Panduan Komunikasi Efektif

PEMERINTAH KABUPATEN BANDUNG BARAT
UPT rSUD CIKALONGWETAN

Jl. Padalarang–Purwakarta Km 11 Cikalong Wetan Kode Pos 40556
Email : rsudcikalongwetan@gmail.com Website : www.rsudcikalongwetan.com Telp 022 868666243
BAB I
DEFINISI
A. PENGERTIAN KOMUNIKASI
Komunikasi merupakan proses kompleks yang melibatkan perilaku dan
memungkinkan individu untuk berhubungan dengan orang lain dan dunia
sekitarnya. Komunikasi juga merupakan suatu seni untuk dapat menyusun dan
menghantarkan suatu pesan dengan cara yang mudah sehingga orang lain
dapat mengerti dan menerima maksud dan tujuan pemberi pesan.
Komunikasi di lingkungan rumah sakit diyakini sebagai modal utama untuk
meningkatkan kualitas pelayanan yang akan ditawarkan kepada konsumennya.
Konsumen dalam hal ini juga menyangkut dua sisi yaitu konsumen internal dan
konsumen eksternal. Konsumen internal melibatkan unsur hubungan antar
individu yang bekerja di rumah sakit, baik hubungan secara horisontal ataupun
hubungan secara vertikal. Hubungan yang terjalin antar tim multidisplin
termasuk keperawatan, unsur penunjang lainnya, unsur adminitrasi sebagai
provider merupakan gambaran dari sisi konsumen internal. Sedangkan
konsumen eksternal lebih mengarah pada sisi menerima jasa pelayanan, yaitu
klien baik secara individual, kelompok, keluarga maupun masyarakat yang ada
di rumah sakit. Seringkali hubungan buruk yang terjadi pada suatu rumah sakit,
diprediksi penyebabnya adalah buruknya sistem komunikasi antar individu yang
terlibat dalam sistem tersebut.
Rumah sakit sebagai suatu organisasi tidak akan efektif apabila interaksi
diantara orang-orang yang tergabung di dalamnya tidak pernah ada
komunikasi. Komunikasi menjadi sangat penting karena merupakan aktifitas
tempat pimpinan mencurahkan waktunya untuk menginformasikan sesuatu
dengan cara tertentu kepada staf atau unit-unit dibawahnya. Dengan
komunikasi maka fungsi menejerial yang berawal dari fungsi
perencanaan,nimplementasi dan pengawasan dapat dicapai.
Komunikasi sangat tergantung pada persepsi dan sebaliknya persepsi juga
tergantung pada komunikasi. Persepsi meliputi semua proses yang dilakukan
seseorang dalam memahami informasi mengenai lingkungannya. Baik
buruknya proses komunikasi sangat tergantung pada persepsi masing-masing
1
staf yang terlibat didalamnya. Ketidaksamaan pengertian antara penerima dan

pengirim informasi akan menimbulkan kegagalan dalam berkomunikasi.
B. PRINSIP-PRINSIP KOMUNIKASI
Adapun prinsip-prinsip komunikasi menurut Carl Rogers yaitu :
1. Perawat harus mengenal dirinya sendiri
2. Komunikasi harus ditandai dengan sikap saling menerima, percaya, dan
menghargai
3. Perawat harus memahami, menghayati nilai yang dianut oleh pasien
4. Perawat harus menyadari pentingnya kebutuhan pasien, baik fisik maupun
mental
5. Perawat harus dapat menciptakan suasana yang nyaman dan aman bagi
pasien
6. Kejujuran dan terbuka
7. Mampu sebagai role model
8. Altruisme
9. Bertanggung jawab
C. KOMPONEN-KOMPONEN KOMUNIKASI
1. Sender (pemberi pesan): individu yang bertugas mengirimkan pesan.
2. Receiver (penerima pesan): seseorang yang menerima pesan. Bisa
berbentuk pesan yang diterima maupun pesan yang sudah
diinterpretasikan.
3. Pesan : informasi yang diterima, bisa berupa kata, ide atau perasaan.
Pesan akan efektif bila jelas dan terorganisir yang diekspresikan oleh si
pengirim pesan.
4. Media: metode yang digunakan dalam pesan yaitu kata, bisa dengan cara
ditulis, diucapkan, diraba, dicium. Contoh: catatan atau surat adalah kata;
bau badan atau cium parfum adalah penciuman (dicium), dan lain-lain.
5. Umpan balik: penerima pesan memberikan informasi/ pesan kembali
kepada pengirim pesan dalam bentuk komunikasi yang efektif. Umpan balik
merupakan proses yang kontinue karena memberikan respons pesan dan
mengirimkan pesan berupa stimulus yang baru kepada pengirim pesan.
2
D. FAKTOR-FAKTOR YANG MEMPENGARUHI KOMUNIKASI

Beberapa factor komunikasi yang berperan dalam menciptakan dan
memelihara otoritas yang obyektif dalam organisasi, menurut pendapat Barnard
(1968,175-181) adalah :
1. Saluran komunikasi harus diketahui secara pasti
2. Harus ada saluran komunikasi formal pada setiap anggota organisasi
3. Jalur komunikasi seharusnya langsung dan sependek mungkin
4. Garis informasi formal hendaknya dipergunakan secara normal
5. Orang-orang yang bekerja sebagai pusat pengatur komunikasi haruslah
orang-orang yang berkemampuan cakap
6. Setiap komunikasi haruslah disahkan
7. Situasi/suasana
Situasi/suasana yang hiruk pikuk atau penuh kebisingan akan
mempengaruhi baik/tidaknya pesan diterima oleh komunikan, suara bising
yang diterima komunikan saat proses komunikasi berlangsung membuat
pesan tidak jelas, kabur, bahkan sulit diterima.
8. Kejelasan pesan.
Kejelasan pesan akan sangat mempengaruhi keefektifan komunikasi.
Pesan yang kurang jelas dapat ditafsirkan berbeda oleh komunikan
sehingga antara komunikan dan komunikator dapat berbeda persepsi
tentang pesan yang disampaikan. Hal ini akan sangat mempengaruhi
pencapaian tujuan komunikasi yang dijalankan. Oleh karena itu,
komunikator harus memahami pesan sebelum menyampaikannya pada
komunikan, dapat dimengerti komunikan dan menggunakan artikulasi dan
kalimat yang jelas.
Perilaku yang terjadi dalam suatu organisasi adalah merupakan unsur
pokok dalam proses komunkasi. Komunikasi sendiri merupakan usaha
untuk mengubah perilaku.
3
BAB II
RUANG LINGKUP
A. FAKTOR-FAKTOR YANG MEMPENGARUHI KOMUNIKASI

Ruang lingkup manajemen komunikasi dan informasi yang efektif terdiri dari :
1. Perencanaan komunikasi
2. Komunikasi dengan masyarakat
3. Komunikasi dengan Pasien dan keluarga
4. Komunikasi dalam organisasi
5. Rekam Medis
B. PERENCANAAN INFORMASI
RSUD CIKALONG WETAN dalam melaksanakan komunikasi melalui
beberapa alat yaitu :
1. Telepon.
Fungsinya untuk komunikasi verbal antar masyarakat atau instansi yang
terkait dengan rumah sakit, antara dokter konsultan dengan dokter jaga dan
antara staf di rumah sakit.
2. Rekam medis.
Merupakan alat komunikasi tertulis antar profesi dalam melakukan asuhan
keperawatan pasien dan antar profesi yang terkait. Semua profesi yang
melakukan asuhan keperawatan mencatat kegiatannyanya dalam rekam
medis sesuai dengan yang ditentukan oleh undang-undang.
3. Internet.
Merupakan media promosi pelayanan kesehatan yang terdapat di RSUD
Cikalong Wetan
4. Bunner, website, brosur, leaflet dan spanduk.
C. KOMUNIKASI DENGAN MASYARAKAT

1. Populasi masyarakat
Untuk daerah sasaran rumah sakit populasi yang ada meliputi masyarakat
umum, masyarakat dengan peserta BPJS dan jaminan kesehatan lainnya.
4
2. Strategi
Komunikasi dilakukan melaui banner, spanduk, website, brosur dan
komunikasi langsung ke masyarakat dan perusahaan-perusahaan.
3. Isi informasi
Informasi yang disampaikan adalah jenis pelayanan yang terdapat di rumah
sakit, jam pelayanan dan bagaimana akses pelayanan dari masyarakat ke
rumah sakit termasuk kualitas pelayanan yang diberikan.
D. KOMUNIKASI DENGAN PASIEN DAN KELUARGA

1. Cara informasi
Komunikasi antara staf rumah sakit dengan pasien dan keluarga harus
dilakukan komunikasi secara efektif. Komunikasi efektif merupakan
komunikasi yang mampu menghasilkan perubahan sikap (attidute change)
pada orang yang terlibat dalam komunikasi. Komunikasi efektif yang
dilakukan di rumah sakit dapat berupa :
a. Komunikasi verbal efektif
1) Komunikasi yang dilakukan dengan jelas dan ringkas.
Dapat melalui contoh untuk membuat penjelasan lebih mudah
dipahami oleh penerima informasi/ perintah/ pesan, mengulang
bagian yang penting sehingga penerima pesan mengetahui “apa,
siapa, mengapa, kapan, dimana, dan bagaimana. Ide-ide
disampaikan secara ringkas dengan menggunakan kata-kata
sehingga dapat mengekspresikan ide secara sederhana.
2) Perbendaharaan kata.
Menyampaikan pesan dan informasi serta istilah-istilah yang mudah
dimengerti pasien sesuai dengan tingkat pendidikan,budaya dan
format sehingga pesan menjadi efektif.
3) Intonasi dan kecepatan berbicara.
Intonasi dan kecepatan berbicara juga disesuaikan dengan tingkat
pendidikan dan budaya masyarakat setempat sehingga apa yang
disampaikan menjadi jelas dan dapat merubah perilaku penerima
pesan.
5
b. Komunikasi non verbal

Komunikasi non verbal dapat berupa ;
4) Penampilan fisik
5) Sikap tubuh dan cara berjalan
6) Ekspresi wajah dan kontak mata
7) Sentuhan (kasih sayang, dukungan emosional dan perhatian
diberikan melalui sentuhan dan sesuai dengan norma sosial)
2. Jenis informasi
Informasi yang perlu disampaikan dari staf medis dan keperawatan kepada
pasien meliputi :
a. Jenis dan akses pelayanan di rumah sakit
b. Biaya perawatan dan tindakan
c. Informasi diagnosa, pemeriksaan yang dilakukan dan yang akan
dilakukan, terapi serta rencana tindakan, inform consent.
d. Asuhan keperawatan , pendidikan pasien dan keluarga.
3. Pemberi informasi
Semua informasi disampaikan sesuai dengan kewenangan staf rumah sakit
yaitu front office, Kasir, staf klinik (dokter IGD dan DPJP, perawat) dan non
klinik.
E. KOMUNIKASI DALAM ORGANISASI

Organisasi adalah sebuah sistem sosial yang kompleksitasnya jelas terlihat
melalui jenis, peringkat, bentuk dan jumlah interaksi yang berlaku.
Proses komunikasi dalam organisasi adalah salah satu faktor penentu dalam
mencapai organisasi yang efektif. Salah satu proses yang akan selalu terjadi
dalam organisasi apapun adalah proses komunikasi. Melalui organisasi terjadi
pertukaran informasi, gagasan, dan pengalaman. Mengingat perannya yang
penting dalam menunjang kelancaran berorganisasi, maka perhatian yang
cukup perlu dicurahkan untuk mengelola komunikasi dalam organisasi.
6
1. Klasifikasi Komunikasi dalam Organisasi

a. Dari segi sifatnya :
1) Komunikasi Lisan
Komunikasi yang dilakukan oleh dua orang atau lebih yang saling
bertatap muka secara langsung dan tidak ada jarak atau peralatan
yang membatasi mereka.
2) Komunukasi Tertulis
Komunikasi yang di lakukan dengan perantaraan tulisan tanpa
adanya pembicaraan secara langsung dengan menggunakan bahasa
yang singkat, jelas, dan dapat dimengerti oleh penerima.
3) Komunikasi Verbal
Semua jenis simbol yang menggunakan satu kata atau lebih.
4) Komunikasi Non Verbal
Komunikasi yang menggunakan pesan-pesan untuk melukiskan
semua peristiwa komunikasi di luar kata-kata terucap dan tertulis.
b. Dari segi arahnya :

1) Komunikasi Ke atas
2) Komunikasi Ke bawah
3) Komunikasi Horizontal
4) Komunikasi Satu Arah
5) Komunikasi Dua Arah
c. Menurut Keresmiannya:
1) Komunikasi Formal.
Suatu proses komunikasi yang bersifat resmi dan biasanya dilakukan
di dalam lembaga formal melalui garis perintah atau sifatnya
instruktif.
2) Komunikasi Informal.
Komunikasi antara orang yang ada dalam suatu organisasi, akan
tetapi tidak direncanakan atau tidak ditentukan dalam struktur
organisasi
7
F. REKAM MEDIS
Rekam Medis adalah semua keterangan baik yang tertulis maupun yang
terekam tentang identitas pasien, anamnesa, pemeriksaan, penunjang,
diagnosa sampai dengan segala penyelesaian dan tindakan medik yang
diberikan kepada pasien dan pengobatan baik yang dirawat inap, rawat jalan
maupun yang mendapatkan pelayanan gawat darurat. Jadi rekam medis
merupakan alat komunikasi antar pemberi pelayanan pasien dan menyimpan
informasi penting tentang kesehatan pasien.
G. HAMBATAN DALAM KOMUNIKASI

1. Hambatan Fisik
Merupakan jenis hambatan berupa fisik, misalnya cacat pendengaran (tuna
rungu), tuna netra, tuna wicara atau pasien sudah lanjut usia (lansia).
2. Hambatan Sematik
Hambatan semantik adalah hambatan mengenai bahasa, baik bahasa yang
digunakan oleh komunikator, maupun komunikan.
3. Hambatan Fisikologis
Hambatan psikologis merupakan hambatan-hambatan karena adanya
unsur-unsur dari kegiatan psikis manusia..
8
BAB III
TATA LAKSANA
A. KOMUNIKASI DENGAN MASYARAKAT

1. Komunikasi dengan menggunakan media
a. Spanduk
1) Spanduk himbauan kesehatan yang berkaitan dengan peringatan
hari-hari besar nasional dan internasional, seperti: Peringatan hari
kesehatan, hari anak nasional, HIV AIDS sedunia, dll.
2) Spanduk pelayanan rumah sakit
3) Spanduk kegiatan – kegiatan social
b. Standing Bunner
Banner himbauan kesehatan
c. Sign Box dan Neon Box
1) Pelayanan IGD 24 Jam
2) Jadwal Poli Spesialis
3) Neon Box Pelayanan Rumah Sakit
d. Brosur dan leaflet
1) Brosur tentang pelayanan rumah sakit
2) Leaflet tentang pelayanan rumah sakit
2. Komunikasi langsung
Komunikasi langsung adalah komunikasi yang dilakukan secara lisan dan
bertatap muka antara individu satu dengan yang lain maupun kelompok
dengan kelompok. Dimana mereka saling bertukar pikiran atau informasi
yang mereka miliki.
Contoh komunikasi langsung:
a. Penyuluhan kesehatan kepada pengunjung Rumah Sakit
Penyuluhan kesehatan dilakukan oleh anggota rumah sakit kepada
pengunjung rumah sakit dengan cara memberikan informasi secara
lisan, dan menggunakan media berupa brosur, leaflet dan flipcart.
9
b. Kegiatan Edukasi
Kegiatan penyuluhan kesehatan yang disertai dengan praktik edukasi
kepada pasien dan pengunjung yang berisi informasi penyakit dan
kegiatan yang berhubungan dengan penyakit yang diinfokan, contohnya
edukasi Etika Batuk pada penyakit TB paru, edukasi cuci tangan untuk
pencegahan penularan penyakit Diare.
B. KOMUNIKASI DENGAN PASIEN DAN KELUARGA

1) Dokter IGD dengan Pasien dan Keluarga
1. Setelah dilakukan pemeriksaan (anamnesis, fisik) kemudian dokter
menjelaskan diagnosa atau perkiraan diagnosa pasien, serta
pemeriksaan penunjang yang akan dilakukan.
2. Dokter menjelaskan tujuan pemeriksaan, hasil yang diharapkan dari
pemeriksaan penunjang tersebut untuk menegakkan diagnosa.
3. Untuk besarnya biaya pemeriksaan penunjang yang akan dilakukan,
pasien atau keluarga di minta ke Front Office untuk mendapatkan
informasi.
4. Apabila keluarga dan pasien setuju, pemeriksaan dapat dikerjakan
5. Apabila keluarga dan pasien tidak setuju maka pemeriksaan tidak
dilakukan dan keluarga menandatangani surat penolakan.
6. Setelah hasil pemeriksaan penunjang [Radiologi, lab, EKG, USG] sudah
selesai kemudian dokter menjelaskan ke keluarga pasien.
2) Informasi Dokter DPJP dengan Pasien dan Keluarga
1. DPJP wajib membuat rencana pelayanan
a. Menuliskkan rencana pelayanan
a) Dokter menuliskan rencana kerja atau permasalahan medis yang
aka ditangani
b) Dokter menulis rencana tindakan yang akan dilaksanakan, dapat
berupa rencana pemeriksaan penunjang, konsul dan lain-lain.
c) Dokter menyusun rencana terapi atau intervensi guna menangani
masalah.
d) Dokter membubuhkan tanda tangan dan waktu penulisan.
10
b. Menginformasikan rencana pelayanan kepada pasien/keluarga

a) Dokter sudah menyampaikan pada pasien bahwa pasien diperiksa
dan dibuat diagnosa kerja.
b) Dokter menyampaikan pada pasien pemeriksaan/tindakan apa
yang akan dilaksanakan.
c) Dokter menyampaiakan kemungkinan manfaat dan resikonya
terhadap tindakan
d) Dokter memastikan apakah pasien sudah paham.
e) Dokter mempersilakan kepada pasien untuk menanyakan sesuatu
apabila belum jelas.
f) Dokter menuliskan pada dokumen rekam medis bahwa telah
menginformasikan rencana pelayanan dan membubuhkan paraf.
3) Informasi Front Office Dengan Pasien

a. Pendaftaran Pasien
1) Petugas pendaftaran memberikan salam hangat kepada
pasien/keluarga pasien yang datang ke bagian pendaftaran.
2) Petugas pendaftaran mewawancarai pasien atau keluarga pasien
terhadap identitas pasien.
3) Untuk data nama pasien dilakukan eja huruf oleh pasien/keluarga
pasien atau diulang oleh petugas pendaftaran dengan mengeja huruf
sehingga tidak terjadi kesalahan nama pasien.
4) Untuk data tanggal lahir/umur, petugas mengulang menanyakan
kebenaran data atau disesuaikan dengan kartu identitas pasien.
b. Pendaftaran Pasien Rawat Inap
1) Pasien/keluarga pasien datang ke bagian pendaftaran untuk
melakukan pendaftaran rawat inap.
2) Petugas pendafataran memberikan informasi tentang:
a) Hak Dan Kewajiban Pasien
b) Identifikasi Pasien
c) Jenis Pelayanan
d) Fasilitas Ruangan/Pelayanan
11
e) Tarif Ruangan
f) Tarif Tindakan
3) Petugas menuliskan terhadap isi penjelasan dari point 2 pada
dokumen rekam medis dan apabila hal-hal yang dijelaskan sudah
dimengerti dan disetujui oleh pasien/keluarga pasien maka dokumen
rekam medis ditandatangani oleh pasien/keluarga pasien dan
petugas pendaftaran yang memberikan informasi. Data rekam medis
dimasukkan ke list pasien.
c. Setelah pasien setuju dengan informasi biaya dan tindakan medis,
petugas pendaftaran menginformasikan ke unit terkait.
d. Jika Pasien tidak setuju dengan informasi biaya, Petugas Pendaftaran
akan menginformasikan kepada Dokter yang merawat dan Dokter akan
memberikan solusi apakah akan memberikan keringanan biaya atau
disarankan ke rumah sakit pemerintah.
e. Jika terjadi perubahan kriteria tindakan dari ruang tindakan akan
menginfomasikan kepada keluarga pasien.
4) Informasi antara perawat dengan pasien dan keluarga

1. Memberi salam pada pasien dan keluarga
2. Menjelaskan kepada pasien dan keluarga tentang fasilitas yang ada di
ruang perawatan dan prosedur penggunaannya
3. Menjelaskan tata tertib di Rumah Sakit
4. Menjelaskan hak dan kewajiban pasien
5. Memberikan penjelasan dokter/petugas yang merawat
6. Informasi waktu konsultasi
7. Informasi catatan perkembangan konsisi pasien dan rencana asuhan
perawatan
8. Informasi tentang persiapan pulang
9. Setiap selesai melaksanakan orientasi harus tercatat pada checklist dan
ditanda tangani oleh kedua belah pihak
12
C. UPAYA ATASI HAMBATAN DALAM KOMUNIKASI DENGAN PASIEN DAN

KELUARGA PASIEN
Upaya –upaya yang dilakukan untuk mengatasi hambatan dalam komunikasi:
1. Petugas harus bersikap lembut dan sopan
2. Petugas lebih memaksimalkan volume suaranya khususnya untuk pasien
yang mempunyai hambatan fisik dan lansia.
3. Apabila pasien atau keluarga pasien kurang memahami apabila
menggunakan bahasa Indonesia maka petugas menyampaikan informasi
dengan menggunakan bahasa daerah.
4. Mengoptimalkan panca inderanya (misal: gerakan tangan, gerakan mulut)
5. Untuk pasien tuna wicara biasanya membawa rekan untuk menerjemahkan
ucapan yang disampaikan petugas rumah sakit.
6. Melakukan upaya :
a) Mengecek arti atau maksud yang disampaikan
Bertanya lebih lanjut kepada pasien/keluarga pasien apakah ia sudah
mengerti apa yang dibicarakan.
Contoh: Petugas pendaftaran/Perawat bertanya pada pasien “Apakah
sudah mengerti, Pak?”
b) Meminta penjelasan lebih lanjut
Petugas lebih aktif berbicara untuk memastikan apakah ada hal lain yang
perlu ditanyakan lagi.
Contoh: “Apa ada hal lain yang kurang jelas, Bu?”
c) Mengecek umpan balik atau hasil
Petugas memancing kembali dengan mengajukan pertanyaan mengenai
hal atau pesan yang telah disampaikan kepada pasien / keluarga pasien.
Contoh: “Tadi obatnya sudah diminum , Pak?”
d) Mengulangi pesan yang disampaikan memperkuat dengan bahasa
isyarat
Contoh: “Obatnya diminum 3 kali sehari ya” sambil menggerakkan
tangan.
e) Dokter atau perawat lebih mendekatkan diri dengan berbincang
mengenai hal-hal yang menyangkut keluarga, keadaannya saat ini
(keluhan tentang penyakitnya).
13
f) Membuat pesan secara singkat, jelas dan tepat

Petugas menyampaikan hanya hal-hal yang berhubungan pasien (atau
yang ditanyakan pasien) sehingga lebih efisien dan tidak membuang-
buang waktu.
7. Hambatan bahasa untuk pasien asing
a) Apabila pasien membawa guide/penterjemah, maka informasi
diberikan/ditanyakan melalui guide/penterjemah.
b) Apabila pasien tidak membawa penterjemah/guide, petugas memanggil
karyawan lain yang mempunyai kemampuan menjadi penterjemah bagi
pasien asing.
D. KOMUNIKASI DALAM ORGANISASI

1. Rapat Kepala Rumah Sakit dengan KaBag dan KaRu
a. Rapat Mingguan
1) Kepala Rumah Sakit mengeluarkan surat edaran rapat mingguan
a) Hari pelaksanaan : Setiap hari senin
b) Waktu : 08.00 wib s/d selesai
c) Tempat : Ruang Pertemuan rumah sakit
2) Rapat membahas evaluasi kinerja dan koordinasi mingguan.
3) KaBag dan KaRu menyampaikan segala permasalahan dan
pemecahan yang telah dilaksanakan serta rencana solusi
kedepannya.
4) Direktur membuat rekomendasi pemecahannnya.
5) Rapat dilengkapi dengan notulen dan daftar hadir.
2. Rapat Ka.bag/ koordinator dengan staf
a. Rapat Kepala Bagian / koordinator dengan staf di masing-
masing unit.
1) Ka.bag / coordinator mengajukan rapat dengan staf per unit
kepada direktur rumah sakit untuk disetujui.
2) Ka.bag / coordinator mengeluarkan / membuat undangan rapat.
3) Pelaksanaan harus dilengkapi dengan daftar hadir dan notulen.
4) Ka.bag / coordinator melaporkan hasil rapat kepada direktur.
14
5) Ka.bag / coordinator melakukan monitoring terhadap tindaklanjut

hasil rapat oleh pelaksana di masing-masing unit.
b. Supervise dan ronde keperawatan

1) Kepala bagian atau coordinator keperawatan / kepala ruangan
keliling ke unit-unit menjadi tanggungjawabnya.
2) Menanyakan dan melihat situasi jalannya pelayanan.
3. Komunikasi Antar Staf
a. Pelaksanaan operan antar shift jaga per masing-masing unit.
b. Operan dilakukan langsung di unit kerja kecuali untuk perawat rawat
inap, operang langsung dilakukan ke masing-masing ruang pasien.
c. Operan meliputi hal-hal yang sudah dikerjakan dan yang akan
dilanjutkan oleh shift pengganti, tembusan kebijakan/program yang
diberikan oleh manajemen dll.
4. Komunikasi Antar Pemberi Pelayanan di rumah sakit

a. Antar pelayanan klinik dengan non klinik
Saluran komunikasi dapat dilakukan melalui morning report.
b. Antar unit pelayanan di rumah sakit (IGD ke RI/HCU, RI ke HCU dan
HCU ke RI)
Pasien sering berpindah (transfer) pelayanan di rumah sakit. Saat
perpindahan pasien maka terjadi juga perpindahan tim pelayanan.
Perpindahan pasien dari satu tim pelayanan ke tim pelayanan yang lain
harus diikuti oleh perpindahan informasi kesehatan pasien. Alat
komunikasi pasien antar tim pelayanan adalah rekam medis atau
ringkasannya . Ringkasan transfer Rekam medis sebagai sarana
komunikasi transfer pasien mengandung :
1) Alasan masuk rumah sakit
2) Temuan yang signifikan
3) Diagnose yang telah ditegakkan
4) Tindakan yang telah diberikan
5) Obat-obatan yang telah diberikan
6) Kondisi pasien saat dipindah
15
c. Antar shift pemberi pelayanan klinik (operan pertukaran shift jaga)

Komnikasi dapat di lakukan melalui morning repot
d. Antar DPJP dengan Dokter Umum
1) Pelayanan medis di RSUD Cikalong Wetan dilaksanakan oleh
dokter spesialis dan dokter umum.
2) Jika dokter spesialis tidak dapat melaksanakan tugasnya, maka
yang bersangkutan wajib melapor kepada atasan atau kepala
instalasi.
3) Apabila hanya ada satu orang dokter spesialis atau jika semua
dokter spesialis disuatu instasnsi berhalangan hadir (tugas), maka
Kepala Komite Medik wajib mendelegasikan tugas-tugas pelayanan
kesehatan kepada dokter umum (asisten), sesuai dengan
kompetensinya yang ditentukan oleh dokter spesialis yang
bersangkutan.
4) Pada kasus tertentu baik dari rawat jalan maupun rawat inap yang
memerlukan pengelolaan medis oleh lebih dari satu DPJP/bidang
sesuai dengan kewenangan klinisnya, DPJP utama wajib melalukan
konsul dalam hal:
a) Konsul Minta Pendapat
Apabila hanya diperlukan untuk memperoleh informasi dan
pertimbangan dari bidang lain tanpa mendapat penanganan
lanjutan dari bidang tersebut.
b) Konsul Alih Rawat
Dilakukan apabila suatu kasus yang awalnya dirawat oleh suatu
bidang dan ternyata sudah tidak perlu mendapatkan perawatan
dari bidang tersebut, sedangkan lebih tepat dirawat oleh bidang
lain
c) Konsul Rawat Bersama
Apabila terdapat kasus yang bersifat komplek dan harus
mendapat penanganan lebih dari satu bidang ilmu dengan DPJP
Utama adalah bidang yang tingkat kegawatannya paling tinggi.
5) Segala bentuk transformasi antar DPJP dituangkan dalam form
konsul yang tersedia dan diletakan dalam les pasien.
16
6) Segala perihal keperluan konsul antar DPJP harus dijelaskan

kepada pasien mengenai maksud dan tujuannya.
e. Antar DPJP dengan perawat
1) Pelayanan medis di RSUD Cikalong Wetan dilaksanakan oleh dokter
spesialis,dokter umum dan perawat.
2) Perawat IGD, Poliklinik dan Ruangan wajib melaksanakan instruksi
dari DPJP dalam pemberian pelayanan medis pasien yang ditulis
form perkembangan penyakit pasien.
3) Segala tindakan yang dilakukan oleh perawat atas instruksi DPJP
harus tercatat dalam form tindakan keperawatan dan apabila terjadi
sesuatu pada pasien setelah diberikan tindakan segera dan perawat
harus wajib melaporkan ke DPJP yang merawat.
f. Antar dokter jaga dan antar perawat jaga (shift jaga)

1) Diinformasikan jumlah pasien.
2) Permasalahan yang ada
3) Keadaan pasien-pasien yang bermasalah
g. Antar shift Front Office, shift Kasir

1) Sift sebelumnya menjelaskan keadaan secara umum
2) Menjelaskan permasalahan selama jaga
3) Instruksi yang terbaru dari atasannya
E. REKAM MEDIS
1. Isi rekam medis
a. Ringkasan masuk dan keluar
b. Surat dokumen pengantar
c. Lembar anamnesa dan pemeriksaan
d. Lembar instruksi
e. Lembar konsultasi
f. Grafik suhu, nadi dan pernafasan
g. Catatan perawat / bidan
h. Hasil laboratorium
17
i. Lembaran penunjang lainnya

j. Resume / laporan kematian
k. Laporan pengkajian keperawatan
2. Yang dapat mengakses RM

a. Dokter Umum, Dokter Spesialis, Dokter Gigi, dan Dokter Gigi Spesialis
yg melayani pasien.
b. Dokter Tamu yang merawat pasien di RS.
c. Residen yang sedang melaksanakan kepaniteraan klinik.
d. Tenaga Para Medis Perawatan & Tenaga Para Medis Non Perawatan yg
langsung terlihat didalamnya,seperti : Perawat, Perawat Gigi, Bidan,
Petugas Laboratorium, Klinik Gizi, Anestesi, Penata Rontgen, dll.
e. Dokter dari luar negeri yang sedang melakukan alih teknologi
kedokteran berupa tindakan / konsultasi kepada pasien yg membuat
rekam medis adalah dokter yg ditunjuk oleh Direktur RS.
3. Ketentuan pengisian RM
a. Setiap tindakan konsultasi yang dilakukan terhadap pasien selambat-
lambatnya 1 X 24 jam harus ditulis dalam lembaran rekam medis.
b. Semua pencatatan harus ditanda tangani oleh dokter / tenaga kesehatan
lainnya sesuai dengan wewenangnya serta menulis nama dan tanggal
pengisian.
c. Pencatatan yang dibuat oleh mahasiswa kedokteran dan mahasiswa
lainnya ditanda tangani dan menjadi tanggung jawab dokter yang
merawat/dokter pembimbingnya.
d. Dokter yang merawat dapat memperbaiki kesalahan penulisan dan
melakukannya saat itu juga dengan dibubuhi paraf pada berkas yang
diperbaiki.
e. Dilarang menghapus catatan berkas rekam medis dengan “tip X atau
dengan yang lainnya”.
18
4. Kode diagnosis dan tindakan

a. Koding penyakit sesuai dengan ICD-10
b. Pembedahan / tindakan ( ICD-9)
c. Koding obat – obatan
d. Laboratorium
e. Radiologi
f. Dokter ( pemberi pelayanan )
g. Alat – alat
5. Kerahasiaan Rekam Medis

Secara umum telah disadari bahwa informasi yang didapat dari RM bersifat
rahasia, hal ini menjelaskan hubungan yang khusus antara pasien dan
dokter yang wajib dilindungi dari kebocoran sesuai dengan kode etik
kedokteran dan perundang-undangan yang berlaku. Permintaan informasi
mengenai data medis tertentu seorang pasien oleh pihak ketiga, dapat
diberikan kepada :
a. Asuransi.
b. Perusahaan yang pegawainya mendapat tunjangan perwatan
kesehatan.
c. Riset dokter.
d. Pengadilan.
 Informasi yang bersumber dari RM dibagi dua kategori :

1) Informasi yang mengandung nilai-nilai kerahasiaan yaitu :
Laporan atau catatan yang terdapat dalam berkas rekam medis
sebagai hasil pemeriksaan, pengobatan, observasi, atau
wawancara dengan pasien. Informasi ini tidak boleh
disebarluaskan kepada pihak-pihak yang tidak berwenang,
karena menyangkut individu langsung si pasien pemberitahuan
keadaan sakit/penyakit pasien kepada keluarganya hanya boleh
dilakukan oleh dokter yang merawat, pihak lain tidak mempunyai
hak sama sekali.
19
2) Informasi tidak mengandung nilai kerahasiaan yaitu :

Jenis informasi yang dimaksud adalah perihal identitas (nama,
alamat dan lain-lain).
Walaupun begitu petugas tenaga bantuan, perawat, petugas
rekam medis maupun petugas rumah saikt lainnya harus berhati-
hati bahwa ada kalanya identitas pasien dianggap perlu
disembunyikan dari pemberitaan untuk keperluan security,
misalnya untuk ketenangan pasien, pasien dalam tanggungan
pihak berwajib dan lain-lain.
 Sumber Hukum Kerahasiaan Informasi Rekam medis

Sumber hukum sebagai acuan di dalam masalah kerahasiaan
informasi sesuai dengan Peraturan Pemerintah, PP No.10 Tahun
1996 mengenai :” Wajib Simpan Rahasia Kedokteran”. Dengan
adanya Peraturan Pemerintah itu siapapun yang berkerja di
rumah sakit, khususnya bagi yang berhubungan dengan data
rekam medis wajib memperhatikan ketentuan tersebut.
 Pasal I :
Yang dimaksud rahasia kedokteran adalah segala sesuatu
yang diketahui oleh orang-orang tersebut dalam pasal 3 pada
waktu atau selama melakukan pekerjaannya dalam lapangan
kedokteran.
 Pasal 3 : Yang wajib menyimpan rahasia yang dimksud dalam
pasal I ialah :
a. Tenaga keseatan menurut pasal 2 undang-undang tenaga
kesehatan ( Lembaran Negara th. 1963 No.78 )
b. Mahasiswa kedokteran, murid yang bertugas dalam
lapangan pemeriksaan, pengobatan dan / atau perawatan
& orang lain yang ditetapkan oleh Menteri Kesehatan.
 Dalam peraturan Mentri Kesehatan RI
No.749a/Men.Kes/XII/1989, secara tegas dijelaskan pada
20
bab.III pasal II, bahwa : Rekam medis merupakan berkas yang

wajib dijaga kerahasiaannya.
 Sedang bab III pasal 12 dijelaskan :

a. Pemaparan isi rekam medis hanya boleh dilakukan oleh
dokter yang merawat pasien dengan izin tertulis pasien.
b. Pimpinan sarana pelayanan kesehatan dapat memaparkan
isi rekam medis tanpa seizin pasien berdasarkan
peraturan-peraturan perundang-undangan.
Berdasarkan peraturan-peraturan yang tersebut diatas, maka

setiap petugas yang dalam pekerjaannya berurusan dengan
pasien atau yang mengetahui keadaan pasien, yang telah
mengucapkan sumpah jabatan ataupun tidak, wajib menjunjung
tinggi rahasia mengenai keadaan pasien.
 Dengan demikian yang wajib menyimpan rahasia kedokteran

adalah :
a. Mahasiswa Kedokteran
b. Kedokteran gigi
c. Ahli Farmasi
d. Ahli laboratorium
e. Ahli sinar
f. Bidan
g. Para pegawai
h. Murid paramedis
i. Dokter yang merawat
6. Sistem Penyimpanan Berkas Rekam Medis

a. Sistem Penyimpanan Rekam Medis
Sistem penyimpanan berkas rekam medis di RSUD Cikalong Wetan
secara Sentralisasi Lokasi Sistem. Sentralisasi lokasi diterapkan pada
bagian pelayanan :
21
1) Rawat Jalan
2) Rawat Inap
3) IGD
4) Klinik Gigi
5) KIA/KB
b. Ruang Penyimpanan
Ruang penyimpanan berkas RM aktif terletak pada ruang RM, dan
Ruang penyimpanan berkas RM in aktif terletak pada gudang RM.
c. Penyimpanan Rekam Medis Aktif

Yang dimaksud RM aktif adalah dokumen rekam medis yang jangka
waktu / umurnya tidak lebih dari 5 tahun sejak tanggal pemeriksaan
terakhir bagi pasien rawat jalan atau pada tanggal terakhir pasien
masuk rumah sakit untuk dirawat inap.
d. Penyimpanan Rekam Medis In Aktif

Yang dimaksud rekam medis in aktif adalah dokumen rekam medis
yang disimpan dalam jangka waktu setelah 5 tahun disimpan sebagai
dokumen rekakm medis aktif kemudian dicabut untuk disimpan selama
2 tahun untuk pasien rawat jalan dan 5 tahun untuk pasien rawat inap.
7. Peminjaman Rekam Medis

a. Peminjaman Rekam Medis untuk keperluan riset dan pendidikan
dilaksanakan di ruang RM dengan pemesanan tertulis atas dasar :
1) PERMENKES RI No. 794a / Menkes / Per / XII / 1989. Petunjuk
teknis pengolahan Rekam Medis.
2) SK Dirjen Yanmed No.78 / Yanmed / RSUM Dik / YMU / I / 1991.
22
b. Tata cara peminjaman rekam medis untuk keperluan riset dan

pendidikan :
1) Membuat Permohonan secara tertulis yang ditandaangani
oleh Kepala Komite Medis / Kepala Bagiann kepada Kepala
RSUD Cikalong Wetan
2) Kepala RSUD Cikalong Wetan mendisposisi kepada Kepala
Urusan Rekam Medis.
3) Kepala urusan Rekam Medis mendisposisi kepada petugas
files untuk mencarikan berkas - berkas rekam medis sesuai
dengan permintaan.
4) Berkas rekam medis yang diinginkan dan sudah tersedia
dapat dipergunakan dan berkas yang telah diambil dari tempat
penyimpanan diberi tracef untuk reference dan mempermudah
pengambilan.
5) Peminjaman harus menggunakan berkas rekam medis
didalam ruangan yang tersedia dan tidak diizinkan membawa
keluar berkas rekam medis.
c. Peminjaman berkas rekam medis Untuk menyuguhkan informasi

sebagai bukti keperluan pengadilan, dengan cara :
1) Atas permintaan pengadilan, dengan surat kuasa khusus
tertulis dari direktur RSUD Cikalong Wetan, salinan berkas
rekam medis dapat diberikan.
2) Apabila berkas rekam medis yang asli yang diminta, maka
berkas rekam medis harus difoto copy terlebih dahulu.
3) Pihak pengadilan yang meminjam harus membuatkan tanda
terima peminjaman berkas rekam medis tersebut.
4) Tanda terima beserta foto copy berkas rekam medis disimpan
di folder sampai berkas rekam medis yang asli dikembalikan.
23
d. Peminjaman berkas rekam medis Individual Pasien Rawat Inap.

Dengan pemesanan secara tertulis
1) Dasar :
a) PERMENKES RI No.794a/Menkes/ Per/ XII / 1989
b) Petunjuk Teknis Pengelolaan Rekam Medis.
c) SK.Dir.Jen.Yan.Med.No.78/Yan.Med/RS.UM.Dik/YMU/I/91.
2) Tata laksana :
a) Dokter yang merawat pasien atau perawat membuat surt
permohonan tertulis dan ditanda tangani pada lembar/ bon
pinjam yang telah disediakan di ruangan masing-masing.
b) Surat permohonan dibuat rangkap dua dan disampaikan ke
bagian rekam medis.
c) Setelah diagendakan oleh urusan pengadministrasian rekam
medis, kepala urusan rekam medis mendisposisikan ke petugas
files untuk melayani peminjaman berkas rekam medis.
d) Dalam waktu paling lama 7 hari berkas rekam medis yang di
pinjam harus sudah dikembalikan ke bagian rekam medis dengan
dicatat pengembaliannya di buku kendali sebagai bukti
pengembalian dan dibubuhi tanda tangan oleh petugas rekam
medis yang menerima.
8. Petunjuk Keluar
Petunjuk keluar / tracer adalah suatu alat penting untuk mengganti berkas
rekam medis yang dikeluarkan dari rak penyimpanan. Pada tracer memuat
informasi tentang :
a. Nomor rekam medis
b. Nama pasien
c. Tanggal dikeluarkan
d. Peminjam
e. Tanda tangan peminjam
Cara ini harus dipatuhi dan dilaksanakan oleh setiap petugas rekam medis
dalam rangka membina ketelitian kerja, serta disiplin dalam rangka
24
memudahkan pengawasan terhadap berkas rekam medis yang keluar dari

penyimpanan.
9. Pemusnahan RM
a. Membentuk tim pemusnah berkas dengan surat keputusan dari Kepala
RSUD Cikalong Wetan dengan beranggotakan sekurang-kurangnya 7
orang yang terdiri dari :
1) Petugas Rekam Medis.
2) Dokter.
3) Komite Medik.
4) Unit Pelayanan Lain (Keperawatan).
b. Tim pemusnahan berkas RM membuat surat berita acara kepada
Direktur RS dan DirJen YanMed DepKes RI.
c. Berita acara pelaksanaan pemusnahan dikirim kepada Kepala RSUD
Cikalong Wetan dan DirJen YanMed DepKes RI.
d. Berkas RM yang non aktif selama 5 tahun diseleksi menjadi 2 kelompok
seperti berkas RM umum dan berkas RM dengan diagnosa kanker &
psikiatri.
e. Berkas RM yang akan dimusnahkan dipilah kembali untuk disimpan
pada rak penyimpanan RM non aktif, seperti : Ringkasan masuk &
keluar, Informed consent, Resume medis, Laporan operasi/tindakan
medik, Catatan anastesi, Identitas bayi baru lahir, Surat keterangan
kematian.
f. Petugas menulis nomor RM, nama pasien, diagnosa akhir, tahun
terakhir dilayani pada buku/formulir khusus pencatatan berkas yang
akan dihapus.
g. Petugas melakukan penghapusan dengan cara menghancurkan berkas
pada mesin penghancur kertas.
h. Tim pemusnahan membuat berita acara penghapusan berkas RM
rangkap 5 (lima) setelah ditanda tangani oleh semua anggota
diserahkan ke unit rekam medis. Kemudian berita acara tersebut akan
diserahkan kepada Direktur rumah sakit, DirJen YanMed DepKes RI,
Panitia RM, Komite RM, dan arsip.
25
i. Formulir penghapusan berkas RM harus diisi menurut kebutuhan

informasi.
F. KOMUNIKASI PENYAMPAIAN KODE DARURAT

1. CODE BLUE
Sistem Code Blue merupakan strategi pencegahan kejadian henti jantung,
aktivasi sistem emergency dan resusitasi kejadian henti jantung di rumah
sakit, yang melibatkan seluruh komponen sumber daya manusia (medis
dan non medis), sistem (SOP) serta mekanisme kontrol dan evaluasi.
Sistem ini termasuk aktivasi sistem kegawatdaruratan di rumah sakit
dengan satu nomortelepon aktivasi code blue.
Alur penyampaian komunikasi Code Blue (Bagan 1)
2. CODE RED
Alur penyampaian komunikasi Code Red
a. Hentikan kegiatan, tetap tenang dan tidak panik
b. Ucapkan “Code Red” 3 kali
c. Petugas yang mendengar “Code Red” menghubungi nomor aktivasi
1051 melaporkan kejadian kebakaran.
d. Ambil APAR terdekat.
e. Padamkan api dengan APAR.
f. Nyalakan alarm kebakaran apabila api tidak padam (bila alarm
tersedia).
g. Aktifkan Tim Code Red Unit Kerja.
h. Lakukan evakuasi segera bila api tidak dapat dipadamkan.
26
BAB IV
PENUTUP
Berkat rahmat Tuhan Yang maha Esa, kegiatan membuat Pedoman

Manajemen Komunikasi Dan Informasi RSUD Cikalong Wetan dapat diselesaikan
walaupun masih belum sempurna. Semoga dengan adanya pedoman ini kualitas
pelayanan pasien dapat ditingkatkan seoptimal mungkin serta dijadikan pedoman
dalam melakukan komunikasi dan informasi di RSUD Cikalong Wetan
Ditetapkan di : Cikalongwetan
Pada tanggal : 27 Desember 2017
DIREKTUR
RSUD CIKALONGWETAN
Dr. H.Ridwan Abdullah Putra, SpOG(K-FM)

NIP. 197012022000121004
27
28

Panduan Komunikasi Efektif

Diunggah oleh

Informasi Dokumen

Judul Asli

Hak Cipta

Format Tersedia

Bagikan dokumen Ini

Bagikan atau Tanam Dokumen

Opsi Berbagi

Apakah menurut Anda dokumen ini bermanfaat?

Apakah konten ini tidak pantas?

Hak Cipta:

Format Tersedia

Panduan Komunikasi Efektif

Diunggah oleh

Hak Cipta:

Format Tersedia

PEMERINTAH KABUPATEN BANDUNG BARAT

UPT rSUD CIKALONGWETAN

staf yang terlibat didalamnya. Ketidaksamaan pengertian antara penerima dan

D. FAKTOR-FAKTOR YANG MEMPENGARUHI KOMUNIKASI

A. FAKTOR-FAKTOR YANG MEMPENGARUHI KOMUNIKASI

C. KOMUNIKASI DENGAN MASYARAKAT

D. KOMUNIKASI DENGAN PASIEN DAN KELUARGA

b. Komunikasi non verbal

E. KOMUNIKASI DALAM ORGANISASI

1. Klasifikasi Komunikasi dalam Organisasi

b. Dari segi arahnya :

G. HAMBATAN DALAM KOMUNIKASI

A. KOMUNIKASI DENGAN MASYARAKAT

B. KOMUNIKASI DENGAN PASIEN DAN KELUARGA

b. Menginformasikan rencana pelayanan kepada pasien/keluarga

3) Informasi Front Office Dengan Pasien

4) Informasi antara perawat dengan pasien dan keluarga

C. UPAYA ATASI HAMBATAN DALAM KOMUNIKASI DENGAN PASIEN DAN

f) Membuat pesan secara singkat, jelas dan tepat

D. KOMUNIKASI DALAM ORGANISASI

5) Ka.bag / coordinator melakukan monitoring terhadap tindaklanjut

b. Supervise dan ronde keperawatan

4. Komunikasi Antar Pemberi Pelayanan di rumah sakit

c. Antar shift pemberi pelayanan klinik (operan pertukaran shift jaga)

6) Segala perihal keperluan konsul antar DPJP harus dijelaskan

f. Antar dokter jaga dan antar perawat jaga (shift jaga)

g. Antar shift Front Office, shift Kasir

i. Lembaran penunjang lainnya

2. Yang dapat mengakses RM

4. Kode diagnosis dan tindakan

5. Kerahasiaan Rekam Medis

 Informasi yang bersumber dari RM dibagi dua kategori :

2) Informasi tidak mengandung nilai kerahasiaan yaitu :

 Sumber Hukum Kerahasiaan Informasi Rekam medis

bab.III pasal II, bahwa : Rekam medis merupakan berkas yang

 Sedang bab III pasal 12 dijelaskan :

Berdasarkan peraturan-peraturan yang tersebut diatas, maka

 Dengan demikian yang wajib menyimpan rahasia kedokteran

6. Sistem Penyimpanan Berkas Rekam Medis

c. Penyimpanan Rekam Medis Aktif

d. Penyimpanan Rekam Medis In Aktif

7. Peminjaman Rekam Medis

b. Tata cara peminjaman rekam medis untuk keperluan riset dan

c. Peminjaman berkas rekam medis Untuk menyuguhkan informasi

d. Peminjaman berkas rekam medis Individual Pasien Rawat Inap.

memudahkan pengawasan terhadap berkas rekam medis yang keluar dari

i. Formulir penghapusan berkas RM harus diisi menurut kebutuhan

F. KOMUNIKASI PENYAMPAIAN KODE DARURAT

Alur penyampaian komunikasi Code Blue (Bagan 1)

Berkat rahmat Tuhan Yang maha Esa, kegiatan membuat Pedoman

Dr. H.Ridwan Abdullah Putra, SpOG(K-FM)

Anda mungkin juga menyukai