyusunan Value
Stream Mapping.

Gambar 1.1 Simbol VBS


Sumber: Rother dan Shook (2009)
Gambar 1.2 Simbol VBS
Sumber: Rother dan Shook (2009)
BAB II
PEMBAHASAN STUDI KASUS

2.1 Gambaran Perusahaan


PT. X merupakan perusahaan yang bergerak di bidang manufaktur penghasil
rokok yang memiliki banyak gudang untuk menyimpan barang finished good yang
dihasilkan. Gudang-gudang yang dimiliki ini tersebar diberbagai daerah dan terbagi
menjadi 3 golongan berdasarkan cakupan areanya yaitu Transit warehouse (TW),
Area Distribution Warehouse (ADW) dan Distribution Point Centre (DPC. TW yang
dimiliki oleh perusahaan asa 2 dengan cakupan terbesar dan memiliki tugas untuk
memenuhi kebutuhan gudang-gudang (ADW dan DPC) lain yang ada dibawahnya.
Perusahaan ingin mengidentifikasi aktivitas apa saja yang terjadi pada proses
penerimaan barang di setiap gudang (TW, ADW dan juga DPC) agar dapat diketahui
aktivitas apa saja yang tidak menambah nilai tambah (non value added atau waste)
sehingga dapat diperbaiki dan juga dapat mempercepat lead time penerimaan
barang.
Metode yang digunakan untuk mengidentifikasi aktivitas yang tidak memberikan
nilai tambah adalah Value Stream Mapping (VSM). Value Stream Mapping digunakan
karena memiliki fungsi untuk menggambarkan aliran aktivitas suatu proses tertentu,
mengetahui kegiatan mana yang memberi nilai tambah dan tidak emberikan nilai
tambah, serta sekaligus mengetahui waktu dari setiap aktivitasnya. Proses yang
terjadi pada setiap gudang tidak ada yang memberikan nilai tambah. Namun akan
dilihat kegiatan mana yang perlu dan mana yang tidak diperlukan. Setelah diketahui
kegiatan apa saja yang terjadi dan berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk setiap
proses, akan diupayakan agar waste yang dapat dikurangi dan bahkan dihilangkan
sehingga lead time penerimaan barang dapat berkurang.
2.2 Proses Aktivitas
Berikut adalah aktivitas-aktivitas yang ada pada suatu warehouse.
1. Truk antri atau menunggu.
Truk antri atau menunggu merupakan aktivitas yang terjadi akibat truk tidak
dapat langsung diproses karena suatu alasan tertentu seperti daerah bongkar
muat penuh atau para pekerja gudang sedang melayani truk yang lain.
2. Persiapan truk.
Persiapan truk menrupakan aktivitas awal ketika truk yang datang parker pada
daerah bongkar muat dan melakukan persiapan awal untuk proses menurunkan
barang.
3. Surat jalan (SJ) ke satpam.
Surat jalan (SJ) ke satpam merupakan aktivitas untuk memberikan SJ yang
dibawa oleh sopir kepada pihak satpam.
4. Surat jalan (SJ) ke warehouse.
Aklivitas surat jalan ke warehouse adalah aktivitas menyerahkan SJ yang dibawa
oleh sopir kepada pihak petugas yang berada di warehouse.
5. Surat jalan (SJ) ke kantor
Aktivitas surat jalan ke kantor adalah aktivitas menyerahkan SJ yang telah
diterima pihak warehouse kepada petugas administrasi di kantor.
6. Periksa surat jalan (SJ).
Periksa SJ merupakan aktivitas memeriksa SJ yang diterima untuk dilihat apakah
tujuan kedatangan truk benar pada warehouse tersebut. Selain untuk dilihat
juga kesesuaian jumlah dan jenis barangnya dengan instruksi dan planning.
7. Surat jalan (SJ) kembali ke warehouse.
SJ kembali ke warehouse adalah aktivitas membawa SJ kembali ke warehouse
untuk digunakan sebagai acuan dalam memeriksa dan menghitung barang yang
diturunkan.
8. Persiapan pallet.
Persiapan pallet merupakan aktivitas mengambil dan meletakkan pallet pada
bagian belakang truk untuk digunakan sebagai alas barang jadi yang akan
diturunkan dari dalam truk.
9. Menurunkan barang.
Menurunkan barang merupakan aktivitas mengeluarkan barang jadi dari dalam
truk dan diletakkan di atas pallet.
10. Memindahkan barang ke inventory.
Memindahkan barang ke inventory merupakan aktivitas memindahkan barang
yang sudah diturunkan dari truk ke tempat inventory rak.
11. Inventory rak.
Inventory rak merupakan tempat meletakkan barang jadi yang telah diturunkan
dari dalam truk.
12. Good Recieve Good Issue.
GRGI merupakan aktivitas yang berhubungan dengan surat menyurat. Aktivitas
GRGI ini terdiri dari tiga bagian besar. Pertama adalah tanda tangan surat jalan
oleh sopir sebagai tanda barang yang diturunkan jumlahnya sesuai dengan surat
jalan. Kedua adalah pembuatan GRGI untuk menandakan bahwa telah terjadi
perpindahan kepemilikan barang di dalam sistem. Terakhir adalah tanda tangan
GRGI sebagai bukti pengesahan yang pada akhirnya akan diarsip oleh pihak
warehouse.

2.3 Proses Aktivitas pada TW


TW adalah tempat untuk menampung semua brand barang jadi yang diproduksi
oleh PT X. Barang jadi ini akan didistribusikan ke semua warehouse yang wilayahnya
berada dibawah TW. Fungsi lain TW adalah sebagai buffer untuk memenuhi
permintaan konsumen (warehouse lain) yang dapat berubah sewaktu-waktu
terutapama apabila terjadi lonjakan permintaan. Proses penerimaan barang jadi
yang diterima TW berasal dari pabrik langsung. Berikut adalah tabel proses aktivitas
yang terjadi pada TW beserta dengan pekerja yang melakukan.
Tabel 2.1 Proses Aktivitas pada TW
Proses Aktivitas Pekerja yang Bertugas
Truk antri -
Persiapan truk Sopir
Surat jalan (SJ) ke warehouse SJ diserahkan ke helper oleh sopir
SJ diserahkan ke Distribution Assistance (DA)
Surat jalan (SJ) ke kantor
oleh helper
Periksa surat jalan (SJ) DA
Tabel 2.1 Lanjutan Proses Aktivitas pada TW
Proses Aktivitas Pekerja yang Bertugas
Surat jalan (SJ) kembali ke
Helper
warehouse
Persiapan pallet 2 unskill worker (berganitian)
8 unskill worker menurunkan barang,
Menurunkan barang
2 helper dan seorang sopir mengawasi
Memindahkan barang ke invetory Seorang unskill worker
Tanda tangan surat jalan Sopir namun dibantu helper
Hasil tanda tangan ke Hasil tanda tangan diserahkan ke DA oleh
kantor helper
GRGI Membuat GRGI DA
GRGI ke warehouse Helper
Tanda tangan GRGI Sopir namun dibantu helper
GRGI ke kantor Helper

2.4 Perhitungan Waktu Baku


Data waktu yang diolah menggunakan satuan per truk untuk penerimaan barang
ke TW. Perhitungan waktu baku dilakukan berdasarkan data-data waktu tiap
proses aktivitas yang telah diambil melalui pengamatan langsung di lapangan.
Setiap proses aktivitas yang telah diidentifikasi dihitung waktu bakunya. Berikut
hasil pengolahan data waktu baku pada TW.

Gambar 2.1 Waktu baku pada TW

2.5 Current State Value Stream Mapping


Current state value stream mapping menggambarkan seluruh proses aktivitas
pada TW. Penggambaran ini berdasarakan pengamatan yang dilakukan di PT. X.
Hasil penggambaran ini diverifikasi dan divalidasikan pada supervisor tiap daerah
warehouse untuk melihat apakah masih ada kegiatan yang belum tergambarkan.
Berikut ini adalah gambaran current state value stream mapping untuk proses
penerimaan barang yang terjadi pada TW.

Gambar 2.2 Current State Value Stream Mapping Penerimaan Barang dari Pabrik ke TW

2.6 Identifikasi Waste


1. Truk antri pada penerimaan barang dari pabrik ke TW.
Proses awal ketika truk datang di TW, truk tidak dapat langsung diproses karena
daerah bongkar muat penuh sehingga truk harus antri terlebih dahulu. Proses antri
ini terjadi karena petugas untuk proses penyimpanan barang hanya dua tim
sedangkan kedatangan truk juga tidak menentu sehingga apabila ada lebih dari dua
truk yang datang pada saat yang sama maka truk ketiga dan seterusnya antri
terlebih dahulu. Hasil pengolahan data menunjukkan bahwa data waktu truk antri
sebelum dilayani memiliki rata-rata waktu antri 49,29 menit.

Gambar 2.3 Truk antri pada pengiriman barang dari pabrik ke TW


2. Transportation Waste
a. Memindahkan SJ pada penerimaan barang dari pabrik ke TW
Transportation waste yang terjadi adalah akibat adanya double
transportation untuk kegiatan memberikan SJ dari sopir ke DA. Double
transportation ini terjadi karena sopir tidak dapat langsung memberikan SJ
ke DA sehingga harus melalui helper dahulu. Sopir tidak dapat langsung
memberikan ke DA karena TW terdapat peraturan yang melarang masuknya
orang lain selain pekerja TW dapat masuk ke kantor.

Gambar 2.4 Double transportation kegiatan memberikan SJ dari sopir ke DA pada TW


b. Perpindahan untuk Proses GRGI pada Penerimaan Barang dari Pabrik ke TW
Transportation waste yang terjadi adalah akibat banyaknya aktivitas
perpindahan untuk proses GRGI. Pertama adalah memindahkan hasil tanda
tangan SJ ke kantor untuk dibuatkan GRGI. Kedua adalah memindahkan
GRGI dari kantor menuju warehouse untuk ditandatangani sopir. Ketiga
adalah memindahkan GRGI yang telah ditandatangani kembali ke kantor
untuk diarsip.

Gambar 2.5 Banyaknya aktivitas perpindahan untuk proses GRGI dapa TW


Berikut ini adalah rekapitulasi wasteyang teridentifikasi yang terjadi pada proses
penerimaan barang dari pabrik ke TW, serta penyebabnya.
Tabel 2.2 Identifikasi Waste
No. Jenis Waste Identifikasi Waste Penyebab
Kedatangan truk yang tidak
Truk antri pada penerimaan
1. Waiting Time menentu dan jumlah tim yang
barang dari pabrik ke TW
terbatas
Terjadi Double transportation
Memindahkan SJ pada
akibat adanya peraturan yang
2. Transportation penerimaan barang dari pabrik
melarang selain pekerja TW
ke TW
dapat masuk kantor
Banyaknya aktivitas perpindahan
Perpindahan untuk proses GRGI
yang dilakukan akibat adanya
3. Transportation pada penerimaan barang dari
peraturan yang melarang selain
pabrik ke TW
TW dapat masuk kantor

2.7 Improvement
1. Memindahkan SJ pada penerimaan barang dari pabrik ke TW
Perbaikan yang dilakukan adalah dengan menambah loket pada kantor sehingga
dapat mepermudah alur atministrasi sekaligus dapatmemperpendek jarak
perpindahan yang terjadi (petugas tidak perlu masuk kantor). Penerapan
perbaikan ini menyebabkan proses perpindahan SJ hanya diperlukan sekali yaitu
langsung dari sopir ke loket agar dapt diperiksa DA setelah itu sopir dapat
langsung memberikannya ke helper di warehouse. Keuntungan penerapan
perbaikan ini adalah dapat menghilangkan double transportation yang terjadi
dan juga mengurangi jarak perpindahan sehingga lead time dapat berkurang.
2. Perpindahan untuk proses GRGI pada penerimaan barang dari pabrik ke TW
Perbaikan yang dilakukan adalah dengan menambah loket pada kantor sehingga
dapat mempermudah alur administrasi sekaligus dapat memperpendek jarak
perpindahan yang terjadi (petugas tidak perlu masuk kantor). Penerapan
perbaikan ini menyebabkan proses perpindahan diperlukan sekali saja yaitu
helper memberikan hasil tanda tangan Sj ke DA melalui loket. Setelah DA
menerima SJ yang telah ditandatangani, DA dapat langsung membuat GRGI dan
setelah tercetak dapat langsung ditandatangani oleh sopir. Keuntungan
penerapan perbaikan ini adalah dapat menghilangkan aktivitas memindahkan
hasil cetakan GRGI ke warehouse dan juga hasil tanda tangan GRGI ke kantor.
Selain itu lama waktu perpindahan juga diperpendek karena tidak perlu masuk
kantor (melalui loket).
2.8 Future State Value Stream Mapping
Future State Stream Mapping menggambarkan seluruh proses aktivitas yang
terjadi setelah dilakukan perbaikan. Berikut ini adalah gambaran Future State
Stream Mapping untuk proses penerimaan barag yang terjadi.

Gambar 2.6 Future State Value Stream Mapping Penerimaan Barang dari Pabrik ke TW

2.9 Analisis Perbandingan Current State Value Stream Mapping dengan


Future State Value Stream Mapping pada Penerimaan Barang dari
Pabrik ke TW
Berikut ini adalah hasil analisis dari perbandingan antara Current State Value
Stream Mapping dengan Future State Value Stream Mapping pada penerimaan
barang dari pabrik ke TW.
Tabel 2.3 Perbandingan Current State VSM dengan Future State VSM
Identifikasi
No. Jenis Waste Kondisi Awal Kondisi Perbaikan
Waste
Truk harus menunggu
Truk antri pada terlebih dahulu sebelum
penerimaan diproses karena
1. Waiting Time -
barang dari pabrik kedatangan truk yang
ke TW tidak menentu dan
keterbatasan pekerja
Tabel 2.3 Lanjutan Perbandingan Current State VSM dengan Future State VSM
Identifikasi
No. Jenis Waste Kondisi Awal Kondisi Perbaikan
Waste
Adanya double Menghilangkan
transportation akibat perpindahan SJ dari
sopir tidak boleh masuk warehouse ke kantor
Memindahkan SJ
ke kantor sehingga SJ dan
pada penerimaan
2. Transportation harus diberikan pada mengurangiwaktu
barang dari pabrik
helper di warehouse perpindahan SJ dari
ke TW
dahulu sebelum dapat kantor kembali ke
diperiksa oleh DA di warehouse dengan
kantor membuka loket
Banyak perpindahan Menghilangkan
yang dilakukan yaitu perpindahan GRGI
Perpindahan untuk membawa hasil tanda dar kantor ke
proses GRGI pada tangan SJ ke kantor, warehouse dan
3. Transportation penerimaan membawa hasil cetakan perpindahan hasil
barang dari pabrik GRGI ke warehouse , tanda tangan GRGI
ke TW dan membawa hasil dari warehouse ke
tanda tangan GRGI kantor dengan
kembali ke kantor membuka loket

2.10 Perbandingan Waktu Baku Kondisi Awal dan Kondisi Setelah


Perbaikan pada Penerimaan Barang dari Pabrik ke TW.
Berikut ini adalah rekap data perbandingan waktu baku kondisi awal dan kondisi
setelah pebaikan pada penerimaan barang dari pabrik ke TW
Tabel 2.4 Waktu Baku Kondisi Awal dan Setelah Perbaikan
Kondisi Awal Kondisi Perbaikan
No. Waktu Waktu
Aktivitas Aktivitas
(menit) (menit)
1. Truk antri 49,29 Truk antri 49,29
2. Persiapan truk 2,4 Persiapan truk 2,4
3. SJ ke Warehouse 0,3 0,3
3 & 3 ke loket
4. SJ ke kantor 0,4
5. Periksa SJ 0,3 Periksa SJ 0,3
6. SJ kembali ke warehouse 0,4 SJ kembali ke warehouse 0,2
0,26 x 20 0,26 x 20
7. Persiapan pallet Persiapan pallet
= 5,41 = 5,41
2,4 x 20 2,4 x 20
8. Menurunkan barang Menurunkan barang
= 48,1 = 48,1
Memindahkan barang ke Memindahkan barang ke
9. 0,7 0,7
inventory inventory
10. Tanda tangan surat jalan 0,3 Tanda tangan surat jalan 0,3
Hasil tanda tangan ke
11. Hasil tanda tangan ke kantor 0,4 0,2
kantor
12. Membuat GRGI 2 Membuat GRGI 2
13. GRGI ke warehouse 0,4 GRGI ke warehouse -
Tabel 2.4 Lanjutan Waktu Baku Kondisi Awal dan Setelah Perbaikan
Kondisi Awal Kondisi Perbaikan
No. Waktu
Aktivitas Aktivitas
(menit)
14. Tanda tangan GRGI 1 Tanda tangan GRGI 1
15. GRGI ke kantor 0,4 GRGI ke kantor -
TOTAL Lead time 111,53 TOTAL Lead time 109,93
Penurunan lead time 1,43%

Improvement yang diberikan kepada perusahaan membantu menurunkan total


lead time penerimaan barang dari pabrik ke TW. Penurunan total lead time yang
terjadi adalah sebesar 1,43% diaman kondisi awal total lead time yang terjadi
adalah 115, 53 menit dan berubah menjadi 109, 93 menit setelah dilakukan
improvement.
DAFTAR PUSTAKA

Penerapan Value Stream Mapping dalam upaya mengurangi waste guna


menurunkan lead time proses penerimaan barang jadi di PT
X.http://dewey.petra.ac.id/catalog/ft_viewer.php?fname=jiunkpe/s1/tmi/2011/jiunkp
e-ns-s1-2011-25407050-24350-barang-chapter4.pdf (diakses pada tanggal 17
oktober 2014)
PERANCANGAN LEAN PRODUCTION SYSTEM DENGAN PENDEKATAN COST
INTEGRATED VALUE STREAM MAPPING STUDI KASUS PADA INDUSTRI OTOMOTIF
http://lib.ui.ac.id/file?file=digital/20293219-S1491-Perancangan%20lean.pdf
(diakses pada 17 oktober 2014)
http://thesis.binus.ac.id/doc/Bab3/2007-2-00580-TISI_Bab%203.pdf (diakses pada
17 oktober 2014)