MAKALAH

SISTEM PELAYANAN DAN ADMINISTRASI PERKANTORAN

PADA LINGKUP PEMERINTAHAN DAERAH

OLEH:

CALON MAHASISWA
NAMA : FERDINANDUS KLAU

PROGRAM PASCASARJANA
JURUSAN ILMU ADMINISTRASI
BIDANG MINAT ILMU ADMINISTRASI PUBLIK
UNIVERSITAS TERBUKA
2019
 KATA PENGANTAR

Segala Puji dan Syukur patut disampaikan kepada Tuhan Yang Maha Esa, karena atas
berkat dan karunianya, makalah yang jauh dari sempurna ini bisa diselesaikan guna memenuhi
salah satu persyaratan administratif sebagai calon mahasiswa pada jenjang pascasarjana atau
magister di Universitas Terbuka pada jurusan Ilmu Administrasi, minat/konsenttrasi ilmu
administrasi publik tahun ajaran 2019/2020.
Makalah ini sangat terbatas ilmunya dan masih banyak terdapat kekurangan, oleh
karenanya penulis sangat mengaharapkan semua masukan dan kritikan yang bersifat membangun
guna bisa menjadi bekal pembelajaran nanti bagi penulis
Melalui karya tulis sederhana ini, penulis dapat menuangkan idea dan gagasan
mengenai system pelayanan administrasi yang diamati selama penulis melakukan penelitian
strata satu di salah satu kabupaten di Nusa Tenggara Timur, sehingga berkat pengalaman akan
system pelayanan yang penulis lihat dan rasakan tersebut, maka penulis membulatkan tekad
untuk mempelajari seutuhnya tentang bagaimana standar dalam memberikan pelayanan kepada
masyarakat, serta bagaimana alur pelayanannya, sehingga tidak terjadi carut – marut dalam
memberikan pelayanan tersebut.
Melalui makalah ini juga penulis hendak menyanpaikan limpah terima kasih kepada
1. Bapak Menteri Hukum dan Hak Asasi Manusia Republik Indonesia dan Bapak Kepala
Kantor Wilayah Kementerian Hukum dan Hak Asasi Manusia Nusa Tenggara Timur yang
sudah memberikan ijin kepada penulis untuk melanjutkan pendidikan pada jenjang magister
atau strata dua agar suatu kelak nanti ilmu ini bisa digunakan demi kemajuan organisasi atau
kementerian ini.
2. Kepala Rumah Tahanan Negara kelas IIb Kefamenanu yang sudah memberikan persetujuan
terulisnya dalam pembuatan ijin belajar kepada penulis.
3. Rektor Universitas Terbuka, Direktur Pascasarjana Universitas Terbuka, Direktur Unit
Pembelajaran Jarak Jauh (UPJJ) Kupang yang sudah memberikan kesempatan kepada penulis
dalam mengemban ilmu di lembaga ini.
4. Orang tua, istri dan anak, serta keluarga besar serta semua kenalan, handaytolan yang selalu
mendukung setiap langkah hidup penulis.
 DAFTAR ISI
Kata Pengantar……………………………………………………………………………….. 2
Daftar Isi……………………………………………………………………………………... 3
BAB I PENDAHULUAN
1.1. Latar Belakang……………………………………………………………………. 4
1.2. Ruang Lingkup……………………………………………………………………. 5
1.3. Maksud dan Tujuan Penulisan……………………………………………………. 6
BAB II PEMBAHASAN
2.1. Pengertian Pelayanan…………………………………………………………….. 7
2.2. Pengertian Sistem…………………………………………………………………. 9
2.3. Administrasi Perkantoran Di Lingkungan Pemerintah Daerah………………........ 10
BAB III PENUTUP
3.1. Kesimpulan……………………………………………………………………….. 12
3.2. Saran…………………………………………………………………………........ 12
DAFTAR PUSTAKA
 BAB I
PENDAHULUAN

1.1. Latar Belakang

Sistem pelayanan dan tata kelola administrasi tentunya sangat berkontribusi besar
terhadap maju dan tidak serta baik dan buruknya suatu roda organisasi, lembaga, dan
institusi, baik itu dalam tatanan pemerintahan maupun swasta. Suatu roda pemerintahan
dalam organisasi tertentu dapat dikatan baik dan maju apabila dalam tata kelola
administrasinya tidak cacat dan amburadul salah satunya. Ketidaksesuaian suatu sistem,
otomatis akan berpengaruh kepada sistem yang lainnya. Hal ini dikarenakan semua sistem
administrasinya bekerja secara siklus sehingga secara otomatis akan berpengaruh kepada
yang lain apabila tidak berjalan secara normal. Konektifitas sistem - sistem dalam
adminitrasi semuanya sangat dibutuhkan oleh seluruh lapisan masyarakat akhir – akhir ini.
Kebutuhan akan hal ini tentunya tidak lain dan tidak bukan hanya karena antusias
masyarakat akan hal transparansi pengelolaan yang baik sehingga bisa memberian kepuasan
kepada masyarakat. Khususnya dalam lini pemerintahan, seluruh prosedur pengelolaan
harus dibuat dan disesain sesederhana mungkin, sehingga memberikan kemudahan kepada
masyarakat dalam memahami alur administrasinya.
Permasalahan atau persoalan seperti diatas tentunya banyak ditemukan di dalam
lingkup pemerintahan daerah baik itu pemerintah provinsi maupun pemerintah kabupaten
dan kota, sedangkan dalam lingkup pemerintahan pusat atau organisasi vertikal sangat
minim bahkan tidak ditemukan akan hal dan persoalan seperti diatas. Hal ini dapat terjadi
pada lingkungan pemerintah daerah karena dimungkinkan dengan persoalan seperti masih
minimnya sumber daya manusia dalam mengelola dan menjalankan roda administrasi
organisasi tersebut, dan masih amburadulnya system administrasi yang belum jelas sehingga
terjadi ketidakkonektifan antara sesama system yang akan berdampak pada kebingungan
masyarakat akan hal ini.
Untuk bisa menyelesaikan problem seperti ini tentunya ada dua hal yang menjadi
acuan pokok agar bisa keluar dari lingkaran permasalahan. Yang pertama dari internal
organisasi itu sendiri, dan yang kedua secara external dari stake holder atau mitra kerja
organisasi. Dari internalnya sangat diperlukan yang namanya kerjasama antara semua
 pegawai atau petugas di dalam organisasi itu sehingga bisa bahu – membahu dalam bekerja
agar bisa mencapai hasil yang maksimal. Sedangkan dari external itu, dukungan dan support
sangat diperlukan sehingga konektifitas antara semua system baik dari internal maupun dari
external bisa berjalan dengan baik, karena jika salah satu system tidak berjalan dengan baik,
maka yang akan terjadi adalah system yang amburadul sehingga masyarakat semakin
bingung akan hal ini.
Jika kita berbicara mengenai system pengelolaan dalam adminitrasi, juga tidak
terlepas dari yang namanya kebijakan, dan apabila kebijakan tersebut dibuat, maka yang
berperan penting dalam pembuatan kebijakan tersebut adalah pimpinan atau orang yang
mempunyai wewenang atau dengan kata lain orang yang sementara berkuasa dalam
mengeluarkan kebijakan tersebut. Dan apabila sifat kebijakan dari pimpinan tersebut hanya
bersifat politik atau demi kepentingan tertentu, maka dalam menjalankan kebijakan tersebut
juga sangat tidak optimal baik dari internal organisasinya sendiri maupun dari external.
Oleh karenanya, untuk menciptakan suatu pelayanan yang prima dan professional
kepada masyarakat tentu harus terlebih dahulu menyederhanakan system administrasinya
sehingga masyarakat dengan mudah memahami alur pelayanannya. Dan untuk
menyederhanakan system tersebut pasti diperlukan suatu kebijakan atau aturan dalam
internal organisasi tersebut yang tidak bertentangan dengan Undang – Undang, sehingga
bisa dijalankan sebaik mungkin. Dan dapat disimpulkan bahwa untuk memberikan
kemudahan dan pelayanan yang prima kepada masyarakat, tentunya tidak hanya bawahan
sendiri yang bekerja tetapi peranan pimpinan juga dibutuhkan.

1.2. Ruang Lingkup

Penulisan makalah ini hanya terbatas pada system dalam mengelola administrasi
suatu organisasi, atau dengan kata lain bahwa batasan masalah dalam penulisan makalah ini
adalah hanya sebatas administrasi dalam organisasi pemerintah daerah, baik pemerintah
provinsi maupun pemerintah kabupaten dan kota.
1.3. Maksud dan Tujuan Penulisan
Maksud dalam penulisan ini untuk mengungkap kebobrokan system adminsitrasi
dalam tatanan pemerintah daerah. dan tujuan penulisan ini agar bisa memberikan pelayanan
yang prima kepada masyarakat, dan bisa mengurangi kebingungan masyarakat pelayanan.
 BAB II
PEMBAHASAN

2.1. Pengertian Pelayanan

Menurut Yuriko Abdussamad (2012), sistem pelayanan merupakan suatu kegiatan
atau urutan kegiatan pada suatu usaha yang dilakukan oleh seseorang atau kelompok orang
maupun suatu instansi tertentu untuk memberikan bantuan dan kemudahan pada
masyarakat yang mempunyai kepentingan dalam organisasi itu dalam rangka mencapai
tujuan sesuai dengan aturan pokok dan tata cara yang telah ditetapkan.
Maksud dari pengertian diatas bahwa pelayanan itu suatu usaha yang dilakukan
dalam keadaan sadar oleh seseorang atau sekelompok tertentu dengan tujuan agar bisa
memberikan pelayanan yang prima kepada orang yang membutuhkan pelayanan itu alias
masyarakat. Pelayanan yang diberikan kepada masyarakat alangkah baiknya harus sesuai
dengan norma atau aturan yang berlaku, dan harus dilakukan dengan penuh kesadaran serta
keluar dari dalam hati, agar orang yang menerima pelayanan tersebut bisa merasakan
pelayanan yang prima akan kebutuhannya.
Menurut Moenir (2006 :26-27 ) dalam Yuriko (2012) berpendapat bahwa pelayanan
adalah kegiatan yang dilakukan seseorang atau sekelompok orang dengan landasan faktor
material melalui sistem prosedur dan metode tertentu dalam usaha memenuhi kepentingan
orang lain sesuai dengan haknya. Suatu pelayanan akan dapat terlaksana dengan baik dan
memuaskan apabila didukung oleh beberapa factor seperti:
1. Kesadaran para pejabat dan pimpinan pelaksana
2. Adanya aturan yang memadai
3. Organisasi dengan mekanisme sistem yang dinamis
4. Pendapatan pegawai yang cukup untuk memenuhi kebutuhan hidup minimum
5. Kemampuan dan keterampilan yang sesuai dangan tugas atau pekerjaan yang
dipertanggungjawabkan
6. Tersedianya sarana pelayanan sesuai dengan jenis dan bentuk tugas atau pekerjaan
pelayanan.
 Pendapat Moenir yang dikutip kembali oleh Yuriko dalam Jurnalnya itu jelas bahwa
pelayanan yang prima atau pelayanan yang baik itu adalah pelayanan yang keluar dari
dalam hati dan yang dilakukan dengan penuh kesadaran dan penuh dengan tanggung jawab
oleh pemberi pelayanan sehingga betul – betul dirasakan oleh masyarakat. Dan untuk
mendukung pelayanan tersebut juga diperlukan skil dan ketrampilan yang bagus, serta yang
tak kalah pentingnya juga adalah tersedianya sarana dalam memberikan pelayanan
sehingga bisa mendukung pelayanan tersebut.
2.2. Pengertian Sistem
System merupakan kumpulan dari beberapa pos system yang bekreja bersama untuk
mencapai suatu tujuan tertentu. Menurut Mc Leod (2001:11) dalam Yuriko Abdussamad
(2012) mengemukakan bahwa sistem adalah sekelompok elemen yang berintegrasi dengan
maksud yang sama untuk mencapai satu tujuan. Dalam sebuah organisasi terdapat elemen-
elemen yang bekerja sama guna mencapai satu tujuan. Seperti ini juga dalam sebuah sistem
terdapat beberapa subsistem-subsistem yang saling bekerja sama untuk satu tujuan. Dalam
sistem pelayanan subsistem-subsistem (misalnya pegawai dan fasilitas administrasi) saling
mempengaruhi sehingga akan menciptakan sebuah pelayanan yang dapat memuaskan.
Amsyah (2003:27) dalam Yuriko Abdussamad (2012), mengembangkan sistem adalah
elemen-elemen yang saling berhubungan membentuk satu kesatuan atau organisasi.
Dengan kata lain suatu sistem bukanlah merupakan suatu perangkat unsur-unsur yang
dirakit secara sembarangan tetapi terdiri dari unsur-unsur yang dapat diidentifikasikan
sebagai kebersamaan yang menyatu disebabkan tujuan atau sasaran yang sama. Definisi ini
menyimpulkan bahwa organisasi merupakan kumpulan dari orang-orang yang ada dalam
suatu organisasi dan yang saling berkaitan dan berhubungan satu sama lain.
Mulyadi (2005 : 5) dalam Yuriko Abdussamad (2012) mengembangkan bahwa sistem
berarti jaringan prosedur yang dibuat menurut pola yang terpadu untuk melaksanakan
kegiatan pokok perusahaan atau instansi terkait dengan prosedur. Maka prosedur
merupakan suatu urutan kegiatan-kegiatan klerikal. Biasanya melibatkan beberapa orang
dalam suatu departemen atau lebih yang dibuat untuk menjamin penanganan secara
seragam transaksi perusahaan yang berulang. Pendapat tersebut dapat disimpulkan oleh
peneliti bahwa sistem terdiri dari jaringan prosedur, sedangkan prosedur merupakan urutan
kegiatan
2.3. Administrasi Perkantoran Di Lingkungan Pemerintah Daerah
Sejak pada Tahun 1998, kata-kata reformasi nyaring disuarakan. Ditandai dengan
mundurnya Presiden Soeharto dan penyerahan kekuasaan kepada penggantinya secara
konstitusional-Presiden BJ Habibie. Reformasi ini merupakan hasil perjuangan panjang
seluruh komponen rakyat untuk melakukan perubahan sistem pembangunan politik, yang
mencakup semua aspek kehidupan bangsa dan negara. Menurut Groove (1973) dalam
Norma Mewengkang (2005) Pembangunan politik oleh negara sebagaimananya dimulai
dengan reformasi administrasi. Reformasi ini akan berlangsung dengan baik jika didukung
oleh empat elemen kekuatan dalam masyarakat, yaitu (I) militer, (2) pemimpin informal
yang dominan, (3) elite birokrasi, dan (4) partai politik.

Sejak tahun 1999, negara Indonesia mulai memasuki babak baru dalam penyelenggaraan
otonomi daerah, yang ditandai dengan keluarnya Undang - undang Pemerintahan Daerah
yang baru yaitu UU Nomor 22 Tahun 1999 yang praktis mulai dilaksanakan 1 Januari
2000. Setelah dilaksanakan selama kurang lebih empat tahun, Undang-Undang
pemerintahan daerah tersebut dengan mempertimbangkan berbagai perkembangan yang
terjadi, kemudian diganti dengan Undang-Undang Nomor 32 tahun 2004. Dalam
perkembangannya UU No. 32 Tahun 2004 ini dirubah dengan ditetapkannya UU No. 8
Tahun 2005 tentang Perubahan atas UU No. 32 Tahun 2004 tentang Pemerintahan Daerah.

Apabila dicermati, pada dasarnya misi dan tujuan dari kebijakan otonomi daerah tersebut
adalah: pertama, meningkatkan kualitas dan kuantitas pelayanan publik dan kesejahteraan
masyarakat; kedua, menciptakan efisiensi dan efektivitas pengelolaan sumber daya lokal/
daerah untuk kepentingan peningkatan kesejahteraan masyarakat, dan ketiga untuk
memberdayakan dan menciptakan ruang bagi masyarakat untuk berpartisipasi dalam proses
pemerintahan dan pembangunan (Mardiasmo, 2002 dalam Norma Mewengkang, 2005).
Adanya kebijakan otonomi daerah tersebut, telah mendorong terjadinya perubahan
struktural, fungsional, dan kultural dalam tatanan penyelenggaraan pemerintahan daerah,
sehingga diharapkan dapat meningkatkan kapabilitas dan efektivitas birokrasi pemerintah
daerah dalam menyelenggarakan pelayanan publik yang berkualitas sesuai harapan
masyarakat. Hal tersebut memungkinkan karena sebagaimana diketahui bahwa dalam era
otonomi daerah sekarang ini daerah mempunyai kewenangan seluas-luasnya untuk
mengurus dan mengatur semua urusan pemerintahan di luar 6 (enam) bidang urusan
pemerintahan yang menjadi urusan pemerintah pusat. Disamping itu, daerah diberi
keleluasaan membuat kebijakan daerah untuk menangani urusan pemerintahan yang
diserahkan itu dalam rangka mewujudkan tujuan dibentuknya suatu daerah, dan tujuan
pemberian otonomi daerah itu sendiri terutama dalam memberikan pelayanan kepada
masyarakat, sesuai dengan potensi dan karakteristik masing-masing daerah (UU No.
32/2004).
 BAB III
PENUTUP
3.1. Kesimpulan
Dari penjelasan di atas dapat disimpulkan bahwa tujuan pemerintah dalam membentuk
pemerintahan otonomi daerah adalah tidak lain dan tidak bukan hanya untuk
mendekatkan system pelayanan kepada masyarakat, dan betul – betul pemerintah hadir
untuk menjawab kebutuhan masyarakat dan bisa melindungi masyarakat. Di dalam
system pemerintahan daerah itu dijelaskan bahwa pemerintah daerah diberi keluasan dan
kewenangan untuk mengatur keuangan dan system birokrasinya sendiri. Tetapi kadang –
kadang dalam praktek pelayanan di dalam pemerintahan daerah, masyarakat sering
dibingungkan dengan system administrasi yang carut – marut dan yang tidak teratur,
sehingga membuat masyarakat merasa bahwa seolah – olah pemerintah tidak hadir untuk
menjawab kebutuhan masyarakat, tetapi malah pemerintah hadir di daerah untuk
menyulitkan masyarakat.
3.2.Saran
Disarankan kepada para pejabat dan para pemangku kepentingan di setiap daerah untuk
membuat kebijakan atau aturan tentang system dan alur pelayanan administrasi di
lingkup pemerintah daerah yang jelas agar masyarakat tidak bingung dalam berusuan
dengan administrasi.
 DAFTAR PUSTAKA
Noma W. 2005, Pengaruh Reformasi Administrasi Terhadap Kualitas Pelayanan Publik Dalam
Pemerintah Kecamatan Kawangkoan Kabupaten Minahasa. Jurnal Online

Yuriko A. 2012, Sistem Pelayanan Administrasi. Jurnal Online

Dirjayanti. 2015, Pelaksanaan Fungsi Administrasi Dalam Meningkatkan Kualitas Pelayanan

Publik Pada Kantor Lurah Saragi Kecamatan Pasarwajo Kabupaten Buton. Jurnal
Online