PEDOMAN PENYUSUNAN LAPORAN KEUANGAN*

1. Tujuan dari penyusunan laporan keuangan dengan segera pada setiap pengeluaran adalah untuk memenuhi pertanggung jawaban
dalam penggunaan dana proyek kepada donatur/pihak ketiga untuk memperoleh kepercayaan dari mereka. Di samping itu, melalui
penyusunan laporan, lembaga pelaksana proyek sendiri dapat mengetahui perkembangan proyek secara lebih jelas/teknis karena
mendapatkan bahan untuk menganalisa penyebab masalah/keberhasilan dalam pelaksanaan proyek.

(Contoh: Apakah pelaksanaan proyek sesuai dengan rencana awal? Mengenai kondisi keuangan dana hibah proyek, apakah masih ada
sisa dana dan berapa banyak? Jika tidak sesuai dengan rencana, mengapa hal itu terjadi? Apakah itu dikarenakan kurangnya waktu
perencanaan, solusinya bagaimana? dll).

2. Pada dasarnya, lembaga pelaksana proyek tidak diperbolehkan untuk menggunakan dana hibah proyek di luar pengalokasian
anggaran yang telah ditentukan dan disetujui oleh pihak Kedutaan Besar Jepang. Lembaga pelaksana proyek akan diminta untuk
mengembalikan dana hibah proyek kepada Pemerintah Jepang apabila ditemukan penggunaan dana di luar pengalokasian anggaran
tanpa persetujuan dari pihak Pemerintah Jepang. Mohon kerjasamanya untuk melakukan konsultasi dengan pihak Kedutaan Besar
Jepang sebelumnya dan secepatnya, jika ada keinginan atau jika harus merubah pengalokasian anggaran/rencana proyek.

Laporan Keuangan terdiri dari 6 (enam) unsur seperti berikut:

I. REKAPITULASI PEMAKAIAN DANA GRASSROOTS
Sheet ini merupakan Summary dari seluruh pengeluaran dana hibah proyek. Nilai dalam kolom “kegiatan no.1, periode P1” adalah jumlah
dari seluruh pengeluaran untuk kegiatan no.1 pada periode P1. Begitu juga untuk kolom “kegiatan no. 2, periode P1” dan seterusnya.
Total dari nilai dalam kolom P1 adalah jumlah dari seluruh pengeluaran pada periode P1. Dengan tabel ini dapat dilihat sekaligus
Anggaran, Pengeluaran, dan Saldo untuk per kegiatan sehingga dapat diketahui realisasi pengeluaran apakah kurang atau melebihi
Anggaran pada setiap periode.
II. PENGELUARAN PER KEGIATAN

Sheet ini merupakan salinan dari buku kas yang mencantumkan pengeluaran berdasarkan tiap Kegiatan. Jumlah dari total pada masing-
masing kegiatan harus sama dengan total nilai kredit dalam buku kas.

III. BUKU BANK

Sheet ini merupakan catatan transaksi pemasukan dan pengeluaran dana(termasuk pajak, bunga, biaya administrasi dll) dari rekening
bank.
IV. FOTOKOPI KWITANSI *

Semua fotokopi kwitansi/bukti pemakaian dana hibah proyek wajib diserahkan kepada pihak Kedutaan Besar Jepang. Kwitansi yang
dimaksud di sini pada dasarnya adalah kwitansi yang dikeluarkan dari toko atau tempat di mana telah dilakukan transaksi yang
berhubungan dengan pelaksanaan proyek, dan di dalamnya terdapat stempel/materai atau tercantum nama toko, jumlah pengeluaran
dan keperluannya**. kwitansi asli harus disimpan selama minimal 5 tahun pasca proyek.

* Untuk Laporan keuangan bisa menggunakan fotokopi kwitansi, namun jika terdapat ketidak jelasan tulisan, akan diminta menunjukkan
aslinya. Pada saat pemeriksaan Hasil Laporan Audit, Lembaga diminta untuk mengirimkan kwitansi asli, dimana setelah selesai
pemeriksaan oleh Kedutaan Kwitansi asli akan dikembalikan kepada lembaga.
**kwitansi /receipt yang dimaksud disini bukanlah Receipt tanda bukti penerimaan dana hibah yang dikirimkan oleh Kedutaan setelah
penandatanganan GC.

V. FOTOKOPI BUKU BANK

Lembaga penerima bantuan wajib mengirim salinan buku tabungan setiap tanggal satu (awal bulan) melalui email kepada Kedutaan
Besar Jepang.
VI. AUDIT EKSTERNAL

Setelah semua kegiatan proyek selesai, lembaga wajib menunjuk akuntan publik untuk melakukan audit eksternal atas pengunaan dana.
Selanjutnya, laporan audit eksternal tersebut diserahkan kepada Kedutaan Besar Jepang.
 LAPORAN KEUANGAN UNTUK JAPAN'S GRANT ASSISTANCE FOR GRASSROOTS HUMAN SECURITY PROJECTS

REKAPITULASI PEMAKAIAN DANA GRASSROOTS / GRASSROOTS FUND USAGE SUMMERY

NAMA LEMBAGA: Yayasan Embassy of Japan

JUDUL PROYEK: Project for Strengthen Facility and Teaching avility in Thamrin Elementary school in Central Jakarta.
PERIODE PELAPORAN: Januari 2019 - Maret 2020
Jumalah Grant Contract (IDR) Rp 700,000,000
Jumlah Dana Hibah yang diterima Rp 700,000,000

P1 P2 SISA/SALDO
PEMAKAIAN
CODE KEGIATAN* ANGGARAN TOTAL(Realisasi) (Anggaran - (%)
Anggaran Realisasi Anggaran Realisasi Total)
1 Renovasi ruang kelas IDR 664,000,000 IDR 100,000,000 IDR 100,000,000 IDR - IDR - IDR 100,000,000 IDR 564,000,000 15.06%
2 Pengadaan alat perlengkapan sekolah IDR 15,000,000 IDR 15,000,000 IDR 15,000,000 IDR - IDR - IDR 15,000,000 IDR - 100.00%
3 Prasasti IDR 3,000,000 IDR - IDR - IDR - IDR - IDR - IDR 3,000,000 0.00%
4 Audit IDR 15,000,000 IDR - IDR - IDR - IDR - IDR - IDR 15,000,000 0.00%
5 IDR - IDR - IDR - IDR - IDR - IDR - #DIV/0!
6 IDR - IDR - IDR - IDR - IDR - IDR - #DIV/0!
7 IDR - IDR - IDR - IDR - IDR - IDR - #DIV/0!
8 IDR - IDR - IDR - IDR - IDR - IDR - #DIV/0!
9 IDR - IDR - IDR - IDR - IDR - IDR - #DIV/0!
10 IDR - IDR - IDR - IDR - IDR - IDR - #DIV/0!
TOTAL IDR 697,000,000 IDR 115,000,000 IDR 115,000,000 IDR - IDR - IDR 115,000,000 IDR 582,000,000 16.50%
*Sesuai dengan Item yang tercantum di Grant Contract
Jumlah Dana Hibah yang diterima Rp 700,000,000
Jumlah Pengeluaran(Aktual) Total Rp 115,000,000
Jumlah SISA Dana Total Rp 585,000,000
 LAPORAN KEUANGAN UNTUK JAPAN'S GRANT ASSISTANCE FOR GRASSROOTS HUMAN SECURITY PROJECTS

PENGELUARAN PER KEGIATAN / EXPENDITURE BY ACTIVITIES

NAMA LEMBAGA:Yayasan Embassy of Japan

JUDUL PROYEK:Project for Strengthen Facility and Teaching avility in Thamrin Elementary school in Central Jakarta.
PERIODE PELAPORAN: Januari 2019 - Maret 2020

(Contoh) 1: Renovasi ruang kelas

Tanggal Code Uraian Jumlah Unit Jumlah Unit Harga Satuan Jumlah No.Kwitansi
20-Feb-19 1 Pembayaran Renovasi ruang kelas (tahap 1: 30%) 1 paket 1 kali IDR 100,000,000 IDR 100,000,000 1
1

1 IDR -

1 IDR -

Total IDR 100,000,000

(Contoh) 2: Alat Perlengkapan Sekolah

Tanggal Code Uraian Jumlah Unit Jumlah Unit Harga Satuan Jumlah No.Kwitansi
05-Mar-19 2 Kursi ruangang siswa 100 buah IDR 50,000 IDR 5,000,000 2

15-Mar-19 2 Meja ruangan siswa 100 buah IDR 100,000 IDR 10,000,000 3

2 IDR -

2 IDR -

2 IDR -

Total IDR 15,000,000

3
Tanggal Code Uraian Jumlah Unit Jumlah Unit Harga Satuan Jumlah No.Kwitansi
3 IDR -

3 IDR -

3 IDR -

3 IDR -

3 IDR -

Total IDR -

4
Tanggal Code Uraian Jumlah Unit Jumlah Unit Harga Satuan Jumlah No.Kwitansi
4

4 IDR -

4 IDR -

4 IDR -

4 IDR -

Total IDR -

5
Tanggal Code Uraian Jumlah Unit Jumlah Unit Harga Satuan Jumlah No.Kwitansi
5 IDR -

5 IDR -

5 IDR -

5 IDR -

5 IDR -

Total IDR -

6
Tanggal Code Uraian Jumlah Unit Jumlah Unit Harga Satuan Jumlah No.Kwitansi
6 IDR -

6 IDR -

6 IDR -

6 IDR -

6 IDR -
Total IDR -
LAPORAN KEUANGAN UNTUK JAPAN'S GRANT ASSISTANCE FOR GRASSROOTS HUMAN SECURITY PROJECTS

BUKU BANK / BANK ACCOUT BOOK

JUDUL PROYEK:Project for Strengthen Facility and Teaching avility in Thamrin Elementary school in Central Jakarta.
NAMA LEMBAGA :Yayasan Embassy of Japan
PERIODE PELAPORAN: Januari 2019 - Maret 2020

Tanggal Uraian Deibit Kredit Saldo

(Contoh) IDR - IDR - IDR -

Terima Dana dari EoJ(Embassy of Japan) IDR 700,000,000 IDR - IDR 700,000,000

10-Feb-10 Penarikan cek no EA817945 IDR - IDR 16,100,000 IDR 683,900,000

Biaya administrasi IDR - IDR 25,000 IDR 683,875,000

Biaya materai IDR - IDR 6,000 IDR 683,869,000

Bunga IDR 1,000,000 IDR - IDR 684,869,000

Pajak IDR - IDR 250,000 IDR 684,619,000

IDR - IDR - IDR 684,619,000

IDR - IDR - IDR 684,619,000

IDR - IDR - IDR 684,619,000

IDR - IDR - IDR 684,619,000

IDR - IDR - IDR 684,619,000

IDR - IDR - IDR 684,619,000

IDR - IDR - IDR 684,619,000

IDR - IDR - IDR 684,619,000

IDR - IDR - IDR 684,619,000

Jumlah IDR 701,000,000 IDR 16,381,000 IDR 684,619,000