PENGENDALIAN DOKUMEN DAN

PENGEDALIAN REKAMAN

No. Dokumen : A/II/SOP/2017/023

No. Revisi : 0
SOP
Tanggal Terbit : 28 April 2017
Halaman : 1/4

Pemerintah UPT
Kabupaten Puskesmas
dr. Hijrah
Cirebon DTP Plumbon
NIP. 19770817 200502 2 003

1. Pengertian Dokumen adalah suatu yang tertulis/tercetak dan segala catatan

mempunyai keterangan-keterangan, di pilih untuk di kumpulkan, di
susun.
Pengendalian Dokumen adalah sebuah cara untuk mengendalikan
dokumen yang sudah diberi dibikin dan diberi penomoran di untuk di
sebarkan.
Pengendalian Rekaman adalah sebuah cara yang dilakukan untuk
mengendalikan dokumen yang sudah disimpan dan dikendalikan baik
untuk internal maupun ekternal.
Dokumentasi merupakan sebuah pencarian, penyelidikan,
pengumpulan, pengawetan, penguasaan, pemakaian dan penyediaan
dokumen
 Dokumen level 1 :
Menjelaskan kebijakan dan uraian singkat sistem manajemen
mutu UPT Puskesmas DTP Plumbon yang memuat ketentuan-
ketentuan / persyaratan-persyaratan / kebijakan-kebijakan yang
digunakan sebagai acuan umum dalam menjalankan semua
kegiatan operasional Puskesmas; dapat berupa Surat Keputusan
Pimpinan.
Dokumen level 2 :
Menjelaskan rincian metode dan cara kerja pelaksanaan
proses/sistem manajemen mutu UPT Puskesmas DTP Plumbon
yang digunakan sebagai acuan spesifik dalam menjalankan
suatu kegiatan operasional Puskesmas; dapat berupa
Pedoman/Manual dan uraian Tugas Pokok dan Fungsi ;
 Dokumen level 3 :
Sebagai penunjang pelaksanaan prosedur pelayanan kesehatan
UPT Puskesmas DTP Plumbon dapat berupa formulir-formulir,
kerangka acuan, dan Standar operasional prosedur (SOP);
dokumen sistem manajemen Mutu ini yang
mengatur/mengkoordinasikan kegiatan/proses secara lintas fungsi
agar dicapai sasaran dan persyaratan yang telah ditetapkan.
 Dokumen level 4 :
Dokumen dalam proses sistem manajemen mutu yang berupa
rekaman-rekaman sebagai catatan sebagai akibat pelaksanaan
kebijakan, pedoman dan prosedur, distribusi, penyimpanan,
pencarian kembali, dan proses penarikan dokumen yang
kadaluwarsa, maupun formulir-formulir, catatan-catatan hasil
kegiatan serta dokumen lainnya.
2. Tujuan Sebagai acuan penerapan langkah-langkah untuk petunjuk dan
penjelasan mengenai cara yang harus dilakukan dalam mengelola
dan mengendalikan dokumen termasuk pemberian nomor sebagai
identifikasi atas seluruh dokumen yang berkaitan dengan sistem
 PENGENDALIAN DOKUMENTASI PROSEDUR
DAN REKAMAN KEGIATAN
UPT No. Dokumen : A/II/SOP/2016/023
Puskesmas
No. Revisi : 0 dr. Hijrah
DTP Plumbon
SOP
Tanggal Terbit : 13 Mei 2016
Halaman : 2/4

manajemen mutu.

3. Kebijakan SK Kepala Puskesmas Nomor : A/II/SK/2016/254 tentang

pengendalian dokumen dan pengendalian rekaman.
4. Referensi Peraturan Menteri Kesehatan 75 th 2014 tentang Puskesmas.

5. Prosedur A. Kebijakan Pengendalian Dokumen

1. Seluruh dokumen yang dibutuhkan untuk dilakukannya
verifikasi dulu terhadap kegiatan-kegiatan yang saling
berhubungan harus dikendalikan dan diperlakukan sebagai
bukti bahwa system manajemen mutu telah dilakukan efektif
dan efisien,
2. Dokumen-dokumen seperti Pedoman Mutu, Prosedur Mutu,
Instruksi Kerja dan Dokumen Eksternal tertentu yang
dibutuhkan Puskesmas, harus dikendalikan dengan
menggunakan :
1) Cap dengan tulisan “INDUK” berwarna merah untuk
dokumen mutu terbitan baru.
2) Cap dengan tulisan “TERKENDALI” berwarna merah
untuk dokumen mutu copy/ salinan resmi yang
dikendalikan lalu diberi ”NOMOR” pada nomor salinan
yang sesuai dengan daftar distribusi;
3) Cap dengan tulisan “TIDAK TERKENDALI” berwarna
merah untuk dokumen mutu yang tidak dikendalikan;
4) Cap “KADALUWARSA” dengan tulisan berwarna merah
untuk dokumen mutu Asli yang sudah tidak berlaku lagi
(kadaluwarsa);

B. Penerapan Pengendalian Dokumen

1. Pengkodean dokumen kelompok pelayanan;
1) Administrasi Manajemen dengan kode: A,
a. Bab I ( A/I ),
b. Bab II ( A/II ),
c. Bab III ( A/III )
2) Pelayanan Program kode: B,
a. Bab IV ( B/IV ),
b. Bab V ( B/V ),
c. Bab VI ( B/VI )
3) Pelayanan Klinis kode: C,
a. Bab VII ( C/VII ),
b. Bab VIII ( C/VIII ),
c. Bab IX ( C/IX )
4) Standar Operasional Prosedur, disingkat : SOP,
5) Daftar tilik disingkat : DT,
6) Kerangka Acuan disingkat : KA,
7) Surat Keputusan disingkat : SK,
 PENGENDALIAN DOKUMENTASI PROSEDUR
DAN REKAMAN KEGIATAN
UPT No. Dokumen : A/II/SOP/2016/023
Puskesmas
No. Revisi : 0 dr. Hijrah
DTP Plumbon
SOP
Tanggal Terbit : 13 Mei 2016
Halaman : 3/4

2. Penyimpanan Dokumen /Arsip :

1) Dokumen rekam klinik/medik inaktif wajib disimpan
sekurang-kurangnya dua tahun, terhitung dari tanggal
terakhir pasien meninggal, atau pindah tempat, setelah
batas waktu sebagaimana dimaksud diatas dilampaui,
rekam klinis dapat dimusnahkan, kecuali persetujuan
tindakan dan persetujuan lain harus disimpan jangka waktu
10 tahun, terhitung dari tanggal dibuatnya,
2) Sistem penyimpanan resep yang telah dilayani di
Puskesmas harus dipelihara dan disimpan minimal dua
tahun dan pada setiap resep harus diberi tanda :
a. Umum : resep umum,
b. BPJS : untuk resep yang diterima oleh peserta BPJS.
3) Penyimpanan dokumen/arsip perkantoran sesuai dengan
system penyimpanan dokumen/arsip aturan Pemerintah
Daerah,
4) Penyimpanan dokumen akreditasi disimpan masing-masing
kelompok pelayanan, sedangkan di administrasi dan
manajemen (admen) menyimpan master dokumen semua
kelompok pelayanan dan program.
3. Sistem Penomoran :
Surat masuk dan keluar sesuai dengan aturan Pemerintah
Daerah Kabupaten Cirebon,
Penomoran kelompok pelayanan dilakukan oleh kelompok
pelayanan masing-masing disesuaikan dengan sistem
pengkodean yang telah ditentukan,
Penomoran dokumen diurutkan sesuai dengan pengkodean,
Urutan penomoran meliputi:
1) Cara penomoran Dokumen :
Contoh:
B/IV/SOP/2016/005
B : Kode Pelayanan Upaya
IV : Bab IV
SOP : Standar Oprasional Prosedur
2016 : Tahun2016
005 : Nomor Urut SOP

2) Cara Penomoran Salinan Terkendali :

Contoh:
001/SK/005/21/I/2017
001 : Nomor Pendistribusian
SK : Jenis Dokumen SK
005 : Nomor SK
21 : Tanggal salinan dilakukan
I : Bulan salinan dilakukan
2017 : tahun Salinan dilakukan
 PENGENDALIAN DOKUMENTASI PROSEDUR
DAN REKAMAN KEGIATAN
UPT No. Dokumen : A/II/SOP/2016/023
Puskesmas
No. Revisi : 0 dr. Hijrah
DTP Plumbon
SOP
Tanggal Terbit : 13 Mei 2016
Halaman : 4/4

6. 1. Koordinator Admin
2. Koordinator Upaya
3. Koordinator
4. Pelaksana Program

7. Rekaman Historis Perubahan

Tgl. Mulai
No Yang Dirubah Isi Perubahan
Diberlakukan
Pengkodean dokumen kelompok
Prosedur
1. pelayanan poin delapan(8) 28 April 2017
dihalangkan.