MAKALAH MANAJEMEN FARMASI

“ADMINISTRASI “

OLEH :
Kelompok 9
Silvia Mustika Utami (1601119)
Sri Raudho Rizki (1601121)
S1-7C

Dosen pembimbing :
Fina Aryani. M.Sc, Apt

PROGRAM STUDI S1 FARMASI

SEKOLAH TINGGI ILMU FARMASI RIAU
YAYASAN UNIVERSITAS RIAU
2019
 KATA PENGANTAR

Segala puji bagi Allah SWT, yang telah memberikan nikmat serta hidayah-

Nya terutama nikmat kesempatan dan kesehatan sehingga penulis dapat

menyelesaikan makalah mata kuliah “MANAJEMEN FARMASI”dengan judul

“ADMINISTRASI”

Kemudian sholawat dan salam kita sampaikan kepada Nabi besar Muhammad

SAW, yang telah memberikan pedoman hidup yakni Al-Qur’an dan Sunnah untuk

keselamatan umat di dunia.

Makalah ini disusun agar pembaca dapat memperluas ilmu Menejemen

Farmasi mengenai Administrasi, yang penyusun sajikan berdasarkan pengamatan dari

berbagai sumber informasi.

Akhirnya penulis menyadari bahwa banyak terdapat kekurangan-kekurangan

dalam penulisan makalah ini, maka dari itu penulis mengharapkan kritik dan saran

yang konstruktif daripada pembaca demi kesempurnaan makalah ini.

Pekanbaru, September 2019

Penulis

i
 DAFTAR ISI
KATA PENGANTAR .................................................................................................. i

DAFTAR ISI ................................................................................................................ ii

BAB I PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang ..................................................................................................... 2

1.2 Rumusan Masalah................................................................................................ 3

1.3 Tujuan .................................................................................................................... 3

BAB II ISI

2.1. Administrasi……………………………………………………………………..5
2.2. Pencatatan……………………………………………………………………….6
2.2.1. Definisi Pencatatan……………………………………………………………..6
2.2.2. Tujuan Pencatatan………………………………………………………………6
2.2.3. Pencatatan Di Rumah Sakit………………………………………………….....6
2.2.4. Kartu Stok Induk………………………………………………………………..7

2.3. Pelaporan……………………………………………………………………….10
2.3.1. Definisi Pelaporan…………………………………………………………….10
2.3.2. Tujuan Pelaporan……………………………………………………………...11
2.3.3. Pelaporan Di Rumah Sakit…………………………………………………….12
2.4. Administrasi Keuangan………………………………………………………..15
2.5. Administrasi Penghapusan……………………………………………………15
BAB III PENUTUP

3.1 KESIMPULAN.................................................................................................... 17

DAFTAR PUSTAKA ................................................................................................ 18

ii
 BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Latar belakang

Pelayanan Kefarmasian di Rumah Sakit merupakan bagian yang tidak

terpisahkan dari sistem pelayanan kesehatan Rumah Sakit yang berorientasi kepada

pelayanan pasien, penyediaan Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan Medis

Habis Pakai yang bermutu dan terjangkau bagi semua lapisan masyarakat termasuk

pelayanan farmasi klinik. Apoteker khususnya yang bekerja di Rumah Sakit dituntut

untuk merealisasikan perluasan paradigma Pelayanan Kefarmasian dari orientasi

produk menjadi orientasi pasien.

Administrasi merupakan kegiatan yang mencakup pencatatan dan pelaporan

terhadap kegiatan pengelolaan sediaan farmasi, alkes, dan BMHP yang meliputi

perencanaan kebutuhan, pengadaan, penerimaan, pendistribusian, pengendalian

persediaan, pengembalian, pemusnahan dan penarikan sediaan farmasi, alkes dan

BMHP.

Kegiatan administrasi terdiri dari :

1. Pencatatan Dan Pelaporan

2. Administrasi Keuangan

3. Administrasi Penghapusan

3
 Pencatatan dan pelaporan terhadap kegiatan pengelolaan sediaan farmasi, alat

kesehatan, dan bahan medis habis pakai, Meliputi :

• Perencanaan kebutuhan

• Pengadaan

• Penerimaan

• Pendistribusian

• Pengendalian persediaan

• Pengembalian

• Pemusnahan dan penarikan

1.2 Rumusan masalah

1.2.1 Apa itu administrasi?

1.2.2 Apa definisi pencatatan dan pelaporan?

1.2.3 Apa tujuan dari pencatatan dan pelaporan?

1.2.4 Pencatatan dan pelaporan apa saja yang dilakukan dirumah sakit?

1.3 Tujuan

1.3.1 Mahasiswa mengetahui dan memahami definisi administrasi

1.3.2 Mahasiswa mengetahui definisi dari pencatatan dan pelaporan

1.3.3 Mahasiswa mengetahui apa tujuan dilakukannya pencatatan dan pelaporan

dalam administrasi

1.3.4 Mahasiswa mengetahui pencatatan dan pelaporan yang dilakukan dirumah

sakit

4
 BAB II

ISI

2.1. Administrasi

Dilihat dari asal katanya (etimologi), kata administrasi dalam bahasa Inggris

administration, berasal dari kata administrare (bahasa Latin), yaitu suatu kata kerja

yang berarti melayani, membantu, dan memenuhi. Sering pula diartikan ad yaitu

intensif dan ministrare yang berarti melayani. Jadi, administrasi berarti melayani

secara intensif.

Dari pengertian tersebut administrasi dapat dilihat dari tiga sudut, yaitu

sebagai berikut :

a. Sudut proses

Administrasi adalah keseluruhan proses yang meliputi kegiatan pemikiran

pemikiran, pengaturan-pengaturan yang dimulai dari penentuan tujuan sampai dengan

pelaksanaan/ penyelenggaraan sehingga tercapai tujuan.

b. Sudut fungsional

Administrasi adalah keseluruhan fungsi yang dilakukan secara sadar oleh

setiap orang atau kelompok-kelompok menurut fungsinya untuk mencapai tujuan.

c. Sudut institusional

Administrasi adalah keseluruhan orang-orang, baik orang per orang atau

kelompok, kelompok yang menjalankan kegiatan-kegiatan ke arah tercapainya tujuan.

Adapun orang-orang yang dimaksud di atas adalah sebagai berikut:

5
• Administrator adalah mereka yang menetapkan kebijaksanaan atau tujuan yang

akan dicapai.

• Manajer adalah mereka yang memimpin pelaksanaan kerja serta mengerahkan

segala fasilitas kerja untuk mencapai tujuan.

• Staff/pembantu ahli adalah mereka yang membantu administrator atau manajer

berdasarkan keahliannya.

• Pekerja (worker) adalah mereka yang melaksanakan pekerjaan secara langsung di

bawah perintah manajer.

Jadi, administrasi merupakan kegiatan yang mencakup pencatatan dan

pelaporan terhadap kegiatan pengelolaan sediaan farmasi, alkes, dan BMHP yang

meliputi perencanaan kebutuhan, pengadaan, penerimaan, pendistribusian,

pengendalian persediaan, pengembalian, pemusnahan dan penarikan sediaan farmasi,

alkes dan BMHP

Kegiatan administrasi terdiri dari :

1. Pencatatan dan pelaporan

2. Administrasi keuangan

3. Administrasi penghapusan

6
2.2. Pencatatan

2.2.1. Definisi Pencatatan

Pencatatan adalah kegiatan atau proses pendokumentasian suatu aktivitas

dalam bentuk tulisan. Dengan adanya pencatatan akan memudahkan petugas untuk

melakukan penelusuran bila terjadi adanya mutu obat yang sub standar dan harus

ditarik dari peredaran.pencatatan dapat dilakukan dengan menggunakan bentuk

digital maupun manual. Kartu yang umum digunakan untuk melakukan pencatatan

adalah Kartu Stok dan Kartu Stok Induk.

2.2.2. Tujuan Pencatatan

Pencatatan merupakan suatu keguatan yang bertujuan untuk memonitor

transaksi perbekalan farmasi yang keluar dan masuk di lingkungan IFRS.

2.2.3. Pencatatan Di Rumah Sakit

Pencatatan dilakukan untuk:

1. Persyaratan Kementerian Kesehatan/BPOM

2. Dasar akreditasi Rumah Sakit

3. Dasar audit Rumah Sakit

4. Dokumentasi farmasi

2.2.4. Kartu Stok Induk

2.2.4.1. Fungsi:

a. Kartu stok digunakan untuk mencatat mutasi perbekalan farmasi (penerimaan,

pengeluaran, hilang, rusak, atau kadaluwarsa).

7
b. Tiap lembar kartu stok hanya diperuntukkan mencatat data mutasi 1 (satu) jenis

perbekalan farmasi yang berasal dari 1 (satu) sumber anggaran.

c. Data pada kartu stok digunakan untuk menyusun laporan, perencanaan pengadaan

distribusi dan sebagai pembanding terhadap keadaan fisik perbekalan farmasi dalam

tempat penyimpanan.

2.2.4.2. Hal-hal yang harus diperhatikan:

a. Kartu stok diletakkan bersamaan/berdekatan dengan perbekalan farmasi

bersangkutan

b. Pencatatan dilakukan secara rutin dari hari ke hari

c. Setiap terjadi mutasi perbekalan farmasi (penerimaan, pengeluaran, hilang,

rusak/kadaluwarsa) langsung dicatat di dalam kartu stok.

d. Penerimaan dan pengeluaran dijumlahkan pada setiap akhir bulan.

2.2.4.3. Informasi yang didapat:

a. Jumlah perbekalan farmasi yang tersedia (sisa stok)

8
b. Jumlah perbekalan farmasi yang diterima

c. Jumlah perbekalan farmasi yang keluar

d. Jumlah perbekalan farmasi yang hilang/rusak/kadaluwarsa

e. Jangka waktu kekosongan perbekalan farmasi

2.2.4.4. Manfaat informasi yang didapat:

a. Untuk mengetahui dengan cepat jumlah persediaan perbekalan farmasi

b. Penyusunan laporan

c. Perencanaan pengadaan dan distribusi

d. Pengendalian persediaan

e. Untuk pertanggungjawaban bagi petugas penyimpanan dan pendistribusian

f. Sebagai alat bantu kontrol bagi Kepala IFRS

2.2.4.5. Petunjuk pengisian:

a. Petugas penyimpanan dan penyaluran mencatat semua penerimaan dan

pengeluaran perbekalan farmasi di kartu stok sesuai Dokumen Bukti Mutasi Barang

(DBMB) atau dokumen lain yang sejenis.

b. Perbekalan farmasi disusun menurut ketentuan-ketentuan berikut:

1. Perbekalan farmasi dalam jumlah besar (bulk) disimpan di atas pallet atau

ganjal kayu secara rapi, teratur dengan memerhatikan tanda-tanda khusus

(tidak bolehterbalik, berat, bulat, segi empat dan lain-lain).

2. Penyimpanan antara kelompok/jenis satu dengan yang lain harus jelas

sehingga memudahkan pengeluaran dan perhitungan.

9
 3. Penyimpanan bersusun dapat dilaksanakan dengan adanya forklift untuk

perbekalan farmasi yang berat.

4. perbekalan farmasi dalam jumlah kecil dan mahal harganya disimpan dalam

lemari terkunci dan kuncinya dipegang oleh petugas penyimpanan dan

pendistribusian.

5. Satu jenis perbekalan farmasi disimpan dalam satu lokasi (rak, lemari, dan

lain-lain).

6. perbekalan farmasi dan alat kesehatan uang mempunyai sifat khusus disimpan

dalam tempat khusus. Contoh: eter, film, dan lain-lain.

c. Perbekalan farmasi disimpan menurut sistem FEFO dan FIFO.

d. Kartu stok memuat nama perbekalan farmasi, satuan, asal (sumber) dan diletakkan

bersama perbekalan farmasi pada lokasi penyimpanan.

e. Bagian judul pada kartu stok diisi dengan:

1. Nama perbekalan farmasi

2. Kemasan

3. Isi kemasan

4. Nama sumber dana atau dari mana asalnya perbekalan farmasi

f. Kolom-kolom pada kartu stok diisi sebagai berikut:

1. Tanggal penerimaan atau pengeluaran

2. Nomor dokumen penerimaan atau pengeluaran

3. Sumber asal perbekalan farmasi atau kepada siapa perbekalan farmasi dikirim.

4. No. Batch/ No. Lot.

10
 5. Tanggal kadaluwarsa

6. Jumlah penerimaan

7. Jumlah pengeluaran

8. Sisa stok

9. Paraf petugas yang mengerjakan

2.3. Pelaporan

2.3.1. Definisi Pelaporan

Laporan adalah catatan yang memberikan informasi tentang

kegiatan tertentu dan hasilnya yang disampaikan ke pihak yang berwenang atau

berkaitan dengan kegiatan tersebut. Pelaporan merupakan cara komunikasi petugas

kesehatan yang dapat dilakukan baik secara tertulis maupun lisan tentang hasil

dari suatu kegiatan atau intervensi yang telah dilaksanakan.

Pelaporan adalah kumpulan catatan dan pendataan kegiatan administrasi

perbekalan farmasi, tenaga dan perlengkapan kesehatan yang disajikan kepada pihak

yang berkepentingan.

2.3.2. Tujuan Pelaporan

Tujuan dilakukannya pelaporan adalah :

1.Tersedianya data yang akurat sebagai bahan evaluasi

2.Tersedianya informasi yang akurat

3.Tersedianya arsip yang memudahkan penelusuran surat dan laporan

11
 4.Mendapat data yang lengkap untuk membuat perencanaan

Pelaporan juga dilakukan sebagai:

• Komunikasi antara level manajemen;

• Penyiapan laporan tahunan yang komprehensif mengenai kegiatan di Instalasi

Farmasi

• Laporan tahunan.

2.3.3. Pelaporan Di Rumah Sakit

➢ Laporan internal adalah laporan yang dibuat sebagai masukan untuk

menyusun konsep Rancangan Dasar Sistem Informasi Manajemen Rumah

Sakit.

➢ Laporan eksternal adalah pelapora yang wajib dibuat oleh rumah sakit sesuai

dengan peraturan yang berlaku, ditunjukkan kepada Depatemen Kesehatan RI,

Kanwil Depkes RI ( Dinkes Provinsi, Dinkes Kabupaten/Kota ).

➢ Laporan rutin adalah laporan yang disampaikan secara rutin dalam periode

tertentu, contohnya laporan mingguan, laporan bulanan.

➢ Laporan insidental adalah laporan ini tidak disampaikan secara rutin hanya

sekali saja dalam suatu kejadian.

• Jenis laporan yang dibuat di gudang perbekalan farmasi:

1. Laporan pembelian

2. Laporan mutasi

12
 3. Laporan permintaan perbekalan farmasi tidak terlayani

4. Laporan perbekalan farmasi yang stagnan (jarang/tidak di tulis dokter)

5. Laporan perbekalan farmasi yang hampir kadaluarsa( maksimal 6 bulan

sebelumkadaluarsa) untuk di informasikan ke dokter penulis resep

6. Laporan perbekalan farmasi yang kadaluarsa

7. Laporan ketersediaan obat

8. Laporan stok opname

• Format Laporan Narkotika

Yaitu laporan yang dibuat oleh Apotek guna mencatat pengedaran dan

pemakaian obat narkotika yang berasal dan resep dokter dalam satu bulannya

Laporan ditujukan kepada Kepala Dinas Kesehatan kota dengan tembusan:

1. Kepala Dinas Kesehatan Propinsi

2.Kepala Balai POM

3. Arsip.

13
 • Format Laporan Psikotropika

Laporan yang dibuat Apotek untuk mencatat pengeluaran obat Psikotropika

berdasarkan pelayanan resep dokter setiap bulannya ditujukan kepada Kepala Dinas

Kesehatan Kota dengan tembusan:

1. Kepala Dinas Kesehatan Propinsi

2.Kepala Balai POM

3. Arsip.

14
 • Format Laporan Obat Generik

Suatu laporan yang dibuat oleh pihak Apotek yang mencatat nama dan alamat

dokter. Jumlah resep dan nama obat berasal dan dokter setiap bulannya. Laporan obat

generik ditujukan kepada Kepala Dinas Kesehatan dengan tembusan:

1.Kepala Dinas Kesehatan Kota .

2.Kepala Badan POM.

3.Arsip.

15
2.4. Administrasi Keuangan

Apabila Instalasi Farmasi harus mengelola keuangan maka perlu

menyelenggarakan administrasi keuangan. Administrasi keuangan merupakan

pengaturan anggaran, pengendalian dan analisa biaya, pengumpulan informasi

keuangan, penyiapan laporan, penggunaan laporan yang berkaitan dengan semua

kegiatan Pelayanan Kefarmasian secara rutin atau tidak rutin dalam periode bulanan,

triwulanan, semesteran atau tahunan.

2.5. Administrasi Penghapusan

Administrasi penghapusan merupakan kegiatan penyelesaian terhadap

Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan Medis Habis Pakai yang tidak terpakai

karena kadaluwarsa, rusak, mutu tidak memenuhi standar dengan cara membuat

16
usulan penghapusan Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan Medis Habis Pakai

kepada pihak terkait sesuai dengan prosedur yang berlaku.

17
 BAB III
PENUTUP
3.1 Kesimpulan

Administrasi merupakan kegiatan yang mencakup pencatatan dan pelaporan

terhadap kegiatan pengelolaan sediaan farmasi, alkes, dan BMHP yang meliputi

perencanaan kebutuhan, pengadaan, penerimaan, pendistribusian, pengendalian

persediaan, pengembalian, pemusnahan dan penarikan sediaan farmasi, alkes dan

BMHP

Kegiatan administrasi terdiri dari :

1. Pencatatan dan pelaporan

2. Administrasi keuangan

3. Administrasi penghapusan

Kartu yang umum digunakan untuk melakukan pencatatan adalah Kartu Stok

dan Kartu Stok Induk.

Laporan internal adalah laporan yang dibuat sebagai masukan untuk

menyusun konsep Rancangan Dasar Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit.

Laporan eksternal adalah pelapora yang wajib dibuat oleh rumah sakit sesuai dengan

peraturan yang berlaku, ditunjukkan kepada Depatemen Kesehatan RI, Kanwil

Depkes RI ( Dinkes Provinsi, Dinkes Kabupaten/Kota ). Laporan rutin adalah laporan

yang disampaikan secara rutin dalam periode tertentu, contohnya laporan mingguan,

18
laporan bulanan. Laporan insidental adalah laporan ini tidak disampaikan secara rutin

hanya sekali saja dalam suatu kejadian.

19
 DAFTAR PUSTAKA

Permenkes 72-2016 Standar Pelayanan Kefarmasian di Rumah Sakit

https://www.academia.edu/28275005/PANDUAN_PELAPORAN_REKAM_MEDIS

20