BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang

Manajemen pemerintahan modern di dasarkan atas prinsip spesialisasi atau pembagian

kerja. Jabatan-jabatan diuraikan dalam tugas-tugas berulang satu persatu dan dipercayakan
kepada individu-individu baik bekerja dalam bagian yang sama maupun yang bekerja dalam
bagian- bagian pemerintahan yang berlainan. Akan tetapi hanya dengan penerapan
spesialisasi saja tidak memungkinkan suatu organisasi mencapai hasil yang diinginkan. Oleh
karena jabatan-jabatan di khususkan dan di bagikan diantara unit-unit maka koordinasi
adalah perlu.
Koordinasi atau integrasi adalah suatu proses untuk mengembangkan dan memelihara
hubungan yang baik diantara kegiatan-kegiatan, baik itu kegiatan-kegiatan fisik maupun
kegiatan-kegiatan rohaniah. Koordinasi adalah penting dalam organisasi-organisasi yang
kompleks, karena di situ dapat terbanyak kegiatan yang berlainan dilakukan oleh banyak
orang dalam banyak bagian. Kebutuhan akan koordinasi timbul sewaktu-waktu apabila satu
orang atau kelompok bertanggung jawab atas kesempurnaan suatu tugas. Apabila terdapat
keadaan saling bergantungan diantara kegiatan-kegiatan maka hasil yang efektif akan dapat
tercapai hanya apabila kegiatan-kegiatan tersebut dikoordinasikan.

B. Rumusan Masalah
a) Apa pengertian koordinasi?
b) Apa definisi para ahli tentang koordinasi?
c) Bagaimana pentingnya koordinasi?
d) Bagaimana prinsip-prinsip dari koordinasi?
e) Apa saja jenis-jenis koordinasi?
f) Bagaimana teknik berkoordinasi?

1
C. Tujuan
a) Untuk mengetahui pengertian koordinasi.
b) Untuk mengetahui definisi para ahli tetang koordinasi.
c) Untuk mengetahui pentingnya koordinasi.
d) Untuk mengetahui prinsip-prinsip dari koordinasi
e) Untuk mengethui jenis-jenis koordinasi
f) Untuk mengetahui teknik koordinasi

2
 BAB II

PEMBAHASAN

A. Pengertian Koordinasi

Pengertian Koordinasi adalah kegiatan yang dilakukan oleh berbagai pihak yang sederajat
untuk saling memberikan informasi dan bersama mengatur atau menyepakati sesuatu,
sehingga di satu sisi proses pelaksanaan tugas dan keberhasilan pihak yang satu tidak
mengganggu proses pelaksanaan tugas dan keberhasilan pihak yang lainnya. Sementara
pada sisi lain yang satu langsung atau tidak langsung mendukung pihak yang lain.

Menurut James G March dan Herben A Simon, Pengertian Koordinasi adalah suatu proses
untuk mencapai kesatuan tindakan di antara kegiatan yang saling bergantungan. Pengertian
Koordinasi menurut Terry, Koordinasi adalah suatu sinkronisasi yang tertib dalam upaya
untuk memberikan jumlah yang tepat, waktu dan mengarahkan pelaksanaan yang
mengakibatkan harmonis dan tindakan terpadu untuk tujuan lain. Pandangan mengenai
koordinasi ini menarik perbedaan antara koordinasi dengan kerja sama. Kerja sama
diartikan sebagai aksi kolektif satu orang dengan yang lain atau orang lain menuju tujuan
bersama.

Jika dilihat dari sudut normatifnya, maka koordianasi diartikan sebagai kewenangan untuk
menggerakkan, menyelaraskan, menyerasikan dan menyeimbangkan kegiatan-kegiatan
yang spesifik atau berbeda, agar nantinya semua terarah pada pencapaian tujuan tertentu
pada waktu yang telah ditetapkan. Dari sudut fungsionalnya, koordinasi dilakukan guna
mengurangi dampak negatif spesialisasi dan mengefektifkan pembagian kerja.

Dari pengertian koordinasi yang diungkapkan di atas, dapat disimpulkan bahwa Pengertian
Koordinasi adalah proses penyepakatan bersama yang mengikat berbagai kegiatan atau
unsur yang berbeda-beda sedemikian rupa, sehingga di sisi yang satu semua kegiatan atau
unsur tersebut terarah pada pencapaian suatu tujuan yang telah ditetapkan dan di sisi lain
keberhasilan kegiatan yang satu tidak merusak keberhasilan kegiatan yang lain.

3
B. Definisi Bahasa

Koordinasi berasal dari kata “coordination” yang tersusun dari kata co dan ordinare yang
berarti meyambungkan. Dari pendekatan empirik yang diartikan dengan etimologi,
koordinasi diartikan sebagai kegiatan yang dilakukan oleh berbagai pihak yang sederajat
untuk saling memberi informasi dan mengatur (menyepakati) hal tertentu.

Secara normatif, koordinasi diartikan sebagai kewenangan untuk menggerakkan,

meyerasikan, nmenyelaraskan dan menyeimbangkan kegiatan – kegiatan yang spesifik atau
berbeda – beda agar semuanya terarah pada tujuan tertentu.

Sedangkan secara fungsional, koordnasi dilakukan guna untuk mengurangi dampak negatif
spesialisasi dan mengefektifkan pembagian kerja – Ndraha, T (2003).

Koordinasi dan hubungan kerja adalah dua hal yang tidak dapat dipisahkan, karena
koordinasi yang baik akan mengefektifkan hubungan kerja antar sesama pihak – pihak yang
ada dalam perusahaan.

Koordinasi dimaksudkan sebagai usaha untuk menyatukan kegiatan – kegiatan dari satuan –
satuan kerja (unit – unit) organisasi, sehingga koordinasi dan organisasi bergerak sebagai
kesatuan yang bulat guna melaksanakan seluruh tugas organisasi untuk mencapai
tujuannya.

C. Pengertian menurut para ahli

1. Drs. H. Malayu S.P. Hasibuan
Koordinasi adalah kegiatan mengarahkan, mengintegrasikan dan mengkoordinasikan
unsure-unsur manajemen (6 M) dan pekerjaan-pekerjaan para bawahan dalam enurut
melayu S.P Hasibuan (1992) ruang lingkup atau luasnya koordinasi itu meliputi :
a) Koordinasi oleh seorang individu misalnya seorang sopir yaitu harus mengkoordinasikan
tangan, kaki, mata dan pikirannya untuk menjalankan sebuah mobil.
b) Koordinasi antara individu-individu dalam golongan.
c) Koordinasi antara perusahaan-perusahaan dari order-order tingkat internasional.
d) Koordinasi antara unit-unit suatu organisasi.

4
2. G.R. Terry
Koordinasi adalah suatu usaha yang sinkron dan teratur untuk menyediakan jumlah dan
waktu yang tepat, dan mengarahkan pelaksanaan untuk menghasilkan suatu tindakan
yang seragam dan harmonis pada sasaran yang telah ditentukan. Definisi G. R. Terry ini
berarti bahwa koordinasi adalah pernyataan usaha dan meliputi cirri-ciri sebagai berikut:
a) Jumlah usaha, baik secara kuantitatif maupun secara kualitatif
b) Waktu yang tepat dari usaha-usaha ini
c) Pengarahan usaha-usaha ini.

3. Dr. Awaluddin Djamin, M.P.A

Koordinasi adalah suatu usaha kerja sama antara badan, instansi, unit dalam
pelaksanaan tugas-tugas tertentu sedemikian rupa, sehingga terdapat saling mengisi,
saling membantu dan saling melengkapi. Manajer yang sukses adalah yang dapat
melakukan koordinasi, integrasi, dan sinkronisasi (KIS) dengan baik.
George R.Terry dalam bukunya Principles of Management (1964) menjelaskan bahwa
ruang lingkup koordinasi dapat ditinjau dari sudut bidang-bidangnya, yakni :
1. Koordinasi dalam individu
2. Koordinasi antara individu-individu dari suatu kelompok
3. Koordinasi antara kelompok-kelompok dalam suatu perusahaan,dan
4. Koordinasi antara perusahaan-perusahaan dan macam-macam peristiwa dunia.

D. Pentingnya Koordinasi dan Pelaksanaan Manajemen

Koordinasi dan kolaborasi merupakan salah satu materi yang diajarkan dalam diklat
kepemimpinan tingkat IV kurikulum baru, dengan maksud agar peserta mempunyai
pemahaman dan mampu mempraktekan koordinasi dan berkolaborasi dalam lingkungan
kerja khususnya dalam upaya melaksanakan proyek perubahan. Tulisan ini sebagai
sumbangan untuk menambah wawasan tentang koordinasi bagi pembaca untuk dapat
dipraktekan dilingkungan kerja, dan khususnya bagi peserta diklat pimpinan IV agar saat
melaksanakan proyek perubahan tidak terjadi permasalahan-permasalahan karena
disebabkan oleh lemahnya koordinasi.

5
 Koordinasi kata yang sering terucap, gampang diucapkan tapi tidak mudah dilakukan. Tidak
sedikit permasalah yang terjadi disebabkan oleh koordinasi, ketika kegiatan tidak berjalan
dengan baik atau hasil dari pekerjaan tidak sesuai dengan harapan, sering kita dengar
seseorang mengucapkan “bagaimana sih koordinasinya?”, “kurang koordinasi ni!”, atau
terucap kalimat lain yang menggambarkan masalah yang terjadi disebabkan karena
koordinasi yang tidak baik. Bagi penulis yang bertugas di pendidikan dan pelatihan seringkali
menemui peristiwa-peristiwa yang disebabkan oleh koordinasi yang tidak baik, misalnya
ruang kelas yang masih berantakan padahal kelas akan digunakan, pengajar yang tidak
datang dikelas, pengajar yang masuk kelas saat ada pengajar lain sedang mengajar, modul
atau bahan ajar yang diterima peserta saat diklat akan berakhir, dan masih banyak kejadian
lainnya yang terlalu banyak untuk diceritakan. Penulis yakin jika koordinasi dilakukan
dengan baik, peristiwa-peristiwa tersebut tidak akan terjadi.

Untuk dapat melaksanakan koordinasi dengan baik, kita harus memahami beberapa hal
yang terkait dengan koordinasi antara lain pengertian, pedoman, tipe, halangan-halangan,
prinsip-prinsip, dan cara mengatasi masalah koordinasi. Karena cukup banyak hal yang harus
dipahami maka tulisan tentang koordinasi ini akan penulis buat terdiri dari 2 (dua) tulisan
sedangkan tulisan tentang kolaborasi akan penulis buat setelah tulisan tentang koordinasi
ini selesai. Pada tulisan bagian pertama ini penulis akan membahas tentang pengertian,
tujuan, tipe, dan prinsip koordinasi.

E. Sifat- Sifat Koordinasi

1. Koordinasi adalah dinamis bukan statis.
2. Koordinasi menekankan pandangan menyeluruh oleh seorang koordinator (manajer) dalam
rangka mencapai sasaran.
3. Koordinasi hanya meninjau suatu pekerjaan secara keseluruhan.
Asas koordinasi adalah asas skala (hirarki) artinya koordinasi itu dilakukan menurut jenjang-
jenjang kekuasaan dan tanggungjawab yang disesuaikan dengan jenjang-jenjang yang
berbeda-beda satu sama lain. Tegasnya, asas hirarki ini bahwa setiap atasan (koordinator)
harus mengkoordinasikan bawahan langsungnya

6
F. Prinsip-Prinsip Koordinasi
1. Kesamaan
Sama dalam visi, misi, dan langkah-langkah untuk mencapai tujuan bersama (sense of
purpose).
2. Orientasikan
Titik pusatnya pada sekolah (sebagai kordinator) yang simpul-simpulnya stakeholder
sekolah.
3. Organisasikan
Atur orang-orang yang berkoordinasi untuk membina sekolah, yaitu harus berada dalam
satu payung (terorganisasi) sehingga sikap egosektoral dapat dihindari.
4. Rumuskan
Menyatakan secara jelas wewenang, tanggung jawab, dan tugas masing-masing agar
tidak tumpang-tindih.
5. Diskusikan
Mencari cara yang efektif, efesien, dan komunikatif dalam berkoordinasi.
6. Informasikan
Semua hasil diskusi dan keputusan mengalir cepat kesemua pihak yang ada dalam sistem
jaringan koordinasi (coordination network system).
7. Negosiasikan
Dalam perundingan mencari kesepakatan harus saling menghormati (team spirit) dan
usahakan menang-menang, jangan sampai pihak sekolah sebagai koordinator justru
dirugikan.
8. Atur jadwal
Rencana koordinasi harus dipatuhi dengan sebaik-baiknya oleh semua pihak.
9. Solusikan
Satu masalah dalam simpul jaringan harus dirasakan dan dipecahkan semua
stakeholders dengan sebaik-baiknya.
10. Insafkan
Setiap stakeholders harus memiliki laporan tertulis yang lengkap dan siap
menginformasikannya sesuai kebutuhan koordinasi.

7
G. Jenis-Jenis Koordinasi
a) jenis-jenis koordinasi menurut Tosi dan Carroll ( 1982 )
ada dua jenis koordinasi yaitu sebagai berikut.
1. Koordinasi vertical yaitu menunjukkan pengembangan hubungan-hubungan yang efektif
dan yang disatupadukan diantara kegiatan-kegiatan pada tingkat-tingkat organisasi yang
berlainan. Contohnya persetujuan mengenai pengeluaran modal, katakan pada tingkat
wakil direktur yang dikoordinasikan dengan penyerahan dan penerimaan perlengkapan
modal pada tingkat pelaksanaan.
2. Koordinasi horizontal adalah pengembangan hubungan-hubungan yang lancar diantara
individu-individu atau kelompok-kelompok pada tingkat yang sama. Misalnya arus
informasi yang tepat dari pemasaran ke pabrik tentang penjualan sehingga pabrik dapat
mengembangkan rencana produksi yang efisien.

b) Jenis-jenis koordinasi menurut Drs. Soewarno Handayaningrat ( 1991 )

Ada 2 (dua) jenis koordinasi yaitu : Koordinasi intern dan koordinasi ekstern.
1. Koordinasi intern terdiri atas : koordinasi vertical, koordinasi horizontal, dan koordinasi
diagonal.
 Koordinasi vertical atau koordinasi structural, dimana antara yang mengkoordinasikan
secara structural terdapat hubungan hierarchies. Hal ini juga dapat dikatakan koordinasi
yang bersifat hierarkhis, karena satu dengan lainnya berada pada satu garis komando (
line of command ). Misalnya koordinasi yang dilakukan oleh seorang kepela direktorat
terhadap para kepala sub direktorat yang berada dalam lingkungan direktoratnya.
 Koordinasi horizontal yaitu koordinasi fungsional, dimna kedudukan antara yang
mengkooordinasikan dan yang dikoordinasikan mempunyai kedudukan setingkatnya
eselonnya. Menurut tugas dan fungsinya kedua mempunyai kaitan satu dengan yang lain
sehingga perlu dilakukan koordinasi. Misalnya koordinasi yang dilakukan oleh kepala
biro perencanaan departemen terhadap para kepala direktorat bina program pada tiap-
tiap direktorat jenderal suatu departemen.
 Koordinasi diagonal yaitu koordinasi fungsional , dimana yang mengkoordinasikan
mempunyai kedudukan yang lebih tinggi tingkat eselonnya dibandingkan yang
dikoordinasikan, tetapi satu dengan yang lainnya tidak berada pada suatu garis komando
(line of command). Misalnya koordinasi yang dilakukan oleh kepala biro kepegawaian
8
 pada sekretariat jenderal departemen terhadap para kepala bagiankepegawaian
secretariat direktorat jenderal suatu departemen.
2. Koordinasi ekstern, termasuk koordinasi fungsional. Dalam koordinasi ekstern
yangbersifat fungsional, koordinasi itu hanya bersifat horizontal dan diagonal.
 Koordinasi ekstern yang bersifat horizontal, misalnya koordinasi yang dilakukan oleh
kepala direktorat bina program, direktorat jenderal trasmigrasi terhadap kepala
direktorat penyiapan tanah pemukiman transmigrasi, direktorat jenderal bina marga.
 Koordinasi ekstern yang bersifat diagonal, misalnya koordinasi yang dilakukan oleh
kepala badan administrasi kepegawaian Negara ( BAKN ) terhadap para kepala biro
kepegawaian tiap-tiap departemen.
c) Jenis-jenis koordinasi menurut penjelasan peraturan pemerintah nomor 6 tahun 1988
tentang koordinasi kegiatan instansi vertical di daerah, pasal 1 :
ada tiga jenis koordinasi, yakni koordinasi fungsional, koordinasi instansional dan
koordinasi territorial.
1. Koordinasi Funsional, yaitu antara dua atau lebih instansi yang mempunyai program
yang berkaitan erat.
2. Koordinasi instansional, yaitu terhadap beberapa instansi yang menangani satu urusan
tertentu yang bersangkutan.
3. Koordinasi territorial, yaitu terhadap dua atau lebih wilayah dengan program
tertentu.mencapai tujuan organisasi.

Kemudian juga akan dikemukaka pendapat dari Drs. Malayu Hasibuan dalam bukunya
Manajemen dasar,pengertian dan masalah. Untuk mengetahuijenis-jenis koordinasi akan
dikemukakan pendapat dari beberapa penulis dan menurut peraturan pemerintah
nomor 6 tahun 1988 tentang koordinasi kegiatan instansi vertical di daerah.

b. Koordinasi dalam individu

Dari sudut pandangan manajemen, koordinasi jenis ini merupakan koordinasi yang
paling tidak penting, tetapi kemampuan seorang individu untuk mengerjakan suatu
pekerjaan tertentu dengan baik akan bergantung pada suksesnya ia mengkoordinasikan
kegiatan-kegiatannya sendiri. Koordinasi individu adalah sangat penting untuk

9
 melaksanakan pekerjaan, seperti tukang bubut, tukang las, pengetik,tukang jahit dan
sebagainya.

c. Koordinasi antara individu-individu dari suatu kelompok

contoh yang paling jelas mengenai koordinasi ini adalah suatu tim atau kesebelasan
sepak bola. Tanpa koordinasi sulit bagi kesebelasan tersebut untuk memenangkan
prtandingan.

d. Koordinasi antara kelompok-kelompok dalam suatu perusahaan

sebagai contoh adalah kegiatan bagian pegawai dalam mencari calon pegawai dan
melatih pegawai-pegawai baru untuk bagian produksi dan bagian penjualan. Agar
pelatihan dapat sukses maka manajemen kepegawaian harus menentukan dan
mengetahui sumber kebutuhan pegawai yang tepat dari bagian produksi dan ba gian
penjualan dalam hubungannya dalam hal-hal seperti jumlah,kecakapan yang diperlukan,
latar belakang calon yang di kehendaki, dan waktu pelatihan, agar mereka siap untuk
bekerja. Calon-calon manakah yang dicari dan jenis serta jumlah pelatihan yang di
berikan kepada mereka harus sewaktu-waktu disesuaikan dengan apa yang diperlukan
oleh bagian-bagian masing-masing dimana calon-calon akan ditempatkan.

e. Koordinasi antara perusahaan-perusahaan dan macam-macam peristiwa dunia

Kegiatan perusahaan secara keseluruhan harus sesuai dengan berbagai kekuatan diluar
perusahaan. Hal ini meliputi perusahaan lain, tindakan peraturan pemerintah, dan
kedudukan perekonomian nasional dan perekonomian dunia. Tidak ada perusahaan yang
dapat berdiri sendiri, perusahaan itu mempengaruhi dan dipengaruhi oleh kekuatan-
kekuatan dari luar.misalnya seorang pemilik pabrik baja harus mengkoordinasikan
kegiatannya dengan ekonomi nasional dan tidak mengesampingkan tindakan hokum
pemerintah dalam daerah di tempet mana perusahaan itu didirikan.

Contoh peerapan koordinasi berdaasarkan jenisnya:

1. Koordinasi Vertikal

10
 Koordinasi vertikal ialah koordinasi yang dilakukan oleh Kepala Sekolah kepada
atasannya dan kepada bawahannya. Misalnya, koordinasi Kepala Sekolah dengan Kepala
Dinas Pendidikan dan atau bawahannya.
2. Koordinasi Fungsional
Koordinasi Fungsional ialah koordinasi yang dilakukan oleh Kepala Sekolah dengan
Kepala Sekolah lainnya yang tugasnya saling berkaitan berdasarkan asas fungsionalisasi.
Koordinasi Fungsional dibedakan atas :
a. Koordinasi fungsional horizontal, koordinasi ini dilakukan oleh Kepala Sekolah dengan
Kepala Sekolah lainnya yang setingkat. Misalnya, Kepala SMPN1 dengan Kepala SMPN2.
b. Koordinasi fungsional diagonal, koordinasi ini dilakukan oleh Kepala Sekolah dengan
Kepala Sekolah lain yang lebih rendah atau lebih tinggi tingkatannya. Misalnya, Kepala
SMPN1 dengan Kepala SDN57 atau dengan staffnya.
c. Koordinasi fungsional teritorial, koordinasi ini dilakukan Kepala Sekolah dengan pejabat
atau Kepala Sekolah lain yang berada dalam wilayah tertentu dimana semua urusan yang
ada dalam wilayah tersebut menjadi kewenangan dan tanggung jawab Kepala Sekolah
bersangkutan selaku penguasa atau penanggung jawab tunggal. Misalnya, Kepala
SMP Percobaa dengan Kepaa-Kepala SMP Target di Kabupaten X.

3. Koordinasi Institusional
Koordinasi ini dilakukan Kepala Sekolah dengan beberapa instansi yang menangani sat
urusan tertentu yang bersangkutan. Misalnya, untuk urusan kepegawaian, Kepala
Sekolah melakukan koordinasi dengan Kepala Badan Kepegawaian Daerah dan Kepala
Badan Diklat Daerah.

H. Teknik Berkoordinasi
Menurut Tripathi dan Reddy beberapa teknik koordinasi yang penting adalah :

a. Hierarki

Alat yang paling tua dan paling sederhana untuk mencapai koordinasi adalah hierarki atau
rangkaian komando. Dengan menempatkan unit-unit yang saling bergantung di bawah
seorang atasan dapat dijamin adanya koordinasi di antara kegiatan-kegiatannya, para ahli

11
 klasik sangat mengandalkan alat ini. Akan tetapi anggota-anggota aliran hubungan
manusiawi beranggapan bahwa dalam beberapa hal alat ini tidak efektif. Menurut Chris
Argyris, system hierarki membuat individu-individu tidak bebas, pasif, dan kurang penting
bagi pemimpin. Ini adalah apa yang tidak disukai oleh individu-individu yang sudah dewasa.
Menurut Rensis, Likert, struktur hierarkis menggagu atau mengurangi komunikasi dan
pengambilan keputusan.

b. Peraturan, prosedur, dan kebijaksanaan.

Rincian peraturan-peraturan, prosedur-prosedur, dan kebijaksanaan-kebijaksanaan

merupakan alat yang sudah umum lainnya untuk mengkoordinasikan sub-sub unit dalam
pelaksanaan kegiatan-kegiatannya yang sifatnya rutin. Peraturan-peraturan, prosedur-
prosedur, dan kebijaksanaan-kebijaksanaan standar ditentukan untuk mencakup semua
situasi yang mungkin. Alan tetapi seperti halnya yang ditunjukkan oleh beberapa kritik, alat
ini mengakibatkan suatu “lingkaran setan” di dalam mana akibat gangguan fungsi alat ini
menimbulkan kepercayaan yang masih lebih kuat kepadanya. Artinya, uraian peraturan-
peraturan dan prosedur-prosedur menurunkan lebih banyak peraturan dan prosedur untuk
memeliharanya.

c. Perencanaan

Perencanaan merupakan suatu cara untuk mengetahui lebih dini keadaan-keadaan yang
saling bergantung dan dengan demikian mencegah atau mengurangi kesulitan-kesulitan
koordinasi. Sampai suatu tingkat sehingga kemungkinan-kemungkinan timbul, tidak
diketahui secara dini dalam rencana, koordinasi memerlukan komunikasi untuk memberikan
peringatan penyimpanagn dan kondisi-kondisi yang direncanakan atau yang diramalkan,
atau untuk memberikan instruksi-instruksi perubahan dalam kegiatan guna menyesuaikan
dengan penyimpangan ini. March dan Simon menyebut koordinasi yang didasarkan atas
rencana yang dibuat sebelumnya ini koordinasi berdasarkan rencana dan koordinasi yang
mengandung penyampaian informasi baru koordinasi berdasarkan umpan balik. Penulis-
penulis ini berpendapat bahwa makin stabil dan makin dapat diramalkannya situasi, makin
besar pula kepercayaan kepada koordinasi berdasarkan rencana; makin berubah-ubah dan
tidak dapat diramalkannya situasi, makin besar kepercayaab kepada koordinasi berdasarkan
umpan balik.

12
d. Panitia

Pengikutsertaan, panitia, atau pengambilan keputusan kelompok merupakan alat koordinasi

yang sudah umum lainnya. Alat ini sangat mengurangi kekakuan struktur hierarkis,
meningkaykan komunikasi dan pemahaman ide yang efektif, mendorong penerimaan dan
tanggung jawab atas kebijaksanaan serta membuat pelaksanaannya menjadi lebih efektif.
Agar panitia berjalan dengan lancer maka ada beberapa hal yang harus diperhatikan :

1. Jumlah anggota panitia jangan terlalu banyak. Terlalu banyak anggota mengakibatkan
pembicaraan-pembvicaraan menjadi panjang, memperlambat keputusan-keputusan dan
membuang-buang waktu dan uang.
2. Wewenang suatu panitia harus diuraikan dengan jelas dan kegiatan-kegiatannya dipilih
dengan tepat serta dirumuskan dengan jelas.
3. Anggota-anggota suatu panitria harus dipilih dengan cermat dari semua bagian. Mereka itu
sebaiknya adalah orang-orang yang dapat mengikuti semua pembicaraan dan
pertimbangan.
4. Ketua panitia harus merencanakan dan memimpin rapat dengan tegas dan jujur.
5. Anggota-anggota harus berperilaku sebagai suatu tim yang baik dan bertanggung jawab.

e. Ide-ide

Membantu perkembang suasana saling percaya dan kerja sama juga merupakan suatu
mekanisme pengkoordinasian. Menurut Gullick, pemimpin sebaiknya timbul dalam pikiran
mereka yang berhubungan dengan tiap kegiatan keinginan dan kemauan bekerja sama
untuk suatu tujuan. Tidak hanya mencakup kecakapan atau kemampuan yang berhubungan
dengan pengertian, tetapi juga yang berhubungan dengan emosi. Mary Parker Follet
menunjukkan bahwa koordinasi tidak dapat dicapai hanya dengan memberikan perintah-
perintah tau komando-komando, karena hal ini akan menimbulakan perlawanan, hilangnya
rasa harga diri dan tidak adanya rasa tanggung jawab. Pemecahannya adalah dengan
memberikan perintah-perintah “tidak menurut selera” menyatukan semua orang yang
terlibat dalam suatu studi situasi dan mematuhinya. “Seseorang sebaiknya jangan
memberikan perintah kepada orang lain tetapi keduanya sebaiknya menyetujui untuk
mematuhi perintah mereka yang diberikan oleh situasi”.

13
f. Indoktrinasi

Mengindoktrinasi anggota-anggota organisasi dengan dengan sasaran-sasaran dan tugas-

tugas organisasi — suatu alat yang biasanya dipergunakan dalam organisasi-organisasi
keagamaan dan militer – masih merupakan suatu alat pengkoordinasian lainnya. Menurut
Selznick, tugas pokok kepemimpinan itu tidak hanya membuat kebijaksanaan tetapi
juga”membuatnya ke dalam suatu sturktur social organisasi” – suatu situasi dimana setiap
orang dalam organisasi secara spontan melindungi atau memajukan tujuan-tujuan dan
metode-metode yang resmi. Hal ini dpat dicapai apabila pemimpin berhasil mengadakan
perubahan melalui indoktrinasi dan cara-cara lain kumpulan orang-orang yang netral
menjadi kumpulan orang-orang yang diikutsrtakan.

g. Insentif

Memberikan insentif kepada unit-unit yang saling bergantung untuk belerja sama, seperti
rencana pembagian laba, merupakan suatu mekanisme atau alat yang lain. Anjuran Ardent
mengenai pembagian laba menyatakan bahwa hal ini meningkatkan semangat kelompok
dan kooperasi yang lebih baik di antara pegawai-pegawai dan pekerja-pekerja, di antara
para atasan dan orang-orang bawahan, dan di antara pekerja-pekerja dan pekerja-pekerja
lain. Kepentingan bersama mengurangi perselisihan dan menjamin adanya koordinasi yang
lebih baik.

h. Bagian penghubung

Dalam beberapa kejadian dimana terdapat hubungan yang banyak sekali diantara dua
bagian, bagian penghubung berkembang untuk menangani teransaksi-transaksi. Hal ini
terjadi, khususnya antara bagian penjualan dan bagian produksi. Misalnya, perusahaan
pengepakan yang menyelesaikan banyak sekali order mengenai tempat penyimpanan
mungkin mempunyai bagian penghubung untuk menjamin bahwa bagian produksi
memenuhi persyaratan klien dan bahwa penyerahan akan dilakukan tepat pada waktunya.

I. Syarat – syarat koordinasi

Adapun syarat-syarat khusus umum yang ada dalam koordinasi adalah sebagai berikut:

1. Sense of cooperation (perusahaan untuk bekerja sama), ini harus dilihat dari sudut bagian
per bagian bidang pekerjaan, bukan orang per orang.

14
2. Rivalry, dalam perusahaan-perusahaan besar sering diadakan persaingan antara bagian-
bagian, agar bagian-bagian ini berlomba-lomba untuk mencapai kemajuan
3. Team Spirit, artinya satu sama lain pada setiap bagian saling menghargai
4. Esprit de corps, artinya bagian-bagian yang diikut sertakan atau dihargai, umumnya akan
menambah kegiatan yang bersemangat.

Ringkasnya kekuatan suatu organisasi ditentukan oleh spirit-esprit atau semangatnya.

Semangat ini ditentukan oleh tujuans dan cara-cara mencapai tujuan itu dan ini meliputi
doktrin. Selain semangat koordinasi juga harus mempunyai aspek-aspek formal yaitu
metode-metode, teknik yang ditunjukan untuk mengeja/mencapai sasaran tersebut.

J. Cara – cara mengadakan koordinasi

1. Memberikan keterangan langsung dan secara bersahabat. Keterangan mengenai pekerjaan
saja tidak cukup, karena tindakan-tindakan yang tepat harus diambil untuk menciptakan dan
menghasilkan koordinasi yang akan dicapainya
2. Mengusahakan agar pengetahuan dan penerimaan tujuan yagn akan dicapai oleh anggota,
tidak menurut masing-masing individu anggota dengan tujuannya sendiri-sendiri. Tujuan itu
adalah tujuan bersama.
3. Mendorong para anggota untuk bertukar pikiran, mengemukakan ide, saran-saran dan lain
sebagainya
4. Mendorong para anggota untuk berpartisipasi dalam tingakt perumusan dan penciptaan
sasaran
5. Membina human relations yang baik antara sesame karyawan
6. Manajer sering melakukan komunikasi informal dengan para bawahan.

K. Fungsi Koordinsi Manajemen

Ringkasnya, suatu koordinasi akan lebih baik dan maju, jika memperoleh dukungan
partisipasi dari bawahan, dan pihak-pihak yang terkait yang akan melakukan pekerjaan
diikut sertakan dalam proses pengambilan keputusan; supaya mereka antusias dalam
melakukansnya.

15
1. Perencanaan
Perencanaan memfasilitasi koordinasi dengan mengintegrasikan berbagai rencana melalui
diskusi bersama, pertukaran ide. Misalnya – koordinasi antara anggaran keuangan dan
anggaran pembelian.

2. Pengorganisasian
Mooney menganggap koordinasi sebagai esensi pengorganisasian. Bahkan ketika manajer
kelompok dan memberikan berbagai kegiatan untuk bawahan, dan ketika ia menciptakan
menonjol koordinasi departemen dalam benaknya.
3. Staffing
Seorang manajer harus ingat bahwa hak no. personil di berbagai posisi dengan tepat jenis
pendidikan dan keterampilan yang diambil yang akan menjamin orang yang tepat pada
pekerjaan yang tepat.
4. Mengarahkan
Tujuan memberi perintah, instruksi & bimbingan kepada bawahan dilayani hanya ketika ada
keselarasan antara atasan dan bawahan.
5. Mengontrol
Manajer memastikan bahwa harus ada koordinasi antara kinerja aktual dan kinerja standar
untuk mencapai tujuan organisasi.

L. KOORDINASI YANG EFEKTIF

Pengkoordinasian merupakan fungsi terpenting dalam manajemen karena pengkoordinasian

merupakan pengikat, penyeimbang dan penyelaras semua aktifits dan usaha, maka dapat
disimpulkan bahwa setiap fungsi manajemen yang lain juga memerlukan suatu
pengkoordinasian. Koordinasi adalah proses penyatuan tujuan-tujuan perusahaan dan
kegiatan pada tingkat satu satuan yang terpisah dalam suatu organisasi untuk mencapai
tujuan yang telah ditetapkan terlebih dahulu. Koordinasi dibutuhkan sekali oleh para
karyawannya, sebab tanpa ini setiap karyawan tidak mempunyai pegangan mana yang harus
diikuti,yang akhirnya akan merugikan organisasi itu sendiri.

16
 Untuk melihat kemampuan seorang manajer dalam memimpin dan melakukan koordinasi
dilihat dari besar kecilnya jumlah bawahan yang ada dalam tanggung jawabnya, yang
dikenal sebagai rentang manajemen.

Dengan organisasi diharapkan keharmonisan dan keselarasan seluruh kegiatan dapat

mencapai tujuan yang diharapkan, sehingga beban tiap bagian menjadi serasi , selaras dan
seimbang.

Kebutuhan koordinasi tergantung pada sifat dan kebutuhan komunikasi dalam pelaksanaan
tugas dan derajat ketergantungan tiap satuan pelaksanaan. Koordinasi sangat dibutuhkan
pada saat pekerjaan yang insidentil dan tidak rutin serta pekerjaan yang tidak direncanakan
terlebih dahulu..

James D. Thomson membagi tiga saling ketergantungan diantara satuan-satuan organisasi,

yaitu :

1. Ketergantungan yang menyatu ( Pooled interdependence )

Dimana tiap kegiatan departemen dan fungsional tergantung pada pelaksanaan kerja tiap
satuan.

2. Ketergantungan yang berurutan ( sequential interdependence ) :

Dimana pekerjaan dari tiap departemen atau fungsional tergantung dari penyelesaian
pekerjaan departemen yang lain sebelum satuan lain dapat bekerja.

3. Ketergantungan timbale balik ( reciprocal interdependence ):

Merupakan hubungan member dan menerima anrat satuan organisasi.

MASALAH-MASALAH DALAM PENCAPAIAN KOORDINASI YANG EFEKTIF.

Masalah-masalah ini terjadi karena adanya pembagian tugas, maka timbullah perbedaan
dalam kegiatan pekerjaan. Perbedaan kegiatan tersebut dapat berpengaruh terhadap
organisasi sehingga dapat menimbulkan masalah koordinasi.

Perbedaan sikap dan perilaku individu - individu menimbulkan masalah koordinasi, antara
lain :

17
1. Adanya perbedaan dalam orientasi terhadap sasaran/ tujuan tertentu.
2. Adanya perbedaan dalam orientasi waktu.
3. Adanya perbedaan dalam orientasi antar pribadi
4. Adanya perbedaan dalam formalitas struktur organisasi
5. Adanya perbedaan jarak geografis.
6. Adanya perbedaan antar manusia karena faktor social, budaya, pandangan hidup serta latar
belakang pendidikan.
7. Adanya perbedaan dalam ambisi.

DAMPAK KURANGGNYA KOORDINASI

Kurangnya koordinasi dalam organisasi dapat berdampak sebagai berikut:

a. Petugas atau pejabat tiap satuan organisasi berselisih menurut suatu wewenang atau
bidang kerja yang masing-masing mengaggap sebagai termasuk dalam yurisdiksinya
b. Terdapat saling pelemparan tanggung jawab, karena masing-masing merasa bahwa sesuatu
wewenang atau bidang kerja tidak masuk dalam lingkupannya
c. Adanya keputusan yang ternyata dibuat dengan kurang sempurna karena tidak adanya
keterangan lengkapo pada satuan organisasi yang bersangkutan (dari tingkat bawahannya)
d. Akhirnya, gejala yang bisa dilihat juga adalah tumbuhnya banyak badan khusus atau satuan
organisasi.
e. Nonstruktural, misalnya: panitia, komisi, tim, satgas, dan sebagainya yang masing-masing
berdiri sendiri untuk menyelesaikan sesuatu tugas yang sebenarnya telah dapat dicakup
atau dimasukkan ke dalam susunan organisasi yang sudah ada.

PEDOMAN KOORDINASI :

1. Koordinasi harus terpusat merupakan pengendalian guna menghindari tiap bagian bergerak
sendiri-sendiri yang merupakan kodrat yang telah ada dalam setiap bagian.
2. Koordinasi harus terpadu, keterpaduan pekerjaan menunjukkan keadaan yang saling
mengisi dan memberi.

18
3. Koordinasi harus berkesinambungan, yaitu rangkaian kegiatan yang saling menyambung,
selalu terjadi, selalu diusahakan dan selalu ditegaskan adanya keterkaitan dengan kegiatan
sebelumnya.
4. Koordinasi harus menggunakan pendekatan multi instansional, dengan wujud saling
memberikan informasi yang relevan untuk menghindarkan saling tumpang tindih tugas yang
satu dengan tugas yang lain

KEBAIKAN DAN KELEMAHAN KOORDINASI YANG EFEKTIF

Kebaikan :

1. Beban tiap bagian tidak terlalu berat, karena adanya keseimbangan antar bagian.
2. Tiap bagian akan memperoleh infor-masi yang jelas dalam partisipasi pencapaian tujuan dan
tahu peranan-nya masing-masing sehingga dapat memberikan saran dan komentar ter-
hadap kemungkinan ketidak serasian antar bagian.
3. Skedul kerja saling terkait sehingga menjamin penyelesaian pekerjaan tepat pada waktunya.

Kelemahan :

1. Perbedaan tiap bagian dalam orientasi pencapaian tujuan.

2. Perbedaan dalam orientasi waktu
3. Perbedaan orientasi antar pribadi
4. Perbedaan dalam formalitas struktur

PENDEKATAN UNTUK MENCAPAI KOORDINASI YANG EFEKTIF

Menggunakan pendekatan teknik-teknik dasar manajemen yang berupa hirarki manajerial,

rencana dan tujuan sebagai dasar bertindak.

1. Teknik-Teknik Dasar Manajemen

a. Hirarki manajemen terdiri atas rantai perintah, aliran informasi dan kerja, wewenang
formar, hubungan tanggung jawab dan akuntabilitas yang jelas sehingga menimbulkan
integritas bila diformulasikan dengan jelas serta dilaksanakan dengan arahan yang tepat.

19
b. Aturan dan prosedur, merupakan keputusan-keputusan yang dibuat untuk mengatur
kejadian-kejadian rutin.
c. Penerapan rencana dan penetapan tujuan dilakukan untuk mengkoordinasikan melalui
pengarahan dalam mencapai sasaran yang sama untuk tiap satuan organisasi
2. Meningkatkan koordinasi potensial bila tiap bagian saling tergantung satu dengan lainnya
serta lebih luas dalam ukuran dan fungsi. Koordinasi ini dapat ditingkatkan dengan melalui
dua cara, yaitu :
a. Investasi dalam sistem informasi vertikal, penyaluran data-data melalui tingkatan-tingkatan
organisasi. Komunikasi ini bisa di dalam atau di luar lantai perintah.
b. Menciptalkan hubungan lateral (horizontal), dengan membiarkan informasi dipertukarkan
dan keputusan dibuat pada tingkat dimana informasi diperlukan.
Ada beberapa hubungan lateral :
- Hubungan langsung
- Hubungan kelompok langsung
- Hubungan silang
3. Mengurangi kebutuhan akan koordinasi, ada dua metode pengurangan kebutuhan
koordinasi, yaitu :
a. Penciptaan sumberdaya tambahan yang memberikan kelonggaran bagi satuan kerja,
misalnya penambahan tenaga kerja, bahan dasar dan pembantu, modal, pengurangan
tugas dan masalah-masalah yang timbul sekarang.
b. Penciptaan tugas – tugas yang dapat berdiri sendiri, dengan cara mengubah karakter satuan
organisasi.

20
 BAB III

PENUTUP

A. Kesimpulan

Pengertian Koordinasi adalah kegiatan yang dilakukan oleh berbagai pihak yang sederajat
untuk saling memberikan informasi dan bersama mengatur atau menyepakati sesuatu,
sehingga di satu sisi proses pelaksanaan tugas dan keberhasilan pihak yang satu tidak
mengganggu proses pelaksanaan tugas dan keberhasilan pihak yang lainnya. Sementara
pada sisi lain yang satu langsung atau tidak langsung mendukung pihak yang lain. Teknik
berkoordinasi : Hierarki, Peraturan, prosedur, dan kebijaksanaan, Perencanaan, Panitia, Ide-
ide, Indoktrinasi, Insentif dan Bagian penghubung.

koordinasi mempunyai peran penting dalam mencapai tujuan suatu organisasi dan
didalamnya terdapat prinsip-prinsip dalam melakukan koordinasi. Jika koordinasi antar
kelompok atau individu baik maka yang akan didapat akan baik pula.

B. Saran
Koordinasi merupakan sebuah aspek penting karena didalamnya terdapat sebuah
komunikasi untuk memberikan wewenang dari atasan kepada bawahan agar kegiatan-
kegiatan didalam organisasi tersebut berjalan dengan baik. Maka dari itu, diharapkan
bagi semua lini, baik lini atas maupun bawah. Lakukanlah koordinasi atau pemberian
wewenang terhadap masing-masing lini dengan baik. Bagi siapapun yang memiliki
jabatan yang strategis diharapkan dapat hadir diberbagai kegiatan yang penting didalam
sebuah organisasi. Karena, rapat merupakan sebuah kegiatan untuk mendukung
keberlangsungan kegiatan-kegiatan, agar terstruktur guna mencapai hasil yang baik
untuk merealisasikan tujuan dari organisasi tersebut.

21
 Daftar Pustaka
- Griffin, R. W. (2011). Fundamentals of Management Sixth Edition.USA: Cengage
Learning.
- Ndraha, T. (2003). Kybernology 1 : Ilmu Pemerintahan baru / Taliziduhu Ndraha. Jakarta:
Rineka Cipta.
- Kleinbaum, A. M., Stuart, T. E., & Tushman, M. L. (2008).Communication (and
Coordination) in a Modern, Complex Organization. Coordination , 3.
- http://farahsaniyyah.blogspot.com/2013/10/silabus-6.html.
- www.bppk.depkeu.go.id/.../images/.../koordinasi%20jul%202012.ppt.
- http://pmpjuned33.blogspot.com/2013/10/jenis-jenis-koordinasi.html.
- http://studimanajemen.blogspot.com/2013/11/jenis-jenis-fungsi-koordinasi.html.
- http://syamsuddincoy.blogspot.com/2012/02/normal-0-false-false-false-en-us-x-
none.html.
- http://nuwrileardkhiyari.blogdetik.com/2013/10/06/pengertian-koordinasi/.

1 James A.F Stoner dan Charles Wankel, “Management Third Edition”, diakses
darihttp://farahsaniyyah.blogspot.com/2013/10/silabus-6.html pada tanggal 05 Oktober
2014 pukul 16.23.
2 Griffin, R. W. (2011). Fundamentals of Management Sixth Edition. USA: Cengage
Learning.
3 Sondang P. Siagian,M.P.A, Ph.D, “Peranan Staf dalam Managemen”, 1978, diakses
darihttp://farahsaniyyah.blogspot.com/2013/10/silabus-6.html pada tanggal 05 Oktober
2014 pukul 16.23.
4 Kleinbaum, A. M., Stuart, T. E., & Tushman, M. L. (2008). Communication (and
Coordination) in a Modern, Complex Organization. Coordination , 3.
5 Ndraha, T. (2003). Kybernology 1 : Ilmu Pemerintahan baru / Taliziduhu Ndraha. Jakarta:
Rineka Cipta, hlm. 290.
6 Ndraha, T. (2003). Kybernology 1 : Ilmu Pemerintahan baru / Taliziduhu Ndraha. Jakarta:
Rineka Cipta, hlm. 291.

22