MAKALAH LAPORAN AKHIR TAHUN BAGIAN

ADMINISTRASI PENDAFTARAN DAN BPJS

KLINIK UTAMA PKU MUHAMMADIYAH

PURBALINGGA

i
 PENDAHULUAN

A.LATAR BELAKANG

Tempat Pendaftaran Pasien merupakan salah satu bagian pelayanan kesehatan yang
menangani penerimaan pasien, baik yang akan berobat jalan maupun yang akan dirawat inap di
rumah sakit.
Pelayanan rawat jalan merupakan pelayanan pertama sebagai pintu gerbang
rumah sakit, serta memiliki peran sangat penting dalam memberikan kesan
pertama bagi pasien sebagai konsumen.

Waktu tunggu pasien dalam pelayanan di Tempat Pendaftaran Pasien

merupakan salah satu faktor penting yang akan menentukan citra awal rumah sakit. Waktu
tunggu pasien juga menjadisalah satu komponen yang potensial sebagai penyebabketidakpuasan.
Pasien akan menganggap pelayanan kesehatan jelek apabila sakitnya tidak sembuh-sembuh,
menunggu dokter yang sangat lama, dan petugas kesehatan tidak ramah meskipun profesional.
Bila waktu tunggu di rekam medis rawat jalan lama maka hal tersebut akan mengurangi
kenyamanan pasien dan berpengaruh pada citra rumah sakit yang dapat mempengaruhi utilitas
pasien di masa mendatang .

ii
Alur Pendaftran Pasien :

Prosedur pelayanan rawat jalan adalah sbb :

1. Pasien datang di bagian Pendaftaran Pasien dan diterima oleh petugas Pendaftaran
2. Petugas menanyakan apakah pasien tersebut merupakan pasien baru (pasien yang baru
pertama kali berkunjung, tidak membawa kartu berobat dan kehilangan kartu) atau pasien lama,
3. Jika pasien tersebut adalah pasien baru, maka petugas pendaftaran mendaftar pasien sbb:
· Petugas pendaftaran melengkapi formulir rekam medis penerimaan pasien baru dengan
mewawancarai pasien tersebut
· Petugas pendaftaran mencetak KIB (Kartu Identitas Berobat) atau kartu kontrol pasien
· Petugas pendaftaran menyerahkan KIB kepada pasien;
· Petugas pendaftaran membawa formulir rekam medis pasien kepoli / unit pelayanan yang
dituju
· Di Unit Pelayanan / Poliklinik:
· Petugas di unit pelayanan memberikan pelayanan kesehatan bagi pasien;
· Apakah pasien perlu dirujuk ke unit pelayanan penunjang yang lain?
· Jika Ya petugas, maka petugas memberi surat rujukan ke Rumah Sakit yang dituju;
· Jika tidak, maka pasien / keluarganya dipersilahkan mengambil obat di bagian farmasi;
· Kemudian petugas mempersilahkan pasien menyelesaikan administrasi pembayaran di kasir.
4. Untuk pasien lama, maka petugas pendaftaran mendaftar pasien sebagai berikut:
· Petugas menerima dan meneliti kartu identitas berobat pasien;
· Petugas pendaftaran mendaftar pasien sesuai dengan pelayanan yang akan dituju dengan
mewawancarai pasien tersebut;
· Petugas membuat tracer berdasarkan KIB pasien;
· Petugas mengambil berkas rekam medis pasien ke Filing sesuai dengan tracer tersebut;
5. Apabila berkas rekam medis pasien sudah terkumpul?
· Jika berkas belum terkumpul, maka petugas menunggu sampai berkas terkumpul banyak di
bagian pendaftaran
· Jika berkas sudah terkumpul, maka petugas mendistribusikan semua berkas rekam medis
pasien ke poliklinik yang dituju;
· Di Unit Pelayanan / Poliklinik:
· Petugas di unit pelayanan memberikan pelayanan kesehatan bagi pasien
· Apakah pasien perlu dirujuk ke unit pelayanan penunjang yang lain?
· Jika Ya, maka petugas membawa formulir ke unit yang dituju;
· Jika tidak maka pasien dipersilahkan mengambil obat di bagian farmasi;
· Petugas mempersilahkan pasien menyelesaikan administrasi pembayaran di kasir;
· Petugas mempersilahkan pasien pulang;

B. Prosedur Pelayanan Rawat Inap

Perawatan rawat inap adalah perawatan pasien yang kondisinya memerlukan rawat inap.
Kemajuan dalam pengobatan modern dan munculnya klinik rawat komprehensif memastikan
bahwa pasien hanya dirawat di rumah sakit ketika mereka betul-betul sakit, telah mengalami
kecelakaan, pasien yang perlu perawatan intensif atau observasi ketat karena penyakitnya.
Prosedur:
1. Dokter menganjurkan pasien untuk rawat inap.

iii
2. Atas persetujuan pasien/keluarga/penanggungjawab pasien, perawat IGD/POLI memberitahu
receptionist bahwa pasien akan dirawat inap.
3. Perawat mengarahkan keluarga / penanggungjawab pasien untuk mendaftarkan pasien rawat
inap ke receptionist.
4. Untuk pasien yang masuk melalui IGD, receptionist menanyakan Kartu Berobat pasien
(untuk pasien lama) atau mencatat data / identitas pasien dengan lengkap (untuk pasien baru).

Untuk Pasien Umum:

1. Receptionist menawarkan tarif jasa Rawat Inap secara jelas kepada pasien.
2. Apabila sudah ada kesepakatan dari keluarga / penanggungjawab pasien, maka receptionist
memberikan form “Surat Pernyataan Pembayaran” kepada keluarga / penanggung-jawab pasien
untuk diisi dan ditanda tangani
3. Receptionist meminta jaminan rawat inap kepada keluarga / penanggungjawab pasien berupa
KTP/SIM atau tanda pengenal lainnya
4. Setelah form “Surat Pernyataan Pembayaran“ diisi dan ditanda tangani oleh pasien, berikan
form tersebut ke bagian Rekam Medis untuk dicarikan berkas Status Pasien Rawat Inap sesuai
dengan Nomor Rekam Medik dan selanjutnya Status Pasien Rawat Inap diantarkan oleh petugas
Rekam Medis ke IGD/POLI yang dituju.

Untuk Pasien Asuransi:

1. Menanyakan kepemilikan asuransi kesehatan yang dimiliki pasien
2. Bila pasien masuk pada jam kerja, minta pasien untuk mengambil jaminan yang dikeluarkan
oleh Perusahaan / Asuransi terkait. Bila pasien masuk diluar jam kerja, jaminan diambil
keesokan harinya, pada saat jam kerja.
3. Meminta lembar jaminan, photo copy kartu asuransi, dan surat rujukan dari Puskesmas
(kecuali kasus emergency) sebagai pelengkap tagihan.
4. Meminta pasien melengkapi persyaratan lainnya yang berhubungan dengan tagihan asuransi
yang dimiliki.
5. Bila syarat adiminstrasi belum lengkap, keluarga / penanggung-jawab pasien diberi waktu
maksimal 2×24 jam untuk memenuhi persyaratannya (selama pasien rawat inap). Jika tidak
dipenuhi, pasien dianggap UMUM.
6. Tentukan dan beritahu keluarga / penanggung-jawab pasien tentang kamar yang akan
ditempati oleh pasien sesuai dengan jatah yang telah ditentukan asuransi yang terkait, dengan
mengelompokan Dewasa ( Pria / Wanita ) dan atau Anak.
7. Bila pasien meminta untuk naik kelas perawatan (kecuali JAMKESMAS dan JAMKESDA),
berikan “Surat Pernyataan Kesediaan Pembayaran Selisih Biaya” untuk diisi dan ditandatangani
oleh pasien/keluarga pasien.
8. Receptionist meminta jaminan rawat inap kepada keluarga / penanggungjawab pasien (khusus
kepada pasien yang minta naik kelas perawatan) berupa KTP/SIM atau tanda pengenal lainnya.
9. Setelah form “Surat Pernyataan kesediaan Pembayaran Selisih Biaya“ diisi dan ditanda
tangani oleh keluarga / penanggungjawab pasien (khusus pasien yang minta naik kelas
perawatan), berikan form tersebut ke bagian Rekam Medis.
10. Seluruh berkas administrasi rawat inap yang telah rampung diberikan ke bagian rekam medik
untuk dicarikan berkas Status Pasien Rawat Inap sesuai dengan Nomor Rekam Medik dan
selanjutnya Status Pasien Rawat Inap diantarkan oleh petugas Rekam Medis ke IGD/POLI yang
dituju.

iv
11. Petugas Rekam Medik mencatat di buku kunjungan pasien dan memberi tanda Rawat Inap.
12. Receptionist menginformasikan ke bagian rawat inap mengenai kamar yang akan
dipergunakan pasien guna mempersiapkan segala kelengkapan dan fasilitasnya.
13. Perawat mempersiapkan ruangan pasien baru.
14. Setelah ruang rawat inap siap, perawat memberitahu receptionist bahwa ruangan telah siap
untuk ditempati.
15. Receptionist memberitahu perawat POLI/IGD ruangan yang telah dipersiapkan.
16. Perawat POLI/IGD mengantar pasien ke ruangan rawat inap.

C. Prosedur Pelayanan Gawat Darurat

Pengertian Gawat Darurat Menurut Azrul (1997) yang dimaksud gawat darurat
(emergency care) adalah bagian dari pelayanan kedokteran yang dibutuhkan oleh penderita
dalam waktu segera untuk menyelamatkan kehidupannya (life saving) Instalasi gawat darurat
adalah salah satu sumber utama pelayanan kesehatan di rumah sakit. Ada beberapa hal yang
membuat situasi di IGD menjadi khas, diantaranya adalah pasien yang perlu penanganan cepat
walaupun riwayat kesehatannya belum jelas.
Untuk perawatan di UGD ( Unit Gawat Darurat), Pasien bisa dirawat dengan rawat inap
ataupun tidak, halini ditentukan seberapa parah sakit yang diderita pasien. Ketika pasien datang,
pasien langsung dibawa keruang UGD untuk diperiksa, dalam pemeriksaan iniditentukan apakah
pasien harus rawat inap atau tidak.
1. Pasien Tidak Rawat Inap
· Setelah pemeriksaan terhadap pasien selesai, jika tidak ada pendamping pasien, pihak rumah
sakit akan menelpon keluarga pasien untuk datang
· Proses selanjutnya pasien harus segera mendaftar direceptionist (khusus UGD), kemudian
diberi slip pembayaran untuk membayar biaya pemeriksaan dan biaya obat.
· Membayar di loket pembayaran
· Kembali ke receptionist untuk menebus resep dengan menunjukkan slip pembayaran yg
sudah di sahkan di loket pembayaran sebagai bukti lunas pembayaran
· Mengambil obat di apotek dengan memberikan resep terlebih dahulu
· Setelah mendapat obat, jemput pasien di UGD dan pasien bisa pulang.

2. Pasien Rawat Inap

· Setelah pemeriksaan terhadap pasien selesai dan pasien harus rawat inap, pendamping pasien
mendaftar di administrasi khusus rawat inap.
· Setelah mendaftar dan mendapat ruangan, pasien segera dibawa ke ruangan rawat inap.
· Setelah pasien sembuh dan diberi izin pulang oleh dokter, pendamping harus menyelesaikan
administrasi dengan mengambil slip pembayaran biaya rawat inap (sudah termasuk obat yang
diberi selama rawat inap).
· Pembayaran dilakukan di loket bank yang disediakan.
· Setelah proses administrasi selesai, pendamping beserta pasien akan diberikan resume dan
penjelasan mengenai kondisi kesehatan pasien oleh dokter yang menangani
· Setelah itu pasien bisa pulang (pasien tidak perlu menebus resep obat, karena obat sudah
diberikan ketika masa rawat inap).

v
 PERMASALAHAN :

1.Pasien susah untuk mendapatkan surat rujukan dari faskes tingkat pertama
2.Pasien lama tidak membawa kartu kontrol pasien
3.Pasien BPJS poli kontrol tidak sesuai waktu kontrol

TUJUAN :

1.Selalu mengingatkan pasien untuk membawa kartu kontrol setiap kali berobat
. 2.

PENCAPAIAN KERJA :

1.Mempermudah pelayanan pasien BPJS , yaitu cukup dengan dengan menunjukkan Kartu BPJS,
Tanpa persyaratan lainnya pasien sudah bisa dilayani
2.Mempermudah dalam pengurusan denda kartu BPJS

vi
 PENUTUP