103 115 1 SM PDF
103 115 1 SM PDF
Abstrak
Penelitian ini dilakukan untuk mengetahui bagaimana proses sosialisasi di PT. XYZ atas sistem
"sembilan alur kerja" yang mereka miliki. Perusahaan atau yang dapat dikatakan sebagai pemilik
berkeinginan untuk memperbaiki sistem yang mereka miliki dari yang terdahulu. Dibuatlah
sistem sembilan alur kerja, dalam sistem ini terdapat alur komunikasi yang membentuk dan
membangun sistem ini agar dalam pelaksanaannya karyawan dapat melihat bagaimana sistem
sembilan alur kerja ini dapat berjalan. Namun yang terjadi dalam perusahaan ini adalah justru
80% karyawan menyatakan untuk mengundurkan diri dalam tempo waktu yang singkat. Metode
yang digunakan adalah metode studi kasus dengan desain tunggal, dikarenakan desain tersebut
lebih kuat serta kritis dalam melakukan analisis dan dapat digunakan sesuai dengan judul
penelitian. dengan metode ini diharapkan Proses sosialisasi yang tidak jelas membentuk pro dan
kontra dalam pelaksanaanya. Terdapat tiga tahapan sosialisasi yang membentuk proses
sosialisasi itu sendiri, dimulai dari tahapan anticipatory, berlanjut ke encounter dan berakhir pada
metamorphosis dalam diri setiap individu yang tergabung dalam perusahaan itu sendiri. Teori
yang digunakan adalah teori sosialisasi dari Kramer yaitu dalam bukunya Organizational
Sosialization dan Miller dalam bukunya Organizational Communication. Konsep-konsep ini juga
didukung dengan konsep dari Goldhaber serta Pace dan Faules dalam buku komunikasi organisasi
yang mereka buat.
Pendahuluan
Berawal di awal tahun 2011, yang mana perusahaan ini (PT.XYZ) akan
melakukan serangkaian perubahan sistem setelah -/+ 7 tahun menggunakan sistem
lama yang telah dijalankan. Pada sistem lama, setiap order-an pekerjaan yang
masuk hanya ditangguhkan kepada satu orang orang saja yaitu BBB sebagai
kepala proyek. Kemudian BBB'lah yang menentukan alur pembagian tugas, dan
kepada siapakan order-an tersebut akan diberikan. Ketika terjadi kesalahan pada
proses pengerjaan dan menimbulkan komplain dari pihak customer (pelanggan),
para pekerja saling menyalahkan bagian-per bagian maupun individu-per individu.
“ya kalau dulu itu semua pekerjaan terkonsentrasi sama pak BBBaja, dia yang
atur semua nanti tinggal dijalankan. Cuma, setelah terjadi kesalahan, apalagi
pak BBB, ketika dia salah, lalu dicari-cari klien, diminta pertanggungjawaban
JURNAL E-KOMUNIKASI VOL I. NO.1 TAHUN 2013
selalu alasannya sakit, atau ditelfon berkali-kali ndak diangkat. Saya sudah tahu
dia itu takut, makanya kayak gitu. Banyak hal yang saya backing dari dia, tapi
dia ndak tahu, dia tahunya kalo dia mampu, sanggup, padahal waktu ada klien
marah-marah sayapasti yang backing” (AAA, wawancara pribadi, 4 Juli 2011).
Ada tiga tahapan dalam proses sosialisasi terhadap diri karyawan yaitu ketika ia
masuk (Anticipatory), mengenal perusahaan beserta semua yang ada di dalamnya
(Encounter) dan berakhir di asimilasi karyawan terhadap perusahaan
(Metamorphosis)
akibat sosialisasi (asimilasi / keluar), dapat diketahui disebabkan oleh proses yang
seperti apa.
Dari uraian di atas maka penelitian ini berfokus pada bagaimana proses Sosialisasi
sistem "Sembilan Alur Kerja" di PT. XYZ Surabaya?
Tinjauan Pustaka
Komunikasi Organisasi
pengertian komunikasi yang selalu berubah kita mengambil benang merah bahwa
komunikasi yang dibutuhkan dimana saja itu akan selalu berubah dan dengan
kondisi ini maka seseorang sangat membutuhkan kemampuan dalam
berkomunikasi, bahkan pada organisasi yang di mana seseorang berada ia harus
selalu mampu untuk mengikuti suatu proses komunikasi yang transaksional.
Goldhaber (Goldhaber, 1986, p. 186) membagi proses komunikasi organisasi ke
dalam dua bagian yaitu, Creating And Exchanging Verbal Messages dan Creating
and Exchanging Nonverbal Messages .
Lebih dalam lagi Miller menjelaskan bahwa dalam pengertian yang sangat dasar
kita tumbuh dewasa dan belajar mengenai apa arti dari “bekerja”. Pengetahuan ini
bisa berasal dari berbagai sumber. Yang awal dari kehidupan, anak-anak belajar
tentang sifat “pekerjaan” melalui pekerjaan di rumah dan melalui tugas-tugas di
sekolah. Hal tersebut dijelaskan oleh Bowes dan Goodnow (1996) dan dikutip
oleh Miller bahwa In a very basic sense, we grow up learning about what “work”
means. This knowledge can come from a variety of sources. Very early in life,
children learn about the nature of “work” through participation in household
chores and through assignments at school (dalam Miller, 2003,p. 139).
ini termasuk dalam program orientasi organisasi yang telah dirancang, formal dan
informal mentoring, dan mencari informasi mengenai karyawan. Peneliti
menyetujui rangkaian pengertian dan penjelasan yang dijelaskan oleh para pakar.
Oleh karena ini pendekatan Miller ini peneiti angkat karna mampu mengupas
banyak hal mengenai fenomena komunikasi organisasi yang terdapat di
perusahaan yang sedang diteliti oleh peneliti.
Tetapi tidak dapat dipungkiri bahwa seseorang memiliki hak untuk menolak untuk
menerima nilai-nilai perusahaan yang dianggap tidak sesuai dengan
pengertiannya. Kramer sendiri menjelaskan bahwa merupakan suatu hal yang
umum ketika seorang individu mencoba untuk menimbang keuntungan maupun
kerugian untuk menerima nilai-nilai perusahaan atau dalam hal ini seorang
individu masih meneruskan atau menghentikan interaksi sosial yang sedang ia
alami dalam suatu perusahaan. pendekatan ini disebut dengan Social Exchange
Theory atau dengan kata lain teori perubahan sosial. Adalah istilah umum yg
digunakan untuk menggabungkan pekerjaan yg dilakukan oleh individu yg
memfokuskan diri untuk menimbang kerugian dan keuntungan dalam mengambil
keputusan tentang meneruskan atau mengentikan interaksi sosial (Kramer, 2010,
p. 15). Menyetujui pendekatan yang diungkapkan oleh kramer Kramer bahwa
setiap individu memiliki pemahaman dan pertimbangan sendiri untuk menerima
atau menolak sesuatu yang diberikan organisasi ataupun perusahaan kepada
mereka, dalam hal ini adalah sistem atau nilai-nilai perusahaan yang berusaha
perusahaan tanamkan ke dalam diri karyawan. Terjadilah suatu proses
individualisasi yang mempertimbangkan setiap apa yang perusahaan tanamkan,
dalam hal ini individupun berusaha untuk menerima atau menolak sosialisasi
tersebut.
Dalam tahapan ini terkait dengan karyawan. Karyawan akan mengalami masa
transisi yang disebabkan oleh proses yang terjadi dalam dua tahapan terakhir
yaitu encounter dan tahapan metamorphosis, di dalamnya proses asimilasi
dimulai. Pertama, seseorang akan menyatu dengan perusahaan ketika ia dapat
bermetamorfosis dengan kata lain dapat menyatu dengan seluruh hal-hal dalam
perusahaan, dalam hal ini aturan-aturan dalam perusahaan. Namun, ketika
seseorang karyawan tidak dapat menyatu dengan perusahaan dikarenakan seperti
penjelasan sebelumnya, maka ia akan keluar (Exit) dari perusahaan tersebut.
Metode
Konseptualisasi Penelitian
Dalam penelitian kualitatif ini peneliti akan menggunakan metode Studi kasus.
Menurut Prof. Dr. Robert K. Yin dalam bukunya Studi Kasus Desain & Metode
(Robert. K. Yin, 2004, p.4) menyebutkan bahwa :
"studi kasus sebagai suatu upaya penelitian, dapat memberi nilai tambah
pada pengetahuan kita secara unik tentang fenomena, individual, organisasi,
sosial dan politik. Pada semua situasi, kebutuhan akan studi kasus
melampaui keinginan untuk memahami fenomena sosial yang kompleks.
Studi kasus memungkinkan peneliti untuk mempertahankan karakteristik
holistik dan bermakna dari peristiwa-peristiwa kehidupan nyata seperti
siklus kehidupan seseorang, proses-proses organisasional dan manajerial,
perubahan lingkungan sosial, hubungan internasional, dan kematangan
industri".
Penelitian ini menggunakan metode wawancara dalam pemenuhan data dan
informasi yang ingin didapatkan.
Subjek Penelitian
Sasaran penelitian pada penelitian ini yakni kepada pegawai lama yang masih
berada dan bekerja di PT.XYZ, mereka yang telah menyatakan diri untuk
mengundurkan diri dari perusahaan tersebut dan pemimpin perusahaan/organisasi
yang dalam hal ini sebagai pembuat/ penggerak sistem yang baru diberlakukan di
dalam perusahaan ini. penetapan sasaran ini dilandasi dengan alasan PT.XYZ
memiliki masalah dalam sosialisasi beberapa sistem yang baru diberlakukan
dalam perusahaan ini, serta cara perusahaan yang dalam hal ini adalah pemimpin
untuk mensosialisasikan perubahan-perubahan yang terjadi dalam perusahaan
sehingga mempengaruhi sosialisasi dan asimiliasi yang terjadi pada karyawan
PT.XYZ.
Yang menjadi unit analisis penelitian adalah enam orang narasumber sebagai
pegawai di PT.XYZ, baik mereka yang baru/belum ataupun yang telah
menyatakan diri mengundurkan diri dari perusahaan tersebut.
Analisis Data
Analisis data sesuai dengan metode yang digunakan yakni studi kasus dan
menurut Robert K. Yin dalam bukunya Studi kasus Desain & Metode terdiri dari
tiga cara yakni sebagai berikut:
1. pertama menggunakan multisumber bukti yakni dengan mengambil
satu sumber bukti terlebih dahulu (informan) untuk dijadikan satu-
satunya landasan bagi suatu keseluruhan penelitian.
2. kedua yakni menciptakan data dasar studi kasus, hal ini berkenaan
dengan cara mengorganisasikan dan mendokumentasikan data
yang terkumpul, dimana data-data tersebut terdiri dari bukti dasar,
dan dari laporan peneliti seperti dalam bentuk artikel, laporan atau
buku.
3. ketiga yakni memelihara rangkaian bukti, hal ini dimaksudkan
untuk memungkinkan pengamat dalam lingkup yang lebih luas
dengan mengikuti asal muasal bukti sejak dari pertanyaan awal
penelitian hingga konklusi akhir studi kasus yang bersangkutan
(Yin, 2004, p.118-129).
Temuan Data
Tahapan Sosialisasi Proses Sosialisasi Sistem : Tahap Anticipatory
Pada bagian ini, yang termasuk pegawai lama adalah BBB, CCC, EEE, BBB, dan
Pak DDD. Mereka menjelaskan sumber informasi tentang lowongan pekerjaan
dan harapan pada pekerjaan yang ditawarkan. Tahun 2005, ketika perusahaan
menghire para pegawai, keseluruhan dari mereka dihire langsung oleh AAA
perusahaan tanpa melalui wawancara dan panggilan-panggilan melalui telefon
maupun alat media apapun. Tidak ada satupun prosedural, sistem yang ditetapkan
dalam penerimaan pegawai baru. "Dulu itu perekrutan ndak profesional mas,
namanya juga masih merintis usaha jadi ndak ada interview-interviewan. Karna
yang saya rekrut itu teman-teman dan orang-orang yang saya kenal. Saya pikir
untuk merintis usaha bagus kalau saya rekrut orang-orang yang saya kenal
dekat." (AAA,wawancara pribadi, 4 Juli 2011).
Harapan CCC dalam rekruitmen ini adalah mendapat pekerjaan selepas sekolah.
Tidak ada peran media dalam awal pembentukan PT.XYZ . pada awalnya AAA
hanya merekrut mereka yang merupakan teman ataupun kerabat dekatnya. Ketika
masuk ke dalam pekerjaan dan bagian masing-masing dalam perusahaan
merekapun bekerja sesuai dengan arahan AAA tanpa ada jobdesk, dan dari tugas-
tugas yang diberikan terkadang tidak sesuai dengan pekerjaan dan profesi yang
mereka miliki. Seringkali pegawai diberi tugas-tugas yang tidak nyambung
dengan SOP mereka masing-masing, sebagai contohnya seperti yang diungkapkan
oleh CCC sebagai kepala logistik dan pengadaan “Kerjaannya sama, tapi bedanya
juga ada. Ada tambahan..hehe” (CCC, wawancara pribadi, 14 Juli 2011),
kemudian CCC menambahkan bahwa ia juga bertugas untuk mengantar jemput
anak dari AAA untuk berangkat ke sekolah. Pernyataan yang serupa juga
dikeluarkan oleh FFF. Sebagian besar sih sesuai mas, tapi misal kalau pagi-pagi
itu nganggur saya masih disuruh antar anaknya bapak ke sekolah. Hehe
(FFF,wawancara pribadi, 8 Maret 2012).
Harapan FFF saat masuk kerja adalah bekerja secara profesional di organisasi.
Namun pada kenyataannya, terdapat hal-hal yang di luar harapannya, misalnya
melakukan pekerjaan antar jemput anak. Tidak ada jobdesk yang jelas ini sangat
mengganggu kinerja perusahaan dan karyawan yang bekerja. Seringkali mereka
melakukan pekerjaan yang sifatnya serabutan. Manusia harus selalu berkembang
mas, ya semakin lama tanggung jawab ya semakin besarlah, pasti mereka akan
diimprove untuk punya kapasitas yang lebih besar lagi (AAA, wawancara pribadi,
4 Juli 2011). AAA mengatakan bahwa tanggung jawab setiap pegawai harus
selalu ditingkatkan hari demi hari agar mereka dapat berkembang. Oleh karena itu
tugas dan tanggung jawabnya perlu ditambah hari demi hari meskipun pekerjaan
yang dilakukan seringkali tidak sesuai dengan SOP. Dari keseluruhan wawancara,
harapan pegawai lama adalah mendapat pekerjaan selepas sekolah atau
diberhentikan dari pekerjaan lain.
Dalam rapat umum yang diadakan oleh perusahaan, Dari tiap laporan karyawan-
karyawan tersebut rupanya AAA telah merangkumnya untuk menjadi satu laporan
setiap karyawannya. Dalam rapat setiap hari senin ini, AAA tidak mengevaluasi
sistem yang ia telah sosialisasikan, namun yang dilakukan adalah mengevaluasi
karyawan yang menjalankan sistem tersebut. Tidak ada komunikasi mengenai
evaluasi sistem dalam rapat ini, secara sepihak AAA langsung membacakan
laporan dan menjawabnya sendiri. Fungsi AAA dalam mengenalkan alur
komunikasi sistem sembilan alur kerja pada rapat yang ia adakan bersifat otoritatif
dan tujuan dari semuanya itu tidaklah lain untuk mengembangkan usahanya dan
mengembangkan eksistensi perusahaan yang ia pimpin agar lebih dikenal banyak
orang. "Eksistensi suatu organisasi bergantung pada kemampuan manusia untuk
berkomunikasi dan kemauan untuk bekerja sama untuk mencapai suatu tujuan
yang sama pula" (Pace dan Faules, 2005, p. 57).
Tanggung jawab yang diberikan oleh perusahaan dikontrol dan diatur dalam KPI yang
dipegang oleh setiap orang, setap harinya dan dari KPI tersebut akan dikumpulkan dan
diterjemahkan oleh AAA ke dalam bentuk angka dan grafik. Dari sanalah perusahaan
dapat tahu mana pegawai yang dapat diberikan kepercayaan lebih dan tidak, mana
pegawai yang dapat bekerja di atas garis dan mana yang belum dapat diberikan tanggung
jawab dan kepercayaan lebih. AAA sendiri dalam mengubah data tersebut menjadi angka
dan grafik ia membelinya dari sebuah perusahaan manajemen/ advisor untuk dapat
digunakan sebagai tolak ukurnya dalam menilai kinerja seorang pegawai.
Simpulan
Dari hasil analisis dan interpretasi data, peneliti menyimpulkan bahwa sosialisasi
terhadap sebuah sistem alur maupun perubahan apapun yang terjadi di dalam
suatu perusahaan tidak lepas dari peran seorang pemimpin yang membentuk suatu
sistem alur komunikasi. Pemimpin mengambil suatu peranan yang sangat penting
terhadap proses sosialisasi yang terjadi di dalam sebuah perusahaan. Proses
sosialisasi juga sangat ditentukan dari tahapan encounter yang terjadi dalam diri
karyawan. dalam penelitian terhadap PT. XYZ ditemukan banyak sekali
permasalahan pada tahapan encounter untuk karyawan memasuki metamorfosis.
Sosialisasi terhadap sistem alur komunikasi sembilan alur kerja tidak lepas dari
peran pimpinan sebagai pembentuk dari Alur komunikasi tersebut. Pimpinan
dalam mensosialisasikan alur komunikasi tersebut menggunakan momen rapat
umum untuk mensosialisasikan alur Komunikasi tersebut. Namun follow up dalam
prakteksasi alur tersebut tidak dapat berjalan dengan baik dikarenakan dengan
beberapa hal yang menjadi penghalang karyawan untuk mengerti dan memahami
Sistem baru yang mereka harus patuhi dan lakukan. Diperlukan komunikasi dalam
perusahaan, karena proses komunikasi tidak akan pernah berhenti dalam suatu
siklus di mana masih terdapat komunikan dan komunikator di dalamnya.
Inkonsistensi informasi yang dialirkan dari atasan ke bawahan membuat
komunikasi tidak dapat berjalan dengan baik. Kekayaan bahasa yang dimiliki oleh
pemimpin masih kurang mampu untuk menyalurkan informasi yang memuaskan
ketika di sosialisasikan ke bawah. PT.XYZ belum memiliki perencanaan proses
komunikasi organisasi mengenai hal-hal yang harus dilakukan dalam tiap-tiap
peran dan jabatan yang dimiliki. Anggapan bypass yang dilakukan oleh pimpinan
kepada para karyawannya yang membuat kebingungan yang dialami oleh para
bawahan kepada pimpinan.
Untuk penelitian selanjutnya dapat diteliti apakah dalam sosialisasi sebuah sistem
baru diperlukan pendekatan interpersonal? apa sajakah metode-metode yang
dilakukan dalam pendekatan interpersonal terhadap sosialisasi sistem baru?
Apakah sosialisasi sistem baru harus dilakukan seluruhnya dalam forum, ataukah
beberapa individu yang khusus memang memerlukan pendekatan? hal ini kiranya
yang perlu diperdalam lagi pada penelitian selanjutnya.
Daftar Referensi
Kramer W Michael (2010). Organizational socialization. United Kingdom: Polity Press.
Robert, K. Yin (2008). Studi kasus: desain dan metode. Jakarta: Rajawali Pers.
R Wayne Pace dan Don F, Faules (2006). Komunikasi organisasi. Bandung: PT Remaja
Rosdakarya