Saturday, February 23, 2019 Operasional Perusahaan

Enterprise Resource Planning (ERP): Definisi, Jenis dan Keuntungannya

Kesuksesan sebuah perusahaan besar tentu tidak terlepas dari konsep Enterprise Resource
Planning (ERP).

Pengertian Enterprise Resource Planning (ERP)

Enterprise Resource Planning adalah sebuah konsep untuk merencanakan dan mengelola sumber
daya perusahaan, seperti waktu, dana, material, agar pendayagunaan sumber daya perusahaan
dapat dimanfaatkan secara optimal untuk kesejahteraan semua pihak yang berkepentingan.

Enterprise Resources Planning (ERP) merupakan sistem informasi yang diperuntukkan bagi
perusahan manufaktur maupun jasa yang berperan mengintegrasikan dan mengotomasikan
proses bisnis yang berhubungan dengan aspek operasi, produksi maupun distribusi di perusahaan
bersangkutan.

Konsep ERP ini bertujuan untuk mengintegrasikan sistem yang sebelumnya terpisah dalam suatu
perusahaan, seperti proses produksi, pemesanan bahan mentah, sampai proses pendistribusian.

Berhasil atau tidaknya konsep ERP dalam suatu perusahaan dipengaruhi oleh ketersediaan
teknologi yang memadai, baik dari sisi perangkat lunak (software) maupun perangkat keras
(hardware).

Hal itu dikarenakan konsep ERP dijalankan sebagai sebuah aplikasi perangkat lunak yang di
dalamnya memuat beberapa modul kerja. Aplikasi itulah yang nantinya akan dimanfaatkan oleh
perusahaan untuk mengolah berbagai database yang ada didalamnya secara efektif dan efisien.
Tujuan utama dari implementasi ERP adalah integrasi. ERP diterapkan untuk mengintegrasikan
data dan proses dari seluruh area atau divisi dari organisasi, dan menyatukannya agar mudah
untuk diakses, dan mudah untuk diatur proses bisnis atau alur kerjanya. ERP biasanya melakukan
integrasi dengan menyatukan database pada satu database yang dapat digunakan untuk banyak
modul software yaitu software pada masing-masing divisi dalam suatu organisasi atau
perusahaan dengan fungsi bisnis yang berbeda-beda.

Suatu ERP yang ideal biasanya memiliki beberapa modul fungsi yang terintegrasi didalamnya.
Modul-modul fungsi tersebut adalah:
1. Manufaktur
Beberapa fungsi didalamnya mencakup engineering, capacity, alur kerja, quality control,
tagihan material, proses manufaktur, dan lain sebagainya.
2. Finansial
Beberapa fungsi didalamnya mencakup accounts payable, accounts receivable, fixed assets,
general ledger, cash management, dan lain sebagainya.
3. Human Resource
Beberapa fungsi didalamnya mencakup benefit, training, payroll, waktu dan kehadiran, dan
lain sebagainya.
4. Manajemen Supply Chain
Beberapa fungsi didalamnya mencakup inventori, perencanaan supply chain, penjadwalan
supplier, pemrosesan klaim, input order, purchasing, dan lain sebagainya.
5. Project
Beberapa fungsi didalamnya mencakup pembiayaan, billing, manajemen waktu, waktu dan
biaya, dan lain sebagainya.
6. Manajemen Customer Relationship
Beberapa fungsi didalamnya mencakup sales and marketing, service, komisi, customer
contact, calls center, dan lain sebagainya.
7. Data Warehouse
Digunakan untuk pemrosesan data untuk menghasilkan informasi lain yang berguna bagi
perusahaan.

Sebelum adanya penerapan ERP, dalam suatu perusahaan, masing-masing divisi didalamnya
memiliki komputer, aplikasi sistem informasi, dan databasenya masing-masing, dan juga banyak
dari sistem ini yang tidak dapat berkomunikasi antara satu sistem dengan sistem yang lain,
sebagai contoh untuk membaca atau menulis data pada sistem lain. Contoh dari hal ini adalah
sistem pada divisi finance berada pada komputer dan sistem yang terpisah dengan divisi human
resource, sehingga akan sulit dan kompleks untuk dapat mengakses fungsi tertentu pada sistem
divisi lain.

Ketika sistem ERP diimplementasikan, akibatnya seluruh aspek atau bagian dari organisasi dapat
saling bekerja dan saling berhubungan satu dengan yang lainnya. Hal ini dapat meningkatkan
produktifitas dalam perusahaan.

ERP ditujukan untuk melakukan integrasi data dan proses dalam suatu perusahaan, adapun
pengertian integrasi yang menjadi tujuan ERP menyangkut hal-hal sebagai berikut :
1. Penghubungan antar berbagai aliran proses bisnis.
2. Teknik komunikasi.
3. Sinkronisasi operasi bisnis.
4. Koordinasi operasi bisinis.
Karakteristik ERP
Modul yang tersedia di dalam sistem ERP dapat diperoleh secara individual, di mana masing-
masing modul fokus pada satu bidang bisnis. Sistem Enterprise Resource Planning atau ERP
memiliki beberapa karakteristik yang membedakannya dengan sistem yang lain, yaitu
sebagai berikut:
1. Sistem ERP merupakan suatu paket perangkat lunak yang didesain untuk lingkungan
pelanggan pengguna serve client-server berbasis desktop/web.
2. Sistem ERP bertugas mengintegrasikan sebagian besar dari proses bisnis yang ada.
3. Sistem ERP memproses seluruh transaksi organisasi perusahaan .
4. Sistem ERP menggunakan database skala enterprise yang secara tipikal menyimpan setiap
data sekali saja.
5. Sistem ERP mengizinkan pengguna untuk mengakses informasi secara real-time.
6. Dalam beberapa hal, sistem ERP memungkinkan perpaduan proses transaksi dan kegiatan
perencanaan.
7. Sistem ERP menunjang sistem multi mata uang dan multi bahasa, yang sangat diperlukan oleh
perusahaan internasional.
8. Sistem ERP memerlukan penyesuaian untuk kebutuhan khusus perusahaan tanpa melakukan
pemrograman kembali.

Jenis-jenis ERP (Enterprise Resource Planning)

Keberadaan ERP tentu mampu membantu suatu perusahaan untuk terus lebih produktif dengan
meminimalisir hambatan. Lantas, jenis-jenis ERP apa sajakah yang biasa digunakan oleh
perusahaan-perusahaan besar, baik di Indonesia maupun di luar negeri?

1. Odoo ERP
Odoo merupakan perangkat lunak open source yang digunakan untuk mengelola bisnis
perusahaan secara menyeluruh. Produk ERP ini dikembangkan oleh perusahaan asal Amerika
Serikat, yaitu Odoo. Pengguna Odoo saat ini mencapai 2.000.000 dengan customer sebanyak
100.000.
Di antara jenis-jenis ERP yang lain, Odoo termasuk salah satu jenis yang memiliki pengguna
banyak. Hal itu tidak terlepas dari inovasi yang diberikan seperti konektivitas, perangkat MPR
terpadu untuk PLM dan pemeliharaan berkala.

2. SAP Business One

SAP Business One dikembangkan oleh Sapphire System yang bermarkas di Inggris. Saat ini,
pengguna SAP Business One mencapai 1.000.000 dengan customer 50.000. Solusi
pengelolaan bisnis yang dikembangkan SAP Business One sangat mudah diterapkan,
terjangkau, serta real time. Hal itu ditunjang dengan teknologi terbaru SAP, yaitu SAP HANA.

3. NetSuite ERP
NetSuite ERP dikembangkan oleh NetSuite asal Amerika Serikat. Pengguna NetSuite saat ini
adalah 600.000 dengan customer 30.000. NetSuite ERP memiliki beberapa modul in-suite
seperti keuangan, manajemen pesanan, manajemen produksi, manajemen supply-chain,
manajemen gudang, pengadaan, dan manajemen sumber daya manusia yang dapat
memaksimalkan kinerja perusahaan.

4. Sage Intacct
Sage Intacct dikembangkan oleh perusahaan asal Amerika Serikat. Saat ini, Sage Intacct
berfokus pada pengelolaan keuangan perusahaan. Jumlah pengguna Sage Intacct mencapai
300.000 dengan customer 11.000. Adapun kelebihan Sage Intacct adalah memiliki tampilan
 yang mudah digunakan, fiturnya lengkap, transaksi pembelian yang cepat, dan sistem
keamanan tinggi.

5. Oracle’s E-Business Suite

Oracle’s E-Business Suite (EB Suite) dikembangkan oleh Oracle Corporation yang berasal
dari Amerika Serikat. Pengguna Oracle saat ini ditaksir mendekati 40.000 dengan customer
sebanyak 2.000. Modul fungsi yang termuat didalamnya meliputi, SCM, HRMS, project,
procurement, dan CRM. Adapun kelebihan EB Suite adalah perencanaan rantai nilai,
manajemen portofolio proyek dikelola secara akurat, dan dilengkapi dengan kemampuan
analitik SDM.

6. ECount ERP
ECount ERP dikembangkan oleh ECount asal negeri ginseng, Korea Selatan. Jumlah
pengguna ECount saat ini mencapai 200.000 dengan customer 22.000. Produk ERP ini
menyediakan pengelolaan persediaan, produksi, penjualan, pembelian, akuntansi, dan
penggajian.
Hosting ECount dijalankan sepenuhnya melalui cloud sehingga tidak membutuhkan
pemeliharaan dan pengaturan yang rumit. Adapun kelebihan ECount adalah pengelolaan
transaksi dilakukan secara efisien serta memiliki banyak fitur penting seperti akuntansi,
manufaktur, pembelian, inventaris, penjualan, dan bisnis.

Nah, jenis-jenis ERP di atas merupakan software yang sering digunakan oleh perusahaan-
perusahaan besar. Meskipun tidak menutup kemungkinan, akan muncul jenis-jenis ERP yang
lainnya. Pada intinya, setiap jenis ERP memiliki kelebihan dan kekurangannya masing-masing.
Jika Anda tertarik menerapkan salah satunya untuk perusahaan yang Anda pimpin, silahkan
persiapkan kelengkapannya dan sesuaikan dengan kebutuhan perusahaan.

Tren ERP Masa Kini

Tren ERP kini tidak hanya berbasis pada server. Dengan berkembangnya sistem
telekomunikasi, tren baru ERP pun bergeser pada sistem mobile, cloud, sosial, dan two-tier.

Untuk saat ini, beberapa perusahaan mulai beralih pada ERP berbasis cloud. ERP berbasis cloud
memudahkan pengguna untuk mengakses setiap informasi dimanapun dan kapanpun. Selain itu,
cloud memiliki sistem penyimpanan yang lebih aman dan efisien.

Jika sebuah perusahaan sudah menerapkan konsep ERP, maka perusahaan tersebut harus mampu
mengoptimalkan seluruh sumber daya di dalamnya agar berjalan optimal. Hal itu tidak terlepas
dari mahalnya sistem ERP yang ada saat ini.

Bagi perusahaan yang baru mengimplementasikan ERP, mereka harus mampu menerima
pergantian manajemen dan kesiapan kerja sesuai dengan sistem yang ada. Kondisi tersebut
merupakan suatu tantangan bagi perusahaan. Selain dukungan infrastruktur teknologi, berhasil
tidaknya penggunaan sistem ERP juga bergantung pada kesiapan perusahaan untuk berubah
sesuai standar operasi sistem.
Implementasi ERP

Jika ingin mengimplementasikan konsep ERP, suatu perusahaan dapat membuat sistem ERP
mereka sendiri atau membeli produk ERP yang sudah disediakan oleh perusahaan IT terbesar,
seperti SAP, Oracle, dan Microsoft.

Proses implementasi ERP bukanlah merupakan hal yang mudah untuk dilakukan, dan pada
kenyataannya, penerapan ERP memerlukan perencanaan yang baik, dan juga konsultasi yang
benar. ERP mencakup jangkauan yang luas dalam suatu organisasi, apabila organisasi yang
menerapkan adalah organsasi yang besar, penerapan ERP bisa menjadi sangat kompleks.
Penerapan ERP bisa jadi menggunakan jasa konsultan karena kompleksnya sistem yang akan
diimplementasikan dan karena pada dasarnya konsultan memiliki pengalaman dan
pengetahuan yang lebih baik mengenai ERP, dan dapat menerapkan ERP dengan lebih cepat
dibandingkan dengan orang yang masih awam.

Satu hal yang penting dalam implementasi ERP adalah kepemilikan proyek, karena banyak
sekali perubahaan yang dilakukan dan berakibat pada masing-masing individu dalam
organisasi, dan merupakan hal yang penting untuk memastikan bahwa masing-masing individu
dalam perusahaan turut berpartisipasi dan membantu mengerjakan proyek, dan menggunakan
sistem ERP sehingga menghasilkan kesuksesan bagi perusahaan.

Biasanya perusahaan menggunakan jasa konsultan untuk merancang dan mengerjakan sistem
ERP-nya. Ada tiga jasa profesional yang biasanya digunakan dalam proses implementasi
ERP, yaitu :
1. Consulting Services
Biasanya jasa layanan ini dilakukan pada saat awal akan diterapkannnya ERP. Konsultan
ini bertugas membantu perusahaan untuk dapat terus berjalan dengan sistem yang baru,
dengan training, alur kerja, memperbaiki atau terus mengembangkan penggunaan ERP pada
organisasi tertentu, dan lain sebagainya.
2. Customization Services
Layanan ini bertugas untuk mengembangkan lagi sistem ERP, atau melakukan penyesuaian
sistem ERP dengan mengubah tampilan ataupun kode program. Walaupun sistem ERP telah
berhasil dibuat, namun kadangkala perlu mengubah atau menyesuaikan ERP tersebut sesuai
dengan kebutuhan organisasi atau perusahaan.
3. Support Services
Layanan dukungan ini meliputi dukungan pada ERP yang telah diimplementasikan atau
sering disebut maintenance sistem.

Keuntungan dan Kelemahan Sistem ERP

Keuntungan Menggunakan Sistem ERP

Dengan implementasi ERP pada perusahaan mendapat berbagai keuntungan apabila
implementasinya berhasil. Berikut ini adalah keuntungan yang diperoleh perusahaan jika
menerapkan konsep ERP:
1. Integrasi antarunit yang berbeda untuk meningkatkan efisiensi penyampaian data,
informasi, komunikasi, dan produktivitas perusahaan secara tepat. Oleh karenanya, proses
pengambilan keputusan dalam perusahaan dapat dilakukan dengan lebih efektif dan efisien.
2. Pekerjaan jadi lebih terstruktur sehingga mengurangi ketergantungan pada individu atau
kelompok tertentu.
3. ERP menyediakan laporan standar yang dapat diakses oleh manajemen kapan saja saat
dibutuhkan.
4. Meningkatkan kualitas kerja dengan mengimplementasikan best practice dalam sistem
ERP.
5. Standarisasi data dan informasi melalui keseragaman pelaporan bagi perusahaan besar yang
memiliki banyak unit.
6. Kemampuan ERP untuk dapat menghubungkan department satu dengan department yang
lain dalam suatu perusahaan dengan mudah, sehingga antar department atau divisi dalam
perusahaan dapat saling berbagi data.
7. Mempermudah manajemen dalam menjaga persediaan atau stok agar tetap ada penjualan.
8. Optimalisasi ketenagakerjaan dalam suatu perusahaan karena sistem ERP mampu
meningkatkan efektivitas dan efisiensi perusahaan. Pada prinsipnya, ERP tidak hanya
memadukan data dan sumber daya, tetapi juga menghilangkan kebutuhan pemutakhiran.
9. Meningkatkan layanan pada konsumen.
10. Tracking dan prediksi dalam perusahaan menjadi lebih baik. Dengan diterapkannya ERP,
perusahaan tidak hanya dapat memonitor keadaan perusahaan saat itu, namun perusahaan
dapat mula memprediksikan atau merencanakan apa yang akan dikerjakan nantinya.

Keuntungan dalam hal keuangan dengan penerapan ERP tidak dapat dirasakan dalam waktu
yang singkat setelah ERP diimplementasikan, namun perlu waktu yang agak lama setelah
implementasi ERP, dan baru manfaat atau keuntungan ERP dapat dirasakan, atau dengan kata
lain ROI atau Return On Investment-nya lama.

Kelemahan Implementasi ERP

Selain keuntungan-keuntungan, ERP juga memiliki kelemahan yang dapat menghambat

perusahaan dala mengimplementasi ERP. Kelemahan-kelemahan karena penerapan ERP
tersebut antara lain :
1. Penyesuaian di banyak situasi terbatas.
2. Kebutuhan, atau perlunya untuk mendesain ulang atau proses bisnis pada perusahaan atau
organisasi yang bersangkutan.
3. Sistem ERP dapat menjadi halangan dalam biaya pada proses instalasi dan running ERP.
4. Technical support yang mendukung ERP bisa jadi buruk, karena bisa jadi memiliki keahlian
dan pengalaman yang sedikit.
5. ERP dapat menjadi kaku untuk perusahaan atau organisasi tertentu yang baru atau
perusahaan yang ingin berpindah pada arah usaha yang lain di masa depan.
6. Harga ERP proprietary cenderung mahal.

https://www.pengadaan.web.id/2019/02/enterprise-resource-planning.html
GONE Theory and Fraud Triangle Theory

 Teori GONE adalah teori yang populer digunakan dalam penelitan fraud. Penelitian ini
menggunakan teori GONE dari Jack Bologne (1993) sebagai dasar teori untuk meneliti
faktor-faktor penyebab terjadinya perilaku fraud. Teori GONE merupakan teori yang
menyempurnakan Teori Triangle Fraud, dimana kedua teori tersebut mengungkapkan alasan
seorang koruptor melakukan tindak fraud. Fraud Triangle Theory merupakan teori yang
meneliti tentang penyebab terjadinya fraud yang pertama kali ditulis oleh Cressey (1953) dan
dinamakan fraud triangle atau segitiga kecurangan. Fraud triangle menurut Cressey (1953)
menjelaskan tiga faktor yang hadir dalam setiap situasi fraud yang meliputi Pressure
(Tekanan), Opportunity (Peluang), Rationalization (Rasionalisasi).

Faktor Pemicu Fraud

Terdapat empat faktor pendorong seseorang untuk melakukan kecurangan, yang disebut juga
dengan.teori GONE,.yaitu Greed (keserakahan), Opportunity (kesempatan), Need (kebutuhan)
, Exposure (pengungkapan).

Faktor Greed dan Need merupakan faktor yang berhubungan dengan individu pelaku
kecurangan (disebut juga faktor individual). Sedangkan
faktor Opportunity dan Exposure merupakan faktor yang berhubungan dengan organisasi
sebagai korban perbuatan kecurangan (disebut juga faktor generik/umum).

Faktor generic

- Kesempatan (opportunity) untuk melakukan kecurangan tergantung pada kedudukan pelaku

terhadap objek kecurangan. Kesempatan untuk melakukan kecurangan selalu ada pada setiap
kedudukan. Namun, ada yang mempunyai kesempatan besar dan ada yang kecil. Secara
umum manajemen suatu organisasi/perusahaan mempunyai kesempatan yang lebih besar
untuk melakukan kecurangan daripada karyawan;
- Pengungkapan (exposure) suatu kecurangan belum menjamin tidak terulangnya kecurangan
tersebut baik oleh pelaku yang sama maupun oleh pelaku yang lain. Oleh karena itu, setiap
pelaku kecurangan seharusnya dikenakan sanksi apabila perbuatannya terungkap.

Faktor individu

 Moral, faktor ini berhubungan dengan keserakahan (greed).

 Motivasi, faktor ini berhubungan dengan kebutuhan (need), yang lebih cenderung
berhubungan dengan pandangan/pikiran dan keperluan pegawai/pejabat yang terkait dengan
aset yang dimiliki perusahaan/instansi/organisasi tempat ia bekerja. Selain itu tekanan
(pressure) yang dihadapi dalam bekerja dapat menyebabkan orang yang jujur mempunyai
motif untuk melakukan kecurangan.