KISI-KISI MANAJEMEN PERUBAHAN

1. 8 Area perubahan reformasi birokrasi (setiap point harus dikasih contoh supaya
dapat bobot full 25%)
a. Manajemen perubahan → Terciptanya budaya kerja positif bagi birokrasi yang
melayani, bersih dan akuntabel.
Cth: Salah satu sumber permasalahan birokrasi adalah perilaku negatif yang
ditunjukkan dan dipraktikkan oleh para birokrat. Perilaku ini mendorong
terciptanya citra negatif birokrasi. Perilaku yang sudah menjadi mental model
birokrasi yang dipandang lambat, berbelit-belit, tidak inovatif, tidak peka,
inkonsisten, malas, feodal, dan lainnya. Karena itu, fokus perubahan reformasi
birokrasi ditujukan pada perubahan mental aparatur dengan harapan
mendorong terciptanya budaya kerja positif yang kondusif bagi terciptanya
birokrasi yang bersih dan akuntabel, efektif, dan efisien serta mampu
memberikan pelayanan yang berkualitas.
b. Pengawasan → Meningkatnya penyelenggaraan pemerintahan yang bebas KKN.
Cth: Berbagai penyimpangan yang terjadi dalam birokrasi, salah satu penyebabnya
adalah lemahnya sistem pengawasan. Kelemahan sistem pengawasan mendorong
tumbuhnya perilaku koruptif atau perilaku negatif lainnya yang semakin lama
semakin menjadi, sehingga berubah menjadi sebuah kebiasaan. Karena itu
perubahan perilaku koruptif aparatur harus pula diarahkan melalui perubahan
atau penguatan sistem pengawasan.
c. Akuntabilitas → Meningkatnya kapasitas dan akuntabilitas inerja birokrasi.
Cth: Kemampuan pemerintah untuk mempertanggungjawabkan berbagai sumber
yang diberikan kepadanya bagi kemanfaatan publik seringkali menjadi pertanyaan
masyarakat. Pemerintah dipandang belum mampu menunjukkan kinerja melalui
pelaksanaan kegiatan-kegiatan yang mampu menghasilkan outcome (hasil yang
bermanfaat) bagi masyarakat. Karena itu, perlu diperkuat penerapan sistem
akuntabilitas yang dapat mendorong birokrasi lebih berkinerja dan mampu
mempertanggungjawabkan kinerjanya.
d. Kelembagaan → Pelaksanaan fungsi dan porsi divisi yang terus berjalan sekalipun
dianggap “tidak penting”
cth: Kelembagaan pemerintah dipandang belum berjalan secara efektif dan
efisien. Struktur yang terlalu gemuk dan memiliki banyak hirarki menyebabkan
timbulnya proses yang berbelit, kelambatan pelayanan dan pengambilan
keputusan, dan akhirnya menciptakan budaya feodal pada aparatur. Karena itu,
perubahan pada sistem kelembagaan akan mendorong efisiensi, efektivitas, dan
percepatan proses pelayanan dan pengambilan keputusan dalam birokrasi.
Perubahan pada sistem kelembagaan diharapkan akan dapat mendorong
terciptanya budaya/perilaku yang lebih kondusif dalam upaya mewujudkan
birokrasi yang efektif dan efisien.
e. Tata Laksana → Sistem, proses dan prosedur kerja yang jelas, efektif, terukur dan
sesuai prinsip-prinsip good governance.
Cth: Kejelasan proses bisnis/tatakerja/tatalaksana dalam instansi pemerintah juga
sering menjadi kendala penyelenggaraan pemerintahan. Berbagai hal yang
seharusnya dapat dilakukan secara cepat seringkali harus berjalan tanpa proses
yang pasti karena tidak terdapat sistem tatalaksana yang baik. Hal ini kemudian
mendorong terciptanya perilaku hirarkis, feodal, dan kurang kreatif pada
 birokrat/aparatur. Karena itu, perubahan pada sistem tatalaksana sangat
diperlukan dalam rangka mendorong efisiensi penyelenggaraan pemerintahan dan
pelayanan, sekaligus juga untuk mengubah mental aparatur.
f. Sumber daya manusia aparatur → SDM aparatur yang berintegritas, netral,
kompeten, capable, profesional, berkinerja tinggi dan sejahtera.
Cth: Sistem manajemen SDM yang tidak diterapkan dengan baik mulai dari
perencanaan pegawai, pengadaan, hingga pemberhentian akan berpotensi
menghasilkan SDM yang tidak kompeten. Hal ini akan berpengaruh pada kualitas
penyelenggaraan pemerintahan dan pelayanan. Karena itu, perubahan dalam
pengelolaan SDM harus selalu dilakukan untuk memperoleh sistem manajemen
SDM yang mampu menghasilkan pegawai yang profesional.
g. Peraturan Perundang-undangan → Regulasi yang lebih tertib, tidak tumpang
tindih dan kondisif.
Cth: Masih banyaknya peraturan perundang-undangan yang tumpang tindih,
disharmonis, dapat disinterpretasi berbeda atau sengaja dibuat tidak jelas untuk
membuka kemungkinan penyimpangan. Kondisi seperti ini seringkali
dimanfaatkan oleh aparatur untuk kepentingan pribadi yang dapat merugikan
negara. Karena itu, perlu dilakukan perubahan/penguatan terhadap sistem
peraturan perundang-undangan yang lebih efektif dan menyentuh kebutuhan
masyarakat.
h. Pelayanan publik → Pelayanan prima sesuai kebutuhan dan harapan masyarakat.
Cth: Penerapan sistem manajemen pelayanan belum sepenuhnya mampu
mendorong peningkatan kualitas pelayanan, yang lebih cepat, murah,
berkekuatan hukum, nyaman, aman, jelas, dan terjangkau serta menjaga
profesionalisme para petugas pelayanan. Karena itu, perlu dilakukan penguatan
terhadap sistem manajemen pelayanan publik agar mampu mendorong
perubahan profesionalisme para penyedia pelayanan serta peningkatan kualitas
pelayanan.

2. 7 wastes (setiap point harus dikasih contoh supaya dapat bobot full 25%)
a. Overproduction → pemborosan yang terjadi karena kelebihan produksi baik yang
berbentuk Finished Goods (Barang Jadi) maupun WIP (Barang Setengah Jadi)
tetapi tidak ada order / pesan dari Customer.
Contoh dari over production atau memproduksi secara berlebih dalam
manufacturing, seperti permintaan pelanggan adalah 300 pcs produk akan tetapi
perusahaan menghasilkan/memproduksi 350 pcs produk, maka 50 pcs produk
tersebut adalah pemborosan yang seharusnya tidak terjadi.
b. Overprocess → Proses yang tidak memberikan nilai tambah merupakan
pemborosan atau proses yang berlebihan. Contohnya : proses inspeksi yang
berulang kali, proses persetujuan yang harus melewati banyak orang, proses
pembersihan.
Contoh proses berlebih dalam sebuah proses manufacturing, ketika seorang
operator diharuskan menjahit dengan metode/intruksi kerja yang telah ditetapkan
seperti kegiatan mengambil bahan di area kerja > bahan yang diambil langsung di
jahit > kemudian meletakkan bahan yang telah dijahit tersebut di samping
kanannya. Berdasarkan standar operasional kerja operator hanya harus
 melakukan 3 steps untuk menyelesaikan tugasnya, akan tetapi dalam prakteknya
ternyata operator tersebut menambah 3 steps tersebut dengan langkah lain
seperti memotong bahan yang seharusnya tidak perlu.
c. Inventory → pemborosan yang terjadi karena Inventory adalah Akumulasi dari
Finished Goods (Barang Jadi), WIP (Barang Setengah Jadi) dan Bahan Mentah yang
berlebihan di semua tahap produksi sehingga memerlukan tempat penyimpanan,
Modal yang besar, orang yang mengawasinya dan pekerjaan dokumentasi
(Paperwork)
Contoh inventory dalam manufacturing, ketika pelanggan membutuhkan 300 pcs
produk dan untuk membuat 300 pcs produk tersebut dibutuhkan 5 roll bahan,
karena rasa ketakutan yang berlebihan dari perusahaan maka dipersiapkanlah 6
roll bahan. Untuk menjaga agar suatu saat bahan tersebut dibutuhkan, dan pada
kenyataannya bahwa 5 roll bahan telah cukup untuk menghasilkan 300 pcs produk
sesuai dengan permintaan pelanggan. Maka 1 roll bahan membutuhkan area
penyimpanan, dan ketika bahan tersebut tidak lagi dibutuhkan, bahan akan lama
berada pada area penyimpanan.
d. Transport → Pemborosan yang terjadi karena tata letak (layout) produksi yang
buruk, peng-organisasian tempat kerja yang kurang baik sehingga memerlukan
kegiatan pemindahan barang dari satu tempat ke tempat lainnya. Contohnya Letak
Gudang yang jauh dari Produksi
Contoh dari tansportasi yang terjadi pada manufaktur, seperti pemindahan
material yang telah dipotong oleh bagian pemotongan bahan yang kemudian akan
dilakukan proses selanjutnya yaitu proses print. Berhubung area cutting dengan
print memiliki jarak yang jauh, maka dibutuhkan seorang karyawan untuk menjadi
delivery material tersebut.
Berdasarkan contoh, maka perusahaan membutuhkan karyawan pengantar
material ke print, dan hal tersebut tidak bisa dilakukanoleh tim dari cutting, maka
mau tidak mau perusahaan akan merekrut karyawan baru untuk melakukan
pengiriman material.
Penambahan sumberdaya, kemungkinan cacat pada produk hingga keterlambatan
dalam pengiriman yang dikarenakan kesalahan informasi, akan mengakibatkan
aktivitas produksi tersendat. Kerugian akan dialami oleh perusahaan karena
kesalahan-kesalahan yang terjadi, dan dibutuhkan biaya produksi tambahan
dalam aktivitas tersebut.
e. Waiting → Saat Seseorang atau Mesin tidak melakukan pekerjaan, status tersebut
disebut menunggu. Menunggu bisa dikarenakan proses yang tidak seimbang
sehingga ada pekerja maupun mesin yang harus mengunggu untuk melakukan
pekerjaannya , Adanya kerusakkan Mesin, supply komponen yang terlambat,
hilangnya alat kerja ataupun menunggu keputusan atau informasi tertentu.
Contoh dari waiting atau menunggu dalam kegiatan manufacturing adalah,
ketika terjadinya mesin rusak dan mengakibatkan satu proses tidak bisa
berproduksi, maka proses setelahnya akan menunggu hasil yang seharusnya
disuplay oleh proses yang mengalami kerusakan mesin tersebut.
 f. Motion → Pemborosan yang terjadi karena Gerakan –gerakan Pekerja maupun
Mesin yang tidak perlu dan tidak memberikan nilai tambah terhadap produk
tersebut. Contohnya peletakan komponen yang jauh dari jangkauan operator,
sehingga memerlukan gerakan melangkah dari posisi kerjanya untuk mengambil
komponen tersebut.
Contoh gerakan berlebih dalam sebuah proses manufacturing, ketika seorang
operator harus mengambil alat untuk menjahit yang seharusnya alat tersebut
dapat diraih dalam waktu yang singkat, akan tetapi karena alat yang dibutuhkan
berada jauh dari area tempatnya berada maka dibutuhkan gerakan lebih untuk
meraih alat yang seharusnya mudah diraih.
Penambahan jarak dan gerakan yang membutuhkan waktu lama dari seharusnya
akan menambah waktu pengerjaan dan akan memperlambat proses pengerjaan.
Sehingga produktivitas dari operator tersebut akan menurun, dan berakibat
kepada menumpuknya WIP dirinya serta membuat proses setalahnya menunggu.
g. Defect → Pemborosan yang terjadi karena buruknya kualitas atau adanya
kerusakkan (defect) sehingga diperlukan perbaikan. Ini akan menyebabkan biaya
tambahan yang berupa biaya tenaga kerja, komponen yang digunakan dalam
perbaikan dan biaya-biaya lainnya.
Contoh dari defect atau cacat pada produk yang dihasilkan dalam
manufacturing, seperti Terjadinya jahitan yang loncat/kedor pada produk yang
telah selesai dapam pembuatannya, ketidakseimbangan lingkar leher pada produk
T-shirt dan lingkaran tersebut tidak sesuai dengan ketentuan yang telah diberikan
oleh pelanggan, dan sebagainya.

3. Arti konsep Kaizen & unsur penataan 5R (setiap point harus dikasih contoh supaya
dapat bobot full 25%)
 Kaizen adalah satu upaya pendekatan dengan akal sehat dan biaya yang rendah
untuk mengelola tempat kerja. Dengan komponen utama total quality
management, total productive management, total productive maintenance,
management just in time, gugus kendali mutu dan lainnya.
 5R (Ringkas, Rapi, Resik, Rawat dan Rajin)
a. Ringkas → memperpendek jalur produksi & membuang segala sesuatu yang
tidak berguna.
Cth:
1. Cek-barang yang berada di area masing-masing.
2. Tetapkan kategori barang-barang yang digunakan dan yang tidak digunakan.
3. Beri label warna merah untuk barang yang tidak digunakan
4. Siapkan tempat untuk menyimpan / membuang /memusnahkan barang-
barang yang tidak digunakan.
5. Pindahkan barangbarang yang berlabel merah ke tempat yang telah
ditentukan.
b. Rapi → menyusun alat kerja sehingga mudah dijangkau dalam kegiatan
produksi.
Cth:
 1. Rancang metode penempatan barang yang diperlukan, sehingga mudah
didapatkan saat dibutuhkan
2. Tempatkan barang-barang yang diperlukan ke tempat yang telah dirancang
dan disediakan
3. Beri label / identifikasi untuk mempermudah penggunaan maupun
pengembalian ke tempat semula.
c. Resik → bersih di sekitar area kerja.
Cth:
1. Penyediaan sarana kebersihan,
2. Pembersihan tempat kerja,
3. Peremajaan tempat kerja, dan
4. Pelestarian RESIK.
d. Rawat → menjaga tempat & alat kerja selalu siap digunakan dalam proses
produksi.
Cth:
1. Tetapkan standar kebersihan, penempatan, penataan
2. Komunikasikan ke setiap karyawan yang sedang bekerja di tempat kerja
e. Rajin → menjaga agar semua 4 unsur di atas dilakukan secara terus menerus.
Cth:
1. Target bersama,
2. Teladan atasan
3. Hubungan/komunikasi di lingkungan kerja
4. Kesempatan belajar
4. Case study : Mall Pelayanan Publik di Rasuna (sistem satu atap manunggal). Segala
keperluan birokrasi ada di sana mulai dari pembuatan KTP, SIM, BPJS Ketenagakerjaan,
BPJS kesehatan, Migrasi, dsb. Gunanya untuk memperpendek jalur birokrasi dalam 1
tempat.
Pertanyaannya meliputi kaitannya dengan Manajemen Perubahan.