SOP PEMESANAN OBAT

a. Pemesanan obat dilakukan pada PBF yang resmi

b. Pemesanan obat menggunakan Surat Pesanan (SP) rangkap 2 lembar, yang asli
diberikan kepada sales sedangkan salinannya disimpan sebagai arsip
c. Untuk pemesanan obat-obat narkotika dan psikotropika menggunakan SP khusus
d. Jumlah dan jenis obat yang dipesan harus disesuaikan dengan kebutuhan
e. SP ditandatangani oleh Apoteker dan diberi stempel apotek

Prosedur SOP Penerimaan Barang Dari PBF

1. Ketika barang tiba, APA/Petugas memeriksa:

a. Kesesuaian antara SP dengan faktur dan barang (kecocokkan tentang nama barang,
bentuk, jumlah sediaan, nomor batch, dan tanggal kadaluarsa)
b. Kondisi barang (rusak, pecah, tersegel atau tidak)
c. Kesesuaian supplier dengan surat jalan
2. Barang yang tidak sesuai/cacat, pesanan dikembalikan ke supplier
a. Catat dalam berita acara pengembalian barang (2 rangkap)
b. Ditandatangani APA/yang bertugas
c. Disertai stempel Apotek dan PBF
3. Jika memenuhi syarat catat dalam buku pembelian dan berita acara penerimaan barang
4. Masukkan barang dalam ruangan khusus (Ruang Karantina) yang terpisah dengan
barang-barang lain. Lakukan pemeriksaan lebih lanjut meliputi nama obat, bentuk
sediaan, kadar, bentuk sediaan, dll
5. Faktur ditandatangani oleh Apoteker atau Asisten Apoteker dilengkapi dengan nomor
SIK/SIA/NIP serta dibubuhi stempel apotek
6. Catat kedalam kartu stok obat dan pindahkan barang kedalam ruang penyimpanan dan
dikelompokkan sesuai spesifikasi masing-masing
7. Arsipkan faktur

Prosedur SOP Pemeriksaan Barang Kadaluarsa

1. Pemeriksaan tanggal kadaluarsa obat secara berkala (1/2/3 bulan)

2. Selain ketentuan tersebut, melakukan pemeriksaan tanggal kadaluarsa pada saat
dispensing (penyerahan obat)
 Ketentuan:
a. Menunjuk personil yang bertanggung jawab
b. Pemeriksaan terpusat pada 1 rak
c. Cek masing-masing tanggal kadaluarsa dari tiap obat
d. Memeriksa obat yang tanggal kadaluarsanya dekat (1 atau 2 bulan)
e. Obat yang sudah masuk kontrol ED minimal sebelum 4 bulan masa ED
f. Keluarkan obat yang telah kadaluarsa dan tempatkan terpisah pada rak/lemari (beri
label barang kadaluarsa – tidak untuk dijual)
g. Pastikan prosedur ini diikuti
h. Pindahkan obat yg hampir kadaluarsa pada rak terpisah untuk mempercepat
penggunaannya pada proses dispensing
i. Membuat daftar dan mencatat tanggal kadaluarsa obat untuk kepentingan
pengembalian atau untuk dibuang

SOP PENYIMPANAN DAN PENATAAN BARANG

PROSEDUR

1. Pada faktur yang telah dicek, masukkan jumlah, nomor batch dan tanggal kadaluarsa
sediaan farmasi di dalam komputer
2. Simpan sediaan farmasi dan alat kesehatan yang diterima pada lemari yang sesuai
dengan suhu penyimpanan, penggolongan obat berdasarkan aspek farmakologi, bentuk
sediaan dan alfabetis
3. Untuk obat-obatan Askes diletakkan pada lemari tersendiri
4. Untuk OWA dan OTC, berikan label harga terlebih dahulu sebelum memasukannya ke
etalase
5. Setiap penyimpanan sediaan farmasi dan alat kesehatan harus mengikuti penyimpanan
berdasarkan prinsip FEFO dan FIFO
6. Penyimpanan bahan baku obat dalam wadah yang sesuai, memberikan etiket yang
berisi nama bahan baku, nomor batch dan tanggal kadaluarsa
7. Penyimpanan bahan baku obat dipisahkan antara bahan baku dalam dan bahan baku
luar
 8. Khusus narkotika dan psikotropika, setiap karyawan hendaknya mengisi kartu stok
setiap penambahan dan pengambilan obat
9. Sediakan tempat khusus untuk menyimpan sediaan farmasi dan alat-alat kesehatan yang
rusak, mendekatau ED maupun ED
10. Kembalikan sisa obat yang tidak jadi dipakai ke tempat semula

A. Penyimpanan Bahan Baku Obat

1. Bahan baku yang diterima diinput jumlah, nomor batch dan tanggal kadaluarsanya di
komputer sesuai dengan faktur yang telah dicek
2. Penyimpanan bahan baku obat dalam wadah yang sesuai, memberikan etiket yang
berisi nama bahan baku, nomor batch dan tanggal kadaluarsa
3. Penyimpanan bahan baku obat disendirikan antara bahan baku dalam dan luar serta
bahan baku cair dan padat
4. Lemari penyimpanan bahan baku obat harus tertutup rapat

B. Penyimpanan OTC dan OWA

1. Obat OTC dan OWA yang diterima diinput jumlah, nomor batch dan tanggal
kadaluaranya di komputer sesuai dengan faktur yang telah dicek
2. Berikan label harga terlebih dahulu sebelum memasukannya ke etalase
3. Obat disimpan dalam rak etalase
4. Obat ditata berdasarkan:
a. Kombinasi metode FIFO dan FEFO, yaitu obat yang masa kadaluarsanya paling
cepat habis diletakkan paling depan, sedangkan obat yang masa kadaluarsanya
paling lama diletakkan di belakang
b. Penyusunan nama obat berdasarkan aspek farmakologi, bentuk sediaan dan
alfabetis
5. Khusus obat-obat yang memerlukan suhu rendah, disimpan dalam kulkas di ruang
penyimpanan. Di dalam kulkas harus terdapat termometer yang dicek secara berkala
6. Bila apotek hendak tutup, semua rak etalase harus ditutup rapat

C. Penyimpanan Obat Keras

1. Obat keras yang diterima diinput jumlah, nomor batch dan tanggal kadaluarsa di
komputer sesuai dengan faktur yang telah dicek
 2. Obat disimpan didalam rak di ruang penyimpanan
3. Jumlah maksimal masing-masing merk obat yang diletakkan di rak penyimpanan
adalah 3 box, 3 botol, atau 3 tube, selebihnya ditaruh di rak paling atas (gudang)
4. Obat ditata berdasarkan:
a. Kombinasi metode FIFO dan FEFO, yaitu obat yang masa kadaluarsanya paling
cepat habis diletakkan paling depan, sedangkan obat yang masa kadaluarsanya
paling lama diletakkan dipaling belakang
b. Penyusunan nama obat berdasarkan aspek farmakologi, bentuk sediaan dan
alfabetis
c. Obat-obat Askes disimpan dalam rak tersendiri
5. Khusus obat-obat yang memerlukan suhu rendah, disimpan di kulkas yang mempunyai
termometer yang dicek secara berkala
6. Khusus obat-obatan los yang masuk dan keluar dicatat di kartu stok obat per botol
7. Bila apotek hendak tutup, semua rak harus ditutup rapat
8. Ruang penyimpanan obat harus dapat terkunci, kunci disimpan oleh Apoteker atau
petugas lain yang diberi kewenangan

D. Penyimpanan Narkotika dan Psikotropika

1. Narkotika dan Psikotropika yang diterima diinput jumlah nomor batch dan tanggal
kadaluarsa di komputer sesuai dengan faktur yang telah dicek
2. Kemudian obat disimpan didalam lemari khusus narkotika dan psikotropika
3. Obat ditata berdasarkan:
a. Kombinasi metode FIFO dan FEFO, yaitu obat yang masa kadaluarsanya paling
cepat habis diletakkan paling depan, sedangkan obat yang masa kadaluarsanya
paling lama diletakkan dipaling belakang
b. Penyusunan nama obat berdasarkan alfabetis, yaitu obat dengan awalan huruf A
diletakkan di sebelah kiri, sedangkan obat dengan awalan huruf Z di sebelah kanan
4. Narkotika dan Psikotropika yang masuk dan keluar dicatat di kartu stok obat
5. Kartu stok obat dimasukkan kedalam setiap box atau diikat dengan botol dan harus
selalu tersimpan didalam lemari
6. Lemari harus selalu tekunci, kunci disimpan oleh Apoteker yang diberi kewenangan

Dokumentasi Resep (Penyimpanan & Pemusnahan)

SOP Dokumentasi Resep
a. Pengarsipan resep
 Arsip resep dipisahkan dan dibedakan antara resep tunai dengan resep kredit
dan antara resep narkotik (diberi tanda garis merah) dan psikotropika (diberi
tanda garis biru)
 Setiap kelompok resep dikelompokkan berdasarkan tanggal, bulan, dan tahun
transaksi
 Setiap kelompok resep dibundel rapi dan diurutkan sesuai dengan nomor resep
 Pada setiap bundel ditulis tanggal, bulan dan tahun transaksi dengan jelas
 Bundel resep dari satu bulan yang sama dijadikan dalam satu kelompok arsip

b. Penyimpanan resep
 Setiap kelompok arsip resep disimpan dalam satu kotak/dus yang diberi tulisan
arsip resep tunai/kredit serta bulan dan tahun transaksi
 Kotak/dus arsip resep disimpan didalam rak/lemari
 Penataannya diatur secara urut bulan, sehingga dibagian paling depan arsip
adalah arsip satu bulan sebelumnya dengan tulisan langsung bisa terbaca
 Rak/lemari terletak pada ruangan yang mudah terjangkau dan terhindar dari
tetesan air

c. Pemusnahan arsip resep

 Dilakukan sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku yaitu,
setiap arsip resep yang telah berumur 3 tahun atau lebih sebelum dilakukan
pemusnahan dibuat surat pemberitahuan kepada kepala kantor Dinas
Kesehatan setempat bahwa akan dilakukan pemusnahan arsip resep serta
tembusan untuk arsip apotek
 Dibentuk panitia pemusnahan arsip resep
 Pemusnahan dilakukan dengan cara membakar arsip resep
 Dibuat berita acara pemusnahan rangkap 4 dengan data:
- Periode tahun transaksi
- Jumlah dus
- Tempat dan lokasi pemusnahan
 Dibuat laporan atas pelaksanaan pemusnahan kepada kepala kantor Dinas
Kesehatan setempat dan tembusan apotek
SOP PELAYANAN

A. SOP Pelayanan OTC

1. Pasien datang
2. Menyapa dengan ramah dan menanyakan kepada pasien obat apa yang dibutuhkan
Tanyakan lebih dulu keluhan atau penyakit yang diderita pasien, kemudian bantu
pasien untuk mendapatkan obat yang tepat
3. Menghitung harga, minta persetujuan terhadap nominal harga
4. Bila harga sudah terjadi persetujuan, ambilkan obat yang diminta pasien sesuai
dengan permintaan meliputi nama obat dan jumlah obat
5. Serahkan obat kepada pasien disertai dengan informasi tentang obat meliputi dosis,
frekuensi pemakaian, waktu penggunaan obat, cara penggunaan obat dan efek
samping yang diperlukan, pengatasan terhadap efek samping yang ditimbulkan

B. SOP Pelayanan Resep

1. Menerima resep pasien
2. Lakukan skrining resep meliputi administrasi, farmasetik dan klinik
3. Periksa persediaan obat
4. Hitung jumlah obat yang akan diambil dan kalkulasikan harganya
5. Informasikan harga obat kepada pasien
6. Bila pasien tidak setuju karena mahal berikan alternatif;
- Beli obat yang perlu
- Tawarkan setengah resep, kecuali obat antibiotika atau obat yang tidak
mungkin diberikan separuhnya
7. Tanyakan data lengkap pasien (nama, alamat, nomor telepon dan umur)
8. Print out struk pada resep dan satukan dengan resep
9. Siapkan obat sesuai dengan resep
10. Jika meracik, patuhi SOP meracik
11. Buat etiket dan cocokkan dengan resep
12. Teliti kembali resep sebelum diserahkan pada pasien, termasuk salinan resep dan
kwitansi (jika diminta oleh pasien)
 13. Serahkan obat kepada pasien disertai dengan informasi obat, cara penggunaan dan
efek samping yang mungkin timbul setelah penggunaan obat dan jika diperlukan
pengatasan petama terhadap efek samping yang ditimbulkan
14. Buat catatan khusus tentang pasien

C. SOP Meracik Obat

1. Siapkan alat yang akan digunakan dan bersihkan meja untuk meracik
2. Buatlah instruski meracik meliputi:
- Nomor resep, nama pasien, jumlah dan cara mencampur
- Siapkan etiket dan wadah obat. Sertakan bersama obat dan instruksinya
untuk diracik
- Cuci tangan atau bila perlu gunakan sarung tangan dan masker
- Siapkan obat sesuai resep. Jika ada bahan yang harus ditimbang maka
persiapkan terlebuh dahulu
- Bacalah instruksi meracik dengan seksama dan lakukanlah dengan hati-
hati
- Pastikan hasil racikan sesuai dengan instruksinya
- Masukkan dalam wadah yang telah disediakan dan beri etiket
- Periksa kembali sebelum diserahkan pada pasien
- Setelah sesuai, serahkan kepada pasien disertai dengan pemberian
informasi mengenai obat
- Bersihkan peralatan dan meja racik setelah selesai
- Cuci tangan sampai bersih

D. SOP Menimbang
1. Bersihkan timbangan
2. Setarakan timbangan terlebih dahulu sebelum mulai menimbang
3. Ambil bahan-bahan sesuai dengan berat yang diminta dan letakkan pada ring
timbangan
4. Cek kembali apakah bahan yang diambil sudah sesuai dengan resep, kemudian
kembalikan pada tempatnya

E. Konseling
1. Obat diserahkan pada pasien sekaligus dicocokkan dengan pasien
2. Mencocokkan obat dengan kondisi pasien dengan cara menanyakan pada pasien
tentang keluhan yang dialami
3. Memberitahu pada pasien tentang obat yang diberikan dan tujuan penggunaan obat
tersebut
4. Memberikan informasi pada pasien tentang aturan penggunaan obat (dosis,
frekuensi, cara penggunaan)
5. Menanyakan kembali tentang semua informasi yang telah disampaikan untuk
memastikan bahwa pasien telah paham dan mengerti tentang aturan penggunaan
obat
6. Memberitahukan pada pasien tentang efek samping obat yang mungkin terjadi dan
cara penanganannya
7. Menyarankan pasien untuk pergi ke dokter bila efek samping cukup berat dan
menggangu