Putri Mayang A D S

115020300111049
Penugasan 2
Kertas Kerja II.1

 Ada berapa divisi pada struktur organisasi 2NE1 Department Store pada saat ini?
Saat ini ada lima divisi yang ada pada struktur organisasi 2NE1 Department Store
 Ada berapa bagian yang terdapat pada divisi marketing?
Yang termasuk dalam divisi marketing ada tiga bagian
 Ada berapa bagian yang terdapat pada divisi akuntansi?
Ada dua bagian dalam divisi akuntansi
 Siapa staf yang jabatannya rangkap?
Mr. Arie Rinaldy, Fatya, dan Firman
 Pada jabatan apa saja perangkapan tersebut?
Mr Arie Rinaldy : Direktur merangkap sebagai pengadaan barang dan bagian akuntansi
dan pembayaran
Fatya : Bagian kesekretariatan dan personalia yang merangkap sebagai
pengganti direktur jika direktur tidak hadir
Firman : Merangkap jabatan sebagai manajer marketing dan manajer
perdagangan
 Bagian apa yang melakukan pembayaran pada vendor?
Bagian Pengadaan Barang
 Pada deskripsi kerja 2NE1 Department Store, siapa yang membuat Surat Permintaan
Pembelian?
Bagian Kasir unit yang membuat Surat Permintaan Pembelian
 Bagian apa yang membuat Laporan Peneriman Kas Harian?
Bagian Kasir Induk yang membuat Laporan Penerimaan Kas Harian

Kertas Kerja II.2

Hal-hal yang sudah memenuhi persyaratan Sistem Pengendalian Internal (SPI) :

 Pengendalian Organisasi
Pada 2NE1 Department Store saat ini sudah memiliki struktur organisasi yang terdiri dari
top manajer sampai ke divisi-divisi, yang menandakan sudah ada pembagian tugas.
 Documentation control (pengendalian dokumentasi)
 Sudah ada dokumen-dokumen yang menyangkut pembelian dan penjualan barang,
seperti untuk pembelian barang dibuatkannya Surat Permintaan Pembelian. Kemudian
untuk penjualan, dibuatnya nota penjualan dari pramuniaga yang diserahkan kepada
bagian kasir unit, adanya laporan penjualan kasir unit, adanya laporan penerimaan kas
harian, jurnal, dan laporan keuangan..
 Management practice control
Gaji yang diberikan kepada seluruh staf 2NE1 Department Store adalah gaji tetap, dan
untuk bagian marketing ada tambahan gaji sebesar 2% dari omzet penjualan.
 Authorization control (pengendalian otorisasi)
Sudah ada pembagian tugas dalam struktur organisasi tersebut. Contohnya, ketika ada
customer yang membeli barang, bagian pramuniaga membuatkan nota penjualan, dan
kasir menerima nota penjualan, memeriksanya dan menerima pembayaran dari customer,
kemudian setiap hari membuat rekap penjualan harian, dan seterusnya.
 Access control
Bagian pengadaan barang memliki akses pada barang dagangan dengan melakukan
pemesanan barang ke vendor dan juga penerimaan barang dagangan dari vendor. Selain
itu, bagian kasir induk memiliki akses untuk menerima uang dari kasir unit dan
menyetorkannya ke bank.

Kertas Kerja II.3

Kelemahan Struktur Organisasi 2NE1 Department Store :

- Tidak dipisahkannya divisi kesekretariatan dan divisi personalia, padahal itu merupakan
dua fungsi yang berbeda.
- Div. Pengadaan barang tidak seharusnya berdiri sendiri, tetapi merupakan bagian dari
div. Logistic
- Div. Rumah tangga seharusnya merupakan sub divisi HRD
- Walaupun sub divisi dari bagian marketing ada tiga, tetapi semuanya hanya pramuniaga
saja
- Div. Akuntansi dan Keuangan seharusnya dipisahkan dan keduanya menjadi bagian dari
divisi keuangan.
- Hanya ada 1 manajer yang membawahi 5 divisi yang lain, yaitu divisi perdagangan.
Seharusnya tiap-tiap divisi mempunyai manajernya masing-masing
Kelemahan Deskripsi Kerja 2NE1 Department Store

- Divisi Kesekretariatan & Personalia

Adanya deskripsi kerja yang menyatakan bahwa divisi ini bisa menggantikan tugas
direktur
- Divisi Rumah tangga
Seharusnya bagian ini tidak bertanggung jawab kepada manajer perdagangan karena
tidak ada hubungannya antara perdagangan dengan divisi rumah tangga
- Divisi Pengadaan Barang
Adanya diskripsi kerja bahwa divisi ini menyetujui dan membayar kepada vendor baik
untuk pembelian tunai maupun secara kredit. Seharusnya pembayaran dilakukan oleh
bagian keuangan
- Divisi Kasir Unit
Adanya deskripsi kerja untuk membuat surat permintaan pembelian kepada bagian
pengadaan barang, seharusnya surat tersebut dibuat oleh bagian gudang.
- Kasir Induk
Adanya deskripsi kerja bahwa kasir induk yang menyetorkan uang ke bank, seharusnya
yang melakukan hal tersebut adalah bag. Keuangan.
- Tidak adanya deskripsi kerja mengenai pengendali utang.
- Banyaknya pembagian tugas yang tidak pada tempatnya

Kertas Kerja II.4

 Apakah menurut anda, struktur organisasi dan deskripsi kerja tersebut perlu
disempurnakan ?
Ya

Kertas Kerja II.5

Usulan deskripsi kerja 2NE1 Department Store saat ini :

 Bagian Direktur
 - Membuat keputusan strategis perusahaan pada seluruh organisasi
- Menentukan kebijakan manajemen atas kegiatan operasioanal perusahaan
 Bagian Kesekretariatan
- Bertanggung jawab terhadap kegiatan surat menyurat dan penyimpanan
dokumen/arsip
- Tangan Kanan Direktur
 Manajer HRD
Merencanakan kebijakan dan melaksanakan sistem pengelolaan SDM, dan mengontrol
pelaksanaan fungsi-fungsi manajemen HRD, guna meningkatkan kinerja SDM dalam
mencapai target perusahaan. Berikut divisi yang dibawahi oleh manajer HRD :
- Divisi Personalia
 Melakukan rekruitmen pegawai
 Melakukan pelatihan-pelatihan bagi karyawan guna meningkatkan kualitas
karyawan
 Memastikan kepuasan pegawai agar tingkat perputaran pegawai rendah
 Menyelesaikan segala persoalan yang berhubungan dengan karyawan
- Divisi Rumah Tangga
 Menjaga kebersihan dan keamanan department store
 Mengelola listrik, air, dan telepon
 Menyusun anggaran dan kebijakan bagi div. Rumah tangga
- Divisi Humas
 Juru bicara perusahaan bagi pihak eksternal
 Menjaga hubungan baik dengan pihak ketiga
 Manajer Logistik
Merencanakan dan mengembangkan kebijakan dan sistem pengelolaan persediaan
perusahaan. Berikut divisi yang dibawahi oleh manajer logistik :
- Gudang
 Bertangung jawab terhadap keluar masuknya persediaan barang
 Menjaga agar tidak terjadi kerusakan barang
 Membuat Standar Operasional Perusahaan yang berhubungan dengan gudang
 Melakukan pemberitahuan kepada div. Pembelian jika ada barang yang sudah
habis
 - Pembelian
 Melakukan pemesanan pembelian kepada vendor
 Bertanggungjawab atas dokumen-dokumen terkait pembelian dan penerimaan
barang

 Manajer Marketing
Merencanakan kebijakan sistem penjualan dan pemasaran. Dan bertanggung jawab atas
target penjualan perusahaan.
- Pramuniaga
 Memberikan pelayanan yang terbaik kepada pelanggan
 Membantu pelanggan memilih barang
 Menerima barang dari pelanggan
 Membuat nota penjualan
 Menyerahkan barang dan nota penjualan ke kasir
- Pemasaran
 Menyusun strategi dan kebijakan pemasaran
 Menjaga hubungan baik dengan partner bisnis, klien atau pelanggan
 Mendapatkan pelanggan baru dan mempertahankan pelanggan yang telah ada
 Melakukan riset pasar
- Penjualan
 Mencari konsumen baru dalam rangka pencapaian target penjualan
 Memastikan target penjualan dapat tercapai
 Menyusun strategi penjualan yang efektif dan efisien

 Manajer Keuangan
Merencanakan, mengembangkan, dan mengontrol kebijakan dan sistem keuangan
perusahaan. Berikut divisi yang dibawahi :
- Akuntansi
 Menerima Laporan Penerimaan Kas Harian dari kasir
 Melakukan penjurnalan dan penyusunan laporan keuangan
 Melakukan persetujuan kepada bagian pengadaan barang untuk melakukan
pembelian secara kredit ataupun tunai
- Keuangan
  Menerima uang dari kasir
 Membayar kepada vendor
 Melakukan transaksi yang berhubungan dengan pemasukan dan pengeluaran kas
untuk operasional perusahaan
- Kasir
 Menerima kas di tangan dan nota penjualan
 Membuat Laporan Penerimaan Kas Harian yang diserahkan kepada Manajer
Keuangan Dan Akuntansi
 Menerima nota penjualan dan barang dari pramuniaga
 Menginput transaksi penjualan ke mesin cash register
 Mengepak barang yang dibeli pelanggan
 Membuat Laporan Penjualan Harian

 Manajer IT
Merencanakan, mengembangkan, dan mengontrol kebijakan dan sistem informasi
tehnologi perusahaan. Berikut divisi yang dibawahi :
- Pengawasan Sistem
Melakukan pengawasan terhadap sistem informasi berbasis komputer yang
diterapkan di perusahaan
- Perbaikan Sistem
Melakukan perbaikan terhadap sistem dan menjaga agar tidak ada sistem yang rusak
sehingga kinerja perusahaan tidak terganggu

Usulan Struktur Organisasi saat ini :

 Direktur

Kesekretariatan

Manajer Manajer Manajer Manajer Manajer

HRD Logistik Marketing IT Keuangan

Pengawas Bag.
Personalia Gudang Pramuniaga an Sistem Akuntansi

Rumah Perbaikan Bag.

Tangga Pembelian Pemasaran Sistem Keuangan

Humas Penjualan Bag. Kasir