PEMERINTAH KABUPATEN SERDANG BEDAGAI

RUMAH SAKIT UMUM SULTAN SULAIMAN

Jalan Negara Km.58 No.315 Telp. 0621-42100 Fax. 0621-42022 Email: rsuss_sergai@yahoo.co.id
SEI RAMPAH – SUMATERA UTARA Kode Pos - 20695

KEPUTUSAN DIREKTUR RSU SULTAN SULAIMAN

NOMOR: /SK/DIR/RSUD.SS/I/2019
TENTANG
SISTEM MANAJEMEN DATA YANG TERINTEGRASI
RSUD SULTAN SULAIMAN

DIREKTUR RSUD SULTAN SULAIMAN

Menimbang : a. Dalam upaya memberikan pelayanan kesehatan yang bermutu dan

mengutamakan keselamatan pasien maka diperlukan sistem manajemen
data yang terintegrasi di RSUD SULTAN SULAIMAN
b. Bahwa untuk maksud tersebut pada butiran a di atas perlu diberlakukan
Kebijakan sistem pencatatan dan pelaporan indicator mutu di RSU Sultan
Sulaiman yang ditetapkan dengan Surat Keputusan Direktur di RSU
Sultan Sulaiman.
Mengingat : 1. Undang-undang Nomor 36 tahun 2009 tentang Kesehatan;
2.Undang-undang Nomor 44 tahun 2009 tentang Rumah Sakit;
3.Peraturan Menteri Kesehatan RI No 1691/MenKes/Per/VII/2011 tentang
Keselamatan Pasien di Rumah Sakit

MEMUTUSKAN

Menetapkan : KEBIJAKAN DIREKTUR TENTANG SISTEM MANAJEMEN DATA

YANG

TERINTEGRASI DI RSUD SULTAN SULAIMAN

KESATU : Memberlakukan kebijakan tentang sistem manjemen data yang terintegrasi di

RSUD Sultan Sulaiman

KEDUA : Kebijakan tentang sistem manajemen data yang terintegrasi di RSUD Sultan
Sulaiman untuk dapat dilaksanakan dan digunakan sebagai acuan pelaksanaan
kegiatan.

KETIGA : Segala biaya yang timbul akibat ditetapkannya surat keputusaan ini
Dibebankan pada anggaran biaya RSUD Sultan Sulaiman.

KEEMPAT : Surat Keputusan ini berlaku selama 3 (tiga) tahun terhitung mulai ditetapkan
dengan ketentuan bahwa apabila di kemudian hari ternyata
terdapat kekliruan dalam penetapannya,akan dilakukan perbaikan
kembali sebagaimana mestinya.

Ditetapkan di : Sei Rampah

Pada Tanggal : …… 2019
Direktur RSUD Sultan Sulaiman

dr. Nanda Satria

NIP.19760313 200504 1 002
 PANDUAN
MANAJEMEN DATA

RSUD SULTAN SULAIMAN

KABUPATEN SERDANG BEDAGAI
 BAB I
DEFINISI

Sistem pengelolaan data yaitu sistem yang melakukan tugas mengolah data baik secara manual
maupun komputerisasi untuk menghasilkan output/ informasi yang akan digunakan oleh
perorangan atau kelompok baik didalam mupun diluar rumah sakit dalam membuat keputusan.

a. Input merupakan sekumpulan data mentah dalam organisasi maupun di luar organisasi
untuk di proses dalam suatu sistem ekonomi.
b. Processing merupakan konversi/pemindahan, manipulasi dan analisis input mentah
menjadi bentuk yang lebih berarti bagi manusia.
c. Output merupakan distribusi informasi yang sudah di proses ke anggota organisasi
dimana output tersebut akan digunakan.

Informasi merupakan data yang telah diolah menjadi suatu bentuk yang mempunyai arti
dan bermanfaat bagi manusia. Informasi merupakan interpretasi data yang disajikan
dengan cara yang berarti dan berguna.
Data merupakan merupakan fakta atau gambaran mentah (business facts) yang
menunjukkan peristiwa yang terjadi dalam organisasi dan lingkungan fisik yang
dikumpulkan melalui serangkaian prosedur.

KEBIJAKAN PENGELOLAAN DATA INDIKATOR MUTU DI RS

1. Pengumpulan data indikator dilakukan oleh satuan kerja setiap hari
2. Semua satuan kerja melakukan proses validasi data indikator yang sudah dikumpulkan
3. Data indikator yang sudah dilakukan validasi dilakukan analisa untuk menjadi
informasi yang akan dipakai sebagai pengambil keputusan dalam upaya meningkatkan
mutu yang berkesinambungan
 Setelah Indikator Dipilih  Ditetapkan Maka : Susunlah PROFIL / KAMUS INDIKATOR
 Susun Formulir Pengumpulan Data INDIKATOR atauCheck Sheet
Formulir Pengumpul Data sebagai alat bantu untuk mencatat data yang digunakan untuk
mengukur capaian indikator.
Variabel dalam formulir sesuai dengan Numerator dan Denominator yang ditetapkan dalam
kamus Indikator

Tujuan Umum:
Sistem Manajemen data teritegrasi dan secara elektronik merupakan kegiatan dan
program PMKP sehingga memudahkan Komite PMKP dalam mengelola data indikator
mutu serta membantu manajemen memahami kinerja RSUD SULTAN
SULAIMAN sehingga dapat melakukan perbaikan –perbaikan mutu pelayanan/ kegiatan
Tujuan Khusus:
1. Agar dapat melakukan system manajemen data rumah sakit secara elektronik yang
didukung dengan teknologi informasi yang terintegrasi mulai dari pengumpulan,
pelaporan, analisis, validasi, serta publikasi data untuk internal dan eksternal rumah
sakit
2. Agar dapat menjamin keamanan dan kerahasiaan data dalam berkontribusi dengan
database eksternal.
3. Agar dapat melakukan analisis data kejadian sentinel, KTD, KNC dan KTC
4. Agar pimpinan/Direktur RSUD SULTAN SULAIMAN dapat mengukur keberhasilan
program PMKP melalui :
A. Pengukuran capaian indikator area klinik, area manajemen dan area sasaran
keselaatan pasien.
B. Pengukuran kepatuhan pelaksanaan PPK-CP sehingga mengurangi variasi data
peberian pelayanan
C. Pengukuran penggunaan sumber daya termasuk biaya yang dipergunakan untuk
D. perbaikan program prioritas rumah sakit.
 BAB II
RUANG LINGKUP

Adapun ruang lingkup panduan sistem manajemen data adalah sebagai berikut:
1) Pengumpulan data indikator
2) Pelaporan
3) Analisis data indikator
4) Validasi
5) Publikasi
 BAB III
TATA LAKSANA

Pengumpulan data merupakan salah satu kegiatan program peningkatan mutu dan keselamatan
pasien untuk mendukung asuhan pasien serta manajemen rumah sakit lebih baik.

Profil rumah sakit dapat dilihat dari data yang terkumpul. Kumpulan data ini perlu dianalisis dan
disbanding dengan rumah sakit lain yang sejenis. Jadi, pengumpulan data merupakan bagian
penting dari kegiatan meningkatkan perbaikan kinerja.
Data yang dimaksud meliputi :
a. Rumah Sakit perlu mempunyai system manajemen data yang didukung dengan
teknologi informasi , mulai dari pengumpulan, pelaporan, analisis, validasi, serta
publikasi data untuk internal rumah sakit dan eksternal rumah sakit data tetap harus
memperhatikan kerahasiaan pasien sesuai dengan peraturan perundang-undangan;
b. Data yang dimaksud meliputi, data dari indikator mutu unit dan indikator mutu prioritas
rumah sakit;
c. Data dari pelaporan insiden keselamatan pasien;
d. Data hasil monitoring kinerja staf klinis;
e. Data hasil pengukuran budaya keselamatan;
f. Integrasi seluruh data di atas baik di tingkat rumah sakit dan unit kerja meliputi :
 Pengumpulan
 Pelaporan
 Analisa
 Validasi dan publikasi indikator mutu

Pengumpulan data dari manajemen risiko, manajemen sistem utilitas, pencegahan dan
pengendalian infeksi dapat membantu rumah sakit memahami kinerja rumah saat ini, apa yang
amsih menjadi masalah dan perlu dilakukan perbaikan.

Bank data dari luar juga berharga untuk memonitor praktik profesional. Dengan berpartisipasi
menggunakan bank data dari luar maka rumah sakit dapat membandingkan dirinya sendiri dengan
rumah sakit lain yang sama tingkatannya di tingkat local, nasional, dan internasional.
Perbandingan adalah alat efektif untuk menemukan langkah-langkah perbaikan dan mencatat
tingkat kinerjanya.

Bank data dari luar banyak bentuknya mulai bank data asuransi sampai perkumpulan profesional
dan dapat juga indikator-indikator mutu yang diwajibkan oleh pemerintah. Sesuai dengan
perundangan mungkin ada rumah sakit yang diharuskan ikut sebagai pserta bank data.

Berdasar atas hal tersebut di atas rumah sakit agar mempunyai regulasi tentang :

a. System manajemen data yang meliputi pengumpulan, pelaporan, analisis, feedback dan
publikasi
b. Menetapkan data-data yang akan dibandingkan dengan rumah sakit lain atau menggunakan
database eksternal
c. Menjamin keamanan dan kerahasiaan data dalam berkontribusi dengan database eksternal.

Proses Pengolahan DATA INDIKATOR

1. Tentukan sampel/populasi untuk mengumpulkan data
2. Validasi data untuk keakuratan & kelengkapan
3. Lakukan perbaikan sesegara mungkin dengan membuat rencana tindak lanjut (action plan)

ALAT PENGUMPULAN DATA

 Daftar pertanyaan
 Wawancara
 Observasi atau pengamatan langsung
 Melalui pos, telepon atau alat komunikasi lainnya
 Check sheet

CHECK SHEET (lembar Periksa)

Adalah alat bantu pengumpulan data yang berbentuk formulir dimana item-item yang akan
diperiksa telah dicetak dalam formulir tersebut.
Kegunaan :
 Memudahkan proses pengumpulan data terutama untuk mengetahui bagaimana sesuatu
masalah sering terjadi
 Mengumpulkan data tentang jenis masalah yang sering terjadi
 Membantu penyusunan data, memudahkan penggunaan
 Memisahkan antara opini dan fakta

LANGKAH-LANGKAH PENGUMPULAN DATA

1. Penanggung jawab (PIC) pengumpul data mencatat data kedalam formulir sensus harian
atau input data ke dalam Sistem IT (bila RS sudah mempunyai sistem IT untuk data
indikator)
2. Data direkapitulasi dan di analisa dalam bentuk grafik melalui sistem IT
3. Interpretasi data
 4. Lakukan perbaikan untuk peningkatan mutu
5. Buat laporan dari unit ke pimpinan/komite Mutu sesuai SPO di RS

PENGAMBILAN SAMPEL
Pengambilan sampel adalah proses untuk mendapatkan jumlah data yang dapat dipakai sebagai
sampel untuk menggambarkan karakter atau gambaran yang sesungguhnya dari sebuah populasi
secara keseluruhan
Penentuan ukuran sampel yang digunakan adalah :
• Untuk jumlah populasi kurang dari 64 : jumlah sampel 100% dari populasi
• Untuk jumlah populasi antara 64-319 : jumlah sampel yang diambil 64
• Untuk jumlah populasi antara 320 – 629 : jumlah sampel 20% dari populasi
• Untuk jumlah populasi lebih dari atau sama dengan 630 : jumlah sampel yang diambil 128

PEROLEHAN DATA
1. Sensus
Cara pengumpulan data dimana seluruh elemen populasinya diselidiki satu persatu. Untuk
populasi sedikit, pengamatan rutin, tingkat ketelitian tinggi
2. Sampling
Cara pengumpulan data dimana yang diselidiki adalah elemen sampel dari populasi. Ukuran
populasi banyak / tak terhingga, masalah biaya terbatas, waktu terbatas

PENARIKAN SAMPLING
1. Apabila kita menginginkan sampel yang sah dari suatu populasi, kita harus mendapatkan
sample yang mewakili
2. Kita sering tergoda mengambil sampel yang memudahkan kita, cara ini dapat membawa kita
kepada kesimpulan yang salah (BIAS)
3. Untuk menghilangkan kemungkinan BIAS kita harus mengambil sample acak

SAMPLING DATA
1. Penetapan populasi sesuai dengan definisi operasional indikator yang akan dipantau oleh
masing masing Satuan Kerja;
2. Pengumpulan data populasi oleh Penanggung Jawab Pengumpul Data Satuan Kerja sesuai
dengan kriteria inklusi dan eksklusi yang ditetapkan dalam kamus indikator secara berkala
(Harian,Mingguan atau Bulanan) menggunakan formulir Pengumpulan data (Check
Sheet);
3. Penetapan jumlah sampel sesuai dengan jumlah populasi yang sudah valid oleh
Penanggung Jawab Mutu Satuan Kerja menggunakan pengukuran sampel yang berlaku di
rumah sakit ;
 4. Pemilihan sampel yang akan mewakili populasi oleh Penanggung Jawab Mutu secara acak
menggunakan metode atau teknik sampling acak sederhana (Simple Random Sampling)
dengan cara undian (bila jumlah sampel kurang dari 100) menggunakan komputer (Excel
) atau menggunakan aplikasi berbayar ( Mini Tab) ;
5. Pencatatan data sampel sesuai hasil pemilihan acak oleh Penanggung Jawab Mutu Satuan
Kerja.

ANALISIS DATA
Analisis data adalah suatu proses atau rangkaian kegiatan penelaahan ,pengelompokan dan
penguraian atas data hingga menghasilkan simpulan simpulan yang digunakan untuk mendukung
perawatan pasien, manajemen rumah sakit dan program manajemen mutu serta mendukung
partisipasi dalam database eksternal.
Penyajian hasil capaian indikator dengan menggunakan tabel untuk merekap data, atau bisa juga
dengan menggunakan grafik seperti :
 Run Chart bila ingin menunjukan kecenderungan data sepanjang waktu (Trend)
 Grafik batang bila ingin membandingkan hasil capaian satu dengan yang lain seperti antar
ruang atau antar rumah sakit
 Pie Chart digunakan untuk menunjukan proporsi data
 Grafik Pareto digunakan untuk menetukan prioritas pemecahan masalah

Sasaran dari analisis data adalah agar dapat dilakukan PERBANDINGAN bagi rumah sakit
melalui empat cara :
1. Dengan diri sendiri dalam waktu tertentu, seperti dari bulan ke bulan atau satu tahun ke tahun
berikutnya.
2. Dengan rumah sakit lain yang sama seperti menggunakan data base referensi
3. Dengan standar, seperti ditetapkan oleh badan akreditasi, ikatan profesional atau
menggunakan ketentuan yang ditetapkan dalam undang-undang atau peraturan.
4. Dengan praktek-praktek yang diakui di kepustakaan sebagai pedoman praktek yang lebih
baik atau paling baik

Perbandingan ini membantu rumah sakit memahami sumber dan sifat perubahan yang tidak
dikehendaki serta membantu fokus pada upaya perbaikan.
Program mutu dan keselamatan pasien mencakup analisis atas dampak prioritas perbaikan yang
didukung oleh Direktur. Staf program mutu dan keselamatan pasien menyususn sarana untuk
mengevaluasi penggunaan sumber daya untuk proses yang telah diperbaiki. Sumber daya dapat
sumber daya manusia atau dapat pula melibatkan penggunaan teknologi dan sumber daya lainnya.
Analisis ini memberikan informasi yang berguna atas perbaikan mana yang berdampak terhadap
efisiensi dan biaya.
Dalam melakukan analisis Komite PMKP berkoordinasi dengan Komite Medik karena terkait
dengan audit medis, bagian keuangan rumah sakit, dan teknologi informasi rumah sakit khususnya
untuk billing system sehingga dapat diketahui telah terjadi kendali biaya.

Direktur Rumah Sakit mengukur keberhasilan program PMKP prioritas melalui :

a. Pengukuran capaian-capaian indicator area klinis dan area manajemen
b. Pengukuran kepatuhan penerapan sasaran keselamatan pasien;
c. Pengikuran kepatuhan pelaksanaan PPK-CP sehingga mengurangi variasi dalam
pemberian pelayanan;
d. Pengukuran penggunaan sumber daya termasuk biaya yang dipergunakan untuk perbaikan
di program prioritas ruamah sakit.
Melalui pengukuran-pengukuran tersebut dapat diketahui dampak perbaikan di rumah sakit secara
keseluruhan termasuk efisiensi penggunaan sumber daya.

VALIDASI DATA (PENYAHIHAN DATA)

Validasi data adalah alat penting untuk memhami mutu data dan untuk menetapkan tingkat
kepercayaan (confidence level) para pengambil keputusan terhadap data itu sendiri. Validasi data
menjadi salah satu langkah dalam proses menetapkan prioritas penilaian, memilih apa yang harus
dinilai, memilih dan mengetes indicator, mengumpulkan data, validasi data, serta menggunakan
data untuk peningkatan.
Keabsahan dan ketepercayaan adalah inti dari semua perbaikan dalam program peningkatan mutu.
Proses validasi data secara internal perlu dilakukan karena program mutu dianggap valid jika data
yang dikumpulkan sudah sesuai, benar dan bermanfaat.
Untuk memastikan bahwa data yang dikumpulkan baik maka proses validasi perlu dilakukan.
Rumah sakit menetapkan regulasi validasi data antara lain meliputi :
1. Data yang harus validasi yaitu :
 Merupakan pengukuran area klinis baru;
 Bila ada perunahan system pencatatan pasien dari manual ke elektronik sehingga
sumber data berubah;
 Bila data dipublikasi ke masyarakat baik melalui website rumah sakit atau media lain;
 Bila ada perubahan pengukuran;
 Bila ada perubahan data pengukuran tanpa diketahui sebabnya;
 Bila ada perubahan subjek data seperti perubahan umur rata-rata pasien, panduan
praktik klinis baru diberlakukan.
2. Proses validasi data mencakup, namun tidak terbatas sebagai berikut :
 Mengumpulkan ulang data oleh orang kedua yang tidak terlibat dalam proses
pengumpulan data sebelumnya (data asli);
 Menggunakan sampel tercatat, kasus dan data lainnya yang sahih secara statistic.
Sampel 100% hanya dibutuhkan jika jumlah pencatatan, kasus, atau data lainnya sangat
kecil jumlahnya;
 Membandingkan data asli dengan data yang dikumpulkan ulang;
  Menghitung keakuratan dengan membagi jumlah elemen data yang ditemukan denagn
total jumlah data elemen dikalikan dengan 100. Tingkat akurasi 90% adalah patokan
yang baik;
 Jika elemen data yang diketemukan ternyata tidak sama dengan catatan alasannya
(misalnya data tidak jelas definisinya) dan dilakukan tindakan koreksi;
 Koleksi sampel baru setelah semua tindakan koreksi dilakukan untuk memastikan
tindakan menghasilkan tingkat akurasi yang diharapkan
3. Proses validasi data yang akan dipublikasi di website atau media lainnya agar diatur tersendiri
dan dapat menjamin kerahasiaan pasien serta keakuratan data.

Penyahihan/validasi data dilakukan ketika :

 Suatu ukuran baru diterapkan (khususnya, ukuran klinis yang dimaksudkan untuk
membantu rumah sakit mengevaluasi dan meningkatkan proses atau hasil klinis
yang penting);
 Data akan ditampilkan kepada publik lewat situs Web rumah sakit atau cara lain;
 Suatu perubahan telah dibuat pada suatu ukuran indikator yang telah ada,
 Sumber data berubah, misalnya jika ada bagian dari catatan pasien yang diubah ke
format elektronik sehingga sumber datanya menjadi elektronik dan kertas; atau
Subjek pengumpulan data berubah, misalnya perubahan dalam umur pasien rata-rata, perubahan
protokol penelitian, penerapan practice guidelines (pedoman praktik) baru, atau tekhnologi.
 BAB IV
DOKUMENTASI

Dokumentasi dalam pelaksanaan pencatatan dan pelaaporan indikator mutu adalah sebagai bukti
adanya pelaksanaan daan tindak lanjut sebagai upaya peningkatan mutu pelayanan pada setiap unit
rumah sakit.

1. Standard prosedur operasional (SOP) pengumpulan data indikator mutu

2. Kebijakan direktur tentang pencatatan dan pelaporan indikator mutu
3. Profil indikator mutu
4. Alat bantu penyusunan indikator mutu (sensus harian),formulir indikator mutu ,formulasi
indikator mutu,form checlst dan dokumen lainnya
5. Formulir laporan dari unit kepada mutu. Adanya form pelaporan indikator mutu yang telah
diisi lengkap sesuai data yang ada dan telah dianalisa sesuai formula serta diketahui oleh
kains/kabag unit lengkap dengan nama dan tandatangan terang
6. Formulir rekapitulasi dat indikator mutu unit ke komite mutu
7. Formulir rekapitulasi data indikator mutu di komite selanjutnya dilaporkan ke direktur
lengkap dengan target,analisa masalah ,analisa triwulan dan tidak lanjut
8. Formulir rekapitulasi pemantauan (monitoring dan evaluasi ) data indikator mutu di komite
mutu yang selanjutnyadilaporkan ke direktur lengkap dengan target,analisa masalah
,analisa triwulan dan tidak lanjut
9. Dokumen deskripsi data indikator mutu
10. Hasil kegiatan rapat pimpinan indikator mutu
11. Bukti sosialisasi indikator mutu unit

Ditetapkan di : Sei Rampah

Pada tanggal : 2018
Direktur RSUD Sultan Sulaiman
Kabupaten Serdang Bedagai

dr. Nanda Satria

Pembina TK I/IVb
NIP. 19760313 200504 1 002