AUDIT SIKLUS PERSEDIAAN DAN PERGUDANGAN

Siklus persediaan dan pergudangan sangat unik karena erat kaitannya dengan siklus transaksi
lainnya. Bahan baku dan buruh langsung masuk ke siklus persediaan dan pergudangan,
masing-masing dari siklus perolehan dan pembayaran. Siklus persediaan dan pergudangan
diakhiri dengan penjualan barang dalam siklus penjualan dan penerimaan kas.

Proses bisnis di dalam siklus beserta dokumen dan catatan yang terkait
Ada enam fungsi yang membentuk siklus persediaan dan pergudangan, diantaranya adalah:
1. Proses Pembelian
Siklus ini dimulai dengan permintaan bahan baku untuk produksi. Permintaan diawali oleh
pegawai gudang atau komputer jika persediaan mencapai tingkat yang ditentukan sebelumnya,
pemesanan dilakukan atas bahan baku yang dibutuhkan untuk memproduksi pesanan
pelanggan, atau pemesanan diawali atas dasar perhitungan periodic oleh orang yang
berwenang.
2. Menerima Bahan baku
Bahan baku yang diterima harus diinspeksi kuantitas dan kualitasnya. Bagian penerimaan
menghasilkan laporan penerimaan yang menjadi dokumentasi penting sebelum pembayaran
dilakukan.baku
3. Menyimpan bahan baku
Sewaktu bahan baku diterima, bahan baku tersebut disimpan di gudang sampai diperlukan oleh
bagian produksi.
4. Menroses Barang
Porsi pemrosesan pada siklus persediaan dan pergudangan sangat bervariasi. Penentuan jenis
barang dan kuantitas yang diproduksi biasanya berdasarkan pesanan tertentu dari pelanggan,
peramalan penjualan, tingkat persediaan barang jadi yang ditentukan lebih dulu, dan volume
produksi yang paling hemat.
5. Menyimpan barang jadi
Setelah barang jadi selesai dikerjakan bagian produksi, penyimpanan dilakukan di gudang
sambil menunggu pengiriman.
6. Mengirim barang jadi
Tiap pengiriman atau pengeluaran barang jadi harus di dukung dokumen pengiriman yang
diotorisasi dengan memadai.
7. Berkas induk Persediaan Perpetual
Berkas induk persediaan perpetual hanya memasukkan informasi mengenai jumlah unit
persediaan yang dibeli, dijual, dan disimpan, atau informasi mengenai biaya per unit.
 E-Commerce mempengaruhi pengelolaan persediaan
Salah-satu keuntungan utama yang diberikan internet ke pengelolaan persediaan adalah
memungkinkan klien menyediakan deskripsi yang lebih luas mengenai persediaan produknya
secara seketika atau real time ke sekutu bisnis utama, termasuk pemasok dan pelanggan.
Informasi mengenai kuantitas persediaan yang ada, lokasi produk, dan unsure persediaan
penting lainnya akan membantu pemasok peserdiaan bekerja dengan manajemen guna
memonitor arus unsur persediaan.

Jenis-jenis dokumen dan catatan

Dokumen dan catatan yang terdapat dalam proses persediaan dan penyimpanan :
 Jadwal Produksi (Production Schedule)

Jadwal produksi biasanya disiapkan secara berkala berdasarkan permintaan yang diperkirakan
untuk produk entitas.
 Laporan penerimaan ( receiving report)
Laporan penerimaan mencatat penerimaan barang dari vendor.
 Permintaan bahan baku ( materials requisition)
Permintaan bahan baku biasanya digunakan oleh perusahaan manufaktur untuk menelusuri
bahan baku selama proses produksi.
 Arsip induk persediaan ( inventory master file)
Arsip induk persediaan berisi semua informasi penting yang terkait dengan persediaan
entitas,termasuk catatan perpetual
 Informasi data produksi ( production data information)
Dalam perusahaan manufaktur, informasi produksi mengenai transfer barang dan akumulasi
biaya yang terkait di tiap produksi harus dilaporkan.
 Laporan akumulasi biaya dan varians ( cost accumulation and varians report)
Sebagian besar system pengendalian persediaan dalam lingkungan manufaktur menghasilkan
laporan yang serupa dengan laporan akumulasi biaya dan varians. Bahan baku, tenaga kerja,
dan biaya overhead dibebankan ke persediaan sebagai bagian dari proses pabrikasi.
 Laporan status persediaan ( inventory status report)
Laporan status persediaan memperlihatkan jenis dan jumlah produk di tangan.
 Order pengiriman ( shipping order)
Dokumen ini dibahas kembali di sini karena salinan dokumen ini digunakan untuk memindahkan
barang dari catatan persediaan perpetual.

Fungsi – fungsi utama

Manajemen Persediaan
Fungsi pada proses manajemen persediaan adalah otoritas aktivitas produksi dan
pemeliharaan persediaan pada tingkat yang tepat; pengeluaran permintaan pembelian ke
departemen pembelian

Gudang bahan baku

Fungsi gudang bahan baku adalah penjagaan atas bahan baku dan pengiriman bahan baku
kepada departemen pabrikasi
Pabrikasi
Fungsi pabrikasi bertanggung jawab untuk menghasilkan produk.
Gudang barang jadi
Fungsi ini bertanggung jawab terhadap penyimpanan dan pengendalian atas barang jadi.
Akuntansi biaya
Fungsi ini bertanggung jawab untuk memastikan bahwa biaya telah dibebankan secara tepat ke
persediaan seiring dengan pemrosesan barang melalui fungsi pabrikasi.
Buku besar
Tujuan utama fungsi buku besar adalah untuk memastikan bahwa semua persediaan dan biaya
produksi diakumulasikan dengan benar, diklasifikasikan, dan dibuat ihktisarnya di dalam akun
buku besar.
Pemisahan Tugas Kunci
Salah-satu pengendalian yang terpenting dalam system akuntansi adalah pemisahan tugas
yang memadai. Oleh karena itu an gudang persediaan seharusnya tidak boleh memiliki akses
ke catatan catatan persediaan, catatan akuntansi biaya atau buku besar.

Pemisahan Tugas Kunci Pada Proses Pendapatan dan kemungkinan Kekeliruan atau
kecurangan
Pemisahan Tugas Kemungkinan kekeliruan atau
kecurangan yang timbul dari konflik
Penugasan
Fungsi manajemen persediaan harus Jika seseorang bertanggung Jawab atas
terpisah dari fungsi akuntansi biaya manajemen persediaan dan juga memiliki
akses terhadap catatan akuntansi
biaya,biaya produksi dan persediaan dapat
dapay dimanipulasi. Hal ini dapat mengarah
pada lebih saji atau kurang saji persediaan
dan laba bersih.
Fungsi gudang persediaan harus terpisah Jika satu orang bertanggung jawab
dari fungsi akuntansi biaya melakukan pengendalian juga melakukan
akuntansi persediaan, maka memungkinkan
adanya pengiriman yang tidak diotorisasi
dapat dilakukan atau pencurian barang-
barang dapat ditutupi.
Fungsi Akuntansi biaya harus dipisahkan Jika satu orang bertanggungjawab atas
dari fungsi buku besar catatan persediaan dan juga buku besar,
maka memungkinkan orang tersebut
menyembunyikan pengiriman yang tidak
diotorisasi. Hal ini akan menimbulkan
pencurian barang yang akan mengarah
pada lebih saji persediaan
Fungsi Tanggung jawab untuk pengawasan Jika seseorang memiliki akses baik ke
persediaan fisik harus terpisah dari manajemen produksi atau fungsi gudang
manajemen persediaan dan fungsi gudang persediaan, juga bertanggung jawab atas
persediaan persediaan fisik, maka akan menimbulkan
kemungkinan kekurangan persediaan dan
menutup kekurangan persediaan fisiknya
tersebut pada penyesuaian catatan
akuntansi. Hal ini akan menimbulkan lebih
saji dalam persediaan.

Pemisahan Tugas Per Departemen atas fungsi Penyimpangan dan pergudangan

Fungsi Penyimpanan Departemen
dan pergudangan Manajemen Gudang Gudang Akuntansi IT
persediaan bahan barang biaya
baku jadi
Pembuatan jadwal X
produksi
Mengeluarkan X
permintaan bahan
baku yang menyertai
barang ke
departemen pabrikasi
Memperbaharui X X
catatan biaya dengan
penggunaan bahan
baku, tenaga kerja,
dan overhead
Memperbaharui X X
catatan persediaan
 Mengeluarkan barang X
ke departemen
pengiriman
Menyetujui dan X
mengeluarkan
permintaan
pembelian

Penentuan Risiko Bawaan

Pada saat memeriksa proses persediaan dan penyimpanan, auditor harus memperrtimbangkan
factor risiko bawaan yang dapat mempengaruhi baik transaksi persediaan dan penyimpanan
dan akun laporan keuangan yang dipengaruhi oleh kedua transaksi tersebut. Kdua faktor risiko
bawaan yang dapat mempengaruhi proses pendapatan adalah sebagai berikut :
 Faktor-faktor yang terkait dengan industry
Sejumlah factor industry dapat mengindikasikan adanya salah saji material di dalam
persediaan.
 Karakteristik perikatan dan operasi
Sejumlah karakteristik perikatan dan operasi penting untuk penentuan risiko bawaan
persediaan

Prosedur Pengendalian dan Pengujian Pengendalian – Transaksi Persediaan dan pergudangan

Proses Pengambilan keputusan oleh auditor untuk perencanaan dan pelaksanaan pengujian
pengendalian termasuk mempertimbangkan asersi dan kemungkinan salah saji yang dapat
terjadi jika pengendalian internal tidak beroperasi secara efektif. Auditor mengevaluasi system
akuntansi klien untuk menetapkan pengendalian yang dapat mencegah atau mendeteksi salah
saji tersebut. Jika Pengendalian ada dan auditor memutuskan untuk mengandalkannya,
pengendalian tersebut harus diuji untuk mengevaluasi efektivitasnya.
Evaluasi Temuan Audit – Persediaan
Jika auditor telah menyelesaikan prosedur substantif yang direncanakan atas akun persediaan
dan penyimpanan, semua salah saji yang diidentifikasi harus dijumlahkan. kemungkinan salah
saji (salah saji yang di proyeksikan ditambah cadangan bagi risiko pengambilan sampel)
persediaan ditentukan dengan baik menggunakan teknik sampling statistic ataupun
nonstatistik. Contoh, salah saji dapat diterima Perusahaan A $885.000. Misalkan bahwa,
setelah menyelesaikan prosedur substantif, auditor menetapkan bahwa kemungkinan salah saji
adalah $ 312.500. Maka pada kasus ini, auditor dapat menyimpulkan bahwa persediaan
perusahaan A tidak salah saji secara material.