PEMERINTAH KABUPATEN BOLAANG MONGONDOW UTARA

DINAS KESEHATAN
UPTD PUSKESMAS OLLOT
Alamat Jalan Desa Ollot Kecamatan Bolangitang Barat Kabupaten Bolaang Mongondow
Utara Kode Pos 95764

PANDUAN PENGENDALIAN DOKUMEN KEBIJAKAN DAN SOP

Pedoman ini mencakup pengendalian dokumen internal dan eksternal yang meliputi
proses usulan perubahan/penambahan dokumen, pembuatan draft dokumen,
pembahasan dokumen, penyusunan dokumen, pemeriksaan dan persetujuan
dokumen, percetakan dokumen, pendistribusian dokumen, penarikan dokumen lama,
pengidentifikasian atau penyimpanan dokumen serta pemberitahuan kepada karyawan
tentang dokumen baru.
1. Definisi
a. Dokumen Eksternal adalah dokumen diluar organisasi Puskesmas Nogosari yang
dijadikan acuan untk melakukan suatu pekerjaan.
b. Dokumen terkendali adalah dokumen yang pendistribusiannya berdasarkan
Daftar Pemegang Dokumen. Apabila terjadi revisi, maka nama-nama yang
tercantum dalam Daftar Pemegang Dokumen tersebut akan diberikan revisi
terakhir tersebut.
c. Dokumen tidak terkendali adalah dokumen yang pendistribusiannya diluar
Daftar Pemegang Dokumen dan jika terjadi revisi tidak akan diberikan revisi
terakhir.
d. Masterlist Dokumen adalah daftar dokumen dan data yang berlaku.
Dokumen yang dikendalikan adalah dokumen internal Keputusan Kepala
Puskesmas, Pedoman Mutu, Standar Prosedur Operasional dan dokumen eksternal
(Peraturan Pemerintah, Peraturan Daerah, dll). Puskesmas memiliki masterlist
dokumen baik untuk dokumen internal maupun dokumen eksternal serta Daftar
Pemegang Dokumen untuk mengendalikan pendistribusian dokumen. Dokumen-
dokumen tersebut diperiksa dan disetujui Kepala Puskesmas sebelum diterbitkan.
Dokumen yang berlaku di Puskesmas Nogosari ditandai dengan logo Puskesmas
Nogosari, jenis dokumen, nama dokumen, nomor dokumen, nomor revisi, tanggal terbit
dan penjelasan keabsahan dokumen. Dokumen eksternal dalam bentuk hardcopy
dikendalikan dengan pemberian stempel “Eksternal”. Dokumen eksternal dalam bentuk
softcopy dikendalikan dengan mencantumkan dalam masterlist dokumen eksternal.
2. Metode penomoran dokumen, ditetapkan sebagai berikut:
a. Keputusan Kepala Puskesmas :
445.4/YYY/183/ZZZZ
445.4 : menyatakan nomor keputusan sesuai tata naskah
YYY : menyatakan nomor dokumen
183 : kode puskesmas
ZZZZ : menyatakan tahun terbit
b. Dokumen Pedoman Mutu :
000/PM/PuskNog/ZZZZ
000 : menyatakan nomer urut
PM : menyatakan dokumen Pedoman Mutu
PuskNog : menyatakan Puskesmas Nogosari
ZZZZ : menyatakan tahun terbit
c. Dokumen Standar Prosedur Operasional :
000/SOP-O1/ PuskNog/ZZZZ
000 : menyatakan nomer urut
SOP-O1 : menyatakan SPO- kode dokumen
ZZZZ : menyatakan tahun terbit
d. Rencana Management Mutu
RMM-XX
RMM : menyatakan Rencana Management Mutu
XX : menyatakan nomor urut
e. Rencana Mutu Pelayanan
RMP-XX
RMP : menyatakan Rencana Mutu Pelayanan
XX : menyatakan nomor urut
f. Kode Dokumen
01 : Pendaftaran dan Rekam Medik
02 : Pemeriksaan Umum
03 : Pemeriksaan KIA dan Imunisasi
04 : Pelayanan KB
05 : Kesehatan Gigi dan Mulut
06 : Promkes
 07 : Gizi
08 : Kesehatan Lingkungan
09 : Pemberantasan Penyakit Menular
10 : Laboratorium
11 : Farmasi
12 : Persalinan
13 : Tata Usaha
14 : Lansia
15 : Fisioterapi
16 : Sterilisator
17 : Penyelenggaraan makanan
18 : Linen
19 : Ambulan dan Pusling
20 : Gawat Darurat
21 : Rawat Inap

Dokumen Asli disimpan secara hardcopy kemudian didistribusikan sesuai

dengan Daftar Pemegang Dokumen setelah lebih dahulu dibubuhi stempel “DOKUMEN
TERKENDALI”. Dokumen kertas yang beredar diluar Puskesmas Nogosari dan atau
tidak tercantum dalam Daftar Pemegang Dokumen dan atau tidak mempunyai tanda
stempel asli “DOKUMEN TERKENDALI”, maka dokumen tersebut merupakan
“DOKUMEN TIDAK TERKENDALI”. Dokumen kertas yang tidak berlaku dapat
langsung dimusnahkan. Dokumen eksternal dikendalikan oleh setiap unit/program
dan dicatat ke dalam daftar dokumen eksternal serta jika terjadi updating dokumen,
maka akan dilakukan oleh unit/program masing-masing. Pemusnahan dokumen kertas
dapat dilakukan dengan cara penghancuran. Persetujuan/penetapan dokumen
Keputusan Kepala Puskesmas, Pedoman Mutu dan Standar Prosedur Operasional
dilakukan oleh Kepala Puskesmas.

Kepala UPTD Puskesmas Ollot

Juni M. Djenaan, SKM

NIP. 19730607 199503 1 003