1. kasus : praktikan adalah apoteker di bagian produksi.

PS adalah apoteker di bagian

warehouse/gudang. Apoteker bagian produksi akan melakukan serah terima produk jadi
kepada bagian warehouse/gudang. Bagaimana komunikasinya? Dan dokumentasi apa saja
yang diperlukan ?
Permasalahan : bagaimana proses komunikasi antara apj produksi dengan apj gudang pada
saat serah terima produk?
Penyelesesaian masalah :
- Apoteker menerangkan atau memberi informasi produk obat yang akan diserahkan ke
gudang seperti kode produksi, nama produknya, nomor bets, besar bets, bentuk
sediaan, kemasan, tanggal pengolahan, tanggal selesai pengolahan, expired date, cara/
kondisi penyimpanan obat. Tujuannya untuk dicek kepada administrasi gudang dan
dibuat dokumentasinya.
- Apabila ada ketidak sesuaian barang dminta bisa dibuat berita acara atau dilakukan
retur.
- Setelah penerimaan barang diminta menandatangani dokumen penerimaan (ceklist
penerimaan ) yang diceklist dan di tanda tangani oleh bagian gudang dan diketahui
kepala logistik.

2. Kasus : praktikan adalah apoteker di bagian warehouse/gudang. PS adalah staff pengantar

barang. Dalam proses pengecekan, ternyata ditemukan barang yang tidak memiliki sertifikat
certificate of analysis(COA). Bagaimana proses komunikasinya ? dan dokumentasi apa yang
diperlukan ?
Permasalahan : terdapat barang yang tidak memiliki COA.
Penyelesaian masalah : mengecek sediaan, jumlah yang diterima dan dipesan, menanyakan
COAnya, dan expired datenya. Membuat kesepakatan barang ini mau disimpan disini atau
dibawa kembali. Jika selama 24 jam supplier tidak bisa menunjukkan COA sampai 24 jam
maka kita kembalikan kembali barangnya.

3. Kasus : praktikan adalah apoteker di bagian quality control (QC) PS adalah apoteker di
bagian produksi. apoteker bagian produksi melaporkan mengenai produk yang diolah.
Apoteker bagian QC melakukan in process control (IPC). Bagaimana komunikasi yang
dilakukan oleh apoteker QC kepada apoteker bagian produksi dalam melakukan IPC, hal apa
saja yang perlu di pastikan saat melakukan IPC?dan dokumentasi apa saja yang di perlukan ?
Permasalahan : bagaimana komunikasi yang dilakukan apoteker QC dengan apoteker
bagian produksi dalam melakukan IPC.
Penyelesaian masalah :
- pada saat pencampuran IPC melakukan keseragaman kadar
- pada saat pencampuran akhir IPC melakukan cek organolektif, kadar zat aktif, pH, Bj,
viskositas pada saat pengisian dan penutupan botol IPC melakukan pengecekan
penampilan, kebocoran, dan volume.
- Pada saat labelling IPC melakukan pengecekkan pengambilan, kelengkapan dan
penandaan
- Pada saat pengemasan sekunder IPC melakukan pengecekkan seperti labelling.
Dokumentasi yang perlu dilengkapi : catatan produksi bets, pengembalian bahan
pengemas ke gudang, penyimpangan (jika ada ).

4. Kasus : praktikan adalah apoteker di bagian QA. PS adalah apoteker di bagian QC. Apoteker
bagian QC menginformasikan bahwa ada penolakan produk tablet karena terjadi sticking.
Apoteker bagian QC menyerahkan keputusan penolakan produk atau pengolahan produk
kembali ke bagian QA. Bagaimana komunikasi antara QA dengan QC, solusi apa yang
ditawarkan? Dan dokumen apa yang perlu dilengkapi?
 Permasalahan : Apoteker bagian QC menginformasikan bahwa ada penolakan produk tablet
karena terjadi sticking. Apoteker bagian QC menyerahkan keputusan penolakan produk atau
pengolahan produk kembali ke bagian QA.
Penyelesaian masalah : melihat terlebih dahulu berapa banyak/ berapa persen tablet yang
mengalami stiking. Jika sedikit maka produk tablet yang sticking dipisahkan dan tidak
digunakan sedangkan yang tidak sticking(bagus) tetap digunakan. Namun apabila jumlah
tablet yang sticking banyak maka tablet di formulasi ulang( terdapat permasalahan pada
lubrikannya). Dokumentasi yang diperlukan : laporan hasil pengujian (berapa %tablet yang
mengalami kerusakan dari sekian bets yang diproduksi), dokumen produksi ( tanggal
produksi, nomor batch produksi), dokumen penolakan (jika tablet nya di refrormulasi),
meminta list produksi dan gudang.

5. Kasus : praktikan adalah apoteker penanggung jawab produksi, PS adalah salah satu staff
produksi. industri farmasi X merupakan salah satu industri yang memproduksi obat-obat
tertentu yang sering disalahguanakan. Staff produksi melaporkan kepada penangguang
jawab produksi bahwa ada obat-obat yang perlu dimusnahkan karena kadaluwarsa.
Bagaimana komunikasi yang harus dilakukan oleh apj dengan staff/ direksi produksi terkait
rencana pemusnahan? Dokumentasi apa yang diperlukan ?
Permasalahan : bagaimana komunikadi apj dengan staff terkait dengan pemusnahan produk
yang ED?
Penyelesaian masalah : membuat berita acara mengenai pemusnahan yang sekurang-
kurangnya memuat:
- Hari, tanggal, bulan dan tahun pemusnahan
- Tempat pemusnahan
- Nama lengkap penanggung jawab produksi
- Nama lengkap petugas balai besar/ bapai POM / dinkes
- Nama bentuk sediaan dan kekuatan sediaan, kuantitas , nomor bets, dan tanggal
kadaluarsa CPOB.

6. Kasus : praktikan adalah apoteker penanggung jawab PBF. PS adalah apoteker penanggung
jawab apotek. ada surat edaran dari BPOM untuk produk no batch 00xxxxxx. Apoteker
penanggung jawab apotek menanyakan ke apoteker penanggung jawab PBF tentang
prosedur penarikan beserta surat-surat kelengkapannya. Bagaimana komukasi yang harus
dilakukan oleh PBF dan APJ? Dan dokumentasi apa yang diperlukan ?
Permasalahan : ada surat edaran dari BPOM untuk produk no batch 00xxxxxx. Apoteker
penanggung jawab apotek menanyakan ke apoteker penanggung jawab PBF tentang
prosedur penarikan beserta surat-surat kelengkapannya.
Penyelesaian masalah : apoteker pemilik apotek diminta untuk membuat dan mengisi form
POB sesuai dengan yang tertera pada CPOB, selanjutnya apoteker PBF kan menerima produk
kembalian dengan mencentang cheklist penerimaan kembali / retur. (CPOB lampiran 6-2).

7. Kasus : praktikan adalah apoteker penanggung jawab apotek. PS adalah salesman dari PBF.
Salesman datang ke apotek, menyampaikan bahawa dia kehilangan SP yang baru dibuat
kemarin. Salesman meminta supaya apoteker membuatkan lagi SP baru sebagai pengganti
yang hilang. Bagaimana komunikasi yang harus dilakukan oleh apoteker dan salesman?
Dokumentasi apa yang perlu disiapkan?
Permasalahan : salesman kehilangan SP dan meminta dibuatkan SP lagi oleh apj apotek.
Penyelesaian masalah : menanyakan kenapa bisa hilang, kapan hilang SP nya, apakah SP nya
sudah masuk ke PBF? Jika SP belum masuk ke PBF maka kita boleh membuatkan SP seperti
yang telah di berikan terdahulu.
8. Kasus : praktikan adalah apoteker penangguang jawab apotek. PS adalah salesman dari
sebuah PBF.
apoteker ingin menyampaikan komplain terkait barang pesanan yang tanpa konfirmasi
(terlambat pengantaran dari pihak ekspedisinya, sudah dibawa pengirim tapi tidak sampai ).
Bagaimana komunikasi yang harus dilakukan oleh apoteker penanggung jawab apotek
kepada salesman?Dokumentasi apa yang perlu di lengkapi?
Permasalahan : apoteker ingin menyampaikan komplain terkait barang pesanan yang tanpa
konfirmasi (terlambat pengantaran dari pihak ekspedisinya, sudah dibawa pengirim tapi
tidak sampai ).
Penyelesaian masalah :

9. kasus : praktikan adalah apoteker penanggung jawab apotek. PS adalah salesman dari
sebuah PBF. Apoteker ingin menyampaikan komplain terkait harga obat yang dikirim tidak
sesuai dengan kesepakatan awal. Harga tercantum di faktur ternyata lebih mahal. Salesman
menyampaikan bahwa ada kenaikan harga. bagaimana komunikasi yang harus dilakukan
oleh apoteker penanggung jawab apotek kepada salesman?
- Dokumentasi apa yang perlu dilengkapi ?
Permasalahan : terdapat kenaikan harga yang tidak tidak sesuai dengan kesepakatan awal.
Penyelesaian masalah : Setelah dilihat terlebih dahulu surat pemesanan (tanggal dan PBF)
terdapat perbedaan dengan faktur karena harga yang tercantum tidak seperti kesepakatan
awal yaitu terdapat kenaikan harga yang tidak sesuai dengan kesepaketan awal jadi
apoteker penanggung jawab apotek ingin meminta retur dari pihak PBF. Kemudian PBF
diminta untuk menyiapkan nota retur untuk apotek, lalu apoteker menanyakan brapa lama
proses pengembalian barang.

10. Kasus : praktikan adalah apoteker penanggung jawab apotek. PS adalah salesman obat dari
sebuah PBF. Salesman datang ke apotek untuk menagih inkaso untuk faktur yang belum
jatuh tempo. Salesman menyampaikan bahwa akhir bulan ada target untuk tagihan.
bagaimana komunikasi nya? Dokumen apa yang perlu dilengkapi?
Permasalahan : salesman menagih inkaso untuk faktur yang belum jatuh tempo dengan
alasan bahwa akhir bulan ada target untuk tagihan.
Penyelesaian masalah :

11. kasus : praktikan adalah APJ PBF. PS adalah APJ apotek. Apoteker penangggung jawab
apotek memesan beberapa item obat ke PBF, dan membuat SP. Lalu PBF menginput barang
yang diminta sesuai SP, ternyara beberapa item obatyang dipesan kosong. Bagaimana
komunikasi nya? Dokumentasi apa yang diperlukan ?
pemasalahan : terdapat kekosongan item obat yang di pesan oleh APJ apotek.
Penyelesaian masalah : apj dari PBF menyampaikan adanya kekosongan item kepada APJ
apotek. Kemudian meminta kesediaan APJ apotek untuk di carikan/ dipesankan kepada PBF
lain atau ke produsen industri farmasi yang lain. Jika apj apotek tidak setuju maka di buatkan
dokumen atau SP tidak terlaksana.

12. Kasus : praktikan adalah apoteker penanggung jawab PBF. PS adalah penanggung jawab
apotek. Setelah melakukan stock opname, apoteker penanggung jawab apotek mendapati
ada beberapa item obat yang mendekati expired date (ED). Apoteker bermaksud melakukan
retur barang PBF. Bagaimana komunikasinya ? apa saja dokumen yang perlu dilengkapi?
Permasalahan : apteker bermaksud melakukan retur barang karena terdapat beberapa item
obat yang mendekati ED.
Penyelesaian masalah : melakukan retur barang sesuai kesepakatan awal antara PBF
dengan APJ. Pihak APJ dan PBF memeriksa dokumen pembelian (faktur). Kemudian mengisi
 dokumen retur barang dengan alasan retur adalah produk mendekati expired date. Produk
dapat di retur apabila mendekati ED, kemasan rusak, barang rusak/ cacat barang.

13. Kasus : praktikan adalah APJ PBF. PS adalah APJ apotek . apoteker penanggung jawab
menelpon ke PBF. Dia menyampaikan bahwa beberapa hari lalu dia melakukan order ke PBF,
untuk 7 item obat. Akan tetapi pada saat penerimaan barang, apoteker penanggung jawab
apotek mendapati ada beberapa item obat yang tidak di pesan, dikirimkan oleh pihak PBF.
Bagaimana komunikasinya? Dokumen apa saja yang perlu dilengkapi saat kirim barang ?
Permasalahan : terdapat obat yang tidak masuk dalam SP. (kelebihan obat)
Penyelesaian masalah : memeriksa kesesuaian surat pesanan yang ada di apotek dan yang
diterima oleh PBF. Jika sesuai maka cek kesesuaian yang ada di faktur barang. Jika ternyata
ada ketidak sesuaian data di dalam faktur dengan surat pesanan maka apoteker PBF menarik
lagi barang yang salah tersebut dengan melengkapi dokumen retur ke APJ apotek.

14. kasus : praktikan adalah apoteker penanggung jawab apotek. PS adalah apoteker
penanggung jawab PBF. Pada saat proses penerimaan barang, apoteker penanggung jawab
apotek mendapati ada obat yang dikemas dan diantarkan dengan kondisi yang tidak sesuai
dengan temperatur yang seharusnya. Kemudian apoteker penanggung jawab apotek
tersebut menghubungi pihak PBF melalui telepon. Pihak PBF kemudian menyetujui untuk
retur barang. Bagaimana komunikasi nya? Dan dokumen apa saja yang diperlukan ?
Permasalahan : terdapat obat yang dikemas dan diantarkan dengan kondisi yang tidak
sesuai dengan temperatur yang seharusnya. Kemudian saat di konfirmasi dengan PBF
melalui telepon. Pihak PBF menyetujui ntuk retur barang.
Penyelesaian masalah : apj apotek meminta retur barang dan setelah disetujui oleh PBF,
apoteker apotek meminta dokumen retur dari PBF dan menanyakan berapa lama proses
pengembalian barang tersebut.

Sumber : CPOB dan CDOB