1 PENGERTIAN DAN JENIS-JENIS ARSIP

Oleh:Eka Widyawati, S.E.

2 DAFTAR ISI Pengertian Arsip dan Kearsipan Pengertian Arsip

Pengertian KearsipanJenis-Jenis ArsipMenurut Subyek atau IsinyaMenurut
Bentuk dan wujud fisiknyaMenurut nilai gunanyaMenurut sifat dan
kepentinganMenurut fungsinyaMenurut tempat/tingkat pengolahnnyaMenurut
keasliannyaMenurut kekuatan hukumnya

3 Pengertian Arsip dan Kearsipan

Secara etimologi kata arsip berasal dari bahasa Yunani (Greek), yaitu archium
yang artinya peti untuk menyimpan sesuatu. Semula pengertian arsip itu
memang menunjukan tempat atau gedung tempat penyimpanan arsipnya, tetapi
perkembangan terakhir orang lebih cenderung menyebut arsip sebagai warkat itu
sendiri.

4 Kata Arsip dalam bahasa Latin disebut felum (bundle) yang artinya tali atau
benang. Dan memang pada zaman dahulu tali atau benang inilah yang
digunakan untuk mengikat kumpulan warkat/surat, Sehingga arsip-arsip itu
mudah digunakan.

5 Dapat dipelajari pengertian arsip dari beberapa sumber.

Menurut Ensiklopedi Administrasi , arsip adalah;Segenap warkat dari suatu
organisasi kenengaraan atau badan swasta yang diadakan dalam
penyelenggaraan kegiatan. Kegiatan organisasi tersebut dan yang dipandang
berharga untuk disimpan secara permanen bagi suatu keperluan.

6 Tempat dimana warkat-warkat organisasi disimpan secara tertib

Tempat dimana warkat-warkat organisasi disimpan secara tertib. Untuk
pengertian yang kedua ini lebih tepat dinyatakan dengan istilah archival
intsituation (kantor arsip).

7 Menurut Undang-Undang No. 7 tahun 1971, arsip adalah :

Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh lembaga-lembaga negara dan
badan-badan pemerintah dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan
tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kegiatan
pemerintahan.Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh badan
swasta/perorangan dlaam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal
maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan.
8 Menurut Lembaga Administrasi Negara (LAN) menyatakan bahwa:
Arsip adalah segala kertas, berkas, naskah, foto, film, mikro film, rekaman suara,
gambar peta, bagan atau dokumen lain dalam segala macam bentuk dan
sifatnya atau salinan serta dengan segala cara penciptaanya, dan yang
dihasilkan atau diterima oleh suatu badan, sebagai bukti dari tujuan organisasi,
fungsi-fungsi kebijakan. Kebijakan, keputusan-keputusan, prosedur-prosedur,
pekerjaan-pekerjaan atu kegiatan-kegiatan lain pemerintah atu karena
pentingnya informasi yang terkandung di dalamnya.

9 Menurut Kamus Administrasi Perkantoran, oleh Drs The Liang Gie :

Arsip adalah kumpulan warkat yang disimpan secara teratur, terencana, karena
mempunyai nilai seseuatu kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat cepat
ditemukan kembali. Jadi sebagai intinya arsip adlah himpunana lembaran-
lembaran tulisan. Catatan tertulis yang disebut warkat harus memnyuai 3 (tiga)
syarat yaitu disimpan secara berencana dan teratur, mempunyai sesuatu
kegunaan, dan dapat ditemukan kembali secara tepat.

10 Kesimpulan:arsip adalah Kumpulan data / warkat / surat / naskah berupa

kertas, berkas, foto, film, mikro film, rekaman suara, gambar peta, bagan atau
dokumen lain dalam segala bentuk dan sifatnya yang dibuat atau diterima oleh
lembaga pemerintah/swasta/perorangan yang mempunyai kegunaan yang
disusun menurut sistem tertentu untuk mempermudah dalam penyimpanan dan
Penemuan kembali dengan cepat dan tepat.

11 Pengertian KearsipanKearsipan berasal dari kata arsip dalam bahasa

inggrisnya file sedangkan kearsipan disebut filing. File adalah bendanya
sedangkan filing adalah kegiatannya .

12 Menurut kamus Administrasi Perkantoran oleh Drs. The Liang Gie

Penyimpanan warkat (filing) merupakan kegiatan menaruh warkat-warkat dalam
suatu tempat penyimpanan secara tertib menurut sistem, susunan dan tata cara
yang telah ditnetukan, sehingga pertumbuhan warkat-warkat itu dapat
dikendalikan dan setiap kali diperlukan dapat secara cepat ditemukan kembali.
Lawan dari penyimpanan warkat (filing) adalah pengambilan warkat (finding)

13 Sistem penyimpanan warkat (filing sytem) adalah rangkaian tata cara yang
teratur menurut suatu pedoman untuk menyusun warkat-warkat sehingga
bilamana diperlukan lagi, warkat-warkat itu dapat ditemukan kembali secara
tepat.
14 Menurut Ensiklopedi administrasi
Penyimpanan warkat (filing) adalah suatu bentuk pekerjaan tata usaha yang
berupa penyususnan warkat-warkat secara sistematis sehingga bila diperlukan
lagi warkat-warkat itu dapat ditemukan kembali secara cepat.Sistem
penyimpanan warkat (filing Sistem) adalah suatu rangkaian tata cara yang
teratur menurut sesuatu pedoman untuk menyusun warkat-warkat sehingga bila
diperlukan lagi warkatwarkat itu dapat ditemukan kembali secara cepat.

15 Kesimpulan:kearsipan adalah suatu proses kegiatan atau proses pengaturan

mulai dari penerimaan, pencatatan, penyimpanan dengan menggunakan sistem
tertentu, menemuan kembali dengan cepat dan tepat, penggunaan, pemeliharan,
penyusutan dan pemusnahan arsip.

17 JENIS-JENIS ARSIPArsip menurut subyek atau isinya dapat dibedakan

menjadi 4 yaitu :Arsip kepegawaian, contoh: Daftar riwayat hidup Pegawai, surat
lamaran, surat pengangkatan pegawai dan rekaman prestasiArsip Keuangan,
contohnya: laporan keuangan, bukti pembayaran, daftar gaji, bukti pembelian,
dan dan surat perintah bayar

18 Arsip Pemasaran, contoh: Surat penawaran, surat pesanan, surat perjanjian

penjualan, daftar pelanggan dan daftar harga.Daftar pendidikan, contohnya:
kurikulum, satuan pelajaran, daftar hadir siswa, raport dan transkip mahasiswa.

19 Arsip Menurut Bentuk Dan Wujud Fisiknya

Didasarkan pada tampilan fisik media yang digunakan dalam merekam
informasi. Menurut bentuk dan wujud fisiknya, arsip dapat dibedakan
menjadi:Surat, contohnya: naskah perjanjian/kontrak, akta pendirian perusahaan,
surat keputusan, notulen rapat, berita acara, laporan dan tabel.Pita
rekamanMikrofilmDisketCompact distFlast dist

20 Arsip menurut nilai gunanya

Penggolongan arsip berdasarkan nilai dan kegunaannya ada 7 macam, yaitu
:Arsip bernilai informasi, contoh: Pengumuman, pemberitahuan dan
undanganArsip bernilai administrasi, contohnya: ketentuan – ketentuan
organisasi, surat keputusan, prosedur kerja, dan uraian tugas pegawai.

21 Arsip bernilai hukum, contoh: akta pendirian perusahaan, akta kelahiran,

akta perkawinan, surat perjanjian, surat kuasa dan keputusan pengadilan.Arsip
bernilai sejarah, Contohnya: Laporan tahunan, notulen rapat, dan gambar foto
dan peristiwaArsip bernilai ilmiah, Contoh: Hasil penelitian
22 Arsip bernilai keuangan, contoh: kuitansi, bon penjualam, dan laporan
keuangan
Arsip bernilai pendidikan, contoh: karya ilmiah para ahli, kurikulum, satuan
pelajaran dan program pelajaran

23 Arsip Menurut sifat kepentingannya

Penggolongan Arsip menurut kepentingannya atau urgensinya ada beberapa
macam, yaitu :Arsip tak bergunak, contohnya surat undangan dan memeoArsip
berguna, contohnya: presentasi pegawai, surat permohonan cuti dan surat
pesanan barang

24 Arsip penting, Contohnya: surat keputusan, daftar riwayat hidup pegawai,

laporan keuangan, buku kas dan daftar gajiArsip vital, contohnya: akta pendirian
perusahaan, buku induk pegawai, serifikat tanah/bangunan dan ijasah

25 Arsip menurut fungsinya

Penggolongan arsip berdasarkan fungsi arsip dalam mendukungkegiatan
organisasi ini ada dua, yaitu :Arsip dinamis, yaitu arsip yang masih dipergunakan
secara langsung dalam kegiatan kantor sehari-hariArsip Statis, Yaitu arsip yang
sudah tidak dipergunakan secara langsung dalam kegiatan perkantoran sehari-
hari.

26 Arsip menurut tempat/tingkat pengolahannya

Dibedakan menjadi :Arsip pusat, Yaitu arsip yang disimpan secara sentralisasi
atau berada di pusat organisai yang berkaitan dengan lembaga pemerintah dan
arsip nasional Pusat di JakartaArsip Unit, yaitu arsip yang berada di unit-unit
dalam organisasi yang berkaitan dengan lembaga pemerintah dan arsip Nasional
di daerah ibu kota propinsi

27 Arsip Menurut keasliannya

Penggolongan arsip berdasarkan pada tingkat keaslian dapat dibedakan
menjadiArsip asli, yaitu dokumen yang langsung terkena hentakan mesin tik,
cetakan printer, tanda tangan, serta legalisasi asli yang merupakan dokumen
utama.Arsip Tembusan, yaitu dokumen kedua, ketiga dan seterusnya yang
dalam proses pembuatannya bersama dokumen asli, tetapi ditujukan pada pihak
selain penerimaan dokumen asli.Arsip salinan, yaitu dokumen yang proses
pembuatannya tidak bersama dengan kokumen asli, tetapi memiliki kesesuaian
dengan dokumen asli
28 h. Arsip menurut kekuatan hukum
Penggolongan arsip berdasarkan kekuatan hukum atau legalitas dari sisi hukum
dapat dibedakan menjadi 2 macam :Arsip autentik, yaitu arsip yang diatasnya
terdapat tandfa tangan asli dengan tinta (bukan fotokopi atau film) sebagai tanda
keabsahan dari isi arsip bersangkutan. Arsip-arsip autentik dapat digunakan
sebagai bukti hukum yang sah.

29 Arsip tidak autentik, yaitu arsip yang diatasnya tidak terdapat tanda tangan
asli dengan tinta, arsip ini dapt berupa fotokopi, film, mikrofilm dan hasil print
komputer.